Ausschreibungsbestimmungen_V3.pdf

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Ausschreibungsbestimmungen zum

dynamischen Beschaffungssystem

Vergabenummer: VG-3000-2025-0180

Z6 Vergabestelle | Tel.: +49 611 340 – 0 | vergabestelle@hzd.hessen.de

Hessische Zentrale Z6 Vergabestelle | Tel.: +49 611 340 – 0 | vergabestelle@hzd.hessen.de für Daten-

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Einführung ................................................................................................................... 4

Allgemeine Bestimmungen ........................................................................................ 4

Vertraulichkeit ............................................................................................................... 4

Vergabestelle und zuständiger Vergabemanager .......................................................... 5

Vertragspartner ............................................................................................................. 5

Gegenstand des Vergabeverfahrens ............................................................................. 5

Vergabeverfahren und Vergabeart ................................................................................ 5

Begriffsbestimmungen: Bewerber / Bieter / Auftragnehmer ........................................... 6

Umfang des dynamischen Beschaffungssystems .......................................................... 6

Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems .......................................................... 6

Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS ....................... 7

Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge und Zulassung zum DBS ......................... 7 Erforderliche Erklärungen und Nachweise ....................................................... 7 Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn ........................ 7 Unternehmensdaten ............................................................................. 8 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................................................... 8 Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB . 8 Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB .. 8 Eignungskriterien und deren Prüfung .............................................................. 9 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit .................................... 10 Fristen zum initialen Teilnahmewettbewerb ................................................... 11 Frist für Bewerberfragen im initialen Teilnahmewettbewerb ................ 11 Abgabefrist Teilnahmeantrag (Initialer Teilnahmewettbewerb) ........... 12 Fristen zum fortlaufenden Teilnahmewettbewerb (während der Gültigkeitsdauer des DBS) .......................................................................................... 12

Vollständigkeit des Teilnahmeantrags und der Leistungsbeschreibung ....................... 13

Abschließende Liste über einzureichende Unterlagen für die Teilnahme am DBS (Erste Verfahrensstufe) ................................................................................................................... 13

Entzug der Zulassung zum DBS .................................................................................. 14

Zweite Verfahrensstufe: Angebotsphase (sog. Miniwettbewerbe) ........................ 15

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Inhaltsverzeichnis

Grundsätzliches / Ablauf der Angebotsphase in Form eines Miniwettbewerbs ............ 15

Aufforderung zur Angebotsabgabe – Miniwettbewerb ................................................. 16

Fristenangaben während der Angebotsphase (Miniwettbewerb) ................................. 16 Fristen für Fragen zum Vergabeverfahren während des Miniwettbewerbs .... 16 Frist zur Angebotsabgabe ............................................................................. 17 Bindefrist ....................................................................................................... 17

Form der Angebote/ Teilnahmeanträge und deren Einreichung ............................ 18

Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen ................................................................. 19

Generalunternehmerschaft und Unteraufträge ............................................................ 20 Eignungsleihe ................................................................................................ 20 Generalunternehmerschaft ............................................................................ 21 Unteraufträge ................................................................................................ 21

Schutzrechte ............................................................................................................... 21

Sprache 22

Nachfordern von Erklärungen und Nachweisen ........................................................... 22

Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters finden keine Anwendung. 23

Erklärung des Bieters ............................................................................................... 23

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1 Einführung

Einführung

Die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) ist einer der führenden IT-Dienst-

leister in Deutschland. Sie unterstützt als Landesbetrieb die hessische Landesverwal-

tung in der Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologie. An zwei

Standorten – in Wiesbaden und Hünfeld – erarbeiten über 1000 Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter innovative, qualitativ hochwertige, zuverlässige und wettbewerbsfähige IT-

Lösungen für die moderne Verwaltung.

Allgemeine Bestimmungen

Das Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

(HZD), schreibt die Leistungen zum Vergabeverfahren VG-3000-2025-0108 im Rah-

men eines dynamischen Beschaffungssystems (DBS) nach den Bestimmungen der

Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) sowie des Hessischen Vergabe- und Ta-

riftreuegesetzes (HVTG) aus.

Vertraulichkeit Auch soweit die HZD die Vergabeunterlagen zum uneingeschränkten und direkten Ab-

ruf im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellt hat, sind die Bewerber

bzw. Bieter verpflichtet, die Vergabeunterlagen nur zur Erstellung der Teilnahmean-

träge bzw. der Angebote zu verwenden. Jede weitere Veröffentlichung (auch auszugs-

weise) oder Verbreitung bedarf der schriftlichen Genehmigung der Vergabestelle. Die

Weitergabe der Vergabeunterlagen an Dritte ist nur in dem zur Erstellung von Teilnah-

meanträgen bzw. Angeboten erforderlichen Umfang gestattet und nur, soweit diese

Dritten vom Bewerber bzw. Bieter ebenfalls dazu verpflichtet werden, die Pflichten zur

Vertraulichkeit der Vergabeunterlagen ihrerseits einzuhalten. Der Bewerber bzw. der

Bieter hat auch nach Beendigung der Bewerbungs- bzw. Angebotsphase über die ihm

bekannt gewordenen Interna des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Bei

Verzicht auf eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe sind alle Vergabeunterlagen zu

vernichten und zu löschen.

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2 Allgemeine Bestimmungen

Vergabestelle und zuständiger Vergabemanager Vergabestelle:

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Vergabenummer: VG-3000-202x-00xx

Eingangs-Nummer: 306-2025

Ansprechperson:

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Omid Amini

Fax: +49 (611) 340 1150

E-Mail: Omid.Amini@hzd.hessen.de

Vertragspartner Vertragspartner für die abzuschließenden Verträge ist das Land Hessen, vertreten

durch:

Die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Mainzer Straße 29

65185 Wiesbaden

Gegenstand des Vergabeverfahrens Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung eines Pools von externen

Anbietern für die Entwicklung von Fach- und Führungskräften und Teams im Rahmen

eines dynamischen Beschaffungssystems (DBS).

Vergabeverfahren und Vergabeart Das Vergabeverfahren wird als dynamisches Beschaffungssystem (DBS) gemäß § 17

UVgO durchgeführt.

Das DBS entspricht in seinem Grundsatz einem zweistufigen Verfahren, bei dem in

der ersten Verfahrensstufe (Teilnahmephase) die Eignung der Bewerber festgestellt

wird und in der zweiten Verfahrensstufe (Angebotsphase) die vorher geeigneten Be-

werber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

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2 Allgemeine Bestimmungen

Die unterschiedlichen Stufen werden in Ziffer 3 (Teilnahmephase) und Ziffer 4 (Ange-

botsphase) dargestellt.

Das DBS und die jeweiligen Einzelaufträge, welche im Rahmen von sogenannten Mi-

niwettbewerben vergeben werden, werden ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel

eingerichtet und betrieben.

Das DBS steht innerhalb seiner Gültigkeitsdauer allen Interessenten zur Teilnahme

kostenlos unter der E-Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hes-

sen.de) zur Verfügung.

Begriffsbestimmungen: Bewerber / Bieter / Auftragnehmer Die Teilnehmer an dem Vergabeverfahren werden im Rahmen des Teilnahmewett-

bewerbs als Bewerber und in den sich daran anschließenden Miniwettbewerben als

Bieter bezeichnet. Der Bieter, dessen Angebot den Zuschlag erhält, wird als Auftrag-

nehmer bezeichnet.

Umfang des dynamischen Beschaffungssystems Das geschätzte Gesamtvolumen des DBS beträgt 221.000 Euro. Auf Basis einer Kal-

kulation, die die üblichen Tagessätze am Markt für die relevanten Leistungen berück-

sichtigt, wird geschätzt, dass im DBS gesamthaft ca. 100 bis 120 Beratertage abgeru-

fen werden – je nach tatsächlichem Tagessatz der über Miniwettbewerbe beauftragten

Bieter.

Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems Das DBS wird für einen Zeitraum ab dem 05.11.2025 bis zum 04.11.2029 betrieben

(Gültigkeitsdauer).

Die Gültigkeitsdauer des DBS kann jederzeit seitens der Vergabestelle geändert, d.h.

früher beendet oder verlängert werden. Die Vergabestelle wird Änderungen der Gül-

tigkeitsdauer rechtzeitig vor Eintritt der Änderung allen zum DBS zugelassenen Be-

werbern per Kommunikationsnachricht über die E-Vergabe mitteilen.

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge und Zulassung zum DBS Die Vergabestelle prüft den Antrag eines Unternehmens auf Teilnahme am DBS unter

Zugrundelegung der Eignungskriterien gem. Kapitel 3.1.3 und Einhaltung der gelten-

den Fristen sowie der formalen Anforderungen entsprechend der nachfolgenden Zif-

fern innerhalb von zehn Arbeitstagen nach dessen Eingang.

Wird die Eignung positiv festgestellt, erfolgt die Zulassung zur Teilnahme am DBS. Der

Bewerber wird über die E-Vergabeplattform über das Ergebnis der Prüfung des Teil-

nahmeantrages informiert.

Sollte ein Antrag auf Teilnahme am DBS binnen 10 Arbeitstagen vor geplanter Auffor-

derung zur Angebotsabgabe (d.h. vor Durchführung eines Miniwettbewerbs) eingehen,

behält sich der Auftraggeber vor, den Antrag stellenden Bewerber für den bereits ge-

planten Miniwettbewerb nicht zu berücksichtigen. Von dieser Regelung ausgenommen

sind Teilnahmeanträge, die innerhalb der initialen Teilnahmefrist eingereicht werden.

Erforderliche Erklärungen und Nachweise

Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn

Der Bewerber sowie deren Unterauftragnehmer haben die Verpflichtungserklärung zu

Tariftreue und Mindestlohn (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“ auf der

Vergabeplattform) vorzulegen. Es sind zwingend Ort, Datum und der Name des Erklä-

renden für den Bewerber in Textform anzugeben.

Die Verpflichtungserklärungen beziehen sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Be-

werber, Unterauftragnehmer im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistungen im

EU-Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen eine sich aus der Ver-

pflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestlohn ergebende Verpflichtung ist eine

Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragneh-

mer zu zahlen.

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

Unternehmensdaten

Bewerber sollen der Vergabestelle mitteilen, ob es sich bei ihnen jeweils um ein Klein-

stunternehmen oder um ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) handelt. Hierzu

sollen Bewerber Angaben in der Erklärung zu Unternehmensdaten (Datei "Erklae-

rung_Unternehmensdaten“) machen und die Erklärung ausgefüllt mit dem Teilnahme-

antrag einreichen. Die Angaben dienen lediglich statistischen Zwecken (Vergabesta-

tistikverordnung – VergStatVO).

Zur Einschätzung der Unternehmensgröße wird auf die „Empfehlung 2003/361/EG der

Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie

der kleinen und mittleren Unternehmen" hingewiesen, die unter nachfolgendem Link

abrufbar ist:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX:32003H0361

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Gemäß § 31 Abs.1 UVgO werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leis-

tungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht in entsprechender Anwen-

dung der §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB

Der Bewerber hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach §

123 GWB (Datei „Eigenerklaerung_Par_123_GWB“) ausgefüllt mit seinem Teilnahme-

antrag vorzulegen.

Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in

der entsprechenden Form einzureichen.

Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB

Der Bewerber hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach §

124 GWB (Datei „Eigenerklaerung_Par_124_GWB“) ausgefüllt mit seinem Teilnahme-

antrag einzureichen.

Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die Erklärung in

der entsprechenden Form einzureichen.

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB:

Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bewerber/Unterauftragneh-

mer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevan-

ten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125

GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach

pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bewerbers/Unterauf-

tragnehmers am DBS zulässig ist.

Eignungskriterien und deren Prüfung

Bewerber und Unterauftragnehmer werden anhand der geforderten Nachweise, Zerti-

fikate, Erklärungen auf ihre Eignung bzgl. Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuver-

lässigkeit geprüft.

Geforderte Eignungsnachweise/Erklärungen (gem. § 33 Abs.1 UVgO), die in Form an-

erkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsum-

fangs zulässig. In diesem Fall muss vom Bewerber der Hinweis aufgenommen werden,

dass Unterlagen z.B. im Hessischen Präqualifikationsregister (HPQR) oder im bun-

desweiten Präqualifizierungsregister PQ-VOL (www.pq-vol.de) vorliegen. Das gültige

Zertifikat inklusive der Anlage muss dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Weiter-

gehende oder zusätzliche Nachweise/Erklärungen, die gefordert werden und nicht in

Präqualifizierungsregistern enthalten sind, müssen dem Teilnahmeantrag beigefügt

werden. Die auftraggebende Stelle soll somit in die Lage versetzt werden, die Konse-

quenzen abzuschätzen, die sich aus der längerfristigen Zusammenarbeit mit dem Be-

werber als Auftragnehmer ergeben.

Die Eignungsprüfung erfolgt anhand folgender Kriterien:

Der Auftraggeber behält sich vor, für den jeweiligen Einzelauftrag in angemessenem

Umfang ergänzende Unterlagen zu verlangen, soweit dies nach seiner Einschätzung

erforderlich erscheint.

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

In technischer und beruflicher Hinsicht wird von den Bewerbern zum Nachweis ihrer

Leistungsfähigkeit Folgendes verlangt:

3.1.3.1.1 Referenzen

Nachweis von insgesamt zwei Referenzen aus den letzten fünf Jahren (Stichtag: Zeit-

punkt der Antragstellung zur Aufnahme in das Dynamische Beschaffungssystem) (Do-

kument „Referenzen“), welche in Art und Umfang die folgenden Anforderungen erfüllen

müssen.

Der Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit ist erbracht, wenn

mindestens je eine der Anforderungen (A1 bis A3) pro Referenz nachgewiesen wird.

Anforderung A1

Art: Auftragsklärung, Konzeption und Durchführung von Teamentwicklungen in fünf

Maßnahmen

Umfang: Durchführung von mindestens zwei Tagen pro Teamentwicklungsmaßnahme

Anforderung A2

Art: Business Coaching von Führungskräften in fünf Coachingprozessen unter Nen-

nung des jeweiligen Schwerpunktthemas des Coachings unter Wahrung der Vertrau-

lichkeit

Umfang: Durchführung von mindestens zehn Coachingstunden je Coachingprozess

Anforderung A3

Art: Auftragsklärung, Konzeption und Durchführung von fünf auf den Kunden zuge-

schnittenen Trainings für Führungskräfte mit Schwerpunkt auf personalen Kompeten-

zen

Umfang: Durchführung von mindestens zwei Tagen pro Trainingsmaßnahme unter

Nennung der im Schwerpunkt trainierten Kompetenzen

Die Erfahrung kann durch die Aufsummierung der Tätigkeitszeiträume in mehreren

unterschiedlichen Projekten oder Referenzen nachgewiesen werden.

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich

anzugeben.

Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der in den Profilen genannten Referen-

zen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle

von dem Bewerber die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Tele-

fonnummer und E-Mail) nachfordern.

Fristen zum initialen Teilnahmewettbewerb

Mit der Veröffentlichung des DBS beginnt der initiale Teilnahmewettbewerb. In diesem

haben Interessenten erstmalig die Gelegenheit, bis zum Ablauf des initialen Teilnah-

mewettbewerbs einen Antrag auf Teilnahme am DBS einzureichen.

Frist für Bewerberfragen im initialen Teilnahmewettbewerb

Während des initialen Teilnahmewettbewerbs werden zusätzliche Auskünfte von der

Vergabestelle auf rechtzeitige, bewerberseitige Auskunftsbegehren (= Bewerberfra-

gen) erteilt.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ansicht des Bewerbers Unklarheiten, so hat er

die Vergabestelle unverzüglich und ausschließlich elektronisch, d.h. über das sog. „AI-

Bietercockpit“, darauf hinzuweisen. Eine (fern-)mündliche, schriftliche, per Telefax

oder per E-Mail erfolgende Kontaktaufnahme ist, soweit sie die Vergabeunterlagen

betrifft, nicht gestattet.

Solche Hinweise bzw. erbetene zusätzliche Auskünfte sind während des initialen Teil-

nahmewettbewerbs mittels des Vordrucks für Bewerberfragen (Datei „Vordruck_Be-

werberfragen“) bis spätestens zum

19.11.2025, 10:00 Uhr

an die Vergabestelle zu richten. Erbetene zusätzliche Auskünfte bzw. Hinweise, die

der Vergabestelle nicht rechtzeitig elektronisch über das „AI-Bietercockpit“ vorliegen,

können auf Grund der Gleichbehandlung aller Bewerber und der Transparenz dieses

Vergabeverfahrens grundsätzlich nicht mehr während des initialen Teilnahmewettbe-

werbs beantwortet bzw. erteilt werden. Ausnahmen hiervon werden – unter Wahrung

des Gleichbehandlungsgrundsatzes – nur in begründeten Ausnahmefällen gewährt.

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

Die erbetenen zusätzlichen Auskünfte werden allen Bewerbern mit Frage und Antwort

anonymisiert auf der E-Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hes-

sen.de) zum Herunterladen zur Verfügung gestellt und sind von den Bewerbern bei

der Erstellung ihres Teilnahmeantrags zugrunde zu legen. Registrierte Bewerber wer-

den über die E-Vergabeplattform des Landes Hessen über zusätzliche Auskünfte und

beantwortete Bewerberfragen per E-Mail informiert.

Abgabefrist Teilnahmeantrag (Initialer Teilnahmewettbewerb)

Die Teilnahmeanträge für den initialen Teilnahmewettbewerb sind über die Vergabe-

plattform des Landes Hessen bis zum

26.11.2025 - 10:00 Uhr

form- und fristgerecht einzureichen.

Teilnahmeanträge, die nicht fristgerecht eingegangen sind, werden nicht für den ersten

Miniwettbewerb berücksichtigt, es sei denn, der Bewerber hat dies nicht zu vertreten.

Sofern ein Teilnahmeantrag nach Ablauf der festgelegten initialen Teilnahmefrist ein-

geht, kann die Vergabestelle nicht sicherstellen, dass der Bewerber – sofern er als

Teilnehmer am DBS im Ergebnis zuzulassen ist – für den ersten anstehenden Mini-

wettbewerb berücksichtigt wird.

Sobald die Aufforderung zur Angebotsabgabe für den ersten Miniwettbewerb durch

den Auftraggeber versandt worden ist, gelten keine weiteren Fristen für den Eingang

der Teilnahmeanträge oder Bewerberfragen.

Fristen zum fortlaufenden Teilnahmewettbewerb (während der Gültig-

keitsdauer des DBS)

Wie in Kapitel 1.5 beschrieben, steht das DBS innerhalb dessen Gültigkeitsdauer sei-

ner Einrichtung allen Interessenten zur Teilnahme kostenlos zur Verfügung. Dies be-

deutet insbesondere, dass Unternehmen, die an der Teilnahme am DBS interessiert

sind, jederzeit innerhalb des in Kapitel 1.6 genannten Gültigkeitszeitraums und somit

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

auch noch nach dem initial durchgeführten Teilnahmewettbewerb einen entsprechen-

den Teilnahmeantrag sowie Bieterfragen einreichen können. Für diesen Teilnahmean-

trag respektive Bieterfragen gelten die in diesen Ausschreibungsbestimmungen gere-

gelten Anforderungen gleichermaßen.

Während der gesamten Gültigkeitsdauer des DBS steht es allen interessierten Unter-

nehmen frei, ihre Eignung anhand der in Kapitel 3.1.3 festgelegten Kriterien nachzu-

weisen, um zum DBS zugelassen zu werden.

Dies bedeutet auch, dass Bewerber, die Ihre Eignung im initialen Teilnahmever-

fahren nicht nachweisen konnten, jederzeit während der Gültigkeitsdauer des

DBS einen neuen Teilnahmeantrag einreichen können.

Bewerber, die zum DBS zugelassen sind, sind verpflichtet, die Eignung während der

gesamten Laufzeit des DBS aufrecht zu erhalten. Änderungen sind der Vergabestelle

unverzüglich mitzuteilen. Der Auftraggeber behält sich vor, bereits nachgewiesene

Eignungen im Rahmen eines Miniwettbewerbs erneut anzufragen und zu überprüfen.

Vollständigkeit des Teilnahmeantrags und der Leistungsbeschreibung

Der Teilnahmeantrag muss vollständig sein.

Sollte die Leistungsbeschreibung im Rahmen der ersten Verfahrensstufe nicht voll-

ständig sein, so sind alle fehlenden Punkte aufzuzeigen und dem Auftraggeber umge-

hend vor Ablauf der initialen Teilnahmefrist/ fortlaufenden Teilnahefrist über das AI-

Bietercockpit mitzuteilen.

Abschließende Liste über einzureichende Unterlagen für die Teilnahme am DBS (Erste Verfahrensstufe)

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3 Erste Verfahrensstufe: Teilnahmephase zur Zulassung in das DBS

Entzug der Zulassung zum DBS Der Auftraggeber ist berechtigt, dem Bewerber die Zulassung am DBS zu entziehen,

unter der Voraussetzung, dass aufgrund gravierender Qualitätsmängel oder sonstiger

wesentlicher Pflichtverletzungen des Bewerbers dem Auftraggeber eine Aufrechter-

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4 Zweite Verfahrensstufe: Angebotsphase (sog. Miniwettbewerbe)

haltung der Zulassung am DBS unter Berücksichtigung aller Umstände und unter Ab-

wägung beider Interessen nicht mehr zugemutet werden kann.

Ein wichtiger Grund für den Auftraggeber für den Entzug der Zulassung zum DBS liegt

insbesondere vor, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte oder neuer Erkenntnisse

davon auszugehen ist, dass bei dem Bewerber die erforderliche Eignung weggefallen

ist bzw. nicht gegeben war.

Der Entzug der Zulassung ist erst zulässig, wenn der Bewerber bzw. Bieter nicht in-

nerhalb einer schriftlich gesetzten Nachfrist von einer Woche nachgewiesen hat, dass

seine Eignung fortbesteht.

Zweite Verfahrensstufe: Angebotsphase (sog. Miniwettbewerbe)

Grundsätzliches / Ablauf der Angebotsphase in Form eines Miniwettbe- werbs Nach der Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems (DBS) werden im Rah-

men von sog. Miniwettbewerben jeweils Einzelaufträge vergeben, die in Form von Ein-

zelverträgen über die konkrete Leistung geschlossen werden.

Die Bedingungen für den Einzelauftrag werden in den Ausschreibungsunterlagen des

jeweiligen Miniwettbewerbes konkretisiert.

Die Vergabe von Einzelaufträgen ist während der Gültigkeitsdauer des DBS möglich.

Von der Gültigkeitsdauer des DBS unberührt bleibt die Verpflichtung des Auftragneh-

mers zur vertragsgemäßen Leistungserbringung im Rahmen von Einzelverträgen, die

während der Gültigkeitsdauer des DBS geschlossenen wurden.

Das Ende der Gültigkeitsdauer des DBS hat keinen Einfluss auf die Laufzeit der unter

ihm geschlossenen Einzelaufträge. Sollte die Laufzeit eines Einzelauftrages die Lauf-

zeit des DBS überdauern, so gelten die Bestimmungen des DBS für diesen Einzelauf-

trag bis zu dessen Ablauf fort.

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4 Zweite Verfahrensstufe: Angebotsphase (sog. Miniwettbewerbe)

Alle für das DBS zugelassenen Bewerber werden für jede einzelne stattfindende Auf-

tragsvergabe (sog. Miniwettbewerbe) gesondert zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Zur Angebotsabgabe aufgeforderte Bewerber sind nicht verpflichtet, ein Angebot im

Rahmen eines Miniwettbewerbs abzugeben.

Die Durchführung der Miniwettbewerbe erfolgt auf der Grundlage der nachfolgenden

Bestimmungen.

Aufforderung zur Angebotsabgabe – Miniwettbewerb Sobald der Auftraggeber einen Bedarf feststellt, der dem dynamischen Beschaffungs-

system (DBS) zuzuordnen ist (vgl. Leistungsbeschreibung im Rahmen der ersten Ver-

fahrensstufe), wird er zur Auftragsvergabe einen Miniwettbewerb durchführen.

Alle Teilnehmer, die zum Zeitpunkt der Angebotsaufforderung zum DBS, ggf. für die

entsprechende Kategorie, zugelassen sind, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Die betreffenden Teilnehmer erhalten eine entsprechende Mitteilung über die E-

Vergabe.

Die maßgeblichen Vergabeunterlagen für einen Miniwettbewerb sind nur für die ent-

sprechend berechtigten Teilnehmer über die E-Vergabe zugänglich. Auf der Grund-

lage der bereitgestellten Vergabeunterlagen besteht dann für alle zum DBS zugelas-

senen Teilnehmer die Möglichkeit, ein entsprechendes Angebot über die Vergabeplatt-

form einzureichen. Die Angebotsabgabe muss elektronisch erfolgen.

Fristenangaben während der Angebotsphase (Miniwettbewerb)

Fristen für Fragen zum Vergabeverfahren während des Miniwettbewerbs

Zusätzliche Auskünfte werden von der Vergabestelle auf rechtzeitige, bieterseitige

Auskunftsbegehren (= Bieterfragen) erteilt.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ansicht des Bieters Unklarheiten, so hat er die

Vergabestelle unverzüglich und ausschließlich elektronisch, d.h. über das „AI-Bieter-

cockpit“, darauf hinzuweisen. Eine (fern-)mündliche, schriftliche, per Telefax oder per

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4 Zweite Verfahrensstufe: Angebotsphase (sog. Miniwettbewerbe)

E-Mail erfolgende Kontaktaufnahme ist, soweit sie die Vergabeunterlagen oder die An-

gebote betrifft, nicht gestattet.

Solche Hinweise bzw. erbetene zusätzliche Auskünfte sind mittels des Vordrucks für

Bieterfragen (Datei „Vordruck_Bieterfragen“) an die Vergabestelle zu richten. Erbetene

zusätzliche Auskünfte bzw. Hinweise, die der Vergabestelle nicht rechtzeitig elektro-

nisch über das „AI-Bietercockpit“ vorliegen, können auf Grund der Gleichbehandlung

aller Bieter und der Transparenz dieses Miniwettbewerbs grundsätzlich nicht mehr be-

antwortet bzw. erteilt werden. Ausnahmen hiervon werden – unter Wahrung des

Gleichbehandlungsgrundsatzes – nur in begründeten Ausnahmefällen gewährt.

Die erbetenen zusätzlichen Auskünfte werden allen Bietern mit Frage und Antwort

anonymisiert auf der E-Vergabeplattform des Landes Hessen

(https://vergabe.hessen.de) zum Herunterladen zur Verfügung gestellt und sind von

den Bietern bei der Erstellung ihres Angebots zugrunde zu legen. Registrierte Bieter

werden über die E-Vergabeplattform des Landes Hessen über zusätzliche Auskünfte

und beantwortete Bieterfragen per E-Mail informiert.

Frist zur Angebotsabgabe

Angebote sind über die Vergabeplattform des Landes Hessen 10 Kalendertage nach

Angebotsaufforderung form- und fristgerecht einzureichen.

Angebote, die nicht fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei

denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.

Bindefrist

Bieter sind regelmäßig bis sechs Wochen nach Ablauf der vom Auftraggeber bestimm-

ten Angebotsfrist an ihre Angebote gebunden (Bindefrist).

Über abweichende Fristen (Fristen für Fragen zum Miniwettbewerb, Frist zur Ange-

botsabgabe oder Bindefrist) informiert die Vergabestelle vor der entsprechenden Auf-

forderung zur Angebotsabgabe.

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5 Form der Angebote/ Teilnahmeanträge und deren Einreichung

Form der Angebote/ Teilnahmeanträge und deren Einreichung

In diesem Vergabeverfahren ist ausschließlich die Abgabe digitaler Angebote/ Teilnah-

meanträge zugelassen. Digitale Angebote/ Teilnahmeanträge sind in Textform nach §

126b BGB einzureichen (§ 38 UVgO). Sie müssen nicht mit einer elektronischen Sig-

natur oder einem elektronischen Siegel nach § 38 Abs.6 UVgO versehen sein. Die

Abgabe von Angeboten/ Teilnahmeanträgen in Papierform ist ausgeschlossen.

Ebenso ist die Abgabe von Angeboten/ Teilnahmeanträgen auf einem Datenträger

(z.B. USB-Sticks, CD-ROM), per E-Mail oder Telefax unzulässig.

Voraussetzung für die Abgabe eines digitalen Angebots/Teilnahmeantrags ist die Re-

gistrierung auf der E-Vergabeplattform des Landes Hessen. Das Angebot bzw. der

Teilnahmeantrag ist elektronisch über die E-Vergabeplattform des Landes Hessen mit-

tels der dort bereitgestellten Software „AI Bietercockpit“ zu übermitteln. Sämtliche In-

formationen zu dem Vergabeverfahren (Bekanntmachungsinformationen, Vergabeun-

terlagen, Bieterkommunikation) sind auf der E-Vergabeplattform des Landes Hessen

(https://vergabe.hessen.de) verfügbar.

Die Software „AI Bietercockpit“ verschlüsselt das Angebot bzw. den Teilnahmeantrag

und ermöglicht die elektronische Übersendung an die in der Software voreingestellten

Adresse. Sämtliche zu einem Angebot/ Teilnahmeantrag bzw. Kategorie gehörenden

Dokumente sind in einem Sendevorgang zu der E-Vergabeplattform des Landes Hes-

sen zu übertragen. Nach dem Eingang des Angebots/ des Teilnahmeantrags wird die-

ses mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und bis zum Ende der Angebots-

frist/ Teilnahmefrist (initial) verschlüsselt gehalten. Nach der Absendung des Ange-

bots/ Teilnahmeantrags erhalten Bieter eine elektronische Eingangsbestätigung, die

neben dem Eingangszeitpunkt auch eine eindeutige Kennzeichnung enthält. Dadurch

wird die technische Identifizierung des jeweiligen Angebots/Teilnahmeantrags sicher-

gestellt.

Angebote oder Teilnahmeanträge, die nicht in der vorstehend beschriebenen

elektronischen Form eingehen, werden zwingend von der Wertung ausgeschlos-

sen, § 42 Abs.1 Nr. 1 UVgO.

Ausschreibungsbestimmungen zum dynamischen Beschaffungssystem 18 / 23

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5 Form der Angebote/ Teilnahmeanträge und deren Einreichung

Eine Anleitung und die Systemvoraussetzungen der E-Vergabeplattform und dem

AI-Bietercockpit entnehmen Sie bitte nachfolgendem Link:

https://vergabe.hessen.de/NetServer/index.jsp?function=Generic&Page=soft-

ware.jsp

Bei Fragen und technischen Problemen mit der Vergabeplattform, der Registrierung

oder der Anmeldung (z.B. Inhalten der Plattform, Anzeige von Ausschreibungen, Er-

reichbarkeit der Plattform, Fehler bei Registrierung oder Anmeldung, Herunterladen

von Unterlagen) wenden Sie sich bitte an den IT-Service-Desk der Hessischen

Zentrale für Datenverarbeitung.

Spezielle Fragen zur Software AI Bietercockpit richten Sie bitte an den Support des

Software-Herstellers Administration Intelligence AG.

Die Kontaktdaten von IT-Service-Desk und Administration Intelligence finden Sie un-

ter:

https://vergabe.hessen.de/NetServer/index.jsp?function=Generic&Page=kon-

takt.jsp

Nachfolgend sind Informationen zu einigen Dokumenten aufgeführt, bei denen

Besonderheiten zu beachten sind:

Bei der Abgabe des digitalen Angebotes hat der Bieter die Datei „PREIS-

BLATT_ZUM_ANGEBOTSSCHREIBEN.aiform“ auf der E-Vergabeplattform zu nut-

zen. Darin ist die Person des Erklärenden zu nennen.

Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen Die Vergabestelle weist an dieser Stelle darauf hin, dass für Bewerber vor der Zulas-

sung zum dynamischen Beschaffungssystem (DBS) sowie für Bieter, die für den Zu-

schlag in Aussicht genommen werden, eine Abfrage bei der Informationsstelle der

Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main vorgenommen wird. Darüber hinaus wird ge-

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5 Form der Angebote/ Teilnahmeanträge und deren Einreichung

mäß § 19 Abs. 4 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) vor der Aufnahme in das dynami-

sche Beschaffungssystem bzw. der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wett-

bewerbsregister angefordert / eingeholt.

Eine abschließende Liste der einzureichenden Dokumente zur Zulassung am

DBS findet sich unter Ziffer 3.3.

Generalunternehmerschaft und Unteraufträge

Eignungsleihe

Die Unterauftragnehmerschaft, bei der die Erbringung von Teilen der Leistung durch

den Bewerber (Auftragnehmer) auf einen Unterauftragnehmer übertragen wird, ist von

der sogenannten Eignungsleihe zu unterscheiden. Bei der Eignungsleihe beruft sich

ein Bewerber auf die Eignung Dritter (eignungsrelevante Drittunternehmen), ohne dass

diese zwingend zugleich als Unterauftragnehmer mit einem Teil der Leistungserbrin-

gung beauftragt werden müssen. Die Möglichkeit der Eignungsleihe hinsichtlich der

erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der techni-

schen und beruflichen Leistungsfähigkeit besteht nur, wenn der Bewerber nachweist,

dass ihm die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Ein Be-

werber kann jedoch im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leis-

tungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise oder die einschlägige be-

rufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch neh-

men, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

Im Falle der Eignungsleihe haben die Bewerber mit ihrem Teilnahmeantrag neben dem

Formular „Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten“ (Datei „235_Verzeichnis_Unter-

nehmerleistungen“) auch zugleich die „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“

(Datei „236_Verpflichtungserklaerung“) vollständig ausgefüllt mit einzureichen. Im

Rahmen der eignungsleihenden Unterauftragnehmerschaft sind zusätzlich die in der

Liste in Ziffer 3.3 für Unterauftragnehmer aufgeführten Erklärungen zu beachten und

mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Ausschreibungsbestimmungen zum dynamischen Beschaffungssystem 20 / 23

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5 Form der Angebote/ Teilnahmeanträge und deren Einreichung

Generalunternehmerschaft

Die Gesamtverantwortung liegt beim Bieter.

Werden Dienstleistungen seitens des Bieters durch Dritte durchgeführt, so ist der Bie-

ter für diese ebenso verantwortlich wie für eigenes Personal.

Unteraufträge

Beabsichtigt der Bieter, Teile von Leistungen durch Unterauftragnehmer ausführen zu

lassen, hat er alle zur Leistungserbringung vorgesehenen Unterauftragnehmer mit Na-

men und Anschrift im Angebot zu benennen. Mit dem Angebot ist außerdem anzuge-

ben, für welche Teile der Leistung und in welchem Umfang der Einsatz von Unterauf-

tragnehmern vorgesehen ist. Der Nachweis erfolgt anhand der Verpflichtungserklä-

rung „235_Verzeichnis_Leistungen anderer Unternehmen“.

Dabei ist sicherzustellen, dass dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung

vereinbart werden kann. Zu diesem Zweck muss dem Auftraggeber durch eine Ver-

pflichtungserklärung „236_Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“ der Unter-

auftragnehmer nachgewiesen werden, dass die erforderlichen Mittel bei Erfüllung des

Auftrags zur Verfügung stehen.

Die Verpflichtungserklärung ist vom Bieter zusammen mit dem Angebot einzureichen.

Der Bieter hat für alle von ihm benannten Unterauftragnehmer die Eignung, Fachkunde

und Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Alle geforderten Eignungsnachweise sind vom

Bieter auch für den Unterauftragnehmer vorzulegen.

Die Aufnahme weiterer Unterauftragnehmer als der im Angebot benannten bedarf der

vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers (unter anderem durch Vorlage

von Eignungsunterlagen). Der Bieter muss sicherstellen, dass ein Unterauftragnehmer

die Leistungen nicht seinerseits ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftrag-

gebers weiter vergibt.

Schutzrechte Der Bieter hat anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutz-

rechte bestehen oder von dem Bieter oder anderen beantragt sind. Der Bieter hat stets

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5 Form der Angebote/ Teilnahmeanträge und deren Einreichung

anzugeben, wenn er erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines

gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten.

Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des Gesetzes gegen Wettbewerbsbe-

schränkungen (GWB) besteht daher die Möglichkeit, in den Angebotsunterlagen Fab-

rikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen.

Fehlt eine solche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung zur Einsichtnahme i.S.

des § 165 Abs.3 GWB auszugehen.

Sprache Das Angebot/ der Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache abzufassen. Sollten ein-

zelne Anlagen zum Angebot/ Teilnahmeantrag dem Bieter im Original nur in englischer

Sprache zur Verfügung stehen, ist er berechtigt, diese in englischer Sprache vorzule-

gen; die Vergabestelle behält sich vor, eine deutsche Übersetzung nachzufordern, für

diese Nachforderungen dieser Ausschreibungsbestimmungen entsprechend. Unterla-

gen in anderen Sprachen als Deutsch oder Englisch gelten als nicht vorgelegt. Der

Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen.

Benannte Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter (auch

Unterauftragnehmer) müssen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift be-

herrschen.

Nachfordern von Erklärungen und Nachweisen Fehlende Nachweise, Angaben oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bieters

bzw. Bewerbers vom Miniwettbewerb bzw. dem initialen Teilnahmewettbewerb führen.

Die Vergabestelle behält sich jedoch vor, gem. § 41 Abs.2 UVgO Erklärungen und

Nachweise, die auf Anforderung des Auftraggebers bis zum Ablauf der Angebotsfrist/

initialen Teilnahmefrist nicht vorgelegt wurden, innerhalb einer festgesetzten Frist

nachzufordern. Wesentliche Preisangaben sind von einer Nachforderung ausge-

schlossen.

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6 Erklärung des Bieters

Wenn die nachgeforderten Nachweise, Angaben oder Erklärungen daraufhin nicht in-

nerhalb der gesetzten Frist bei der Vergabestelle eingehen, führt dies zum Ausschluss

vom initialen Teilnahmewettbewerb bzw. der jeweiligen Angebotsaufforderung.

Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters finden keine Anwendung. Ergänzend zu den Vergabeunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.

Die Haftung des Auftraggebers für eigenes Verschulden oder das seiner Vertreter und

Erfüllungsgehilfen ist auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt. Dies gilt auch

für Schäden aus der Verletzung von Pflichten während der Vertragsverhandlungen.

Vertragssprache ist Deutsch. Es findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland,

ausgenommen das Internationale Privatrecht, Anwendung. Alle Preise sind in € (Euro)

vereinbart. Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist getrennt auszuweisen.

Die unter Ziffer 3.3 aufgeführten Unterlagen sind zur Zulassung zu dem DBS vollstän-

dig ausgefüllt einzureichen. Die Unterlagen sind auch ohne Unterschrift rechtsgültig.

Mit der Einreichung in Textform nach § 126b BGB gelten die Unterlagen als unter-

schrieben. Die Unterlagen sind elektronisch ausfüllbar. Eventuell enthaltene Eintra-

gungsmöglichkeiten für eigenhändige Unterschriften und Firmenstempel sind nicht zu

befüllen. In die eventuell vorhandenen Unterschriftenfelder ist der Name des Erklären-

den (§ 126b BGB) einzutragen.

Erklärung des Bieters

Die aufgeführten Vorschriften, Auflagen und Bestimmungen von Behörden werden be-

achtet und verbindlich eingehalten. Den gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung von

Steuern und allen sonstigen Pflichtbeiträgen wird ordnungsgemäß nachgekommen.

Die Ausschreibungsunterlagen wurden auf Vollständigkeit geprüft.

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