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(ERLÄUTERUNG ZU DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN)

VERGABEVERFAHREN 2026-VgV-TWC-WB-2

ANLAGE

ERLÄUTERUNG ZU DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN

1. Zuschlagskriterien:

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt:

Gewichtung

1. Angebotener Gesamtpreis 45 %

2. Angebotene Rabattierung 10 %

3. Nacht- und Wochenendzuschlag 5 %

4. Verspätungszuschläge 10 %

5. Stornierungsbedingungen 5 %

6. Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog) 25 %

7. Erläuterung zu den Zuschlagskriterien:

Die eingereichten Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung zunächst für jedes Einzelkriterium und dann insgesamt bewertet.

2.1 Bewertungsrahmen

Für die Wertung wird folgender Rahmen zugrunde gelegt:

Die Tabelle verdeutlicht den Rechengang der Wertung. Maximal werden je Einzelkriterium 100 Punkte vergeben, die dann mit der Gewichtung multipliziert werden.

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Somit errechnet sich die Punktzahl für das konkrete Angebot auf Ebene der Einzelkriterien. Aufsummiert ergibt sich die Gesamtpunktzahl für das Angebot (maximal 100 Punkte). Das Angebot des Bieters mit der höchsten Punktzahl nach den bekannt gemachten Kriterien stellt das wirtschaftlichste Angebot dar.

2.2 Bewertung Zuschlagskriterium Angebotener Gesamtpreis

Bewertet wird der vom Bieter angebotene Gesamtpreis pro Jahr (netto), der sich aus der Summe der Preisbestandteile zusammensetzt, die sich aus dem den Angebotsunterlagen beigefügten Preisblatt ergeben.

Das günstigste Angebot (Gesamtpreis) nach Maßgabe des im Preisblatt enthaltenen Formblattes „Deckblatt Einzelpreise“ erhält 100 Punkte. Angebote, die 100% über dem günstigsten Angebot liegen, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Die ermittelte Punktzahl wird in die Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 3 übertragen. Aus dem Produkt Punktzahl × Gewichtung des Zuschlagskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 4 für das Kriterium erzielte Punktzahl.

2.3 Bewertung Zuschlagskriterium Angebotene Rabattierung

Vor dem Hintergrund, dass in jedem der im Preisblatt anzugebenden Einheitspreise die Kosten für Material, Produktion, Maschinen, Personal, Lieferung, Anbringung, Entfernung und Entsorgung einzukalkulieren sind, diese jedoch bei Aufträgen eines gewissen Umfangs nicht für jede Einzelleistung anfallen, hat der Bieter mit dem Angebot seine Rabattbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen.

Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Rabattierung er prozentual bezogen auf die jeweilige Rechnungssumme einer Veranstaltung gewährt, wenn die Rechnungssumme

− den Betrag von EUR 2.500,00 erreicht

− den Betrag von EUR 5.000,00 erreicht

− den Betrag von EUR 10.000,00 erreicht

− den Betrag von EUR 20.000,00 erreicht

− den Betrag von EUR 50.000,00 erreicht

Damit soll dem Bieter die Möglichkeit eingeräumt werden, die bei den vorgenannten Rechnungssummen zu erwartenden Synergieeffekte im Angebot abzubilden. Der Bieter hat hierfür das im Preisblatt enthaltene Abfrage auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze.

Das Angebot, das den höchsten Mittelwert, der für die angebotene Rabattierung angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den niedrigsten Mittelwert, der für die angebotene Rabattierung angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 0 Punkte Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Die erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 20 multipliziert (= max. 100 Punkte) und dann in die Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 3 (Punktzahl Einzelkriterium) übertragen. Aus dem Produkt

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Punktzahl Einzelkriterium × Gewichtung des Wertungskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 4 für das Kriterium erzielte Punktzahl.

2.4 Bewertung Zuschlagskriterium Nacht- und Wochenendzuschlag

Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für einen etwaigen Nacht- und Wochenendzuschlag auf Basis der im Preisblatt enthaltenen Abfrage vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welchen Zuschlag er für Leistungen, die an Wochenenden und in den Nachtstunden zwischen zwei Werktagen erbracht werden, prozentual bezogen auf die im Preisblatt für die jeweiligen Leistungen ausgewiesenen Einheitspreise in Rechnung stellt. Bewertet wird der angegebene Prozentsatz.

Hinweis:

− Der Wochenendzuschlag fällt im Zeitraum zwischen Samstag, 20:00 Uhr und dem darauffolgenden Montag, 06:00 Uhr an.

− Der Nachtzuschlag fällt in der Zeit von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr zwischen zwei Werktagen an.

− Eine doppelte Bezuschlagung aufgrund einer Kombination aus Wochenend- und Nachtzuschlag ist ausgeschlossen.

Das Angebot, das den geringsten Prozentsatz für den Nacht- und Wochenendzuschlag ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den höchsten Prozentsatz für den Nacht- und Wochenendzuschlag ausweist, erhält 0 Punkte. Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Die erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 20 multipliziert (= max. 100 Punkte) und dann in die Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 3 (Punktzahl Einzelkriterium) übertragen. Aus dem Produkt Punktzahl Einzelkriterium × Gewichtung des Wertungskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 4 für das Kriterium erzielte Punktzahl.

2.5 Bewertung Zuschlagskriterium Verspätungszuschläge

Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für Verspätungszuschläge auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Verspätungszuschläge er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme der zu spät beauftragten Leistungen einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung

• weniger als 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus,

• weniger als 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder

• weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus

von der Auftraggeberin bestellt werden oder die Druckdaten für die Produktion von der Auftraggeberin übermittelt werden. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze.

Hinweis: Die Regelung zu den Verspätungszuschlägen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die verspätete Bestellung von der Auftraggeberin veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt,

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Verzögerungen durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Verspätung gelten die vertraglichen sowie – nachrangig – die allgemeinen gesetzlichen Regelungen.

Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Verspätungszuschläge angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den höchsten Mittelwert der für die Verspätungszuschläge angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 0 Punkte. Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Die erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 20 multipliziert (= max. 100 Punkte) und dann in die Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 3 (Punktzahl Einzelkriterium) übertragen. Aus dem Produkt Punktzahl Einzelkriterium × Gewichtung des Wertungskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 4 für das Kriterium erzielte Punktzahl.

2.6 Bewertung Zuschlagskriterium Stornierungsbedingungen

Der Bieter hat mit dem Angebot seine Stornierungsbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Stornierungskosten er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung

• bis 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus,

• bis 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus,

• bis 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder

• weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus

von der Auftraggeberin abgesagt wird. Der Bieter hat hierfür das im Angebotsschreiben enthaltene Formblatt auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze.

Hinweis: Die Regelung zu den Stornierungsbedingungen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die Nichtdurchführung der Veranstaltung von der Auftraggeberin veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt, des Abbruchs durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Nichtdurchführung gelten die vertraglichen sowie – nachrangig – die allgemeinen gesetzlichen Regelungen.

Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Stornierungskosten angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Das Angebot, das den höchsten Mittelwert der für die Stornierungskosten angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 0 Punkte. Zwischenwerte werden linear interpoliert.

Die erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 20 multipliziert (= max. 100 Punkte) und dann in die Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 3 (Punktzahl Einzelkriterium) übertragen. Aus dem Produkt Punktzahl Einzelkriterium × Gewichtung des Wertungskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 4 für das Kriterium erzielte Punktzahl.

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2.7 Bewertung Zuschlagskriterium Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog)

Der Bieter muss mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Anlage_Fragenkatalog“ vorlegen.

Schriftliche Erläuterung der folgenden Aspekte unter Beachtung folgender Vorgaben:

Für die schriftliche Erläuterung ist der bereitgestellte Fragenkatalog zu verwenden. Dieser liegt der Erläuterung zu den Zuschlagskriterien als Anlage bei.

Allgemeine Auszüge aus Qualitätshandbüchern, Firmenprospekten und vergleichbaren Quellen werden nicht berücksichtigt und fließen nicht in die Bewertung ein. Auch Zusatzmaterialien zu den Konzeptfragen werden nicht bewertet.

Der Bieter hat darzulegen, wie er beabsichtigt,

− die Kommunikation mit der Auftraggeberin und den Endkunden in den einzelnen Vorbereitungsstadien zu gestalten und dabei insbesondere sicherzustellen, dass die Auftraggeberin über alle wesentlichen Abstimmungsprozesse zwischen dem Bieter und dem Endkunden stets in Kenntnis gesetzt wird;

− sicherzustellen, dass die Kommunikation mit den Kunden und das Verfassen der Angebote auch in englischer Sprache auf qualitativ hohem Niveau und ohne zeitlichen Mehraufwand erfolgen können, sofern die Auftraggeberin dies fordert;

− den Datenaustausch mit der Auftraggeberin zu gestalten und dabei auch die Datensicherheit zu gewährleisten;

− seine Erreichbarkeit für die Auftraggeberin während der Rüst-, Aufbau- und Abbauzeiten durchgehend und im Übrigen an den Werktagen zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten sicherzustellen;

− die Organisation und die Ausführung der Aufbau- und Abbauarbeiten und der Beklebungen zu gestalten und dabei eine ordnungsgemäße Ausführung der Arbeiten auch außerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten zu gewährleisten;

− das Verfahren zum Umgang mit kurzfristigen Bestellungen und Umbestellungen (Massenmehrung und Wechsel der Art der Bestellung) zu gestalten.

Jeder dieser Spiegelstriche stellt ein Unterkriterium dar. Alle Unterkriterien werden gleich gewichtet.

Bitte beachten Sie, dass sämtliche hier getätigten Angaben als Bestandteil des Vertrags gelten. Das heißt, der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese in der angebotenen Form und im Inhalt zu erbringen und nachzuweisen. Außerdem müssen die Zahlen wirtschaftlich und rechnerisch mit den in den Stundenverrechnungssätzen kalkulierten Positionen übereinstimmen.

Im Rahmen der Prüfung und Wertung verpflichtet sich der Bieter, seine Angaben auf Verlangen der Vergabestelle durch entsprechende Nachweise nachzuweisen.

Die Güte und Qualität der Konzeption/Herangehensweise wird mit folgenden Punktnoten bewertet, wobei die Auftraggeberin nach konkreter Sachlage auch halbe Punkte vergeben kann (z. B. 1,5 Punkte):

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0 Punkte: aus Sicht des Auftraggeberin ungenügend, da die geforderte Darstellung fehlt oder für eine Wertung nicht verwertbar ist

1 Punkt: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen nicht ausreichend erfüllt

2 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen ausreichend erfüllt

3 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen befriedigend erfüllt

4 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen gut erfüllt

5 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen sehr gut erfüllt

Maximal können fünf Punkte erzielt werden. Diese werden mit dem Faktor 20 multipliziert (= max. 100 Punkte) und dann in die Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 3 (Punktzahl Einzelkriterium) übertragen. Aus dem Produkt Punktzahl Einzelkriterium × Gewichtung des Wertungskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 4 für das Kriterium erzielte Punktzahl.

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