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Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin
Serviceeinheit Facility Management
Fachbereich Zentraler Einkauf/
Zentrale Vergabestelle
Geschäftszeichen (bitte angeben) 41.3.1.6 Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin, PF 910240, 12414 Berlin (Postanschrift)
Herr Rollow
Telefon +49 30 90297- 7201 Telefax +49 30 90297- 4322
Intern: 9297-7201
Elektronische Zugangseröffnung gemäß § 3a Abs. 1 VwVfG
Datum: 11.03.2022
Information über die Datenverarbeitung im Rahmen der Vergabe und Durchführung von Verträgen über Bauleistungen, Lieferungen und Leistungen, einschließlich freiberuflicher Leistungen
Sehr geehrte Damen und Herren,
Mit diesem Schreiben informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Vergabe und Durchführung von Verträgen der im Betreff genannten Art erheben, wofür diese benötigt werden und wie sie bei uns verarbeitet werden. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte nach geltendem Datenschutzrecht.
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin Serviceeinheit Facility Management –Zentraler Einkauf/ Zentrale Vergabestelle Herr Rollow
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PF 910240
Sprechzeiten: Zahlungen bitte unbar IBAN BIC S-Bahn: Baumschulenweg nach Vereinbarung Berliner Sparkasse DE55100500001613013228 BELADEBEXXX Bitte Bus: 165,166, 265 Postbank Berlin DE80100100100651616109 PBNKDEFF100 telefonische
Vereinbarung.
12414 Berlin E-Mail: zentraler-einkauf@ba-tk.berlin.de Website: https://www.berlin.de/ba-treptow-koepenick/politik-und- verwaltung/serviceund-organisationseinheiten/facility- management/zentralereinkauf/artikel.120492.php
II. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Frau Kerstin Manthey Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin Behördliche Datenschutzbeauftragte PF 910240 12414 Berlin Deutschland E-Mail: behdsb@ba-tk.berlin.de
III. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung bei der Teilnahme am Vergabeverfahren (Bau, Liefer- und Dienstleistungen, einschl. freiberuflicher Leistungen) sowie nach Zuschlags- Auftragserteilung
- Art und Umfang der Daten
Voraussetzung für die Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren (elektronische Einreichung eines Teilnahmeantrages, einer Interessenbekundung oder eines Angebotes) ist eine kostenfreie Registrierung auf der Vergabeplattform unter: https://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/registrierung-firma/. Hierzu erfolgt eine Weiterleitung auf die Metaplattform für Ausschreibungen „iTWO tender“ des Betreibers RIB Software AG. iTWO tender bietet hierfür den Service einer zentralen Anmeldung mit „Single Sign on“ für mehrere Vergabeplattformen die über iTWO tender miteinander kommunizieren können. Die Vergabeplattform des Landes
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Berlin muss vom Nutzer nach erfolgreicher Registrierung bei iTWO tender verknüpft werden.
Bei der Registrierung werden insbesondere Daten zu Ihrem Unternehmen (z. B. Firmenname, Kontaktdaten, Anschrift, Umsatzsteuer-ID - USt-IdNr, E-Mail-Adresse) und zu Ihren Ansprechpartnern (z. B. Name, Kontaktdaten) erhoben. Durch die Registrierung bei iTWO tender wird Ihnen der Zugang zu anderen, mit iTWO tender verknüpften Vergabeplattformen (z. B. vergabe.bayern, vergabe.stuttgart) ermöglicht.
Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird die Datenschutzerklärung der Firma RIB abgebildet. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
- Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies für die Durchführung von Vergabeverfahren, der späteren Vertragsgestaltung und der damit in Zusammenhang stehenden Prozessen erforderlich ist.
Die bei der Registrierung auf der Metaplattform „iTWO tender“ eingegebenen Daten werden zur Identifizierung als Teilnehmer in einem Vergabeverfahren erhoben und gespeichert. Zudem werden sie im weiteren Verfahrensablauf zur Kontaktaufnahme verwendet bzw. sind zur Erfüllung eines Vertrages zwischen den Vertragsparteien oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Sie werden ausschließlich zu diesen Zwecken an uns weitergeleitet.
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Gemäß Art. 22 der EU-Vergaberichtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe (RL 2014/24/EU) vom 26. Februar 2014, in Kraft getreten am 17. April, sind öffentliche
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Auftraggeber zur grundsätzlichen Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren verpflichtet.
- Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte/ Empfänger
Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte/ Empfänger erfolgt grundsätzlich nicht. Dessen ungeachtet besteht in einigen Fällen eine gesetzliche Verpflichtung zur Herausgabe von personenbezogenen Daten.
Eine gesetzliche Pflicht der Weitergabe besteht z. B. nach Abschluss des Vergabeverfahrens. Gemäß § 18 EU Abs. 3 VOB/A (Bauleistungen) bzw. § 39 Abs. 1 VgV (Liefer- und Dienstleistungen, einschl. freiberuflicher Leistungen) muss der öffentliche Auftraggeber nach Vergabe eines Auftrags eine Vergabebekanntmachung mit dem Ergebnis des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln. Diese wird dann im Supplement zum Amtsblatt der EU bekannt geben (TED).
Eine weitere gesetzliche Pflicht zur Weitergabe besteht dann, wenn unterlegene Bieter einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV, § 46 Abs. 1 UVgO oder § 19 EU Abs. 4 VOB/A bzw. § 19 Abs. 2 VOB/A stellen. In diesen Fällen sind die Antragstellenden über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten.
Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb zur Vergabe von Bauleistungen, Lieferungen und Leistungen, ohne freiberufliche Leistungen, und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb zur Vergabe von Lieferungen und Leistungen, ohne freiberufliche Leistungen, ab einem Auftragswert von 25.000 EUR (§ 30 Abs. 1 UVgO; § 20 Abs. 3 VOB/A) und für Bauleistungen bei freihändigen Vergabe ab 15.000 EUR (§ 20 Abs. 3 VOB/A) sind für die Dauer von drei Monaten Informationen auf der Vergabeplattform Berlin über den Auftrag bereitzustellen. Dazu gehört zumindest auch der Name des beauftragten Unternehmens.
Zudem erfolgt eine Weitergabe (auch) personenbezogener Daten (z. B. Kontaktdaten, Kontodaten zu Buchungszwecken in HHV) an Dritte (z. B. Projektsteuerer) im Rahmen der Bearbeitung der delegierbaren Bauherrenleistungen.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten kann auch im Rahmen von
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Nachprüfungsverfahren an die Vergabekammer oder die Vergabeprüfstellen erfolgen. Im Falle von Klagen kann auch die Weitergabe von personenbezogenen Daten erforderlich werden.
Ebenso kann die Weitergabe personenbezogener Daten im Falle eines Antrages auf Akteneinsicht nach dem Informationsfreiheitsgesetz Berlin erforderlich werden.
- Dauer der Speicherung
Die Daten werden für die Dauer der Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung, z. B. für die Durchführung von Vergabeverfahren, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrages, aufbewahrt. Auch nach Abschluss des Vertrages kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Für die Aufbewahrung von Vergabeunterlagen gelten nach Nr. 12 Ausführungsvorschriften (AV) zu § 55 Landeshaushaltsordnung (LHO) a) nach Nr. 12.1 der AV: bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen, die dem Vierten Teil des GWB unterliegen, gelten § 8 Abs. 4 VgV bzw. § 6 Abs. 3 KonzVgV sowie die Bestimmungen der Anlage 1 AV § 71 entsprechend, damit sind Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbetätigungen und Interessensbekundungen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlages b) nach Nr. 12.2 der AV: bei Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EUSchwellenwerte gelten § 6 Abs. 2 UVgO sowie die Bestimmungen der Anlage 1 AV § 71 entsprechend. Alle Angebote sind damit drei Jahre aufzubewahren. Verträge mit freiberuflich Tätigen werden dauerhaft aufbewahrt bzw. bis drei Jahre nach Veräußerung der Liegenschaft bzw. Beseitigung eines Bauwerkes, sofern es sich um Verträge von Architekten und Ingenieure handelt. Vergabeunterlagen von Bauleistungen sind in analoger Anwendung des § 6 Abs. 2 UVgO sowie den Bestimmungen der Anlage 1 AV § 71 entsprechend aufzubewahren: Für Bauleistungen von Baumaßnahmen unter 1 Mio EUR beträgt die
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Aufbewahrungsfrist sechs Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem die Rechnung gelegt worden ist und für Baumaßnahmen über 1 Mio EUR beträgt die Aufbewahrungsfrist acht Jahre nach Abschluss des Jahres, in dem die Rechnung gelegt worden ist. Dies gilt auch für die unberücksichtigt gebliebenen Angebote der drei mindestfordernden Bieter. In dem Fall, dass der Zuschlag nicht dem mindestfordernden Bieter erteilt worden ist, gilt dies für alle preisgünstigeren Angebote.
IV. Rechte der betroffenen Person
Die folgende Auflistung umfasst alle Rechte der Betroffenen nach der DSGVO. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, stehen der betroffenen Person u. a. folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
- Recht auf Auskunft - Art. 15 DSGVO
Mit dem Recht auf Auskunft erhält der Betroffene eine umfassende Einsicht in die ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung.
- Recht auf Berichtigung - Art. 16 DSGVO
Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, unrichtige ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.
- Recht auf Löschung - Art. 17 DSGVO
Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten beim Verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung - Art. 18 DSGVO
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für den
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Betroffenen, eine weitere Verarbeitung der ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein.
- Recht auf Widerspruch - Art. 21 DSGVO
Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht einer betroffenen Person im Sinne der DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für Berlin zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt_Moabit 59-61 (Besuchereingang Nr. 60) 10555 Berlin
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de Telefon: 030 13 889 – 0 Telefax: 030 21 550 50
V. Begriffsbestimmungen
Die Datenschutzerklärung beruht auf den Begriffen, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verwendet wurden.
Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:
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- Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
- Betroffene Person
Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
- Verarbeitung
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
- Empfänger
Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
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- Dritter
Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
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