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Merkblatt für den Transport über eine Spedition
(für Lieferanten)
(Stand: 15.08.2025)
Das Merkblatt mit allen relevanten Liefervorschriften ist Bestandteil der Bestellung und ist durch beide Vertragspartner zwingend zu bestätigen. Falls der Auftragnehmer eine der Vorgaben nicht erfüllen kann, kann der Auftrag seitens des Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) nicht aufrechterhalten werden.
- Verpackung
Es ist eine dem Transport und der Versandart angemessene Verpackung zu wählen, um zu gewährleisten, dass die Ware unversehrt bei der Spedition angeliefert wird und ohne Umverpackungsvorgänge an den Endempfänger (Botschaft/Generalkonsulat) im Ausland auf dem Land-, See- oder Luftweg weitergeleitet werden kann. Die Verpackung muss für den Transport in unterschiedliche Klimazonen geeignet sein.
1.1. Grundsätze
Die Verpackung darf nicht größer und aufwendiger sein, als dies zum Schutz der Ware unbedingt erforderlich ist. Füllmaterial ist auf ein Minimum zu reduzieren. Alle Versandeinheiten müssen transport- und zugriffssicher verpackt sein. Der Wareninhalt darf von außen nicht zu erkennen sein. Kartons sollen aus 3-welliger Wellpappe, nassfest verleimt und geheftet, geeignet für den Transport in unterschiedlichen Klimazonen, bestehen. Bei Versand der Ware auf Palette sind die Grundmaße der Palette einzuhalten. Vorsprünge und Überstände sollten vermieden werden, die Ware muss gegen Verrutschen während des Transports mit Stahl- oder Kunststoffband gesichert sein. EURO- und Gitterbox-Paletten werden grundsätzlich nicht getauscht, da selbige als Teil des Packstücks an den Empfänger im Ausland geliefert werden.
Sendungen, die zerbrechliche Gegenstände enthalten, sind so transportsicher zu verpacken, dass möglichst keine besondere Handhabung erforderlich ist.
Für die Kennzeichnung von Gütern, die einer besonderen Handhabung unterliegen, sind internationale Symbole gem. DIN 55 402 anzubringen (z.B. „zerbrechliches Gut“, „Oben“, usw.)
Soweit wirtschaftlich vertretbar, sollen die einzelnen Packstücke für Luftfracht nicht schwerer als 15 kg sein, um das Handling und ggf. die Weiterleitung im Empfangsland zu erleichtern. Schwere Packstücke oder Sendungen, die aus mehreren Einzelpaketen an denselben Endempfänger gehen, sind auf Palette anzuliefern.
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1.2. Verpackungen aus Holz
Soweit möglich, soll auf Verpackungen aus Holz grundsätzlich verzichtet werden. Dies gilt auch und vor allem für Paletten. Lässt sich der Einsatz einer Verpackung aus Holz nicht vermeiden, muss der Lieferant zwingend die jeweils gültigen Importvorschriften für Verpackungen und Verpackungsmaterialien aus der ISPM15 zum Zeitpunkt der Lieferung („Internationaler Standard für phytosanitäre Maßnahmen Nr. 15“) einhalten. Die jeweils gültigen Informationen zu Holzverpackungen finden Sie unter http://www.hpe.de. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass sämtliche Kosten, die aus der Nichtbeachtung dieser Vorschriften entstehen, vom Lieferanten zu tragen sind. Dies können u.a. die Kosten für die Begasung eines Containers oder für die Rückholung einer Sammelsendung und deren Folgekosten sein.
- Kennzeichnung der Packstücke
Die Kennzeichnung ist unverzichtbarer Bestandteil der Verpackung. Durch eine richtige und vollständige Markierung von Verpackungen werden die Voraussetzungen geschaffen, um falsche Handhabung, Unfälle, Falschauslieferung, Masse- und Mengenverluste sowie Zollstrafen zu vermeiden. Die Packstücke sind durch den Absender haltbar, deutlich und in einer Verwechslungen ausschließenden Weise zu kennzeichnen. Die Kennzeichnungen müssen mit den Angaben auf den Lieferpapieren/im Frachtbrief übereinstimmen.
Alte Anschriften und Zettel müssen entfernt oder deutlich durchgestrichen sein. Die derzeitige DIN-Norm 55 402 mit dem Titel „Markierung für den Versand von Packstücken“ schreibt im Teil 1 die Bildzeichen für die Handhabungsmarkierung vor und bietet im Teil 2 eine Richtlinie für die Exportverpackung. Die Befolgung der Normbestimmungen soll eine einheitliche Markierung der zu versendenden Packstücke sicherstellen.
Markierungen sollten sich grundsätzlich auf die notwendigen Angaben beschränken. Sie sind ohne Umrandung auszuführen und müssen gut lesbar sowie dauerhaft sein. Den Versandbeanspruchungen müssen sie genügen. Werden Güter umbenannt, sind sowohl die Bildzeichen als auch die Beschriftung alter Markierungen unkenntlich zu machen. Damit sollen Irrtümer und Fehlleitungen ausgeschlossen werden.
Folgende Mindestangaben sind auf dem Packstück zwingend erforderlich:
- Name und Anschrift des Absenders
- Anzahl der Packstücke (1 von X)
- Gewicht des Packstücks bzw. Gesamtgewicht der Sendung
- Empfänger gem. der Lieferanschrift aus dem Auftrag
- Bestellnummer des Auftraggebers
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Die Kennzeichnung soll mit Format DIN A5 erfolgen und dauerhaft am Packstück angebracht werden. Bei größeren Packstücken oder Palettenware soll die Kennzeichnung auf gegenüberliegenden Seiten erfolgen.
- Planung des Transportes
Für die Planung des Transports zum Endempfänger (Botschaft/Generalkonsulat) sind folgende Angaben zwingend erforderlich:
- Abmessung der Packstücke in cm (L x B x H),
- Gewicht in Kg,
- alternativ das Volumen der Sendung in cbm inklusive Verpackung
- Angabe, ob die Ware stapelbar ist.
- Angabe, ob es sich bei der Ware um Gefahrgut handelt.
Bei jeder Gefahrgutsendung muss zwingend das entsprechende Sicherheitsdatenblatt übersandt werden.
Bitte übermitteln Sie diese Angaben unbedingt zusammen mit der Auftragsbestätigung. Der Endpreis beinhaltet den Transport zum inländischen Anlieferort
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