Ausschreibung_Energiesparmodell_Kitas_DRK_Bremen_Offenes_Verfahren_Vergabeverfahren (002).docx

LEISTUNGSBESCHREIBUNG UND VERGABEUNTERLAGEN

EU-weites offenes Verfahren

gemäß § 15 VgV

Vergabeverfahren

Inhalt

1 Vergabeverfahren

1.1 Verfahrensart und Ablauf

Bei der ausgeschriebenen Leistung handelt es sich um eine Dienstleistung im Sinne der Vergabeverordnung (VgV) in Verbindung mit Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die Vergabe wird vollständig elektronisch über die Vergabeplattform durchgeführt. Die Vergabeunterlagen werden dort unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung gestellt.

1.2 Angebotsunterlagen und Angebotsabgabe

Mit Ablauf der Angebotsfrist ist ein vollständiges, rechtsverbindliches Angebot elektronisch einzureichen. Das Angebot muss sämtliche für die Prüfung und Wertung erforderlichen Unterlagen enthalten.

Zum Angebot gehören insbesondere:

• vollständig bepreiste Leistungs- bzw. Preisunterlagen mit Gesamtpreis (brutto)
• schriftliches Konzept zur Arbeitsmethodik gemäß Ziffer 1.4.3
• Eigenerklärungen und Nachweise zur Eignung gemäß Ziffer 1.3
• Benennung der Projektleitung, der stellvertretenden Projektleitung und des für die Leistung vorgesehenen Projektpersonals einschließlich Kurzprofilen, Qualifikationen, Aufgaben im Projekt und Angaben zu persönlich bearbeiteten vergleichbaren Projekten
• Unternehmensreferenzen zu vergleichbaren Leistungen gemäß Ziffer 1.3.3

Bietergemeinschaften und der Einsatz von Unterauftragnehmern bzw. Eignungsleihe sind nach den vergaberechtlichen Bestimmungen zulässig. Soweit sich ein Bieter auf Kapazitäten anderer Unternehmen beruft, sind die hierfür erforderlichen Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot bzw. auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen.

1.3 Eignung und Ausschlussgründe

Die Eignungsprüfung erfolgt im offenen Verfahren für alle Bieter, die ein Angebot eingereicht haben. Eine Punktewertung oder Rangfolge der Bieter im Rahmen der Eignungsprüfung findet nicht statt. Angebote von Bietern, die die bekannt gemachten Mindestanforderungen nicht erfüllen oder auszuschließen sind, werden nicht in die Zuschlagswertung einbezogen.

1.3.1 Befähigung, Register und Ausschlussgründe

• Eigenerklärung: Es liegen keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vor.
• Berufs-/Handelsregister: aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register des Staates, in dem der Bieter seinen Sitz hat; soweit keine Registerpflicht besteht, gleichwertiger Nachweis.
• Gesetzliche Unfallversicherung: Nachweis der gesetzlichen Unfallversicherung bzw. Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft oder bei nicht in Deutschland ansässigen Unternehmen gleichwertige Unterlagen in deutscher Sprache.
• Wettbewerbsregister: Der Auftraggeber führt vor Zuschlagserteilung die gesetzlich vorgesehene Abfrage beim Wettbewerbsregister für den Bieter durch, an den der Auftrag vergeben werden soll. Eine Selbstauskunft aus dem Wettbewerbsregister ist vom Bieter nicht vorzulegen.

1.3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

• Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis bzw. Eigenerklärung über eine gültige Versicherung mit Mindestdeckungssummen von 1 Mio. Euro für Personenschäden und 1 Mio. Euro für sonstige Schäden. Ein gleichwertiger Versicherungsschutz ist spätestens zum Vertragsbeginn nachzuweisen.
• Mindestjahresumsatz: Eigenerklärung über den Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich Energiesparmodelle bzw. vergleichbarer Leistungen für die Jahre 2023, 2024 und 2025. Gefordert wird ein Mindestjahresumsatz von 300.000 Euro pro Jahr.

1.3.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Der Bieter muss über die personellen und fachlichen Kapazitäten sowie über ausreichende Erfahrungen verfügen, um die Leistungen in allen 14 Einrichtungen während der gesamten Vertragslaufzeit qualitätsgerecht zu erbringen.

• Unternehmensreferenzen: Mindestens drei geeignete Referenz über ein erfolgreich umgesetztes Energiesparmodell oder eine gleichwertige Leistung mit pädagogischen und technischen Anteilen. Anzugeben sind insbesondere Auftraggeber, Auftragswert, Leistungszeitraum und wesentliche Leistungsinhalte. Maßgeblich sind grundsätzlich die in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023-2025) erbrachten Leistungen; weiter zurückliegende einschlägige Leistungen können berücksichtigt werden, soweit dies zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs erforderlich ist. Die Unternehmensreferenzen dienen ausschließlich der Eignungsprüfung und werden nicht als Zuschlagskriterium bepunktet.
• Projektleitung: Benennung einer festen Projektleitung und einer Stellvertretung. Für beide sind berufliche Qualifikation, fachliche Tätigkeitsschwerpunkte und die vorgesehenen Aufgaben im Projekt darzustellen. Im Rahmen der Eignungsprüfung wird ausschließlich festgestellt, ob die für die Leistungserbringung erforderliche Fachkunde vorhanden ist; eine Punktewertung erfolgt an dieser Stelle nicht.
• Projektpersonal: Benennung bzw. Beschreibung des für die Leistung vorgesehenen qualifizierten Personals im pädagogischen und technischen Bereich. Qualifikationen, fachliche Tätigkeitsschwerpunkte und die vorgesehenen Aufgaben im Projekt sind nachvollziehbar darzustellen. Die qualitative Bewertung der einschlägigen Erfahrung der konkret vorgesehenen Personen erfolgt erst im Rahmen der Zuschlagswertung gemäß Ziffer 1.4.4.
• Kapazität: Eigenerklärung, dass die für die vierjährige Leistungserbringung erforderlichen personellen Kapazitäten und Vertretungsregelungen während der Vertragslaufzeit zur Verfügung stehen.

Übersicht der Eignungsprüfung:

1.4 Prüfung und Wertung der Angebote

Nach Abschluss der formalen Prüfung und der Eignungsprüfung werden die wertbaren Angebote geeigneter Bieter anhand der nachfolgend bekannt gemachten Zuschlagskriterien bewertet. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erteilt. Maximal sind 300 Punkte erreichbar.

1.4.1 Zuschlagskriterien und Gewichtung

1.4.2 Preis

In die Wertung geht der sich aus den bepreisten Angebotsunterlagen ergebende Gesamtpreis (brutto) ein. Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtpreis erhält 90 Punkte. Die übrigen Angebote werden proportional hierzu bewertet.

Beispielrechnung:

1.4.3 Konzept zur Arbeitsmethodik

Mit dem Angebot ist ein schriftliches Konzept zur Arbeitsmethodik einzureichen. Das Konzept soll nachvollziehbar darstellen, wie der Bieter die Leistungen in den 14 Einrichtungen umsetzt, die Ergebnisqualität sichert, die Besonderheiten der Einrichtungen berücksichtigt und das Energiesparmodell über die Projektlaufzeit hinaus verstetigt.

Das Konzept muss insbesondere folgende Aspekte behandeln:

• Gesamtprozess und Projektorganisation über die vierjährige Laufzeit einschließlich Rollen, Schnittstellen, Abstimmung mit dem Auftraggeber, Qualitätssicherung und Verstetigung
• Schulung und Einbindung der verschiedenen Berufsgruppen
• pädagogischer Ansatz sowie Erstellung und Einsatz von Materialien, Experimentier- und Aktionsangeboten
• Gebäudechecks, technisches Know-how zur Erstellung von Energieberichten, Messungen und Begleitung geringinvestiver Maßnahmen
• Energiecontrolling einschließlich Baseline, Plausibilitätsprüfung, Aufbereitung der Verbrauchsdaten, jährlicher Einsparberechnung und Unterstützung des Prämiensystems
• Projektkoordination, Dokumentation, Berichtswesen und Bereitstellung der Daten für den Auftraggeber bzw. den Projektträger ZUG
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie interne Kommunikation

Das Konzept wird anhand der folgenden fünf Bewertungsstufen beurteilt. Die erreichte Bewertungsstufe wird für jedes Unterkriterium mit 0 %, 25 %, 50 %, 75 % oder 100 % der dort maximal erreichbaren Punkte angesetzt:

Die Bewertungsstufe wird entsprechend der folgenden Matrix in Punkte umgerechnet.

1.4.4 Qualifikation und Erfahrung des vorgesehenen Projektteams

Mit einem Gewicht von 20 % wird die Qualifikation und Erfahrung des konkret für die Auftragsausführung vorgesehenen Projektteams bewertet. Maßgeblich sind die auftragsbezogene fachliche Erfahrung der Projektleitung und Stellvertretung sowie des pädagogischen und technischen Projektpersonals und die persönliche Mitwirkung an vergleichbaren Projekten. Die Bewertung erfolgt anhand der nachstehend festgelegten fünf Bewertungsstufen. Unternehmensreferenzen des Bieters als solche werden nicht bepunktet; sie dienen ausschließlich der Eignungsprüfung gemäß Ziffer 2.3.3.

Für die Wertung sind für die vorgesehenen Schlüsselpersonen Kurzprofile mit Ausbildung bzw. beruflicher Qualifikation, Funktion im Projekt, einschlägiger Berufserfahrung und bis zu drei persönlich bearbeiteten Referenzprojekten vorzulegen. Bei den persönlichen Referenzprojekten sind Projektbezeichnung, Auftraggeber, Zeitraum, Funktion der Person und die von ihr bearbeiteten Aufgaben anzugeben. Bewertet wird die Vergleichbarkeit der nachgewiesenen Erfahrung mit den jeweils vorgesehenen Aufgaben; die bloße Anzahl der Referenzen ist nicht allein ausschlaggebend.

Für jedes Unterkriterium wird eine der folgenden fünf Bewertungsstufen (0 bis 4 Punkte) vergeben. Die Stufe entspricht 0 %, 25 %, 50 %, 75 % oder 100 % der maximalen Punkte des Unterkriteriums:

Die im Angebot benannten und bewerteten Schlüsselpersonen sind im Auftragsfall für die vorgesehenen Funktionen einzusetzen. Ein Austausch ist nur aus wichtigem Grund und nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers zulässig; die Ersatzperson muss mindestens eine gleichwertige Qualifikation und Erfahrung aufweisen.

1.4.5 Gesamtwertungsmatrix

Die bisher getrennt dargestellten Wertungsbestandteile werden für das offene Verfahren in der folgenden Gesamtmatrix zusammengeführt. Die Eignung ist vorgeschaltete Voraussetzung für die Zuschlagswertung und fließt nicht als zusätzliche Punktewertung in die Gesamtpunktzahl ein.

2 Fristen und Verfahrenstermine

Das Vergabeverfahren wird vollständig elektronisch durchgeführt. Die verbindlichen Fristen ergeben sich aus der EU-Auftragsbekanntmachung und der Vergabeplattform. Für das offene Verfahren ist die Angebotsfrist nach § 15 VgV festzulegen. Bei elektronischer Übermittlung der Angebote kann die reguläre Frist unter den gesetzlichen Voraussetzungen verkürzt werden.

Änderungen oder Konkretisierungen der Verfahrensfristen werden ausschließlich über die Vergabeplattform bekannt gegeben.

Die Bieter haben die Vollständigkeit der Vergabeunterlagen nach Erhalt zu prüfen. Werden nach Auffassung eines Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler festgestellt, ist die Vergabestelle unverzüglich und vor Ablauf der Angebotsfrist in Textform über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen.