LV Website 2026_46_15 _angepasst (siehe Bieterfragen 20.10.26).pdf

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Stadtverwaltung Arnstadt

2026/46/15

Rahmenvereinbarung für den Zeitraum vom

01.01.2027 bis 30.06.2029

mit der Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr mit

IT-Systemvertrag für das Internetportal der Stadt

Arnstadt

Anlagen:

• EVB- IT Systemvertrag
• EVB- IT System AGB

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Stadt Arnstadt Hauptverwaltung Vergabestelle für Liefer- und Dienstleistungen

Leistungsverzeichnis

Vorbemerkungen

Die Stadt Arnstadt vergibt eine Rahmenvereinbarung mit IT-Systemvertrag für das Internetportal der Stadt Arnstadt.

Zuschlagskriterien

Der Erfüllungsgrad und die Qualität der eingereichten Unterlagen stellen die Grundlage für die Auswahlentscheidung der zu beauftragenden Firma mit dem bestgeeigneten und wirtschaftlichsten Angebot dar.

Über die Vergabe der Punkte entscheidet eine Jury aus 4 Vertretern des Sachgebietes Öffentlichkeitsarbeit der Stadtverwaltung Arnstadt.

Die Bewertung der Angebote erfolgt nach den folgenden Zuschlagskriterien:

1. Preis (Gewichtung 40 %)

Formel: Niedrigstes Angebot x Gewichtung (40) = Punktzahl Bewertetes Angebot

2. Technische Herangehensweise (Gewichtung 25 %)

· Benennung des CMS inkl. Dateimanagement (DAM) mit ausreichender Begründung und Erfüllung der im LV genannten funktionalen Anforderungen

10 Punkte: sehr gut – entspricht den Anforderungen voll 8 Punkte: gut – entspricht den Anforderungen im Allgemeinen 6 Punkte: befriedigend – weist zwar Mängel auf, entspricht aber noch im Ganzen den Anforderungen 4 Punkte: genügend – entspricht den Anforderungen kaum 2 Punkte: ungenügend – entspricht nicht den Anforderungen 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten

· Intuitive nutzerfreundliche Backend-Anwendung ohne Programmierkenntnisse, Effektive Benutzerverwaltung; rollenbasierte Rechtevergabe (inkl. Nachvollziehbarkeit von Änderungen), Strukturierte Datenhaltung; Performance und Skalierbarkeit

10 Punkte: sehr gut – entspricht den Anforderungen voll 8 Punkte: gut – entspricht den Anforderungen im Allgemeinen 6 Punkte: befriedigend – weist zwar Mängel auf, entspricht aber noch im Ganzen den Anforderungen 4 Punkte: genügend – entspricht den Anforderungen kaum 2 Punkte: ungenügend – entspricht nicht den Anforderungen 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten

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Leistungsverzeichnis

Formel: Ergebnis des Bewertenden Angebotes (Summe) x Gewichtung (25) = Punktzahl bestes Ergebnis

3. Kreativaufgabe (Gewichtung 25 %)

Die Website arnstadt.de soll im Rahmen eines Relaunches als zentrales Portal für Stadt und ihre Angebote weiterentwickelt werden. Entwickeln Sie einen konzeptionellen Lösungsansatz, der zeigt, wie Sie die verschiedensten Inhalte auf einer gemeinsamen Plattform nutzerorientiert zusammenführen würden. Berücksichtigen Sie insbesondere die Interessen der Bürgerinnen und Bürger und die folgenden Themen:

• Informationsarchitektur
• Nutzerführung
• Priorisierung der Inhalte
• Umgang mit den unterschiedlichen Gründen für den Besuch der Seite
• Zukunftsfähigkeit und Erweiterbarkeit

Einzureichen sind: · Vorschlag einer Hauptnavigation · Prinzipdarstellung der Seitenstruktur · Wireframe oder Skizze der Startseite (kein fertiges Design erforderlich) · Erläuterung der Nutzerführung · Begründung des Lösungsansatzes

Umfang: maximal 5 Seiten (A4, inklusive Bilder) bzw. 5 Folien

Die Kreativaufgabe ist vom Bieter mit dem Angebot einzureichen.

Für folgende Inhalte werden im Zuschlagskriterium "Kreativaufgabe" die genannten Punkte vergeben:

• Nutzerorientierung und Zielgruppenverständnis

10 Punkte: sehr gut – entspricht den Anforderungen voll 8 Punkte: gut – entspricht den Anforderungen im Allgemeinen 6 Punkte: befriedigend – weist zwar Mängel auf, entspricht aber noch im Ganzen den Anforderungen 4 Punkte: genügend – entspricht den Anforderungen kaum 2 Punkte: ungenügend – entspricht nicht den Anforderungen 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten

• Qualität der Informationsarchitektur

10 Punkte: sehr gut – entspricht den Anforderungen voll 8 Punkte: gut – entspricht den Anforderungen im Allgemeinen

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Leistungsverzeichnis

6 Punkte: befriedigend – weist zwar Mängel auf, entspricht aber noch im Ganzen den Anforderungen 4 Punkte: genügend – entspricht den Anforderungen kaum 2 Punkte: ungenügend – entspricht nicht den Anforderungen 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten

• Nachvollziehbarkeit und Plausibilität des Konzeptes

10 Punkte: sehr gut – entspricht den Anforderungen voll 8 Punkte: gut – entspricht den Anforderungen im Allgemeinen 6 Punkte: befriedigend – weist zwar Mängel auf, entspricht aber noch im Ganzen den Anforderungen 4 Punkte: genügend – entspricht den Anforderungen kaum 2 Punkte: ungenügend – entspricht nicht den Anforderungen 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten

• Vorgehen zur Sicherstellung der browserübergreifenden und mobilen Benutzerfreundlichkeit

10 Punkte: sehr gut – entspricht den Anforderungen voll 8 Punkte: gut – entspricht den Anforderungen im Allgemeinen 6 Punkte: befriedigend – weist zwar Mängel auf, entspricht aber noch im Ganzen den Anforderungen 4 Punkte: genügend – entspricht den Anforderungen kaum 2 Punkte: ungenügend – entspricht nicht den Anforderungen 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten

• Innovation und Zukunftsfähigkeit

10 Punkte: sehr gut – entspricht den Anforderungen voll 8 Punkte: gut – entspricht den Anforderungen im Allgemeinen 6 Punkte: befriedigend – weist zwar Mängel auf, entspricht aber noch im Ganzen den Anforderungen 4 Punkte: genügend – entspricht den Anforderungen kaum 2 Punkte: ungenügend – entspricht nicht den Anforderungen 0 Punkte: fehlt/nicht zu bewerten

Formel: Ergebnis des Bewertenden Angebotes (Summe) x Gewichtung (25) = Punktzahl bestes Ergebnis

4. Support-Erreichbarkeit (Gewichtung 10%)

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Leistungsverzeichnis

Verbindliche Erreichbarkeit an allen Werktagen (Montag bis Freitag) während der üblichen Geschäftszeiten.

Benennung eines festen Ansprechpartners für die Stadtverwaltung und Sicherstellung einer Vertretungsregelung bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit des primären Ansprechpartners. Es muss gewährleistet sein, dass Anfragen und dringende Anliegen auch bei Abwesenheit des Hauptansprechpartners bearbeitet werden können (erfolgt mittels Eigenerklärung).

Keine Abhängigkeit des Projekts von einer einzelnen Person („Single Point of Contact“).

Leistungsbeschreibung

Leistungsverzeichnis www.arnstadt.de Die Stadt Arnstadt vergibt eine Rahmenvereinbarung mit IT-Systemvertrag für das Internetportal der Stadt Arnstadt. Die Stadtverwaltung verantwortet die Verwaltungs- und Stadtentwicklungsthemen.

Ziel der Ausschreibung

Ziel ist ein schlankes, bürgernahes Serviceportal. Die Navigation ordnet sich danach, was Nutzerinnen und Nutzer erledigen wollen, nicht nach dem inneren Aufbau der Verwaltung. Tourismus und Erlebnismarketing verantwortet künftig der Kulturbetrieb auf eigener Plattform; auf arnstadt.de bleibt ein Verweis.

Der bestehende Webauftritt muss neu strukturiert und vereinfacht werden. Redakteure und Admins mit verschiedenen Rechten sollen auf entsprechende unterschiedliche Bereiche zugreifen können. Alle Nutzer der Seite müssen ihr Anliegen ab der Startseite schnellstmöglich finden.

Eine nutzerzentrierte und konversionsorientierte Führung muss sichergestellt werden. Es werden folgende Anforderungen definiert:

Grundprinzipien • schneller Einstieg für unterschiedliche Zielgruppen • klare Orientierung und intuitive Navigation • reduzierte Klicktiefe • klare Trennung und gleichzeitige Vernetzung der Themenbereiche

Informationsarchitektur • zielgruppenorientierte Navigation • Einsatz von Quicklinks und kontextbezogener Navigation • logische und nachvollziehbare Seitenstruktur

Design • modernes, responsives Design für alle Endgeräte

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Leistungsverzeichnis

• starke visuelle Ansprache (Bild, Video) • eine moderne Zielgruppenansprache • barrierefreie Gestaltung nach ThürBITVO • DSGVO-Konformität • perspektivisch strukturell erweiterbar

Projektmanagement Wir möchten die Beratung, Konzeption, Umsetzung, die Koordination von evtl. eingebundenen Drittanbietern, die Administration und den Support und die IT-Sicherheit in die Hände einer Agentur legen.

Die Wartung der Webseite erfolgt durch den Abschluss eines Wartungsvertrages. Das Hosting soll beim aktuellen Anbieter all.inkl. verbleiben. Die Administration des Webhostings erfolgt durch die Agentur.

Weiterentwicklungen

1. Zentrales Dokumentenmanagement Über eine Anbindung an ein zentrales Dokumentenmanagementsystem könnten Dokumente und Formulare strukturiert verwaltet und direkt auf der Website bereitgestellt werden. Änderungen und Aktualisierungen ließen sich so zentral pflegen, ohne einzelne Unterseiten manuell anpassen zu müssen.

2. Digitalisierungsprojekte Perspektivisch können digitale Verwaltungsverfahren in die Website eingebunden und den Bürgern direkt online zugänglich gemacht werden. Damit ließen sich Behördengänge künftig einfacher und zielgerichteter über die Website abwickeln.

3. Auf Basis der geschaffenen Struktur könnten künftig KI-gestützte Funktionen wie eine intelligente Suche oder ein Bot ergänzt werden. Diese würden Bürgern helfen, Inhalte und Anliegen schneller und gezielter zu finden. Installation und Hosting der KI über Server in Deutschland oder Europa.

Folgende Erweiterungen betrachten wir als wichtig: • Bürgeranliegen: Ämter- bzw. Ansprechpartner-Datenbank • Online-Terminvereinbarung • Digitalisierung aller Formulare und sukzessive Weiterleitung an ämterspezifische digitale Anwendungen • Newsletter – bspw. CleverReach – Voraussetzung: aktuelle Abonnenten müssen erhalten bleiben • Einbindung des Veranstaltungskalenders der Bachstadt Arnstadt (Destination One) • Statistiktool DSGVO konform – bisher Matomo

Beschreibung der Leistung Der Auftragnehmer entwickelt und realisiert einen neuen und zukunftsfähigen Onlineauftritt für arnstadt.de.

Der Servicegedanke sollte im Mittelpunkt stehen.

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Leistungsverzeichnis

• Die neue Website soll konsequent an den Bedürfnissen der Bürger ausgerichtet sein, d.h. den Bürgern die Ämter und Zuständigkeiten, Infos und Amtliche Bekanntmachungen, digitale Optionen wie Terminbuchung und perspektivisch Antragstellung sowie weitere Themen (Ratsinformationssystem, Bürgerbeteiligung) übersichtlich und intuitiv nutzbar darzustellen. • Verwaltungsstrukturen verständlich abbilden, ohne diese zur primären Navigation zu machen. • Inhalte bündeln und die Anzahl der Unterseiten reduzieren. • Barrierefrei, responsive und zukunftssicher umgesetzt werden. • Als Grundlage für spätere Digitalisierungs- und KI-Anwendungen dienen

Inhaltliche Anforderungen Für den Bereich Bürger und Rathaus sind insbesondere folgende Funktionen und Inhalte umzusetzen:

• Klare und übersichtliche Darstellung der Struktur der Ämter und Zuständigkeiten: das Anliegen des Bürgers muss im Vordergrund stehen, die wichtigsten Bürgeranliegen sollen von der Startseite aus erreichbar sein inkl. der eingebundenen Formulardaten und der nötigen Informationen • Optional einzubinden: ThAVEL (Thüringer Antragsmanagementsystem für Verwaltungsleistungen) per Schnittstelle Zuständigkeitsfinder Thüringen

• Notwendig ist die Möglichkeit der Terminbuchung, um Wartezeiten für die Bürger zu reduzieren → Einbindung des vorhandenen Terminbuchungssystems • Amtliche Bekanntmachungen und Infos zum Stadtgeschehen in einem „Newsbereich“ übersichtlich darstellen (optional inklusive einer „Eilmeldungs-Option“) – Wichtig: Umfangreichere Gestaltungsmöglichkeiten (besseres Einbinden von Bildern, Planungsfunktion für Beiträge, händisches Anordnen von Artikel in der Übersicht) • Einbinden des Ratsinformationssystems • Neuinstallation des bestehenden Mängelmelders • Schnittstellen für Barrierefreiheit: Screenreader, Vorlesefunktionen, kontrastreiche Darstellungen, Leichte Sprache/Gebärdensprache • Integration eines beliebigen Übersetzungstools

Technische Anforderungen Gefordert wird ein modernes Open-Source-Content-Management-System, das eine intuitive Bedienung auch ohne technische Vorkenntnisse ermöglicht. Das System soll flexibel erweiterbar und an projektspezifische Anforderungen anpassbar sein. Eine strukturierte Inhaltsverwaltung, klare Rechtevergabe sowie eine stabile und wartungsarme Architektur werden vorausgesetzt.

• Die Internetpräsenz muss über alle Browser und Mobilgeräte erreichbar und visuell ansprechend sein. • Bitte darstellen ob die im CMS vorgenommenen Programmierungen nach Serviceende zugänglich sind oder ob er an externe Plattform-Abhängigkeiten Seite 6 von 10

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Leistungsverzeichnis

gebunden ist. Wiederkehrende Lizenz- oder Nutzungsgebühren sind einzukalkulieren. • Betreuung, Administration und Weiterentwicklung durch den Anbieter sind während der Laufzeit sicherzustellen. • Erweiterbarkeit durch Plugins/Module • revisionssichere Versionierung von Inhalten / Änderungen an Inhalten werden nachvollziehbar gespeichert

Funktionale Anforderung • leistungsfähige, intelligente Suchfunktion (semantische Suche, hohe Trefferqualität) KI-unterstütze Suche • Integration von Formularen (Kontakt, Anmeldung etc.) zur Weiterverarbeitung • Veranstaltungskalender (Einbindung des Veranstaltungskalenders der Bachstadt Arnstadt) • Generative Engine Optimization (GEO): Die Website ist so zu konzipieren und technisch umzusetzen, dass ihre Inhalte auch von KI-gestützten Such- und Antwortsystemen möglichst gut erfasst, verstanden, bewertet und als relevante Informationsquelle berücksichtigt werden können. Hierzu sind insbesondere eine geeignete technische Struktur, semantisch klare Inhalte, strukturierte Daten sowie eine suchmaschinen- und KI-gerechte Aufbereitung der Inhalte zu berücksichtigen.

Performance und Skalierbarkeit • Ladezeit: maximal 2 Sekunden bei Standardverbindung • mobile Optimierung (Mobile First) • Vorbereitung für zukünftige Erweiterungen (z. B. KI-Funktionalitäten)

Anforderung an Struktur und Pflege Struktur • Trennung und zugleich sinnvolle Verknüpfung der Bereiche (keine abschließende Aufzählung: o Stadt: Informationen zur Stadtverwaltung, dem Stadtrat, Bekanntmachungen, Behördengängen, Formularen und Ansprechpartnern. o Aktuelles: News, Veranstaltungskalender, Baustellen

Eine mögliche Aufteilung könnte sein: • Rathaus (Verwaltung und Politik) • Bürgerservice • Leben & Gemeinschaft • Wirtschaft Diese Themenbereiche könnten unter Umständen vereinfacht oder auch weiter ausgebaut werden.

Redaktion und Pflege

1. intuitive Backend-Bedienung ohne Programmierkenntnisse
2. Möglichkeit zur Einbindung von Widgets durch Redakteure
3. rollenbasierte Rechtevergabe (inkl. Nachvollziehbarkeit von Änderungen)

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Rechtliche Anforderungen und Barrierefreiheit (BITV/ WVAG)

Der zu realisierende Internetauftritt muss den jeweils geltenden Anforderungen der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) sowie der EN 301 549, Abschnitt 9 „Web“, entsprechen.

Soweit im Rahmen des Auftrags Lizenzen, Handbücher, Dokumentationen oder sonstige Unterlagen bzw. Nutzungsrechte erworben oder bereitgestellt werden, sind diese dem Auftraggeber in digitaler Form zur Verfügung zu stellen.

Sämtliche im Rahmen des Auftrags für den Internetauftritt erstellten bzw. beschafften Foto-, Film-, Grafik- und sonstigen Medieninhalte müssen für die Stadt Arnstadt dauerhaft und uneingeschränkt nutzbar sein. Die hierfür erforderlichen Nutzungsrechte sind dem Auftraggeber einzuräumen bzw. von diesem zu erwerben.

Die eingeräumten Nutzungsrechte müssen die Nutzung, Bearbeitung, Vervielfältigung und Veröffentlichung der Inhalte im Zusammenhang mit dem Internetauftritt und den weiteren Kommunikationskanälen der Stadt Arnstadt umfassen, soweit dies für den Auftrag erforderlich ist.

Mindestanforderungen sind: · barrierefreie Navigation und Bedienbarkeit · ausreichende Kontraste und skalierbare Schriftgrößen · barrierefreie Formulare · Screenreader-Kompatibilität

Betrieb, Support und Redaktion Der Auftragnehmer stellt sicher:

• Verbindliche Reaktionszeiten auf Anfragen der Stadtverwaltung, z. B.: o dringende technische Störungen: Reaktion innerhalb von 4 Stunden o reguläre Anfragen: Rückmeldung innerhalb von 1 Werktag • Verbindliche Erreichbarkeit an allen Werktagen (Montag bis Freitag) während der üblichen Geschäftszeiten. • Benennung eines festen Ansprechpartners für die Stadtverwaltung und Sicherstellung einer Vertretungsregelung bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit des primären Ansprechpartners. • Es muss gewährleistet sein, dass Anfragen und dringende Anliegen auch bei Abwesenheit des Hauptansprechpartners bearbeitet werden können. • Erstschulung für das Redaktionsteam • Schulungen bei wesentlichen Updates des Systems • Sicherstellung der vollen Funktionsweise des CMS, insbesondere nach Updates

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Leistungsverzeichnis

• Regelmäßige Redaktionstreffen (online) zur Analyse und Beratung zur Weiterentwicklung der Website (monatlich ab 01.01.2027 bis 01.11.2027, danach in einem Zyklus von 2 Monaten bis zum Ende der Laufzeit) • Regelmäßige Sicherheitsupdates • Kommunikationssprache Dienstleister: deutsch

Zusatzleistungen nach vereinbartem Tagessatz (entsprechend Kosten Position 2.3 des LV)

Leistungsausführung

Beginn Websiteaufbau: 01.01.2027

Liveschaltung Website erste wichtige Inhalte: 01.10.2027

Websiterelaunch Phase I (nach Absprache) bis zum 01.10.2027

Websiterelaunch Phase II (nach Absprache) bis zum 31.12.2028

Websiterelaunch abgeschlossen: Bis zum 31.12.2028

Realisierung weiterer Absprachen und Inhalte: 01.01 – 30.06.2029

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Leistungsverzeichnis

Pos. Beschreibung Menge Einheit EP GP

1. Einmalige Kosten in 2 Phasen 1.1 Grundlagen, Webdesign, CMS etc. Pauschal …………….. ……………..
2. Laufende Kosten 2.1 Monatliche Weiterentwicklungspauschale; 30 Monate …………….. ……………..

Wartung und Pflege 30 Monate …………….. ……………..

2.2 Hosting 30 Monate …………….. ……………..

2.3 Kalkulatorischer Tagessatz für eventuell zu beauftragende Zusatzleistung oder Präsenzzusatztermine Pauschal …………….. ……………..

2. Laufende Kosten …………….. ……………..

Zusammenstellung

1. Einmalige Kosten Phase 1 bis 01.10.2027 …………….. …………….. Einmalige Kosten Phase 2 bis 31.12.2028
2. Laufende Kosten …………….. …………….. Summe …………….. …………….. Zzgl. MwSt. …....% …………….. …………….. Gesamtsumme …………….. ……………..

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