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Datenschutzrechtliches Informationsschreiben (Stand: November 2022)

Informationen nach Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung

Erhebung von personenbezogenen Daten

Angaben zur verantwortlichen Stelle

Angaben zur Datenverarbeitung

Neben unternehmensbezogenen Daten verarbeitet die beschaffende Organisationseinheit der Region Hannover im Rahmen der Durchführung sowie Koordination von Vergabeverfahren und der Vergabe öffentlicher Aufträge auch personenbezogene Daten. Zwecke der Verarbeitungstätigkeit Ihre personenbezogenen Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)1 zum Zwecke der Durchführung und Abwicklung von Vergabeverfahren im Vergabemanagementsystem verarbeitet. Dies umfasst insbesondere, aber nicht ausschließlich, die folgenden Verarbeitungsvorgänge: • Authentifikation des Nutzenden, • Kommunikation (u.a. Erfassung von Kontaktdaten), • Anforderung und Verarbeitung von Eignungsnachweisen, • Vertragsanbahnung, -abschluss und Durchführung von Verträgen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Die Beschaffungstätigkeit der Verantwortlichen, innerhalb der personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt im Zusammenhang mit den öffentlichen Aufgaben, die die verantwortliche Stelle auf der Grundlage der gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und zu gewährleisten hat. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten sowie rechtlichen Verpflichtungen ist § 3 S. 1 Nr. 1 bzw. § 17 Abs. 1 Nr. 4 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG)2. Dabei werden u.a. folgende personenbezogene Daten verarbeitet und entsprechend in der internen Dokumentation hinterlegt: • Kontaktdaten (Personalien, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) von Ansprechpersonen des Bieterunternehmens und von Bietern bzw. Bewerberunternehmen und Bewerbern, soweit es sich dabei um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, • Daten zur Qualifikation bzw. Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieter- /Bewerberunternehmens bzw. Bieters/Bewerbers (bspw. Angaben zu wirtschaftlichen

1 Verordnung (EU) 2016/679 des europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016. 2 Niedersächsisches Datenschutzgesetz in der jeweils gültigen Fassung.

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Datenschutzrechtliches Informationsschreiben (Stand: November 2022)

Verhältnissen, Nationalität, Gesundheit, strafrechtlichen Verfolgungen und Steuerstraftaten), • Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen und die jeweiligen Kontaktdaten der Ansprechpersonen des Referenzgebers, • Auskunft aus dem Wettbewerbsregister über den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll (§ 6 Abs. 1 WRegG3). Dies ist bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ab einer Netto- Auftragssumme von 30.000 EUR verpflichtend. Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, die die verantwortliche Stelle im Rahmen der Geschäftsbeziehung von Ihnen erhält. Zudem werden – soweit für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich – personenbezogene Daten verarbeitet, die aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse) zulässigerweise gewonnen oder die von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) übermittelt werden. Angabe der Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die verantwortliche Stelle nutzt für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren ein Vergabemanagementsystem, das insbesondere der Dokumentation und der medienbruchfreien Abwicklung des fortlaufenden Vergabeverfahrens dient. Zwischen dem Systemanbieter und der Region Hannover besteht ein Auftragsverarbeitungsverhältnis im Sinne von Art. 28 DSGVO. Der Systemanbieter hat seinerseits die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu gewährleisten. Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist. Zu diesen Vorgängen können insbesondere gehören: • Unterrichtung der unterlegenen Bieter nach § 16 NTVergG4 und § 134 GWB5, • Information unterlegener Bieter auf Antrag (§ 62 Abs. 2 VgV6 bzw. § 19 Abs. 2 VOB/A7 oder § 46 Abs. 1 UVgO8) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, • Elektronische Information zur Öffnungsniederschrift an die Bieter (§ 14 Abs. 6 S. 1 VOB/A sowie § 14 Abs. 6 S. 1 EU VOB/A) in Form einer Aufstellung über die ungeprüften Ergebnisse der Angebotsöffnung, • Information über vergebene Aufträge auf www.hannover.de bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb, Freihändigen Vergaben oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Netto-Auftragswert von 25.000 EUR (u.a. § 30 Abs. 1 UVgO), • Information über vergebene Aufträge und abgeschlossenen Rahmenvereinbarungen an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union bei europaweiten Ausschreibungen (§ 39 VgV), • Information über Auftragsänderungen an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (§ 132 Abs. 2 und Abs. 5 GWB), • Information an das Rechnungsprüfungsamt der verantwortlichen Stelle durch Einsicht in die gesamte Vergabeakte, • Information zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammern, Nachprüfungsstellen, Gerichte oder Aufsichtsbehörden).

3 Wettbewerbsregistergesetz in der jeweils gültigen Fassung. 4 Nds. Tariftreue- und Vergabegesetz in der jeweils gültigen Fassung. 5 Gesetz gegen in der jeweils gültigen Fassung. 6 Vergabeverordnung in der jeweils gültigen Fassung. 7 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A in der jeweils gültigen Fassung. 8 Unterschwellenvergabeordnung in der jeweils gültigen Fassung.

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Mögliche Folgen bei Nichtbereitstellung personenbezogener Daten

Sofern Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht oder nicht vollständig bereitstellen, deren Erhebung aber gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, erfolgt unter Umständen ein Angebotsausschluss. Hinweis über eine Übermittlung in ein Drittland oder eine internationale Organisation Die verantwortliche Stelle sieht keine Übermittlung der personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation vor. Dauer der Datenspeicherung Der Speicherzeitraum beginnt mit der erstmaligen Speicherung der personenbezogenen Daten, der Zeitpunkt der Speicherung entspricht in der Regel dem Zeitpunkt der Datenerhebung. Die Region Hannover speichert Ihre personenbezogenen Daten bis zur vollendeten Auflösung eines bestehenden Vertragsverhältnisses. Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gilt nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben ein Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren. Die Aufbewahrungszeit kann – in Abhängigkeit von Vorgaben anderer Rechtsvorschriften – im Einzelfall auch über diesen Zeitraum hinausgehen. Hinweis über eine automatisierte Entscheidungsfindung

Die betroffene Person wird keiner teilweise oder ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen. Ihre Rechte Sie können gegenüber der Region Hannover folgende Rechte geltend machen.

Darüber hinaus steht es Ihnen gem. Art. 77 Abs. 1 DSGVO unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe frei, bei der bzw. dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen Ihr Beschwerderecht geltend zu machen.

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