[Seite 1]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Klinik-Kompetenz-Bayern eG

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Unterlagen zur Angebots- und Verhandlungsphase

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots-

und Verhandlungsphase

– zum Verbleib beim Interessenten / Bewerber / Bieter bestimmt –

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 1 von 18

[Seite 2]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Inhaltsverzeichnis

I. Geltung der Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase .............. 3 II. Vorgaben zur Einreichung der Angebote ....................................................................... 3

Einzureichende Unterlagen ........................................................................................... 3
Elektronische Einreichung der Angebote ....................................................................... 4
Frist zur Einreichung der Angebote (Angebotsfrist) ........................................................ 4
Zuschlags- und Bindefrist der Angebote ........................................................................ 4 III. Aufklärung, Nachforderung von Unterlagen und nachträgliche Änderungen .................. 5
Mögliches Aufklärungsersuchen .................................................................................... 5
Nachforderung von Unterlagen ...................................................................................... 5 IV. Verhandlungsgespräche mit den Bietern ....................................................................... 5
Inhalt der Verhandlungsgespräche ................................................................................ 6
Termin, Uhrzeit und Ort ................................................................................................. 6
Teilnehmerkreis für die Verhandlungsgespräche ........................................................... 6 a) Teilnehmer auf Seiten der Bieter ................................................................................... 6 b) Teilnehmer auf Seiten der Auftraggeber ........................................................................ 6
Ablauf und Zeitplanung .................................................................................................. 7
Präsentation des Bieters ................................................................................................ 7
Vorbehalt der Auftraggeber zu weiteren Angebots- und Verhandlungsrunden ............... 7
Abschluss der Verhandlungen und endgültiges Angebot ............................................... 8 V. Festlegungen zum Wertungsvorgang ............................................................................ 8
Methode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ............................................... 8
Wertung der leistungsbezogenen Kriterien .................................................................. 10
Wertung der preisbezogenen Kriterien ........................................................................ 15 VI. Vorgehensweise zur Erteilung des Zuschlags ............................................................. 18

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 2 von 18

[Seite 3]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

I. Geltung der Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Das vorliegende Dokument „Teil E – Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhand- lungsphase“ gilt ergänzend für die Angebots- und Verhandlungsphase als zweite Stufe des Vergabeverfahrens und ist somit auch als Ergänzung der Bestimmungen in der Bekanntma- chung der Auftraggeber im elektronischen Amtsblatt der Europäischen Union sowie „Teil A – Allgemeine Verfahrensbedingungen“ zu sehen. Auf die dortigen Ausführungen wird jeweils vollumfänglich Bezug genommen.

II. Vorgaben zur Einreichung der Angebote

Einzureichende Unterlagen

Für das Angebot sind die bereitgestellten Formblätter (Teil F der Vergabeunterlagen („Ange- botsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)“) zu verwenden, nämlich

o Anlage 2: Konzept zur Auftragsdurchführung

o Anlage 3: Konzept zur Versorgungssicherheit

o Anlage 4: Preisermittlung

o Anlage 5: Warenkorb

Die Bieter sind verpflichtet, ihre Eintragungen in der Anlage 2 (Konzept zur Auftragsdurch- führung), der Anlage 3 (Konzept zur Versorgungssicherheit) sowie der Anlage 4 (Preisermitt- lung) elektronisch in den vorgesehenen hellgrau unterlegten Feldern zu machen. Die vorge- gebenen Felder können hierbei durch Ausfüllen erweitert werden.

Die vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft einzureichenden Konzepte (Anlagen 2 und 3) dürfen jeweils eine Seitenanzahl von maximal 10 DIN A4 Seiten (Schriftart: Arial, Schrift- größe: 11) nicht überschreiten.

Darüber hinaus haben die Bieter die die Anlage 5 (Warenkorb) elektronisch auszufüllen und als Excel- sowie PDF-Datei mit dem Angebot einzureichen.

Änderungen an den vorgedruckten Inhalten der Formblätter sind unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Bitte fügen Sie zusätzlich zu den geforderten Erklä- rungen und Nachweise hinaus keine Unternehmensprospekte, allgemeinen Produktpräsen- tationen etc. bei, soweit diese nicht ausdrücklich angefordert wurden.

Die Angebote müssen stets alle geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise enthalten und sind gemäß § 53 Abs. 1 VgV i.V.m. § 126b BGB in Textform elektronisch zu übermitteln.

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 3 von 18

[Seite 4]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Das heißt, die verbindlichen Erklärungen zum Angebot müssen dabei durch Unterschrift, Nachbildung der Unterschrift (Faksimile), eingescannte Unterschrift oder Nennung des Na- mens des Erklärenden ersichtlich sein. Angebote, die den vorstehenden Anforderungen nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt.

Sollten aus Sicht der Bieter Verhandlungen zu konkreten Punkten erforderlich sein, so muss der Bieter diese auf einem gesonderten Beiblatt elektronisch im Vorfeld zusammen mit dem Erst- bzw. Folgeangebot im Vorfeld der jeweiligen Verhandlungsgespräche einreichen, um den Auftraggebern eine ordnungsgemäße und effiziente Vorbereitung zu ermöglichen.

Verhandlungspunkte können z.B. zu Leistungsinhalten, Preisbestandteilen und Vertragsbe- stimmungen eingereicht werden, dagegen sind Verfahrensbedingungen sowie Mindestanfor- derungen bezogen auf die Funktionalität der technischen Lösung etc. nicht verhandelbar.

Elektronische Einreichung der Angebote

Das Angebot ist jeweils im Ganzen als PDF-Datei(en) bzw. die Anlage 5 (Warenkorb) zu- sätzlich als Excel-Datei per elektronischem Upload über die eVergabeplattform einzureichen. Weitere Formen der Einreichung wie z.B. per Post, E-Mail oder per Telefax sind nicht vorge- sehen und gelten nicht als form- und fristwahrend. Angebote, die den vorstehenden Anfor- derungen nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt.

Es wird ausdrücklich empfohlen, den Upload auf die eVergabeplattform rechtzeitig vor Ablauf der im Aufforderungsschreiben benannten Angebotsfrist vorzunehmen. Der ordnungsge- mäße Upload obliegt ausschließlich dem Verantwortungsbereich der Bieter. Bei technischen Problemen ist die technische Hotline der eVergabeplattform zu kontaktieren, die auf der Website des Anbieters genannt ist.

Frist zur Einreichung der Angebote (Angebotsfrist)

Die Angebotsfrist wird den Bietern mit dem Schreiben mitgeteilt, mit dem jeweils zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wird. Nach Ablauf dieser festgelegten Frist eingehende Ange- bote werden nicht berücksichtigt.

Zuschlags- und Bindefrist der Angebote

Die Bieter halten sich bis zum Ablauf von drei Monaten an ihre Angebote gebunden (Zu- schlags- und Bindefrist).

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 4 von 18

[Seite 5]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

III. Aufklärung, Nachforderung von Unterlagen und nachträgliche Änderungen

Mögliches Aufklärungsersuchen

Die Auftraggeber können eine Aufklärung des Inhalts der Angebote durchführen. Dies gilt insbesondere bei Anzeichen für ein ungewöhnlich niedriges Angebot gemäß § 60 VgV. Die Bieter haben keinen Anspruch auf ein Aufklärungsgespräch oder eine schriftliche Aufklärung.

Nachforderung von Unterlagen

Die Auftraggeber behalten sich vor, nach Ablauf der Frist zur Einreichung der Angebote (An- gebotsfrist) im Rahmen des Zulässigen nach Maßgabe von § 56 Abs. 2 VgV fehlende oder unvollständige Unterlagen nachzufordern oder Gelegenheit zur Vervollständigung zu geben. Eine Nachforderung von wertungsrelevanten leistungsbezogenen Unterlagen wie die Kon- zepte und das Preisblatt ist nach § 56 Abs. 3 VgV ausgeschlossen. Ein Anspruch der Bieter auf die Möglichkeit zur Nachreichung oder Vervollständigung besteht nicht.

Unterlagen, die die Auftraggeber nach Angebotsabgabe nachfordern oder für die sie Gele- genheit zur Nachreichung geben, können nur bis zu dem von den Auftraggebern gemäß § 56 Abs. 4 VgV bestimmten Zeitpunkt eingereicht werden. Werden nachgeforderte Unterlagen nicht innerhalb des von den Auftraggebern bestimmten Zeitpunkts eingereicht, wird der Bieter vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.

IV. Verhandlungsgespräche mit den Bietern

Die Auftraggeber führen mit den ausgewählten Bietern individuelle Verhandlungsgespräche nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen. Voraussetzung hierfür ist jeweils der form- und fristgerechte Eingang des Erst- bzw. Folgeangebots bei den Auftraggebern, das den vorgegebenen Mindestanforderungen entspricht.

Die Details zu den individuellen Verhandlungsgesprächen ergeben sich in Ergänzung zu den nachfolgenden Bestimmungen zu gegebenem Zeitpunkt aus dem Schreiben an den jeweili- gen Bieter, mit dem zur Abgabe eines Erst- bzw. Folgeangebots und zur Teilnahme an Ver- handlungsgesprächen aufgefordert wird.

Im Einzelnen:

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 5 von 18

[Seite 6]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Inhalt der Verhandlungsgespräche

Verhandlungen werden gemäß § 17 Abs. 10 VgV über den Inhalt und Umfang der Leistungen einerseits sowie über preisliche Aspekte andererseits mit dem Ziel der inhaltlichen Verbes- serung der Angebote geführt. Die Bieter haben im Rahmen der Verhandlungen ihre Angebote mit der angebotenen technischen Lösung und der geforderten Konzepte zu präsentieren.

Termin, Uhrzeit und Ort

Die Angaben zu Termin, Uhrzeit und Ort sind im jeweiligen Schreiben zur Aufforderung zur Angebotsabgabe und zur Teilnahme an (weiteren) Verhandlungen enthalten. Die Bieter wer- den gebeten, mindestens 15 Minuten vor dem Beginn des Verhandlungsgesprächs vor Ort zu sein und sich bei der im Schreiben angegebenen Stelle anzumelden, um Verzögerungen im Zeitablauf zu vermeiden.

Die Auftraggeber behalten sich ausdrücklich vor, die Verhandlungsgespräche gegebenen- falls auch virtuell per Telefon- bzw. Videokonferenz durchzuführen. Die Bieter werden über den Ablauf der Verhandlungsgespräche rechtzeitig in dem jeweiligen Schreiben zur Auffor- derung zur Angebotsabgabe und zur Teilnahme an Verhandlungen informiert.

Teilnehmerkreis für die Verhandlungsgespräche

a) Teilnehmer auf Seiten der Bieter

Auf Seiten der Bieter ist die Anwesenheit des im Falle einer Beauftragung vorgesehenen und im Teilnahmeantrag (Bewerbung) benannten Personen als

 Hauptansprechpartner für die Auftragsdurchführung sowie

 Fachliche (stellvertretende) Projektleitung

erforderlich. Auf die Anwesenheit der vorgenannten Personen wird von den Auftraggebern großen Wert gelegt, um effiziente und inhaltlich zielführende Verhandlungsgespräche sicher- zustellen.

b) Teilnehmer auf Seiten der Auftraggeber

Auf Seiten der Auftraggeber wird an den Verhandlungsgesprächen ein Gremium teilnehmen, das sich aus mehreren Teilnehmern einer Projektarbeitsgruppe als Vertreter der einzelnen Auftraggeber zusammensetzt.

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 6 von 18

[Seite 7]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Ablauf und Zeitplanung

Für das Verhandlungsgespräch mit einer Dauer von rund 2,5 Stunden ist folgender Ablauf geplant:

Begrüßung und Vorstellung durch die Auftraggeber ca. 10 Minuten
Kurzvorstellung des/der Unternehmens(s) durch den Bieter ca. 10 Minuten
Erörterung des Auftragsdurchführungskonzepts ca. 30 Minuten
Erörterung des Konzepts zur Versorgungssicherheit ca. 30 Minuten
Erörterung des Preisangebots ca. 30 Minuten
Darlegung von Verhandlungspunkten (sofern zutreffend) ca. 30 Minuten
Klärung von weiteren Rückfragen und weiteres Vorgehen ca. 10 Minuten

Der Ablauf und die Zeitplanung für etwaige weitere Verhandlungsgespräche kann davon ab- weichen und wird den Bietern anhand der konkreten Erfordernisse dann im Einladungs- schreiben mitgeteilt.

Präsentation des Bieters

Es ist vorgesehen, dass die Bieter ihr Angebot vor dem Gremium vor Ort präsentieren. Für die Präsentation wird von den Auftraggebern ein Beamer mit HDMI-Schnittstelle zur Verfü- gung gestellt. Die Präsentationsunterlage ist vom Bieter als POWERPOINT-Datei auf einem eigenen Laptop mitzubringen.

Den Auftraggebern ist die Präsentationsunterlage zudem spätestens fünf Tage vor dem Ver- handlungstermin elektronisch über die eVergabeplattform als Anhang mit der Nachrichten- funktion als durchsuch- und ausdruckbare PDF-Datei zur Verfügung zu stellen.

Vorbehalt der Auftraggeber zu weiteren Angebots- und Verhandlungsrunden

Die Auftraggeber behalten sich ausdrücklich vor, eine oder mehrere weitere Angebots- bzw. Verhandlungsrunden durchzuführen. Den Bietern wird in diesem Fall die Möglichkeit einge- räumt, die Angebote mit der angebotenen Leistung und der geforderten Konzepte unter Be- rücksichtigung der Erkenntnisse aus der / den Verhandlung(en) jeweils fortzuschreiben und gegebenenfalls im Ganzen oder bezogen auf die aktualisierten Teile nochmals zu präsentie- ren.

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 7 von 18

[Seite 8]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Die Auftraggeber behalten sich dazu seinerseits vor, die Vergabeunterlagen nach der jewei- ligen Verhandlungsrunde fortzuschreiben und sämtlichen Bietern als Grundlage für den da- rauffolgenden Angebotslauf zur Verfügung zu stellen.

Abschluss der Verhandlungen und endgültiges Angebot

Nach Abschluss der Verhandlungen werden sämtliche an den Verhandlungen beteiligten Bieter gemäß § 17 Abs. 14 VgV dazu aufgefordert, endgültige Angebote unter Berücksichti- gung des aktuellen Stands der Vergabeunterlagen einzureichen. Auf Grundlage der form- und fristgerecht eingegangenen endgültigen Angebote wird der Auftraggeber die abschlie- ßende Prüfung und Wertung vornehmen sowie das wirtschaftlichste Angebot nach dem bes- ten Preis- / Leistungsverhältnis gemäß den nachfolgenden Bestimmungen ermitteln.

V. Festlegungen zum Wertungsvorgang

Methode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach Maßgabe von § 58 Abs. 2 VgV i.V.m. § 127 Abs. 1 GWB nach dem besten Preis- / Leistungsverhältnis. Neben dem Preis werden vom den Auftraggebern auch leistungsbezogene Kriterien bewertet. Die Bestim- mung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt nach der sog. Einfachen Richtwertmethode (vgl. UfAB 2018 des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Innern in der Version vom April 2018). Zum Wertungsvorgang im Einzelnen:

a) Die leistungsbezogenen Kriterien werden zunächst nach Maßgabe des sog. umgekehrten Schulnotensystems jeweils mit Bewertungspunkten von 1 (= schlechteste erreichbare Punktzahl) bis 6 (= beste erreichbare Punktzahl) unter Berücksichtigung der festgelegten Zielerreichungsgrade bewertet. Es werden ausschließlich ganzzahlige Punktwerte verge- ben. Die erzielten Bewertungspunkte werden mit dem Gewichtungsfaktor für das jeweilige leistungsbezogene Zuschlagskriterium multipliziert und in Summe in die Wertung einge- stellt (gewichteter Gesamtpunktwert = L). Dabei muss das Angebot insgesamt mindestens 300 Punkte als gewichteter Gesamtpunktwert (L) für die leistungsbezogenen Kriterien er- reichen (Mindestanforderung), andernfalls wird es vom weiteren Verfahrensverlauf ausge- schlossen. Für die Wertung der leistungsbezogenen Kriterien wird ergänzend ausdrücklich auf die Festlegungen unter Ziffer V.2. verwiesen.

b) Die preisbezogenen Kriterien werden zunächst anhand der Angaben der Bieter in EUR erfasst. Dabei werden die Preisangaben im Warenkorb als Nettopreis in EUR und die üb- rigen preisbezogenen Kriterien als Bruttopreis (d.h. Nettopreis zuzüglich der für den Bieter einschlägigen Umsatzsteuer) in EUR zugrunde gelegt. Die einzelnen Preisangaben in

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 8 von 18

[Seite 9]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

EUR – Bruttopreise – werden mit dem Gewichtungsfaktor für das jeweilige preisbezogene Zuschlagskriterium gewichtet. Daraus wird nach Maßgabe der Festlegungen ein Ver- gleichsgesamtpreis in EUR als Grundlage für die Bewertung errechnet (Vergleichsgesamt- preis = P). Für die Wertung der preisbezogenen Kriterien wird ergänzend ausdrücklich unten auf die Festlegungen unter Ziffer V.3. verwiesen.

c) Der gewichtete Gesamtpunktwert (L) wird durch den ermittelten Vergleichsgesamtpreis (P) geteilt, daraus ergibt sich die Kennzahl des Preis- / Leistungsverhältnisses (Zuschlags- wert = Z), die zur besseren Darstellung mit einem Skalierungsfaktor von 10.000 multipli- ziert wird. Der Zuschlagswert (Z) wird auf vier Nachkommstellen gerundet.

aa) Daraus ergibt sich folgende Formel:

𝐿 (𝑔𝑒𝑤𝑖𝑐ℎ𝑡𝑒𝑡𝑒𝑟 𝐺𝑒𝑠𝑎𝑚𝑡𝑝𝑢𝑛𝑘𝑡𝑤𝑒𝑟𝑡) 𝑍𝑢𝑠𝑐ℎ𝑙𝑎𝑔𝑠𝑤𝑒𝑟𝑡 (Z) = ∗ 10.000 𝑃 (𝑉𝑒𝑟𝑔𝑙𝑒𝑖𝑐ℎ𝑠𝑔𝑒𝑠𝑎𝑚𝑡𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠)

Version 1.0 vom 11.03.2026 Seite 9 von 18

[Seite 10]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

bb) Zur Veranschaulichung folgendes Rechenbeispiel (schematisch):

	Angebot 1	Angebot 2	Angebot 3	Angebot 4
Gewichteter Gesamt-	563	244	485	526
punktwert (L)
Vergleichsgesamt-preis	63.650.000	68.670.000	59.120.000	59.520.000
(P) in EUR
Zuschlagswert (Z) x	0,0885	Ausschluss, da Mindest- leistungs- punktzahl nicht erreicht	0,0820	0,0884
10.000 als Skalie-
rungsfaktor
Rang	1.	─	3.	2.

d) Das Angebot mit dem höchsten Zuschlagswert (Z) erhält den Zuschlag. Sofern Ange- bote denselben Zuschlagswert (Z) erreichen sollten, gelten für die Ermittlung des wirt- schaftlichsten Angebots die nachfolgenden Leitlinien.

Im Einzelnen:

 Haben zwei oder mehrere Angebote den höchsten Zuschlagswert (Z) erzielt, ge- winnt von diesen Angeboten dasjenige Angebot, das die höchste Wertung beim gewichteten Gesamtpunktwert (L) und damit in den leistungsbezogenen Krite- rien erzielt hat.

 Sofern auch bezogen auf den gewichteten Gesamtpunktwert (L) und damit in den leistungsbezogenen Kriterien dann noch Angebote denselben Punktwert er- zielt haben, entscheiden die Auftraggeber auf Grundlage eines Losentscheids zwischen den gleichauf liegenden Angeboten.

Wertung der leistungsbezogenen Kriterien

Die Wertung der nachfolgenden leistungsbezogenen Kriterien und deren Gewichtung erfolgt auf Grundlage der Angaben der Bieter nach Maßgabe der folgenden Festlegun- gen.

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 10 von 18

[Seite 11]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

a) Leistungskriterien und Gewichtung

Nr.	Zuschlagskriterium	Punkte	Gewichtung
1.	Konzept zur Auftragsdurchführung In diesem Konzept ist darzustellen und zu be- schreiben, wie ab dem Zeitpunkt der Leistungs- übernahme die folgenden Ziele (Unterkriterien) umsetzen wird.		60 %
1.1	Sicherung der Leistungskontinuität auf Seiten des Auftragnehmers	1 bis 6	20 %
1.2	Know-How-Transfer innerhalb des Projekt- teams und der Mitgliedseinrichtungen	1 bis 6	20 %
1.3	Qualitätssicherung und kontinuierlicher Verbes- serungsprozess im Projekt	1 bis 6	20 %
2.	Konzept zur Versorgungssicherheit In dem Konzept sind die erforderlichen Maß- nahmen darzustellen und zu beschreiben, die erforderlich sind, um ein hinreichendes Maß an Versorgungssicherheit unter Berücksichtigung der folgenden Ziele (Unterkriterien) sicherzu- stellen.		40 %
2.1	Vorbeugen gegen Lieferengpässe und Sicher- stellung der Versorgung	1 bis 6	20 %
2.2	Information und Kommunikation bei drohenden Versorgungsengpässen	1 bis 6	20 %
600 100 %
		600 100 %

Insgesamt können (mit jeweiliger Gewichtung) maximal 600 Punkte erreicht werden. Die Bewertung der einzelnen Leistungskriterien erfolgt dabei gemäß den nachfolgen- den Bestimmungen.

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 11 von 18

[Seite 12]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

b) Maßstab für die Punktevergabe bzgl. des Kriteriums „Konzept zur Auftrags- durchführung“

Das in der vorstehenden Tabelle unter Ziffer 1. dargestellte leistungsbezogene Krite- rium („Konzept zur Auftragsdurchführung“) bzw. die dort benannten Unterkriterien wer- den jeweils mit Punkten von 1 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet.

Inhaltlich sind folgende Aspekte zu den einzelnen Unterkriterien beachten:

 Unterkriterium 1) - Sicherung der Leistungskontinuität: hierzu hat der Bieter darzustellen, wie er durch die Organisation der einzelnen eingesetzten Mitarbei- ter in den einzelnen Tätigkeitsbereichen eine fortlaufende, unterbrechungsfreie und anforderungsgerechte Leistungserbringung sicherstellen wird; im Übrigen hat der Bieter aufzuzeigen, wie er Verzögerungen im Rahmen von Abstimmungs- verfahren vermeidet, eine für die Auftraggeber klare Verteilung der Verantwort- lichkeiten vornimmt und dafür Sorge trägt, dass Weisungen der Auftraggeber um- gehend umgesetzt werden.

 Unterkriterium 2) - Know-How-Transfer innerhalb des Projektteams und der Mitgliedseinrichtungen: hierzu hat der Bieter darzustellen, wie die fachspezifi- schen und ablaufbezogenen Kenntnisse der vorgesehenen Mitarbeiter zur Leis- tungsoptimierung innerhalb des Unternehmens einerseits und mit den Mitglie- deinrichtungen der KKB ausgetauscht werden sollen; weiter hat der Bieter auch Ausführungen dazu zu machen, wie im Rahmen der Auftragsdurchführung neu gewonnene Erkenntnisse – insbesondere bzgl. der Zusammenarbeit mit den Auftraggebern und ihrer Strukturen – möglichst schnell und umfassend von allen Mitarbeitern umgesetzt werden sollen.

 Unterkriterium 3) - Qualitätssicherung und kontinuierlicher Verbesse- rungsprozess im Projekt: der Bieter hat hierzu darzustellen, wie er die Qualität der zu erbringenden Leistungen sicherstellen und gegenüber den Auftraggebern nachweisen wird; der Bieter hat in diesem Zusammenhang u. a. Ausführungen zu Art und Umfang von sowohl vorbereitenden Maßnahmen (z. B. Einarbeitung des Mitarbeiters), begleitenden Maßnahmen (z. B. Dokumentation) als auch zu prüfenden Maßnahmen zur Schaffung und Erhaltung der geforderten Qualität zu machen; im Übrigen hat der Bieter zu erörtern, wie er den Prozess der kontinu- ierlichen Verbesserung im Projekt über die gesamte Vertragslaufzeit gestalten wird.

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 12 von 18

[Seite 13]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

Die Punkte werden für die genannten Unterkriterien jeweils nach folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt:

1 Punkt: Erhält ein Bieter in Bezug auf das jeweilige Unterkriterium, wenn seine Darstellungen im Konzept zu dem jeweiligen Unterkriterium aus Sicht der Auftraggeber nicht oder allenfalls zu einem sehr geringen Teil plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine nur ungenügende Umset- zung des jeweiligen Ziels (Unterkriteriums) schließen lassen.

2 Punkte Erhält ein Bieter in Bezug auf das jeweilige Unterkriterium, wenn seine Darstellungen im Konzept zu dem jeweiligen Unterkriterium aus Sicht der Auftraggeber lediglich in einzelnen Teilen plausibel und nach- vollziehbar erscheinen und auf eine nur in Teilen noch ausreichende Um- setzung des jeweiligen Ziels (Unterkriteriums) schließen lassen

3 Punkte: Erhält ein Bieter in Bezug auf das jeweilige Unterkriterium, wenn seine Darstellungen im Konzept zu dem jeweiligen Unterkriterium aus Sicht der Auftraggeber zumindest in nicht unwesentlichem Umfang plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine noch insgesamt ausreichende Umsetzung des jeweiligen Ziels (Unterkriteriums) schließen lassen.

4 Punkte: Erhält ein Bieter in Bezug auf das jeweilige Unterkriterium, wenn seine Darstellungen im Konzept zu dem jeweiligen Unterkriterium aus Sicht der Auftraggeber zum großen Teil plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine überwiegende Umsetzung des jeweiligen Ziels (Unterkriteri- ums) schließen lassen.

5 Punkte: Erhält ein Bieter in Bezug auf das jeweilige Unterkriterium, wenn seine Darstellungen im Konzept zu dem jeweiligen Unterkriterium aus Sicht der Auftraggeber im Wesentlichen plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine nahezu vollumfängliche Umsetzung des jeweiligen Ziels (Unterkriteriums) schließen lassen.

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 13 von 18

[Seite 14]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

6 Punkte: Erhält ein Bieter, wenn seine Darstellungen im Konzept zu dem jeweili- gen Unterkriterium aus Sicht der Auftraggeber in jeder Hinsicht plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine optimale und vollumfängli- che Umsetzung des jeweiligen Ziels (Unterkriteriums) schließen lassen.

c) Maßstab für die Punktevergabe bzgl. des Kriteriums „Konzept zur Versorgungs- sicherheit“

Das in der vorstehenden Tabelle unter Ziffer 2. dargestellte leistungsbezogene Krite- rium („Konzept zur Versorgungssicherheit“) bzw. die dort benannten Unterkriterien wer- den jeweils mit Punkten von 1 bis 6 bewertet und wie dargestellt gewichtet.

Inhaltlich sind folgende Aspekte zu den einzelnen Unterkriterien beachten:

 Unterkriterium 1) – Vorbeugen gegen Lieferengpässe und Sicherstellung der Versorgung: hierzu hat der Bieter darzustellen, welche Maßnahmen er zur Vorbeugung von Lieferengpässen bei Arzneimitteln, dem apothekenpflichtigem Medikalbedarf und dem Apothekenbedarf trifft; dazu ist zu erörtern, welche grundsätzlichen Konzepte zur Sicherstellung der Versorgung in Mangelsituatio- nen entwickelt wurden und welche organisatorischen und logistischen Vorkeh- rungen umgesetzt werden und wie diese auch vertraglich - sofern möglich - im Verhältnis zu Herstellern bzw. Lieferanten abgebildet werden.

 Unterkriterium 2) - Information und Kommunikation bei drohenden Versor- gungsengpässen: der Bieter hat hierzu darzustellen, wie die Auftraggeber über drohende Versorgungsengpässe informiert werden und auf welche Art und Weise die Kommunikation sichergestellt wird.

Die Punkte werden für die genannten Unterkriterien jeweils nach folgenden Leitlinien (Zielerreichungsgrade) ermittelt:

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 14 von 18

[Seite 15]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

2 Punkte: Erhält ein Bieter in Bezug auf das jeweilige Unterkriterium, wenn seine Darstellungen im Konzept zu dem jeweiligen Unterkriterium aus Sicht der Auftraggeber lediglich in einzelnen Teilen plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine nur in Teilen noch ausreichende Umsetzung des jeweiligen Ziels (Unterkriteriums) schließen lassen.

Wertung der preisbezogenen Kriterien

Die Wertung der nachfolgenden preisbezogenen Kriterien und deren Gewichtung er- folgt auf Grundlage der preislichen Angaben der Bieter nach Maßgabe der folgenden Festlegungen.

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 15 von 18

[Seite 16]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

a) Preiskriterien und Gewichtung

Nr.	Preiskriterium	Gewichtung
1.	Allgemeine Preisangaben
1.1	Entgelt für Dienstleistungen (abzüglich Rückvergütung)	59 %
1.2	Etwaige einmalige Aufwendungen für Maßnahmen in der Transitionsphase	1 %
2.	Warenkorb
2.1	Produktspezifische Angaben zu Arzneimitteln, zum apo- thekenpflichtigem Medikalbedarf und zum Apothekenbe- darf (Anlage 5 des Teil F der Vergabeunterlagen)	40 %

Die Auftraggeber ziehen für die preisbezogenen Kriterien in EUR die Angaben im Preisangebot der jeweiligen Bieter heran. Dazu wird für jeden einzelnen Bieter anhand seiner angebotenen Preise in EUR hinsichtlich

 des Gesamtentgelts für Dienstleistungen (abzüglich Rückvergütung),  der einmaligen Aufwendungen für Maßnahmen in der Transitionsphase,  des Warenkorbs

gemäß nachfolgender Vorgehensweise der bieterspezifische Vergleichsgesamtpreis (P) in EUR berechnet.

Dabei werden die Preisangaben im Warenkorb und die übrigen preisbezogenen Krite- rien als Bruttopreis (d.h. Nettopreis zuzüglich der für den Bieter einschlägigen Umsatz- steuer) in EUR zugrunde gelegt und die nachfolgend näher beschriebenen Annahmen als Bemessungsgrundlage zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Bieterangebote berücksichtigt. Dieser Vergleichsgesamtpreis (P) wird dann in die Wertung eingestellt.

Im Einzelnen:

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 16 von 18

[Seite 17]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

b) Maßstab für die Berechnung bzgl. des Kriteriums „Entgelt für Dienstleistungen (abzüglich Rückvergütung)“

Das Entgelt für die Dienstleistungen des Bieters wird anhand der Bieterangaben in Pro- zent zum Entgelt abzüglich einer gegebenenfalls gewährten Rückvergütung im Preis- blatt errechnet. Als Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Vergleichspreises unterstellen die Auftraggeber – unabhängig von den Preisangaben des Bieters in den Warenkörben – ein betreutes jährliches Beschaffungsvolumen von EUR 120.000.000,00 (netto).

c) Maßstab für die Berechnung bzgl. des Kriteriums „Etwaige einmalige Aufwen- dungen für Maßnahmen in der Transitionsphase“

Von den Auftraggebern wird der vom Bieter im Preisblatt angegebene Pauschalpreis in EUR für etwaige einmalige Aufwendungen für Maßnahmen in der Transitionsphase zuzüglich etwaiger Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Vergleichspreises in EUR (brutto) herangezogen.

d) Maßstab für die Berechnung bzgl. des Kriteriums „Produktspezifische Angaben zu Arzneimitteln, zum apothekenpflichtigen Medikalbedarf und zum Apotheken- bedarf“

Der Bieter muss für die im Warenkorb abgebildeten Artikel in EUR (brutto) Preise an- geben. Angegeben sind die Abnahmemengen der Artikel im Jahr 2025. Diese sind als prognostische Mengen für die Jahre 2026 ff. anzunehmen, ohne dass darüber eine Abnahmeverpflichtung der Auftraggeber begründet wird. Anzugeben ist vom Bieter der vertraglich gültige Preisstand zum Stichtag 1. Januar 2026 für die jeweils vorgegebene Bestellmengeneinheit ohne Umsatzsteuer in EUR (brutto).

Falls Staffelpreise existieren, sind die Staffeln der Apotheken für maximal drei Monate Reichweite von den Bietern anzusetzen. Nicht durch den Bieter abgedeckte Artikel sind ohne Preisangabe zu belassen und werden vom den Auftraggebern mit den zum Stich- tag 1. Januar 2026 gültigen Preisen als Grundlage für die Ermittlung eines Vergleichs- preises berücksichtigt.

Der damit vervollständigte in der Tabelle abgebildeten Warenkorb wird mit der Ge- samtsumme in EUR (brutto) zur Bewertung herangezogen.

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 17 von 18

[Seite 18]

Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen für Klinikapotheken

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase

VI. Vorgehensweise zur Erteilung des Zuschlags

Die Auftraggeber erteilen demjenigen Bieter nach Maßgabe von § 127 GWB i. V. m. § 58 VgV den Zuschlag, der aufgrund der ausgehandelten Auftragsinhalte und -bedingungen anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung das wirt- schaftlichste Angebot abgegeben hat.

Nach Ermittlung des Bestbieters und Beteiligung der zuständigen Gremien erfolgt die Vorabinformation nach Maßgabe von § 134 Abs. 1 GWB an die nicht berücksichtigten Bieter unter Angabe des Zeitpunkts der frühestens beabsichtigen Zuschlagserteilung. Nach Ablauf der gesetzlich vorgesehenen Wartefrist wird dann von den Auftraggebern der Zuschlag an den Bestbieter erteilt.

Version 1.0 vom 27.02.2026 Seite 18 von 18

20260311 Teil E_Vergabebedingungen für die Angebotsphase.pdf

Unterlagen zur Angebots- und Verhandlungsphase

Teil E: Vergabebedingungen für die Angebots-

und Verhandlungsphase