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Anlage Hinweise für Lieferanten und Dienstleister zur Rechnungslegung X-Rechnung oder PDF-Rechnung Sept. 2025_Vers002_20250901_Bearb.K4
1 X-Rechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes https://xrechnung-bdr.de: Über diese Plattform können Auftragnehmer ihre elektronischen Rechnungen erfassen oder bereits erstellte elektronische Rechnungen hochladen. Die elektronischen Rechnungen werden nach dem erfolgreichen Erfassen/Hochladen als eingereicht und damit als dem Empfänger/der Empfängerin zugestellt angesehen. Die Leitweg-ID als „elektronische Adresse“ der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg bei der Zustellung von E-Rechnungen lautet: 12-121379381027991-78 Als Rechnungsanschrift übernehmen Sie die Angaben zum Auftraggeber laut Bestellung/Vertrag. Die elektronische Rechnung muss neben der oben genannten Leitweg-ID und den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (§ 14 UStG) mindestens folgende Angaben enthalten:
- Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen, E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Zusätzlich übermitteln Sie folgende Angaben, sofern Ihnen diese bei Beauftragung übermittelt wurden:
- Bestellnummer (Auftragsnummer)
- Aktenzeichen -> hier ist die OE-Nummer des Bestellers anzugeben
Für Rechnungen im oberschwelligen Bereich besteht die Verpflichtung diese als X-Rechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform einzureichen.
2 Versand Ihrer Rechnungen per Mail:
Ihre E-Mail senden Sie an das folgende Postfach: rechnung@b-tu.de
Für die Verarbeitung Ihrer Rechnungen achten Sie bitte auf nachfolgende Hinweise:
- Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal per E-Mail an die obenstehende E-Mail-Adresse
- Eine E-Mail darf jeweils nur eine Rechnung als Anhang (nicht in den E-Mail-Text einbetten) enthalten im Format pdf oder pdf/A. Andere Formate sind unzulässig.
- Es werden nur Rechnungen verarbeitet, die bei rechnung@b-tu.de eingehen
- Senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente oder ähnliches an die oben genannte E-Mail-Adresse
- Der Betreff der E-Mail: soll Ihre Rechnungsnummer enthalten
- Rechnungen dürfen keine passwortgeschützten Dokumente sein und sollen eine Qualität von 300 DPI besitzen. Die Rechnung darf die maximale Größe von 10 MB nicht überschreiten.
- Unsere Bedarfsstellen wurden angewiesen, zur Zuordnung der Rechnung bei ihren Bestellungen die Organisationseinheiten-Nummern (OE-Nummer) und den Namen des Bestellers anzugeben. Bitte führen Sie die OE- nummer und den Namen des Bestellers unbedingt auf der ersten Seite der Rechnung auf, da ansonsten eine Verarbeitung der Rechnung nicht möglich ist und wir Ihnen diese ggf. zurücksenden müssen.
- Bitte senden Sie zum Vorgang gehörige Dokumente, wie z. B. Auftragsbestätigungen, Liefertermine, Wartungsberichte, Telefonabrechnungen etc. in einer gesonderten Mail direkt an den Bereich/Besteller.
Mit dem Verzicht auf Papierrechnungen tragen wir dem Umweltgedanken Sorge, verschlanken unsere Prozesse und verkürzen somit die Durchlaufzeiten der bei uns eingehenden Eingangsrechnungen. Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe.
Kontorelevante Angaben der BTU, u.a. Steuer-ID und Bankverbindung finden Sie im Impressum:
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