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Leistungsbeschreibung

1. Projektgegenstand und Zielsetzung Die BTU Cottbus-Senftenberg, Fachgebiet Regelungssysteme und Netzleittechnik beabsichtigt die Durchführung des Vergabeverfahrens im Rahmen des Energie-Innovations-Zentrums. „Beschaffungen zum Aufbau eines COSYS-Labors“. Da beim Auftraggeber die personellen und rechtlichen Kapazitäten für eine vollumfängliche, rechtssichere Durchführung dieses komplexen Verfahrens fehlen, wird eine vollumfängliche, externe Vergabebegleitung im Rahmen eines Dienstleistungsauftrages ausgeschrieben. Das koordinierte Vergabeprojekt zur Beschaffung der zum Aufbau eines COSYS-Labors erforderlichen externen Leistungen soll sich auf verschiedene einzelne Beschaffungen sowohl im Bau- als auch im Liefer- und Dienstleistungsbereich erstrecken. Ziel des Auftrags ist die fachliche, organisatorische und rechtssichere Vorbereitung, Begleitung und Dokumentation des genannten Vergabeverfahrens bis hin zur Zuschlagserteilung und Vertragsunterzeichnung.

2. Projektumfang (Hauptprojekt) Das zu begleitende Vergabeverfahren umfasst folgende Parameter:  Art der Leistung: Bau-, Dienst- und Lieferleistungen  Verfahrensart: voraussichtlich nationales oder EU-weite Verfahren in den Regelverfahren nach § 15 VgV bzw. § 3 Abs. 1 VOB/A-EU (Offenes Verfahren)  Geschätzter Auftragswert: ca. 1.105.000 EUR netto  Geschätzter Auftragswert Vergabebegleitung: ca.53.000,00 EUR netto

3. Leistungsumfang (Leistungsphasen des Dienstleisters)

Übergreifende Leistung

 Vergabevermerk / Dokumentation: Der Auftragnehmer erstellt und führt den Vergabevermerk fortlaufend ab Beginn der Vorbereitung und über sämtliche Phasen des Vergabeverfahrens hinweg. Die Dokumentation hat sämtliche wesentlichen Verfahrensschritte, Entscheidungen und Maßnahmen sowie deren tatsächliche und rechtliche Grundlagen nachvollziehbar, vollständig und prüffähig festzuhalten. Soweit die VgV Anwendung findet, erfolgt die Dokumentation gemäß § 8 Abs. 1 Satz 1 VgV fortlaufend.  Der Vergabevermerk ist während des gesamten Vergabeverfahrens kontinuierlich zu aktualisieren und bei Abschluss des Verfahrens vollständig und prüffähig vorzulegen. Die jeweils zugehörigen Unterlagen, Nachweise, Stellungnahmen und sonstigen Dokumente sind dem Vergabevermerk eindeutig zuzuordnen und als Anlagen aufzunehmen.

Die Aufgaben des Auftragnehmers (Vergabebegleiters) gliedern sich in vier wesentliche Phasen: Phase 1: Vorbereitung und Strukturierung  Prüfung der Notwendigkeit der Aufteilung in Lose (für detaillierte Angaben der Lose siehe Anlage Kostenschätzung Lose): o 1 Rohrleitungen & Montage: 405.000,00 EUR o 2 E- & Leittechnik: 145.000,00 EUR o 3 Apparate & Aggregate: 90.000,00 EUR o 4 Feldgeräte: 465.000,00 EUR  Abstimmung des verbindlichen Zeit- und Fristenplans.

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 Verfahrenswahl: Rechtliche Prüfung und fundierte Empfehlung der optimalen Vergabeart Phase 2: Erstellung der Vergabeunterlagen in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber  Leistungsbeschreibung: Unterstützung des Auftraggebers bei der Formulierung einer eindeutigen, erschöpfenden und produktneutralen Leistungsbeschreibung.  Formale Unterlagen: Erstellung und Zusammenstellung sämtlicher für das jeweils einschlägige Vergabeverfahren erforderlichen formalen Vergabeunterlagen, insbesondere Anschreiben bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewerbungs- und Angebotsbedingungen, Eigenerklärungen sowie sonstige erforderliche Formulare und Erklärungen. Hierbei sind die jeweils einschlägigen und zum Zeitpunkt der Durchführung geltenden Formulare des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Klimaschutz und Europa des Landes Brandenburg zu berücksichtigen. Die Auswahl der konkret erforderlichen Unterlagen und Formulare hat unter Berücksichtigung der Leistungsart, des Auftragswertes und der festgelegten Verfahrensart zu erfolgen.  Eignungs- und Zuschlagskriterien: Ausarbeitung einer rechtssicheren Bewertungsmatrix (Verknüpfung von Preis und Qualität) inklusive Begründung.  Bereitstellung: Vorbereitung der Dokumente für die digitale Vergabeplattform des Auftraggebers (Vergabemarktplatz Brandenburg). Phase 3: Durchführung des Vergabeverfahrens  Bekanntmachung: Formulierung und Veröffentlichung der Vergabebekanntmachung (national oder über TED im EU-Amtsblatt) einschließlich der vollständigen Bereitstellung und Veröffentlichung sämtlicher zugehöriger Vergabeunterlagen.  Bieterkommunikation (Bedarfsposition): Inhaltliche Koordinierung, Prüfung, Formulierung und Beantwortung eingehender Bieterfragen über das Vergabesystem. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Bieterfragen eigenständig inhaltlich zu beantworten, soweit diese vergaberechtlichen oder verfahrensbezogenen Fragestellungen betreffen. Bei Fragen, die fachliche oder inhaltliche Aspekte der Leistungsbeschreibung betreffen und für deren Beantwortung ein fachlicher Input des Auftraggebers erforderlich ist, erfolgt die Abstimmung und Beantwortung nach Rücksprache mit dem Auftraggeber.  Umgang mit Rügen (Bedarfsposition): Prüfung und vergaberechtliche Bewertung eingehender Bieterrügen sowie Beratung des Auftraggebers hinsichtlich des weiteren Vorgehens. Hierzu gehören insbesondere die Prüfung der gerügten Sachverhalte, die Erarbeitung einer rechtlich belastbaren Stellungnahme bzw. Antwort und – soweit erforderlich – die Empfehlung und Begleitung geeigneter Maßnahmen zur Korrektur oder Fortführung des Vergabeverfahrens.  Fristen-Monitoring: Überwachung sämtlicher Teilnahme-, Angebots- und gesetzlicher Wartefristen.

Phase 4: Prüfung, Wertung und Zuschlag  Formale Prüfung: Prüfung der eingegangenen Angebote auf Vollständigkeit, Rechenfehler und formale Mängel.  Fachliche Wertung: Unterstützung des Auftraggebers bei der qualitativen und wirtschaftlichen Bewertung anhand der vordefinierten Matrix.  Absageschreiben: Formulierung der Mitteilungen nach § 134 GWB (bzw. entsprechende nationale Vorschriften) an die unterlegenen Bieter.

4. Leistungszeitraum und Meilensteine Die Erbringung der Leistungen beginnt nach Auftragserteilung und endet gemäß den gesetzlichen Vorgaben des gewählten Vergabeverfahrens voraussichtlich im 1. Quartal 2027. Folgende unverbindliche Meilensteine werden definiert:

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 Meilenstein 1: Finalisierung der Vergabeunterlagen bis 14 Tage nach Auftragserteilung.  Meilenstein 2: Veröffentlichung der Ausschreibung spät. 21 Tage nach der Auftragserteilung.  Meilenstein 3: Abschluss der Angebotswertung und Übergabe des Vergabevermerks 14 Tage nach dem Ende der Angebotsfrist.

5. Vergütung und Abrechnung  Die Abrechnung erfolgt auf Basis eines angebotenen Stundensatzes und der tatsächlich erbrachten Leistungen.  Reisekosten und Nebenkosten werden nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durch den Auftraggeber erstattet.

6. Verpflichtung zum Einsatz des konkret benannten und bewerteten Projektteams  Der Auftragnehmer ist verpflichtet, das von ihm konkret benannte und vom öffentlichen Auftraggeber im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung bewertete Projektteam für die Auftragsdurchführung einzusetzen.  Eine Ausnahme von dieser Verpflichtung des Auftragnehmers gilt, wenn ein Mitglied des Projektteams aufgrund von Krankheit, Kündigung, Schwangerschaft, Elternzeit o.ä. schwerwiegenden Gründen ausfällt. In diesem Fall ist der Auftragnehmer berechtigt, ein Ersatzmitglied zu benennen, welches die Voraussetzungen der Eignungskriterien erfüllt.