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Anlage 1 - Leistungsbeschreibung
0 Grundlagen 2
1 Dokumentation 2
1.1 Wartungsplanung……………………………………………………… 2 1.2 Datenerhebung…………………………………………………………2
2 Instandhaltung 3
2.1 Wartung und Sachkundigen-Prüfung………………………………...3 2.2 Instandsetzung im Rahmen der Wartung……………………………4
3 CAFM-System – Bereitstellung durch AG 5
4 Notdienst 7
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- Grundlagen Der AG unterweist die genannten verantwortlichen Kontaktpersonen des AN in die Besonderhei- ten der Objekte. Dem AN wird der Zutritt zu allen Räumlichkeiten, soweit zur Leistungserbringung notwendig, gewährt. Der AG stellt dem AN für jeden eingesetzten Mitarbeiter einen Schlüssel bzw. eine Zutrittskarte zur Verfügung, welche den Zutritt zu sämtlichen von der AG beauftragen Objekte (Gebäude und Räume) am jeweiligen Standort ermöglicht. Die Schlüssel/Karten dürfen ausschließlich an die eingesetzten Mitarbeiter übergeben werden und dürfen nicht an Dritte wei- tergegeben werden.
Die Schlüssel/Karten verbleiben im Eigentum des AG. Jeder Verlust eines Schlüssels/einer Karte ist dem AG unverzüglich zu melden.
- Dokumentation
Im Rahmen dieser Position hat der AN die nachfolgend beschriebenen Leistungen zu erbringen. Hierzu gehören die kalenderjährliche Erstellung und Fortschreibung des Wartungsplans sowie die Erfassung der wesentlichen Anlagendaten im Zuge der ersten Wartung. Die Einzelheiten er- geben sich aus den nachstehenden Aufgaben.
1.1 Wartungsplanung
a) Aufgaben:
Der AN erstellt für jedes Kalenderjahr einen Wartungsplan für die vertraglich geschuldeten Leis- tungen. Der Wartungsplan ist monatsscharf zu erstellen. Er hat sämtliche für das jeweilige Kalenderjahr vorgesehenen Wartungsleistungen und -termine zu enthalten. Der Wartungsplan ist der AG je- weils bis spätestens zum 31.01. des laufenden Kalenderjahres zu übermitteln. Änderungen oder erforderliche Anpassungen des Wartungsplans sind der AG unverzüglich mit- zuteilen und in abgestimmter Form fortzuschreiben.
b) Hinweis:
Im Leistungsverzeichnis ist der jährlicher Pauschalpreis einschließlich sämtlicher Nebenkosten einzutragen.
1.2 Datenerhebung
a) Aufgaben:
Der AN hat im Zuge der ersten Wartung alle Massen und Mengen (inkl. der Anlagendaten) schriftlich gemäß Anlage 1.1 zu dokumentieren und der AG zu übermitteln. Hierbei sind insbe- sondere Art, Anzahl, Fabrikat, Typ, Leistung, Standort, Verteilerzuordnung, Stromkreiszuordnung sowie – soweit vorhanden – Baujahr und Seriennummer der relevanten Anlagenteile zu erfassen.
b) Hinweis:
Im Leistungsverzeichnis ist der Stundenpreis einschließlich sämtlicher Nebenkosten einzutragen.
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- Instandhaltung
Der AN verpflichtet sich die Instandhaltung gemäß DIN 31051 für die technischen Anlagen des Gewerkes Elektro auszuführen. Die vereinbarten Leistungen sind für sämtliche im Leistungsverzeichnis aufgeführten Anlagen und Anlagenteile des Gewerkes Elektro nach den jeweils gültigen Gesetzen, Verordnungen, Sat- zungen, behördlichen Auflagen, Baugenehmigungen, Herstellervorschriften sowie den einschlägi- gen technischen Regelwerken und den allgemein anerkannten Regeln der Technik auszuführen; hierzu zählen insbesondere die DIN-Vorschriften und DIN-VDE-Bestimmungen.
Alle für die Wartung benötigten Verschleißteile, Verbrauchsmaterialien und Hilfsmittel sowie Nachweise der Durchführung (z.B. Siegelmarken, Prüfplaketten) werden vom AN gestellt und sind im Einheitspreis mit einzukalkulieren.
Der Austausch, von Ersatzteilen im Rahmen der Instandsetzung wird separat vergütet; Dies bein- haltet Arbeitszeit- und Materialkosten zum Nachweis (siehe Punkt 2.2, b).
Es ist die geeignete Qualifikation der Mitarbeiter für die Leistungserbringung sicherzustellen. Ar- beiten an elektrischen Anlagen dürfen ausschließlich durch entsprechend qualifiziertes elektro- technisches Fachpersonal ausgeführt werden.
Der Auftragnehmer übernimmt für die Dauer und den örtlichen Bereich der von ihm ausgeführten Arbeiten die Funktion des Anlagenverantwortlichen gemäß DIN VDE 0105-100 und führt die hier- für erforderlichen Schalthandlungen eigenverantwortlich durch. Schalthandlungen mit Auswirkun- gen auf Gemeinschaftsanlagen (z. B. Flurlicht, Heizung, Aufzüge) oder über den Arbeitsbereich hinaus erfolgen nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Erforderliche Stromab- schaltungen in Nutzeinheiten stimmt der Auftragnehmer rechtzeitig mit den Mietern/Nutzern ab. Die hierfür erforderlichen Leistungen sind in die Preise einzukalkulieren.
Schalthandlungen an elektrischen Anlagen dürfen nur durch vom AN benannte und fachlich ge- eignete Personen erfolgen, soweit nicht Maßnahmen zur unmittelbaren Gefahrenabwehr ein so- fortiges Handeln erfordern. Arbeiten unter Spannung sind grundsätzlich unzulässig, es sei denn, sie sind gesetzlich zulässig, technisch zwingend erforderlich und im Einzelfall gesondert freigege- ben.
Der AN sorgt eigenverantwortlich für das Herstellen der Erreichbarkeit (per Telefon, E-Mail) und das Herstellen fundierter Anlagen- sowie Ortskenntnisse seines Personals.
2.1 Wartung und Prüfung
a) Aufgaben:
Zur Bewahrung des Soll-Zustandes und der Aufrechterhaltung der Gewährleistung wird die War- tung und VDE-Prüfung des Gewerkes Elektro durchgeführt.
Zur Wartung und VDE-Prüfung gehören – soweit für die jeweiligen Anlagen einschlägig und erfor- derlich – auch Funktionsprüfungen, Erprobungen, Messungen sowie die vollständige Dokumenta- tion der Prüfergebnisse.
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Festgestellte Mängel sind im Protokoll zu dokumentieren und dem AG unverzüglich anzuzeigen. Die Beseitigung der Mängel erfolgt unverzüglich im Rahmen dieses Vertrages. Werden im Rah- men der Wartung notwendige Instandsetzungen festgestellt, sind diese unter Beachtung der in Kapitel 2.2 benannten Freigabegrenzen im Zuge der Wartung mit durchzuführen.
Für durchgeführte Wartungen und Prüfungen sind die Wartungs- und Prüfprotokolle an den AG spätestens 4 Wochen nach Durchführung zu übermitteln. Die AG stellt dem AN nach Auftragser- teilung ein Musterprotokoll zur Verfügung. Die im Rahmen der Leistungserbringung festgestellten Prüf-, Mess-, Wartungs- und sonstigen relevanten Anlagendaten sind nachvollziehbar, anlagen- bezogen und objektbezogen elektronisch zu dokumentieren.
b) Hinweis:
Im Leistungsverzeichnis ist der Stückpreis je Wartungsdurchgang einschließlich sämtlicher Ne- benkosten sowie der technischen und persönlichen Ausrüstung des Mitarbeiters, einschließlich der erforderlichen Werkzeuge, Geräte und Maschinen, einzutragen.
2.2 Instandsetzung im Rahmen der Wartung
a) Aufgaben:
Die Instandsetzung beinhaltet alle Maßnahmen zur Beseitigung von Schäden des Gewerkes Elektro im Allgemeinbereich sowie Mietbereich. Dazu gehört u.a. die Reparatur oder der Aus- tausch von einzelnen Anlagenteilen. Mit der Instandsetzung wird sichergestellt, dass die geplante Funktionalität der Anlagen wiederhergestellt wird.
Zur Instandsetzung zählen insbesondere die Fehlersuche, Eingrenzung und Beseitigung von Stö- rungen an elektrischen Anlagen, der Austausch defekter Betriebsmittel und Komponenten sowie die Wiederherstellung der sicheren und bestimmungsgemäßen Funktion. Nach Instandsetzungsarbeiten an prüfpflichtigen elektrischen Anlagen oder Anlagenteilen sind die erforderlichen Prüfungen und Messungen durchzuführen und zu dokumentieren.
b) Hinweis:
Für die Durchführung von Instandsetzungen gelten nachstehende Einkaufskriterien der AG, die der AN zu berücksichtigen und einzuhalten hat. Die AG behält sich vor bei großvolumigen Projek- ten den AN bei einer Angebotseinholung mit einzubeziehen.
Freigabegrenze: Beauftragungswert bis EUR 500,00 (netto): Ausführung durch den AN durch vorherige schriftliche oder telefonische Beauftragung durch die AG. Die AG ist vor Durchführung schriftlich per E-Mail zum Umfang der Maßnahme zu informie- ren (Objektname, Mietername/Mieternummer, Beschreibung des Mangels). Die Abrechnung er- folgt durch den AN auf Nachweis nach den tatsächlich aufgewendeten Stunden (zu den verein- barten Stundenverrechnungssätzen gem. LV, Titel 150.20) und des Materialeinsatzes, oder auf Grundlage eines Angebotes.
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Freigabegrenze: Beauftragungswert ab EUR 500,01 (netto): Sollte sich bei der Durchführung der Maßnahme herausstellen, dass die Maßnahme den Beauf- tragungswert von EUR 500,00 (netto) übersteigt, ist die Vorlage eines detaillierten schriftlichen Angebotes gemäß Rahmenvertrag innerhalb von 3 Werktagen durch den AN notwendig. Die Be- auftragung bzw. Ausführung durch den AN erfolgt nach schriftlicher Bestätigung der AG.
Stundenverrechnungssätze Für Zusatzleistungen gelten die nachfolgend vereinbarten Stundenverrechnungssätze sowie die prozentualen Zuschläge für Arbeiten in der Nacht, an Wochenenden und Feiertagen.
Die abgefragten Stundenverrechnungssätze und Zuschläge gelten für Leistungen, für die keine Einheitspreise vorliegen. Die Verrechnungssätze enthalten den tatsächlichen Lohn inklusive der Zuschläge für Gemeinkosten, Sozialkassenbeiträge, vermögenswirksame Leistungen und dgl. sowie Lohn- und Gehaltsnebenkosten. In den Stundenverrechnungssätzen ebenfalls enthalten sind die Kosten für die Bereitstellung der erforderlichen Maschinen, Geräte und Hilfsmittel. Hier- bei sind die üblichen Arbeitsgeräte und Maschinen zur Durchführung der Regelleistungen gemäß dieser Leistungsbeschreibung gemeint. Die im Leistungsverzeichnis angegebenen Stundenver- rechnungssätze wurden unter Beachtung der anwendbaren Mindestlohnvorschriften und eventu- ell anwendbare Antidiskriminierungsgesetze ermittelt.
Bei Instandsetzungstätigkeiten, welche im Rahmen von Inspektion- bzw. Wartungsarbeiten durchgeführt werden, ist der AN nicht berechtigt eine extra An- und Abfahrtspauschale abzurech- nen bzw. in Rechnung zu stellen.
Wartungs- und Prüfzulage für Ersatzteile und Gebrauchsmaterialien Ersatzteile und Gebrauchsmaterialien, die der AN zur Durchführung der beauftragten Leistungen selbst zu beschaffen und bereitzustellen hat, werden - soweit in dieser Leistungsbeschreibung nicht anders erwähnt - auf Nachweis abgerechnet. Bei der Abrechnung des Materials wird die vereinbarte Zulage herangezogen. Bei der Abrechnung ist als Nachweis die Originalrechnung der Vorlieferanten vorzulegen.
Hinweis: Die vereinbarte Zulage für bereitgestellte Ersatzteile und Materialien ist nicht für Ersatzteile und Gebrauchsmaterialen im Rahmen der Instandsetzung anzuwenden. Die Kosten hierfür sind im jeweiligen Angebot für die erforderlichen Instandsetzungsarbeiten einzukalkulieren.
Die dazugehörigen Positionen sind unter der Bezeichnung „Zulage: Reparaturarbeiten“ im Leis- tungsverzeichnis (LV) vorzufinden.
- CAFM-System – Bereitstellung durch AG
Die AG stellt der AN bei Übernahme der Tätigkeiten ein CAFM-System zur verpflichtenden Nut- zung durch die AN zur Verfügung. Diese CAFM-Plattform dient der Kommunikation zwischen AG und AN bezüglich des gesamten Gebäudemanagements. Der Fokus in der Nutzung des CAFM- Systems liegt in der Dokumentation sowie Wartungs- und Instandhaltungsplanung. Weitere Ei- genschaften sowie Funktionen sind nachfolgend abgebildet. Das CAFM-System hat folgende Merkmale:
- Ein offenes, datenbankgestütztes System
- Einfaches Customizing zur Anpassung des Systems an die Anforderungen des AGs/ der AN
- Gesicherte Zukunftsfähigkeit (in Bezug auf Weiterentwicklung) des Systems 5
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Folgende Daten und Funktionen können mindestens zur FM-gerechten Dokumentation abgebil- det werden:
- Anlagen der technischen Gebäudeausrüstung bis auf Baugruppenebene mit allen in- standhaltungsrelevanten Informationen und räumlicher Zuordnung
- Energie- und Medienverbräuche mit statistischer Auswertung für die Erkennung von Opti- mierungspotentialen
- Instandhaltungsplan und -maßnahmen
- Anlagenkataster/ -verzeichnis
- Erfassung des tatsächlichen Arbeits- und Materialaufwandes
- Gewährleistungsfristen
- Anlagen-/ Bauteilliste
- Gewährleistungsverfolgung
- Wartungsplanung
- Dokumentation von Wartungs-/ Prüfprotokollen
- Dokumentation von Kältemittelmengen und Dichtheitsprüfungen an Kälteanlagen
- Dokumentation von Sachverständigenprüfungen
Die Nutzung des Betriebsführungssystems durch die AN ist Bedingung. Gegebenenfalls erforder- liche Schulungen und Einweisungen in das Betriebsführungssystem für Mitarbeiter der AN wer- den von dem AG einmalig kostenfrei zur Verfügung gestellt.
a) Hinweis:
Im Leistungsverzeichnis ist der Preis für alle im Zusammenhang mit der laufenden Pflege des Systems entstehenden Kosten als jährlicher Pauschalpreis einzutragen.
Zur Ausführung der Leistung werden von der AG das CAFM-System einschließlich aller notwen- digen Funktionalitäten und Schnittstellen sowie die Lizenz für das System gestellt; diese Leistun- gen sind unter dieser Position nicht mit einzukalkulieren.
Zur Ausführung der Leistung sind von der AN die technische und persönliche Ausrüstung des Mitarbeiters einschließlich der erforderlichen Werkzeuge, Geräte und Maschinen sowie die zu- sätzlich zur Ausübung der Tätigkeit benötigten EDV-Geräte, beispielsweise Mobiltelefone, zu stellen; diese Leistungen sind unter dieser Position mit einzukalkulieren.
b) Aufgaben:
Die Daten im CAFM-System sind durch die AN ständig auf dem aktuellen Stand zu halten. Die AG behält sich vor, in zyklischen Abständen den Datenbestand zu prüfen. Die AN hat sich alle erforderlichen Daten und Dokumente durch die externen FM-Dienstleister im Bereich des techni- schen Facility Managements zuarbeiten zulassen und fordert diese stets proaktiv ein. Die Nutzung des CAFM-systems durch die AN ist Bedingung.
- Notdienst
Die im Auftrag der Auftraggeber tätigen Gebäudedienstleister können Notfälle gemäß der Anlage „Notdienstbereitschaft“ bekanntgeben. Hierbei erstellt das Callcenter Ticketmeldungen im Ber- linovo-Auftragssystem (SAP) oder es erfolgt ein automatisches Telefonprotokoll zur Schadens- mitteilung an den Auftragnehmer. In jedem Fall sind die seitens des Auftraggebers benannten Dienstleister autorisiert, entsprechende Schadens- bzw. Notfallmeldungen telefonisch oder per E- Mail an den Auftragnehmer zu richten. Sollte der Auftraggeber während der Laufzeit des 6
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Rahmenvertrages hierfür andere Dienstleister beauftragen, werden die neuen Kontaktdaten dem Auftragnehmer unverzüglich mitgeteilt.
Notdienstbereitschaft Mo – Do. von 16.00 Uhr bis 8.00 Uhr Fr 15.00 Uhr bis Montag 8.00 Uhr Sonn- und Feiertags 24 Stunden Annahme des Notdienstes beschreibt den Zeitraum, in welchem der AN auf einen eingehenden Notruf reagieren muss: Die Annahme hat innerhalb von 30 Minuten zu erfolgen Reaktionszeit: beschreibt den Zeitraum bis zur Arbeitsaufnahme in der Rufbereitschaft. Diese ist abhängig von der Prioritätsklasse. Der Havariefall (Prio A) beschreibt die Schadensfälle, die die höchste Prioritätsklasse, die mit Sofortreaktion (mit schnellstmöglicher Reaktion) zu erfolgen hat.
Prioritätsklasse Reaktionszeit Schadenfälle (beispielhaft) bis zu
A Sofortreaktion, - Absicherung defekter Anlagen, um Perso- Havariefall (Ge- max. jedoch in- nenschäden oder weiter Sachschäden zu fahr für Leib und nerhalb von verhindern Leben, Elemen- 90 min. - Akute Brandgefahr durch Elektrizität tare Gefahren für - Defekte Hauptleitungen oder Beschädi- Gebäude) gungen am Hausanschluss
- Vollständiger Ausfall der Stromversorgung im Haus, der nicht durch Netzbetreiber versursacht ist
- Wasserschaden im Bereich von Elektroin- stallationen
- Funkenflug an Schaltern und Steckdosen
- defekte Sicherungen
- Stromschlaggefahr
- Ausfall kritischer technischer Anlagen (Heizungsanlage bei Frost oder Drucker- höhungsanlagen, Fäkalienhebeanlagen, kompletter Ausfall der Beleuchtung im Be- reich von Verkehrswegen, Treppenhäu- ser, Hausfluren, etc.)
B 4 Stunden - Provisorische Instandsetzung/ Reparatur nach Kabelbränden
- Partielle Stromausfälle in der Liegenschaft (Mieterkeller ausgenommen)
- Partieller Ausfall der Beleuchtungen in- nen/außen für die Verkehrssicherung
C 24 Stunden - Stromausfall nur in einem Zimmer (außer Küche (Kühlschrank))
- Ausfall einzelner Wohnungstürklingeln
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