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Wichtige Hinweise an Bieter und Kalkulatoren:
Bitte vermeiden Sie Fehler!!
Als öffentlicher Auftraggeber ist der Niersverband dazu verpflichtet, die Vorschriften des Vergaberechts einzuhalten. Dies bedingt in Teilen ein sehr formales Vorgehen bei Prüfung und Wertung von Angeboten, ohne ein Ermessen in der Entscheidung zu ha- ben.
Als Folge davon kommt es häufig zu einem Ausschluss von Angeboten aufgrund for- maler Fehler der Bieter, die oftmals leicht hätten vermieden werden können.
Die nachfolgend erläuterten Punkte sind beispielhaft erwähnt, um die Risiken formaler Fehler im Rahmen der formellen Vergabeverfahren zu verdeutlichen; neben diesen Punkten gibt es vergaberechtlich eine Vielzahl weiterer denkbarer Ausschlussgründe bei bieterseitigen Fehlern im Angebot. Auf diese weiteren Ausschlussgründe kann das Merkblatt nicht eingehen.
Auf dem Angebotsschreiben ist der Name der erklärenden Person nicht ange- geben / nicht lesbar
Eine qualifizierte bzw. fortgeschrittenen Signatur oder ein Lesegerät o.ä. ist bieterseitig für die Angebotsabgabe nicht erforderlich. Die bieterseitige Angebotsabgabe erfolgt „verschlüsselt ohne Signatur in Textform nach § 126b BGB“.
Dies erfordert die lesbare Angabe des Namens der erklärenden Person, welche die Unterlagen einreicht. Die (eingescannte) Unterschrift in der betreffenden Zeile am Ende der Datei „Angebotsschreiben“ ist nicht erforderlich und ist i.d.R. nicht lesbar und damit nicht ausreichend.
➢ lesbare Angabe des Namens der erklärenden Person unter dem Angebots- schreiben ist zwingend!
Fehlende Einheitspreise
Es sind die Preise aller Positionen (auch für alle Alternativpos.; Eventualpos.; Bedarf- spos. etc) des LV anzugeben. Das Fehlen einer einzelnen oder mehrerer Preisanga- ben kann unter bestimmten Randbedingungen geheilt werden.
Bieterangaben wie „in Position vor bereits enthalten“ bedeuten i.d.R., dass die benann- ten Preise die für die jeweiligen Leistungen tatsächlich geforderten Preise nicht voll- ständig und zutreffend wiedergeben („unzulässige Mischkalkulation“) und führen daher regelmäßig zum Ausschluss.
Bieterangaben wie ./. oder – oder Angaben wie 0,00 € oder 0,01 € geben i.d.R. Anlass zur Aufklärung durch den Niesverband. In Zweifelsfällen hat der Bieter die An- gemessenheit seiner Preise nachzuweisen, z.B. durch Einsichtgewährung in die Kal- kulation.
Datei: Wichtiger Hinweis an Bieter zur Vermeidung von Fehlern
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Hersteller und Typangaben; „oder gleichwertig“
Der Niersverband schreibt die jeweiligen Leistungen i.d.R. produktneutral aus.
In verschiedenen Positionen taucht nach einer ausführlichen, technischen Beschrei- bung und der Benennung eines Leitfabrikates (Hersteller und Fabrikat / Typ oder nur Hersteller) der Passus „o.glw.“ oder „oder gleichwertiger Art“ auf. Es folgt i.d.R. eine „Pünktchenlinie“ (Bieterstoppstelle) zur bieterseitigen Eintragung von Hersteller und Fabrikat / Typ.
Will der Bieter das beispielhaft vorgegebene Leitprodukt anbieten, so kann er entweder die Hersteller- und Produktbezeichnung wiederholen oder die Eintragung „wie ausge- schrieben“ (oder ähnliche Formulierung) verwenden oder die „Pünktchenlinien“ dieser Position leer lassen (siehe die der Ausschreibung beiliegenden Besonderen Vertrags- bedingungen das Niersverbandes BV-VOB; BV-UVgO bzw. BV-VgV Pkt. 4.4).
Vom Bieter darf eine gegenüber dem vorgegebenen Leithersteller und Fabrikat / Typ favorisierte, mindestens gleichwertige Alternative angeboten / eingetragen werden. Der Bieter muss dann aber das von ihm angebotene Produkt exakt im Angebot spezi- fizieren (genau ein Hersteller und genau ein Fabrikat / Typ). Andernfalls ist das Ange- bot unvollständig, die fehlende (= kalkulationsrelevante) Angabe kann nicht nachge- reicht werden – das Angebot wird ausgeschlossen.
Für die Prüfung der Gleichwertigkeit des bieterseitigen Produktes gegenüber dem Leit- fabrikat / Typ sind durch den Bieter prüfbare Unterlagen zu übersenden oder Hinweise auf technische Anforderungen zu erteilen, die das Alternativfabrikat erfüllt, z.B. durch einen tabellarischen Vergleich der technischen Eigenschaften zwischen Leit- und Al- ternativbenennung mit dem eindeutig erkennbaren Ergebnis mindestens gleichwertig. (Dieser Nachweis der Gleichwertigkeit kann seitens des Bieters nachgereicht werden.)
Gibt der Bieter z.B. wahlweise 2 Hersteller oder Fabrikate (preisgleich) an, so mangelt es dem Angebot an Bestimmtheit – der Bieter lässt den Niersverband im Unklaren darüber, was er tatsächlich angeboten hat; der Fehler kann nicht geheilt werden, das Angebot ist auszuschließen. (Weitere alternative Produkte können ggfs. als Nebenangebote eingereicht werden.)
Ist in einer Positionsbeschreibung kein Hersteller und Fabrikat / Typ als Leitprodukt vorgegeben und enthält die Position dennoch eine „Pünktchenlinie“ für Hersteller und Fabrikat / Typ, so sind hier seitens des Bieters zwingend vollständige, eindeutige An- gaben zum angebotenen Produkt zu machen. Es handelt sich hierbei um unbedingt erforderliche, kalkulationsrelevante Angaben, welche nicht nachgereicht oder präzi- siert werden können. Fehlende oder unvollständige Angaben führen zum Ausschluss.
Konkrete Produktvorgaben in der Leistungsbeschreibung
Bei einigen Positionen wird ggfs. das zu liefernde Produkt seitens des Niersverbandes fest vorgegeben, ohne dass der Bieter ein gleichwertiges Produkt anbieten darf. In diesen Fällen liegen belegte objektive, sach- und auftragsbezogene Gründe vor, die
Datei: Wichtiger Hinweis an Bieter zur Vermeidung von Fehlern
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eine Abweichung von der produktneutralen Beschreibung zulassen (§ 7 Abs. 2 S. 1 VOB/A bzw. § 7EU Abs. 2 S. 1 VOB/A sowie § 23 Abs. 5 UVgO bzw. § 31 Abs. 6 VgV).
Dies sind z.B. Gründe aus den Bereichen
o Lagerhaltung für Ersatzgestellung für eine Vielzahl von Betriebsbereichen, o schnelle Wiederverfügbarkeit gestörter Anlagen durch gleiche Formfaktoren (Abmessungen und Anschlussanordnung) bei Erstausstattung und Ersatzteilen, o Schulung des Personals im Umgang mit komplexen Geräten, o Schulung des Personals in Automatisierungs- / Programmiersprachen.
Gibt der Bieter dennoch ein anderes als das fest vorgegebene Produkt an, handelt es sich hierbei um eine unzulässige Änderung der Leistungsbeschreibung mit der Folge des zwingenden Ausschlusses.
Elektronische Kommunikation via Portal subreport-ELViS
Die Bereitstellung der gesamten Ausschreibungsunterlagen sowie die Kommunikation mit den Interessenten / Bietern und die Einreichung von Angebotsunterlagen erfolgt ausschließlich über das Portal subreport-ELViS.
Die Unterlagen für das Angebot sind unbedingt über die Angebotsabgabe-Funktion bei subreport-ELViS einzureichen, nicht über die normale Bieterkommunikation von sub- report-ELViS.
Der Interessent / Bieter hat dafür Sorge zu tragen, dass ihn alle vom Niersverband über das Portal subreport-ELViS zur Verfügung gestellten Informationen erreichen (z.B. Änderungen an den bereits zu Beginn vom Bieter heruntergeladenen Ausschrei- bungsunterlagen (Leistungsverzeichnisse). Daher sollte die vom Interessenten / Bieter angegebene Email-Adresse dauerhaft erreichbar sein. So werden automatische Ab- wesenheitsmeldungen, Systemmeldungen etc. wegen nicht erreichbarer Email-Adres- sen des Interessenten / Bieters vom Niersverband nicht bearbeitet.
Datei: Wichtiger Hinweis an Bieter zur Vermeidung von Fehlern