Leistungsbeschreibung_SenBJF_SFBB FBL 3_161026.pdf

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Leistungsbeschreibung

Entwicklung einer Kommunikationsstrategie für das SFBB

Vergabenummer: SenBJF_SFBB FBL 3_161026

Auftraggeber Land Berlin, vertreten durch das Sozialpädagogische Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg (SFBB) Königstraße 36 b 14109 Berlin

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleich- ermaßen für alle Geschlechter.

Inhaltsverzeichnis

1. Ausgangssituation................................................................................................................................. 3

2. Beschreibung der Leistung (Mindestanforderungen) ....................................................................... 4

3. Eignungskriterien ................................................................................................................................... 3

4. Zuschlagskriterien ................................................................................................................................. 4

5. Vertragslaufzeit, Option, Kündigung .................................................................................................. 7

6. Vertragsbedingungen .......................................................................................................................... 8

7. Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ........................................................................................... 8

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1. Ausgangssituation

Das Sozialpädagogische Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg (SFBB) ist das gemeinsame Fort- bildungsinstitut der Länder Berlin und Brandenburg. Es ist zuständig für die Fort- und Weiterbildung von rund 96.000 Fachkräften der Kinder- und Jugendhilfe in beiden Bundesländern.

Die sozialpädagogische Fortbildung der Länder Berlin und Brandenburg ist seit dem 01.01.2007 zum Sozialpädagogischen Fortbildungsinstitut Berlin-Brandenburg (SFBB) zusammengeführt.

Das SFBB wendet sich in Erfüllung des bundesgesetzlichen Auftrags gem. § 72 Abs. 3 SGB VIII in Verbindung mit § 85 Abs. 2 SGB VIII an die in Berlin und Brandenburg tätigen Sozialpädagogi- schen Fachkräfte der Kinder- und Jugendhilfe.

Der Bund hat den Ländern die Aufgabe übertragen, die Tätigkeit der Träger der öffentlichen und freien Jugendhilfe und deren Weiterentwicklung anzuregen, zu fördern sowie auf den gleichmäßi- gen Ausbau von Einrichtungen und Angeboten hinzuwirken. Sowohl für die Weiterentwicklung der Jugendhilfe als auch für den qualitativen Ausbau hat die Fortbildung der Fachkräfte eine sehr hohe Bedeutung. Die Träger der öffentlichen Jugendhilfe sind verpflichtet, die Fortbildung und Praxisberatung der Beschäftigten sicherzustellen.

Als sachlich zuständig für die Fortbildung bestimmt § 85 Abs. 2 SGB VIII den überörtlichen Träger der Jugendhilfe. Nach dem Ausführungsgesetz für die Kinder- und Jugendhilfe (AG KJHG) ist es das Land Berlin. Per Staatsvertrag ist geregelt, dass Berlin diese Aufgabe auch für Brandenburg erfüllt.

Berlin und Brandenburg gewährleisten die Angebote zur fachlichen Qualifikation in Form des Jah- resangebots des SFBB.

Das SFBB plant und organisiert jedes Jahr ein umfangreiches Fortbildungsprogramm. Ziel ist es, Fachkräfte in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und aktuelle fachliche Entwicklungen aufzugrei- fen. Dabei stehen die Teilnehmenden und ihr Bildungserlebnis im Mittelpunkt.

In den letzten Jahren haben sich die Bedürfnisse der Benutzer stark verändert und auch, dass An- meldeverhalten ebendieser. Hierbei ist zu bemerken, dass viele Teilnehmende kurzfristig absagen, nicht erscheinen oder Kurse nicht belegt werden. Das SFBB hat vor wenigen Jahren die Umstellun- gen des papiergebundenen Programmes auf einen Webshop erfolgreich „abgeschlossen“. Dies hat für Teilnehmende und die Verwaltung des SFBB viele Vorteile. Es zeigen sich aber diverse Nach- teile insbesondere in der Kommunikation mit den Teilnehmenden. Die Suche im Webshop ist nicht für jeden Teilnehmenden niedrigschwellig und insbesondere die Kommunikation mit den Teilneh- menden zu den Veranstaltungen des SFBB hat sich aufgrund der Digitalisierung stark verändert. Da es für das SFBB von grundlegende Bedeutung ist, dass die Veranstaltungen gebucht werden, statt- finden können und ein Nachhaltiger Kontakt zu den Teilnehmenden (z.B. im Sinne einer Evaluation) besteht, hat man den grundsätzlichen Bedarf an einer einheitlichen Kommunikationsstrategie für das SFBB nach Außen erörtert. Hierzu besteht ein Bedarf an einer externen Dienstleistung.

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2. Beschreibung der Leistung (Mindestanforderungen)

Gegenstand der Leistung ist die Erstellung und Implementierung einer Kommunikationsstrategie und eines einheitlichen Erscheinungsbildes für das SFBB. Mit den folgenden Zielen:

• die Positionierung/Profil des Instituts in der Bildungslandschaft stärken, • die Zielgruppen präzise ansprechen und binden, • die Zugänglichkeit zu den Angeboten erleichtern, • die Reichweite und Sichtbarkeit der Angebote erhöhen, • digitale Kanäle wirkungsvoll nutzen und verbinden, • Außendarstellung modernisieren und im Design vereinheitlichen

2.1 Positionierung des Instituts in der Bildungslandschaft stärken

• Einladendes, zum Ort passendes, Erscheinungsbild entwickeln (digital und Printmedien de- signen) (die templates sollen dem SFBB dauerhaft zur Verfügung stehen) • Stärken (Ort, Atmosphäre, Dozenten) inszenieren • Entwicklung einer klaren Positionierung und Kernbotschaften des Instituts

2.2 Zugänglichkeit

• Optimierungspotentiale für nutzerfreundliche Zugangswege zu den Seminaren erörtern • Festlegung von Zielgruppen-spezifischen Botschaften und Kanälen • Weniger No-Shows durch verbindliche und regelmäßige (Vor-) Kommunikation

2.3 Reichweite und Sichtbarkeit der Angebote erhöhen

• Reichweite: 90.000 Fachkräfte in Berlin & Brandenburg; hier jährliche TN-Zahlen erhöhen und weitere Fachkräfte erreichen • Multiplikatoren-Strategie mit Verbänden, Institutionen, Fachpresse • Community-Aufbau • Konzeption von konkreten Kommunikationsmaßnahmen (z. B. Social-Media-Kampagnen, Newsletter-Strukturen, Pressearbeit, Veranstaltungen)

2.4 Digitale Kanäle wirksam nutzen

• Events & Vernetzungsmomente vor Ort implementieren • Social-Sharing Momente • Persönliche Wertschätzung nach der Teilnahme stärken • Vorschläge für Content-Formate und -Themen

2.5 Design von templates für Media und Print

• Einheitliche Außendarstellung in modernisierter Form

2.6 Innovation

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• Vorschläge seitens des Bieters welche nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten sind aber seitens des Bieters für die Entwicklung des Instituts empfohlen werden

Liefer-/Ausführungsort:

Die Dienstleistungen müssen mit einer Erfassung des Istzustandes und des dazugehörigen Prozesse Vorort erfolgen. Anhand von Workshops in Kleingruppen müssen Themen angegangen werden und am Ende zu einer Gesamtstrategie samt konkreten Handlungsempfehlungen zusammengefasst werden. Dies muss teilweise Vorort im Jagdschloss erfolgen, spätere Teilaspekte sind auch in Vide- ocalls möglich.

Ausführungszeitraum:

Vorlage der Handlungsempfehlungen in Q3 2027 in digitaler Form.

Vorlage des Cd in digitaler Form in Q3 2027.

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3. Eignungskriterien

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Der Bieter verfügt über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Der Bieter verfügt über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie ausreichende Erfahrungen, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können.

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4. Zuschlagskriterien

a) Zuschlagskriterium Angebotspreis (Preisobergrenze 70.000,00 €)/ Honorar (max. 30 Punkte)

Bewertet wird ausschließlich der im Preisblatt angegebene Bruttobetrag. Preise, die an anderen Stellen, insbesondere im Anschreiben angegeben werden, werden nicht berücksichtigt.

Der Auftraggeber wird die Punktzahl für den angebotenen Preis wie folgt berechnen:

Das Angebot mit dem niedrigsten Endbetrag gemäß des vom Bieter ausgefüllten Preisblatts erhält 30 Punkte. Die Punkte für die übrigen Angebote werden mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma dazu ins Verhältnis gesetzt.

Die Punktzahl für den angebotenen Preis ergibt sich aus folgender Formel:

𝑋

𝑃 = 30 − ((( ) − 1)30)

𝑁

Dabei ist:

P: die zu ermittelnde Punktzahl pro Bieter

N: der niedrigste angebotene Gesamtpreis

X: der zu wertende angebotene Gesamtpreis

b) Zuschlagskriterium Gesamtkonzept (max. 50 Punkte)

Für das Zuschlagskriterium Konzept können maximal 50 Punkte erreicht werden. Das Konzept hat der Bieter entsprechend den nachfolgenden Vorgaben vorzulegen:

• Das Konzept darf insgesamt einen Umfang von 20 Seiten (Schriftart: Arial, 11 pt) nicht über- schreiten (etwaige Anlagen ausgeschlossen). Sollte ein Konzept über mehr als 20 Seiten eingereicht werden, wird der Inhalt ab der Seite 21 nicht bei der Bewertung berücksichtigt.

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• Das angebotene Konzept wird Gegenstand des Vertrages. Die Einhaltung durch den/die Auftragnehmer/in wird seitens des Auftraggebers überprüft.

Das Konzept hat in transparenter, nachvollziehbarer und überzeugender Weise schriftliche Ausfüh- rungen zu folgenden Aspekten zu enthalten, welche Gegenstand des Wertungsprozesses sein wer- den:

• Kurzdarstellung des Unternehmens (unterliegt nicht der Bewertung)
• Herangehensweise für den Aufbau einer Kommunikationsstrategie im Kontext des SFBB
• Vorgehensweise für eine strukturierte Bedarfs- und Anforderungsaufnahme o Abstimmung mit den relevanten internen Stakeholdern (z. B. Fortbildungsreferenten, IT, Datenschutzbeauftragte). o Erhebung konkreter Bedarfe hinsichtlich Funktionen, Benutzerführung, Barrierefrei- heit und Workflows. o Ergebnisdokumentation in einem Empfehlungskatalog.
• Lösungsansätze zur Integration der Kommunikationsstrategie in bestehende Abläufe o Berücksichtigung bestehender Workflows, z. B. Veranstaltungsplanung.
• Darstellung des zeitlichen Ablaufs für die Leistungserbringung
• Darstellung der Einsatzplanung des Personals
• Beschreibung der Kommunikation im Regelfall und in besonderen Situationen
• Zukunftsfähigkeit der Leistung

Bewertung des Konzepts:

Das Zuschlagskriterium Konzept wird inhaltlich aufgrund der Wertungsmaßstäbe Nachvollziehbar- keit und Plausibilität der Darstellungen bewertet.

Auf Grundlage der Wertungsmaßstäbe (Nachvollziehbarkeit und Plausibilität der Darstellungen) in Bezug auf die vorgegebenen Aspekte erfolgt die Bewertung des Zuschlagskriteriums Konzept in folgenden Abstufungen:

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Zwischenstufen werden nicht gebildet.

c) Zuschlagskriterium Erfahrung des eingesetzten Personals (max. 20 Punkte)

Bewertet werden die nachfolgenden näher spezifizierten Berufserfahrungen in Jahren des für die Ausführung des Auftrags vorgesehenen Personals. Das benannte Personal ist nach dem vorgege- benen Vertrag zwingend bei der Ausführung des Auftrags hauptverantwortlich einzusetzen. Werden mehrere Personen benannt, so wird zur Bewertung der Durchschnittswert, d.h. Summer der erreich- ten Punkte geteilt durch die Personenzahl herangezogen. Grundlage der Bewertung sind die An- gaben im Formblatt „Persönliches Profil“.

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Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leis- tungs-Verhältnisses. Um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu bestimmen, wird die erreichte Punktzahl für den angebotenen Preis mit der erreichten Bewertungspunktzahl der Leistungskriterien addiert. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Sofern zwei oder mehrere Angebote die gleiche Punktzahl erhalten, entscheidet die erreichte Punkt- zahl im Kriterium „Gesamtkonzept – Kommunikationsstrategie, Implementierung & Service Ge- samtkonzept – Kommunikationsstrategie, Implementierung und Service“ über die Zuschlagsertei- lung.

Fehlende wertungsrelevante Unterlagen können nicht nachgereicht werden. Sie sind zwingend zu- sammen mit den Angebotsunterlagen einzureichen. Ansonsten werden diese nicht bzw. mit 0 Punkten bewertet.

5. Vertragslaufzeit, Option, Kündigung

Der Vertrag beginnt zum 1. des Folgemonats nach Zuschlagserteilung und endet nach Ablauf einer Vertragslaufzeit von 12 Monaten, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Das Recht zur außerordentlichen, fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt von der Verein- barung der festen Vertragslaufzeit unberührt. Wichtige Gründe, die der Auftraggeber zu einer fristlosen Kündigung des Vertrages berechtigen, sind beispielsweise:

• eine erhebliche oder wiederholte Verletzung einer vertraglichen Haupt- oder Nebenpflicht, • die in Wirt-2144 BVB Kontrolle und Sanktionen geregelten Fälle, • Verstoß gegen Datenschutz oder Verschwiegenheit,

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• Nichtvorlage von vertraglich geschuldeten Nachweisen und Erklärungen.

Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Vor dem Ende der Vertragslaufzeit beauftragte Leistungen sind auch über das Vertragsende hinaus zu den Bedingungen des Vertrages zu erfüllen.

6. Vertragsbedingungen

Der Vertrag kommt durch Zuschlagserteilung zu Stande. Folgende Bestandteile werden damit zum Vertragsinhalt:

• Leistungsbeschreibung inklusive aller im Rahmen des Vergabeverfahrens vorgenommener etwaiger Konkretisierungen bzw. aller Antworten zu Bieterfragen • Wirt-2142 BVB zur Leistungen von Beratungs- und Schulungsunternehmen • Wirt-2144 BVB Kontrolle u. Sanktionen (Teil B) • AVV nach DSGVO • BVB SenBJF • Zuschlagsschreiben der Vergabestelle • Angebot des bezuschlagten Auftragnehmers einschließlich Preisblatt inklusive aller Anla- gen und Erklärungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters/ Auftragsnehmers werden nicht anerkannt.

7. Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Enthalten die Vergabeunterlagen oder sonstige seitens der Vergabestelle herausgereichte Doku- mente nach Auffassung des Bewerbers/Bieters Unklarheiten, Unvollständigkeiten, Widersprüche oder Fehler, insbesondere solche, die die Preisermittlung und Kalkulation beeinflussen können, so hat der Bewerber/Bieter den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen.

Vorgenannte Hinweise hat der Bewerber ausschließlich über die Vergabeplattform an den Auf- traggeber bis spätestens sieben Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zu richten.

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