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LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb

(Vorbemerkungen zum Leistungsverzeichnis)

Baumaßnahme Vergabenummer 26-242 E LWL - Liegenschaften in Westfalen-Lippe: Rahmenverträge

Leistung Errichten, Erweitern und Instandhalten von Gefahrmeldeanlagen

Vorbemerkungen zum Leistungsverzeichnis Lose 01-07

Inhalt

Inhalte der Ausschreibung ................................................................................................................................................................ 1

Vertragslaufzeiten und Schätzmengen ........................................................................................................................................ 2

Auftraggeber und Beauftragungen ............................................................................................................................................... 2

Grundlagen der Leistungserbringung .......................................................................................................................................... 2

Auftragserstellung, Einzelaufträge, Rechnungsstellung ........................................................................................................ 3

Für sämtliche Positionen gilt: ........................................................................................................................................................... 4

Richtlinien und Standards des LWL ............................................................................................................................................... 4

Vorbemerkungen Instandhaltungsleistungen .......................................................................................................................... 4

Hinweise Inspektion: ........................................................................................................................................................................... 5

Hinweise Begehung: ............................................................................................................................................................................ 5

Hinweise Wartung: ............................................................................................................................................................................... 6

Hinweise jährliche Funktionsprüfung: .......................................................................................................................................... 6

Komponententausch ........................................................................................................................................................................... 6

1 Inhalte der Ausschreibung Gegenstand der Ausschreibung sind Liefer-, Erweiterungs-, Instandhaltungs- und Serviceleistungen für die an mehreren Standorten des LWL bestehenden Brand- und Einbruchmeldeanlagen (BMA/EMA) einschließlich der zugehörigen Anlagentechnik und Peripherie. Das Einsatzgebiet der ausgeschriebenen Leistungen ergibt sich aus dem beigefügten Anhang ‚Einzugsgebiet‘ Die bestehenden Anlagen basieren auf Systemkomponenten des Herstellers ESSER by Honeywell. Die zu liefernden und einzusetzenden Komponenten müssen mit der vorhandenen Anlagentechnik kompatibel sein und den bestimmungsgemäßen Betrieb sowie die Erweiterbarkeit und Instandhaltung der bestehenden Anlagen gewährleisten.

Der Leistungsumfang umfasst insbesondere die Lieferung, Montage, Erweiterung, Inbetriebnahme, Instandhaltung und Prüfung der Brand- und Einbruchmeldeanlagen einschließlich der erforderlichen Peripherie, insbesondere Zentralen, Melder, Alarmierungs- und Übertragungseinrichtungen sowie sonstiger für den sicheren und bestimmungsgemäßen Anlagenbetrieb erforderlicher Komponenten.

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Darüber hinaus umfasst der Leistungsumfang Serviceleistungen zur Störungsbeseitigung. Der AN hat hierfür einen durchgehend erreichbaren 24-Stunden-Entstörungsdienst vorzuhalten und Störungen innerhalb der festgelegten Reaktions- und Ausführungsfristen zu bearbeiten. Für die regulären LWL- Servicezeiten Montag bis Freitag, 08:30 bis 15:30 Uhr, sowie außerhalb dieser Zeiten im Rahmen der 24- Stunden-Bereitschaft ist eine direkt erreichbare und besetzte Service-Hotline bzw. Servicenummer bereitzustellen.

Weitere Anforderungen und Rahmenbedingungen sowie die jeweils geltenden Reaktions-, Ausführungs-, Prüf- und Instandhaltungsfristen sind den Vorbemerkungen, Leistungsbeschreibungen und besonderen Vertragsbedingungen der jeweiligen Titel zu entnehmen.

2 Vertragslaufzeiten und Schätzmengen Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und wird für eine feste Grundlaufzeit von 24 Monaten geschlossen. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere 12 Monate, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten zum jeweiligen Vertragsende in Textform gekündigt wird. Die automatische Verlängerung ist auf maximal zwei Verlängerungszeiträume begrenzt. Die maximale mögliche Gesamtlaufzeit des Vertrages beträgt somit 48 Monate.

Die in den Vergabeunterlagen ausgewiesenen Schätzmengen stellen den voraussichtlichen Bedarf für die Laufzeit von 12 Monaten dar.

Die Schätzmengen dienen ausschließlich als Kalkulationsgrundlage für die Angebotsabgabe und begründen weder einen Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf oder Abnahme bestimmter Mengen noch eine Verpflichtung des Auftraggebers zur vollständigen Ausschöpfung der angegebenen Mengen.

3 Auftraggeber und Beauftragungen Auftraggeber ist der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), vertreten durch den LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb (LWL-BLB), welcher den Rahmenvertrag zentral führt. Abrufberechtigt sind sämtliche Dienststellen und Einrichtungen des LWL, die innerhalb des im beigefügten Anhang ‚Einzugsgebiet‘ definierten Bereichs liegen. Beauftragungen erfolgen ausschließlich durch Einzelaufträge (Abrufe) aus diesem Rahmenvertrag zu den vereinbarten Konditionen; eines erneuten Vergabeverfahrens für den einzelnen Abruf bedarf es nicht.

4 Grundlagen der Leistungserbringung Bei erstmaliger Kontaktaufnahme mit der jeweiligen Einrichtung des LWL sind die dort geltenden Sicherheitsanforderungen und besonderen örtlichen Gegebenheiten zwingend abzufragen. Der Auftragnehmer hat sich vor Beginn der Leistungserbringung mit den für die jeweilige Einrichtung geltenden Verhaltens- und Sicherheitsvorgaben vertraut zu machen und diese einzuhalten. Aufgrund der unterschiedlichen Nutzungsarten der Liegenschaften, insbesondere Schulen, Museen, Kliniken oder Einrichtungen des Maßregelvollzugs, können zusätzliche Anforderungen bestehen. Hierzu zählen beispielsweise die Vorlage erweiterter Führungszeugnisse, die Teilnahme an Sicherheitsunterweisungen, die Einhaltung von Begleitpflichten, Foto- und Mobilgeräteverbote sowie besondere Vorgaben für den Umgang mit Werkzeugen, Schlüsseln oder sonstigen Arbeitsmitteln. Sämtliche Arbeiten sind vor ihrer Ausführung verbindlich mit dem zuständigen Personal der jeweiligen Einrichtung vor Ort abzustimmen. Grundsätzlich sind die Arbeiten an Schulen ausschließlich während der Ferien bzw. an unterrichtsfreien Tagen und an Museen grundsätzlich montags bzw. an Tagen ohne Publikumsverkehr auszuführen. Arbeiten in Kliniken sind ebenfalls rechtzeitig vorab mit dem zuständigen Personal abzustimmen, um insbesondere die erforderliche Bereitstellung von Begleitpersonal sowie die Durchführung gegebenenfalls erforderlicher

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organisatorischer oder sicherheitsrelevanter Maßnahmen sicherzustellen. Abweichende Ausführungstage sind nur nach vorheriger Abstimmung und Zustimmung durch das zuständige Personal der jeweiligen Einrichtung zulässig. Der Auftragnehmer hat sämtliche für die konkrete Leistungserbringung maßgeblichen Anforderungen und Vorgaben rechtzeitig vor Leistungsbeginn bei der jeweiligen Einrichtung einzuholen, die hierfür erforderlichen Nachweise und Unterweisungen zu veranlassen und die Vorgaben während der gesamten Leistungserbringung einzuhalten. Etwaige hieraus resultierende organisatorische Anforderungen sind bei der Leistungserbringung entsprechend zu berücksichtigen.

Die Leistungen sind nach den zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften, allgemein anerkannten Regeln der Technik, einschlägigen Normen und Richtlinien sowie den Herstellerangaben auszuführen. Grundlage der Leistungserbringung bilden insbesondere die nachfolgend aufgeführten Regelwerke in ihrer jeweils gültigen Fassung:

DIN 14675 Brandmeldeanlagen, DIN VDE 0833 Normenreihe für Gefahrenmeldeanlagen, DIN EN 54 Normenreihe für Komponenten von Brandmeldeanlagen, DIN EN 50131 Normenreihe für Einbruch- und Überfallmeldeanlagen, DIN EN 16763 Dienstleistungen für Brandsicherheitsanlagen und Sicherheitsanlagen; VdS 2095 und VdS 2311, die Hersteller- und Wartungsvorgaben, örtliche Anschlussbedingungen (TAB/AB BMA) sowie behördliche Auflagen, jeweils in der geltenden Fassung.

Die Wartungs-, Inspektions- und Instandhaltungsleistungen umfassen sämtliche nach den jeweils geltenden gesetzlichen, technischen und einschlägigen Regelwerken vorgeschriebenen Prüf- und Wartungsumfänge, einschließlich erforderlicher Begehungen, Funktionsprüfungen, 100-%-Prüfungen innerhalb der vorgesehenen Wartungszyklen, Einhaltung der Wartungsintervalle sowie der vollständigen Dokumentation. Die Leistungen sind ausschließlich durch fachkundiges und entsprechend qualifiziertes Personal auszuführen. Je nach Leistung sind insbesondere die Anforderungen und Zertifizierungen nach DIN 14675 bzw. DIN EN 16763 maßgeblich. Die für die Leistungen verantwortliche Fachkraft ist zu benennen; erforderliche Qualifikations- und Befähigungsnachweise sind dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen. Erforderliche Arbeiten an schwer zugänglichen Stellen und in größeren Arbeitshöhen sowie notwendige Abschaltungen oder Außerbetriebnahmen von Anlagenteilen einschließlich ordnungsgemäßer Wiederinbetriebnahme und Funktionsprüfung sind mit der jeweiligen Leistung abgegolten. Sämtliche Personal-, Arbeits-, Fahrt- und sonstigen Nebenkosten sind in die Einheitspreise einzukalkulieren. Die Funktionsfähigkeit, Betriebssicherheit und Verfügbarkeit der Gefahrenmeldeanlagen sind während und nach der Leistungserbringung sicherzustellen.

5 Auftragserstellung, Einzelaufträge, Rechnungsstellung Auftragsersteller ist die im jeweiligen Einzelauftrag benannte abrufende Dienststelle. Der Einzelauftrag benennt mindestens den Leistungsort, den Leistungsumfang unter Bezugnahme auf das Leistungsverzeichnis dieses Rahmenvertrags, den Ansprechpartner der abrufenden Dienststelle sowie ggf. die maßgeblichen Ausführungsfristen und Ausführungszeiträume. Der Rechnungsempfänger wird ebenfalls verbindlich im Einzelauftrag angegeben. Für jeden Arbeitseinsatz ist eine gesonderte digitale Rechnung zu erstellen.

Rechnungen über erbrachte Service- und Störungsbeseitigungsleistungen sind nach erfolgreichem Abschluss des jeweiligen Arbeitseinsatzes zeitnah per E-Mail zu übermitteln. Rechnungen sind ausschließlich an den im jeweiligen Einzelauftrag benannten Rechnungsempfänger zu richten. Für jeden vom Auftragnehmer ausgeführten Einzelauftrag ist die hierfür vom Auftraggeber vergebene Auftragsnummer zwingend auf der Rechnung anzugeben.

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Jede Rechnung ist einschließlich sämtlicher zugehöriger Anlagen und Nachweise zwingend als eine zusammenhängende PDF-Datei zu übermitteln. Die ausgeführten Leistungen sind in den vorzulegenden Serviceberichten eindeutig den jeweiligen LV-Positionen zuzuordnen. Hierfür sind zwingend die entsprechenden LV-Positionsnummern sowie die zugehörigen Positions- bzw. Kurztextbezeichnungen anzugeben. Die vollständigen Angaben sind Bestandteil der prüffähigen Rechnungsunterlagen und Voraussetzung für die ordnungsgemäße Rechnungsprüfung. Eine Übersicht der maßgeblichen Rechnungsempfänger und der für die Rechnungsübermittlung vorgesehenen E-Mail-Adressen ist diesem Leistungsverzeichnis als Anlage beigefügt. Rechnungen, die den vorstehenden Anforderungen nicht entsprechen, können zurückgewiesen werden. Die Zahlungsfrist beginnt in diesem Fall erst mit Zugang einer ordnungsgemäßen Rechnung.

6 Für sämtliche Positionen gilt: Mit den Einheitspreisen sind sämtliche für die vollständige, funktions- und betriebsfertige Ausführung der Anlage erforderlichen Lieferungen, Leistungen und Nebenleistungen abgegolten. Hierzu gehören insbesondere alle Materialien, Klein- und Befestigungsmaterialien sowie sämtliche Anschaltungs-, Programmierungs- und Inbetriebnahmearbeiten gemäß den Anforderungen des Betreibers. Diese Leistungen sind vollständig in die jeweiligen Positionen einzukalkulieren.

7 Richtlinien und Standards des LWL Nach Auftragserteilung erhält der Auftragnehmer die für die konkrete Leistung erforderlichen detaillierten Informationen und Vorgaben zur Einbringung, Inbetriebnahme und ggf. Anbindung von IoT-Geräten an die bestehende IT- und Netzwerkinfrastruktur.

8 Vorbemerkungen Instandhaltungsleistungen Die nachfolgenden Instandhaltungsleistungen umfassen Begehungen, Inspektionen, Wartungen und Funktionsprüfungen an Gefahrenmeldeanlagen (GMA). Die Leistungen sind nach den jeweils geltenden einschlägigen gesetzlichen, technischen und sonstigen maßgeblichen Vorschriften und Regelwerken auszuführen. Für Brandmeldeanlagen (BMA) sind insbesondere die Normenreihen DIN VDE 0833 und DIN 14675, für Einbruchmeldeanlagen (EMA) insbesondere die Normenreihe DIN VDE 0833 und DIN EN 50131 zu beachten. Bei VdS-attestierten Anlagen sind zusätzlich die jeweils maßgeblichen VdS-Anforderungen einzuhalten. Soweit anwendbar, sind die Anforderungen der PrüfVO zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer (AN) übernimmt im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs die fachgerechte und fristgerechte Durchführung der beschriebenen technischen und operativen Instandhaltungsleistungen einschließlich der erforderlichen Prüfungen, Wartungen, Funktionsprüfungen und Dokumentationen. Die Betreiberstellung und die damit verbundenen Betreiberpflichten des Auftraggebers (AG) bleiben unberührt. Übertragen werden ausschließlich die im Leistungsumfang beschriebenen Instandhaltungsaufgaben und -pflichten. Die Leistungen sind in annähernd gleichmäßigen, wiederkehrenden Intervallen viermal jährlich durchzuführen (Jan.–März, Apr.–Juni, Juli–Sept., Okt.–Dez.). Der jährliche Gesamtumfang der Wartungsleistungen (100 %) ist dabei grundsätzlich gleichmäßig auf die vier Termine (je ca. 25 %) zu verteilen. Brandmeldezentralen, Hauptmelder und Übertragungseinrichtungen der BMA sowie Einbruchmeldezentralen, Bedienteile, Scharfschalteinrichtungen und Übertragungseinrichtungen der EMA sind bei jedem Wartungstermin auf ihre Funktionsfähigkeit zu prüfen. Die Leistungen können im Rahmen eines gemeinsamen Vor-Ort-Termins erbracht werden und begründen keinen Anspruch auf gesonderte Termine oder eine gesonderte Vergütung. Der AN hat den Betreiber vor Beginn der Wartungsarbeiten über erforderliche vorübergehende Außerbetriebnahmen oder Abschaltungen von Anlagenteilen zu informieren und diese mit ihm abzustimmen. Für die Dauer der Abschaltung von BMA ist, sofern keine anderweitigen Maßnahmen

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vereinbart werden, eine Brandwache zu stellen. Dies kann über die passende Position "Wartungshelfer Normalzeit" für den tatsächlichen Zeitraum der Leistungserbirungen verrechnet werden. Dies gilt insbesondere für die Abschaltung von Übertragungseinrichtungen sowie externen Steuerungen und Ansteuerungen. Nach Abschluss der Arbeiten sind die betroffenen Anlagenteile ordnungsgemäß wieder in Betrieb zu nehmen und auf ihre Funktionsfähigkeit zu prüfen. Der Betreiber bzw. das hierfür unterwiesene Personal ist über den Abschluss der Arbeiten und die ordnungsgemäße Wiederinbetriebnahme zu informieren. Erforderliche Bestätigungen bzw. Unterschriften sind einzuholen. Festgestellte Mängel, Abweichungen, Beeinträchtigungen sowie sonstige relevante Feststellungen sind nachvollziehbar in Prüf- bzw. Wartungsberichten zu dokumentieren und dem AG unverzüglich mitzuteilen. Für die Dokumentation sind zwingend die jeweiligen LV-Positionsnummern sowie die zugehörigen Positions- bzw. Kurztextbezeichnungen zu verwenden. Dies gilt auch für verbaute, jedoch nicht angeschlossene oder augenscheinlich funktionslose Komponenten. Vor weitergehenden Maßnahmen ist hierzu die Zustimmung des AG einzuholen. Die Berichte sind nach Abschluss der Arbeiten digital zu übermitteln und durch das ausführende Personal des AN sowie den zuständigen Mitarbeiter des AG durch Name und Unterschrift zu bestätigen. Alternativ können die vom AG bereitgestellten Unterlagen, insbesondere Prüf- und Wartungspläne für Melder und Steuerungen, verwendet werden. Der AN hat für jede Anlage, sofern nicht vorhanden, die erforderlichen Betriebsbücher bereitzustellen und bei Wartungen, Änderungen oder sonstigen Eingriffen vollständig, fortlaufend und nachvollziehbar zu führen. Sämtliche relevanten Feststellungen, Maßnahmen, Außerbetriebnahmen und Wiederinbetriebnahmen sind darin zu dokumentieren.

Der AN hat spätestens vier Wochen vor Beginn der Ausführung einen Jahresterminplan mit den vorgesehenen Kalenderwochen vorzulegen. Die genauen Termine sind den betroffenen Liegenschaften anhand von konkreten Daten und Uhrzeiten mindestens fünf Werktage vor Ausführung mitzuteilen.

9 Hinweise Inspektion: Die Inspektion der BMA ist wie vorab beschrieben durchzuführen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:

• Prüfung der Brandmeldezentrale einschließlich Energieversorgung sowie der für die bestimmungsgemäße Funktion erforderlichen Übertragungswege
• Prüfung der Anzeige-, Bedien-, Steuer- und Schalteinrichtungen
• Prüfung der Signalgeber -Prüfung mindestens eines Melders je Übertragungsweg einschließlich der ordnungsgemäßen Anzeige und Übertragung der Meldung
• Prüfung mindestens eines Kontakts der Verschlussüberwachung, soweit Bestandteil der BMA -Überprüfung der BMA auf störende Beeinflussungen, insbesondere infolge geänderter Raumnutzungen sowie baulicher, raumgestalterischer oder technischer Veränderungen. Darüber hinaus sind sämtliche auf die BMA aufgeschalteten Steuer- und Melde- ein- und -ausgänge von Fremdanlagen, wie u.a. Aufzugssteuerungen und Fluchttürsteuerungen auf ordnungsgemäße Funktion zu prüfen.

10 Hinweise Begehung: Die Begehung der BMA und der überwachten Bereiche ist wie vorab beschrieben durchzuführen. Im Rahmen der Begehung sind insbesondere betriebsbedingte, bauliche oder nutzungsbedingte Veränderungen sowie Veränderungen der Umgebungsbedingungen und der Raumnutzung festzustellen, die zu einer Beeinträchtigung der bestimmungsgemäßen Funktion der BMA führen können.

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11 Hinweise Wartung: Die Wartung der BMA ist wie vorab beschrieben durchzuführen. Die Wartung umfasst insbesondere:

• Reinigung und Pflege der Anlagenteile
• erforderliche Justierung, Neueinstellung und Abgleich von Bauteilen und Komponenten
• erforderliche Melderrückführungen
• Überprüfung des ordnungsgemäßen Zustands und der bestimmungsgemäßen Funktion der Anlage
• Durchführung der vom Hersteller vorgegebenen Wartungsarbeiten
• erforderlichen Austausch von Verschleiß- und Verbrauchskomponenten entsprechend den Herstellerangaben und den jeweils zulässigen Austauschfristen.

12 Hinweise jährliche Funktionsprüfung: Die durchzuführenden Wartungs- bzw. Funktionsprüfungen sind wie vorab beschrieben durchzuführen. Hierzu gehören insbesondere:

• Auslösung sämtlicher zerstörungsfrei prüfbarer automatischer Brandmelder einschließlich Überprüfung der ordnungsgemäßen Anzeige und eindeutigen Zuordnung der jeweiligen Melderherkunft
• Überprüfung der äußeren Verbindungen, die ausschließlich Melder enthalten, welche nicht zerstörungsfrei prüfbar sind
• Prüfung der Ansteuereinrichtungen einschließlich der zugehörigen Steuereinrichtungen auf ordnungsgemäße Funktion
• Prüfung sämtlicher zerstörungsfrei prüfbarer Kontakte der Verschlussüberwachung, soweit Bestandteil der BMA.

13 Komponententausch Betroffen sind unter anderem Melder-, Akku-, Batterie und Filtertausch. Der Austausch bzw. die Erneuerung automatischer Melder einschließlich der Melderkennzeichnung ist bei Erreichen der jeweils zulässigen Nutzungs- bzw. Austauschfristen je Anlage, bis zu einer Wertgrenze von 595,00 € netto ohne gesonderte schriftliche Beauftragung des AG auszuführen. Vor Überschreitung der Wertgrenze ist der AG zu informieren, da Leistungen oberhalb der Wertgrenze erst nach Abstimmung und entsprechender schriftlicher Beauftragung durch den AG ausgeführt werden dürfen. Akkumulatoren und Batterien von Anlagenteilen sowie mechanische Filter von Rauchansaugsystemen sind entsprechend den Herstellerangaben und den jeweils zulässigen Austauschfristen unaufgefordert auszutauschen. Sämtliche Austausch- und Erneuerungsvorgänge sind im Betriebsbuch der jeweiligen Anlage nachvollziehbar zu dokumentieren. Die ordnungsgemäße Entsorgung bzw. Wiederverwertung sämtlicher im Rahmen der Leistungen ausgebauter Komponenten und Bauteile obliegt dem AN. Die ausgebauten Komponenten sind vorrangig einer ordnungsgemäßen Wiederverwertung zuzuführen. Soweit eine Wiederverwertung nicht möglich ist, sind diese fachgerecht und unter Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften zu entsorgen. Dem AG ist die ordnungsgemäße Entsorgung durch geeignete Entsorgungsnachweise zu belegen. Die Nachweise sind dem AG bzw. dem Betreiber und vorzulegen. Die jeweiligen LV-Positionen sind einschließlich sämtlicher Material-, Personal- und Lohnkosten sowie aller Kosten für Ausbau, Transport, Entsorgung bzw. Wiederverwertung vollständig anzubieten.

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