VV-2026-0087 BfAA-ZE-BewTeilnahmebedingungen_2026-06-25.pdf

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Bewerbungs- und Teilnahmebedingungen

1. Zweck dieser Teilnahmebedingungen

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (im Folgenden auch "Auftraggeber") hat als öffentlicher Auftraggeber ein Vergabeverfahren eingeleitet. Dieses unterliegt den bei Einleitung des Verfahrens geltenden Regelungen des Vergaberechts. Die Rechtsgrundlagen des Verga- beverfahrens sind in der Bekanntmachung bzw. der Angebotsaufforderung benannt.

Diese Bewerbungs- und Teilnahmebedingungen sind Bestandteil der Unterlagen, die der Auf- traggeber den interessierten Unternehmen zur Erstellung eines Teilnahmeantrags bzw. Ange- bots bereitstellt. Sie konkretisieren den Ablauf des Vergabeverfahrens und geben Hinweise zur Erstellung eines Teilnahmeantrags bzw. Angebots.

Die vom Auftraggeber übermittelten Unterlagen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur zur Erstellung des Teilnahmeantrags bzw. Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) und Weitergabe ist ohne die Genehmigung des Auftraggebers nicht statt- haft. Für den Fall, dass ein Bewerber / Bieter oder eine Bewerber- / Bietergemeinschaft nicht zum Zuge kommt oder keinen Teilnahmeantrag / kein Angebot abgibt, sind alle Unterlagen zu vernichten. Mit der Abfassung des Teilnahmeantrags / Angebots befasste Mitarbeiter/innen sind entsprechend zur Verschwiegenheit und Vertraulichkeit zu verpflichten.

2. Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten Kirchhofstraße 1 - 2 14776 Brandenburg

3. Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Die vollständigen Vergabeunterlagen werden über die eVergabe-Plattform des Bundes1 kosten- los als Download bereitgestellt.

Bei Offenen Verfahren bzw. Öffentlichen Ausschreibungen ist ein Download der Vergabeunter- lagen ohne Registrierung möglich. Während der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist müssen sich Unternehmen selbstständig über die eVergabe-Plattform des Bundes2 im Bereich des jeweili- gen Verfahrens informieren, ob die Vergabeunterlagen vom Auftraggeber aktualisiert wurden. Registrierte Unternehmen erhalten eine entsprechende Mitteilung automatisch. Eine Registrie- rung ist über folgenden Link3 möglich.

Bei Nichtoffenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, Beschränkten Ausschreibungen oder Ver- handlungsvergaben werden die vollständigen Vergabeunterlagen an geeignete Unternehmen ebenfalls über die eVergabe-Plattform des Bundes4 übergeben.

Jedes beteiligte Unternehmen ist verpflichtet, die Vergabeunterlagen nach dem Download auf Vollständigkeit zu überprüfen.

1 https://www.evergabe-online.de 2 https://www.evergabe-online.de/search.html;jsessio- nid=4C8BE62D6988CA485B1DF30FD9BE8D69?0&ids=792#results 3 https://www.evergabe-online.info/e-Vergabe/DE/3%20Unternehmen/Erste%20Schritte/node_Erste_Schritte.html 4 https://www.evergabe-online.de

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4. Rückfragen zu den Vergabeunterlagen

Jedes Unternehmen hat sich über alle Einzelheiten des Vergabeverfahrens, die zur Teilnahme maßgebend sind, in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen. Sind die Unterlagen für das Vergabeverfahren unvollständig, nicht lesbar oder enthalten sie nach Auffassung des Unterneh- mens Unklarheiten, so hat dieses den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen und Auf- klärung zu verlangen. Unterlässt es dies, kann es sich später nicht mehr auf etwaige Unklarhei- ten in den Unterlagen berufen.

Der Auftraggeber steht für Rückfragen zur Verfügung. Rückfragen sind stets mit elektronischen Mitteln über die eVergabe-Plattform des Bundes5 unter Bezugnahme auf das jeweilige Verga- beverfahren zu stellen. Telefonische Rückfragen sind nicht zugelassen und werden nicht be- antwortet. Bei Rückfragen ist stets als Bezug die jeweilige Vergabenummer anzugeben. Diese ist in der Bekanntmachung bzw. Angebotsaufforderung benannt.

Ergänzende Informationen zu einem Vergabeverfahren (z.B. Bieterinformationen) werden auf der eVergabe-Plattform des Bundes6 bekanntgegeben bzw. allen am Vergabeverfahren betei- ligten Unternehmen mit elektronischen Mitteln übersandt. Für die Rückfrage selbst gilt dies nur, soweit dies unter Wahrung der Vertraulichkeit möglich ist. Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen gegebenenfalls auch den anderen Interessenten noch rechtzeitig mit- geteilt werden können, müssen die Rückfragen rechtzeitig beim Auftraggeber eingehen. Bei später eingehenden Fragen besteht kein Anspruch auf Beantwortung.

5. Hinweise zu Änderungsverbot

An den vom Auftraggeber übermittelten Vergabeunterlagen dürfen außer an den hierfür vorge- sehenen Stellen (Formularfeldern) keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen können zum Ausschluss führen. Soweit Bieter Erläuterungen ihres Angebots für erforderlich halten, sind diese gesondert aufzuführen.

6. Bewerber- / Bietergemeinschaften

Die Teilnahme am Vergabeverfahren als Bewerber- / Bietergemeinschaft ist zulässig. Der Ko- ordinierungsaufwand darf allerdings nicht beim Auftraggeber liegen. Ist die Einreichung eines Teilnahmeantrags bzw. die Angebotsabgabe als Bewerber- / Bietergemeinschaft beabsichtigt, so hat die Bewerber- / Bietergemeinschaft einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der im weiteren Verfahren Ansprechpartner der Bewerber- / Bietergemeinschaft für den Auftragge- ber ist. Hierfür ist eine Vertretervollmacht mit dem Angebot einzureichen.

Die Zuverlässigkeit und die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit müssen für jedes Mitglied einer Bewerber- / Bietergemeinschaft individuell nachgewiesen werden. Für die tech- nische Leistungsfähigkeit (Fachkunde) kommt es auf die Bewerber- / Bietergemeinschaft ins- gesamt an. Die in den Vergabeunterlagen geforderten Angaben und Erklärungen sind daher nur für das jeweilige Mitglied einer Bewerber- / Bietergemeinschaft einzureichen, soweit dieses Mitglied seine Leistungsfähigkeit in die gemeinschaftliche Angebotsabgabe einbringt.

BEISPIEL: Mitglied A verfügt über hinreichend qualifiziertes Personal, Mitglied B dagegen über die erforderlichen Referenzen. Mitglied A reicht die Nachweise für das Perso- nal ein. Mitglied B weist dagegen die Referenzen für die technische Leistungsfä- higkeit nach.

Es ist unzulässig, sich als Bewerber an verschiedenen Bewerbergemeinschaften zu beteiligen. Ein solches Verhalten ist als unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede zu werten und führt zum Ausschluss beider Teilnahmeanträge. Das gleiche gilt auch für Mitglieder einer Bie- tergemeinschaft, die gleichzeitig ein Angebot als einzelner Bieter einreichen.

Sofern eine Bietergemeinschaft mit der Leistungserbringung beauftragt wird, ist diese verpflich- tet, eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit gesamtschuldnerischer Haftung und be- vollmächtigtem Vertreter zu gründen.

5 https://www.evergabe-online.de 6 https://www.evergabe-online.de

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7. Form und Einreichung Ihres Teilnahmeantrags / Angebots

Teilnahmeanträge / Angebote sind in deutscher Sprache und unter Verwendung von Vordru- cken des Auftraggebers zu erstellen. Für Angaben und Nachweise, die nicht in deutscher Spra- che gefasst sind (z.B. Bescheinigungen ausländischer Behörden), sind neben Kopien der fremdsprachigen Originale auch beglaubigte deutsche Übersetzungen beizufügen.

Durch eine ausgefallene, aufwändige Gestaltung des Teilnahmeantrags bzw. Angebots entsteht kein Vorteil. Es ist darauf zu achten, dass der Teilnahmeantrag / das Angebot vollständig ist und insbesondere alle geforderten Erklärungen und Nachweise enthält. Angaben der Bieter / der Bietergemeinschaft im Angebot können nur dann durch Verweise auf Bilder, Prospektma- terial, Produktblätter oder Literatur ergänzt werden, wenn im Angebot aussagekräftig dargestellt wird, in welchem Umfang diese Anlagen für die Wertung des Angebots von Bedeutung sind. Anlagen können die geforderten Antworten oder Erklärungen nur ergänzen, nicht ersetzen. Diese Anlagen sind deutlich zu benennen und zu kennzeichnen. Bei Verweisen sind die ent- sprechenden Quellen beizufügen; geschieht dies nicht, gelten die Antworten oder Erklärungen als nicht vorgelegt. Fehlen Erklärungen oder Nachweise, so liegt es im Ermessen des Auftrag- gebers, ob es diese mit Nachfristsetzung nachfordert; ein Anspruch der Bewerber / Bieter bzw. Bewerber- / Bietergemeinschaften hierauf besteht nicht. Unvollständige Teilnahme- bzw. Ange- botsunterlagen können zum Ausschluss des Teilnahmeantrags bzw. Angebots führen!

Teilnahmeanträge / Angebote müssen rechtzeitig bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Ange- botsfrist bei der Vergabestelle vorliegen. Teilnahmeanträge bzw. Angebote die verspätet einge- hen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, es sei denn, der verspätete Eingang ist durch Umstände verursacht worden, die nicht vom Bewerber / Bieter bzw. der Bewerber / Bie- tergemeinschaft zu vertreten sind. Diese sind nachzuweisen. Individuelle Fristverlängerungen sind ausgeschlossen. Bitte beachten Sie, dass es für die Wahrung der Teilnahme- bzw. Ange- botsfrist auf den rechtzeitigen Eingang beim Auftraggeber ankommt.

Teilnahmeanträge / Angebote sind elektronisch über die eVergabe-Plattform des Bundes7 in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) einzureichen. Der Betreiber der eVergabe-Plattform8 steht für Rückfragen unter der Tel.-Nr. +49 (0)228 / 99610-1234 bzw. per E-Mail an support@bescha.bund.de zur Verfügung. Bei elektronischer Einreichung der Un- terlagen über die eVergabe-Plattform ist keine Unterschrift / elektronische Signatur erforderlich. In den Formblättern sind die Bearbeiter des Unternehmens zu benennen. Es ist wünschenswert, dass alle über die Plattform bereitgestellten Unterlagen in dem übergebenen Dateiformat bear- beitet und zurückgereicht werden, damit eine elektronische Vorgangsbearbeitung medienbruch- frei erfolgen kann (auf PDF Scans ist zu verzichten). Dies gilt insbesondere für Dateien mit den Formaten AIDF, GAEB (P84, X84), DOCX und PDF. Auf die Nutzung von ZIP-Ordnern oder vergleichbaren Dateiformaten ist zu verzichten. Weiterhin ist darauf zu achten, dass bei eingereich- ten Dateien immer eine elektronische Durchsuchbarkeit der Inhalte gewährleistet ist.

Die beim Auftraggeber eingereichten Unterlagen gehen in das Eigentum des Auftraggebers über, es sei denn, der Bewerber / Bieter bzw. die Bewerber- / Bietergemeinschaft behält sich die Rückgabe einzelner Dokumente nach Abschluss des Vergabeverfahrens ausdrücklich vor. Beabsichtigt ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft, Angaben aus seinem Angebot für die An- meldung gewerblicher Schutzrechte zu verwenden, ist darauf im Angebot ausdrücklich und un- ter genauer Bezeichnung dieser Angaben hinzuweisen.

Die Rücksendung von Mustern bzw. Proben erfolgt nur bei ausdrücklicher Anforderung und Bereitstellung von Rücksendeporto.

Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter / eine Bietergemeinschaft damit einver- standen, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot sein Name und der Auftrags- wert nach den geltenden Vergabevorschriften nachträglich bekanntgegeben werden.

8. Ablauf der Teilnahme- / Angebotsfrist

Der späteste Termin für die Einreichung der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) bzw. Angebote (Angebotsfrist) ergibt sich aus der Bekanntmachung bzw. der Angebotsaufforderung.

7 https://www.evergabe-online.de 8 Beschaffungsamt des BMI.

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9. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebots

Änderungen, Berichtigungen bzw. die vollständige Rücknahme eines Teilnahmeantrags bzw. Angebots können nur bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist vorgenommen werden. Diese sind mit elektronischen Mitteln in Textform nach § 126b BGB mitzuteilen.

10. Eignungsprüfung der Bieter

Bei Öffentlichen Ausschreibungen oder Teilnahmewettbewerben wird die Eignung eines Bewer- bers / Bieters bzw. Bewerber- / Bietergemeinschaft anhand der Eignungskriterien übergeprüft, die in der anzuwendenden Vergabevorschrift benannt sind (Gesetzliche Ausschlusskriterien) und in der Bekanntmachung des Vergabeverfahrens angegeben wurden (Zusätzliche Aus- schlusskriterien). Der Nachweis der Ausschlusskriterien wird mit einer Eigenerklärung des Be- werbers / der Bewerbergemeinschaft bzw. des Bieters / der Bietergemeinschaft erbracht. Diese ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Die Abgabe unzutreffender Erklärungen kann strafrecht- liche und zivilrechtliche Folgen bei der künftigen Vergabe öffentlicher Aufträge haben.

Ein Bewerber / Bieter kann sich – auch als Mitglied einer Bewerber- / Bietergemeinschaft – zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Dritter) bedie- nen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Dritten bestehenden Verbindungen. Der Bewerber / Bieter bzw. die Bewerber- / Bietergemeinschaft haben hierzu im Angebot entsprechende Angaben zu machen. Ein entsprechendes Formblatt kann kostenlos beim Auftraggeber angefordert werden. Dritte im Sinne dieser Regelung sind nur diejenigen, die dem Bewerber / Bieter oder der Bewerber / Bietergemeinschaft ihre Eignung "leihen" und derer sich der Bewerber / Bieter bzw. die Bewerber / Bietergemeinschaft als Auftragnehmer zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten bedienen will, die also unmittelbar im vertraglichen Pflichtenkreis des Auftragnehmers tätig werden. Nachunternehmer müssen ihre Eignung nach Maßgabe der Vergabeunterlagen nachweisen, soweit sich der Bewerber / Bieter bzw. die Be- werber- / Bietergemeinschaft auf seine bzw. ihre Leistungsfähigkeit und Fachkunde beruft. Seine Zuver- lässigkeit hat der Dritte in jedem Fall nachzuweisen.

BEISPIEL: Bieter A verfügt über die erforderlichen Referenzen, nicht jedoch über hinreichend qualifiziertes Personal. Daher bindet Bieter A das Unternehmen B als Dritten ein. Bieter A hat die geforderten Referenzen nachzuweisen. Zum Nachweis der Erfah- rungen des Personals sind die geforderten Angaben durch das Unternehmen B als Dritten einzureichen.

Eignungsprüfung in einem Teilnahmewettbewerb:

Bestandteil eines Vergabeverfahrens kann ein Teilnahmewettbewerb sein (1. Stufe des Verga- beverfahrens). Dieser dient ausschließlich der Prüfung, ob ein Bewerber bzw. eine Bewerber- gemeinschaft für die vorgesehene Leistungserbringung geeignet ist. Der öffentliche Auftragge- ber kann die Anzahl der Bewerber beschränken, die im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. In diesem Fall werden nur die am besten geeigneten Bewerber berücksichtigt. Die Anzahl ist in der Bekanntmachung des Teilnahmewett- bewerbs festgelegt. Die maßgeblichen Bewertungskriterien sind Bestandteil der Vergabeunter- lagen für den Teilnahmewettbewerb.

Der öffentliche Auftraggeber fordert die geeigneten Bewerber im weiteren Verlauf des Verga- beverfahrens zur Abgabe von Angeboten auf (2. Stufe des Vergabeverfahrens).

11. Prüfung und Wertung von Angeboten

Angebote geeigneter Bieter werden formell, inhaltlich / technisch, rechnerisch und wirt- schaftlich geprüft. Die Wertung der Angebote erfolgt grundsätzlich zu 100 % nach dem Ange- botspreis. Bedarfs- / Eventualpositionen bleiben dabei unberücksichtigt, sofern in den Vergabe- unterlagen keine andere Regelung getroffen wurde.

Sofern in einem Vergabeverfahren auch Leistungskriterien benannt worden sind, gehen diese ebenfalls in die Angebotswertung ein. Die Berechnung des Preis- / Leistungsverhältnisses richtet sich nach der in den Vergabeunterlagen benannten Berechnungsmethode gemäß der

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Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018). Nähere Informa- tionen hierzu können unter folgendem Link9 abgerufen werden.

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot.

12. Mitteilung an nicht berücksichtigte Bewerber / Bieter

Nicht berücksichtigte Bieter werden fristgerecht gemäß der gültigen Vergabevorschrift benach- richtigt.

13. Kostenerstattung für Bewerber / Bieter

Die Kosten für die Teilnahme am Vergabeverfahren einschließlich der Erstellung des Teilnah- meantrags / Angebots trägt der Bewerber / Bieter. Eine Kostenerstattung durch den Auftragge- ber erfolgt nicht. Kosten, die seitens des Bewerbers / Bieters für die Vernichtung von Vergabe- unterlagen anfallen, werden vom Auftraggeber ebenfalls nicht erstattet.

14. Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten nutzt personenbezogene Daten zur Kommu- nikation mit den Bewerbern bzw. Bietern sowie zur Bewertung der Eignung (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) derselben und zur Bewertung der Angebote (vgl. §§ 122, 127 GWB). Rechtsgrundlage ist insoweit die Erforderlichkeit zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Bun- desamts für Auswärtige Angelegenheiten liegenden Aufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) Daten- schutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

15. Nachprüfstellen

Für Vergabeverfahren nach der Bundeshaushaltsordnung (BHO), der Unterschwellenvergabe- ordnung (UVgO) sowie dem 1. Abschnitt der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A):

Auswärtiges Amt Referat Z22 (Fördermittel und Einkauf – Grundsatz und Steuerung) Werderscher Markt 1 10117 Berlin

Für Vergabeverfahren nach der Vergabeverordnung (VgV), der Vergabeverordnung Verteidi- gung und Sicherheit (VSVgV) sowie der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV):

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auf- trag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder den weiteren im Rahmen des Vergabever- fahrens zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Teilnahmefrist gegenüber dem Auftraggeber geltend gemacht werden. Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwide- rung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB):

Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes Kaiser-Friedrich-Straße 16 53113 Bonn / Deutschland Fax: 0228/9499-163

9 http://www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/UfAB/ufab_node.html

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Wirtschaftsteilnehmer, die ihren Sitz nicht in der Europäischen Union haben und deren Herkunftsstaat keine internationale Übereinkunft mit der Europäischen Union über die Gewährleistung eines gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen hat, die auch den vorliegenden Auftrag umfasst, sind zur Teilnahme an dem Verfahren zugelassen. Klarstellend wird mitgeteilt, dass sich diese Wirtschaftsteilnehmer im vorliegenden Vergabeverfahren nicht auf die Bestimmungen der einschlägigen EU- Vergaberichtlinien berufen können und ihnen keine subjektiven Rechte im Sinne von § 97 Abs. 6 GWB zustehen.

16. Hinweise zur Auftragsausführung

• Es gilt das deutsche Recht.

• Im Falle eines Zuschlags werden folgende Unterlagen zum Bestandteil des Vertrags:

1. Leistungsbeschreibung

2. Vergabeunterlagen mit Verweis darauf, dass diese Vertragsbestandteil werden,

3. Angebot des Bieters,

4. Liefer- und Geschäftsbedingungen des Bundesamtes für Auswärtige Angelegenheiten (AGB-BfAA) für die Ausführung von Leistungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen,

5. Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL, Teil B, Fas- sung 2003).

• Auf den Vertragspreis findet die Verordnung über Preise (VOPR) 30/53 Anwendung. Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten behält sich vor, eine Preisprüfung durchführen zu lassen. Diese erfolgt durch die zuständigen Preisprüfungsstellen.

• Der Auftraggeber ist zum Rücktritt aus wichtigem Grund berechtigt, wenn ein Aus- schlussgrund im Sinne der anzuwendenden Vergabevorschriften - insbesondere Vorteils- gewährung, § 333 StGB und Bestechung, § 334 StGB- vorliegt. Ebenfalls hierzu berechtigt ist er im Fall der Abgabe von Angeboten, die auf wettbewerbsbeschränkenden Absprachen im Sinne von § 298 StGB beruhen, sowie im Fall der Beteiligung an unzulässigen Wettbe- werbsbeschränkungen im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere eine Vereinbarung mit Dritten über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, über zu fordernde Preise, über die Entrichtung einer Ausfallentschädigung (Ge- winnbeteiligung oder sonstige Abgaben) und über die Festlegung von Preisempfehlungen.

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