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Hessischer Rundfunk, Anstalt des Öffentlichen Rechts, Vergabestelle Bertramstraße 8 60320 Frankfurt Deutschland
Hessischer Rundfunk, Anstalt des Öffentlichen Rechts, Ansprechpartner Vergabestelle, Bertramstraße 8, 60320 Frankfurt, Deutschland Anne Stephan
Telefon +49 69/155-2521
Telefax +49 69/155-3080
E-Mail vergabestelle@hr.de
Datum 08.09.2026
Vergabenummer HR-2026-0007 Aufforderung zur Angebotsabgabe
Offenes Verfahren Vorbereitung und Durchführung der Entgeltabrechnung sowie sozialversicherungs- und steuerrechtliche Betreuung im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Auslandsentsendungen und Ortskräften in den USA, Spanien und Marokko
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit übersenden wir Ihnen die Vergabeunterlagen für die o.g. ausgeschriebene Leistung. Alle weiteren Angaben entnehmen Sie bitte den beigefügten Unterlagen.
Mit freundlichen Grüßen
Anne Stephan
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Aufforderung zur Angebotsabgabe EU
Vergabenummer: HR-2026-0007
a) Vergabestelle: Hessischer Rundfunk, Anstalt des Öffentlichen Rechts, Vergabestelle Bertramstraße 8 60320 Frankfurt Deutschland
Telefonnummer: +49 69 155-2521
Telefaxnummer: +49 69155-3080
E-Mailadresse: vergabestelle@hr.de
b) Verfahrensart: Offenes Verfahren
c) Angebote können schriftlich. abgegeben werden: X elektronisch in Textform. X elektronisch mit fortgeschrittener Signatur. X elektronisch mit qualifizierter Signatur.
Anschrift zur Einreichung -ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote schriftlicher Angebote: zugelassen)
Anforderung digitaler https://www.had.de Vergabeunterlagen unter:
d) Leistung: Vorbereitung und Durchführung der Entgeltabrechnung sowie sozialversicherungs- und steuerrechtliche Betreuung im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Auslandsentsendungen und Ortskräften in den USA, Spanien und Marokko
Art des Lieferauftrags: entfällt, da eine Dienstleistung ausgeschrieben wird
Gesamtmenge und Umfang: Das Auftragsvolumen umfasst aktuell 6 Auslandsentsendungen. Im Jahr 2027 wird es sich um 1 Ortskraft erweitern und kann sich während der Vertragslaufzeit verändern. Die Leistungen sind für die Länder USA, Spanien und Marokko und Deutschland für die für das jeweilige Land angegebene Zielgruppe (Auslandsentsendungen und Ortskräfte) zu erbringen.
Die Vertragslaufzeit beginnt ab dem 01.01.2027, Grundlaufzeit 2 Jahre mit der Option der zweimaligen Verlängerung. Er verlängert sich jeweils um 1 Jahr, sofern der Vertrag nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.12.2030, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
- Steuerung und Koordination der Leistungserbringung der Provider und ggf. der beauftragten Kooperationspartner im Ausland bzw. Entsendungsland inklusive Sicherstellung der festgelegten Qualitäts- und Servicestandards
- Beratungsgespräch mit dem zu entsendenden Mitarbeitenden oder der ausgewählten Ortskraft, Sachverhaltsklärung zur persönlichen Einkommenssituation, Sozialversicherung, Steuern, Grundgehalt, Kinder
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- Abstimmung Finanzamt: Beantragung der erforderlichen ausländischen Steuernummern sowie weiterer Genehmigungen/ Anträge/Meldungen bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland (insbesondere Freistellungserklärung gemäß DBA/ Kassenstaatsprinzip), Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen
- Abstimmung Sozialversicherungsträger: Beantragung der erforderlichen ausländischen Sozialversicherungsnummer sowie weiterer Genehmigungen/Anträge und Bescheinigungen über die Anwendung deutscher Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit (Certificates of Coverage/A1 Bescheinigung) und ggf. Antragstellung zur Umstellung der Krankenversicherung in eine Anwartschaftsversicherung bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland, Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen
- Ermittlung des monatlichen Steuerbetrages im Ausland bzw. Entsendungsland unter Beachtung des Kassenstaatsprinzips, Abführen der Steuerzahlungen inklusive aller Nachweispflichten
- Ermittlung des monatlichen Sozialversicherungs- Beitrages im Ausland bzw. Entsendungsland, Abführen der Sozialversicherungsbeiträge inklusive aller Nachweispflichten.
- Payroll einrichten: Aufnahme neuer Mitarbeitender
- Payroll abschließen: Abschluss ausscheidender Mitarbeitender
- Abrechnung und Ermittlung des monatlichen Auszahlungsbetrages entsprechend der länderspezifischen Regelungen, Erstellen und Versenden der Vergütungsmitteilungen an die Ortskraft
- Erstellen der Steuererklärung im Entsendungsjahr im Entsendungsland und in Deutschland für die Entsendungstätigkeit. Weiterleitung der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
- Erstellen der Steuererklärung im Jahr der Rückkehr im Entsendungsland und für die Entsendungstätigkeit inklusive Deregistrierung. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
- Erstellen der Steuererklärung in allen Entsendungsjahren im Entsendungsland für die Entsendungstätigkeit in den USA. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
- Verarbeitung der Reisedaten, auch wenn diese nicht unmittelbar über die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden. Der Auftragnehmer nimmt die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bewertung der nach der jeweils geltenden hr-Reiseordnung auszuzahlenden Reisekosten in Deutschland an die Auslandsentsandten vor (Spanien, Marokko und USA). System Hessischer Rundfunk: Reiseportal Cytric Reisen (Hotel/Bahn/Flug) können über das Reiseportal Cytric, sowohl über die Online-Plattform der ARD als auch über die Cytric Mobile App gebucht und inklusive Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet werden. Die App "Cytric Mobil" ermöglicht es Reisenden zudem, bequem von unterwegs Reisemittel zu buchen, abzurechnen und zu stornieren. Die App wird von den Nutzenden
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für Android- und IOS-Geräte aus dem Google-PlayShop oder aus dem Apple-App-Store heruntergeladen und auf mobilen Geräten installiert. 14. Monatliche Übermittlung vergütungsrelevanter Daten, Lohnkonten, Vergütungsnachweise und Kontenabgleiche in standardisierter, datenschutzrechtlich gesicherter Form mit elektronischer Auswertungsmöglichkeit 15. Erstellung der notwendigen Meldungen und Formulare für die Berufsgenossenschaft/Haftpflicht und evtl. anderer ausländischer Behörden und Zulieferung an den Auftraggeber 16. Antragstellung auf Versicherungspflicht in der Rentenversicherung bei Bedarf 17. Abstimmung mit einem ortsansässigen Provider im Entsendeland zum Datenzugriff sowie steuer- und sozialrechtlichen Fragen und Meldungen 18. Anstaltsspezifische Beratung und Klärung von speziellen Fragen, die nicht in der Leistungsbeschreibung abgedeckt sind. Es erfolgt eine vorherige Abklärung des normalen oder erhöhten Schwierigkeitsgrades/Aufwandes. Die Abrechnung erfolgt je angefangene Viertelstunde.
Haupt-CPV-Nummer: 79200000-6
Weitere CPV-Nummern: 79000000-4
Name und Anschrift des Hessischer Rundfunk Leistungsempfängers: Anstalt des öffentlichen Rechts Bertramstraße 8 60320 Frankfurt am Main
e) Losaufteilung vorgesehen: ja X nein
Angebote sind möglich für: Ein Los Maximale Anzahl an Losen: Alle Lose
f) Nebenangebote zugelassen: ja X nein
g) Ausführungsfrist: 01.01.2027 - 31.12.2028
Der Vertrag beinhaltet die Option der zweimaligen Verlängerung des Vertrages. Er verlängert sich um jeweils 1 Jahr, sofern er nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt wird.
h) Anschrift der Stelle, bei der die Hessischer Rundfunk, Anstalt des Öffentlichen Rechts, Vergabeunterlagen eingesehen Vergabestelle werden können: Bertramstraße 8 60320 Frankfurt Deutschland
i) Ablauf der Angebotsfrist: (Datum, 08.10.2026 24:00 Uhrzeit)
Bindefrist: 31.12.2026
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j) Höhe etwa geforderter Sicherheiten:
k) Wesentliche s. Vergabeunterlagen Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind:
l) Mit dem Angebot vorzulegende 03_Preisblatt Unterlagen: 04_Vereinbarung zur AVV 05_Checkliste- Sicherheitsanforderungen bei Beauftragung und Nutzung von externen Anwendungen und Diensten 06_Eigenerklärung zum EU- Sanktionspaket 08_ggfs. Erklärung der Bietergemeinschaft 09_Eigenerklärung des Bieters 10_ggfs. Verzeichnis Nachunternehmerleistung 11_Eigenerklärung zur Eignung Beifügung von Fachkräfteprofilen vgl. 3 B der Anlage 11_Eigenerklärung zur Eignung
Sonstige Erfordernisse, die die Alle Fragen sowie andere Kontaktaufnahmen, die sich Bewerber bei der Bearbeitung ihrer unmittelbar oder mittelbar auf das Vergabeverfahren oder den Angebote beachten müssen: Vergabegegenstand beziehen, sind ausschließlich über die Vergabeplattform (https://www.had.de) an den Auftraggeber zu richten. Fragen sollten bis zum 01.10.2026, 10 Uhr über die Vergabeplattform eingereicht werden, um die Antworten bis zum 02.10.2026 zur Verfügung zu stellen. Fragen und deren Beantwortung werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Alle Fragen und deren Antworten werden auf der vorgenannten Vergabeplattform unter der betreffenden Ausschreibung allen Bewerbern/Bietern zur Verfügung gestellt. Die Bewerber/Bieter haben selber dafür Sorge zu tragen, dass sie an die dort veröffentlichten Fragen und Antworten gelangen.
Entsprechend 3 B der Anlage 11_Eigenerklärung zur Eignung sind Fachkräfteprofile beizufügen.
m) Ein evtl. für die Vergabeunterlagen erhobener Betrag wird nicht erstattet.
n) Vergabekammer (§ 156 GWB): Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt Dienstgebäude: Hilpertstraße 31; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2 64295 Darmstadt Deutschland +49 6151-126603
Zuschlagskriterium: Qualitätskriterium
Kostenkriterium
X Preis
Beschreibung: Sämtliche Positionen sind mit dem Preis anzugeben, den die jeweilige Position kostet. Mischkulationen sind unzulässig.
Gewichtung: 100,00
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Sonstige Angaben:
Vergabeunterlagen die beim Bieter 01_Vertragsbedingungen verbleiben: 02_Leistungsbeschreibung 07_eBewerbungsbedingungen
Vergabeunterlagen die Bestandteil 04_Vereinbarung zur AVV des Angebotes werden: 05_Checkliste- Sicherheitsanforderungen 06_Eigenerklärung zum EU- Sanktionspaket 08_Erklärung der Bietergemeinschaft 09_Eigenerklärung des Bieters 10_Verzeichnis Nachunternehmerleistung 11_Eigenerklärung zur Eignung
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