[Seite 1]
Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e. V.
Hohe Straße 6 01069 Dresden www.ipfdd.de
Beschaffung und Zentrale Dienste
Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e. V. Postfach 120411, D-01005 Dresden
Bieterinformation Nr. 06 21.09.2026 Hinweise und Antworten zu Bieterfragen im Vergabeverfahren: „IPF 26021 Empfangs- und Bewachungsdienstleistungen am Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden“
Sehr geehrte Damen und Herren,
nachfolgend möchten wir auf Ihre Fragen antworten.
Frage 01:
Muss der Bieter eine über eine eigene NSL verfügen?
Antwort 01:
Ja, der Bieter muss über eine eigene Notruf- und Serviceleitstelle verfügen, bzw. fest vertraglich gebunden eine Notruf- und Serviceleitstelle mitnutzen, die eine automatisierte 24x7 Aufschaltung technischer Systeme ermöglicht.
Hinweis 02:
Es ist leider ein redaktioneller Fehler geschehen. Die Objektbegehungen finden alle im September statt. In der Ursprungsversion wurde leider der Oktober genannt:
Die Besichtigungstermine sind an folgenden Tagen möglich:
- September 2026, zwischen 10:00 und 14:00
- September 2026, zwischen 10:00 und 14:00
- September 2026, zwischen 10:00 und 14:00
- September 2026, zwischen 10:00 und 14:00
[Seite 2]
Bitte melden Sie sich über die Chatfunktion der eVergabe.de-Plattform unter Angabe des gewünschten Termins an. Sie erhalten eine Anmeldebestätigung. Die Termine werden in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldung vergeben.
Frage 03:
Anforderungen an die Referenzen:
Im Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ sind drei Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Wir bitten um Konkretisierung, welche Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenzen gestellt werden. Muss jede einzelne Referenz sämtliche ausgeschriebenen Leistungsbestandteile – insbesondere Empfangs-/Pfortendienst, Kontroll- und Streifendienst, Intervention sowie NSL- /Alarmaufschaltung – umfassen, oder werden auch Referenzen anerkannt, die hinsichtlich Art und Umfang wesentliche Teile der ausgeschriebenen Leistungen abbilden? Bestehen darüber hinaus Mindestanforderungen hinsichtlich Auftragswert, Leistungsumfang, Vertragsdauer oder Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter?
Antwort 03:
Vergleichbar bedeutet hierbei: • eine Liegenschaft mit mehreren Gebäuden in vergleichbarer Anzahl (>= 7); • ein Unternehmen, eine Behörde, oder vergleichbares mit >= 500 Beschäftigten • ein Unternehmen, oder eine Forschungseinrichtung mit einem hohen technischen Ausstattungsgrad • Empfangs-/Pfortendienst in einem internationalen, multikulturellen Umfeld Alle geforderten Leistungsbestandteile müssen durch die Summe der angegebenen Referenzen abgebildet werden. Nicht jede Referenz muss alle Leistungsbestandteile abdecken. Die Mindestanforderung an die Referenz definiert sich über den Leistungsumfang und die Anzahl der dafür erforderlichen Mitarbeiter
Frage 04:
Einbindung einer externen Notruf- und Serviceleitstelle / Nachunternehmer
Gemäß Bieterinformation Nr. 02 ist neben einer eigenen NSL auch die Mitnutzung einer fest vertraglich gebundenen Notruf- und Serviceleitstelle zulässig. Wir bitten um Klarstellung, ob ein Unternehmen, dessen NSL für die 24/7-Aufschaltung sowie gegebenenfalls weitere Sicherheitsleistungen genutzt wird, als Nachunternehmer im Angebot anzugeben ist. Falls ja, bitten wir um Mitteilung, welche Erklärungen und Eignungsnachweise für diesen Nachunternehmer bereits mit Angebotsabgabe vorzulegen sind und ob hierfür seitens des Auftraggebers ein gesondertes Formblatt vorgesehen ist.
2
[Seite 3]
Antwort 04:
Sollte der Bieter über keine eigene NSL verfügen, ist er verpflichtet, in geeigneter Form den Nachweis zu führen, dass die von ihm genutzte NSL vertraglich so gebunden ist, dass als funktional gleichrangig zu einer eigenen NSL gewertet werden kann. Bitte benennen Sie bei Abgabe des Angebotes den Nachunternehmer anhand des beigefügten Formblattes „IPF 26021 VHB_233_Verzeichnis_NU“.
Frage 05:
Interventionszeiten
Unter Abschnitt D der Leistungsbeschreibung wird gefordert, dass je nach Schadensfall unverzüglich ein Standposten zur Objektsicherung bereitgestellt werden kann. Wir bitten um Mitteilung, welche maximale Reaktions- bzw. Interventionszeit zwischen Alarmierung und Eintreffen des Interventionspersonals bzw. eines erforderlichen Standpostens am Objekt verbindlich einzuhalten ist.
Antwort 05:
Wir erwarten eine maximale Reaktions- bzw. Interventionszeit von 15 Minuten, unabhängig von der Tageszeit, bzw. vom Wochentag.
Frage 06:
Aufzugsnotbefreiung
Gemäß Abschnitt C der Leistungsbeschreibung übernimmt der Auftragnehmer außerhalb der regulären Geschäftszeiten des IPF die Notbefreiung eingeschlossener Personen aus den Personenaufzugsanlagen. Wir bitten um Konkretisierung, welche über die vorgesehene aufzugsspezifische Einweisung durch das IPF hinausgehenden Qualifikationen oder Nachweise das hierfür eingesetzte Personal erfüllen muss. Weiterhin bitten wir um Mitteilung, innerhalb welcher maximalen Zeit nach Eingang eines Aufzugsnotrufes das zur Notbefreiung vorgesehene Personal am Objekt eintreffen muss.
Antwort 06:
Das für die Aufzugsnotbefreiung eingesetzte Personal muss eine Befähigung nach Betriebssicherheitsverordnung und den Technischen Regeln TRBS 3121 bzw. TRBS 2181 besitzen, sprich einer Qualifikation als Beauftragte Person für Aufzugsanlagen. Diese Schulung inkl. der geforderten Wiederholungsschulungen hat im Leistungsumfang des Bieters zu erfolgen. Die Anlagenspezifische Einweisung in die jeweiligen Aufzugsanlagen erfolgt durch den Auftraggeber.
Frage 07:
Haftpflichtversicherung
Im Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ werden als Mindestdeckungssummen 3.000.000 EUR für Personenschäden und 500.000 EUR für sonstige Schäden genannt. In § 4 der Vereinbarung werden dagegen Deckungssummen von 5.200.000 EUR für Personenschäden, 1.100.000 EUR für
3
[Seite 4]
Vermögensschäden, 1.000.000 EUR für Bearbeitungsschäden und 750.000 EUR für das Abhandenkommen von Sachen sowie die Mitversicherung weitergehender Folgeschäden aus Schlüsselverlust gefordert. Wir bitten um Klarstellung, welche Deckungssummen für die Eignungsprüfung bei Angebotsabgabe maßgeblich sind und ob die in § 4 der Vereinbarung genannten höheren bzw. weitergehenden Deckungen erst im Auftragsfall herzustellen und nachzuweisen sind.
Antwort 07:
Es gelten die in der Datei „IPF 26021 Vereinbarung“ genannten Mindesthöhen. Das Formblat „IPF 26021 Eigenerklaerung Eignung 260825“ wurde angepasst und beigefügt:
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Auftragsfall die Haftung für Schäden mit folgenden Summen abzusichern:
5.200.000,00 EUR bei Personenschäden 1.100.000,00 EUR für Vermögensschäden (inkl. Schäden durch Verletzung des Datenschutzes) 1.000.000,00 EUR für Bearbeitungsschäden 750.000,00 EUR für Abhandenkommen von Sachen
Mitversichert sind weitergehende Folgeschäden aus dem Abhandenkommen von Schlüsseln
Frage 08:
Qualifikation der Führungspersonen
Gemäß Wertungsschema wird für Führungspersonen als Mindestqualifikation der Abschluss als IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft bzw. geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft genannt. Wir bitten um Klarstellung, ob sämtliche im Personalkonzept benannten Führungspersonen diese Qualifikation besitzen müssen oder ob es ausreichend ist, wenn die für den Auftrag verantwortliche operative Führungskraft bzw. Objektleitung diese Mindestqualifikation erfüllt. Weiterhin bitten wir um Mitteilung, ob eine solche Führungsperson während der gesamten Leistungserbringung vor Ort am IPF anwesend sein muss oder ob eine übergeordnete operative Führung mit entsprechender Erreichbarkeit ausreichend ist.
Antwort 08:
Die Mindestqualifikation, Abschluss als IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft bzw. geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft, gilt für die, für den Auftrag verantwortlichen operativen Führungskraft bzw. die Objektleitung. Sie gilt gleichermaßen, für deren Vertretung im Fall von Verhinderung, Urlaub, oder Krankheit.
Frage 09:
Sicherheitsüberprüfung des eingesetzten Personals
Gemäß § 6 der Vereinbarung dürfen beim Auftraggeber nur Mitarbeiter mit Unterrichtung nach § 34a GewO sowie „sicherheitsüberprüfte Mitarbeiter“ eingesetzt werden. Wir bitten um Konkretisierung, welche Art und welchen Umfang die geforderte Sicherheitsüberprüfung haben muss und welcher Nachweis hierfür durch den Auftragnehmer vorzulegen ist.
4
[Seite 5]
Antwort 09:
Außer dem Nachweis der Unterrichtung nach § 34a GewO ist ein Führungszeugnis erforderlich (Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde).
Frage 10:
In der Leistungsbeschreibung wird die Aufschaltung von einer Einbruch-, einer Brandmeldeanlage und 5 Aufzugsanlagen genannt. Im Preisblatt fehlt jedoch die Möglichkeit, diese Aufschaltungen preislich darzustellen. Soll das Preisblatt durch den Bieter um die Positionen erweitert werden oder wird gewünscht, dass diese Positionen in den Stundenverrechnungssätzen mit einkalkuliert werden.
Antwort 10:
Wir haben das Preisblatt entsprechend angepasst.
Frage 11:
Zu den Aufgaben des Empfangs-/Bewachungspersonals gehört das Auf- und Abschließen aller Zugangstüren zu Dienstbeginn und Dienstende, vor 6 Uhr und nach 20:30 Uhr. Bitte teilen Sie uns mit, welchen Zeitansatz wir für diese Schließrunden einplanen müssen.
Antwort 11:
Den zeitlichen Aufwand kalkuliert der Bieter bitte nach erfolgter obligatorischer Objektbesichtigung.
Frage 12:
Guten Tag, wir benötigen bitte die Information, welche Hersteller die aufzuschaltenden Anlagen haben, vielen Dank.
Antwort 12:
Es muss eine herstellerneutrale Anschaltung an die NSL des Anbieters gewährleistet werden. Entweder über eine standardisierte, IP-bezogene Kommunikationsschnittstelle, oder durch die anbieterseitige Bereitstellung eines entsprechenden Kommunikationsgateways. In letzterem Fall würden die BMZ des AG ESPA 4.4.4 via RS232/485/422 unterstützen. Für die Einbruchmeldeanlage wäre auch eine Kontaktauslösung (2-4 Zustände) ausreichend.
Frage 13 (im Rahmen der Vorortbegehungen durch Bieter):
Wird durch den AG die Anzahl, bzw. die Positionen der Kontrollstellen der internen Rundgänge vorgegeben? Wie ist dabei die Einsichtnahme in ein elektronisches Wachbuch gewünscht.
5
[Seite 6]
Antwort 13:
Nein, der Bieter definiert im Rahmen seines Bewachungskonzeptes in Abstimmung mit dem AG die Anzahl und Positionen der Kontrollstellen selbst. Für ein elektronisches Wachbuch genügt die Einsichtmöglichkeit durch den AG. Ein täglicher Bericht ist nicht zu erstellen / nicht zu übermitteln. Lediglich Vorkommnisse und relevante Feststellungen sind dem AG automatisiert, bzw. persönlich mitzuteilen.
Mit freundlichen Grüßen Einkauf und Allgemeine Dienste
6