Broschüre e-Rechnungen Anforderungen.pdf

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Einführung der elektronischen

Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Informationen über die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

November 2020

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Inhalt

Hintergrund .............................................................................................................................................. 3

Rechtliche Grundlagen .................................................................................................................... 3

Nutzen der elektronischen Rechnung ..................................................................................................... 4

Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung ............................................................................................. 5

Standard XRechnung ...................................................................................................................... 5

Das Rechnungseingangsportal der Unfallversicherung .................................................................. 6

Weberfassung der Rechnung .......................................................................................................... 6

Upload der Rechnung ...................................................................................................................... 6

Übertragung per E-Mail ................................................................................................................... 7

Übertragung per Webservice via Peppol ......................................................................................... 7

Anhang .................................................................................................................................................... 8

Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals .............................................................. 8

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Hintergrund

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) stellt für die öffentliche Verwaltung in Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Neben der Digitalisie- rung von Geschäftsdokumenten ermöglicht die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisie- rung und (Teil-)Automatisierung von Prozessen.

Zielgruppe dieses Dokuments sind die Lieferanten bzw. Rechnungssteller der öffentlichen Verwaltung. Die Broschüre beinhaltet Informationen über die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und über die Umsetzung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung.

Rechtliche Grundlagen

Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungs- stellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabever- fahren, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Um dieser Verpflichtung nachzukom- men, sind die Vorgaben der Richtlinie mit dem am 10. April 2017 veröffentlichten E-Rechnungsgesetz in nationales Recht für Bundesbehörden umgesetzt worden. In den Bundesländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt: Wann eine Annahmepflicht für Behörden und ob eine Rechnungsstellungspflicht für Lieferanten/Dienstleister besteht, ist in den entsprechenden Umsetzungs- akten definiert. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards fasst den Umsetzungsstand der Länder zu- sammen und stellt diesen über die Seite www.xoev.de/de/xrechnung zur Verfügung.

Für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane sieht das E-Rechnungsgesetz eine Umsetzung der Vorgaben bis zum 27. November 2018 vor. Die Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bun- desverwaltung haben als sogenannte subzentrale öffentliche Auftraggeber eine um ein Jahr verlängerte Umsetzungsfrist, die am 27. November 2019 endete.

Zunächst umfassen die gesetzlichen Vorgaben primär den Empfang und die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Darüber hinaus enthält die Richtlinie eine Maßgabe, dass mit der Umsetzung gleich- zeitig eine Verwaltungsvereinfachung durch eine medienbruchfreie elektronische Verarbeitung einher- gehen soll.

Mit dem Beschluss der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-RechV) vom 6. September 2017 hat das Bundeskabinett die Vorgaben der EU-Richtlinie konkretisiert und darüber hinaus auch Rechnungs- steller in die Pflicht genommen, ab dem 27. November 2020 E-Rechnungen zu übermitteln. Ausnahmen von dieser Verpflichtung bilden gemäß § 3 Abs. 3 E-RechV Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 ,€ geheimhaltungsbedürftige Rechnung sdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland.

Die Verordnung formuliert zudem Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell, das grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen, zur Europäischen Norm EN 16931 konformen Standard entsprechen muss. Auch muss eine Rechnung in Ergänzung zu den umsatzsteu- errechtlichen Bestandteilen (gem. § 14 UStG) weitere Inhaltselemente enthalten. Diese werden im Ab- schnitt „Umsetzung in der öffentlichen Verwaltung“ beschrieben.

Für die Übermittlung schreibt die E-RechV die Nutzung des Verwaltungsportals des Bundes vor. Dies gilt sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger.

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Nutzen der elektronischen Rechnung

Durch die E-Rechnung können sowohl auf Sei- Prozess die Transparenz und Nachvollziehbar- ten der Rechnungssteller, als auch auf Seiten keit innerhalb der Organisation. der Rechnungsempfänger Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung und Der elektronische Datensatz ermöglicht ein au- Verarbeitung erzielt werden. tomatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten in das verwendete HKR-Verfahren, wodurch ein Der Prozess der Rechnungsstellung an ver- manuelles Abtippen oder ein Auslesen einer schiedene Bundesbehörden wird durch die Nut- Rechnung mittels Texterkennungs-Software zung der Zentralen Rechnungseingangsplatt- entfällt. Bedingt durch eine verringerte Fehler- formen ZRE und OZG-RE für den Rechnungs- steller grundsätzlich vereinfacht. Nach einmali- ger Registrierung können Rechnungen über die Vorteile für Rechnungssteller Plattformen an sämtliche Einrichtungen der un- mittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung • Vereinfachte Rechnungsstellung übermittelt werden und es sind keine bilateralen • Verkürzte Durchlaufzeiten Vereinbarungen, wie bspw. bei EDI-Verfahren, • Einsparpotenziale im Rechnungs- notwendig. versand Zusätzlich besteht für die Rechnungssteller die Möglichkeit, die Rechnungsübermittlung an die Vorteile für Rechnungsempfänger Träger der Unfallversicherung über ein eigenes Rechnungseingangsportal vorzunehmen. • Optimierung der Rechnungsverar- beitung Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvo- • Steigerung der Datenqualität lumen können signifikante Einsparungen durch • Einsparpotenziale in der Rech- den Entfall von Druck und postalischem Ver- nungsverarbeitung sand einer Rechnung realisieren. Für die Rech- • Ermöglichung von dezentraler nungssteller ergeben sich zudem Chancen, Rechnungsbearbeitung eine Umstellung auf E-Rechnung zu nutzen, um auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren bzw. zu optimieren. anfälligkeit bei der Datenerfassung ist mit einer höheren Datenqualität zu rechnen. Die Mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung in den E-Rechnung erleichtert insbesondere die Behörden konnte gezeigt werden, dass durch ortsunabhängige Erledigung sowie Vertretung die Minimierung der Transportzeiten sowie den von Aufgaben und beschleunigt die Abläufe der Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung Rechnungsbearbeitung. der Durchlaufzeit einer Rechnung zu erzielen ist. Dies ermöglicht eine schnellere Zahlung und führt folglich zu einer Liquiditätsverbesserung auf Seiten des Rechnungsstellers. Aufgrund der vorgesehenen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und der daraus resultieren- den Möglichkeit der medienbruchfreien Weiter- verarbeitung ergeben sich erhebliche Einspar- potenziale für die Bundesverwaltung. Neben den potenziellen Einsparungen können durch die Einführung der E-Rechnung bzw. durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung dar- über hinaus qualitative Mehrwerte erzeugt wer- den. So erhöht ein durchgängig elektronischer

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Umsetzung in der öffentlichen

Verwaltung

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie rekt und ohne Medienbruch in die verarbeiten- EN 16931 ist eine Rechnung, die in einem struk- den Systeme importiert werden können. Der turierten elektronischen Format ausgestellt, strukturierte XML-Datensatz dient somit in ers- übermittelt und empfangen wird, welches eine ter Linie der maschinellen Lesbarkeit. Durch automatische und elektronische Verarbeitung den Einsatz von Anzeigeprogrammen kann der ermöglicht. Folglich muss eine E-Rechnung alle XML-Datensatz für den Menschen lesbar dar- relevanten Daten in einem strukturierten Format gestellt werden. bereitstellen. XRechnung soll den Umgang mit elektroni- Eine Bilddatei, ein PDF ohne integrierten Da- schen Rechnungen in der öffentlichen Verwal- tensatz oder eine eingescannte Papierrech- tung vereinheitlichen. Es handelt sich um einen nung erfüllen diese Anforderungen nicht und offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren stellen somit per Definition keine E-Rechnung Standard, der durch die Koordinierungsstelle für dar. IT-Standards (KoSIT) betrieben wird. Im elekt- ronischen Rechnungsaustausch kann auch ein Standard XRechnung anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der Europäischen Norm, Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts zwi- den Nutzungsbedingungen der Rechnungsein- schen Bund und Ländern entwickelte Standard gangsplattformen sowie des Rechnungsein- XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung gangsportals der gesetzlichen Unfallversiche- der Europäischen Norm EN 16931 und wird so- rung und der E-RechV des Bundes entspricht. wohl vom Bund als auch von den Ländern ge- Alle Informationen über den Standard XRech- tragen. Als reines Datenformat konzipiert, er- nung sind bei der KoSIT unter möglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten di- www.xoev.de/de/xrechnung abrufbar.

Inhalte einer elektronischen Rechnung

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV Bund neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungs- bestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers • die geltenden Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum) • die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers • eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss eine E-Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden:

• eine Bestell- / Lieferantennummer • oder andere kontierungsrelevante Daten wie z. B. Kostenstelle, Auftrag

Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftraggeber und Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.

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Das Rechnungseingangsportal der Unfall- Weberfassung der Rechnung versicherung Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Im Rahmen der Umsetzung wurde für die Trä- Unternehmen mit einem geringen Rechnungs- ger der Unfallversicherung ein eigenes Rech- volumen an, die entweder keine Software im nungseingangsportal als Eingangsweg für E- Rechnungsausgang verwenden oder deren im Rechnungen eingerichtet. Einsatz befindliche Software die Erstellung elektronischer Rechnungen gemäß EU-Norm Bei der Auftragserteilung wird dem Lieferan- nicht unterstützt. ten bzw. dem Rechnungsteller mitgeteilt, über welche Eingangskanäle E-Rechnungen Die Rechnungsdaten werden manuell vom empfangen werden können. Es gelten die Rechnungssteller in eine Eingabemaske des Nutzungsbedingungen des Portals. Portals übertragen und anschließend an den Empfänger übermittelt. Für die Nutzung des Portals ist die einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforder- Hinweis: Das Portal stellt kein revisionssicheres lich. In diesem Zuge kann der Rechnungssteller Archiv für den Rechnungssteller bereit. Es ist auch die von ihm bevorzugten Übertragungska- verpflichtend, dass die erzeugte E-Rechnung näle auswählen. im XML-Format beim Lieferanten bzw. Rech- nungssteller archiviert wird. Dem Rechnungssteller stehen im Rahmen der Nutzung des Portals folgende Übertragungska- Upload der Rechnung näle für Rechnungen zur Verfügung: Der Upload einer Rechnung ist für diejenigen • Weberfassung Rechnungssteller relevant, die eine E-Rech- • Upload nung gemäß EU-Norm erstellen, jedoch nicht • E-Mail-Versand über die angebotenen Übertragungskanäle ver- • Webservice via Peppol senden können oder wollen. Die Option zum manuellen Upload einer Rechnung bedarf der Die Anforderungen und Vorteile der Nutzung vorherigen Registrierung im Portal. der einzelnen Kanäle werden in den nachfol- genden Abschnitten beschrieben.

Leitweg-Identifikationsnummer

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Ken- nungsnummer der angeschlossenen öf- fentlichen Auftraggeber. Sie ermöglicht eine genaue Adressierung einer E-Rechnung an eine Behörde und die automatische Weiterleitung innerhalb des Portals.

Bei der Bestellung teilt der Auftraggeber dem Rechnungssteller die Leitweg-ID mit. Zudem kann diese jederzeit im Por- tal zentral eingesehen werden.

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Übertragung per E-Mail Exkurs Peppol Der Übertragungskanal E-Mail setzt voraus, dass der Rechnungssteller mit seiner Software Peppol ("Pan-European Public Procure- eine valide E-Rechnung generieren kann. ment OnLine") definiert einen Standard zum sicheren Austausch von Dokumen- Nach der Registrierung im Portal kann der ten zwischen unterschiedlichen Syste- Rechnungssteller die Möglichkeit zum E-Mail- men. Durch einheitliche Prozesse, eine Versand auswählen. Mit der Registrierung wird einheitliche "Business Sprache" und zudem die Versandadresse hinterlegt, da nur technische Spezifikationen wird eine In- Nachrichten von zuvor erfassten Absendern be- teroperabilität gewährleistet, die für die rücksichtigt werden können. elektronische Abwicklung von Einkaufs-, Lieferanten- oder Angebotsprozessen Übertragung per Webservice via Peppol zwischen Unternehmen und Behörden notwendig ist. Das Portal bietet als weiteren Übertragungska- nal die Möglichkeit, zum Rechnungsversand Technisch basiert Peppol auf dem soge- aus der erstellenden Software mittels Webser- nannten "Vier-Ecken-Modell". Durch die vice und Übertragung über das Peppol-Netz- Anbindung an einen beliebigen Zu- werk. Die Einreichung von E-Rechnungen über gangspunkt (Access Point) kann sich ein Peppol ist grundsätzlich auf drei verschiedenen Rechnungssender an das Netzwerk an- Wegen möglich: schließen und mit allen anderen Teil- nehmern kommunizieren. Der Sender

1. Die Nutzung eines bestehenden bildet die erste Ecke im Modell. Für alle Peppol-Service-Providers (kosten- Parteien im Netzwerk gilt das gleiche pflichtig) Prinzip: somit wird der potenzielle Emp-
2. Die Nutzung des Webservice via fänger einer Nachricht zu einer weiteren Peppol der Unfallversicherung (kosten- Ecke. Auch der Empfänger muss an ei- los) nen Access Point angebunden sein. Die
3. Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei beiden Access Points stellen die übrigen OpenPEPPOL und der Aufbau eines ei- Ecken dar und sind für den sicheren genen Peppol Access Points Transport der Informationen zuständig.

Eine Liste aller Access Points kann auf der offiziellen Website von Peppol unter https://peppol.eu eingesehen werden.

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Anhang

Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals

Abbildung 1: Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals

• Hiermit sind Dateiformate gemeint, die strukturierte Rechnungsdaten enthalten.

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