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Information zur Umsetzung der datenschutz-

rechtlichen Vorgaben nach der Datenschutz-

Grundverordnung (DSGVO)

Stand 01. Juni 2023

Kontakt Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie

ZS B 1 – Zentrale Vergabestelle ZentraleVergabestelle@senbjf.berlin.de

alle Angaben ohne Gewähr

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Inhaltsverzeichnis

Namen und Kontaktdaten der Verantwortlichen ................................................................ 3
Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ...................... 3
Art und Umfang der Daten ................................................................................................... 3
Weitergabe der personenbezogenen Daten ....................................................................... 4
Dauer der Speicherung ........................................................................................................ 4
Betroffenenrechte ................................................................................................................ 5

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Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (SenBJF) verarbeitet personenbezogene Daten von Ihnen im Zusammenhang mit der Vergabe und Durchführung von Liefer- und Dienst- leistungsaufträgen. Mit diesen Datenschutzhinweisen möchte die SenBJF Sie nachstehend gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezo- genen Daten informieren.

1. Namen und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:

Land Berlin, vertreten durch die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Bernhard-Weiß-Straße 6,10178 Berlin E-Mail: zentralevergabestelle@senbjf.berlin.de

Datenschutzbeauftragter für den Auftraggeber ist:

Herr Ümit Teke Bernhard-Weiß-Straße 6, 10178 Berlin Tel.: +49 30 90227 5886 E-Mail: uemit.teke@senbjf.berlin.de

2. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personen-

bezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 3 BlnDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Die im Rahmen der eVergabe bei „iTWO tender“ eingegebenen Daten werden zur Identifizierung als Teilnehmer in einem Vergabeverfahren erhoben und gespeichert. Zudem werden sie im weiteren Verfahrensablauf zur Kontaktaufnahme verwendet bzw. sind zur Erfüllung eines Vertrages zwischen den Vertragsparteien oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnah- men erforderlich. Sie werden ausschließlich zu diesen Zwecken von dem Dienstleistungsunterneh- men Fa. RIB Software AG an uns weitergeleitet. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abge- gebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.

3. Art und Umfang der Daten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmendes Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:  Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnern der Bieter (z. B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

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 Daten zur Qualifikation und Eignung der Bieter sowie eingesetzter Beschäftigter und Refe- renzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

Während der Registrierung bei iTWO tender im Rahmen der e-Vergabe werden insbesondere  Daten zu Ihrem Unternehmen (z. B. Firmenname, Kontaktdaten, Anschrift, Umsatzsteuer- ID, E-Mail-Adresse) und zu Ihren Ansprechpartnern (z. B. Name, Kontaktdaten) erhoben.

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

4. Weitergabe der personenbezogenen Daten

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet wer- den, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:  Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind. Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge mit einer Auftragssumme ab 30.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftrag- geber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbs- register einholen.  Gemäß § 30 UVgO wird bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf unserer Internetseite informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.  Bei Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes muss gemäß § 39 Abs. 1 VgV der öffent- liche Auftraggeber nach Vergabe eines Auftrags eine Vergabebekanntmachung, welche personenbezogene Daten enthält, mit dem Ergebnis des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln.  Die Vergabekammer des Landes Berlin im Falle von Nachprüfungsverfahren sowie Ge- richte im Falle von Klagen.

5. Dauer der Speicherung

Die zu diesen Zwecken von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht  von 6 Jahren ab Abschluss des Vergabeverfahrens

bzw. für den Auftragnehmer  von 6 Jahren ab Beenden des Vertrages

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gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, es bestehe eine Verpflichtung zu einer längeren Speicherung.

6. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit gegenüber dem Auftraggeber widerrufen werden. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zu- kunft nicht mehr fortgeführt werden darf.

Der Widerruf ist an die für die unter Ziff. 1 genannte verantwortliche Stelle für die Datenverarbei- tung zu richten.

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) Betroffene haben das Recht, Auskunft über die vom Auftraggeber verarbeiteten personenbezoge- nen Daten zu verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der betroffenen Per- son nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung - eine Vervollständigung verlangt werden.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Betroffene können die Löschung der bei dem Auftraggeber gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung eines Rechts auf freie Meinungsäu- ßerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentli- chen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Betroffene haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, aber deren Löschung abgelehnt wird und der Auftraggeber die Daten nicht mehr benötigt, der Betroffene jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprü- chen benötigten oder gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Betroffene haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die dem Auftraggeber bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

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Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation erge- ben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogenen Daten begründeten Widerspruch einzulegen. Im Falle eines begründeten Widerspruchs werden die personenbezogenen Daten nicht mehr ver- arbeitet, es sei denn, überwiegende zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung kön- nen nachgewiesen werden, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch ist an die für die unter Ziff. 1 genannte verantwortliche Stelle für die Datenverar- beitung zu richten.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO) Betroffene können sich unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin Tel.: +49 30 13889-0 Email: mailbox@datenschutz-berlin.de

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SenBJF_Datenschutz-Information DSGVO.pdf