Vertraulichkeitsvereinbarung_2026-10019.pdf

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Vertraulichkeitserklärung

Im Vergabeverfahren: Executive Search 2026-10019

Name der Auftragnehmerin

vertreten durch:

Straße, Hausnummer:

Postleitzahl, Stadt:

Im Folgenden: Erklärender

1. Der Erklärende verpflichtet sich, sofern nicht gesetzlich vorgeschrieben oder nach den Bestimmungen dieser Vereinbarung anderweitig zulässig, in dem oben bezeichneten Vergabeverfahren gegenüber der Auftraggeberin sämtliche Informationen, die er im Rahmen der Vorbereitung und/oder Durchführung des Vergabeverfahrens sowie ggf. im Rahmen einer weiteren Zusammenarbeit nach dem erteilten Zuschlag an ihn erhält, vertraulich zu behandeln.

2. Für den Zweck dieser Vereinbarung bezeichnet vertrauliche Informationen im Sinne der Ziff. 1 insbesondere

• alle Informationen und Daten, die die Auftraggeberin dem Erklärenden in Bezug auf das oben bezeichnete Vergabeverfahren, insbesondere in Bezug auf die am Verfahren beteiligten Bewerber-/ Bieter, sowie im Fall eines Zuschlags in Bezug auf den Zweck des Vertrages in direkter oder indirekter Form, auch durch Dritte, offenlegt oder zugänglich macht, gleich ob mündlich, schriftlich, elektronisch oder in sonstiger Weise,

• einschließlich aber nicht beschränkt auf Dokumente, Daten, Zeichnungen, Entwürfe, Skizzen, Pläne, Beschreibungen, Spezifikationen, Berechnungen, Erfahrungen, Verfahren, Tatsachen, Kenntnisse, Angaben, Aktenvermerke, Analysen, Zusammenstellungen, Studien, Vorgänge, Know-how oder andere Unterlagen gleich welcher Art sowie

• sämtliche auf der Grundlage offenbarter Informationen erstellte schriftlichen oder sonstigen Aktennotizen, Analysen, Zusammenstellungen, Übersichten, Studien, Dokumente oder anderen Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem oben bezeichneten Vergabeverfahren und dem diesem Vergabeverfahren zugrundeliegenden Projekt erstellt wurden oder noch werden sowie

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• alle internen Prozesse, Absprachen, der Datenbestand und die IT- Infrastruktur der Auftraggeberin und alle damit zusammenhängenden Umstände, welche dem Erklärenden bekannt werden,

auch wenn diese nicht jeweils ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnet sind.

3. Der Erklärende verpflichtet sich weiter, vorbehaltlich der Regelungen in Ziff. 4, diese Informationen weder an Dritte weiterzugeben noch in anderer Form Dritten zugänglich zu machen und alle angemessenen Vorkehrungen zu treffen, um den Zugriff Dritter auf diese Informationen zu vermeiden. Dies gilt insbesondere gegenüber den Bewerbern und/oder Bietern im oben genannten Vergabeverfahren.

4. Vorgesehenen Unterauftragnehmern, professionellen externen Beratern und sonstigen Dritten, die in die Leistungsbeziehung einbezogen werden sollen, werden Informationen nur so weit zugänglich gemacht, wie dies für die Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens sowie des ggf. bezuschlagten Projekts erforderlich ist.

Der Erklärende verpflichtet sich, auch innerhalb des Unternehmens des Erklärenden und innerhalb verbundener Unternehmen im Sinne von §§ 15 ff. AktG Informationen nur weiterzugeben oder offenzulegen, sofern dies für die Teilnahme an dem oben bezeichneten Vergabeverfahren und im Fall eines erfolgten Zuschlags an das Angebot des Erklärenden für die Vorbereitung und Durchführung der Leistung erforderlich ist.

Der Erklärende verpflichtet sich, Dritte im Sinne dieser Ziff. 4 inhaltsgleich zu dieser Erklärung zur Vertraulichkeit zu verpflichten und der Auftraggeberin gegenüber unverzüglich mitzuteilen, welche Dritten unter Angabe von Namen und Position, ebenfalls inhaltsgleich verpflichtet wurden.

5. Eine darüber hinausgehende Weitergabe von Informationen darf nur nach einer jeweils vorherigen schriftlichen Zustimmung der Auftraggeberin unter abschließender Festlegung des Adressatenkreises und der Informationen erfolgen.

6. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die

• dem Erklärenden und/oder der Öffentlichkeit vor der Übersendung bekannt oder allgemein zugänglich waren oder

• der Öffentlichkeit nach der Übersendung ohne eine Mitwirkung oder ein Verschulden des Erklärenden bekannt oder allgemein zugänglich gemacht worden sind oder

• allgemein von einem berechtigten Dritten offenbart oder zugänglich gemacht wurden oder

• aufgrund geltenden Rechts oder durch gerichtliche oder behördliche

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Anordnung offengelegt werden müssen. Wird der Erklärende zur Offenlegung der vertraulichen Informationen aufgefordert, ist er verpflichtet, der Auftraggeberin hierüber vor der Weitergabe von Informationen unverzüglich schriftlich in Kenntnis zu setzen, so dass dieser die Möglichkeit hat, rechtliche Schritte einzuleiten.

7. Darüber hinaus verpflichtet sich der Erklärende gegenüber der Auftraggeberin sämtliche personenbezogenen Daten und Sozialdaten sowie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die er im Rahmen der Vorbereitung und/oder Durchführung des Vergabeverfahrens sowie ggf. im Rahmen einer weiteren Zusammenarbeit nach dem erteilten Zuschlag an ihn erhält, streng vertraulich zu behandeln und die datenschutzrechtlichen Vorschriften und Regelungen, insbesondere der Europäische Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), sowie des SGB V und SGB X zu befolgen.

8. Unbeschadet etwaiger gesetzlicher Schadensersatzansprüche verpflichtet sich der Erklärende, für jeden Verstoß gegen diese Vereinbarung eine Vertragsstrafe in Höhe von jeweils 15.000 EUR an die Auftraggeberin zu zahlen. Die Gesamthöhe der verwirkten Vertragsstrafen ist auf maximal 100.000 EUR begrenzt. Die Geltendmachung weitergehender Schadensersatzansprüche wegen der Verletzung dieser Vereinbarung sowie die fortbestehende Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit bleiben von der Zahlungspflicht der Vertragsstrafe unberührt.

9. Diese Vertraulichkeitserklärung wird mit Unterzeichnung wirksam und gilt für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Beendigung des Vergabeverfahrens und im Fall des Zuschlags an den Erklärenden für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Ende der Vertragslaufzeit fort.

Die Verpflichtung zur Einhaltung einschlägiger gesetzlicher Datenschutzbestimmungen gilt unbefristet und bleibt auch nach Ablauf der vorstehend genannten Zeiträume bestehen.

Ort, Datum Name (Textform nach §126b BGB)

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