00_Verfahrensbrief_DBS-26-01.pdf

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Ablauf Vergabeverfahren

Verfahrensart: Dynamisches Beschaffungssystem

Vergabe-Nr. DBS-26-01

Leistung:

Hardwarebeschaffung

Ausschreibende Stelle:

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin vertreten durch den Vorstand Markus Terboven, Alt-Moabit 101 A 10559 Berlin

• nachfolgend zusammen Auftraggeber oder AG genannt -

Stand: 27.07.2026

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Inhaltsverzeichnis

Inhalt

1 Vorbemerkung ........................................................................................... 3

2 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren .......................................... 3

2.1 Auftraggeber ............................................................................................... 3

2.2 Vergabeverfahren ....................................................................................... 3

2.3 Ablauf des Verfahrens ................................................................................. 3

3 Gegenstand der Leistung ......................................................................... 4

4 Eignungskriterien ...................................................................................... 5

5 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen .................................................. 5

6 Dokumentenverzeichnis ........................................................................... 6

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1 Vorbemerkung

Dieser Verfahrensbrief soll den Teilnehmern des Verhandlungsverfahrens DBS-26-01 einen Überblick über den Ablauf und die formalen Bedingungen des Vergabeverfahrens geben und den Teilnehmern als Leitfaden für das weitere Vorgehen dienen. Der Auftraggeber (AG) behält sich vor, die Vorgaben im Laufe des Verfahrens unter Beachtung des vergaberechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes gegebenenfalls zu ändern bzw. anzupassen. Die an dem Verfahren beteiligten Unternehmen werden nachfolgend „Bieter“ genannt, auch wenn es sich um mehrere, zu einer „Bietergemeinschaft“ zusammengeschlossene Unternehmen handelt. Wenn nachfolgend von „Auftragnehmer“ die Rede ist, ist damit das Unternehmen oder die Bietergemeinschaft gemeint, das oder die nach Abschluss des Vergabeverfahrens den Zuschlag erhalten hat.

In diesem Vergabeverfahren geht es um Leistungen zur Hardwarebeschaffung (Details siehe Pkt. 3)

2 Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren

2.1 Auftraggeber

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin vertreten durch den Vorstand Markus Terboven, Alt-Moabit 101 A, 10559 Berlin,

Ansprechpartnerin des Vergabeverfahrens: Zentraler Einkauf Alt-Moabit 101 A 10559 Berlin

Bieterfragen: ausschließlich über die Vergabeplattform

2.2 Vergabeverfahren

Für die Beschaffung der genannten Leistungen wird ein dynamisches Beschaffungssystem gem. § 22 VgV durchgeführt.

2.3 Ablauf des Verfahrens

Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um den Betrieb eines dynamischen Beschaffungssystems im Wege eines nicht offenen Verfahrens. Das dynamische Beschaffungssystem (nachfolgend DBS) erfolgt in zwei Phasen.

Stufe 1: Bekanntmachung des dynamischen Beschaffungssystems Das DBS wird bis zum 31.08.2028, 11:30 Uhr betrieben. Das Verfahren wird ausschließlich elektronisch durchgeführt. Der öffentliche Auftraggeber bildet einen Bieterpool. Jeder Interessent kann zu jedem Zeitpunkt des DBS die Teilnahme am Verfahren einreichen. Hierbei kann der Bewerber sich auf die unterschiedlichen Kategorien bewerben. Der Eingang des Teilnahmeantrags wird unverzüglich, spätestens nach zehn Arbeitstagen durch die Vergabestelle geprüft.

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In den Bieterpool wird jeder Interessent aufgenommen, der die veröffentlichten Eignungskriterien erfüllt (siehe Pkt. 4) und nicht nach §§ 123, 124 GWB oder im Zusammenhang mit den Sanktionen gegen Russland ausgeschlossen werden muss. Er wird damit zu einem potenziellen Bieter und kann bei den sich anschließenden Einzelvergaben nach Aufforderung ein Angebot einreichen. Der Bieterpool ist nicht in der Größe beschränkt. Jeder geeignete Bewerber wird in den Bieterpool aufgenommen.

Stufe 2: Angebotsphase Die einzelnen Auftragsvergaben im Rahmen des DBS (Einzelvergabe) erfolgen je nach Bedarf. Über den Zeitpunkt oder die Anzahl der einzelnen Auftragsvergaben entscheidet der öffentliche Auftraggeber. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass keine Pflicht zur Durchführung von einzelnen Auftragsvergaben seitens des öffentlichen Auftraggebers besteht. Anlässlich der einzelnen Auftragsvergabe fordert der öffentliche Auftraggeber alle für das DBS zugelassenen Bieter des Bieterpools (in der jeweiligen Kategorie) zur Abgabe eines Angebotes auf und teilt diesen die konkreten Bedingungen des Auftrags mit.

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Angebote gem. der in der Einzelvergabe vorgegebenen Zuschlagskriterien geprüft.

Ein Angebot ist nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs erst dann einzureichen, wenn die Gewobag dazu aufgefordert hat. Die im Bieterpool des DBS zugelassenen Bewerber sind nicht verpflichtet, ein Angebot im Rahmen der einzelnen Auftragsvergaben abzugeben.

Der Zuschlag wird je Einzelvergabe erteilt. Mit Zuschlagserteilung wird ein Vertrag geschlossen. Dieser geht Ihnen wie auch die Leistungsbeschreibung mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes zu.

3 Gegenstand der Leistung

Die Leistungen sind in vier Leistungskategorien unterteilt. Der Bewerber kann sich auf eine, mehrere oder alle Kategorien bewerben.

a) Notebooks b) Smartphones c) Tablets d) Computerzubehör

Eine detailliertere Leistungsbeschreibung ist der Anlage „Leistungsbeschreibung“ zu entnehmen.

Die Einzelvergaben erfolgen immer innerhalb der jeweiligen Leistungskategorie. In einzelnen Fällen können die Einzelvergaben aber auch Leistungen mehrere Kategorien enthalten. Diese werden im Rahmen der Einzelvergabe konkretisiert.

Insgesamt werden 2-3 Einzelvergaben pro Leistungskategorie pro Jahr prognostiziert. Eine Verpflichtung zur Durchführung von Wettbewerben seitens des Auftraggebers besteht nicht.

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4 Eignungskriterien

Im Rahmen des Teilnahmeantrags (1. Stufe) wird die Eignung der Bewerber geprüft. Für die Erbringung der gegenständlichen Leistungen hinreichend leistungsfähig gilt ein Bieter, wenn er die Mindestanforderungen der Anlagen:

• Erklärung zur Eignung (unter anderem Umsätze, Mitarbeiter, Referenzen, ISO-Zertifikat) Bitte beachten Sie, dass die Referenzanforderungen je Kategorie unterschiedlich sind • Eigenerklärung des Bieters EU • Eigenerklärung zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen • Erklärung zur Frauenförderung gemäß § 13 BerlAVG

erfüllt. Der AG wird auf Basis der oben geforderten Angaben eine Prüfung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) der Bieter durchführen und diese anhand des angebotenen Leistungsumfangs bewerten.

Bewerber/Bieter haben während des Verfahrens eintretende Umstände und Veränderungen, die Einfluss auf ihre Eignung haben könnten, unverzüglich der Gewobag mitzuteilen – insbesondere, wenn hierdurch die mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise und Erklärungen unzutreffend geworden sind. Der Auftraggeber kann bzw. muss dann eine erneute Eignungsprüfung durchführen. Auch ein nachträglicher Ausschluss des Bewerbers/Bieters vom Verfahren ist möglich.

5 Unklarheiten in den Vergabeunterlagen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung eines Bieters Unklarheiten oder Fehler, so hat der Teilnehmer den Auftraggeber unverzüglich und schriftlich darauf hinzuweisen. Fragen zu den Vergabeunterlagen sind schriftlich – über die Vergabeplattform Berlin – ausschließlich an den Auftraggeber zu richten. Etwaige mündlich erteilte Auskünfte von Mitarbeitern oder Beratern des Auftraggebers sind unverbindlich und stehen unter dem Vorbehalt der schriftlichen Bestätigung. Verbindlich und bindend für den Auftraggeber sind allein die von ihm oder seinen Vertretern verschickten schriftlichen Mitteilungen.

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6 Dokumentenverzeichnis Bitte überprüfen Sie, ob Ihnen alle Dokumente gemäß der nachfolgenden Tabelle vorliegen. Sollten Dokumente fehlen oder nicht geöffnet werden können, wenden Sie sich bitte unverzüglich an die Vergabestelle. Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung werden Ihnen erst mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes zur Verfügung gestellt.

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