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Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil A: Allgemeine Verfahrensbedingungen

Klinik-Kompetenz-Bayern eG

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Vergabeunterlagen

Teil A: Allgemeine Verfahrensbedingungen

– zum Verbleib beim Interessenten / Bewerber / Bieter bestimmt –

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Teil A: Allgemeine Verfahrensbedingungen

Inhaltsverzeichnis

I. Geltung der Allgemeinen Verfahrensbedingungen .................................................... 3 II. Information zum Beschaffungsvorhaben ................................................................... 3

1. Übersicht über die Auftraggeber ............................................................................... 3
2. Aufgaben und Stellung der KKB ................................................................................ 4
3. Beschaffungsvolumen ............................................................................................... 4 III. Hintergründe und Zielsetzungen sowie Gegenstand des Beschaffungsvorhabens.... 4
4. Hintergründe und Zielsetzungen ............................................................................... 4
5. Gegenstand des Beschaffungsvorhabens ................................................................. 5 IV. Art und Ablauf des Verfahrens .................................................................................. 6
6. Teilnahmewettbewerb (erste Stufe)........................................................................... 6
7. Angebots- und Verhandlungsphase (zweite Stufe) .................................................... 6 a) Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten ........................................................... 6 b) Verhandlungsgespräche ........................................................................................... 7 c) Einreichung von Folgeangeboten bzw. endgültiger Angebote ................................... 7
8. Vorläufiger Zeitplan ................................................................................................... 7 V. Bereitstellung von Vergabeunterlagen ...................................................................... 8
9. Elektronische Verfügbarkeit ...................................................................................... 8
10. Registrierung bei eVergabeplattform zur Beteiligung am Vergabeverfahren ............. 9
11. Übersicht über die Vergabeunterlagen ...................................................................... 9 a) Allgemeine Unterlagen .............................................................................................. 9 b) Teilnahmewettbewerb ............................................................................................... 9 c) Angebots- und Verhandlungsphase .......................................................................... 9
12. Vertraulichkeitserklärung ......................................................................................... 10 VI. Vorgaben zur Kommunikation ................................................................................. 11
13. Kontaktstelle der Auftraggeber ................................................................................ 11
14. Fragen von Interessenten / Bewerbern / Bietern ..................................................... 11
15. Kommunikationsverbot ............................................................................................ 12 VII. Sonstige Bestimmungen ......................................................................................... 12
16. Rechtlicher Rahmen ............................................................................................... 12 a) Vergaberecht .......................................................................................................... 13 b) Haushaltsrecht ........................................................................................................ 13 c) Vertragsrecht .......................................................................................................... 13 d) Allgemeine Geschäftsbedingungen ......................................................................... 13
17. Verfahrens- und Vertragssprache ........................................................................... 13
18. Pflicht zur Prüfung der Vergabeunterlagen.............................................................. 13
19. Datenschutz und Vertraulichkeit .............................................................................. 14
20. Verwendung von Begriffen ...................................................................................... 15
21. Kostenersatz und Verbleib eingereichter Unterlagen .............................................. 15

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I. Geltung der Allgemeinen Verfahrensbedingungen

Das vorliegende Dokument „Teil A – Allgemeine Verfahrensbedingungen“ gilt übergrei- fend für das gesamte Vergabeverfahren und ergänzt die Bekanntmachung der Auftrag- geber im elektronischen Amtsblatt der Europäischen Union. Auf die dortigen Ausführun- gen wird vollumfänglich Bezug genommen.

II. Information zum Beschaffungsvorhaben

1. Übersicht über die Auftraggeber

Für das gegenständliche Vergabeverfahren haben sich 12 Krankenhausträger mit 26 Standorten und rund 7.400 stationären Betten nebst deren verbundene Einrichtungen zusammengeschlossen und beabsichtigen eine gemeinsame Auftragsvergabe durch Ab- schluss einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma mit einem Unternehmen als Auftragnehmer („Beschaffungsvorhaben“).

Auftraggeber und zugleich abrufberechtigte Stellen der ausgeschriebenen Leistungen sind:

1. Klinikum Fürth (Anstalt des öffentlichen Rechts)
2. Kliniken Nordoberpfalz AG
3. Kreisklinik Roth (Anstalt des öffentlichen Rechts)
4. Klinikum St. Marien Amberg (Anstalt des öffentlichen Rechts)
5. Caritas-Krankenhaus St. Lukas GmbH
6. Kliniken Südostbayern AG
7. Klinikum Passau (Eigenbetrieb der Stadt Passau)
8. Kommunalunternehmen Klinikum Fichtelgebirge
9. InnKlinikum (gKU) Altötting und Mühldorf (Anstalt des öffentlichen Rechts)
10. Klinikum Aschaffenburg-Alzenau gGmbH
11. SUAVIA Gesundheit gGmbH
12. Leopoldina-Krankenhaus der Stadt Schweinfurt GmbH

Die vorstehenden Auftraggeber sind nach Maßgabe von § 21 Abs. 2 und 3 VgV berech- tigt, die ausgeschriebenen Leistungen auf Grundlage der Rahmenvereinbarung nach dem festgelegten Abrufprozess beim Auftragnehmer für deren Krankenhäuser und die mit ihnen verbundene Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG sowie im Sinne von § 271 Abs. 2 HGB wie z.B. Medizinische Versorgungszentren („MVZ“) abzurufen.

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2. Aufgaben und Stellung der KKB

Die Vorbereitung, Konzeption und Durchführung des gegenständlichen Beschaffungs- vorhabens wird von der Klinik-Kompetenz-Bayern eG („KKB“) für die vorstehenden Auf- traggeber koordiniert.

Die KKB ist ein freiwilliger Verbund, dem derzeit insgesamt 32 Träger mit 61 leistungs- starken kommunalen und freigemeinnützigen Kliniken sowie Medizinischen Versor- gungszentren („Mitglieder“) im Freistaat Bayern angehören. Die in der KKB zusammen- geschlossenen Mitglieder betreuen derzeit rund 13.000 akut stationäre Betten mit insge- samt ca. 1,6 Mio. Patienten pro Jahr.

Durch die Bündelung der Bedarfe der einzelnen Krankenhäuser und die gemeinsame Beauftragung sowie zentrale Steuerung von Dienstleistern können Projekte effektiver umgesetzt werden als in kleineren Einzelvorhaben.

3. Beschaffungsvolumen

Das Gesamtbeschaffungsvolumen im Bereich der Arzneimittel, der apothekenpflichtigen Medikalprodukte und dem Apothekenbedarf der Auftraggeber beträgt derzeit rund EUR 120 Mio. (netto) pro Jahr.

Das Mindestabrufvolumen beträgt während der Vertragslaufzeit EUR 80 Mio. (netto) pro Jahr und das Höchstabrufvolumen EUR 180 Mio. (netto) pro Jahr.

III. Hintergründe und Zielsetzungen sowie Gegenstand des Beschaffungsvorhabens

1. Hintergründe und Zielsetzungen

Dem Beschaffungswesen im klinischen Bereich kommt ein sehr hoher wirtschaftlicher sowie strategischer Stellenwert zu. Neben der Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Be- schaffungsmaßnahmen an sich ist für eine nachhaltige Effizienzsteigerung auch eine kli- nikspezifische Optimierung der beschaffungsrelevanten Organisationsstrukturen, Pro- zesse und Einkaufsstrategien sowie die Klärung damit zusammenhängender Aufgaben- stellungen erforderlich. Dabei ist auch die zunehmende Digitalisierung im klinischen Be- schaffungswesen zu berücksichtigen.

Darüber hinaus ist im Bereich der Arzneimittel, der apothekenpflichtigen Medikalprodukte und dem Apothekenbedarf insgesamt die Sicherstellung der Versorgung von ganz we- sentlicher Bedeutung für den unterbrechungsfreien Klinik- bzw. Krankenhausbetrieb.

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2. Gegenstand des Beschaffungsvorhabens

Mit dem gegenständlichen Beschaffungsvorhaben wird die Rahmenvereinbarung für Ein- kaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma ausgeschrieben.

Die Rahmenvereinbarung wird gemäß § 21 Abs. 2 und 3 VgV zwischen den benannten Auftraggebern einerseits und einem Vertragspartner als Auftragnehmer andererseits ab- geschlossen. Der Abruf der konkreten Leistungen erfolgt jeweils durch Beauftragung des Auftragnehmers durch den jeweiligen Auftraggeber im Wege eines Einzelabrufs.

Zu den wesentlichen Leistungsgegenständen des Auftragnehmers zählen u.a.:

 Fachliche Beschaffungsunterstützung (Vorbereitung, Verhandlung und Abschluss von Dienstleistungs- und Lieferaufträge sowie Rahmenvereinbarungen in Abstim- mung mit den Auftraggebern) im klinischen Bereich bezogen auf Arzneimittel, apo- thekenpflichtige Medikalprodukte und Apothekenbedarf.

 Weitere fachliche Unterstützungsleistungen zur Durchführung, Optimierung und Fortentwicklung von Beschaffungsprozessen in den betreffenden Bereichen.

Hinsichtlich der vorgenannten fachlichen Beschaffungsunterstützung streben die Auf- traggeber mindestens die vollständige Deckung ihrer im Warenkorb – siehe dazu An- lage 5 als Bestandteil des Teils F der Vergabeunterlagen („Angebotsunterlagen („Rah- menvereinbarung mit Anlagen“)) – festgelegten Produkte an.

Zielsetzung ist, den gesamten Einkaufsbedarf der Klinikapotheken mithilfe der fachlichen Beschaffungsunterstützung des Rahmenvertragspartners zu decken. Die im Warenkorb festgelegten Produkte und der entsprechende Umfang stellen dabei einen wesentlichen Teil des Gesamtbedarfes der betreffenden Klinikapotheken dar.

Der Warenkorb ist allerdings keine abschließende Fassung des zu deckenden Waren- korbs aller einzelnen Klinikapotheken. Vielmehr beinhaltet dieser insbesondere die um- satzstarken und zwingend benötigen Artikel. Der Warenkorb kann zudem während der Vertragslaufzeit nach Maßgabe der Bestimmungen in der Rahmenvereinbarung geän- dert bzw. erweitert werden.

Eine Abnahmeverpflichtung der KKB und deren Mitglieder der im Warenkorb zu dieser Ausschreibung genannten Umfänge besteht nicht.

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IV. Art und Ablauf des Verfahrens

Das gegenständliche Vergabeverfahren wird gemäß § 119 Abs. 5 GWB i. V. m. §§ 14 Abs. 3 Nr. 3, 17 VgV aufgrund der Komplexität des Leistungsgegenstandes als Verhand- lungsverfahren mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewett- bewerb) durchgeführt.

Dabei ist folgender Ablauf des Verfahrens vorgesehen:

1. Teilnahmewettbewerb (erste Stufe)

Auf der ersten Stufe wird die Bekanntmachung im elektronischen Amtsblatt der Europä- ischen Union bzw. zusätzlich auf nationalen Bekanntmachungsportalen – mit Ausnahme der vertraulichen Anteile der Vergabeunterlagen – veröffentlicht. Interessierte Unterneh- men können ab diesem Zeitpunkt sämtliche Vergabeunterlagen unter dem angegebenen Direktlink von der eVergabeplattform elektronisch downloaden.

Durch form- und fristgerechte Einreichung des ausgefüllten und an den entsprechenden Stellen unterzeichneten Teil D der Vergabeunterlagen („Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb“) können interessierte Unternehmen eine Bewerbung (Teilnahme- antrag) einreichen und sich dadurch am Verfahren beteiligen. Zeitgleich mit dem Teilnah- meantrag ist die Vertraulichkeitserklärung unter Verwendung von Teil B der Vergabeun- terlagen („Vertraulichkeitsvereinbarung“) einzureichen, die Voraussetzung für die spätere Übermittlung der vertraulichen Anteile der Vergabeunterlagen ist. Nach Prüfung der Teil- nahmeanträge auf Vollständigkeit und Plausibilität wird auf Grundlage der Angaben und Erklärungen die Eignung der Bewerber geprüft.

Die Auftraggeber beabsichtigen gemäß §§ 17 Abs. 4 Satz 2, 51 VgV bis zu fünf nach den bekanntgemachten Anforderungen als geeignet anzusehende Bewerber auszuwählen, die zur Angebotsabgabe auf der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens aufgefordert wer- den.

2. Angebots- und Verhandlungsphase (zweite Stufe)

a) Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs als erste Stufe des Vergabeverfahrens wer- den auf der zweiten Stufe im Rahmen der Angebots- und Verhandlungsphase bis zu fünf geeignete Unternehmen als Bieter am Verfahren beteiligt und zur Abgabe eines Erstan- gebots aufgefordert.

Ergänzend zu den bereits auf der ersten Stufe zugänglich gemachten Vergabeunterlagen werden den Bietern auf Grundlage der eingereichten Vertraulichkeitserklärung mit dem

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Aufforderungsschreiben die vertraulichen Anteile der Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt, die bei der Angebotslegung zu berücksichtigen sind.

b) Verhandlungsgespräche

Nach dem Eingang der Erstangebote erhalten die Bieter im Rahmen der Verhandlungs- gespräche die Möglichkeit einer Präsentation ihres vorab elektronisch eingereichten An- gebots. Zudem sollen Verhandlungen über Inhalt und Umfang der Leistungen sowie über preisliche Aspekte geführt werden.

Die Auftraggeber entscheiden im Anschluss an die Verhandlungsgespräche, ob die Vergabeunterlagen gegebenenfalls der nochmaligen Präzisierung und/oder Fortschrei- bung bedürfen. In diesem Fall werden sämtlichen an den Verhandlungen beteiligten Bie- tern zeitgleich die aktualisierten Vergabeunterlagen über die eVergabeplattform für die Einreichung eines Folgeangebotes (Zwischenangebot) bzw. eines endgültigen Angebotes elektronisch zur Verfügung gestellt.

c) Einreichung von Folgeangeboten bzw. endgültiger Angebote

Den an den Verhandlungen beteiligten Bietern wird nach den Verhandlungsgesprächen die Möglichkeit eingeräumt, die Folgeangebote hinsichtlich der Angebotspreise und der Konzepte zu optimieren und unter Berücksichtigung der Erkenntnisse aus der Verhand- lung fortzuschreiben.

Die Auftraggeber behalten sich ausdrücklich vor, nach Bedarf weitere Angebots- und Ver- handlungsrunden mit den nach § 17 Abs. 12 Satz 1 VgV ausgewählten Bietern durchzu- führen. Sofern erforderlich werden die Auftraggeber den betreffenden Bietern dann erneut fortgeschriebene Vergabeunterlagen als Grundlage für einen weiteren Angebots- / Ver- handlungslauf zur Verfügung stellen.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbleibenden Bieter gemäß § 17 Abs. 14 VgV dazu aufgefordert, endgültige Angebote unter Berücksichtigung des aktuellen Stands der Vergabeunterlagen einzureichen.

Auf Grundlage der form- und fristgerecht eingegangenen endgültigen Angebote werden die Auftraggeber die abschließende Prüfung und Wertung vornehmen sowie das wirt- schaftlichste Angebot nach dem besten Preis- / Leistungsverhältnis gemäß den Festle- gungen in den Vergabebedingungen ermitteln.

3. Vorläufiger Zeitplan

Für das Vergabeverfahren gilt nachfolgender vorläufiger Zeitplan, auf den sich die Inte- ressenten/Bewerber/Bieter bereits zu Beginn des Vergabeverfahrens einrichten können.

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Dazu im Einzelnen:

Die Auftraggeber behalten sich vor, die vorstehende Zeitplanung im Laufe des Vergabe- verfahrens hinsichtlich der Verfahrensschritte und der genannten Zeiten zu ändern.

V. Bereitstellung von Vergabeunterlagen

1. Elektronische Verfügbarkeit

Die Vergabeunterlagen für das gegenständliche Verfahren können gemäß §§ 41 Abs. 1, 9 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und unmittelbar von der eVergabeplatt- form unter dem im Bekanntmachungstext angegebenen Direktlink abgerufen werden und werden ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.

Anteile der Vergabeunterlagen mit schützenswerten Angaben zu den einzelnen Auftrag- gebern werden zur Sicherstellung des erforderlichen Maßes an Vertraulichkeit gemäß §§ 41 Abs. 3, 5 Abs. 3 VgV nach den Festlegungen in Ziffer V.4. zur Verfügung gestellt.

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2. Registrierung bei eVergabeplattform zur Beteiligung am Vergabeverfahren

Eine Registrierung der Interessenten zum Abrufen der Vergabeunterlagen ist nicht erfor- derlich. Auf die Notwendigkeit einer Registrierung über die eVergabeplattform zur Betei- ligung am Vergabeverfahren als Bewerber bzw. Bieter aufgrund der Vorgabe einer elekt- ronischen Kommunikation gemäß § 9 Abs. 1 VgV und einer elektronischen Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten gemäß § 53 Abs. 1 i. V. m. § 10 VgV wird aus- drücklich hingewiesen.

3. Übersicht über die Vergabeunterlagen

Die von den Auftraggebern elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen bestehen bei Einleitung des Verfahrens aus den folgenden Unterlagen.

Im Einzelnen:

a) Allgemeine Unterlagen

 Teil A: Allgemeine Verfahrensbedingungen

 Teil B: Vertraulichkeitserklärung

b) Teilnahmewettbewerb

 Teil C: Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb

 Teil D: Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb

c) Angebots- und Verhandlungsphase

 Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

 Teil F: Angebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)

o Anlage 1: Leistungsbeschreibung

o Anlage 2: Konzept zur Auftragsdurchführung

(Hinweis: Formblatt und vom Bieter ausgefüllt mit jeweiligem An-

gebot vorzulegen)

o Anlage 3: Konzept zur Versorgungssicherheit

(Hinweis: Formblatt und vom Bieter ausgefüllt mit jeweiligem An-

gebot vorzulegen)

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o Anlage 4: Preisermittlung

(Hinweis: Formblatt und vom Bieter ausgefüllt mit jeweiligem An-

gebot vorzulegen)

o Anlage 5 Warenkorb

(Hinweis: Formblatt und vom Bieter ausgefüllt mit jeweiligem An-

gebot vorzulegen; diese vertraulichen Anteile der Vergabeunter-

lagen werden unter den Voraussetzungen von Ziffer V.4. zur Ver-

fügung gestellt)

Sofern es zur Fortschreibung der Vergabeunterlagen während des Vergabeverfahrens kommt, wird die jeweils aktuelle Fassung des betreffenden Dokuments unter Angabe der Version und des Bearbeitungsdatums über die eVergabeplattform elektronisch zur Ver- fügung gestellt und die registrierten Interessenten/Bewerber/Bieter darüber informiert.

Interessenten/Bewerber/Bieter, die nicht von der freiwilligen Registrierung auf der eVer- gabeplattform Gebrauch gemacht haben, werden ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sie sich in regelmäßigen Abständen in eigener Verantwortung auf der eVergabeplattform darüber zu informieren haben, ob gegebenenfalls neue Versionen der Vergabeunterla- gen, der Erfassungsliste mit Bewerber- bzw. Bieterfragen und Antworten der Auftragge- ber sowie sonstige aktualisierten Informationen zum Vergabeverfahren verfügbar sind. Dies gilt auch für registrierte Interessenten/Bewerber/Bieter, die im Falle neuer Doku- mentenversionen eine Nachricht über die eVergabeplattform erhalten.

Soweit im Laufe des Vergabeverfahrens bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Ange- botsfrist neue Fassungen von Vergabe- und Vertragsunterlagen zur Verfügung gestellt werden, sind Bewerber bzw. Bieter dafür verantwortlich, diese als Grundlage für die Ein- reichung eines Teilnahmeantrags bzw. die Angebotsabgabe heranzuziehen. Teilnahme- anträge bzw. Angebote, die nicht auf dem aktuellen Stand der Vergabe- und Vertragsun- terlagen basieren, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

4. Vertraulichkeitserklärung

Da im Rahmen des Vergabeverfahrens eine Kenntniserlangung von besonders schüt- zenswerten Daten zur kritischen klinischen Infrastruktur nicht ausgeschlossen ist, werden die als vertraulich bezeichneten Teile der Vergabeunterlagen erst nach Zugang einer Vertraulichkeitserklärung zugänglich gemacht. Die Vertraulichkeitserklärung ist zeitgleich mit dem Teilnahmeantrag form- und fristgerecht einzureichen.

Die vertraulichen Anteile der Vergabeunterlagen werden dann im Zeitpunkt der Aufforde- rung zur Abgabe eines Angebots und der Teilnahme an Verhandlungen an diejenigen

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Bieter übersandt, bei denen die erforderliche Eignung im Rahmen des Teilnahmewettbe- werbs festgestellt wird und im Rahmen der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens (Ange- bots- und Verhandlungsphase) beteiligt werden.

VI. Vorgaben zur Kommunikation

1. Kontaktstelle der Auftraggeber

Sämtliche Kommunikation im Zusammenhang mit dem gegenständlichen Vergabever- fahren erfolgt über die von den Auftraggebern festgelegte folgende Kontaktstelle.

Diese lautet:

GvW Graf von Westphalen Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mbB z.Hd. Dr. Felix Siebler, LL.M. Nymphenburger Straße 64 80335 München Bundesrepublik Deutschland Telefax: +49 (0) 89 / 689077-100 E-Mail: f.siebler@gvw.com

Die Kontaktstelle wird sich für die Kommunikation mit Interessenten/Bewerbern/Bietern nach Maßgabe von § 9 Abs. 1 VgV der Nachrichtenfunktion der eVergabeplattform – sowie gegebenenfalls ergänzend dazu per Telefax – bedienen.

Der Interessent/Bewerber/Bieter hat sicherzustellen, dass seine Kontaktdaten aktuell sind und regelmäßig hinsichtlich eingehender Informationen zum gegenständlichen Vergabeverfahren geprüft werden. Verzögerungen durch Nichterreichbarkeit oder ver- späteten Abruf unter diesen Adressen gehen zu Lasten des Bewerbers bzw. Bieters.

2. Fragen von Interessenten / Bewerbern / Bietern

Alle Fragen, die mit dem Vergabeverfahren im Zusammenhang stehen, sind ausschließ- lich über die Nachrichtenfunktion der eVergabeplattform einzureichen. Dabei ist jeweils die Stelle der Vergabeunterlagen zu bezeichnen, auf die sich die Frage bezieht. Telefo- nische Anfragen sind unzulässig und werden aus Gründen der Gleichbehandlung und Transparenz nicht beantwortet.

Die Auftraggeber werden alle Fragen sowie die Antworten/Erläuterungen der Interessen- ten/Bewerber/Bieter auf der eVergabeplattform frei zugänglich veröffentlichen. Die Iden-

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tität des Fragestellers wird nicht offenbart. Soweit die Fragen für die Auftraggeber er- kennbar auf die Identität des Fragestellers schließen lassen, werden die Fragen vor Wei- terleitung anonymisiert. Sofern es bei der/den Fragestellung/en um Betriebs- und Ge- schäftsgeheimnisse handelt, hat der Interessent/Bewerber/Bieter dies ausdrücklich zu kennzeichnen. In diesem Fall erfolgt gemäß § 5 Abs. 1 VgV keine Veröffentlichung der Frage/en und der dazugehörigen Antwort/en für die übrigen Interessenten/Bewerber/Bie- ter. Rechtzeitig eingegangene Fragen werden bis spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist beantwortet.

Eine Weitergabe von Informationen und Unterlagen erfolgt nicht an solche Bewerber bzw. Bieter, die erklärt haben, von der Abgabe eines Teilnahmeantrages bzw. Angebots im Rahmen des gegenständlichen Vergabeverfahrens Abstand zu nehmen, die nicht fristgerecht ein Angebot abgegeben haben oder die auf andere Weise aus dem Verga- beverfahren ausgeschieden sind.

3. Kommunikationsverbot

Anderweitige Arten der Kontaktaufnahme durch Interessenten/Bewerber/Bieter, insbe- sondere mit den bei den Auftraggebern verantwortlichen Personen, wie etwa der Verwal- tungs- und Einkaufsleitung der Auftraggeber oder der (in)direkten Einflussnahme auf die Auftraggeber, sind unzulässig und werden als Vergabeverstoß gewertet, der zur Nicht- berücksichtigung bzw. zum Ausschluss des Bewerbers bzw. Bieters aus dem weiteren Vergabeverfahren führt.

Insbesondere Teilnahmeanträge von Bewerbern bzw. Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbe- schränkung im Sinne des § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB beteiligen, werden ausgeschlossen. Auch sonstige unzulässige Kommunikation zu diesem Vergabeverfahren zwischen Be- werbern bzw. Bietern kann zum Ausschluss führen.

VII. Sonstige Bestimmungen

1. Rechtlicher Rahmen

Für die Durchführung des Vergabeverfahrens gilt nachfolgender rechtlicher Rahmen. So- weit die Auftraggeber rechtliche Regelungen anwenden, zu deren Anwendung sie nicht verpflichtet sind, erfolgt dies freiwillig und ohne Selbstverpflichtung für das Vorgehen und die Rechte der Beteiligten im weiteren Vergabeverfahren.

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a) Vergaberecht

Es finden die gesetzlichen Regelungen wie insbesondere die Bestimmungen der §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) Anwendung.

b) Haushaltsrecht

Im Übrigen gelten die im Freistaat Bayern einschlägigen vergabe- und haushaltsrechtli- chen Bestimmungen nebst einschlägigen landesspezifischen Rundschreiben, Mitteilun- gen etc.

c) Vertragsrecht

Schließlich gelten neben den vertraglichen Vereinbarungen die einschlägigen gesetzli- chen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

d) Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) oder sonstige Vertragsbedingungen der Bieter sind ausgeschlossen und werden nicht Bestandteil des Angebotes werden. Es ist daher nicht zulässig, dass vom Bieter eigene AGB bzw. sonstige Vertragsbedingungen wie z.B. Wartungs- und Servicebedingungen dem Angebot beigefügt werden. Im Übrigen wird ausdrücklich auf die Entscheidung des Bundesgerichtshofes mit Urteil vom 18. Juni 2019 unter dem Aktenzeichen X ZR 86/17 verwiesen.

2. Verfahrens- und Vertragssprache

Die Sprache für das Vergabeverfahren ist Deutsch. Die Korrespondenz zwischen den Auftraggebern und den Interessenten/Bewerbern/Bietern erfolgt ausschließlich in deut- scher Sprache. Auch die Rahmenvereinbarung, deren Anlagen und die spätere Abwick- lung der Rahmenvereinbarung im Falle einer Beauftragung erfolgt in deutscher Sprache.

3. Pflicht zur Prüfung der Vergabeunterlagen

Die Interessenten/Bewerber/Bieter müssen nach Download der Vergabeunterlagen über die eVergabeplattform und eventueller schriftlicher Aufforderung zur Angebotsabgabe sowie zur Teilnahme an Verhandlungen unverzüglich deren Vollständigkeit prüfen. Ent- halten die Vergabeunterlagen oder die sonstigen im Rahmen des weiteren Verfahrens zur Verfügung gestellten Unterlagen, Auskünfte oder Informationen nach Auffassung des Bewerbers bzw. Bieters Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche, die Einfluss auf die Erstellung des Teilnahmeantrags oder die Angebotslegung haben können, so sind die Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen.

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4. Datenschutz und Vertraulichkeit

Die Vergabeunterlagen sind vertraulich und ausschließlich für die Teilnahme an dem Vergabeverfahren bestimmt. Jede Nutzung für andere Zwecke (auch in Teilen) ist unter- sagt. Sämtliche zur Verfügung gestellten Unterlagen bleiben Eigentum der Auftraggeber. Die Interessenten/Bewerber/Bieter sind zur vertraulichen Behandlung aller im Vergabe- verfahren zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen verpflichtet, haben diese gegen unbefugten Zugriff zu sichern und die von ihnen mit den Unterlagen befass- ten Personen entsprechend zu verpflichten.

Eine anderweitige Verwendung z. B. Vervielfältigung, Weitergabe an Dritte oder Veröf- fentlichung dieser Unterlagen – auch auszugsweise – oder anderer Informationen aus diesem Verfahren ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Auftragge- ber ist untersagt und kann zum Ausschluss des Teilnahmeantrages bzw. Angebots aus dem Vergabeverfahren führen. Dies gilt auch für Antworten/Erläuterungen der Auftrag- geber auf Fragen von Interessenten/Bewerbern/Bietern.

Die Weitergabe der Vergabeunterlagen an Dritte ohne Zustimmung der Auftraggeber ist nur gestattet, soweit dies zur Einbindung von Kooperationspartnern im Rahmen einer Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft oder als Nachunternehmer und/oder zur Berufung auf Dritte hinsichtlich der Eignung erforderlich ist. In diesem Fall hat der Interessent/Be- werber/Bieter dafür zu sorgen, dass die Vertraulichkeit der Unterlagen in gleicher Weise sichergestellt ist.

Wird kein Teilnahmeantrag/Angebot abgegeben, so sind die Vergabeunterlagen von dem Interessenten / Bewerber / Bieter zu vernichten und zu löschen. Auch nach Beendigung des Verfahrens haben alle Empfänger der Vergabeunterlagen über die bekannt gewor- denen projektbezogenen Informationen Verschwiegenheit zu bewahren.

Die Auftraggeber behandeln die eingehenden Teilnahmeanträge/Angebote sowie andere von den Bewerbern/Bietern angeforderte Unterlagen grundsätzlich vertraulich und ver- wahren sie sorgfältig. Die Auftraggeber werden insbesondere Aussagen der Bewer- ber/Bieter zu technischen Schnittstellen, die als vertraulich gekennzeichnet wurden, vor dem Zugriff Dritter schützen. Dies gilt nicht für Berater der Auftraggeber, die selbst zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Mit der Abgabe des Teilnahmeantrages/Angebots erklärt sich der Bewerber/Bieter damit einverstanden, dass die von ihm übermittelten personenbezogenen Daten der Personen, die von den Auftraggebern zur Verhandlung und Entscheidung eingesetzt werden, zur Kenntnis genommen und verarbeitet werden. Mit der Abgabe seines Teilnahmeantra- ges/Angebots erklärt sich der Bewerber/Bieter damit einverstanden, dass im Falle der

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(beabsichtigten) Zuschlagserteilung auf sein Angebot sein Name bekannt gegeben wer- den. Mit Abgabe des Angebots erklärt sich der für den Zuschlag vorgesehene Bieter da- mit einverstanden, dass die Auftraggeber eine Abfrage von Eintragungen nach § 6 Abs. 1 Satz 1 WRegG durchführen.

Entsprechendes gilt für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Zweckbestimmung der abzuschließenden Verträge. Der Bewerber/Bieter ist daher verpflichtet, gegebenen- falls erforderliche Zustimmungen Dritter vor Abgabe seines Teilnahmeantrages/Ange- bots einzuholen.

5. Verwendung von Begriffen

Die Verwendung der männlichen Form (z. B. „Mitarbeiter", „Projektleiter" etc.) ohne gleichzeitige Verwendung der weiblichen (z. B. „Mitarbeiterin", „Projektleiterin" etc.) bzw. diversen Form in den Unterlagen zu diesem Vergabeverfahren dient lediglich der Verein- fachung und der besseren Lesbarkeit des Dokuments. Mit der Verwendung der männli- chen Form ist immer gleichzeitig auch die weibliche bzw. diverse Form gemeint (und umgekehrt), sofern dies nicht ausdrücklich abweichend vermerkt ist.

„Bewerber“ sind alle Unternehmen, die sich im Rahmen des europaweiten Teilnahme- wettbewerbs an diesem Vergabeverfahren durch Abgabe eines Teilnahmeantrages be- teiligen. „Bieter“ sind diejenigen Unternehmen, die nach Abschluss des europaweiten Teilnahmewettbewerbs aufgefordert werden, sich am Verhandlungsverfahren zu beteili- gen und ein Angebot abzugeben.

Die Begriffe „Bewerber“ und „Bieter“ umfassen neben einzelnen Unternehmen grund- sätzlich auch Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften. Bewerber- bzw. Bietergemeinschaf- ten werden nur dann gesondert erwähnt, sofern an diese andere Anforderungen gestellt werden als an Einzelbewerber oder diese Bezeichnung dem besseren Verständnis dient.

6. Kostenersatz und Verbleib eingereichter Unterlagen

Alle im Rahmen des Vergabeverfahrens eingereichten Unterlagen verbleiben zu Zwe- cken der Verfahrensdokumentation bei den Auftraggebern und werden nicht an die Be- werber bzw. Bieter zurückgesandt. Ein Ersatz für Kosten des Bewerbers bzw. Bieters für die Beteiligung an diesem Vergabeverfahren wird nicht gewährt.

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