Anlage 2: Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrix
Ausschreibung: Vergabebegleitung für das Projekt „Beschaffungen zum Aufbau eines COSYS-Labors“
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Bewertung erfolgt anhand einer Gewichtung von Preis (50 %) und Qualität/Leistung (50 %).
1. Übersicht der Bewertungskriterien
| Hauptkriterium | Unterkriterium | Gewichtung Unterkriterium | Gewichtung Hauptkriterium |
| A. Preis | Gesamtpreis laut Preisblatt (Teil C) | 100 % | 50 % |
| B. Qualität & Konzept | B.1 Umsetzungs- und Terminkonzept Zeitplan-Plausibilität - Beachtung einzuhaltender Fristen - Beachtung möglicher Ausschreibungsformen - Projektteamumfang, -auslastung Risikomanagement - Bei Mitarbeiterausfällen - Bei Verzögerungen im Zeitplan - Bei Änderungsanforderungen des Auftraggebers (Beschaffungsumfang, Priorisierung von Vergabeverfahren, Projektzeitplan) | 60% | 30 % |
| B.2 Verfügbarkeit und Vertretungsregelung des Projektteams - Verfügbarkeit der Projektleitung und der Projektteammitglieder | 40% | 20 % | |
| Gesamt | 100 % |
2. Bewertungsmethode für die Qualität (0 bis 5 Punkte)
Die Bewertung des Umsetzungs- und Terminkonzepts (B.1) erfolgt anhand folgender Notenskala:
- 5 Punkte (Sehr gut): Das Konzept übertrifft die Erwartungen deutlich. Keine Mängel erkennbar.
- 4 Punkte (Gut): Das Konzept erfüllt alle Anforderungen vollumfänglich und detailreich. Es ist schlüssig auf das konkrete Projekt zugeschnitten.
- 3 Punkte (Befriedigend): Das Konzept erfüllt die Anforderungen weitgehend, bleibt an manchen Stellen aber allgemein oder weist kleinere Lücken auf.
- 2 Punkte (Ausreichend): Das Konzept ist sehr oberflächlich, enthält Standardtexte ohne konkreten Projektbezug oder weist deutliche Schwächen auf.
- 1 Punkt (Mangelhaft): Das Konzept ist kaum brauchbar und geht nicht auf die wesentlichen Kernaufgaben ein.
- 0 Punkte (Ungenügend): Das Konzept fehlt völlig oder ist unbrauchbar.
3. Formel zur Ermittlung der Gesamtwirtschaftlichkeit
Um Preis und Leistung rechtssicher miteinander zu vergleichen, wird folgende Formel angewendet.
Die Kennzahl (Z) eines Angebots wird wie folgt ermittelt:
$$Z=\frac{L}{P}$$
- Z = Wertungskennzahl (höchster Wert gewinnt)
- L = Erreichte Leistungspunkte des Angebots (Qualität)
- P = Angebotspreis in Euro
Die Leistungspunkte des Angebots berechnen sich wie folgt:
$$L=B_{1}⋅0,6+B_{2}⋅0,4$$
Wobei B1 die Leistungspunkte für das Umsetzungs- und Terminkonzept und B2 die Leistungspunkte für die Verfügbarkeit und Vertretungsregelung des Projektteams sind.
Das Angebot mit der höchsten Kennzahl (Z) bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und erhält den Zuschlag.
Gleiche Punktzahl: Bei absolut identischer Wertungskennzahl erhält das günstigste Angebot den Zuschlag.
4. Detaillierte Anforderungen an die Qualitätskriterien
Zu B.1: Umsetzungs- und Terminkonzept (max. [3] DIN-A4-Seiten)
Der Bieter muss ein projektspezifisches Konzept einreichen, das folgende Punkte beantwortet:
- Welche Maßnahmen und organisatorischen Vorkehrungen werden getroffen, um eine termingerechte Umsetzung der ausgeschriebenen Leistungen sicherzustellen?
- Bitte erläutern Sie, wie Sie die Einhaltung der vorgegebenen Termine und die fristgerechte Umsetzung der Leistungen gewährleisten.
- Welche Schnittstellen und Mitwirkungspflichten werden vom Auftraggeber erwartet?
- Wie reagiert der Bieter bei Änderungsanforderungen des Auftraggebers, insbesondere Änderungen des Beschaffungsumfangs, der Priorisierung einzelner Vergabeverfahren oder Anpassungen des Projektzeitplans sowie auf typische Verzögerungen (z.B. verzögerte Zuarbeit, hoher Klärungsbedarf bei Bieterfragen)?
Zu B.2: Verfügbarkeit des Projektteams
Bewertet werden Verfügbarkeit der Projektleitung, Verfügbarkeit der Projektteammitglieder, sowie Reaktionszeiten auf Anfragen des Auftraggebers per E-Mail oder Telefon.
- 5 Punkte: Die namentlich benannte Projektleitung und das namentlich benannte Projektteam sind über die gewöhnlichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr) hinaus erreichbar (ausgenommen Sonn- und Feiertage iSv Art. 140 GG iVm Art. 139 WRV) und haben eine Reaktionszeit von ≤ 4h.
- 4 Punkte: Die namentlich benannte Projektleitung über die gewöhnlichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr) hinaus erreichbar (ausgenommen Sonn- und Feiertage iSv Art. 140 GG iVm Art. 139 WRV); das namentlich benannte Projektteam ist innerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr) erreichbar; Projektleitung und Projektteam haben eine Reaktionszeit von ≤ 4h.
- 3 Punkte: Die namentlich benannte Projektleitung und das namentlich benannte Projektteam sind innerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr) erreichbar; Projektleitung und Projektteam haben eine Reaktionszeit von ≤ 8h.
- 2 Punkte: Die namentlich benannte Projektleitung und das namentlich benannte Projektteam sind innerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr) erreichbar; Projektleitung und Projektteam haben eine Reaktionszeit von ≤ 24h.
- 1 Punkt: Die namentlich benannte Projektleitung und das namentlich benannte Projektteam sind innerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr) erreichbar; Projektleitung und Projektteam haben eine Reaktionszeit von ≤ 48h.
- 0 Punkte: Die namentlich benannte Projektleitung und das namentlich benannte Projektteam sind von Montag bis Freitag von 10 bis 16 Uhr erreichbar; Projektleitung und Projektteam haben eine Reaktionszeit von >48h.