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Definition: Mitwirkungspflicht der Bieter Bieter:innen sind während des gesamtes Vergabeprozesses dazu verpflichtet, mitzuwir- ken. Das bezieht sich sowohl auf die Zeit vor der Angebotsabgabe, als auch auf die Zeit der Angebotsprüfung. Vor der Angebotsabgabe müssen Bieter:innen drei Pflichten nachkommen:
Prüfpflicht Erkundigungspflicht Hinweispflicht Mitwirkungspflichten vor der Angebotsabgabe Diese Bieterpflichten beziehen sich alle auf die Überprüfung der Vergabeunterlagen. Zunächst gilt es zu überprüfen, ob diese überhaupt vorhanden sind. Erhält eine Bieterin oder ein Bieter beispielsweise die angeforderten Vergabeunterlagen nicht innerhalb ei- ner postüblichen Zeitspanne, muss sie oder er die Vergabestelle darüber informieren, weil hier ein Fehler nahe liegt. Kommen Bieter:innen dieser Pflicht nicht nach, müssen sie die Nachteile tragen. Eine Verschiebung der Frist ist nicht möglich.
Sobald die Vergabeunterlagen vorliegen, sind Bieter:innen dazu angehalten, die Inhalte der Unterlagen zu überprüfen und so eventuelle Unklarheiten und Fehler zu erkennen und der Vergabestelle zu melden. Damit ist nicht gemeint, dass auf jedes Detail einge- gangen werden muss. Vielmehr geht es darum, offensichtliche Fehler und Unklarheiten zu entdecken. Wenn etwa die Leistungsbeschreibung unvollständig ist, müssen Bie- ter:innen die Vergabestelle kontaktieren und dies melden. Diese Meldung kann auch über eine Bieterfrage kommuniziert werden.
Mitwirkungspflichten nach der Angebotsabgabe Wenn das Angebot schließlich abgegeben wurde, müssen Bieter:innen nicht mehr selbst die Initiative ergreifen. Sie sind aber dazu verpflichtet, sich für eventuelle Rückfra- gen bereit zu halten und diese zu beantworten. Bei dieser Art von Mitwirkungspflicht handelt es sich um eine Aufklärungspflicht. Es kann beispielsweise nötig sein, die Kal- kulation näher zu erläutern, um nachzuweisen, dass das Angebot auskömmlich ist.
Verstoß gegen die Mitwirkungspflichten Immer dann, wenn Bieter:innen ihren Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, entste- hen dadurch Nachteile für sie. Wenn sie einen Fehler nicht gemeldet haben, können sie sich auf diesen in einem Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer nicht bezie- hen. Diese Regelung wurde getroffen, damit Bieter:innen die Vergabestellen frühzeitig auf Fehler aufmerksam machen und nicht etwa aus taktischen Gründen Informationen zurückhalten.