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Stand: Frankfurt, 03.09.2026

Leistungsbeschreibung

Steuerberatungs-

und Abrechnungsleistungen

für Auslandsentsendungen und Ortskräfte des

Hessischen Rundfunks

Vergabeverfahren: HR- 2026-0007

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Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Kurzbeschreibung ..................................................................................... 3

2 Beschreibung der Leistung .......................................................................................... 3

2.1 Auftragsvolumen und Länder ...................................................................................... 3

2.2 Leistungen für Auslandsentsendungen und/ oder Ortskräfte ..................................... 4

2.3 Anforderungen an den Auftragnehmer ........................................................................ 7

2.4 Anforderungen an zentralen Ansprechpartner bzw. Stellvertretung in Deutschland .. 8

2.5 Anforderungen an das Fachpersonal in Deutschland................................................. 8

2.6 Anforderung an das Fachpersonal bzw. Stellvertretung am Entsendungsort ............ 9

3 Vertragssprache und Kommunikation ...................................................................... 10

4 Anforderungen an Berichtwesen, Datenaustausch sowie Datenschutz ............... 10

5 Beschreibung des Verfahrens bei Abruf ................................................................... 12

6 Vertragslaufzeit / Kündigung ...................................................................................... 13

7 Hinweise zum Ausfüllen des Preisblattes ................................................................ 13

8 Vergütung und Preise ................................................................................................. 13

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1 Allgemeine Kurzbeschreibung

Der Hessische Rundfunk ist in den USA, Spanien und Marokko auf 3 Kontinenten durch Auslandskorrespondenten/innen sowie technisch bzw. administrativ unterstützendes Personal vertreten. Die Mitarbeitenden sind ca. 4 - 5 Jahre im Ausland tätig. Die entsandten Mitarbeitenden sind als Studioleiter und Korrespondenten tätig und werden durch Ortskräfte in programmlicher, technischer und administrativer Hinsicht unterstützt. Es gibt vor Ort keine Mitarbeitenden eines gewerblichen Geschäftsbetriebes und der Hessische Rundfunk hat keine Betriebsstätte im Ausland. Der Hessische Rundfunk (im Folgenden: Auftraggeber) beabsichtigt, die Vorbereitung und Durchführung der Entgeltabrechnung und die sozialversicherungs- und steuerrechtliche Betreuung im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Auslandsentsendungen und Ortskräften an einen zentralen Dienstleister (im Folgenden: Auftragnehmer) zu beauftragen. Die nachfolgenden Bestimmungen gelten verbindlich für die gesamte Vertragslaufzeit sowie für etwaige Verlängerungen.

2 Beschreibung der Leistung

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sämtliche steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Auslandsentsendungen und Ortskräften in den jeweiligen Entsendungsländern während der Vertragslaufzeit und etwaiger Verlängerungen sowie für Abschluss- und Jahresendarbeiten rechtssicher zu übernehmen.

2.1 Auftragsvolumen und Länder

Das Auftragsvolumen umfasst aktuell (Stand 08/2026) 6 Auslandsentsendungen. Das Auftragsvolumen wird sich im Jahr 2027 um 1 Ortskraft erweitern und kann sich während der Vertragslaufzeit verändern.

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2.2 Leistungen für Auslandsentsendungen und/ oder Ortskräfte

Die Leistungen sind für die Länder USA, Spanien und Marokko sowie die für das jeweilige Land angegebene Zielgruppe (Auslandsentsendungen und Ortskräfte) zu erbringen.

1. Steuerung und Koordination der Leistungserbringung der Provider und ggf. der beauftragten Kooperationspartner im Ausland bzw. Entsendungsland inklusive Sicherstellung der festgelegten Qualitäts- und Servicestandards
2. Beratungsgespräch (telefonisch/ persönlich) mit dem zu entsendenden Mitarbeitenden oder der ausgewählten Ortskraft, Sachverhaltsklärung zur persönlichen Einkommenssituation, Sozialversicherung, Steuern, Grundgehalt, Kinder
3. Abstimmung Finanzamt: Beantragung der erforderlichen ausländischen Steuernummern sowie weiterer Genehmigungen/Anträge/Meldungen bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland (insbesondere Freistellungserklärung gemäß DBA/Kassenstaatsprinzip), Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen
4. Abstimmung Sozialversicherungsträger: Beantragung der erforderlichen ausländischen Sozialversicherungsnummer sowie weiterer Genehmigungen/Anträge und Bescheinigungen über die Anwendung deutscher Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit (Certificates of Coverage/A1 Bescheinigung) und ggf. Antragstellung zur Umstellung der Krankenversicherung in eine Anwartschaftsversicherung bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland, Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen

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5. Ermittlung des monatlichen Steuerbetrages im Ausland bzw. Entsendungsland unter Beachtung des Kassenstaatsprinzips, Abführen der Steuerzahlungen inklusive aller Nachweispflichten
6. Ermittlung des monatlichen Sozialversicherungs-Beitrages im Ausland bzw. Entsendungsland, Abführen der Sozialversicherungsbeiträge inklusive aller Nachweispflichten.
7. Payroll einrichten: Aufnahme neuer Mitarbeitender
8. Payroll abschließen: Abschluss ausscheidender Mitarbeitender
9. Abrechnung und Ermittlung des monatlichen Auszahlungsbetrages entsprechend der länderspezifischen Regelungen, Erstellen und Versenden der Vergütungsmitteilungen an die Ortskraft
10. Erstellen der Steuererklärung im Entsendungsjahr im Entsendungsland und in Deutschland für die Entsendungstätigkeit. Weiterleitung der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
11. Erstellen der Steuererklärung im Jahr der Rückkehr im Entsendungsland (nur USA) und Deutschland (betrifft USA, Spanien, Marokko) für die Entsendungstätigkeit inklusive Deregistrierung. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
12. Erstellen der Steuererklärung in allen Entsendungsjahren im Entsendungsland für die Entsendungstätigkeit in den USA. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen
13. Verarbeitung der Reisedaten, auch wenn diese nicht unmittelbar über die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden. Der Auftragnehmer nimmt die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bewertung der nach der jeweils geltenden hr-Reiseordnung auszuzahlenden Reisekosten in Deutschland an die Auslandsentsandten vor (Spanien, Marokko und USA) System Hessischer Rundfunk: Reiseportal Cytric Reisen (Hotel/Bahn/Flug) können über das Reiseportal Cytric, sowohl über die Online-Plattform der ARD als auch über die Cytric Mobile App gebucht und inklusive Verpflegungsmehraufwendungen

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abgerechnet werden. Die App "Cytric Mobil" ermöglicht es Reisenden zudem, bequem von unterwegs Reisemittel zu buchen, abzurechnen und zu stornieren. Die App wird von den Nutzenden für Android- und IOS-Geräte aus dem Google-PlayShop oder aus dem Apple-App-Store heruntergeladen und auf mobilen Geräten installiert. 14. Monatliche Übermittlung vergütungsrelevanter Daten, Lohnkonten, Vergütungsnachweise und Kontenabgleiche in standardisierter, datenschutzrechtlich gesicherter Form mit elektronischer Auswertungsmöglichkeit 15. Erstellung der notwendigen Meldungen und Formulare für die Berufsgenossenschaft/Haftpflicht und evtl. anderer ausländischer Behörden und Zulieferung an den Auftraggeber 16. Antragstellung auf Versicherungspflicht in der Rentenversicherung bei Bedarf 17. Abstimmung mit einem ortsansässigen Provider im Entsendeland zum Datenzugriff sowie steuer- und sozialrechtlichen Fragen und Meldungen.

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Die Abrechnung erfolgt je angefangene Viertelstunde.

18. Anstaltsspezifische Beratung und Klärung von speziellen Fragen, die nicht in der Leistungsbeschreibung abgedeckt sind. Es erfolgt eine vorherige Abklärung des normalen oder erhöhten Schwierigkeitsgrades/Aufwandes. Die Abrechnung erfolgt je angefangene Viertelstunde.

2.3 Anforderungen an den Auftragnehmer

• Der Auftragnehmer stellt während des Vertragszeitraumes sicher, dass für die Tätigkeiten entsprechend qualifiziertes, erfahrenes und kundenorientiertes Fachpersonal in ausreichender Kapazität verfügbar und der deutschen Sprache auf C1 Level in Wort und Schrift mächtig ist. • Der Auftragnehmer stellt am Standort USA sicher, dass fundierte, aktuelle und für die Leistungserbringung erforderliche länderspezifische Kenntnisse in den Bereichen Sozialversicherung, Steuern und Arbeitsrecht sowie eine sehr gute Kenntnis der Vorgehensweisen der zuständigen Behörden vor Ort vorhanden sind. • Der Auftragnehmer stellt sicher, dass fundierte und aktuelle Kenntnisse der Regelungen des Auswärtigen Amtes beim Fachpersonal in Deutschland vorhanden sind. • Der Auftragnehmer stellt die vertragsgemäße, professionelle Auftragsabwicklung mit wirksamen, nachvollziehbaren Prozessen in der Leistungserbringung sowie dem Qualitätsmanagement sicher. • Während der Auftragserledigung auftretende Probleme, Mängel etc. sind unverzüglich durch den Auftragnehmer zu klären und zu beheben. Über die Abstellmaßnahmen ist die Leitung Gehaltsabrechnung oder der zuständige Sachbearbeiter in der Gehaltsabrechnung des Hessischen Rundfunks in Kenntnis zu setzen. • Der Auftragnehmer stellt sicher, dass der Hessische Rundfunk über auftragsrelevante Ereignisse, Änderungen (z. B. Personal, Abläufe etc.) frühzeitig, spätestens jedoch vor Eintritt der Änderung in geeigneter Form informiert und eingebunden wird.

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• Der Auftragnehmer sorgt für eine transparente und nachvollziehbare Rechnungslegung sowohl bei durch Niederlassungen als auch durch Kooperationspartner/Unterauftragnehmer erbrachten Leistungen.

2.4 Anforderungen an zentralen Ansprechpartner bzw. Stellvertretung in Deutschland

• Dem Auftraggeber werden ein fester, fachlich qualifizierter und namentlich benannter zentraler Ansprechpartner sowie ein fester, fachlich qualifizierter und namentlich benannter Stellvertreter in Deutschland mitgeteilt. • Der zentrale Ansprechpartner sowie der Stellvertreter sind für die Steuerung und Koordination der Leistungserbringung durch Niederlassungen, Kooperationspartner, Unterauftragnehmer im Ausland inklusive der Umsetzung festgelegter Qualitäts- und Servicestandards zuständig. • Die fachliche Eignung des zentralen Ansprechpartners und dessen Stellvertretung ist jeweils durch ein Qualifikationsprofil nachzuweisen. • Der zentrale Ansprechpartner und dessen Stellvertreter verfügen neben der fachlichen Eignung über sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift C1 Level, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie die Fähigkeit, zielgruppenspezifisch angemessen und verständlich zu kommunizieren. • Personelle Änderungen sind dem Hessischen Rundfunk, Leitung Gehaltsabrechnung oder dem zuständigen Sachbearbeiter unter Angabe des Nachfolgers rechtzeitig vorab schriftlich mitzuteilen. Der Änderungsmitteilung ist ein Qualifikationsprofil des Nachfolgers beizufügen. Der Auftragnehmer hat für reibungslose Aufgabenübergabe und Einarbeitung des Nachfolgers Sorge zu tragen.

2.5 Anforderungen an das Fachpersonal in Deutschland

• Das eingesetzte Fachpersonal verfügt über einen für die Aufgabe einschlägigen Berufsabschluss sowie eine für die Tätigkeit angemessene Berufserfahrung. Neben den sozialversicherungs- und steuerrechtlichen

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Kenntnissen sind auch gute Kenntnisse der Regelungen des Auswärtigen Amtes erforderlich. • Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das für die Beratung und Betreuung der Auslandsentsandten eingesetzte Fachpersonal neben der fachlichen Eignung über Sprachkenntnisse C1 Level in Wort und Schrift, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie die Fähigkeit, zielgruppenspezifisch angemessen und verständlich zu kommunizieren, verfügt. • Reaktionszeit: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Standard-Anfragen innerhalb von maximal 5 Werktagen und zeitkritische Anfragen, diese sind vom Auftraggeber als solche zu kennzeichnen (z. B. im Betreff), innerhalb von 3 Werktagen final zu beantworten. Die Reaktionszeit bezeichnet den Zeitraum zwischen dem werktäglichen Folgetag nach Eingang einer Meldung beim Auftragnehmer und Eingang der vollständigen, fachlich geprüften Lösung an den Auftraggeber. Die Reaktionszeit gilt innerhalb einer Servicezeit von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Die gesetzlichen Feiertage, Samstag und Sonntag sind keine Werktage. Falls eine Lösung innerhalb der Frist unmöglich ist (z. B. weil Rücksprache mit US-Behörden nötig ist), verpflichtet sich der Auftragnehmer, dass am werktäglichen Folgetag nach Eingang der Anfragen ein qualifizierter Zwischenbescheid mit Nennung eines verbindlichen Erledigungstermins erfolgt. • Der Auftragnehmer hat für eine angemessene Einarbeitung des Fachpersonals Sorge zu tragen. • Die fachliche Eignung sowie geforderte Sprachkenntnisse des Fachpersonals sind durch den Auftragnehmer sicher zu stellen und auf Verlangen dem Auftraggeber nachzuweisen. • Sofern sich in der Zusammenarbeit zeigt, dass beauftragte Mitarbeitende nicht über die fachliche Qualifikation, Ausbildung und Erfahrung verfügen, sind diese entweder durch entsprechende Maßnahmen kurzfristig zu verbessern oder andere fachlich geeignete Mitarbeitende zu benennen.

2.6 Anforderung an das Fachpersonal bzw. Stellvertretung am Entsendungsort

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• Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das eingesetzte Fachpersonal über einen für die Aufgabe einschlägigen Berufsabschluss, eine für die Tätigkeit angemessene Berufserfahrung sowie die erforderlichen länderspezifischen sozialversicherungs-, steuerrechtlichen und arbeitsrechtlichen Kenntnisse verfügt. • Das eingesetzte Fachpersonal und entsprechende Stellvertreter in den jeweiligen Ländern verfügen über eine sehr gute Kenntnis der Vorgehensweisen der zuständigen Behörden vor Ort sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung. • Die fachliche Eignung sowie die für die Tätigkeit erforderlichen deutschen Sprachkenntnisse in Wort und Schrift C1 Level der Ansprechpartner und deren Stellvertreter sind durch den Auftragnehmer sicher zu stellen und auf Verlangen dem Auftraggeber nachzuweisen. • Sofern sich in der Zusammenarbeit zeigt, dass der beauftragte Ansprechpartner vor Ort nicht den festgelegten Anforderungen entspricht, sind geeignete Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten oder ein anderer fachlich/sprachlich geeigneter Ansprechpartner zu benennen.

3 Vertragssprache und Kommunikation

• Die Vertragssprache ist Deutsch. • Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle eingesetzten Beraterinnen und Berater über Deutschkenntnisse in Wort und Schrift C1 Level verfügen und in der Lage sind, komplexe Sachverhalte verständlich zu kommunizieren. • Der Auftragnehmer benennt zentrale Ansprechpartner für die Betreuung der Auslandsentsendungen und stimmt sich bei Bedarf mit ortsansässigen Providern ab, die mit der Betreuung der Ortskräfte des Auftraggebers betraut sind.

4 Anforderungen an Berichtwesen, Datenaustausch sowie Datenschutz

Dem Auftraggeber sind monatlich detaillierte Leistungsnachweise betreffend der Tätigkeiten gemäß Leistungsbeschreibung zu erbringen.

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• Auslandsentsendungen: Nachweis über die Durchführung des Beratungsgesprächs mit entsendetem Mitarbeiter. Mitteilung über Bearbeitungsstand von Steuererklärungen, Meldungen an Behörden, ggf. Buchungsnachweise etc. in komprimierter Form. Konkrete Details werden vor Vertragsbeginn abgestimmt. Ortskräfte: Insbesondere monatlicher Aktivitätennachweis, Buchungsnachweise (Payroll, Lohnkonto), konkrete Details werden vor Vertragsbeginn abgestimmt. • Datenschutz: Der Auftragnehmer hat unter Berücksichtigung der Interessenlagen der betroffenen Personen und unter Beachtung der Zweckbindung der Datenverwendung eine Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit sicherzustellen. Wesentlich sind insbesondere folgende Aspekte: o Zweckbindung: Speicherung, Verarbeitung, Nutzung der personenbezogenen Daten der Betroffenen ausschließlich zu den vertraglich festgelegten Zwecken; grundsätzlich keine Weitergabe an Dritte o Festlegung von technischen und organisatorischen (Datensicherungs-) Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben o Melde-/Informationspflichten im Datenverlustfall (Informationspflicht des Auftragnehmers gegenüber Auftraggeber und Betroffenen) o Datenschutzkonformer Einsatz von Unterauftragnehmern: Setzt der Auftragnehmer zur Erfüllung seiner Pflichten aus dem Auftrag Unterauftragnehmer ein, so hat der Auftragnehmer zu gewährleisten, dass im Verhältnis Auftragnehmer - Unterauftragnehmer die relevanten datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Dies betrifft im Fall einer Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG insbesondere die Regelung der technischen und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen bezüglich der personenbezogenen Daten durch den Unterauftragnehmer bzw. - sofern der Unterauftragnehmer außerhalb des Inlands bzw. außerhalb eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes ist - die Gewährleistung für eine datenschutzkonforme Datenübermittlung an den Auftragnehmer. Entsprechendes gilt in Bezug auf Kooperationspartner und

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Niederlassungen des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer stellt die technische Plattform mit einem Server in der EU zur Verfügung, auf der die Unterauftragnehmer im Entsendungsland zugreifen können, um personenbezogene Daten sicher austauschen zu können. Der Auftragnehmer regelt die Berechtigungen unter Einhaltung aller relevanten datenschutzrechtlichen Bestimmungen. o Sofern im Angebot spezielle IT-Anwendungen empfohlen werden, sind diese hinsichtlich der Leistungen, des Nutzens und der Kosten (Lizenzgebühren, Nutzungsarten, Implementierungsaufwand etc.) differenziert zu beschreiben.

5 Beschreibung des Verfahrens bei Abruf

• Der Auftraggeber benennt einen Ansprechpartner sowie einen qualifizierten Stellvertreter, der für die Koordination und Abwicklung der Leistungspakete verantwortlich ist. Der Auftraggeber informiert und beteiligt die internen Stellen entsprechend der internen Prozesse des Hessischen Rundfunks. • Für den Auftragnehmer relevantes Fachpersonal, Ansprechpartner sowie Änderungen werden rechtzeitig bekannt gegeben. • Die konkrete Abstimmung der Aufgabenübergabe, Prozesse etc. erfolgt vor Vertragsbeginn in einem oder mehreren Abstimmungsterminen. • Übernahme der Abrechnungsdaten des bisherigen Providers, Sicherung der technischen Übernahme und gewährleistet die Vereinbarung der entsprechenden Schnittstellen. • Nach dem ersten Vertragsjahr bewerten Auftragnehmer und zentrale fachliche Ansprechpartner des Auftraggebers die generelle Zusammenarbeit, festgelegte Prozesse etc. und leiten daraus Verbesserungspotenziale ab. Die Form des Reviews wird zwischen den beiden Vertragspartnern vorab abgestimmt. • Die Rechnungslegung erfolgt monatlich über einen zentralen Ansprechpartner in Deutschland. Die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Rechnung über die erbrachten Leistungen durch Niederlassungen und Kooperationspartner ist durch den zentralen Ansprechpartner in Deutschland sicherzustellen.

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• Die Rechnung ist jeweils länderspezifisch entsprechend der festgelegten Leistungspakete zu erstellen. Leistungen für Entsendungen und Leistungen für Ortskräfte sind voneinander abzugrenzen und jeweils gesondert in der Rechnung auszuweisen. Details zum Rechnungslegungsverfahren werden vor Vertragsbeginn zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt.

6 Vertragslaufzeit / Kündigung

Der Vertrag beginnt am 01.01.2027, jedoch nicht vor dem Tag der Zuschlagserteilung und wird bis zum 31.12.2028 geschlossen (Grundlaufzeit). Der Vertrag beinhaltet die Option der zweimaligen Verlängerung des Vertrages. Er verlängert sich um jeweils 1 Jahr, sofern er nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.12.2030, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

7 Hinweise zum Ausfüllen des Preisblattes

Das Preisblatt ist nur in den blau unterlegten Feldern und im rot gerahmten Kasten zu befüllen. Im Preisblatt sind Nettopreise auf zwei Nachkommastellen gerundet für die definierten Aufgabenblöcke auf Basis der in der Spalte Einheit angegebenen Größe einzutragen. Der Nettopreis ist einheitlich für alle Länder anzugeben. Das Preisblatt (pdf) ist mit Firmennamen und Anschrift zu versehen.

8 Vergütung und Preise

Die aufgeführten Leistungen werden entsprechend dem Preisblatt nach tatsächlichem Aufwand vergütet. Die vereinbarten Vergütungen/Preise gelten für den vereinbarten Vertragszeitraum. Mit dieser Vergütung sind jeweils sämtliche mit der Leistungserbringung anfallenden Kosten und Nebenkosten abgegolten.

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