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Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e.V. Hohe Straße 6; 01069 Dresden Offenes Verfahren nach § 14 VgV;
Leistungsbeschreibung für das Vergabeverfahren
„IPF 26021 Empfangs- und Bewachungsdienstleistungen am Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e.V. (IPF)“
Informationen zum Auftraggeber Das Leibniz-Institut für Polymerforschung Dresden e. V. (IPF) erarbeitet materialwissenschaftliche Innovationen für die Gebiete Ressourcensicherung, Gesundheit und Information. In fünf wissenschaftlichen Instituten, Verwaltung und Technischen Diensten beschäftigt das IPF ca. 500 Personen. Neue Themen und Methoden werden zunehmend in flexiblen Forschungsstrukturen wie unabhängigen Nachwuchsgruppen erkundet. Den Wissenschaftlern wird am IPF eine gut ausgestattete Infrastruktur mit chemischen, physikalischen und biologischen Laboren geboten. Komplexe Mess- und Analyseverfahren erfordern hochwertige Technik, die von Experten bedient wird. Die gute Forschungsinfrastruktur und der exzellente wissenschaftliche Ruf des IPF lockt Wissenschaftler aus aller Welt an und macht aus dem Institut einen internationalen und sehr lebendigen Ort der Begegnung. Für die Unterbringung der Forschungsinfrastruktur und der für Wissenschaft und Verwaltung zur Verfügung stehenden Büro- und sonstigen Ausstattung stehen die nachfolgend aufgeführten Gebäude zur Verfügung:
˗ Hauptgebäude (H) ˗ Mehrzweckgebäude (M) ˗ Polyfunktionsgebäude (P) ˗ Nebengebäude (N) ˗ Chemielaborgebäude (L) ˗ Technikum (T) ˗ Laborgebäude für Biomaterialien (B) ˗ Werkstofflaborgebäude (W) ˗ Kombinationsgebäude (K4), Kaitzer Straße 4 ˗ Baugrund für zukünftiges Laborgebäude, Kaitzer Straße 2 Der zentrale Empfangsbereich, der zu den üblichen Arbeitszeiten von Wachpersonal besetzt ist, befindet sich im Hauptgebäude, im Foyer des Erdgeschosses. Die Art der Materialien, mit denen am IPF gearbeitet wird erfordert ein umfassendes Sicherheitskonzept, das zum Teil auf externe Sicherheitsdienstleistungen setzt.
Gegenstand dieser Ausschreibung sind Empfangs- und Bewachungsleistungen (vgl. Teil A der Leistungsbeschreibung), Kontroll- und Streifendienste (Teil B der Leistungsbeschreibung) und die Annahme und Bearbeitung von Stör- und Alarmmeldungen automatisierter Warnanlagen.
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A) Leistungsbeschreibung für die Durchführung von Empfangs- und Bewachungsleistungen
- Grundsätzliches zur Leistungserbringung
Der Empfang am Haupteingang des IPF (Hauptgebäude H) ist von Montag bis Freitag jeweils von 6.00 Uhr bis 20:30 Uhr zu betreuen. In der Zeit von 6.00 Uhr – 18.00 Uhr muss der Empfang für Mitarbeiter und Gäste besetzt sein. Notwendige Schließtätigkeiten an mechanisch gesicherten Außentüren müssen vorher 6:00 Uhr (Öffnung des IPF für Mitarbeiter) erfolgen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass zu Beginn dieses Zeitraums die für den Dienstbetrieb erforderlichen vorbereitenden Maßnahmen abgeschlossen sind und die betriebsnotwendigen Zugänge geöffnet sind.
Der Verschluss erfolgt nach den zwei Kontrollgänge gemäß Pkt. 3.2 nach 20.30 Uhr.
An Wochenenden und Feiertagen ist das IPF geschlossen. Der Empfang ist an diesen Tagen nicht besetzt.
- Anforderungen an das einzusetzende Personal:
Für die Durchführung der Empfangs- und Bewachungsleistungen wird der Einsatz von „Sicherheitsmitarbeitern im Objektschutz“ mit Unterrichtung nach § 34a GewO gefordert. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Bieter, die diese Anforderung nicht erfüllen, von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.
Die einzusetzenden Mitarbeiter müssen fließend deutsch sprechen und sich in englischer Sprache verständigen können (Level A2). Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Bieter, die diese Anforderung nicht erfüllen, von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen werden
Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass die ordnungsgemäße Bewachung, Durchführung der Kontrollen sowie die Besetzung des Empfangs auch bei Krankheit, Urlaub oder sonstigen Ausfällen seines Personals uneingeschränkt sichergestellt sind.
Durch Ordnung und Sauberkeit an und in der Rezeption sowie durch freundliches und verbindliches Auftreten des Empfangspersonals gegenüber allen Besuchern und Mitarbeitern des IPF ist eine der Bedeutung des Forschungsinstituts angemessene Atmosphäre im Gesamtbereich des Empfangs zu gewährleisten.
Der Auftragnehmer hat darauf hinzuwirken, dass das Personal während des Einsatzes am IPF gepflegt und sauber gekleidet ist. Für das am Empfang einzusetzende Personal wird daher folgende Dienstkleidung gefordert:
Männliches Personal: Lange Hose in der Farbe dunkelblau kombiniert mit einem Hemd in der Farbe Weiß (je nach Saison mit kurzem oder langem Arm). Darüber kann je nach Saison entweder eine Weste oder ein Sakko, ebenfalls in der Farbe Dunkelblau getragen werden.
Weibliches Personal: Lange Hose oder Rock (Rocklänge knieumspielend) in der Farbe Dunkelblau kombiniert mit einer Bluse in der Farbe Weiß (je nach Saison mit kurzem oder langem Arm). Darüber kann je nach Saison entweder eine Weste oder ein Blazer, ebenfalls in der Farbe Dunkelblau getragen werden.
Die Kosten für die Beschaffung und Unterhaltung der Dienstkleidung des Personals trägt der Auftragnehmer.
Im Rahmen des Konzeptes ist die Dienstkleidung in Bild und Schrift darzustellen.
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- Aufgaben des Empfangs-/Bewachungspersonals:
3.1. Auf- und Abschließen Zugangstüren: Zu Dienstbeginn und Dienstende sind alle Zugangstüren zu den Institutsgebäuden auf- bzw. abzuschließen.
3.2. Kontrollgänge: Es sind Montag bis Freitag täglich zwei Kontrollgänge in der Zeit von 18.00 Uhr – 20.30 Uhr durchzuführen. Die Kontrollgänge werden vom Empfangspersonal ausgeführt. Der Empfang ist während der Kontrollgänge nicht besetzt. Es ist kein zusätzliches Personal erforderlich. Durch die Kontrollen soll gesichert werden, dass Schäden an Gebäuden, Anlagen, Geräten und Einrichtungen weitgehend vermieden sowie Störungen rechtzeitig erkannt und umgehend behoben werden. Bei den Kontrollgängen ist besonders darauf zu achten, dass alle Fenster und Türen ge- bzw. verschlossen und alle Jalousien hochgezogen sind und dass die Beleuchtungen in Gängen, Räumen und im Außengelände aus- bzw. eingeschaltet sind. Zur Nachweisführung sind die Kontrollgänge im Wachbuch einzutragen.
3.3. Kontrolle und Bedienung der Kfz – Einfahrtstore: Die drei Einfahrtstore (Hohe Straße; Wielandstraße; Budapester Straße) sind mit Kameras ausgestattet, welche auf Bildschirme im Empfangsbereich aufgeschaltet sind. Dem Empfangspersonal obliegt das Überwachen, Öffnen und Schließen der elektrisch angetriebenen Einfahrtstore für Lieferfahrzeuge per Fernsteuerung.
3.4. Besuchereinlass: Das Empfangspersonal gewährt Besuchern des IPF Einlass in den verschlossenen Bereich des IPF unter Einhaltung der dafür bestehenden Vorschriften und vorherigen Abstimmung mit dem zu Besuchenden.
3.5. Verwaltung von Institutsschlüsseln Die Ausgabe und Rücknahme verschiedener Institutsschlüssel (z. B. Gästewohnung) gegen unterschriftliche Bestätigung ist sicherzustellen.
3.6. Meldung besonderer Vorkommnisse/Feststellungen: Die Meldungen besonderer Vorkommnisse oder Feststellungen richten sich grundsätzlich nach dem Plan „Notfallmanagement“ bzw. jeweils gültigen Havarieplan. Besondere Vorkommnisse sind: Havarien, technische Störungen, Schäden durch Unwetter, Brand, Einbruch, Diebstahl, Zerstörungen durch Vandalismus, Betreten des IPF durch unbefugte Personen, etc.
3.7. Post- und Telefondienste: Dazu gehören die − Entgegennahme von Telefongesprächen und Vermittlung an die gewünschten Gesprächspartner − Entgegennahme von Postsendungen in Brief- und Päckchenform sowie anschließende Verteilung an die einzelnen Zustellungsbereiche im IPF. − Registrieren und Frankieren der Ausgangspost. Formelle Grundlage bildet die Postordnung des IPF in der jeweils aktuellen Fassung.
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− Annahme von Warenlieferungen außerhalb der Regelarbeitszeit des IPF und schnellstmögliches Weiterleiten an den zentralen Wareneingang.
3.8. Benutzer-Tickets für den Internet-Zugang: Die Ausgabe von Benutzer-Tickets für den gesicherten Internet-Zugang von IPF-Gästen erfolgt durch den Empfang
B) Leistungsbeschreibung für den Kontroll- und Streifendienst
Alle Gebäude der IPF – Liegenschaft sind auf den ordnungsgemäßen Verschluss der Zugangstüren und Fenster zu überprüfen. Die Unbeschädigtheit der im Institutsgelände abgestellten Institutsfahrzeuge und die Ordnungsmäßigkeit des Institutsgeländes selbst sind zu kontrollieren. Die Kontrollen sind an den im Institutsgelände zu installierenden Kontrollstreifen zu bestätigen und auf Verlangen des IPF nachzuweisen. Beim Feststellen besonderer Vorkommnisse ist entsprechend Abschnitt A, Punkt 3.6 zu verfahren.
Umfang und zeitliche Durchführung der Bestreifungsdienstleistungen: − Montag bis Freitag sind im Zeitraum zwischen 22.00 Uhr und 4.00 Uhr täglich je zwei Kontrollgänge zu unterschiedlichen Zeiten, − Samstag und Sonntag sind je vier Kontrollgänge innerhalb von 24 h und − An Feiertagen sind zu unterschiedlichen Zeiten zwei Kontrollgänge am Tag und zwei Kontrollgänge in der Nacht durchzuführen.
Für die Durchführung der Aufgaben des Kontroll- und Streifendienstes wird der Einsatz von „Sicherheitsmitarbeitern im Objektschutz“ mit Unterrichtung nach § 34a GewO gefordert.
C) Entgegennahme von Warn- und Störmeldungen
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Aufschaltung von Brand- und Störungsmeldungen der Brandmeldeanlage des IPF auf die Leitwarte des Dienstleisters Im IPF ist eine Brandmeldeanlage mit automatischer Weiterleitung auf die Leitwarte der Feuerwehr Dresden installiert. Parallel sollen alle auftretenden Brandmeldungen und Meldungen über technische Störungen der Brandmeldeanlage auch auf die Leitstelle des Auftragnehmers weitergeleitet werden, damit von dieser die erforderlichen Maßnahmen zur Störungsbeseitigung eingeleitet werden können. Darüber hinaus soll für die Brandmeldeanlage eine Testmeldung aller 24 Stunden auf die Leitstelle des Auftragnehmers aufgeschaltet werden.
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Aufschaltung der Alarmmeldungen von Alarmanlagen und IPF–Fernwirk-Meldeanlagen auf die Leitwarte des Dienstleisters Im IPF ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt eine Einbruchmeldeanlage installiert. Analog der Aufschaltung der Brandmeldeanlage sollen alle auftretenden Meldungen automatisch auf die Leitwarte des Auftragnehmers weitergeleitet werden, damit von dieser die erforderlichen Maßnahmen zur Störungsbeseitigung eingeleitet werden können. Darüber hinaus soll für die Einbruchmeldeanlage eine Testmeldung aller 24 Stunden auf die Leitstelle des Dienstleistungsunternehmens aufgeschaltet werden.
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- Aufschaltung der Notrufmeldungen von Aufzugsanlagen im IPF Im IPF sind zum gegenwärtigen Zeitpunkt fünf Personenaufzugsanlagen in Betrieb. Es soll eine Aufschaltung dieser fünf Aufzüge auf die Notrufzentrale des Auftragnehmers gemäß den Anforderungen der DIN EN 81-28 / DIN EN 50518 erfolgen. Der Auftragnehmer übernimmt im Eintrittsfall die Notbefreiung der eingeschlossenen Person außerhalb der regulären Geschäftszeiten des IPF. Innerhalb der Geschäftszeiten des Instituts erfolgt die Weiterleitung des Notrufs an die Aufzugswärter des IPF gemäß Notfallplan. Die Ereignisverfolgung obliegt auch dann dem Auftragnehmer bis zum Abschluss der Befreiung. Das IPF übernimmt die aufzugsspezifische Einweisung und bei Bedarf halbjährliche Auffrischung der Einweisung für das durch den Auftragnehmer bestellte Einsatzpersonal.
D) Interventionseinsätze
Leistungen zur Intervention sind im Rahmen dieses Vertrages zu erbringen. Sie bedürfen keiner separaten Beauftragung. Leistungen zur Intervention sind z. B.: − Eingeleitete Maßnahmen nach Alarmmeldung in der Notrufzentrale (z.B. Notbefreiung aus Aufzug, technische Störungen an Brandmeldeanlage, Einbruchmeldeanlage oder Aufzugsanlagen − Eingeleitete Maßnahmen in Folge der Feststellung besonderer Vorkommnisse im Rahmen der Bestreifungsleistungen − Schließdienst für Besucher des Gästehauses des IPF, welche sich ausgesperrt haben Je nach Art des eingetretenen Schadensfalls kann es erforderlich sein, unverzüglich einen Standposten zur Objektsicherung bereitzustellen. Dies ist vom Auftragnehmer zu gewährleisten.
E) Zusätzliche Leistungen
Neben den oben beschriebenen laufend zu erbringenden Leistungen sind auf Anfrage zusätzliche Bewachungs- und Empfangsleistungen zu erbringen, wenn Veranstaltungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten des Instituts dies erfordern. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre heraus ist zu erwarten, dass das zwei- bis dreimal im Jahr notwendig ist. Es gelten die selben Anforderungen an die Leistungserbringung wie bei den laufenden Standardleistungen nach Buchstabe A) dieser Leistungsbeschreibung.