Anlage C Leistungsbeschreibung
AS 10/2026 Medienversand
Einlagerung, Konfektionierung, Versandvorbereitung von Brief- und Paketsendungen sowie Palettenversand für Medien der Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik
Ausgangslage
Die BGHW betreibt einen eigenen Medienshop unter https://www.bghw-medienshop.de/. Das Sortiment umfasst Printartikel unterschiedlicher Art sowie Artikel, die ergänzend oder ausschließlich als Download angeboten werden. Die Ausschreibung bezieht sich lediglich auf Printartikel. Die Printartikel können von Mitgliedsunternehmen und Versicherten der BGHW ebenso wie von Beschäftigten der BGHW im Medienshop bestellt werden. Die Bestellungen werden über eine entsprechende Schnittstelle an die Warenwirtschaft des Auftragnehmers übermittelt und müssen dort entsprechend bearbeitet werden.
Mengengerüst
Zurzeit bestehen für den Medienversand der BGHW folgende Parameter:
Anzahl vorrätig zu haltender Artikel[1]: 219 Medien im Format DIN A4 und DIN A5
(Broschüren, One-Pager)
15 Aufkleber (i. d. R. kleiner als DIN A5)
80 Aushänge und Plakate (überwiegend DIN A2, sonst DIN A3/A4; 2 x DIN A0)
31 Faltblätter (verschiedene Formate)
45 Sonderformate (Haftnotizen, Parkscheiben, Blöcke, Aufsteller, Postkarten, Visitenkarten, Kugelschreiber, Ordner, Pflaster-Mäppchen, Cremetuben, CDs u. ä.)
Anzahl Palettenstellplätze: etwa 380 Euro-Paletten
Anzahl Regalmeter bei einer Tiefe von 0,6 m: etwa 130, Artikel in Kartons
Anzahl der Bestellungen pro Jahr: etwa 8.000
Anzahl der pro Jahr versendeten Pakete[2]: etwa 4.200
Anzahl der pro Jahr versendeten Briefe2: etwa 4.200
Artikelzahl pro Bestellung: unterschiedlich, Bestellungen mit einem Titel bis zu mehreren Paletten kommen vor. Es ist von einer normalen Verteilung auszugehen (Einzeltitel häufig – palettenweiser Versand selten).
Lagerung
- Eine sachgerechte und werterhaltende Einlagerung aller Artikel (derzeitiges Mengengerüst siehe Kapitel 2), ist sicher zu stellen.
- Die Verwaltung des Lagerbestands hat durch ein vom Auftragnehmer gestelltes IT-gestütztes Warenwirtschaftssystem (WaWi) zu erfolgen. Das Warenwirtschaftssystem erlaubt es, jederzeit den aktuellen Lagerbestand für jeden Titel/jedes Produkt abzurufen, produktbezogene Umschlaghäufigkeiten, Angaben zum Bearbeitungsstatus von Bestellungen inkl. Sendungsverfolgung abzurufen. Die Auftraggeberin wird als eigene Mandantin geführt. Das Warenwirtschaftssystem muss auch die Möglichkeit bieten, jederzeit einen Zugang für die Auftraggeberin einzurichten (Lese-Rechte, keine Schreib-Rechte). Es gibt ein geeignetes Datensicherungskonzept für das Warenwirtschaftssystem seitens des Auftragnehmers, so dass der Verlust von Daten im WaWi ausgeschlossen ist.
- Die aktuellen Lagerbestände sind der Auftraggeberin wöchentlich Dienstagmorgen als Datei (.xlsx) per E-Mail zur Verfügung zu stellen.
- Es ist der Auftraggeberin die Möglichkeit einzuräumen, das Lager an Werktagen von montags bis freitags, jeweils zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr aufzusuchen, um sich ein Bild zu verschaffen über den Zustand und den Bestand der eingelagerten Titel sowie um außerplanmäßig dringend benötigte Titel abzuholen.
- Die eingelagerten Titel sind vom Auftragnehmer ausreichend zu versichern. Hierüber ist ein Nachweis zu führen. Hierfür teilt die Auftraggeberin dem Auftragnehmer für jeden Artikel einen Proforma-Preis (netto) mit.
- Warenlieferungen kommen als Pakete über verschiedene Versanddienstleister an oder auf Paletten per Spedition. Warenlieferungen müssen montags bis freitags zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr angenommen werden.
- Eingegangene Warenlieferungen müssen spätestens am folgenden Werktag an die Auftraggeberin gemeldet werden inkl. Scan des Lieferscheins oder einer vergleichbaren Dokumentation, sofern kein Lieferschein vorliegt.
- Auf Wunsch der Auftraggeberin sind Artikel aus dem Lagerbestand auch sachgerecht zu entsorgen.
Logistik und Versand
- Bestellungen gehen i. d. R. über eine vom Auftragnehmer einzurichtende API-Schnittstelle zum BGHW-Medienshop ein [weitere Details s. Kapitel 6 IT-Systemlandschaft / Beschreibung (API-) Schnittstellen]. Vereinzelt werden durch die Auftraggeberin auch Rundsendungen angefordert, bei denen ausgewählte Artikel in bestimmter Stückzahl z. B. an die Regionaldirektionen der BGHW geschickt werden müssen. Die relevanten Daten werden dabei nicht über die API-Schnittstelle übermittelt. Stattdessen sendet die Auftraggeberin dem Auftragnehmer eine Excel-Datei mit gewünschten Artikeln, gewünschter Stückzahl sowie den Empfänger-Adressen.
- Für die eingehenden Bestellungen erstellt der Auftragnehmer einen Lieferschein nach den Vorgaben der Auftraggeberin.
- Verpackungsmaterialien (transportsichere Kartonagen und Umschläge unterschiedlicher Größe) stellt der Auftragnehmer. Die Auftraggeberin stellt BGHW-spezifische Aufkleber, die vor dem Versand von Briefsendungen auf die Umschläge geklebt werden müssen und die Lieferungen dadurch als BGHW-Lieferungen kennzeichnen. Für das Zukleben von Kartons stellt die Auftraggeberin BGHW-spezifische Papierbanderolen zur Verfügung (Details zu Qualität und Ausführung der Banderolen werden nach der Beauftragung mit dem Auftragnehmer abgesprochen). Die Verwendung dieser Banderolen ist ebenfalls zwingend erforderlich, um die Lieferungen als BGHW-Lieferungen zu kennzeichnen.
- Der Auftragnehmer stellt die Sendungen entsprechend dem Lieferschein zusammen und sorgt für eine transportsichere Verpackung (z. B. Kartonagen zweiwellig). „Transportsicher“ meint auch, dass z. B. Broschüren mit Ringösen so verpackt sein müssen, dass die Ringösen beim Transport nicht verbiegen oder abgerissen werden können. Bei Bestellungen mehrerer Artikel ist zudem sicherzustellen, dass diese klar voneinander getrennt bleiben und beim Transport nicht vermischt werden. Der Lieferschein muss oben auf der Lieferung liegen, so dass er beim Öffnen durch die Empfängerinnen und Empfänger direkt gesehen wird. Bei Lieferungen mit mehreren Paketen ist das Paket zu kennzeichnen, welches den Lieferschein enthält. Alternativ kann der Lieferschein außen an der Verpackung angebracht sein (mit Lieferscheintaschen).
- I. d. R. ist jeder Bestellung verbindlich auch eine oder mehrere von der Auftraggeberin vorgegebene Beilagen beizufügen (zumeist Flyer).
- Der Auftragnehmer überprüft jede zusammengestellte Sendung auf Richtigkeit/Vollständigkeit (korrekte Artikel, korrekte Mengen) und geeignete Verpackung.
- Der Auftragnehmer stellt sicher, dass auf jedem Lieferschein ein Vermerk aufgebracht wird, mit dessen Hilfe die/der für die Zusammenstellung der Lieferung verantwortliche Beschäftigte festgestellt werden kann.
- Lieferungen sind unabhängig von der bestellten Menge durchzuführen. Minder- oder Mehrmengenzuschläge sind nicht zulässig.
- Der Briefversand wird vom Auftragnehmer durchgeführt und abgerechnet. Der Auftragnehmer beschafft in diesem Zusammenhang auch die für den Briefversand erforderlichen Behältnisse (z. B. Postkisten der Deutschen Post).
- Der Paketversand erfolgt über einen Rahmenvertrag der Auftraggeberin (zurzeit DHL).
- Der Rahmenvertrag der Auftraggeberin für Versanddienstleistungen sieht einen Versand von Standorten in Deutschland aus vor. Darüber hinaus gehende Kosten, z. B. durch einen Versand aus einem anderen Land als Deutschland, gehen zu Lasten des Auftragnehmers.
- Die Übergabe der Sendungen an den Versanddienstleister hat nach Eingang der Bestellung vor 12 Uhr spätestens am übernächsten Werktag zu erfolgen; bei Bestellungen nach 12 Uhr spätestens am darauffolgenden dritten Werktag.
- Der Auftragnehmer beauftragt den Versand von Paletten mit Speditionen selbstständig. Dies gilt auch für durch die Auftraggeberin beauftragte Express-Sendungen mit Zustellung am Folgetag. Dabei sind Versandwege so zu wählen, dass bei möglichst niedrigen Lieferkosten eine zuverlässige Zustellung und insgesamt kurze Lieferzeiten gewährleistet werden. Die Kosten sind inkl. zugehöriger Belege mit der jeweiligen Monatsrechnung bei der Auftraggeberin einzureichen.
- Retouren sind umgehend an die Auftraggeberin zu melden, die dann eine Rückmeldung zum weiteren Vorgehen gibt, z. B. erneuter Versand an korrigierte Adresse, Stornierung der Bestellung o. ä.
Sonder-Konfektionierungen
- Auf Wunsch sind Sonder-Konfektionierungen von Artikeln durchzuführen.
- Beispiel „Unternehmermappe“, wovon ca. 3.000 Stück pro Jahr konfektioniert werden müssen:
- Der Auftragnehmer erhält eine bedruckte Hülle mit vier Seiten und 3 Klappen (geschlossenes Endformat 21,5 x 30,5 cm). Die Auflage beträgt i. d. R. 3.000 Stück, wobei die Konfektionierung in Einheiten von nur 1.000 Stück auf explizite Anforderung der Auftraggeberin erfolgt. Die verbleibenden leeren Hüllen sind also ergänzend zu den konfektionierten Hüllen einzulagern.
- Die Hüllen sind zu bestücken mit Artikeln aus dem Lagerbestand des Medienshops:
- 2 DIN A4-Blätter
- 1 Aufkleber
- 1 Broschüre
- 4 Faltblätter
- 1 DIN A4-Block, der jedoch zunächst in zwei Teile geteilt werden muss, da pro Hülle nur ein halber Block beigelegt wird
Unter Umständen können innerhalb der Laufzeit der Rahmenvereinbarung weitere Artikel hinzukommen, die eingelegt werden müssen. Auch eine Änderung von einer Hülle auf eine Tasche oder eine Schachtel ist innerhalb der Laufzeit denkbar.
- Weitere Konfektionierungsaufträge dieser Art sind auf Anfrage zu übernehmen. Zur Wahrscheinlichkeit, Art und Menge während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung können zum aktuellen Zeitpunkt keine verbindlichen Auskünfte gegeben werden.
IT-Systemlandschaft / Beschreibung (API-)Schnittstellen
- Für den BGHW-Medienshop sind folgende Systeme und folgende Kommunikation untereinander relevant:
- Webseite des Medienshops: Dieser basiert auf einem Typo3-System. Die Webseite stellt eine REST API-Schnittstelle zur Verfügung, über die vom Warenwirtschaftssystem des Auftragnehmers Artikel-Stammdaten abgerufen werden können. Die Daten werden hierbei im JSON-Format übertragen.
- Warenwirtschaft des Auftragnehmers: Die Warenwirtschaft liefert den Lagerbestand an eine REST API-Schnittstelle des Webseiten-Systems und nimmt Bestellungen über einen API-Endpunkt entgegen.
- BGHW API: Diese wird genutzt, um von Webshop-Nutzerinnen und -Nutzern eingegebene Mitgliedernummern zu validieren sowie E-Mails zu verschicken (Registrierung, Bestellbestätigungen, Versandbestätigungen usw.).
- Alle API-Endpunkte des Medienshops werden mit einer gängigen Swagger-Dokumentation dokumentiert und beschrieben. Diese Dokumentation wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung im Zuge der Ausschreibung zur Verfügung gestellt. Nachfolgend eine kurze Zusammenfassung der APIs zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer:
- Lieferung/Entgegennahme von Artikel-Stammdaten: API-Endpunkt des BGHW-Medienshops, über den die Warenwirtschaft per „Pull“ Artikel-Stammdaten (Bestellnummer, Titel u. ä.) aus dem Medienshop abrufen kann. Die Löschung von Artikeln erfolgt ebenfalls über die API des BGHW-Medienshops. Für die Artikel-Stammdaten ist also der Medienshop das führende System.
- Lieferung/Entgegennahme von Artikel-Bestandsdaten: API-Endpunkt, über den die Warenwirtschaft per „Push“ Artikel-Bestandsdaten (d. h. die aktuellen Lagerbestände) an den Medien-shop übertragen kann.
- Lieferung/Entgegennahme von Versandinformationen: API-Endpunkt, über den die Warenwirtschaft per „Push“ Aktualisierungen zum Bestell-/Versandstatus an den Medienshop übertragen kann.
- Lieferung/Entgegennahme von Bestellinformationen: API-Endpunkt, über den der Medienshop Bestellungen an die Warenwirtschaft übergeben kann. Die Warenwirtschaft bestätigt den Eingang der Bestellung mit einer ID, die den Bestelldaten in der Datenbank des Medienshops hinzugefügt wird. So lassen sich spätere Statusänderungen einer Bestellung zuordnen. Sollte die Warenwirtschaft zum Zeitpunkt einer Bestellung nicht erreichbar sein, wird in regelmäßigen Abständen versucht, die Bestellung aufzugeben.
Abb.: Diagramm der Datenflüsse
Die erforderlichen Programmierungen der Schnittstelle müssen nach Zuschlagserteilung durch den Auftragnehmer vorgenommen werden. Es ist sicherzustellen, dass die o. g. Schnittstellen zwischen Medienshop und Warenwirtschaft des Auftragnehmers bis zum Beginn der Rahmenvereinbarung (01.04.2027) fehlerfrei funktioniert. Die Abrechnung erfolgt gesondert.
Speditionsleistungen für die Übernahme des Artikelbestands vom derzeitigen Standort
- Der Auftragnehmer organisiert die Transportdienstleistung des derzeitigen Lagerbestandes am Standort 33818 Leopoldshöhe eigenständig und in Absprache mit dem dortigen Betreiber des Lagers.
- Die Kosten trägt die Auftraggeberin entsprechend dem abgegebenen Angebot.
EDV-Leistungen und Abrechnung
- Der Auftragnehmer garantiert den Datenschutz gemäß separater Vereinbarung mit den zur Ausschreibung gehörenden Unterlagen.
- Der Auftragnehmer verfügt über einen/mehrere interne IT-Ansprechpersonen oder IT-Dienstleister, die werktags zu den üblichen Geschäftszeiten tätig sind und bei IT-Problemen in Zusammenhang mit der in diesem Dokument beschriebenen Leistungserbringung umgehend aktiv werden.
- Sämtliche vom Auftragnehmer für die Auftraggeberin erbrachte Leistungen sind monatlich abzurechnen. Alle Rechnungsposten mit Ausnahme der pauschal vereinbarten Abgeltungen sind durch geeignete und nachvollziehbare Dokumente zu belegen. Variable Fremdkosten (z. B. Speditionskosten) sind durch Originalbelege oder Kopien nachzuweisen.
- Abweichend davon werden die Kosten für die Schnittstellen-Anbindung (vgl. Abschnitt 6) separat einmalig abgerechnet sobald die Leistung erbracht und die Schnittstellen funktionstüchtig ist.
Ansprechperson
Der Auftragnehmer stellt für sämtliche schriftliche, mündliche und persönliche Korrespondenz eine Ansprechperson für die Auftraggeberin zur Verfügung, die die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift beherrscht. Bei Abwesenheit dieser Ansprechperson ist eine ebenso qualifizierte Vertretung als Ansprechperson zur Verfügung zu stellen.
Abwicklung vorbereitender Maßnahmen im Zeitraum zwischen Zuschlagserteilung und Vertragsbeginn
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle für die ordnungsgemäße Erbringung der vertraglichen Leistung erforderlichen vorbereitenden Maßnahmen bereits im Zeitraum zwischen der Zuschlagserteilung und dem Vertragsbeginn vollständig durchzuführen und abzuschließen. Hierzu gehören insbesondere die Einholung behördlicher Genehmigungen, die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen, die Qualifizierung von Personal sowie die Vorbereitung der technischen und organisatorischen Infrastruktur. Darüber hinaus muss bereits in diesem Zeitraum die in den Vergabeunterlagen geforderte Mindestversicherungssumme bestehen und durch Vorlage entsprechender Versicherungsnachweise gegenüber dem Auftraggeber nachgewiesen werden. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle Vorbereitungsmaßnahmen spätestens zum Vertragsbeginn abgeschlossen sind, sodass die Leistung zum vereinbarten Zeitpunkt ohne Verzögerung aufgenommen werden kann. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Abschluss der vorbereitenden Maßnahmen sowie das Bestehen der geforderten Versicherung durch Vorlage entsprechender Nachweise zu verlangen.