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Wichtige Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung
Das Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR e.V.)
und dessen Standorte weltweit haben die Einführung der elektronischen Rechnung ( = xRechnung ) vorgenommen. Das DLR als mittelbare Bundeseinrichtung folgt somit der gesetzlichen Verpflichtung, Abrechnungsdokumente in dem von der Koordinierungsstelle des Bundes (KOSIT = Koordinierungsstelle für IT Standards) vorgeschriebenen strukturierten Datenformat zu verarbeiten.
Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. ist aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBl. I, 770 ff.) dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen über digitale Kanäle zu empfangen und medienbruchfrei zu verarbeiten. Somit sind die Anforderungen an einen durchgehenden, digitalen Verarbeitungsprozess und eine revisionssichere Archivierung, der E-Rech-V folgend, erfüllt.
Die elektronische Rechnung im strukturierten Datenformat ist das Originaldokument nach § 14 UstG. i.V.m. § 5 E-Rech-V und ist den Finanzverwaltungen vorzulegen bzw. bereitzustellen Für die Übermittlung der elektronischen Rechnung im strukturierten Datenformat ist die OZG-konforme- Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) unter https://xrechnung-bdr.de zu nutzen.
Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller im strukturierten Datenformat bei Geschäften mit unmittelbaren/mittelbaren Behörden/Einrichtungen des Bundes verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € netto (Gesamtauftragswert) sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) geregelt.
In § 4 der E-Rech-V des Bundes sind die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung festgelegt. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert xRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 sowie der E-Rech-V entsprechende elektronische Rechnungen. Zusätzlich müssen alle elektronischen Rechnungen die Nutzungsbedingungen der OZG-RE erfüllen. Alle Informationen über den Standard xRechnung, erhalten Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards.
Sofern der Gesamtauftragswert einen Betrag von € 1.000 netto nicht übersteigt, besteht die Möglichkeit das Abrechnungsdokument per Post oder Email (PDF-Format) einzureichen.
Papier- und PDF-Formate können nicht über das Verwaltungsportal des Bundes eingereicht werden!
Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. Lieferantenbuchhaltung Linder Höhe 51147 Köln
Werden Abrechnungsdokumente im PDF-Format oder in Papierform über einem Gesamtauftragswert von € 1.000 netto eingereicht, so sind diese nicht ordnungsgemäß und werden seitens des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e.V. abgewiesen.
Nicht ordnungsgemäss eingereichte Abrechnungsdokumente begründen keinen Verzug nach § 286 BGB.
Für technische Fragen im Zusammenhang mit der OZG-RE steht Ihnen der Support der Bundesdruckerei GmbH, Berlin unter Telefon +49 (0)30 – 25 98 44 36 oder sendersupport-xRechnung@bdr.de zur Verfügung.
Ihre Lieferantenbuchhaltung
Köln, August 2025
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Anforderungen an die Rechnungsinhalte
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben von Rechnungsbestandteilen nach § 14 UstG, bspw. Leistungs-/Lieferdatum, UST ID des Leistenden, fortlaufende / einmalig vergebene Rechnungsnummer, Name, Adresse des Leistenden und Leistungsempfängers, etc. muss eine elektronische Rechnung gemäß § 5 E-Rech-V des Bundes folgende Angaben enthalten: Leitweg-Identifikationsnummer Die Leitweg ID des DLR e.V.für alle Standorte weltweit, lautet: 992-03005-81. Fälligkeitsdatum oder alternativ die Zahlungsbedingung Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung im strukturierten Datenformat folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden: Bestellnummer Hat das DLR keine Bestellung offiziell übermittelt, so ist die Kostenstelle oder der vollständige Name des Bestellers.
Lieferantennummer (Kreditorennummer), gemäss der übermittelten Bestellung.
Anforderungen an das Rechnungsformat
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es muss ein Standard nach EN 16931 verwendet werden, sofern er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der E-RechV des Bundes entspricht. Zusätzlich müssen die Nutzungsbedingungen der OZG-RE erfüllt werden. Rechnungsformate, welche nicht diesen Anforderungen entsprechen, können nicht berücksichtigt werden und werden seitens der OZG-RE abgewiesen. Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden. Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben. Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).
Anforderungen an die Rechnungsübermittlung
Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die OZG-konforme- Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zu nutzen, welche unter https://xrechnung-bdr.de abgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle voraus. Unter der angegeben Adresse finden Sie zudem weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung. Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden. Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektronischer Form als auch auf Papier / PDF zu übersenden.
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