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02 Leistungsbeschreibung Crossmedia Support Englisch

Titel: Crossmedia Support Englisch Datum: 11.09.2026 Vergabestelle: EKF-DLN Seite 1 von 8 Norbert Hartmann

Leistungsbeschreibung zur Ausschreibung

Crossmedia Support Englisch

Inhaltverzeichnis:

I. Einleitung.............................................................................................. 1

II. Leistungsanforderungen ...................................................................... 2

III. Kosten ................................................................................................... 8

V. Laufzeit und Preisstellung ................................................................... 8

VI. Bewertung und Gewichtung ............................................................... 8

I. Einleitung

Über das DLR

Das DLR ist das deutsche Forschungs- und Technologiezentrum für Luft- und Raumfahrt. In seinen Kerngebieten entwickelt das DLR Technologien für Luft- und Raumfahrt, Energie und Verkehr, so- wie Sicherheits- und Verteidigungsforschung. Ein breites Spektrum an Ergebnissen und Innovatio- nen bringen Nutzen für Industrie und Wirtschaft, Behörden und Verwaltung sowie für öffentliche Stakeholder. Durch einen intensiven Wissensaustausch und gezielten Technologietransfer stellt sich das DLR seiner Verantwortung gegenüber der Gesellschaft. Dazu wird es mit Mitteln des Bundes ge- fördert. Die Deutsche Raumfahrtagentur im DLR ist im Auftrag der Bundesregierung für die Planung und Umsetzung der deutschen Raumfahrtaktivitäten zuständig. Zwei DLR Projektträger arbeiten als Managementeinrichtungen für Forschungs- und Industrieförderung.

Global wandeln sich Klima, Mobilität und Technologie. Das DLR nutzt das Know-how seiner 51 In- stitute und Einrichtungen, um Lösungen für die daraus resultierenden Herausforderungen zu entwi- ckeln. Unsere 11.000 Mitarbeitenden haben eine gemeinsame Mission: Wir erforschen Erde und Weltall. Wir entwickeln Technologien für eine nachhaltige Zukunft und tragen durch den Technolo- gietransfer dazu bei, den Wissens- und Wirtschaftsstandort Deutschland zu stärken.

Weiterführende Angaben finden Sie unter www.DLR.de.

Aufgaben der Abteilung Kommunikation des DLR

Die Abteilung Kommunikation verantwortet die Außen- und Innendarstellung des DLR im Auftrag des Vorstands für alle Bereiche über alle Kanäle hinweg. Grundlage sind das mit dem Vorstand

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Titel: Crossmedia Support Englisch Datum: 11.09.2026 Vergabestelle: EKF-DLN Seite 2 von 8 Norbert Hartmann abgestimmte Agenda Setting sowie die themen- bzw. anlassbezogene Kommunikationsplanung mit den Instituten und Einrichtungen.

Die Gruppe Media Relations ist für die Presse- und Medienarbeit sowie die externe Risiko- und Kri- senkommunikation des DLR verantwortlich. An den Standorten wird die Presse- und Öffentlichkeits- arbeit von der Gruppe Standortkommunikation wahrgenommen. Die Gruppe Digitale Kommunika- tion ist für alle Bereiche der Außendarstellung zuständig, die Gruppe Social Media verantwortet die Aktivitäten in den sozialen Netzwerken. Printings, audiovisuelle Medien und das Corporate Design werden von der Gruppe Corporate Publishing entwickelt und umgesetzt. Die Gruppe Veranstal- tungsmanagement konzipiert, plant und organisiert Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen. Die Gruppe Interne Kommunikation stellt Informationen für die Mitarbeitenden über verschiedene Kanäle bereit. Projekte mit Bezug zur Sicherheits- und Verteidigung werden von der Gruppe Strate- gische Kommunikation behandelt.

Die Forschungsarbeiten des DLR in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr, Sicherheit und Digitalisie- rung sind eng in internationale Kooperationen eingebunden. Aus diesem Grund sind sowohl inter- nationale Partner des DLR aus Forschung und Industrie als auch internationale Medien und die inter- nationale, allgemeine Öffentlichkeit wichtige Zielgruppen der DLR-Kommunikation. Eine mutter- sprachliche Qualität der von der DLR-Abteilung Kommunikation produzierten englischsprachigen Medien wurde daher bereits im Jahr 2005 eingeführt.

II. Leistungsanforderungen

Aufgabenbeschreibung

Kernaufgaben des Dienstleisters sind:

Übersetzung, Redaktion, Autorschaft und Produktion redaktioneller englischsprachiger Inhalte in muttersprachlicher Qualität

für die vom DLR verantworteten Medien.

Übersetzung, Redaktion und Produktion englischsprachiger Inhalte für:

— DLR Webportal: www.DLR.de/en

— Soziale Netzwerke (Instagram, Facebook, YouTube etc.)

— DLR Blogs: www.DLR.de/blogs/en

— DLRmagazine

— Andere DLR-Druckerzeugnisse

— Interaktive Features, Videos und Animationen

— Live-Coverage von Events (über die DLR Social Media-Kanäle).

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Titel: Crossmedia Support Englisch Datum: 11.09.2026 Vergabestelle: EKF-DLN Seite 3 von 8 Norbert Hartmann Hierbei handelt es sich sowohl um Text in Form von News- und Presseartikeln, Posts auf Social Me- dia, Blogposts, Hintergrundartikeln, Magazin-Artikeln, Reportagen, Porträts und Interviews, aber auch um Videos bzw. Webcasts, Filme, Bildstrecken, Animationen und ähnliches.

Die Aufgabenpakete im Einzelnen

1. Projektmanager/Teamleitender und leitende(r) Redakteur(in)

Der Auftragnehmer stellt einen erfahrenen Projektmanager/Teamleitenden und leitende(n) Redak- teur(in) zur Verfügung (mindestens acht Jahre Berufserfahrung). Diese(r) ist verantwortlich für alle beauftragten Projekte/Aufgaben des Auftraggebers. Er/Sie koordiniert und kontrolliert die Aufga- benerfüllung. Neben der fristgerechten Aufgabenerledigung überwacht er/sie die Einhaltung der Vorgaben des Auftraggebers. Er/Sie ist verantwortlich für ein effektives und effizientes Zusammen- spiel der beteiligten Projektmitglieder für die Bereiche Übersetzung/Redaktion/Content-Administra- tion/Pflege des Redaktionssystems. Zudem achtet er/sie auf die Zeit- und Budgetplanung und ver- antwortet die Aufwandsabschätzung/Angebotserstellung, Abrechnungsabwicklung und Qualitätssi- cherung. Hierzu gehört auch die Teilnahme an monatlichen Besprechungen am DLR-Standort Köln sowie wöchentliche Besprechungen mit dem Auftraggeber zur Redaktionsplanung/Briefing für die jeweilige Woche.

Reaktionszeiten: Nach Meldung des Bedarfs einer Übersetzung eines Artikels durch den Auftragge- ber sollte nach spätestens zwei Tagen die englische Version des Textes zur Veröffentlichung bereit sein. Gleichzeitig müssen auch Ad hoc-Anfragen bearbeitet werden können, das heißt, eine Reakti- onszeit bei einzelnen Texten, die sehr kurzfristig vorliegen müssen, innerhalb eines Tages. Ebenso muss eine Verfügbarkeit für dringende Aktualisierungen der Webseite auf Anfrage, bei Bedarf auch außerhalb der Geschäftszeiten gewährleistet werden.

Berichte über die geleisteten Arbeitsstunden und den Stand des Budgets müssen monatlich erfol- gen. Der Projektmanager/leitende(r) Redakteur(in) muss eine Stellvertretung haben.

(1,0 Vollzeitäquivalente, FTE)

2. Redakteurspool

Der Auftragnehmer stellt einen Pool von Wissenschaftsjournalisten/-journalisten bzw. Wissen- schaftsredakteuren/-redakteurinnen mit langjähriger Berufserfahrung (mindestens fünf Jahre) zur Verfügung zwecks Aufbereiten von englischsprachigen Artikeln inklusive Bildunterschriften für die DLR-Webseite (Pressemeldungen, Webnews, Hintergrundartikel, Webspecials für Missionen und Projekte), das DLR-Blogportal, DLR-Druckerzeugnisse wie das DLR-Magazin und Broschüren sowie das Erstellen von Untertiteln für Videos. Dazu gehören:

• Übersetzung deutscher Texte ins Englische • Bearbeiten der übersetzten Texte im Hinblick auf Genauigkeit (wissenschaftlicher Inhalt) und die Sicherstellung der sprachlichen Qualität gemäß der branchenüblichen redaktionellen

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Titel: Crossmedia Support Englisch Datum: 11.09.2026 Vergabestelle: EKF-DLN Seite 4 von 8 Norbert Hartmann Prinzipien (Korrektheit, Sprache, Verständlichkeit, Prüfen von Copyrightangaben und Zita- ten) inklusive Korrekturlesen • Für Druckerzeugnisse: Zusammenarbeit mit Design-Büros, Einrichten und Einhalten von Workflow-Zeitvorgaben, Korrekturlesen und Freigabe für die Druckvorstufe; Bearbeitung von Texten und Layout im Print-Redaktionssystem vjoon K4.

(insgesamt 1 Vollzeitäquivalent, FTE)

3. Content-Administration • Einpflegen von Texten, Bildern, Bildunterschriften, Videos und Grafiken in das Web-Conten- tmanagementsystem (überwiegend in Plone, teilweise aber auch in ContentXXL und Government Site Builder (GSB) • Veröffentlichung neuer Artikel auf der englischen DLR-Webseite • Versand von Newslettern an Abonnenten für jeden veröffentlichten Artikel • Aktualisierung vorhandener Texte und Bilder • Überprüfen der Webseite auf Gültigkeit der Links • Migration der englischen Webseiteninhalte bei Web-Relaunches

(0,5 Vollzeitäquivalent, FTE)

4. Redaktion der englischen DLR-Social-Media- sowie Internet-Kanäle

Bewerben des DLR und seiner Aktivitäten über die Social-Media-Kanäle (Facebook, Flickr, Instagram, BlueSky, Reddit, Linkedin, Youtube etc.), um die internationale Bekanntheit des DLR zu steigern und Benutzende auf die DLR-Webseite zu leiten sowie Interaktion mit Nutzenden. Dazu gehört:

• Betreuung des englischen DLR-Instagram-Kanals einschließlich täglicher Veröffentlichung von Reels, Feedposts und Stories zu Aktivitäten des DLR und von Partnerinstitutionen oder zu Forschungsbereichen des DLR sowie Interaktion mit Nutzenden • Betreuung der englischen DLR-Facebook-Seite einschließlich Veröffentlichung von Links zu Artikeln auf der DLR-Webseite, Veröffentlichen von Bildern, Anpassung der Seite für beson- dere Ereignisse • Betreuung des englischen DLR-BlueSky-Kanals einschließlich Erstellung von Posts sowie Community Management • Unterstützung bei Aufbau und Betreuung des bilingualen DLR-Reddit-Kanals einschließlich aktivem Community Management • DLR-Youtube-Kanal: Bereitstellen von Untertiteln sowie Erstellung Übersetzung von Begleit- texten (innerhalb eines Arbeitstages, wenn nötig) • Entwickeln von Ideen zu künftigen Inhalten für alle Kanäle • Aufbau neuer Kanäle • Community-Management • Verfügbarkeit für dringende Aktualisierungen der Webseite auf Anfrage, bei Bedarf auch außerhalb der Geschäftszeiten.

(1,5 Vollzeitäquivalente, FTE)

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Titel: Crossmedia Support Englisch Datum: 11.09.2026 Vergabestelle: EKF-DLN Seite 5 von 8 Norbert Hartmann 5. Unterstützung der deutschen DLR-Social-Media-Kanäle

Verfügbarkeit für dringende redaktionelle Unterstützung der deutschsprachigen Social Media Ka- näle auf Anfrage: Redaktionelle Unterstützung in der gezielten Recherche, Planung und Produktion von deutschsprachigen Social Media Posts, beispielsweise für Instagram, Facebook, BlueSky, Reddit Flickr, Mastodon, Youtube, Linkedin, etc, um die internationale Bekanntheit des DLR zu steigern und Nutzende auf die DLR-Webseite zu leiten.

(0,5 Vollzeitäquivalent, FTE)

6. Erstellung von Originalinhalten

Erstellung von Originalinhalten für das DLR-Webportal, das DLR-Blogsportal, das DLR-Magazin und die DLR-Social-Media-Kanäle. Das beinhaltet:

• In erster Linie das Verfassen von Texten in muttersprachlichem Englisch, aber auch die Erstel- lung von Fotos, Grafiken, Animationen und Videos • Recherche zu einem vereinbarten Thema (vom Autor vorgeschlagen oder vom DLR in Auf- trag gegeben) • Kontaktieren und interviewen entsprechender Wissenschaftler/Ingenieure/Mitarbeiter des DLR • Abstimmung und Freigabe durch den Wissenschaftler und den Auftraggeber

(nach Bedarf)

7. Berichterstattung zu Live-Events

Live-Berichterstattung zu wichtigen Ereignissen, an denen das DLR beteiligt ist. Das umfasst sämtli- che Arten der Berichterstattung – Live-Streaming, Aktualisierungen der Webseite und der Social- Media-Kanäle.

(nach Bedarf)

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Mengengerüst

Der voraussichtliche jährliche Leistungsumfang beträgt:

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Titel: Crossmedia Support Englisch Datum: 11.09.2026 Vergabestelle: EKF-DLN Seite 7 von 8 Norbert Hartmann Aufgabenstellungen

Die zwei Aufgabenstellungen sind fiktiv. Sie orientieren sich an DLR-typischen Veröffentlichungen im Bereich der Abteilung Kommunikation. Ähnliche Veröffentlichungen wären unter anderem nach Vergabe im Rahmenvertragszeitraum zu erstellen. Die fiktiven Veröffentlichungen haben Realitäts- nähe, aktuell aber keine Umsetzungsrelevanz. Von der Kontaktaufnahme zu DLR-Standorten und DLR-Mitarbeitenden ist von allen Bietern dringend abzusehen. Das DLR bittet ausdrücklich darum, keine Personen außerhalb dieser Ausschreibung benannten Personen für die Aufgabenlösungen oder für Rückfragen zu kontaktieren.

Vom Bieter soll im Rahmen dieser Ausschreibung Folgendes erstellt werden:

• die englische Version einer bereits auf dem DLR-Hauptportal veröffentlichten deutschen Nachricht vom Typ „Webnews“. Es handelt sich um diese Nachricht:

https://www.dlr.de/de/aktuelles/nachrichten/2026/dlr-und-rolls-royce-verringern-fluglaerm

Diese soll ins Englische (British English) übersetzt werden. Zielgruppen sind die allgemeine Öffentlichkeit und klassische Mediengattungen. Für die Metadaten der Webnews sollen ziel- führende Begriffe zur Search Engine/Generative Content Engine Optimization erstellt wer- den. Der Einsatz von K.I. ist zulässig, aber es muss für jede mit K.I. bearbeitete Textstelle in Kommentarform angegeben werden, in welchem Umfang die K.I. zum Einsatz kam (z.B. Prüfung von Rechtschreibung, Grammatik oder Fachbegriffen) und welches K.I.-Programm hierfür benutzt wurde.

• ein englischsprachiger Artikel für das DLRmagazin.

Das Thema sind die Raketenprüfstände des DLR in Lampoldshausen. Zielgruppe ist die allge- meine Öffentlichkeit. Die Vorgabe zur maximalen Zeichenzahl beträgt 10.000 (einschließlich Leerzeichen). Inhaltlich soll der Artikel einen Überblick über die Entwicklung des Standortes, seinen heutigen Aufgaben und – soweit anhand öffentlich verfügbarer Informationen mög- lich – zu geplanten neuen Aufgaben bzw. Geschäftsfeldern geben. Er soll die Alleinstel- lungsmerkmale der Prüfstände gegenüber ähnlichen Anlagen in Europa hervorheben. Es soll britisches Englisch verwendet werden. Angemessenes Storytelling und laienverständliche Sprache sollen zum Einsatz kommen.

Zusätzlich zum Text sollen drei Bildmotive, die online frei verfügbar sind, in den Artikel inte- griert werden. Diese sollen inhaltlich zum Text passen, mit einer erläuternden Bildunterschrift sowie mit der korrekten Copyright-Angabe versehen sein. Es soll überprüft werden, ob die Bildauflösung für ein Printprodukt ausreichend ist.

Der Einsatz von K.I. ist zulässig, aber es muss für jede mit K.I. bearbeitete Textstelle in Kom- mentarform angegeben werden, in welchem Umfang die K.I. zum Einsatz kam (z.B. Fakten- check, Textentwurf, Rechtschreib- und Grammatikprüfung) und welches K.I.-Programm hier- für benutzt wurde.

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III. Kosten

Information zur Kostenabwicklung nach Vergabe

Auf monatlicher Basis ist eine nach Posten und Aufwand aufgeschlüsselte Rechnung des Dienstleis- ters zu erstellen, aus der hervorgeht, welche Dienstleistung mit welchem Tagessatz für wie viele Ar- beitsstunden berechnet wird.

Zusätzlich sind vom Auftragnehmer eingekaufte Fremdleistungen ausschließlich ohne Aufschlag an den Auftraggeber weiter zu belasten und mit der Rechnung detailliert und mit relevanten Belegen einzureichen.

Zusätzlich sind Reisekosten detailliert mit allen relevanten Belegen (z.B. Hotelrechnungen, Bahn- fahrt-Tickets usw.) und mit prüfbaren und übersichtlichen Spesenabrechnungen mit der Rechnung einzureichen. Hierbei sind die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes gemäß der 09 Anlage Reisekostenregelungen zu beachten.

V. Laufzeit und Preisstellung

Beabsichtigt wird der Abschluss eines Rahmenvertrages über einen Zeitraum von zunächst zwei Jah- ren mit einer optionalen Verlängerung von jeweils einem Jahr, maximal jedoch einer Laufzeit von insgesamt vier Jahren. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.03.2027 und endet spätestens mit allen Verlängerungsoptionen am 28.02.2030.

Das Angebot muss alle erforderlichen Preisangaben in Euro (netto) enthalten. Die Beauftragung wird auf Grundlage der im Angebot fixierten Preise auf Basis eines Marktpreises erteilt.

Das Auftragsvolumen wird auf einen Wert von 1.750.000 Euro (netto) für 4 Jahre ge- schätzt. Das Auftragsvolumen zum Crossmedia Support kann zukünftig steigen, daher wird ein Höchstauftragsvolumen von 2.000.000 Euro (netto) für 4 Jahre festgelegt.

Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. Es besteht kein Anspruch auf Ausschöpfung des geschätzten oder vollen Höchstauftragsvolumens. Abrechnungen werden nach Durchführung und ordnungsgemäßer Rechnungslegung abgerechnet.

VI. Bewertung und Gewichtung

Die Bewertung der Angebote erfolgt anhand der Kriterien der Bewertungsmatrix (siehe Anlage 06). Die Gesamtgewichtung teilt sich auf in die Bewertungskriterien Leistungen Q1 bis Q8 (70%) und den Preiskriterien P1 und P2 (30 %).