Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen und personenbezogene Hauptwörter gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

1. Einführung

Die Auftraggeberin (BGHW) ist eine der neun Berufsgenossenschaften in Deutschland und erfasst die gewerbliche Wirtschaft. Sie ist Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung. Die gesetzliche Unfallversicherung bildet neben der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung einen selbstständigen Zweig des deutschen Sozialversicherungssystems. Sie betreut ca. 4,4 Millionen Versicherte in rund 305.000 Unternehmen der Branchen Einzelhandel, Großhandel und Warenverteilung. Ca. 2.000 Mitarbeiter beraten die Versicherten und Mitgliedsunternehmen in allen Fragen des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit.

2. Gegenstand der Vergabemaßnahme

Die Auftraggeberin schreibt eine Rahmenvereinbarung für den Medienversand aus.

Weitere Angaben zu den Leistungsinhalten ergeben sich aus der Anlage C Leistungsbeschreibung der Vergabeunterlagen.

3. Angebot

Die Abgabe der Angebotsdokumente erfolgt ausschließlich in elektronischer Form über die Vergabeplattform subreport ELViS (siehe unten, Ziff. 15) und in deutscher Sprache. Schriftlich oder sonst anderweitig eingereichte Angebote werden nicht gewertet. Das Angebotsschreiben ist in Textform lesbar zu kennzeichnen und über die Vergabeplattform subreport ELViS mit den übrigen geforderten Unterlagen bis zur angegebenen Frist einzustellen.

Angebote, die nicht formgerecht eingehen, werden nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorgaben ausgeschlossen.

Die Bieter sind gehalten, die von der Auftraggeberin bereitgestellten Vergabeunterlagen für die Abgabe ihres Angebots zu verwenden. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen in der Regel zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

Eigene Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen der Bieter dürfen nicht in das Angebot einbezogen werden und werden nicht Vertragsbestandteil. Ein Verweis auf solche Bedingungen oder die Geltendmachung bei Angebotsabgabe kann zum Ausschluss des Angebots aus dem Vergabeverfahren führen.

Das Angebot ist vollständig mit den geforderten Unterlagen und Erklärungen einzureichen. Die Nichtvorlage der zwingend einzureichenden Unterlagen kann – vorbehaltlich einer etwaigen Nachforderung – zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen. Es besteht kein Anspruch der Bieter auf eine Nachforderung durch die Auftraggeberin. Die Nachforderung von Unterlagen und Erklärungen, die die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Die Vergabestelle behält sich vor, bei Bedarf im vergaberechtlich zulässigen Umfang Aufklärungsgespräche über den Angebotsinhalt zu führen. Verhandlungen sind nicht statthaft. Die Bieter haben daher ein finales Angebot einzureichen.

Übersicht der Vergabeunterlagen und Kennzeichnung, welche Unterlagen mit dem Angebot zurückzureichen sind:


Lfd. Nr.	Unterlage	Ausgefüllt einzureichen	Ausgefüllt einzureichen, sofern zutreffend
01	Angebotsschreiben	[x]	[ ]
02	Anlage A Vergabeverfahrensbedingungen	[ ]	[ ]
03	Anlage B Vertragsbedingungen	[ ]	[ ]
04	Anlage C Leistungsbeschreibung	[ ]	[ ]
05	Anlage D Preisblatt	[x]	[ ]
06	Anlage E1 Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung	[x]	[ ]
07	Anlage E2 Datenschutzvereinbarung beauftragter Unterauftragnehmer	[ ]	[x]
08	Anlage E3 Checkliste Kontrolle der IT-Sicherheit	[x]	[ ]
09	Anlage F1 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung	[x]	[ ]
10	Anlage F1.1 Eigenerklärung Russlandsanktionen bei EU-Verfahren	[x]	[ ]
11	Anlage F2 Eigenerklärung Referenzen	[x]	[ ]
12	Anlage F3 Eigenerklärung Unterauftragnehmer	[ ]	[x]
13	Anlage F4 Eigenerklärung Bietergemeinschaft	[ ]	[x]
14	Anlage F5 Verpflichtungserklärung Eignungsleihe	[ ]	[x]
15	Broschüre e-Rechnungen Anforderungen	[ ]	[ ]
16	Broschüre e-Rechnungen Rechnungssteller	[ ]	[ ]

Das eingereichte Angebot muss alle abgefragten Leistungen abdecken.
Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.
Die Bieter sind bis zum 04.12.2026, 23:59 Uhr, Berliner Ortszeit an ihr Angebot gebunden (Bindefrist).

4. Nebenangebote/Alternativvorschläge

Nebenangebote/Alternativvorschläge sind nicht zugelassen und werden somit nicht berücksichtigt.

5. Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer, Eignungsleihe

Interessierte Unternehmen können am Vergabeverfahren auch als Bietergemeinschaft teilnehmen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft werden im Auftragsfalle gemeinschaftlich Auftragnehmer. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren benennen und eine gesamtschuldnerische Haftung für die Auftragserbringung übernehmen. Hierfür ist die Anlage F4 Eigenerklärung Bietergemeinschaft einzureichen.

Der Einsatz von Sub-/Unterauftragnehmern ist nach Zustimmung gestattet. Näheres entnehmen Sie bitte der Anlage F3 Eigenerklärung Unterauftragnehmer.

Eine beabsichtigte Vergabe von Teilleistungen an etwaige Unterauftragnehmer ist der Auftraggeberin mit Einreichung des Angebots anzuzeigen. Hierfür ist die Anlage F3 Eigenerklärung Unterauftragnehmer einzureichen.

Interessierte Unternehmen können im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, sofern sie nachweisen, dass ihnen die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen (sog. Eignungsleihe). Hierfür ist die Anlage F5 Verpflichtungserklärung Eignungsleihe vom eignungsleihenden Unternehmen ausgefüllt einzureichen.

Im Falle einer Eignungsleihe ist mit dem Angebot auch bereits die Anlage F3 Eigenerklärung Unterauftragnehmer ausgefüllt einzureichen. Die Anlage F1 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung und Anlage F2 Eigenerklärung Referenzen sind vom eignungsleihenden Unternehmen in dem Umfang ausgefüllt einzureichen, in welchem sich der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft auf die Eignung dieses Unternehmens beruft.

Jedenfalls sind die allgemeinen Angaben und die Erklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen in der Anlage F1 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung für das eignungsleihende Unternehmen zu tätigen.

6. Berichtigung oder Änderung

Nachträgliche Berichtigungen und Änderungen an eingereichten Dokumenten sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Änderungen an den Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können bereits eingereichte Angebote über die Vergabeplattform zurückgezogen werden.

7. Unklarheiten und Fragen

Fragen zu den Vergabeunterlagen und zum Auftragsgegenstand können bis spätestens zum 29.10.2026, 23:59 Uhr über die Vergabeplattform subreport ELViS gestellt werden.

Fragen werden nur auf der Vergabeplattform möglichst bis zu einem Tag nach der angeführten Frist beantwortet. Fragen sind ausnahmslos über den genannten Kommunikationsweg zu stellen und werden nur auf diesem Weg beantwortet. Fragen, die nicht bis zum oben genannten Termin bzw. nicht in deutscher Sprache vorliegen, werden grundsätzlich nicht beantwortet.

Ausschließlich auf der Vergabeplattform registrierte Bieterunternehmen werden über Änderungen durch eine E-Mail benachrichtigt. Eine gesonderte Mitteilung seitens der Auftraggeberin erfolgt im Übrigen nicht. Es liegt im Verantwortungsbereich der nicht registrierten Bieter bzw. Interessenten, sich über Klarstellungen und Änderungen der Vergabeunterlagen durch die Auftraggeberin rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist selbständig auf der Vergabeplattform zu informieren.

Sind die Vergabeunterlagen unvollständig oder enthalten sie nach Auffassung eines Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter die Vergabestelle vor Abgabe des Angebots über subreport ELViS nach der gleichen Vorgehensweise wie bei den sonstigen Bieterfragen darauf hinzuweisen.

Kontrollieren Sie bitte unmittelbar nach Einsicht der Vergabeunterlagen deren Vollständigkeit.

8. Angebotsfrist und Terminplan

Die Angebotsunterlagen sind bis zur Angebotsfrist auf der Vergabeplattform subreport ELViS einzustellen.

Maßgeblich ist der Eingangszeitpunkt des vollständig hochgeladenen Angebots auf subreport ELViS.

Verspätet eingehende Angebote können nicht berücksichtigt werden und werden nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorgaben zwingend vom Verfahren ausgeschlossen.

Es wird empfohlen, für die Einstellung des Angebots auf der Vergabeplattform ausreichenden zeitlichen Vorlauf zum Ablauf der Angebotsfrist einzuplanen.

Hinweis zur Angebotsöffnung

Bieter und deren Bevollmächtigte nehmen an der späteren Angebotsöffnung nicht teil.

9. Einschlägige Vergabeordnung

Die Auftraggeberin wendet die VgV und das GWB an.

Es handelt sich um ein offenes Verfahren.

10. Bewertung der Angebote

Die Eignungsprüfung wird auf Basis der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen aus den Anlagen F vorgenommen. Eine einheitliche europäische Einheitserklärung (EEE) wird akzeptiert.

Soweit zum Nachweis der Eignung Angaben gefordert werden, die bei Nachweis einer Präqualifikation von dieser nicht umfasst sind, sind die Angaben gesondert einzureichen. Die Auftraggeberin kann bei Nachweisen, die in Kopie vorzulegen sind, zur näheren Überprüfung die Nachreichung des Originals verlangen. Eigenerklärungen und die vorzulegenden Nachweise müssen den aktuellen Gegebenheiten und Verhältnissen zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe entsprechen.

Für den Fall, dass Zweifel an den Eigenerklärungen der Bieter bestehen, behält sich die Vergabestelle insoweit vor, von dem Bieter amtliche/behördliche Bestätigungen durch die zuständigen Stellen oder andere bestätigende Nachweise zu fordern.

Bietergemeinschaft werden im Hinblick auf die Fachkunde und Leistungsfähigkeit insgesamt mit der Summe der Beiträge ihrer Mitglieder kumulativ beurteilt. Das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB muss hingegen jedes Mitglied der Bietergemeinschaft für sich nachweisen. Entsprechendes gilt im Fall einer Eignungsleihe.

11. Zuschlag

Gemäß § 58 VgV ist die Auftraggeberin verpflichtet, den Zuschlag auf das "wirtschaftlichste Angebot" zu erteilen.

Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand des niedrigsten Gesamtpreises (Anlage D Preisblatt) ermittelt.

11.1 Unterrichtung der Bieter

Die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden über die Ablehnung ihrer Angebote und über die Ergebnisse des Verfahrens gemäß § 134 GWB i.V.m. § 62 VgV informiert.

Bitte beachten Sie, dass die Zuschlagserteilung ausschließlich über die von uns genutzte elektronische Vergabeplattform erfolgt und kein zusätzliches separates Auftragsbestätigungsschreiben versendet wird.

Die Mitteilung über den Zuschlag wird in Ihrem persönlichen Nutzerkonto auf der Plattform eingestellt und gilt mit dieser Einstellung als formwirksam zugestellt, wie es die Anforderungen des § 134 Abs. 2 Satz 3

GWB für das elektronische Versenden vorsehen.

Des Weiteren weisen wir darauf hin, dass die Vergabeunterlagen gemäß Anlage A

Vergabeverfahrensbedingungen Punkt 3 in ihrer Gesamtheit den Vertrag bilden, sodass kein separater

Vertrag erforderlich ist.

Näheres entnehmen Sie bitte der Anlage B Vertragsbedingungen Punkt 4.

12. Geheimhaltung / Datenschutz

Alle Unterlagen, die dem Bieter im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren von Seiten der Auftraggeberin überlassen werden, dürfen ohne Zustimmung der Auftraggeberin nicht für andere Zwecke als die Angebotserstellung verwendet werden.
Der Bieter erklärt mit Abgabe seines Angebots bzw. Teilnahmeantrags seine Einwilligung, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und genutzt werden können. Gleichzeitig bestätigt er, dass alle Einwilligungen der am Verfahren und der Ausführung der Leistung betroffenen bzw. beteiligten Personen vorliegen.
Die im Rahmen der Ausschreibung geforderten Unterlagen/Angaben (insbesondere personenbezogene Daten), werden zur Prüfung und Wertung der Angebote benötigt. Die Auskünfte basieren auf rein freiwilliger Basis. Die Nichteinreichung/-beantwortung kann zu einer schlechten Bewertung im Rahmen der Eignungsprüfung oder zur Nichterfüllung von Mindestkriterien führen, mit der Folge, dass das Angebot nicht gewertet werden kann bzw. ausgeschlossen werden muss.
Die eingereichten Angebote nebst Anlagen, die Dokumentation und der Vergabevermerk, werden bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufbewahrt, mindestens jedoch 3 Jahre ab dem Tag des Zuschlags.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Diese können bis zu 10 Jahren betragen.
Gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO besteht eine Ausnahme von der Verpflichtung zur Löschung personenbezogener Daten, wenn die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Regelungen zur Verjährung zivilrechtlicher Ansprüche finden sich in den §§ 194 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).

Im Falle der Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag ist der § 80 SGB X zwingend zu beachten und einzuhalten. Hinsichtlich des Verarbeitungsortes der Daten gelten die Voraussetzungen des § 80 Abs. 2 SGB X (Der Auftrag zur Verarbeitung von Sozialdaten darf [durch die BGHW] nur erteilt werden, wenn die Verarbeitung im Inland, in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einem diesem nach § 35 Absatz 7 des Ersten Buches gleichgestellten Staat, oder, sofern ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 der Verordnung (EU) 2016/679 vorliegt, in einem Drittstaat oder in einer internationalen Organisation erfolgt).

Unsere Datenschutzhinweise finden Sie unter folgendem Link:

https://www.bghw.de/datenschutz/vergabeverfahren

13. Betriebshaftpflichtversicherung

Der Auftragnehmer hat eine Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen, deren Versicherungsschutz die mit der Ausführung der vertraglichen Leistungen verbundenen Risiken angemessen abdeckt.

Der Versicherungsschutz muss insbesondere Personen-, Sach- und Vermögensschäden sowie Schäden aus dem Verlust von Schlüsseln, Schließmedien oder sonstigen Zutrittsberechtigungen umfassen, soweit solche dem Auftragnehmer oder den von ihm eingesetzten Personen überlassen werden.

Alternativ kann der Bieter eine Bestätigung einer Versicherungsgesellschaft vorlegen, wonach eine solche Haftpflichtversicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.

Die in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestdeckungssummen müssen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung stehen.

Der Auftragnehmer hat den Versicherungsschutz auf Verlangen der Auftraggeberin nachzuweisen. Änderungen des Versicherungsschutzes, durch die die vereinbarten Mindestanforderungen unterschritten werden, sind der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen.

Näheres entnehmen Sie bitte der Anlage F1 Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung Eignung, Punkt 2.4.

14. Vergabekammer

Die Bieter können sich zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen an die Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt, Bundeskanzlerplatz 2-10, 53113 Bonn, Telefon: 0049-228-9499-0, Telefax: 0049-228-9499-400, E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de wenden.

Wir weisen an dieser Stelle auf den § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB hin.

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist eine Rüge innerhalb von zehn Kalendertagen anzubringen, nachdem der Antragsteller den Vergaberechtsverstoß erkannt hat. Ist der Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits auf Grund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar, ist die Rüge innerhalb der in der Bekanntmachung genannten Bewerbungs- oder Angebotsfrist zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung eines Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

15. Vergabeplattform subreport ELViS

Für die elektronische Abgabe benötigen Sie nur eine aktuelle Version des Internet-Explorers oder Firefox und eine (annähernd) aktuelle Java-Version. Eine elektronische Signatur ist für die Abgabe des Angebots nicht erforderlich.

Bei technischen Fragen und Fragen zur Benutzung der Vergabeplattform subreport ELViS, steht Ihnen werktags von 8:00 -18:00 Uhr der Support von subreport ELViS kostenlos zur Verfügung.

Tel.: 49 (0) 221 98 578-0

Fax: 49(0)22198578-66 E-Mail: info@subreport.de

Gemäß § 11 Abs. 3 VgV muss der Auftraggeber den Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen über die in einem solchen Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel, die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und die verwendeten Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren. Diese Informationen stehen auf der Vergabeplattform „Deutsche eVergabe“ (https://subreport.de/wp-content/uploads/2025/01/Zusammenfassung-%C2%A7-11-VgV-Abs.-3.pdf) bereit.

Anlage A Vergabeverfahrensbedingungen.docx