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Hinweise für Bieter zur elektronischen Angebotsabgabe
Sie möchten sich an einer Ausschreibung des Niersverbandes beteiligen und haben die Ausschreibungsunterlagen von der Vergabeplattform Subreport ELViS herunter- geladen.
Alle im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung zur Verfügung gestellten Unterla- gen, Informationen, Vertragsbedingungen, Formulare etc. haben als Dateinamen die Form:
lfd. Nr _ 100xxx _ Dateiinhalt Klartext .xyz (i.d.R. .pfd oder docx und .d83)
wobei die Bezeichnung „100xxx“ die Niersverband-Vergabenummer darstellt.
Die Datei „01_100xxx_Inhaltsverzeichnis.pdf“ stellt ein Verzeichnis der vom Niers- verband zur Verfügung gestellten Dateien dar.
Angebot (Leistungsverzeichnis)
Das vom Niersverband zu Verfügung gestellte und vom Bieter nach Möglichkeit aus- zufüllende elektronische Leistungsverzeichnis (i.d.R: 04_100xxx_Leistungsverzeich- nis wird in aller Regel eine GAEB-Datei sein mit der Endung „.d83“. Dieses Dateiformat können Sie als Bieter in die gängigen Kalkulationsprogramme einladen und ihre Preise entsprechend eingeben. Nach Vervollständigung Ihrer Preisangaben und sonstigen Angaben wie Hersteller, Typenbezeichnung, Leistungs- daten, Abmessungen, Angabe zu Hersteller / Typ etc. können Sie die Dateien ab- speichern. Die Datei erhält damit die Endung „.d84“.
Sollten Sie kein entsprechendes AVA-Programm benutzen, so können Sie z.B. über den kostenlosen Download das Heitker-Bieterprogramm BietPr32.exe erhalten (z.B. über Heitker → Service → Bieterprogramm bzw. https://heitker.de/download- bieterprogramm.php). Mit diesem Programm können Sie die erforderlichen Schritte durchführen (Öffnen der GAEB DA83-Datei; Eintragen von Preisen und techn. Anga- ben, Abspeichern als GAEB DA 84-Datei).
In dieser GAEB DA 84-Datei sind Ihre eingegebenen Daten sicher und vor Verände- rungen geschützt. Gleichzeitig ergibt sich für den Niersverband nach der Submission die Möglichkeit die Daten auszulesen und so z.B. automatisiert einen Preisspiegel etc. zu erstellen.
Sollten Sie keine entsprechende Eintragungen in die beigefügte Datei tätigen wollen / können, so können Sie das Leistungsverzeichnis auch ausdrucken, die erforderli-
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chen Angaben manuell auf Papier eintragen, das Angebot einscannen und als z.B. pdf-Datei einreichen. Die Dateibezeichnung sollte lauten: 04_100xxx_Leistungs- verzeichnis.pdf
Angebotsschreiben
In die Datei 03_100xxx_Angebotsschreiben.docx ist die Angebotssumme netto, MWSt, Angebotssumme Brutto, ggfs. Nachlass ohne Bedingungen, ggfs. Angaben zur Skontogewährung, ggfs. Verlängerung der Bindefrist, der Name der erklärenden Person (!!) etc. einzutragen und diese z.B. im docx- oder pdf-Format abzuspeichern.
Sollten Sie weitere umfangreiche Dateien einreichen, und diese in komprimierter Form (zip-Dateien) einreichen wollen, so ist unbedingt darauf zu achten, dass die Datei 03_100xxx_Angebotsschreiben losgelöst (eigenständig bleibt) und NICHT mit in das zip-Verzeichnis eingebunden wird!
Weitere Unterlagen
Die bisher übliche Einreichung der weiterführenden Unterlagen (Referenzen, Nach- weise zu Eignung, Erläuterungen, ggfs. Prospektmaterial) ist ebenfalls in elektroni- scher Form vorzunehmen. Formulare, die der Niersverband für bieterseitige Eintra- gungen zur Verfügung stellt, liegen Ihnen i.d.R. als word-Dokumente vor. An den da- für erforderlichen Stellen kann der Bieter seine Eintragungen machen und die Datei z.B. im docx- oder pdf-Format abspeichern und einreichen.
Gleiches gilt für weitere bieterseitig beigefügte Unterlagen wie Erläuterungen, Pros- pekte, Erklärungen zu Sondervorschlägen oder Nebenangeboten etc..
Einreichen der Unterlagen
Alle so vom Bieter vorbereiteten Dateien sind rechtzeitig vor der Submission auf der Vergabeplattform Subreport ELViS einzustellen. Der Vorgang des Hochladens aller Dateien muss vor dem festgesetzten Submissionstermin abgeschlossen sein.
Bis zum Beginn des festgesetzten Submissionstermins kann der Bieter sein Angebot im Portal selbstständig elektronisch zurückziehen.
Vorgehen bei der elektronischen Angebotsabgabe
Der Niersverband arbeitet mit der Vergabeplattform Subreport ELViS zusam- men. Auf der Plattform ELViS finden Sie detaillierte Informationen zur bieter- seitigen Registrierung und zum Vorgehen bei der Angebotsabgabe. Bei Problemen des Handlings wenden Sie sich bitte an die Hotline von ELViS unter 0221 / 985 78-0.
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Eine qualifizierte bzw. fortgeschrittenen Signatur oder ein Lesegerät o.ä. ist bieterseitig nicht erforderlich. Die bieterseitige Angebotsabgabe erfolgt „ver- schlüsselt ohne Signatur in Textform“. Bestehen Probleme, Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, so neh- men Sie bitte unverzüglich Kontakt mit dem Niersverband auf über das Nach- richtenfeld in der jeweiligen Maßnahme auf der Plattform ELViS. Die Bieteran- fragen werden vom Niersverband so schnell wie möglich beantwortet und ggfs. an alle Bewerber / Bieter weitergeleitet.
Registrierung des Bieters auf der Plattform Subreport ELViS Für eine Angebotsabgabe muss sich der Bieter einmalig auf der elektroni- schen Plattform ELViS kostenfrei registrieren. Dieses Registrierungsverfahren besteht zur Gewährleistung der Sicherheit aus einem mehrstufigen Verfahren durch den Bieter. Mit Abschluss der Registrierung erhält der Bieter seinen persönlichen Login-Bereich auf der Plattform.
Der Niersverband empfiehlt den Bewerbern / Bietern dringend, eine Registrie- rung bereits zum Zeitpunkt des Herunterladens der Angebotsunterlagen durchzuführen. Nur so können Sie an der ggfs. stattfindenden Kommunikation zwischen den Bewerbern und dem Niersverband über die Plattform automa- tisch teilhaben (z.B. Beantwortung von Bieterfragen, Hinweise zur Klarstellung von Unterlagen ggfs. Austausch / Aktualisierung von Seiten des Leistungsver- zeichnisses (Dateien) etc.). Stellen Sie immer sicher, dass Sie bei der Ange- botsabgabe die letztgültige Version des Leistungsverzeichnisses einreichen!
Abgabe von Angeboten und weiteren Unterlagen auf der Plattform ELViS
Anmelden in dem persönlichen Login-Bereich auf der Plattform ELViS
Aufrufen der gewünschten Ausschreibung (ELViS-ID) des Niersverbandes
Hochladen in den Angebotstresor der Plattform ELViS mindestens (!) die fol- genden Dateien:
o Ausgefülltes Angebotsschreiben (Angebotssumme, Nachlass, Anzahl Nebenangebote, Skonto-Angebot, ggfs. bieterseitige Verlängerung der Bindefrist und als Wichtigstes: erkennbare / lesbare Unterschrift bzw. Angabe des Namens der zeichnungsberechtigten Person (per PC eingetippt), welche das Angebot einreicht. Der Dateivordruck liegt als Word-Datei vor. Sie können diese Datei an
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den vorgesehenen Stellen bearbeiten und als docx- oder pdf-Datei ab- speichern und einreichen. o Leistungsverzeichnis mit ausgefüllten Einheitspreisen, Technischen Angaben etc. (i.d.R. als GAEB-D84-Datei) Der Dateivordruck liegt als GAEB-D83 vor. Sie können diese Datei an den vorgesehenen Stellen bearbeiten und als GAEB-D84-Datei abspei- chern und einreichen. o Ausgefüllte Nachunternehmererklärung (sofern zutreffend) Der Dateivordruck liegt als Word-Datei vor. Sie können diese Datei an den vorgesehenen Stellen bearbeiten und als docx- oder pdf-Datei ab- speichern und einreichen. o Darstellung, Erläuterung und Angabe von Preisen zu bieterseitigen Ne- benangeboten (sofern zugelassen)
Die Datei / Unterlagen sind bieterseitig zu erstellen und in elektroni- scher Form einzureichen.
Darüber hinaus sind nach Möglichkeit die folgenden Dateien hochzuladen:
o Ausgefüllte Eigenerklärung (Referenzen, Nichtvorliegen von Aus- schlussgründen, Erklärungen zur Bietergemeinschaft, ….) Der Dateivordruck liegt als Word-Datei vor. Sie können diese Datei an den vorgesehenen Stellen bearbeiten und als docx- oder pdf-Datei ab- speichern und in elektronischer Form einreichen. o Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen des NV mit den einge- tragenen Angaben zur Entsorgung von entstehenden Abfällen (ZTV Punkt: 8)
Der Dateivordruck liegt als Word-Datei vor. Sie können diese Datei an den vorgesehenen Stellen bearbeiten und als docx- oder pdf-Datei ab- speichern und in elektronischer Form einreichen. o Informationen, Erläuterungen, Produktblätter, Gleichwertigkeitsnach- weise, Firmenbroschüren …… Die Datei / Unterlagen sind bieterseitig zu erstellen und in elektroni- scher Form einzureichen.
Nach Abschluss des Hochladens aller Dateien erhält der Bieter eine (elektro- nische) Bestätigung von ELViS.
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann der Bieter jederzeit Dateien austau- schen, ergänzen, herausnehmen oder sein Angebot ganz zurückziehen.
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Damit reicht der Bieter sein Angebot verschlüsselt ohne Signatur in Textform nach § 126 b BGB“ ein. Dies ist vergleichbar mit dem heutigen per Postweg zugesandten, ausgedruckten und unterzeichneten Angebot, nämlich als unveränderbares, para- phiertes schriftliches Dokument.
Am Ende der Angebotsphase wird der elektronische Angebots-Tresor, in dem die Angebote verschlüsselt gespeichert sind, von den Mitarbeitern der Vergabestelle des Niersverbandes im Vier-Augen-Prinzip geöffnet. Anschließend sind die Angebote der Bieter für die Vergabestelle unverschlüsselt im Klartext sichtbar.
Nach der Submission
Unmittelbar nach Abschluss der Submission erhält bei VOB-Ausschreibungen der Bieter Einsicht in das Submissionsprotokoll. Die Niederschrift wird allen Bietern auf der Plattform ELViS zur Verfügung gestellt. Eine Übersendung per Post , Fax oder eMail erfolgt nicht. Aus vergaberechtlichen Gründen wird das Submissionsergebnis bei Ausschreibun- gen nach VgV und UVgO nicht bekanntgegeben.
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