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Leistungsbeschreibung
Geschäftsstelle des Wissenschaftlichen Beirats für den
Natürlichen Klimaschutz (GS-WBNK)
Verfahrenskennzeichen Z3-2026-038
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Inhaltsverzeichnis
1-Auftraggeberin ............................................................................................................................ 3
2-Hintergrund der Leistung ............................................................................................................. 3
3-Aufgabenbeschreibung: Die Führung der Geschäftsstelle des Wissenschaftlichen Beirats für Natürlichen Klimaschutz ................................................................................................................. 3
3.1-Leitung der Geschäftsstelle (0,5 VZÄ) 4
3.2 Fachbetreuung (3,0 VZÄ) 4
3.3- Finanzmanagement, Regelung von Vertragsangelegenheiten, Büroassistenz (0,3 VZÄ) 4
3.4-Unterstützung bei Veranstaltungen, Veröffentlichungen und bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. (1.2 VZÄ) 5
4-Anforderungen an die Durchführung und Dokumentation von Dienstreisen .................................. 5
5-Weitere übergreifende Dienstleistungen ...................................................................................... 5
6-Anforderungen an Berichte .......................................................................................................... 6
7-Sonstige Anforderungen .............................................................................................................. 6
7.1-Anforderung an die Barrierefreiheit von Veröffentlichungen 6
7.2-Sitzungs- / Veranstaltungscatering 6
7.3-Papierprodukte, Druckerzeugnisse und Hygienepapier 6
7.4-Rechnungsstellung und Berichterstattung 7
7.5-Bearbeitungsinstrumente 7
7.6-Personell-fachliche Anforderungen 7
7.7 - Sprachliche Anforderung 7
7.8-Wechsel der AN‘in 8
7.9-Grundsätzliche Anforderungen, relevante Rechtsnormen, technische und organisatorische Anforderungen 8
8-Projektlaufzeit ............................................................................................................................. 9
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1-Auftraggeberin
Die Auftraggeberin ist das Bundesamt für Naturschutz (BfN). Das BfN ist die wissenschaftliche Behörde des Bundes für den nationalen und internationalen Naturschutz. Es ist eine Ressortforschungseinrichtung des Bundes und gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Umwelt, Klimaschutz, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMUKN). Es unterstützt das Bundesumweltministerium (BMUNK) fachlich und wissenschaftlich in allen Fragen des Naturschutzes und der Landschaftspflege sowie bei der internationalen Zusammenarbeit.
Zur Erfüllung seiner Aufgaben betreibt es wissenschaftliche Forschung auf diesen Gebieten und setzt verschiedene Förderprogramme um. Zusätzlich nimmt es wichtige Aufgaben beim Vollzug des internationalen Artenschutzes, des Meeresnaturschutzes, des Antarktis-Abkommens und des Gentechnikgesetzes wahr. Darüber hinaus fungiert das BfN als sogenannte Regiestelle für das Aktionsprogramm Natürlicher Klimaschutz (ANK).
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den folgenden Internetseiten www.BfN.de
2-Hintergrund der Leistung
Das Aktionsprogramm Natürlicher Klimaschutz (ANK) zielt darauf ab, das Klima zu schützen, indem natürliche Ökosysteme gestärkt werden und dadurch ihre Klimaschutzwirkung entfalten können. Das ANK verbindet somit Klimaschutz mit dem Schutz der Biodiversität. Oft entstehen darüber hinaus weitere Synergien – z.B. zur Anpassung an den Klimawandel. Das ANK fördert konkret Maßnahmen, durch welche die Natur als Klimaschützerin wirksam wird, indem Treibhausgase gebunden, Emissionen vermieden und gleichzeitig Lebensräume verbessert werden, beispielsweise im Bereich der Moore, Wälder, Gewässer, Böden oder Grünflächen.
Das ANK aus dem Jahr 2023 enthält aktuell 10 Themenbereiche in denen Umsetzungsmaßnahmen durchgeführt werden und es wird regelmäßig weiterentwickelt. Zuwendungsempfänger sind u. a. Länder, Kommunen, Verbände, Stiftungen, teils auch private Akteure.
Entsprechend der Maßnahme 9.5 des ANK wurde ein Wissenschaftlicher Beirat für Natürlichen Klimaschutz (WBNK) durch das BMUKN eingerichtet. Die Mitglieder des Wissenschaftlichen Beirats für Natürlichen Klimaschutz (WBNK) betrachten und bewerten die Verbindungen und Wechselwirkungen zwischen den verschiedenen Maßnahmen des Aktionsprogramms aus wissenschaftlicher Perspektive. Gleichzeitig geben sie Anstöße für die Weiterentwicklung der Maßnahmen zum Natürlichen Klimaschutz.
3-Aufgabenbeschreibung: Die Führung der Geschäftsstelle des Wissenschaftlichen Beirats für Natürlichen Klimaschutz
Die Geschäftsstelle des WBNK nimmt für den Beirat die geschäftsführenden Tätigkeiten wahr und unterstützt ihn bei seinen Aufgaben. Die Geschäftsstelle unterliegt in ihrer fachlichen Arbeit nur den Weisungen des Beirates. Bei der Wahrnehmung der Dienstaufsicht hat das BfN die Unabhängigkeit des Beirats zu beachten.
Die Geschäftsstelle ist für die allgemeine Koordination, Organisation, Administration und das Finanzmanagement des WBNK sowie für die Abstimmungsprozesse mit dem BfN und dem BMUKN verantwortlich. Dazu kommen wissenschaftliche Zuarbeiten zu Gutachten und Stellungnahmen des Beirates.
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Das bedeutet im Einzelnen:
3.1-Leitung der Geschäftsstelle
Darunter fallen
• Unterstützung der Scoping-Prozesse des WBNK fachlich, organisatorisch und im Projektmanagement (Unterstützung bei der Auswahl der zu bearbeitenden Themen, Klärung der Beiratsbeteiligungen, Aufsetzen und Controlling der Zeitplanungen in enger Abstimmung mit dem Beiräten) • Organisation der wissenschaftliche Arbeiten, wie z.B. der Recherchen zu aktuellen Beratungsthemen und Erstellung von Informationsunterlagen, der Vorbereitung von Texten und Zusammenfassungen, Aufbau einer WBNK internen-Literaturdatenbank und Literaturmanagement
• Gesamtsteuerung der Geschäftsstelle: Festlegung von Arbeitsabläufen, Prioritäten und Zuständigkeiten sowie Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebs. • Personalführung: Führung und fachliche Anleitung der Mitarbeitenden, Aufgabenverteilung, Auslastungssteuerung, Zielvereinbarungen, Einarbeitung und Durchführung von Personalgesprächen. • Fachliche Koordination: Zusammenführung und Abstimmung der Arbeiten verschiedener Mitarbeitender, Fachbereiche, Projektpartner oder externer Dienstleister.
3.2-Fachbetreuung
Darunter fallen
• Unterstützung und zuarbeiten zu Stellungnahmen: Erarbeitung und Abstimmung von Beiträgen zu fachlichen Fragestellungen sowie Aufbereitung relevanter Informationen und Bewertungen als Entscheidungsgrundlage für die Beiräte/innen. • Zuarbeiten zur Dokumentenerstellung: Inhaltliche und organisatorische Zuarbeit bei der Erstellung von Konzepten, Berichten, Vorlagen, Präsentationen und weiteren Arbeits- und Entscheidungsunterlagen; Zusammenführung und Aufbereitung von Beiträgen verschiedener Beteiligter. • Bearbeitung von Beratungsunterlagen: Prüfung, Aufbereitung und strukturierte Zusammenstellung von Beratungs- und Entscheidungsunterlagen für Besprechungen und Gremien;
3.3-Finanzmanagement, Regelung von Vertragsangelegenheiten, Büroassistenz
Darunter fallen:
• administrative Vorbereitung und Vergabe von Gutachten und Studien an externe Dienstleister in Abstimmung mit den Beirät*innen
• Vor- und Nachbereitung und Abwicklung von Reisen der 16 Beiratsmitglieder (inkl. Reisekostenerstattung nach Bundesreisekostengesetz), • Die Planung, Buchung und Erstattung der Kosten wie z.B. Raummiete, Catering, Softwarelizenzen (erfolgt grundsätzlich über das Schließen von Verträgen). Posteingang und -ausgang, Ablage, Dokumentenverwaltung, Pflege von Ordnerstrukturen und Dateien 4
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Termin- und Besprechungsorganisation: Kalenderpflege, Terminabstimmungen, Einladungen, Raum- und Technikorganisation sowie Vorbereitung von Besprechungsunterlagen Kommunikation: Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen und Kontakt mit externen Stellen
(Verträge zum Einkauf von solchen Leistungen für den WBNK schließt die AN‘in unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben des Bundes (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) und Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO)) im Auftrag des BfN in eigenem Namen und in eigener Verantwortung.)
3.4-Unterstützung bei Veranstaltungen, Veröffentlichungen und bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
Darunter fallen:
• Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (inkl. WBNK-Website/Social Media) zum WBNK und seinen Veröffentlichungen • Planung, Redaktion und Lektorat von Stellungnahmen und Gutachten • Layout, Grafikerstellung und redaktionelle Finalisierung sowie Veröffentlichung von Beratungsergebnissen (ggf. Begleitung externer Auftragnehmer zu diesen Themen) • Weiterentwicklung und Pflege der Beiratswebseite
4-Anforderungen an die Durchführung und Dokumentation von Dienstreisen
Es fallen beim AN Dienstreisen an, z.B. im Rahmen von Abstimmungstreffen der WBNK Vorsitzes, zu Veranstaltungen und bei notwendigen WBNK-Präsenzbesprechungen.
Bei der Kalkulation der Reisekosten ist ein monatliches mittleres Reisebudget für insgesamt bis zu vier Reisen pro GS-Mitglied innerhalb von Deutschland (einschließlich Übernachtungskosten, Spesen, sonstige Nebenkosten) vorzusehen. Dieses Budget ist im Angebot separat auszuweisen. Soweit dieses Budget für die erforderliche Anzahl der durchzuführenden Reisen nicht ausreicht, wird eine gesonderte Vergütung vereinbart werden, nicht genutztes Budget verbleibt beim AG. Grundlage für eine gesonderte Vergütung von Reisekosten ist dabei das kalkulierte Reisekostenbudget der AN’in.
5-Weitere übergreifende Dienstleistungen
Die erbrachten Dienstleistungen sind fortlaufend nachvollziehbar zu dokumentieren. Für die Geschäftsstelle ist eine Erreichbarkeit der AN’in von mindestens 40 Stunden/Woche von Montag bis Freitag während der üblichen Geschäftszeiten vorzusehen. Die genaue Festlegung der Erreichbarkeit erfolgt in Absprache mit der AG’in.
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6-Anforderungen an Berichte
Berichtspflichten der AN’in gegenüber der AG’in sind im zugrunde liegenden Dienstleistungsvertrag unter § 4 festgehalten. Dokumente und Informationen sollen bestenfalls über einen SharePoint System oder mittelfristig über Confluence für beide Parteien zugänglich sein.
7-Sonstige Anforderungen
7.1-Anforderung an die Barrierefreiheit von Veröffentlichungen
• Auf die Anforderungen an die Barrierefreiheit von Publikationen im PDF-Dateiformat gemäß § 9 des Mustervertrages wird hingewiesen. Bitte beachten Sie bei der Erstellung Ihres Angebotes, dass je nach Art und Umfang der Inhalte einer Veröffentlichung es sehr aufwändig sein kann, die Barrierefreiheit herzustellen. Neben konzeptionellen Vorüberlegungen sind manuelle Arbeitsschritte notwendig, die sich teilweise durch kostenpflichtige Programme vereinfachen lassen. Besteht seitens der AN‘in keine oder nur wenig Erfahrung, sind für die technische Umsetzung des Endproduktes neben ausreichend Bearbeitungszeit auch Aufwand zu kalkulieren. Alternativ ist ein entsprechend erfahrener Dienstleister mit der Aufgabe zu betrauen. • Weitere Informationen zur Erfüllung der Anforderungen ergeben sich aus dem Leitfaden zur Erstellung und Abgabe barrierefreier PDF-Dateien des BMU und dem „Handbuch zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente“ mit detaillierten Hinweisen und Informationen. Diese stehen unter https://www.bmu.de/WS1300 zur Verfügung.
7.2-Sitzungs- / Veranstaltungscatering
• Bei zu durchführenden Sitzungen/Veranstaltungen sind 100% der angebotenen Vor-, Haupt- und Nachspeisen im Rahmen eines Caterings in einer ovo-lacto-vegetarischen oder veganen Variante anzubieten. Fleisch, Fleisch- und Wurstware sowie Fisch dürfen im Rahmen der Zubereitung der angebotenen Speisen nicht verwendet werden. • Im Rahmen des Sitzungs-/Veranstaltungscaterings sind Bananen, Orangensaft, Kaffee, Tee, Kakao und Kakao-Produkte (z.B. Schokoriegel, etc.) zu 100% aus nachhaltigem Anbau und zugleich aus fairem Handel. • Im Rahmen des Sitzungs-/Veranstaltungscaterings ist die Verwendung von Palm(kern)öl/Sojaöl und Palm(kern)öl-/Sojaöl-enthaltenden Produkten zu 100% aus zertifizierten Quellen.
7.3-Papierprodukte, Druckerzeugnisse und Hygienepapier
• Zur Verwirklichung des Biodiversitätsschutzes müssen Fertigerzeugnisse aus Papier und Karton, welche im Rahmen der Vorhabens- / Projektdurchführung genutzt werden, mindestens den jeweils aktuellen Anforderungen der jeweils einschlägigen Umweltzeichen Blauer Engel „Recyclingpapier, DE-UZ 14a“, „Fertigerzeug-nisse aus Recyclingpapier für den Büro- und Schulbedarf, DE-UZ 14b“ oder „Recyclingkarton, DE-UZ 56“ entsprechen. • Zur Verwirklichung des Biodiversitätsschutzes müssen Toilettenpapiere, Papiertaschentücher und Papierservietten, die im Rahmen der Vorhabens- / Projektdurchführung genutzt werden, z.B. auf Veranstaltungen / Sitzungen, mindestens den jeweils aktuellen Anforderungen des Umweltzeichens Blauer Engel „Hygienepapier aus Altpapier, DE-UZ 5“ entsprechen. (…) Für Papierhandtücher ist ein Anteil von 65% Recyclingfasern verpflichtend. Die übrigen 35% Zellulosefasern dürfen Frischfaserzellulose sein, müssen aber zwingend den Anforderungen des Europäischen Umweltzeichens „EU-Ecolabel Grafisches Papier, Hygienepapier und
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Hygienepapierprodukte (EU) 2019/70“ in Kombination mit dem FSC- oder PEFC-Zertifikat (oder gleichwertigen Gütezeichen) entsprechen.
7.4-Rechnungsstellung und Berichterstattung
Die AN‘in übermittelt der AG‘in jeweils zum 31.03. eines Jahres einen Sachstandsbericht über die Tätigkeiten der AN‘in im vorangegangenen Kalenderjahr sowie eine Jahresabrechnung der Vergütung für das vorangegangene Kalenderjahr. Darüber hinaus übermittelt die AN‘in Berichte in elektronischer Form:
• in anlassbezogenen Fällen bei besonderen Vorkommnissen, • auf Anforderung der AG‘in über die laufende und künftige Umsetzung der APs in einer von der AG‘in zu definierenden Form, einschließlich Sachstandsvermerken, • auf Anforderung der AG’in zur Erfolgskontrolle gemäß VV Nummer 2.2 zu § 7 BHO.
Nach Maßgabe und in Abstimmung können durch die AG`in weitere Anforderungen an die Berichterstattung festgelegt werden.
7.5-Bearbeitungsinstrumente
Die AN‘in ist verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem zu führen. Darüber hinaus eingesetzte Datenbank- und Bewirtschaftungssysteme müssen den haushalts- und kassenrechtlichen sowie den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Bundes entsprechen.
7.6-Personell-fachliche Anforderungen
Während der gesamten Vertragslaufzeit ist ausschließlich Personal einzusetzen, das zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen über die erforderlichen fachlichen, methodischen und sozialen Qualifikationen und verwaltungstechnischen Erfahrungen zur Erfüllung der vertragsgegenständlichen Leistungen verfügt. Die AN‘in bildet das zur Wahrnehmung der Aufgaben eingesetzte Personal im erforderlichen Maße fort.
Die AN‘in stellt die kontinuierliche Leistungserbringung v. a. durch eine effektive und vorausschauende Personaleinsatzplanung, insbesondere mit Blick auf Aufwandsspitzen sicher. Sie gewährleistet eine transparente und leistungssichere Abwesenheits- bzw. Vertretungsregelung. Die Fortführung des Vorhabens bei Ausfall der mit der Durchführung beauftragten Personen ist über die gesamte Vertragslaufzeit sicherzustellen.
Der AN legt mit dem Angebot ein Personalkonzept vor. Dieses stellt dar, mit welchen Personen, deren Rollen und Qualifikationen und zeitlichen Kapazitäten die Leistungen erbracht werden sollen.
7.7-Sprachliche Anforderungen
Der AN muss Muttersprachler (deutsch) sein oder mindestens das Level C1/C2 der deutschen Sprache nachweisen.
Erwünscht ist des Weiteren, dass der AN die Teilnahme an englischsprachigen Terminen des WBNK sicherstellen kann und im Anschluss daran deutschsprachige Unterlagen (nach Vorgabe der AG) auf sehr gutem fachsprachlichem Niveau aufbereiten kann.
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7.8-Wechsel der AN‘in
Bei einem Wechsel der AN‘in hat der neue AN sofort nach Zuschlagserteilung eine umfassende Abstimmung mit der bisherigen AN‘in vorzusehen. Hierzu erhält der neue AN von der bisherigen AN‘in alle erforderlichen Unterlagen (einschließlich aller Entwürfe, Aufzeichnungen und Datenbanken/Dateien) in noch zu vereinbarender Form. Die bisherige AN‘in übergibt die von ihr betreuten Verfahren dem neuen AN zur reibungslosen Einarbeitung und Weiterbearbeitung.
Der neue AN hat die übermittelten Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen. Die bisherige AN‘in wird bis zu 3 Monate nach dem Wechsel nach Aufforderung durch die AG‘in Fragen, die sich aus seinen Unterlagen ergeben, klären und den neuen AN entsprechend informieren; fehlende Unterlagen werden nachgereicht. Sollten sich während der Zusammenarbeit zwischen neuem AN und bisheriger AN‘in Probleme ergeben, sind diese zunächst in eigener Verantwortung zu lösen. Sowohl der neue AN als auch die bisherige AN‘in sind verpflichtet, die AG‘in unverzüglich über Probleme und deren Behebung zu informieren. Die Überleitungsphase muss schnellstmöglich, spätestens 1 Monate nach Zuschlag, abgeschlossen sein.
7.9-Grundsätzliche Anforderungen, relevante Rechtsnormen, technische und organisatorische Anforderungen
Die einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften sind zu beachten und ordnungsgemäß anzuwenden, insbesondere:
a. Bundeshaushaltsordnung (BHO, insbesondere §§ 23, 44), b. Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur Bundeshaushaltsordnung (VV-BHO) einschl. Anhänge und Anlagen, c. Europäisches Beihilferecht (Art. 107 bis 109 AEUV und dazu ergangene Rechtsakte), d. Verwaltungsverfahrensgesetz des Bundes (VwVfG, insbesondere §§ 35 ff., 48-49 a), e. Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO), f. weitere verwaltungsrechtliche Vorschriften / Verfahrensvorschriften (z. B. Verwaltungs- zustellungsgesetz, Verwaltungsvollstreckungsgesetz), g. das für öffentliche Auftraggeber geltende Vergaberecht (insbes. Gesetz gegen Wett- bewerbsbeschränkungen (GWB), Vergabeverordnung (VgV), Unterschwellenvergabe-ordnung (UVgO), Verordnung PR-Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen (PreisV 30/53) einschließlich der Leitsätze für die Preisermittlung aufgrund von Selbst-kosten (LSP)), h. Bundesreisekostengesetz (BRKG) i. die Datenschutzgrundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz, j. das jährliche Haushaltsführungsschreiben des Beauftragten für den Haushalt der AG‘in einschlägige Ausführungserlasse des Bundes.
Darüber hinaus sollen die für den Einsatz des Projektförderinformationssystems „Profi“ geltenden ressortübergreifenden, soweit Regelungen der AG‘in nicht entgegenstehen, und AG‘in-spezifischen Anweisungen angewendet werden.
Die AN‘in führt für die AG‘in die vollumfänglichen Originalakten und stellt sie der AG‘in auf Verlangen zur Verfügung. Nach Ende des Leistungszeitraums sind die Akten gemäß der für Bundesbehörden geltenden Vorschriften aufzubewahren und nach Vorgaben des Bundesarchivs an die Zwischenarchive abzugeben.
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Die AN‘in ist i. d. R. für die AG‘in jederzeit während allgemein üblicher Geschäftszeiten (mindestens montags bis freitags (09:00 – 15:00 Uhr) erreichbar und hat nach den Erfordernissen der AG‘in an Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Telefon- und Videokonferenzen teilzunehmen. Bei Abwesenheiten sind automatische Antworten mit Hinweis auf vertretende Ansprechpersonen zu versenden.
8-Projektlaufzeit
Grundsätzlich orientieren sich die Vertragslaufzeiten der WBNK-GS an den Berufungszeiträumen der Beiräte. Die Vergabe der Geschäftsstelle WBNK soll von 01/2027 bis 12/2027 erfolgen. Es ist eine Option auf Verlängerung um weitere 4 Jahre (01/2028 bis 12/31) anzubieten.
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