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Nachlieferung zu den Vergabeunterlagen 20.10.2026

Verfahren: Rahmenvereinbarung für den Zeitraum vom 01.01.2027 bis 30.06.2029 mit der Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr mit IT-Systemvertrag für das Internetportal der Stadt Arnstadt

Bieterfragen:

Lfd. Nr.:	Datum	Bieterfrage	Antwort/ Aufklärung
01	16.10.26	Angebots- und Bindefrist In der „Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes“ (Nr. 1) ist der Ablauf der Angebotsfrist mit 10.11.2027, 10:00 Uhr und die Bindefrist mit 11.12.2027 angegeben; die Bekanntmachung nennt den 10.11.2026, 10:00 Uhr bzw. den 11.12.2026. Wir bitten um Bestätigung der maßgeblichen Fristen. Wir gehen aktuell davon aus das es sich um einen Tippfehler handelt.	Das Dokument wurde daraufhin angepasst und neu eingestellt.
02	16.10.26	Gewichtungsfaktoren in den Wertungsformeln Im Leistungsverzeichnis enthält die Formel für das Kriterium Preis (S. 1) den Faktor 45 und die Formel für die Kreativaufgabe (S. 3) den Faktor 30, während die Gewichtung in der Aufforderung und im Leistungsverzeichnis mit 40 % bzw. 25 % angegeben ist. Welche Faktoren werden bei der Wertung angewendet?	Die in dem Dokument verfassten Formeln wurde daraufhin angepasst und neu eingestellt. Es gelten die Gewichtungen Preis: 40% Technische Herangehensweise: 25% Kreativaufgabe: 25% Support: 10%
03	16.10.26	Preisblatt und Angebotsschreiben a) Welche Summe des Leistungsverzeichnisses bildet die Wertungssumme für das Kriterium Preis: die Summe aus den einmaligen Kosten (Phase 1 und Phase 2) und den laufenden Kosten über 30 Monate? b) Geht der kalkulatorische Tagessatz der Position 2.3 in die Wertungssumme ein, und falls ja, mit welcher Menge? c) Im Preisblatt (LV S. 10) ist für Position 1.1 nur eine Pauschalzeile und in der Zusammenstellung nur für „Einmalige Kosten Phase 1 bis 01.10.2027“ ein Preisfeld vorgesehen; für „Einmalige Kosten Phase 2 bis 31.12.2028“ fehlt ein Feld. Sollen die einmaligen Kosten je	Liegt zur Klärung im Fachamt

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		Phase getrennt angegeben werden, und wo? d) Wie sind im Angebotsschreiben die Felder „Phase 1“, „Phase 2“ und „Gesamt“ (Angebotsendsumme einschließlich Umsatzsteuer) zu befüllen, insbesondere: Wo sind die laufenden Kosten der Positionen 2.1 und 2.2 einzutragen?
04	16.10.26	Hosting bei all.inkl. und Position 2.2 a) Besteht der Hosting-Vertrag mit all.inkl. zwischen der Stadt Arnstadt und all.inkl. fort und trägt die Stadt die Hosting-Entgelte, sodass Position 2.2 „Hosting“ ausschließlich die Administration und Betreuung des Hostings durch den Auftragnehmer umfasst? b) Welcher all.inkl.-Tarif wird derzeit genutzt (insbesondere SSH-Zugang, verfügbare PHP-Versionen, Cronjobs, Anzahl Datenbanken), und ist ein Tarifwechsel auf Empfehlung des Auftragnehmers möglich? c) Erhält der Auftragnehmer administrativen Zugang zum Hosting- Account (KAS, SSH)?	Liegt zur Klärung im Fachamt
05	16.10.26	Umfang der Migration (Übernahme von Altdaten) Nummer 4.6.1 des EVB-IT Systemvertrags verweist für die Übernahme von Altdaten auf eine Anlage, die den Unterlagen nicht beiliegt. Welche Inhalte sind in die neue Website zu übernehmen (ungefähre Anzahl Seiten, Nachrichten und Bekanntmachungen einschließlich Archivzeitraum, Dokumente, Veranstaltungen, Formulare)? Werden die Inhalte vom Auftraggeber redaktionell überarbeitet oder sind sie unverändert zu übernehmen? Steht ein Export aus dem bestehenden System (Datenbank und Dateien) zur Verfügung?	Liegt zur Klärung im Fachamt

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06	16.10.26	Monatliche Weiterentwicklungspauschale (Position 2.1) Welcher Leistungsumfang ist mit der monatlichen Weiterentwicklungspauschale abgedeckt? Ist die Angabe eines monatlichen Stundenkontingents durch den Bieter vorgesehen, und können nicht verbrauchte Kontingente in Folgemonate übertragen werden?	Liegt zur Klärung im Fachamt
07	16.10.26	Zahlungsplan und Teilabnahme Nummer 10 des EVB-IT Systemvertrags enthält keinen Zahlungsplan. Ist für die einmaligen Kosten der Phase 1 (bis 01.10.2027) eine Teilabnahme mit Teilzahlung vorgesehen, und werden Abschlagszahlungen nach Meilensteinen vereinbart? Erfolgt die Abrechnung der laufenden Kosten der Positionen 2.1 und 2.2 monatlich?	Liegt zur Klärung im Fachamt
08	16.10.26	Reaktions- und Wiederherstellungszeiten Nummer 5.1.1.2 des EVB-IT Systemvertrags sieht Reaktions- und Wiederherstellungszeiten von 1 Stunde / 2 Stunden (betriebsverhindernder Mangel) und 3 Stunden / 5 Stunden (betriebsbehindernder Mangel) vor; das Leistungsverzeichnis (S. 8) nennt eine Reaktionszeit von 4 Stunden bei dringenden technischen Störungen und 1 Werktag bei regulären Anfragen. a) Welche Zeiten gelten verbindlich? b) Wir bitten um Bestätigung, dass Störungen, deren Ursache in der Hosting-Infrastruktur (all.inkl.) oder in angebundenen Drittsystemen (z. B. Terminbuchungssystem, Ratsinformationssystem, Veranstaltungskalender, Newsletter- Dienst) liegt, nicht unter die Wiederherstellungszeiten des Auftragnehmers fallen. c) Gelten dieselben Zeiten auch während der Gewährleistungsfrist (Nummer 15.4.1, Tabelle nicht ausgefüllt)?	Liegt zur Klärung im Fachamt

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09	16.10.26	Eigenerklärung Support Für die mit dem Angebot einzureichende „Eigenerklärung Support“ ist kein Formblatt in den Vergabeunterlagen enthalten. Wird ein Formblatt nachgereicht, oder genügt eine formlose Eigenerklärung des Bieters mit den im Leistungsverzeichnis (S. 3 bis 4 und S. 8) genannten Inhalten?	Liegt zur Klärung im Fachamt
10	18.10.26	Referenzen „komplexe Homepages“ Das Verzeichnis der vorzulegenden Unterlagen fordert „drei relevante Referenzen für komplexe Homepages mit gleichwertigen technischen Qualitätsanforderungen“. Welche Merkmale muss eine Referenz erfüllen, um als gleichwertig zu gelten? Sind z. B. ein redaktionelles CMS mit Rollen und Rechten, Schnittstellen zu Drittsystemen, Mehrsprachigkeit, eine bestimmte Seitenzahl oder ein öffentlicher Auftraggeber zwingend, oder genügen umfangreiche Unternehmenswebsites mit individueller Entwicklung, Barrierefreiheit, Formularen und laufender Betreuung?	Liegt zur Klärung im Fachamt
11	18.10.26	Referenzzeitraum Können Referenzprojekte berücksichtigt werden, die im laufenden Geschäftsjahr 2026 abgeschlossen wurden, oder nur Projekte aus bereits abgeschlossenen Geschäftsjahren?	Liegt zur Klärung im Fachamt
12	18.10.26	Das Leistungsverzeichnis nennt für dringende technische Störungen eine Reaktion innerhalb von 4 Stunden. Der EVB-IT Systemvertrag (Nr. 5.1.1.2) nennt für betriebsverhindernde Mängel eine Reaktionszeit von 1 Stunde und eine Wiederherstellungszeit von 2 Stunden. Welche Werte gelten? Gilt die Wiederherstellungszeit auch für Störungen, die beim vom Auftraggeber vorgegebenen Hoster liegen?	Liegt zur Klärung im Fachamt
13	18.10.26	Laufende Kosten: Die Positionen 2.1 und 2.2 sind über 30 Monate auszuweisen. Beginnen diese Monatspauschalen am 01.01.2027 oder erst ab der Abnahme bzw.	Liegt zur Klärung im Fachamt

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		Liveschaltung? Nach Nr. 5.2 des Systemvertrags beginnt der Systemservice am Tag nach der Abnahme.
14	18.10.26	Tagessatz Pos. 2.3: Fließt der kalkulatorische Tagessatz in die Wertungssumme ein, und wenn ja, mit welcher Menge?	Liegt zur Klärung im Fachamt
15	18.10.26	Hosting und KI-Suche: Laut Leistungsverzeichnis verbleibt das Hosting beim aktuellen Anbieter. Wer ist Vertragspartner des Hostingvertrags, und welche Kosten sind unter Pos. 2.2 anzusetzen? Eine semantische, KI-gestützte Suche benötigt in der Regel einen eigenen Suchdienst (z. B. Vektorsuche und Sprachmodell), der nicht auf einem klassischen Webhosting betrieben werden kann. Das Leistungsverzeichnis sieht Installation und Hosting der KI über Server in Deutschland oder Europa vor. Ist es zulässig, diesen Suchdienst auf einem eigenen Server bei einem Anbieter in Deutschland zu betreiben, und sind dessen laufende Kosten unter Pos. 2.2 anzusetzen? Ist die KI-gestützte Suche Teil der Phase I, und ist ein Chatbot bereits Teil des Auftrags oder nur eine spätere Option?	Liegt zur Klärung im Fachamt
16	18.10.26	Weiterentwicklung: Wie ist der Leistungsumfang der monatlichen Weiterentwicklungspauschale vorgesehen? Ist alternativ oder ergänzend ein Abrufmodell zulässig, bei dem der Auftraggeber einen Bedarf meldet, der Auftragnehmer dafür einen Aufwand nennt und die Leistung nach Freigabe zum Tagessatz abgerechnet wird?	Liegt zur Klärung im Fachamt
17	18.10.26	Migration: Wie viele Seiten und Dokumente umfasst der aktuelle Webauftritt ungefähr, und mit welchem CMS wird er derzeit betrieben? Sollen alle Inhalte migriert werden oder nur eine Auswahl?	Liegt zur Klärung im Fachamt

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18	18.10.26	Bestehende Systeme: Welche Produkte bzw. Anbieter werden für Terminbuchung, Ratsinformationssystem und Mängelmelder eingesetzt, und stehen dafür Schnittstellen (API) zur Verfügung?	Liegt zur Klärung im Fachamt
19	18.10.26	Schulungen und Termine: Sollen Kick- off, Workshops und Schulungen vor Ort in Arnstadt oder online stattfinden? Wie viele Redakteurinnen und Redakteure sind zu schulen? Sind Reisekosten für Präsenztermine im Tagessatz Pos. 2.3 enthalten?	Liegt zur Klärung im Fachamt
20	16.10.26	Gewichtung und Wertungsformeln: Nach welcher Punkteskala wird die Support-Erreichbarkeit bewertet?	Liegt zur Klärung im Fachamt
21	16.10.26	Aufteilung der Preise auf Phase 1 und Phase 2: Das Angebotsschreiben fragt die Angebotsendsumme getrennt nach Phase 1 und Phase 2 ab. Im Preisblatt ist Position 1.1 als eine Pauschale angelegt, die Zusammenstellung trennt die einmaligen Kosten dagegen nach Phase 1 (bis 01.10.2027) und Phase 2 (bis 31.12.2028). Sollen wir Position 1.1 in zwei Teilbeträge aufteilen? Wie sind die laufenden Kosten (Position 2) im Angebotsschreiben den Phasen zuzuordnen?	Liegt zur Klärung im Fachamt
22	16.10.26	Umfang der Weiterentwicklungspauschale (Pos. 2.1): Für die monatliche Weiterentwicklungspauschale ist kein Leistungsumfang vorgegeben. Um vergleichbare Angebote zu ermöglichen, bitten wir um Angabe eines Stundenkontingents pro Monat oder um Bestätigung, dass jeder Bieter den Umfang selbst festlegt und im Angebot ausweist. Wie grenzt sich diese Pauschale von den Zusatzleistungen nach Tagessatz (Pos. 2.3) ab?	Liegt zur Klärung im Fachamt
23	16.10.26	Tagessatz (Pos. 2.3) in der Wertung: Position 2.3 ist als Pauschale ohne	Liegt zur Klärung im Fachamt

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		Menge angelegt. Geht der Tagessatz mit der Menge 1 in die Wertungssumme ein, oder legt der Auftraggeber eine geschätzte Anzahl an Tagen zugrunde?
24	16.10.26	Beginn von Wartung und Hosting: Wartung, Pflege und Hosting sind mit 30 Monaten ab 01.01.2027 angesetzt, die neue Website geht aber erst am 01.10.2027 live. Umfasst die Wartung bis dahin auch die bestehende Website? Falls ja: Auf welchem System läuft diese, und gibt es zum Bestand eine technische Dokumentation?	Liegt zur Klärung im Fachamt
25	16.10.26	Optionsjahr: Sind die Preise für das optionale Verlängerungsjahr (01.07.2029 bis 30.06.2030) gesondert anzugeben, oder gelten die monatlichen Sätze der Positionen 2.1 und 2.2 unverändert weiter?	Liegt zur Klärung im Fachamt
26	16.10.26	Hosting bei all-inkl: Bleibt die Stadt Arnstadt Vertragspartnerin von all-inkl, und umfasst Position 2.2 nur die Administration durch die Agentur, oder soll der Auftragnehmer den Hostingvertrag übernehmen und weiterberechnen? Welcher Tarif wird derzeit genutzt? Ist es zulässig, einzelne Komponenten wie die KI-gestützte Suche auf einem zusätzlichen Server in Deutschland zu betreiben, wenn die Website selbst bei all-inkl verbleibt?	Liegt zur Klärung im Fachamt
27	16.10.26	Reaktions- und Wiederherstellungszeiten: Das Leistungsverzeichnis nennt bei dringenden Störungen eine Reaktion innerhalb von 4 Stunden und bei regulären Anfragen eine Rückmeldung innerhalb von 1 Werktag. Der EVB-IT Systemvertrag (Nr. 5.1.1.2) sieht beim betriebsverhindernden Mangel 1 Stunde Reaktions- und 2 Stunden Wiederherstellungszeit vor. Welche Werte gelten verbindlich? Wie ist der in Nr. 5.1.1.4 genannte Ausnahmefall mit Erreichbarkeit von 07:00 bis 22:00 Uhr definiert?	Liegt zur Klärung im Fachamt
28	16.10.26	Formular Eigenerklärung Support: Die Eigenerklärung zum Support ist mit	Liegt zur Klärung im Fachamt

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		dem Angebot einzureichen und wird nicht nachgefordert. In den Vergabeunterlagen haben wir dafür kein Formular gefunden. Ist eine formfreie Erklärung des Bieters zulässig?
29	16.10.26	Anlage 1 zum EVB-IT Systemvertrag: Der Systemvertrag verweist mehrfach auf Anlage Nr. 1 (Vorgehensmodell, Termin- und Leistungsplan, Leistungen nach der Abnahme). Ist damit das Leistungsverzeichnis gemeint, oder wird Anlage 1 aus dem Angebot des Bieters gebildet?	Liegt zur Klärung im Fachamt
30	16.10.26	Bestandsdaten und Migration: Laut Systemvertrag ist die Übernahme von Altdaten Teil der Leistung. Wie viele Seiten, Dokumente und Mediendateien umfasst der aktuelle Webauftritt ungefähr? Sollen alle Inhalte migriert werden, oder überarbeitet die Redaktion die Inhalte im Zuge der Neustrukturierung selbst?	Liegt zur Klärung im Fachamt
31	16.10.26	Anzubindende Fremdsysteme: Wir bitten um Angabe der Hersteller oder Produkte für das vorhandene Terminbuchungssystem, das Ratsinformationssystem und den Mängelmelder. Bestehen für diese Systeme bereits Lizenzen der Stadt, und was ist mit der „Neuinstallation des bestehenden Mängelmelders“ konkret gemeint?	Liegt zur Klärung im Fachamt
32	16.10.26	Leichte Sprache und Gebärdensprache: Gehört die Erstellung von Inhalten in Leichter Sprache und von Videos in Deutscher Gebärdensprache zum Leistungsumfang, oder ist nur die technische Einbindung gefordert?	Liegt zur Klärung im Fachamt
33	16.10.26	Referenzzeitraum: Das Verzeichnis der vorzulegenden Unterlagen verlangt drei Referenzen aus den letzten fünf abgeschlossenen Geschäftsjahren, die Eigenerklärung zur Eignung spricht von den letzten drei Jahren. Welcher Zeitraum ist maßgeblich?	Liegt zur Klärung im Fachamt

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34	16.10.26	Termine vor Ort: Die Redaktionstreffen sollen online stattfinden. Erwartet der Auftraggeber darüber hinaus Termine vor Ort in Arnstadt, etwa für Auftaktworkshop, Schulungen oder Abnahme? Falls ja: In welchem Umfang sollen diese im Festpreis enthalten sein?	Liegt zur Klärung im Fachamt
35	16.10.26	Umfang der Kreativaufgabe: Zählt bei der Begrenzung auf maximal 5 Seiten ein Deckblatt mit?	Liegt zur Klärung im Fachamt

Nachlieferung zu den Vergabeunterlagen - Bieterfragen 20.10.26.pdf