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Vergabeunterlagen 2026-047-EU-NOVA Externe Beratung Microsoft Cloud
03 Leistungsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1 DARSTELLUNG DER BESCHAFFUNG ................................................................... 2
1.1 Allgemeines ................................................................................................................................ 2
1.1.1 Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes ............................................................ 2
1.1.2 Beschreibung der Nutzungsberechtigten....................................................................... 3
1.1.3 Beschreibung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Services .................................. 3
1.2 Lieferorte .................................................................................................................................... 3
1.3 Zahlungsbedingungen / Preis .................................................................................................. 3
2 BESCHAFFUNGSZIELE / SERVICEBESCHREIBUNGEN / U.A. ............................. 4
2.1 IST-Zustand ................................................................................................................................ 4
2.2 Projektbeschreibung – Soll-Zustand ....................................................................................... 5
2.3 Beschaffungsziele ..................................................................................................................... 5
3 ANFORDERUNGEN / AUSSCHLUSSKRITERIEN ................................................... 7
3.1 Ausschlusskriterien .................................................................................................................. 7
3.1.1 Generelle Anforderungen .............................................................................................. 7
3.1.2 Begriffserläuterung zu den Kriterien .............................................................................. 8
3.1.3 Referenzen des Bieters ................................................................................................. 8
3.1.4 Referenzen des Ansprechpartners/Teamleiters ............................................................ 8
4 DATENSCHUTZ UND INFORMATIONSSICHERHEIT .............................................. 9
4.1 Datenschutz ............................................................................................................................... 9
Berufsgenossenschaft Holz und Metall Isaac-Fulda-Allee 18 Version 1.0 55124 Mainz Stand: 15.10.2026 Seite 1 von 9
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03 Leistungsverzeichnis
1 Darstellung der Beschaffung
1.1 Allgemeines
1.1.1 Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes
Die Auftraggeberin hat mit Unterstützung eines externen Beraterteams begonnen, Microsoft (MS) M365 und MS Azure zur vollumfänglichen Nutzung bei einem Sozialversicherungsträger einzuführen. Zur Fortführung der Konfiguration und den Support unserer Fachbereiche wird ein erfahrenes und leistungsfähiges externes Beratungsteam benötigt.
Das kalkulatorische Gesamtvolumen für 4 Jahre beträgt 2.000.000 € (netto) und ist auf die vollständige System-Konfiguration sowie den Support unserer Fachbereiche ausgerichtet. Dies stellt den Höchstbetrag dar, der ohne Rechtsfolgen unter- und im Rahmen des rechtlich Zulässigen überschritten werden kann.
Für die Dienstleistungen dieser Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag über zwei Jahre mit der zweimaligen Option auf Verlängerung um je ein weiteres Jahr abgeschlossen werden. Die genannten Mengen sind lediglich zur Orientierung gedacht und dienen als Grundlage für die Anbieter zur Erstellung eines Angebotes.
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03 Leistungsverzeichnis
1.1.2 Beschreibung der Nutzungsberechtigten
Neben der Auftraggeberin (BGHM) ist die VBG abrufberechtigt für den zu schließenden Vertrag mit dem Auftragnehmer.
1.1.3 Beschreibung der bestehenden IT-Infrastruktur und IT-Services Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall hat ihre IT-Abteilung mit der Verwaltungs- Berufsgenossenschaft zusammengelegt. Die dadurch entstandene Innen-GbR NOVA bietet als Dienstleister den Stammhäusern und externen Kunden den bestmöglichen Service, der durch das Knowhow und die Einsatzbereitschaft aller Beschäftigten der NOVA garantiert wird. Dabei steht die Entwicklung eigener Anwendungssysteme sowie die Anpassung und Einbindung verschiedener Standardsoftwareprodukte im Fokus.
An 7 Standorten innerhalb Deutschlands verantworten ca. 350 Mitarbeitende sämtliche IT- Aufgaben. Diese beinhalten die technische Bereitstellung der dafür benötigten Infrastruktur für ca. 5.500 Beschäftigte an 32 Lokationen für den Front- und Backend Bereich. Des Weiteren wird der Betrieb der dafür benötigten Rechenzentren sowie die Entwicklung und Bereitstellung der BG-lichen ERP- und CRM-Systeme durch die NOVA zur Verfügung gestellt.
Die Auftraggeberin verantwortet sämtliche IT-Aufgaben. Diese beinhalten die technische Bereitstellung der dafür benötigten Infrastruktur. Des Weiteren wird der Betrieb der dafür benötigten Rechenzentren sowie die Entwicklung und Bereitstellung der BG-lichen ERP- und CRM-Systeme durch die Auftraggeberin zur Verfügung gestellt.
Basis der IT-Strategie ist dabei die Fokussierung auf Lösungen, die zeitgemäß, und unter Berücksichtigung neuester Technologien, betrieben werden. Die CRM-Anwendung nova.APPLICATIONS basiert auf .NET-Technologie und stellt die umfassendste Composite- Desktop-Application im öffentlichen Sektor in Deutschland auf der Microsoft-Plattform dar.
1.2 Lieferorte
Die Tätigkeit findet im Auftragsverhältnis grundsätzlich in Absprache mit der Auftraggeberin an den Standorten Hamburg, Hannover und Mainz sowie remote statt. Der Anteil der Remotetätigkeit wird bei ca. 80% liegen.
1.3 Zahlungsbedingungen / Preis
Alle für die Zahlung notwendigen Informationen bzw. alle Angaben, die der Angebotspreis beinhalten muss, sind hier aufzuführen.
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03 Leistungsverzeichnis
Die Auftraggeberin ist gemäß der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E- Rechnungsverordnung) verpflichtet, Rechnungen als E-Rechnung zu empfangen. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist die Nutzung des Rechnungseingangsportals der gesetzlichen Unfallversicherung vorgesehen. Weitere Informationen können dem Hinweisblatt 00_Hinweise E-Rechnung entnommen werden.
Für die korrekte Zuordnung einer elektronischen Rechnung an die Berufsgenossenschaft Holz und Metall ist neben der Übermittlung der Auftragsnummer (FIP-Nummer), der Bestell-/ Lieferantennummer, der kontierungsrelevanten Daten, der geltenden Zahlungsbedingungen sowie der E-Mail- Adresse des Rechnungsstellers, die Angabe der Leitweg Identifikationsnummer 993- 8003410200-62 zwingend erforderlich.
Bei Abrufberechtigung VBG
Rechnungen sind an die Abrufberechtigte VBG ausschließlich unter Angabe der Auftragsnummer als Einzelrechnung zu adressieren an:
VBG-Hauptverwaltung Beschaffung Massaquoipassage 1 22305 Hamburg
und per Mail im PDF-Format (Attachment) an eingangsrechnung@vbg.de zu senden.
Pro E-Mail ist nur eine PDF-Datei (Rechnung inkl. Anlagen) zu versenden. Die E-Mail darf keine weiteren Dateianhänge (auch keine Visitenkarten, etc.) beinhalten. Das E-Mail-Format muss „Text“ (nicht HTML) sein. Rechnungen, die diesen formalen Anforderungen nicht genügen, werden unverzüglich mit einer Korrekturaufforderung an den Absender zurückgesandt und der Zahlungsanspruch bis zum Posteingang einer korrigierten und formal einwandfreien Rechnung ausgesetzt.
2 Beschaffungsziele / Servicebeschreibungen / u.a.
2.1 IST-Zustand
Im Rahmen der zukünftigen IT-Ausrichtung beschäftigt sich die NOVA mit einem schrittweisen Wechsel ihrer bisherigen Client-/Server On Premises Infrastruktur hin zu einer Cloud-basierten Infrastruktur unter Nutzung der Microsoft Cloud Services (M365, Azure, etc.).
Dieser anstehende und strategisch notwendige Schritt in die Microsoft Cloud verlangt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen, die den Datenschutz und die Informationssicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, Gesundheitsdaten und Sozialdaten in dieser Cloudumgebung gewährleisten.
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03 Leistungsverzeichnis
Diese technischen und organisatorischen Absicherungen, um Sozialdaten in der Microsoft- Cloud nutzen zu dürfen, sind zwingend umzusetzen und einzuhalten.
Neben einem Referenz-Tenant werden aktuell drei weitere Tenants (für die NOVA sowie BGHM und VBG) konfiguriert. Die Teams-Telefonie wurde für die NOVA und die BGHM unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingerichtet. Microsoft Defender Suite als Extended Detection and Response (XDR)-Lösung wird bereits genutzt. Der Einsatz von Microsoft Purview wird kontinuierlich erweitert.
2.2 Projektbeschreibung – Soll-Zustand
In den kommenden Jahren ist eine Intensivierung der Nutzung der Produktiv-Tenants von BGHM, VBG und für weitere Kooperationspartner geplant. Im Zuge dessen sollen sukzessive weitere Cloud-Dienste zur Verfügung gestellt werden. Das Beraterteam soll dabei die Konfiguration, Weiterentwicklung, Überwachung und inhaltliche sowie funktionale Ausgestaltung von M365 und Microsoft Azure sowie darin enthaltener Dienste begleiten. Von besonderer Bedeutung ist dabei die Gestaltung der Prozesse. Dabei müssen unterschiedliche Themen berücksichtigt werden. Dazu gehört die bereits bestehende technische Infrastruktur, die vorhandenen Geschäftsprozesse, Datenschutz und Informationssicherheit, Risk und Compliance sowie Governance.
Sofern erforderlich, sollen die derzeitigen Vorgehensmodelle und technischen Voraussetzungen an die Anforderungen der neuen Technologien angepasst werden. Hierzu gehört auch die Beratung des Managements sowie die Unterstützung der IT-Mitarbeiter der Auftraggeberin bzw. Abrufberechtigten bezüglich des Aufbaus von technologischem und methodischem Know-how.
Die zunehmende Nutzung von cloudbasierten Produkten stellt einen Wechsel in der bisherigen Arbeitsweise dar. Gerade bei den von der NOVA betreuten Kooperationspartnern aber auch intern ist ein Change-Management zu begleiten.
Sofern ein Beraterwechsel eintritt, wird erwartet, dass der Bieter sich vor Beginn der Dienstleistung und außerhalb des Kontingents in die bestehende Struktur einarbeitet und diese fortsetzt. Änderungen bedürfen der vorherigen, begründeten Absprache mit dem Auftraggeber.
2.3 Beschaffungsziele
Ziel ist die Beschaffung eines erfahrenen Beraterteams zu Microsoft Azure, M365 Produkten und Sicherheitsfeatures in der Microsoft Cloud-Umgebung zur Unterstützung der Gesamtprojektleitung der Auftraggeberin, der beteiligten Fachbereiche sowie der internen Datenschutz- und Informationssicherheitsbevollmächtigten.
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03 Leistungsverzeichnis
Für die Dienstleistungen dieser Ausschreibung soll ein Rahmenvertrag mit (voraussichtlich) halbjährlichen Einzelabrufen auf Basis von EVB-IT Verträgen (Dienstleistung) geschlossen werden. Der Leistungsumfang umfasst folgende Team-Aufstellung:
Leistungsumfang ein Dienstleister mit einem festen Ansprechpartner (Teamleiter) sowie produktspezifischen Beratern (jeweils festangestellte Mitarbeiter des Auftragnehmers), insgesamt ca. 1.140 PT bei maximaler Vertragslaufzeit von 4 Jahren, die sich auf einzelne produktspezifische Beratungen aufteilen.
Projektbeginn 01.01.2027 Laufzeit zwei Jahre mit der zweimaligen Option auf Verlängerung um je- weils ein weiteres Jahr, maximale Gesamtlaufzeit vier Jahre. Die mögliche Ausübung der Option erfolgt spätestens sechs Mo- nate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch die Auftraggeberin. Tätigkeitsort Die Tätigkeit findet überwiegend remote statt. Die Tätigkeiten aus dem Auftragsverhältnis können in Absprache mit der Auf- traggeberin ebenfalls in den Räumlichkeiten der VBG in Ham- burg oder der BGHM in Mainz bzw. Hannover erbracht werden.
Abnahme Das kalkulatorische Gesamtvolumen für 4 Jahre beträgt 2.000.000 € (netto) und ist auf die vollständige System- Konfiguration sowie den Support unserer Fachbereiche ausgerichtet. Dies stellt den Höchstbetrag dar, der ohne Rechtsfolgen unter- und im Rahmen des rechtlich Zulässigen überschritten werden kann. Die Abnahmemenge stellt einen Richtwert für die Bewerber dar. Das kalkulatorische Gesamtvolumen für 4 Jahre bei vollständiger Ausschöpfung der geplanten Personalressourcen (1.140 PT) be- trägt 2.000.000 EUR netto.
Die Menge der Personentage wird in der Regel gleichmäßig auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren verteilt geschätzt. Dies ist nicht zwingend pro Jahr festgelegt, sondern kann variieren und wird durch die jeweiligen halbjährlichen Einzelabrufe gesteuert.
Fällt ein Mitarbeiter nach der Zuschlagserteilung aus dem Team aus, so muss weiterhin die qualifizierte Leistungserbringung in Absprache mit dem Auftraggeber spätestens nach 2 Wochen adäquat durch einen anderen Mitarbeiter sichergestellt sein.
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03 Leistungsverzeichnis
3 Anforderungen / Ausschlusskriterien
3.1 Ausschlusskriterien
Alle generellen Anforderungen müssen erfüllt und durch Nachweise (bspw. Referenzen) bzw. Eigenerklärungen belegt werden, andernfalls erfolgt der Ausschluss des Angebots. Die Ausschlusskriterien für die Fachkunde sind in der “Erfüllt-Spalte“ mit „erfüllt oder „nicht erfüllt“ zu befüllen. Die Bewertungskriterien entsprechend mit „erfüllt“, „teilweise erfüllt“ oder „nicht erfüllt“.
Ist die Anforderung erfüllt, muss das entsprechende Nachweisfeld zusätzlich ausgefüllt wer- den, so dass die Auftraggeberin sich hierzu ein entsprechendes Bild machen kann. Eventuell ist ein Beiblatt beizufügen. Die Beantwortung der Fragen bzw. Anforderungen sind in dem Dokument 03b_Bewer- tungsblatt_2026-047-EU-NOVA vorzunehmen.
3.1.1 Generelle Anforderungen
Erforderliche Schlüsselkompetenzen und Qualifikationen:
| AK-Nr. | Frage bzw. Anforderung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Der Anbieter bestätigt, dass alle angebotenen Personen in deutscher Sprache (mündlich und schriftlich; mindestens gemäß Stufe C1 des Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)) kommunizieren und an Gesprächen und Diskussionen in Deutsch problemlos teilneh- men können. | ||||
| Nachweis | |||||
| 2 | Der Anbieter bestätigt, dass die angebotenen Personen für den Zeit- raum der Vertragsdauer mit dem geforderten Personenkontingent zur Verfügung stehen, oder es wird für gleichwertigen Ersatz gesorgt. | ||||
| Nachweis | |||||
| 3 | Zertifizierungen, die Kenntnisse und Fähigkeiten in den Bereichen Informationssicherheit, Cloud-Sicherheit und Datenschutz belegen. | ||||
| Nachweis | |||||
| 4 | Der Bieter ist Microsoft Intelligent Security Association (MISA) Sicherheitspartner von Microsoft. | ||||
| Nachweis |
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03 Leistungsverzeichnis
3.1.2 Begriffserläuterung zu den Kriterien
Erfahrung sofern nicht abweichend angegeben – mindestens ein Jahr praktischer Einsatz der Technologie bzw. des Verfahrens.
Kenntnisse theoretisches Wissen oder praktischer Einsatz der Technologie bzw. des Verfahrens.
3.1.3 Referenzen des Bieters
Umfangreiche Erfahrung und Expertise in Microsoft Transformations-Projekten für Organisationen ähnlicher Größe sowie den Bereichen Informationssicherheit, Governance, Risiko und Compliance sowie Datenschutz für Cloud sind durch Referenzen über erfolgreiche strategische Beratung, Konzeptentwicklung und Implementierungs-unterstützung aus den letzten drei Jahren nachzuweisen.
Der Umfang der jeweiligen Referenzen soll dabei maximal 2 Seiten umfassen und dabei möglichst kurz und präzise beschrieben werden. Umfangreichere Dokumente finden keine Berücksichtigung.
3.1.4 Referenzen des Ansprechpartners/Teamleiters
Um eine Einschätzung der angebotenen Mitarbeiter in Bezug auf ihre Eignung vornehmen zu können, müssen für den Bereich des Ansprechpartners/Teamleiters jeweils zwei Referenzen aus den letzten drei Jahren vorgelegt werden.
Der Umfang der jeweiligen Referenzen soll dabei maximal 2 Seiten umfassen und dabei möglichst kurz und präzise beschrieben werden. Umfangreichere Dokumente finden keine Berücksichtigung.
Die Referenzen fließen nicht in die Bewertung der Angebote ein.
Inhalt der Referenz • Kurzbeschreibung des Projektes • Ansprechpartner der jeweiligen Auftraggeber • Projektlaufzeit • Anzahl Projektmitarbeiter • Ausführliche Projektbeschreibung (max. 2 Seiten) • Darstellung des Informationsdesigns • Technische Umsetzung • Rolle der angebotenen Mitarbeiter im Projekt
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03 Leistungsverzeichnis
4 Datenschutz und Informationssicherheit
4.1 Datenschutz
Bei der ausgeschriebenen Leistung sind Systeme und Anwendungen betroffen, mit und in denen personenbezogene Daten (pbD) verarbeitet werden. Daher ist auch im Rahmen der Dienstleistung nicht auszuschließen, dass Berater und Teamleitung Kenntnis von pbD erlangen und damit durch sie eine Verarbeitung entsprechend der DSGVO stattfindet. Es wird daher mit dem Auftragnehmer eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Die Auftraggeberin erwartet im Rahmen der Angebotsabgabe eine präzise Darstellung, welche geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen der Bieter im Rahmen der Auftragsverarbeitung gewährleistet, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Entsprechende Nachweise, Zertifizierungen und Dokumentationen für die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die der Bieter für die hier ausgeschriebene Leistung gewährleistet, sind in der Dokumentation beizufügen (z.B. ISO-Zertifikate, BSI IT-Grundschutz / Testat, Technische Prüfungen und Reports, Audit-Testat, etc.).
Die abzuschließende Auftragsverarbeitungsvereinbarung ist als Dokument „Vertrag Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)“ beigefügt.
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