[Seite 1]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 1 VON 8
LEISTUNGSBESCHREIBUNG
für das Vergabeverfahren
Executive Search
Vergabenummer:
2026-10019
Inhaltsverzeichnis
1 Ausgangslage/Hintergrundinformationen ............................................................................. 2
1.1 Unternehmensorganisation ................................................................................................................ 2
1.2 Ziel der Ausschreibung ........................................................................................................................ 4
2 Gegenstand der Leistung ....................................................................................................... 4
3 Leistungsinhalt/-umfang ........................................................................................................ 5
3.1 Leistungsinhalt .................................................................................................................................... 5
3.2 Geltungsbereich .................................................................................................................................. 5
4 Allgemeine Leistungsanforderungen ..................................................................................... 6
4.1 Anforderungen an den Auftragnehmer .............................................................................................. 6
4.2 Datenschutz ........................................................................................................................................ 7
5 Vergütung .............................................................................................................................. 8
6 Leistungszeitraum .................................................................................................................. 8
7 “Mini-Wettbewerb“ im Rahmen des DBS.............................................................................. 8
[Seite 2]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 2 VON 8
1 Ausgangslage/Hintergrundinformationen
Im Zuge der Neuordnung der Bund-Länder-Finanzbeziehungen einigten sich die Länder und der Bund 2017 unter anderem auf die Reform der Bundesfernstraßenverwaltung. Die Bundesautobahnen werden seit dem 01.01.2021 nicht mehr in Auftragsverwaltung durch die Länder, sondern in Bundesverwaltung geführt. Der Bund hat die alleinige Verantwortung für Planung, Bau, Betrieb, Erhaltung, vermögensmäßige Verwaltung und Finanzierung der Bundesautobahnen übernommen. Diese Reform umfasst nahezu 13.000 Kilometer Autobahn in Deutschland bei einem aktuellen Investitionsvolumen von ca. 4 Milliarden Euro pro Jahr in Bau und Erhaltung. Zur Erledigung dieser Aufgaben bedient sich der Bund einer Infrastrukturgesellschaft, „Die Autobahn GmbH des Bundes“, sie wurde am 13. September 2018 gegründet.
Abbildung 1: Bundesweite Aufgaben der Autobahn GmbH
1.1 Unternehmensorganisation
Die Autobahn GmbH besteht aus insgesamt drei Organisationsebenen. Neben der Zentrale in Berlin bestehen insgesamt zehn regionale Niederlassungen. Den Niederlassungen sind 41 Außenstellen sowie 40 bestehende Leitzentralen und Fernmeldemeistereien zugeordnet. Darüber hinaus sind alle Betriebsdienststandorte der 178 Autobahnmeistereien berücksichtigt, die wiederum den Außenstellen angeschlossen sind.
[Seite 3]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 3 VON 8
Abbildung 2: Organisationsstruktur Autobahn GmbH
Eine genaue geographische Aufteilung bis auf die Ebene der Außenstellen ist untenstehender Graphik zu entnehmen; ferner sind dort noch die Standorte des Fernstraßenbundesamtes (FBA) – Hauptsitz und drei weitere Standorte - dargestellt.
[Seite 4]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 4 VON 8
Abbildung 1: Standortkarte der Autobahn GmbH des Bundes
In der Zentrale erfolgt insbesondere eine lebenszyklusorientierte Netzverwaltung. Die Autobahn GmbH erstellt den Finanzierungsrealisierungsplan und Maßnahmen auf der Grundlage des Bedarfsplans für die Bundesfernstraßen. Sie erarbeitet Strategie und Grundsätze und übernimmt die Steuerungsfunktion für Planung, Bau, Betrieb und Erhaltung. Sie ist insbesondere für Kommunikation, IT, Personal, Organisation, Aus- und Fortbildung, Finanzen und Rechnungswesen, Berichtswesen, Recht sowie Einkauf und Beschaffung zuständig.
1.2 Ziel der Ausschreibung
Ziel des vorliegenden Vergabeverfahrens ist die Einrichtung eines Dynamischen Beschaffungssystems (DBS) zur flexiblen Erbringung von Executive Search-Leistungen zur professionellen Unterstützung bei der Gewin- nung von insbesondere Führungskräften für die Autobahn GmbH des Bundes.
2 Gegenstand der Leistung
Das übergeordnete Ziel der Einzelbeauftragungen im Rahmen des DBS ist die langfristige Besetzung von stra- tegisch und fachlich relevanten (Führungs-) Positionen in den zentralen Organisationseinheiten sowie in den bundesweiten Niederlassungen der Gesellschaft. Der Bedarf entsteht situativ und kurzfristig. Gegenstand der Executive Search-Dienstleistungen ist die gezielte Besetzung von Führungspositionen bzw. Schlüsselpositionen mit besonderer strategischer, fachlicher oder organisatorischer Bedeutung.
Die Leistungen umfassen die Identifikation, Ansprache, Vorauswahl und Begleitung geeigneter Kandidatin- nen und Kandidaten zur Besetzung von u.a. Positionen auf den folgenden Ebenen:
• Geschäftsbereichsleitungen der Zentrale und Niederlassungen • Abteilungsleitungen der Zentrale • Stabsstellenleitungen der Zentrale • Projektleitungen und Fachexperten der Zentrale • Direktorinnen/ Direktoren der Niederlassungen • Leitungen von Außenstellen
Die Entscheidung über die Beauftragung erfolgt durch die jeweilige Abteilung Personalgewinnung in Abstim- mung mit dem Fachbereich.
Der Bedarf an Executive Search-Leistungen entsteht situativ, kurzfristig und nicht planbar. Eine Festlegung auf konkrete Suchaufträge vorab ist daher nicht möglich. Die zu besetzenden Positionen können in ihrer Be- deutung, Hierarchie und fachlichen Ausrichtung variieren. Die Beauftragung richtet sich jeweils nach Einzel- fallprüfung durch die beauftragende Stelle. Es besteht keine Verpflichtung zur Vergabe eines bestimmten Suchvolumens an einzelne oder alle Teilnehmende am DBS. Die Berücksichtigung individueller Abwerbever- bote erfolgt in Abstimmung mit der jeweils zuständigen Abteilung Personalgewinnung der abrufenden Orga- nisationseinheit und ist vom Auftragnehmer verbindlich zu beachten.
[Seite 5]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 5 VON 8
3 Leistungsinhalt/-umfang
3.1 Leistungsinhalt
Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Einzelaufträge alle erforderlichen Maßnahmen zur erfolgrei- chen Durchführung von Executive Search-Aufträgen, insbesondere zur gezielten Identifikation, Ansprache und Gewinnung geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten. Zum Leistungsumfang gehören insbesondere fol- gende Einzelleistungen:
Beratung und Anforderungsanalyse • Abstimmung mit der jeweiligen Personalgewinnung und dem Fachbereich zur Klärung des Anforde- rungsprofils der zu besetzenden Positionen • Beratung zu Zielprofilen, Zielgruppen und Marktchancen • Berücksichtigung von Abwerbeverboten
Direktsuche und Ansprache • Entwicklung einer Suchstrategie • Identifikation potenziell geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten • Ansprache und Erstprüfung von Kandidatinnen und Kandidaten
Vorauswahl und Präsentation • Durchführung von (telefonischen) Interviews mit geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten • Erstellung von Kandidatenprofilen oder Exposés • Präsentation einer Shortlist qualifizierter Profile
Begleitung des Auswahlprozesses • Terminkoordination und Organisation • Unterstützung bei der Einholung weiterer Bewerbungsunterlagen (z.B. Referenzen, o.ä.)
Reporting und Kommunikation • Monatliche Statusberichte zum Suchverlauf und zur Kandidatenlage • Dokumentation der Suchergebnisse und Rückläufer (inkl. Absagegründe)
Nachbesetzung und Garantie • Nachbesetzung bei Kündigung innerhalb von 6 Monaten nach Einstellung
Die benannten Leistungen sind in Abstimmung mit der jeweiligen Abteilung Personalgewinnung zu erbringen. Der Auftragnehmer gewährleistet eine vertrauliche, DSGVO-konforme Abwicklung und eine professionelle Kommunikation gegenüber Kandidatinnen und Kandidaten im Sinne der Arbeitgebermarke der Autobahn GmbH.
3.2 Geltungsbereich
Die Durchführung der nicht offenen Verfahren („Mini-Wettbewerbe“) im Zuge des DBS erfolgt durch die ge- samte Organisation der Autobahn GmbH einschließlich der Zentrale sowie der bundesweit verteilten Stand- orte der zehn Niederlassungen. Die zentrale Abteilung für (strategische) Personalgewinnung übernimmt
[Seite 6]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 6 VON 8 dabei eine koordinierende Rolle und unterstützt die Einhaltung einheitlicher Qualitätsstandards, Prozesse und Dokumentationsanforderungen im Sinne einer bundesweiten Steuerung.
Die Executive Search-Leistungen können in folgenden organisatorischen Einheiten abgerufen werden:
Geschäftsbereiche (u.a.): • Planung, Bau, Innovation • Verkehrsmanagement, Betrieb und Verkehr • Finanzen • IT • Interne Dienste • Personal
Zentrale Stabsstellen (u.a.): • Transformation und Kooperation Länder • Politik und Verbände • Interne Revision • Nachhaltigkeit • Risikomanagement • Projektentwicklung und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen • Informationssicherheit • Compliance • Datenschutz
4 Allgemeine Leistungsanforderungen
4.1 Anforderungen an den Auftragnehmer
Zur Sicherstellung einer professionellen und zielführenden Dienstleistung werden an den Auftragnehmer fol- gende Anforderungen gestellt:
Fachliche und methodische Anforderungen: • Fundierte Kenntnisse im Bereich der Direktansprache
Personelle Anforderungen: • Verbindliche Benennung eines festen Projektverantwortlichen je Suchauftrag
Qualitäts- und Kommunikationsstandards: • Vertraulicher, professioneller Umgang mit Kandidatinnen und Kandidaten sowie der Auftraggeberin • Einhaltung von Fristen, monatliches Reporting und aktive Kommunikation über den Suchverlauf • Transparente Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und Ergebnisse
Rechtliche und formale Anforderungen: • Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen
[Seite 7]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 7 VON 8 4.2 Datenschutz
4.2.1 Datenschutz im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens
Die im Angebot enthaltenen personenbezogenen Daten und sonstigen Angaben können u.U. von der Auftraggeberin und seinen Beauftragten im Rahmen seiner / ihrer Zuständigkeit erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Eine Weitergabe dieser Daten an andere Stellen richtet sich nach den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bieter werden die am Projekt beteiligten Mitarbeiter/innen über die Verarbeitung ihrer Daten (Name, dienstliche Erreichbarkeit, ggfls. Referenzen und Angaben zum be- ruflichen Werdegang und zur Qualifikation) informieren und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten sicherstellen.
4.2.2 Datenschutz im Rahmen der Leistungserbringung
Der Auftragnehmer legt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rah- men der Leistungserbringung fest. Er ist Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO und hat daher selbst für die Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen Sorge zu tragen. Bei einer Weitergabe von per- sonenbezogenen Daten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, stellen beide Parteien das Vorliegen einer Rechtsgrundlage für die Weitergabe bzw. den Empfang der Daten sicher. Der Auftragnehmer garantiert dem Auftraggeber die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gemäß EU-Recht, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationalem Recht, z.B. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n. F.) und weist dies dem Auftraggeber auf dessen Verlangen unent- geltlich und in angemessener Form nach. Insbesondere informiert der Auftragnehmer die Betroffenen jeweils sachgerecht über die geplante Datenverarbeitung, lässt ihnen die weiteren Informationen gem. Art. 13, 14 DSGVO zukommen und stellt die für die jeweilige Datenverarbeitung erforderliche Rechts- grundlage sicher. Im Falle von meldepflichtigen Datenschutzverletzungen gem. Art. 33 DSGVO, bei denen Beschäftigte des Auftraggebers betroffen sind und an diese eine Mitteilung Art. 34 DSGVO durch den Auftragnehmer zu erfolgen hat, unterstützt der Auftraggeber den Auftragnehmer bei der Bereitstellung der Mitteilung nach Art. 34 DSGVO an die betroffenen Beschäftigten.
4.2.3 Schutz von Privatgeheimnissen
Soweit der Auftragnehmer im Rahmen seines Auftrages Daten verarbeitet, die in den Anwendungsbe- reich von § 203 Strafgesetzbuch (StGB) fallen (im Folgenden „Geheimnisschutzdaten“), verpflichtet er sich zur Geheimhaltung nach § 203 StGB gemäß der beigefügten Vorlage, als Anlage Nr. 5 „Autobahn Verschwiegenheitsverpflichtung nach 203 StGB“ zur Vergabe.
[Seite 8]
DIE AUTOBAHN GMBH DES BUNDES
VERGABE-NUMMER: 2026-10019
STAND: 30.01.2026 SEITE 8 VON 8
5 Vergütung
Die Vergütung erfolgt auf Basis eines definierten Honorarmodells, das unabhängig vom späteren Einstel- lungserfolg vereinbart wird. Ziel ist es, eine transparente und planbare Abrechnung für die durchgeführten Executive Search-Leistungen zu gewährleisten. Die Honorare sind für jeden Suchauftrag verbindlich im Einzelfall vor Beauftragung zu vereinbaren. Dabei gelten die folgenden Grundsätze:
Leistungsabhängige Staffelung: Das Honorar wird in drei Leistungsphasen gestaffelt:
- Projektbeginn und Profilaufnahme (1/3 des Gesamtbetrags)
- Vorstellung geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten (1/3 des Gesamtbetrags)
- Abschluss des Verfahrens nach Vertragsunterschrift (1/3 des Gesamtbetrags)
Die Zahlungen erfolgen auf Grundlage von ordnungsgemäß gestellten Rechnungen nach Abschluss der jewei- ligen Leistungsphasen.
Nachbesetzungsgarantie: Im Falle einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses innerhalb von 6 Monaten nach Stellenantritt, verpflichtet sich der Auftragnehmer zur einmaligen kostenfreien Nachsuche, sofern die Beendigung nicht auf Initiative der Autobahn GmbH des Bundes erfolgt.
6 Leistungszeitraum
Das DBS läuft ab Abschluss des initialen Teilnahmewettbewerbs über einen Zeitraum von 4 Jahren und endet danach automatisch, ohne, dass es einer Kündigung bedarf.
7 “Mini-Wettbewerb“ im Rahmen des DBS
Die Vergabe der Einzelaufträge erfolgt auf dem Wege von sog. „Mini-Wettbewerben“. Alle Bieter, die die Eignungskriterien erfüllen und Teil des DBS sind, werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Eignung gilt als erfüllt, wenn ein Unternehmen die Anforderungen im Dokument „A_Eignungskriterien“ erfolgreich erfüllt hat.
Ablauf des „Mini-Wettbewerbs“ • Der Auftraggeber übermittelt die konkrete Anfrage an alle teilnahmeberechtigten Bieter. • Die Bieter reichen innerhalb der Angebotsfrist ihre Angebote ein. Die Dauer der Angebotsfrist beträgt in der Regel 10 Kalendertage. • Der Zuschlag erfolgt anhand der konkreten, im Einzelauftrag beschriebenen, Zuschlagskriterien.
Ein Anspruch auf eine Mindestabnahme besteht nicht.