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Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin | Gesundheitsamt — Vergabe nach § 50 UVgO

BEZIRKSAMT TREPTOW-KÖPENICK VON BERLIN GESUNDHEITSAMT

VERGABEBEKANNTMACHUNG &

LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Vergabe freiberuflicher Leistungen im Wettbewerb gemäß § 50 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) i. V. m. Nr. 3.5.1 AV § 55 LHO für wissenschaftliche Dienstleistungen zur Evaluation des Digitalen Versorgungsnetzwerks Treptow-Köpenick (DiVerso)

1. Öffentlicher Auftraggeber und Vergabestelle

Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin Abteilung Soziales, Gesundheit, Arbeit und Teilhabe – Gesundheitsamt Hans-Schmidt-Straße 16, 12489 Berlin Durchführende Vergabestelle: Gesundheitsamt Treptow-Köpenick von Berlin Kommunikation: Die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren (Bieterfragen, Angebotsabgabe, Nachforderungen, Mitteilungen) erfolgt ausschließlich über die Vergabeplattform Informationen zum Projekt: diverso-berlin.de und hilfe.diverso-berlin.de

2. Verfahrensart, Verfahrensablauf und Eignung

2.1 Verfahrensart und Ablauf

Die Vergabe erfolgt als Vergabe freiberuflicher Leistungen im Wettbewerb gemäß § 50 UVgO i. V. m. Nr. 3.5.1 AV § 55 LHO. Das Verfahren wird öffentlich bekannt gemacht; jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot einreichen.

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Der Ablauf gliedert sich wie folgt:

1. Angebotsabgabe: Einreichung des wissenschaftlichen Grobkonzepts und der Unterlagen nach Ziffer 6 über die Vergabeplattform Berlin.
2. Prüfung und vorläufige Wertung: Prüfung der Eignung und vorläufige Wertung der Konzepte anhand der Zuschlagskriterien nach Ziffer 7.
3. Präsentation und Verhandlung: Einladung der bis zu drei bestplatzierten Bieter zu einer Konzeptpräsentation mit anschließendem Verhandlungsgespräch. Gegenstand der Verhandlung können Inhalt und Ausgestaltung der Leistung sein, nicht jedoch der Festpreis und die Mindestanforderungen.
4. Zuschlag: Abschließende Wertung, Zuschlagserteilung und Information der nicht berücksichtigten Bieter.

Die Auftraggeberin behält sich vor, den Zuschlag ohne Präsentation und Verhandlung auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen.

2.2 Eignungsanforderungen (Mindestanforderungen)

1. Fachliche Qualifikation der Projektleitung: Die vorgesehene Projektleitung verfügt über eine abgeschlossene Promotion in einer sozial-, gesundheits-, verwaltungs- oder wirtschaftswissenschaftlichen Disziplin oder über eine gleichwertige, durch mindestens fünfjährige einschlägige Forschungs- oder Evaluationspraxis nachgewiesene Qualifikation.
2. Referenzen: Mindestens zwei vergleichbare, abgeschlossene oder weit fortgeschrittene Evaluations- oder Forschungsprojekte der Projektleitung oder des Bieters aus den letzten fünf Jahren in den Bereichen Evaluation, Public Health, Versorgungsforschung, Sozialplanung oder Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.
3. Methodenkompetenz: Das vorgesehene Team verfügt über nachgewiesene Kompetenz in standardisierten und qualitativen Methoden der empirischen Sozialforschung.
4. Ausschlussgründe: Es liegen keine Ausschlussgründe entsprechend §§ 123, 124 GWB vor (Eigenerklärung).

Bietergemeinschaften und der Einsatz von Unterauftragnehmern sind zulässig. Bei Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigtes Mitglied zu benennen. Zum Nachweis der Eignung kann auf die Kapazitäten aller Mitglieder bzw. Unterauftragnehmer zurückgegriffen werden.

3. Gegenstand der Leistung, Projekthintergrund und Festpreisregelung

3.1 Projektkontext: Das Digitale Versorgungsnetzwerk (DiVerso)

Ausgangslage und kommunale Herausforderung: Der Bezirk Treptow-Köpenick ist der flächenmäßig größte Bezirk Berlins und steht im Gesundheits- und Sozialsektor vor erheblichen strukturellen Herausforderungen. Der Bezirk verzeichnet eine rasant wachsende und sich demografisch verändernde Bevölkerung sowie eine strukturelle Unterversorgung in wichtigen

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Bereichen. Diese Engpässe treffen auf ein stark zersplittertes Hilfesystem. Medizinische, soziale und behördliche Unterstützungsangebote existieren zwar in großer Zahl, arbeiten jedoch weitgehend isoliert voneinander in sogenannten „Expertensilos“. Ratsuchende Bürgerinnen und Bürger – insbesondere Menschen in prekären Lebenslagen oder mit komplexem Hilfebedarf (z. B. drohender Wohnungsverlust, chronische Erkrankungen, psychische Krisen, Pflegebedarf oder Sprachbarrieren) – geraten im Dickicht der bezirklichen Zuständigkeiten häufig in bürokratische Überforderung. Die Folgen sind ineffiziente Mehrfachrecherchen, Drehtüreffekte und Versorgungsbrüche.

Das Projekt DiVerso als digitaler Beratungsassistent: Um diesen Schnittstellenproblemen zu begegnen, hat das Gesundheitsamt Treptow-Köpenick das Projekt „DiVerso – Digitales Versorgungsnetzwerk“ ins Leben gerufen. DiVerso ist eine webbasierte Fachanwendung, die als ressortübergreifender Beratungsassistent für Fachkräfte in Behörden, medizinischen Einrichtungen und freien Trägerorganisationen dient. Das System bündelt die dezentrale Hilfelandschaft des Bezirks in einer strukturierten Datenbank mit rund 1.500 Einzelangeboten.

Kernfunktionalitäten: Der Beratungsprozess mit DiVerso basiert auf einem situationsbasierten Explorer. Statt einer reinen Stichwortsuche beschreiben die beratenden Fachkräfte die Lebenssituation der ratsuchenden Person anhand von Indikatoren aus strukturierten Obergruppen (z. B. Wohnsituation, Gesundheit, Mobilität, Finanzen). Das System ermittelt daraus passende bezirkliche Hilfsangebote – auch aus angrenzenden oder fachfremden Ressorts. Auf Knopfdruck erzeugt die Anwendung barrierefreie, mehrsprachige Wegweiser („Laufzettel“) mit Kontaktdaten, Ansprechpersonen, Öffnungszeiten, Anfahrtsbeschreibungen und individuellen Handlungsanweisungen. DiVerso verarbeitet in der aktuellen Ausbaustufe keine personenbezogenen Daten von Klientinnen und Klienten.

Eine ausführliche Projektbeschreibung wird allen Interessierten mit der Bekanntmachung zur Verfügung gestellt..

3.2 Ziel und Gegenstand der Evaluation

Gegenstand der Evaluation ist die systematische, wissenschaftlich unabhängige Untersuchung der subjektiv wahrgenommenen und objektiv messbaren Wirkungen von DiVerso aus Sicht der beratenden Fachkräfte im Bezirk – insbesondere hinsichtlich Nützlichkeit, Arbeitsentlastung, Entscheidungssicherheit und Beratungsqualität. Ergänzende Perspektiven (z. B. der wahrgenommene Nutzen aus Sicht der Klientinnen und Klienten) können im Konzept vorgeschlagen werden. Die Ergebnisse sollen eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Frage bieten, ob und in welcher Form DiVerso auf weitere Berliner Bezirke übertragen werden soll.

Die Methodik ist nicht vorgegeben. Die Bieter entwickeln im Konzept ein eigenes Evaluationsdesign; standardisierte, qualitative und kombinierte Ansätze sind gleichermaßen zulässig.

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3.3 Leistungszeitraum, Phasenstruktur und Option

Der Vertrag gliedert sich in zwei Leistungsphasen:

1. Phase 1 (Grundvertrag): 15. Oktober 2026 bis 31. Dezember 2026. Gegenstand ist die wissenschaftlich-konzeptionelle Vorbereitung der Evaluation (AP 1 bis AP 3).
2. Option Phase 2: 15. Februar 2027 bis 30. Juni 2027. Gegenstand sind die Durchführung der Erhebung, die Datenauswertung sowie die Erstellung und Präsentation des Evaluationsberichts (AP 4). Die Auftraggeberin kann die Option durch einseitige Erklärung in Textform bis spätestens
3. Februar 2027 ausüben. Die Ausübung steht unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit der Haushaltsmittel 2027; ein Anspruch auf Ausübung der Option besteht nicht.

Der geschätzte Auftragswert umfasst beide Phasen.

3.4 Vergütung und Festpreisregelung

Die Vergütung erfolgt als vorgegebener Festpreis: • Festpreis Phase 1: 15.000,00 Euro netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer • Festpreis Option Phase 2: 15.000,00 Euro netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer

Mit dem Festpreis sind sämtliche Leistungen einschließlich Personal-, Sach-, Reise-, Lizenz- und Materialkosten abgegolten. Die Bieter erklären mit der Angebotsabgabe, die Leistung zum jeweiligen Festpreis vollständig zu erbringen. Die Zahlung erfolgt nach Abnahme der jeweiligen Meilensteine gemäß Ziffer 3.5 und nach Rechnungsstellung.

3.5 Arbeitspakete, Mindestumfang und Ergebnisse

Die methodische Ausgestaltung obliegt den Bietern. Die nachfolgende Tabelle beschreibt Rahmen, Mindestumfang und die abzunehmenden Ergebnisse:

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3.6 Unabhängigkeit, Veröffentlichung, Datenschutz und Vertragsbedingungen

Unabhängigkeit und Veröffentlichung: Die Evaluation wird wissenschaftlich unabhängig durchgeführt; die Auftraggeberin nimmt keinen Einfluss auf Befunde und Bewertungen. Die Auftragnehmerin ist berechtigt, die Ergebnisse wissenschaftlich zu veröffentlichen. Veröffentlichungen legt sie der Auftraggeberin vier Wochen vorab zur Kenntnis vor; Einwände sind nur aus Gründen der Vertraulichkeit oder des Datenschutzes möglich. Die Auftraggeberin erhält ein einfaches, zeitlich und räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht an allen Arbeitsergebnissen.

Datenschutz: Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach DSGVO und BlnDSG. Die datenschutzrechtliche Rollenverteilung wird im Vertrag geregelt. Ein gegebenenfalls erforderliches Ethikvotum holt die Auftragnehmerin ein.

Vertragsbedingungen: Es gelten der als Anlage 1 beigefügte Vertragsentwurf, ergänzend die VOL/B sowie die einschlägigen Berliner Vertragsbedingungen (Wirt-Formulare), insbesondere die Tariftreueerklärung nach § 9 BerlAVG, soweit für die Leistung eine Tarifbroschüre einschlägig ist.

4. Ausführungsort und Präsenztermine

Ausführungsorte sind die Dienstgebäude des Bezirksamtes Treptow-Köpenick von Berlin (insbesondere Gesundheitsamt, Hans-Schmidt-Straße 16, 12489 Berlin), Standorte beteiligter Kooperationspartner im Bezirk sowie für die konzeptionelle Arbeit der Sitz der Auftragnehmerin.

Als Bedingung für die Ausführung sind folgende Termine persönlich vor Ort im Bezirk durchzuführen: • Phase 1: Kick-off und Ergebnispräsentation • Phase 2: mindestens zwei qualitative Erhebungsformate sowie die Abschlusspräsentation

Weitere Abstimmungen können in Präsenz oder digital stattfinden.

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5. Fristen und Verfahrensablauf

Das Vergabeverfahren wird nach folgendem Zeitplan durchgeführt: • Veröffentlichung: [spätestens 02. Oktober 2026] • Frist für Bieterfragen: 08. Oktober 2026 (12:00 Uhr)] • Beantwortung aller Fragen (anonymisiert, an alle Interessenten): bis 09. Oktober 2026 • Frist für die Einreichung der Angebote: 13. Oktober 2026 (12:00 Uhr)] • Konzeptpräsentationen und Verhandlungsgespräche: 14. Oktober 2026 • Voraussichtliche Zuschlagserteilung: 15. Oktober 2026 • Bindefrist: 10. November 2026] • Vertragsbeginn (Phase 1): 15. Oktober 2026 • Ende der Vertragsphase 1: 31. Dezember 2026 • Frist zur Ausübung der Option: 15. Februar 2027 • Optionaler Zeitraum Phase 2: 15. Februar 2027 bis 30. Juni 2027

6. Geforderte Unterlagen

Die Angebote sind fristgerecht und ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform Berlin einzureichen. Folgende Unterlagen sind beizufügen:

1. Wissenschaftliches Grobkonzept (max. 10 Seiten): methodischer Ansatz, Operationalisierung der Evaluationsfragen, Zeit- und Meilensteinplanung für Phase 1, Vorgehen für Phase 2, Konzept zur Einbindung bezirklicher Akteure und zur Qualitätssicherung.
2. Präsenznachweis Personalkonzept: namentliche Benennung der Projektleitung und Versicherung der Personalkapazität
3. Referenzliste: gemäß Ziffer 2.2 Nr. 2 (Auftraggeber, Zeitraum, Gegenstand, Rolle des Bieters, Ansprechperson).
4. Eigenerklärung: zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.
5. Bestätigung der Präsenztermine: gemäß Ziffer 4.
6. Festpreisakzeptanzerklärung: verbindliche Erklärung, die Leistung zum Festpreis nach Ziffer 3.4 zu erbringen.
7. Gegebenenfalls: Bietergemeinschaftserklärung bzw. Benennung der Unterauftragnehmer sowie die Tariftreueerklärung nach Ziffer 3.6.

Weitergehende Nachweise können vom für den Zuschlag vorgesehenen Bieter nachgefordert werden. Fehlende oder unvollständige Unterlagen können nachgefordert werden; das Konzept selbst ist nicht nachbesserungsfähig.

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7. Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrix

Da die Vergütung als Festpreis vorgegeben ist, erfolgt der Zuschlag zu 100 % im Qualitätswettbewerb auf das Angebot mit der höchsten gewichteten Punktzahl:

Bewertungsskala je Kriterium: • 5 Punkte: sehr gut – überzeugt in allen Unterkriterien • 4 Punkte: gut • 3 Punkte: befriedigend – Anforderungen erfüllt • 2 Punkte: ausreichend – erkennbare Schwächen • 1 Punkt: mangelhaft • 0 Punkte: nicht dargestellt

Die Punkte werden mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert. Angebote mit weniger als 3 Punkten im Kriterium 1 werden nicht berücksichtigt. Die Präsentation dient der Erläuterung und Konkretisierung des Konzepts; die abschließende Wertung erfolgt nach der Präsentation auf Grundlage des gegebenenfalls konkretisierten Angebots. Bei Punktgleichheit entscheidet die höhere Punktzahl im Kriterium 1, danach das Los. Die Wertung erfolgt durch ein Gremium aus mindestens zwei Personen.

8. Information der Bieter und Beanstandungen

Nicht berücksichtigte Bieter werden unverzüglich über die Zuschlagsentscheidung informiert. Vergabeverstöße können gegenüber dem Gesundheitsamt gerügt werden; Beanstandungen können zudem an [zuständige Aufsichtsstelle] gerichtet werden. Ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer des Landes Berlin ist wegen Unterschreitens des EU-Schwellenwerts nicht eröffnet.

Anlagen: [1] Vertragsentwurf · [2] Projektbeschreibung DiVerso / Testzugang · [3] Eigenerklärungen und Formulare

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