01_AC-2026#009_Auffoderungsschreiben.pdf

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Aufforderungsschreiben

Einzelcoachings für Führungskräfte

Verfahrensnummer: AC-2026#009

AOK connect GbR

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.. .. .. A .. OK connect ..

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.. AOK connect GbR | Wilhelmstraße 1 | 10963 Berlin .. .. .. .. ..

Gesprächspartner .. An die interessierten Unternehmen .. Vergabestelle AOK connect ..

Kommunikation Ausschließlich via DTVP

Ihr Zeichen/Unser Zeichen AC-2026#009

.. .. .. Datum .. 16.10.2026

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Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

Hier: Öffentliche Ausschreibung – Einzelcoachings für Führungskräfte Vergabenummer: AC-2026#009

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Interesse an dem oben genannten Vergabeverfahren. Es ist beabsichtigt, die in beiliegenden Unterlagen bezeichnete Leistung im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung gem. §§ 8 Abs. 1, 9 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zu vergeben.

Mit diesem Schreiben erhalten Sie die relevanten Unterlagen (Vergabeunterlagen) und werden zugleich zur Einreichung eines Angebotes aufgefordert. Bei beabsichtigter Abgabe eines Angebotes sind insbesondere die als Anlage beigefügten Allgemeinen Bewerbungsbedingungen sowie die folgenden Hinweise zu beachten:

1. Auftraggeberin & Vergabestelle

Auftraggeberin und Vergabestelle ist die AOK connect GbR, Wilhelmstraße 1, 10963 Berlin.

2. Gegenstand des Verfahrens

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.. AOK connect GbR Mitglieder der Geschäftsführung .. Wilhelmstraße 1 Dr. Julian Hollender, Kornell Adolph 10963 Berlin Vorsitzender des Aufsichtsrates Dr. Susanne Wagenmann, Frank Firsching (im jährlichen Wechsel)

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Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Bereitstellung eines qualifizierten Coaching- Pools sowie die Durchführung von Einzelcoachings für sechs Führungskräfte der AOK connect. Jede Führungskraft erhält vier Coaching-Einheiten à 1,5 Stunden (=Gesamtkontingent 36 Coaching- stunden), die online stattfinden. Vor Beginn des Coachings ist ein Matching-Verfahren vorzusehen, in dem die Führungskräfte aus dem Pool einen Coach auswählen können. Der Anbieter stellt hierfür geeignete Informationen zu den verfügbaren Coaches bereit (z. B. Kurzprofile mit Qualifikationen, Erfahrungsschwerpunkten und Coachingansatz).

Eine Verpflichtung zum Abruf der 36 Stunden wird nicht vereinbart.

Es gelten die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung (vgl. Anlage-05).

3. Termine und Fristen

Es handelt sich hierbei um einen voraussichtlichen Zeitplan. Etwaige Fristverlängerungen werden über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) publiziert.

4. Einreichung von Unterlagen, Kommunikation

Die gesamte Verfahrenskommunikation (Einreichung von Unterlagen, Fragen & Antworten zum Verfahren, Aufklärungen etc.) erfolgt ausschließlich elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP). Weitere Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte den Ziffern 5 und 10 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen.

Zum Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen muss der Bieter mit seinem Angebot auch die geforderten Eigenerklärungen und bei Erfolgsaussicht auf Aufforderung Nachweise erbringen. Hinsichtlich des Umfangs der einzureichenden Unterlagen ist Ziff. 1 des Angebotsblattes zu beachten. Erläuterungen zu Unterauftragnehmern (einschl. Eignungsleihe) sind den Ziff. 17 f. der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.

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.. AOK connect GbR Mitglieder der Geschäftsführung .. Wilhelmstraße 1 Dr. Julian Hollender, Kornell Adolph 10963 Berlin Vorsitzender des Aufsichtsrates Dr. Susanne Wagenmann, Frank Firsching (im jährlichen Wechsel)

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Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt jeweils nach den einschlägigen Vorschriften des GWB und der UVgO. Der Prüfung und Wertung der Angebote wird folgendes System zugrunde gelegt (vgl. Ziff. 19 f. der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen):

a) Formelle Prüfung

Die form- und fristgerecht eingegangenen Angebote werden wie folgt auf Vollständigkeit und Feh- lerlosigkeit geprüft:

• Vorliegen aller erforderlichen Eintragungen und maschinenschriftlichen Unterschriften,

• Vorliegen aller geforderten Vergabeunterlagen sowie

• Einhaltung der durch die Auftraggeberin festgelegten formalen Anforderungen.

Angebote von Bietern, die die geforderten Erklärungen nicht enthalten, werden – vorbehaltlich der Möglichkeit der Nachforderung gem. § 41 Abs. 2 bis 5 UVgO, die aber im Ermessen der Auftraggeberin liegt – nicht berücksichtigt!

b) Preisangaben

Die Preisangaben sind im Preisblatt (Anlage-06) gemäß den dortigen Hinweisen einzutragen. Auf die im Preisblatt vorangestellten Erläuterungen und deren Einhaltung wird besonders hingewiesen. Angebote ohne die geforderten Preisangaben werden – vorbehaltlich der Nachforderungsmöglich- keit für Preisangaben in unwesentlichen Einzelpositionen i. S. v. § 41 Abs. 3 S. 2 UVgO – von der Angebotswertung ausgeschlossen.

c) Konzeptstellung und -wertung

Dem Angebot ist ein strukturiertes Konzept des Trainings beizufügen (Umfang maximal max. 2 Seiten DIN A4, Schriftgröße: 10 [Arial], Zeilenabstand: 1,0, inkl. Grafiken und Bilder). Inhalte, welche sich auf Seiten befinden, die über die maximale Seitenanzahl hinaus gehen, werden nicht gewertet. Das Konzept ist innerhalb der Angebotsunterlagen als solches deutlich mit der Bezeichnung „Bewertungskonzept“ zu kennzeichnen. Nicht deutlich erkennbare Konzepte finden innerhalb der Angebotswertung keine Berücksichtigung und werden mit 0 Punkten bewertet. Die Konzeptaufgabe und Bewertungslogik sind der Anlage-02 zu entnehmen.

Die Bewertung des Konzeptes erfolgen anhand eines Punktesystems. In der Summe können maximal 100 Punkte erreicht werden. Die erreichte Gesamtpunktzahl geht in die Bewertung für das Kriterium "Qualität" ein. Für den Zuschlag kommen nur Angebote in Betracht, die in allen 4 Unterkriterien mindestens vier, fünf bzw. sechs Punkte (die nächsthöhere Punktzahl nach „0 Punkte“ jeder Unter- kategorie) erreichen, sowie über alle Leistungskriterien in der Summe den Mindesterfüllungsgrad in Höhe von 50% (50 Bewertungspunkte) erreichen bzw. überschreiten. Hierbei handelt es sich um eine zwingend einzuhaltende Mindestbedingung. Sofern das Konzept in der Summe nicht den Mindest- erfüllungsgrad erreicht bzw. überschreitet, wird das betreffende Angebot bei der Wertung nicht weiter berücksichtigt. Weitere Informationen zur Punkteverteilung entnehmen Sie dem beiliegenden Dokument „Konzepterstellung und -wertung (vgl. Anlage-02).

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d) Eignungsprüfung

Die wertungsfähigen Angebote werden anhand der Eignungsmatrix wie folgt auf ihre Eignung geprüft:

• Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

• Prüfung der Erfüllung der Mindestanforderung und Eignungskriterien:

o Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer

o Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB: Eigenerklärung, dass für den Bieter / den Unterauftragnehmer die in §§ 123, 124 GWB aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen. Die Eigenerklärung ist vom Bieter und allen Unterauftrag- nehmern abzugeben.

o Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von “Russlandsanktionen”: Eigenerklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022. Die Eigenerklärung ist vom Bieter und allen Unterauftragnehmern abzugeben.

o Eigenerklärung Eintragung in das Berufs-/Handelsregister, Mitgliedschaft in der Berufs- genossenschaft, Erklärung in Insolvenzsachen sowie Abführung der Krankenver- sicherungsbeiträge und Steuern: Eigenerklärung, dass das Unternehmen in das Berufs-/Handelsregister eingetragen ist, die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, ein Insolvenzverfahren weder beantragt noch anhängig ist und die Krankenversicherungsbeiträge der Mitarbeiter sowie Steuern ordnungsgemäß abgeführt wurden. Die Eigenerklärung ist vom Bieter und allen Unter- auftragnehmern abzugeben. Ein Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister ist – soweit der aussichtsreiche Bieter nach den Rechtsvorschriften des Landes der Gemein- schaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens dort eingetragen ist – nach Aufforderung durch die Vergabestelle in Kopie zu übermitteln. Der Auszug darf zum Zeitpunkt der Übermittlung nicht älter als sechs (6) Monate sein.

o Eigenerklärung Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis einer Berufs-/ Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1 Mio. Euro je Versicherungsfall Personen- und Sachschäden, 2 Mio. Euro für alle Versicherungsfälle je Versicherungsjahr, sowie 500.000 Euro je Schadensfall Vermögensschäden, inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen oder eine Eigenerklärung, dass eine Versicherung mit den entsprechenden Mindest- deckungssummen spätestens zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung abgeschlossen wird (Mindestanforderung). Der Nachweis zum Vorliegen einer Versicherungspolice ist nach Aufforderung durch die Vergabestellte durch den aussichtsreichen Bieter zur Verfügung zu stellen. Der Auszug darf zum Zeitpunkt der Übermittlung nicht älter als drei (3) Monate sein.

o Verantwortliches Personal: Die Bieter haben in Ihrem Angebot ein Pool aus 3 (Mindest- anforderung), für die

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Leistungserbringung verantwortliche Personal „Coaches“ zu benennen und die Eignungsvoraussetzungen zu bestätigen. (Mindestanforderung).

o Eignungsvoraussetzungen des verantwortlichen Personals:

▪ Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in der Begleitung von Führungskräften.

▪ Anerkannte Coaching-Zertifizierung (z. B. ICF, DBVC oder vergleichbar).

▪ Mind. 1 Jahr Berufserfahrung im öffentlichen Sektor oder in Non-Profit- Organisationen

Der Nachweis zum Vorliegen der Coaching-Zertifizierung mit vorgenannter Zertifizierung ist nach Aufforderung durch die Vergabestellte durch den aussichtsreichen Bieter zur Verfügung zu stellen.

o Unternehmensreferenzen (3 Stück): Die Bieter haben mit ihrem Angebot vollständige Informationen zu – entsprechend der nachfolgend aufgeführten Leistungsart – mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren, bereits abgeschlossenen oder noch in Bearbeitung befindlichen Projekten, deren Abschluss (Vertragsende) zum Zeitpunkt des Schluss- termins für die Einreichung der Unterlagen maximal 3 Jahre zurückliegen darf, einzureichen.

Vergleichbar sind insbesondere Leistungen zur Durchführung von Einzelcoachings für Führungskräfte auf C-Level Ebene, insbesondere zu Themen der Führung, Rollenklärung, Kommunikation, Konfliktbearbeitung und/oder persönlichen Führungskompetenz.

Die Nachweise sollen folgende Angaben enthalten:

⎯ Name und Adresse des Auftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer; falls nicht möglich, Art und Größe (Anzahl Mitarbeiter) der Organisation

⎯ Leistungsart

⎯ Leistungsumfang

⎯ kurze Projektdarstellung (max. 500 Wörter)

⎯ Leistungszeitraum und Projektdauer

Die Referenzen werden dabei wie folgt für die Erfüllung der Mindestanforderung berücksichtigt (Mindestanforderung):

Zur Erfüllung der Mindestanforderung müssen mindestens 3 vergleichbare* Referenzen eingereicht werden, welche die folgenden Anforderungen erfüllt (Mindestanforderung).

⎯ Leistungsart: Coachings von Führungskräften

⎯ Leistungsumfang:

▪ Dauer (á 60 Minuten exkl. Pausen): Mind. 4 Vollstunden

▪ Aufbau: Training im Remote-Setting (MS-Teams oder vergleichbar)

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e) Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dieses bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, § 127 GWB. Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand der Gewichtung: 45 % Preis und 55% Qualität (Konzept) bewertet.

Die Bieter können maximal 100 Wertungspunkte erhalten. Es wird für jedes Angebot die Summe der erreichten Punkte gebildet. Die Rangfolge der Angebote wird gemäß dieser Summe bestimmt. Erreichen zwei oder mehrere Angebote die Höchstpunktzahl, erfolgt der Zuschlag auf das Angebot mit dem niedrigeren Gesamtangebotspreis. Ist auch der Gesamtangebotspreis der Angebote iden- tisch, erfolgt der Zuschlag durch Losentscheid.

Die Angebote werden nach den folgenden Zuschlagskriterien gewertet:

A. Angebotspreis - 45 % insgesamt max. 45 Punkte Der Angebotspreis der Bieter geht mit insgesamt maximal 45 Punkten in die Gesamtwertung ein. Die Bewertung des Preises wird auf Basis der Angaben im Preisblatt (Anlage-06) bewer- tet. Das genaue Bewertungsvorgehen ist der nachfolgend aufgeführten Bewertungsmatrix zu entnehmen.

B. Qualität - 55 % insgesamt max. 55 Punkte Die Qualität des Angebots der Bieter geht mit insgesamt maximal 55 Punkten in die Ge- samtwertung ein. Dabei werden die Angaben der Bieter bzgl. der aufgestellten qualitativen Kriterien bewertet. Eine positive Bewertung erreicht ein Angebot, das im Wege einer Prog- nose eine kontinuierlich hohe Leistungsqualität erwarten lässt.

Der Bieter hat zum Nachweis ein Konzept gemäß Anlage-02 zu erarbeiten. Dieses Konzept geht mit insgesamt 50 Punkte in die Gesamtbewertung ein. Weiter erhält ein Bieter für die Benennung eines 4. und 5. Coach, innerhalb der Eigenerklärung zur Eignung (vgl. Anlage-09) benannt wird jeweils 2,5 Extrapunkte, in Summe 5 Punkte. Es können dabei insgesamt 55 Punkte innerhalb des Kriteriums Qualität erreicht werden, die direkt in die Gesamtbewer- tung eingehen.

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Zur Gewährleistung der Vergleichbarkeit der eingereichten Angebote ist die Angabe von Links bzw. der Verweis auf externe Webseiten nicht zulässig. Hintergrund ist, dass nach Ablauf der Angebotsfrist Änderungen an den verlinkten Inhalten nicht ausgeschlossen werden können. Bitte verzichten Sie daher in Ihrem Angebot vollständig auf das Setzen von Links oder Verweise auf Webseiten. Entsprechende Angaben werden durch die Vergabestelle vor der Angebotsbewertung unkenntlich gemacht.

Nicht berücksichtigte Bieter werden gemäß § 46 UVgO über DTVP unverzüglich über die erfolgte Zuschlagserteilung unterrichtet. Die Zuschlagserteilung erfolgt ebenfalls über DTVP. Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zu den Vorgaben dieses Verfahrens auf der Grundlage des Angebotes rechtskräftig zustande. Dies gilt unabhängig von einer möglichen gesonderten späteren schriftlichen Vertragsurkunde, deren Abschluss die Auftraggeberin verlangen kann (Ziff. 23 Allgemeine Bewerbungsbedingungen).

Wir freuen uns, wenn Sie sich mit einem Angebot an dem vorliegenden Vergabeverfahren beteiligen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Vergabestelle der AOK connect

Anlagen

⎯ Anlage-01: Allgemeine Bewerbungsbedingungen für Vergabeverfahren im Anwendungs- bereich der UVgO

⎯ Anlage-02: Konzeptaufgabe und -wertung

⎯ Anlage-03: Vertrag

⎯ Anlage-04: Ergänzende Vertragsbedingungen

⎯ Anlage-05: Leistungsbeschreibung

⎯ Anlage-06: Preisblatt

⎯ Anlage-07: Angebotsblatt

⎯ Anlage-08: Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer

⎯ Anlage-09: Eigenerklärung zur Eignung

⎯ Anlage-10: Bietergemeinschaftserklärung

Details darüber, welche Erklärungen mit dem Angebot einzureichen sind, sind Ziff. 1 des Angebotsblattes i.V.m. den einleitenden Erläuterungen im Dokument Eignungsbogen zu entnehmen.

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