Für das gegenständliche Vergabeverfahren haben sich 12 Krankenhausträger mit 26 Standorten und rund 7.400 stationären Betten nebst deren verbundene Einrichtungen zusammengeschlossen und eine gemeinsame Auftragsvergabe durch Abschluss einer Rahmenvereinbarung für Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma mit einem Unternehmen als Auftragnehmer („Beschaffungsvorhaben“) durchgeführt.

Die Vorbereitung, Konzeption und Durchführung des gegenständlichen Beschaffungsvorhabens wurde von der Klinik-Kompetenz-Bayern eG („KKB“) für die vorstehenden Auftraggeber koordiniert. Die KKB ist ein freiwilliger Verbund, dem derzeit insgesamt 32 Träger mit 61 leistungsstarken kommunalen und freigemeinnützigen Kliniken sowie Medizinischen Versorgungszentren („Mitglieder“) im Freistaat Bayern angehören. Die in der KKB zusammengeschlossenen Mitglieder betreuen derzeit rund 13.000 akut stationäre Betten mit insgesamt ca. 1,6 Mio. Patienten pro Jahr.

Dem Beschaffungswesen im klinischen Bereich kommt ein sehr hoher wirtschaftlicher sowie strategischer Stellenwert zu. Neben der Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsmaßnahmen an sich ist für eine nachhaltige Effizienzsteigerung auch eine klinikspezifische Optimierung der beschaffungsrelevanten Organisationsstrukturen, Prozesse und Einkaufsstrategien sowie die Klärung damit zusammenhängender Aufgabenstellungen erforderlich. Darüber hinaus ist im Bereich der Arzneimittel, der apothekenpflichtigen Medikalprodukte und dem Apothekenbedarf insgesamt die Sicherstellung der Versorgung von ganz wesentlicher Bedeutung für den unterbrechungsfreien Klinik- bzw. Krankenhausbetrieb. Die Auftraggeber haben unter Berücksichtigung der vorgenannten wesentlichen Zielsetzungen das Beschaffungsvorhaben durchgeführt, in dem der Auftragnehmer den Zuschlag erhält.

Die Auftraggeber sind abrufberechtigte Stellen für Leistungen nach Maßgabe der Rahmenvereinbarung. Grundlage dieses Vertrages sind auch die von dem Auftragnehmer im Vergabeverfahren übergebenen Erklärungen und Nachweise sowie seine in diesem Vergabeverfahren festgestellte Eignung. Für die Auftraggeber sind das Fortbestehen dieser Eignung und eine kontinuierliche, zuverlässige und fachgerechte Erbringung der Leistungen von wesentlicher Bedeutung.

Der Abruf der konkreten Leistungen erfolgt jeweils durch gesonderte schriftliche Beauftragung des Auftragnehmers durch die Auftraggeber selbst („Einzelabruf“). Die Regelungen der gegenständlichen Rahmenvereinbarung finden auf alle zwischen den Parteien geschlossenen Einzelabrufe Anwendung.

Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien Folgendes:

Abschnitt A: Gegenstand, Struktur und Leistungsabruf

§ 1 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand dieses Vertrages sind die nachfolgend und dazu ergänzend in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) näher definierten Einkaufsdienstleistungen für Klinikapotheken im Bereich Pharma für die Auftraggeber.

Zu den Leistungen des Auftragnehmers gehören u.a.:

Fachliche Beschaffungsunterstützung (Vorbereitung, Verhandlung und Abschluss von Dienstleistungs- und Lieferaufträge sowie Rahmenvereinbarungen in Abstimmung mit den Auftraggebern) im klinischen Bereich bezogen auf Arzneimittel, apothekenpflichtige Medikalprodukte und Apothekenbedarf sowie
Weitere fachliche Unterstützungsleistungen zur Durchführung, Optimierung und Fortentwicklung von Beschaffungsprozessen in den betreffenden Bereichen.

(2) Dabei ist der Auftragnehmer im Rahmen seiner Leistungserbringung gesamtheitlich verpflichtet, die Festlegungen aus dem Konzept zur Auftragsdurchführung (Anlage 2) und dem Konzept zur Versorgungssicherheit (Anlage 3) einzuhalten.

(3) Nicht Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung sind Beschaffungsbereiche, die nicht zu Produktgruppen im klinischen Bereich bezogen auf Arzneimittel, apothekenpflichtige Medikalprodukte und Apothekenbedarf zu zählen sind. Ebenfalls nicht Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung sind Leistungen in den Bereichen Buchhaltung, Betriebsprüfung, Liquiditätsplanung, Steuer- oder Rechtsberatung oder sonstige vergleichbare Unterstützungsleistungen. Sofern solche Leistungen im Zusammenhang mit der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer erforderlich werden sollten, hat der Auftragnehmer die Auftraggeber hierauf ausdrücklich und mit angemessenem zeitlichem Vorlauf hinzuweisen. Die Auftraggeber haben dabei die freie Wahl, einen geeigneten Dienstleister gesondert zu beauftragen.

§ 2 Struktur, Bestandteile der Rahmenvereinbarung und Rangfolge

(1) Die nachfolgenden Bestimmungen sind Vertragsbestandteile. Diese sind vom Auftragnehmer als Grundlage seiner Leistungserbringung heranzuziehen.

Es gelten in der nachfolgenden Anwendungsreihenfolge:

a) die Bestimmungen dieser Rahmenvereinbarung;

b) die Leistungsbeschreibung (Anlage 1);

c) das vom Auftragnehmer ausgefüllte Formblatt mit dem Konzept zur Auftragsdurchführung (Anlage 2);

d) das vom Auftragnehmer ausgefüllte Formblatt mit dem Konzept zur Versorgungssicherheit (Anlage 3);

e) das vom Auftragnehmer ausgefüllte Formblatt zur Preisermittlung (Anlage 4);

f) das vom Auftragnehmer ausgefüllte Formblatt zum Warenkorb (Anlage 5);

g) die Festlegungen im jeweiligen Einzelabruf vom Leistungen;

h) die Angaben und Erklärungen des Auftragnehmers im Bewerbungsformular zum Teilnahmewettbewerb (Teil D der Vergabeunterlagen („Bewerbungsformular für Teilnahmewettbewerb“).

(2) Bei Widersprüchen zwischen unterschiedlichen Vertragsbestandteilen gehen die jeweils in der oben stehenden Reihenfolge vorherigen Bestandteile den in dieser Reihenfolge späteren Bestandteilen vor. Soweit der Auftragnehmer im Rahmen seiner Leistungserbringung Widersprüche aus den Vorgaben der Auftraggeber erkennt, ist er verpflichtet, auf diese hinzuweisen.

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden zu keinem Zeitpunkt Inhalt dieses Vertrages oder eines Einzelvertrages nach Maßgabe dieser Rahmenvereinbarung, auch nicht durch spätere Einbeziehung wie z. B. bei Abdruck auf Anschreiben oder Rechnungen, sofern die Parteien nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbaren.

(4) Im Übrigen gelten die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

§ 3 Berechtigung zum Leistungsabruf

(1) Abrufberechtigt aus der Rahmenvereinbarung im Sinne von § 21 Abs. 2 und 3 VgV sind die nachfolgenden Auftraggeber.

Dazu im Einzelnen:

Klinikum Fürth (Anstalt des öffentlichen Rechts)
Kreisklinik Roth (Anstalt des öffentlichen Rechts)
Kliniken Nordoberpfalz AG
Klinikum St. Marien Amberg (Anstalt des öffentlichen Rechts)
Caritas-Krankenhaus St. Lukas GmbH
Kliniken Südostbayern AG
Klinikum Passau (Eigenbetrieb der Stadt Passau)
Kommunalunternehmen Klinikum Fichtelgebirge
InnKlinikum (gKU) Altötting und Mühldorf (Anstalt des öffentlichen Rechts)
Klinikum Aschaffenburg-Alzenau gGmbH
SUAVIA Gesundheit gGmbH
Leopoldina-Krankenhaus der Stadt Schweinfurt GmbH

(2) Die vorstehenden Auftraggeber sind nach Maßgabe von § 21 Abs. 2 und 3 VgV berechtigt, die ausgeschriebenen Leistungen auf Grundlage der Rahmenvereinbarung nach dem festgelegten Abrufprozess beim Auftragnehmer für deren o.g. Einrichtungen und die mit den Auftraggebern verbundenen Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG sowie im Sinne von § 271 Abs. 2 HGB wie z.B. Medizinische Versorgungszentren („MVZ“) abzurufen.

(3) Auftraggeber und Auftragnehmer sind sich darüber einig, dass sich der Kreis der abrufberechtigten Mitglieder während der Vertragslaufzeit durch Ein- und Austritte von Mitgliedern der KKB aufgrund des geltenden Satzungsrechts im Rahmen des rechtlich Zulässigen ändern kann. In diesem Fall verpflichtet sich die KKB, den Auftragnehmer unverzüglich und mit ausreichend zeitlichem Vorlauf über die Änderung des abrufberechtigten Kreises der Mitglieder der KKB schriftlich zu unterrichten.

§ 4 Abruf von Leistungen

(1) Die Auftraggeber und die KKB können den Auftragnehmer auf Grundlage dieser Rahmenvereinbarung schriftlich mit entsprechenden Leistungen beauftragen (Einzelabruf).

(2) Der Einzelabruf für die kontinuierliche zu erbringende fachliche Beschaffungsunterstützung kommt zwischen den Auftraggebern und dem Auftragnehmer durch schriftliche Vereinbarung zustande, wobei die Bestimmungen dieser Rahmenvereinbarung gelten und durch den Einzelabruf lediglich ergänzt werden.

Dazu ist folgender Abrufprozess zu beachten:

a) Der Einzelabruf erfolgt durch eine schriftliche Anforderung des jeweiligen Auftraggebers von Beratungsleistungen der in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) näher bestimmten Bereiche beim Auftragnehmer.

b) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem jeweiligen Auftraggeber spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang der Anforderung ein schriftliches Angebot zu unterbreiten, in dem die anforderungsspezifischen Rahmenbedingungen (Umfang der Leistungen, Arbeits- und Zeitplan sowie Honorar etc.) festgelegt sind.

c) Der jeweilige Auftraggeber nimmt dieses einem Einzelabruf zugrundliegende Angebot des Auftragnehmers durch schriftliche Erklärung an oder macht schriftlich unter Angabe von Gründen ein Ergänzungs- und Änderungsverlangen geltend, wofür dann wieder vorstehende Regelung unter Absatz 2 lit. b) gilt.

(3) Für den Einzelabruf der jeweiligen Auftraggeber für verbundene Einrichtungen gilt der Prozess nach Maßgabe von vorstehendem Absatz 2 entsprechend.

§ 5 Mindest- und Höchstabrufmenge

Die in dieser Rahmenvereinbarung nebst Anlagennäher angegebene Art und der Umfang der beauftragten Leistungen beruht auf einer ordnungsgemäßen Prognose des erwartbaren Bedarfs. Die Angaben über den voraussichtlichen Leistungsumfang sind veränderbar.

a) Mindestabrufmenge

Die Mindestabrufmenge beträgt jährlich EUR 80 Mio.

b) Höchstabrufmenge

Die nach dieser Rahmenvereinbarung definierte Höchstabrufmenge beträgt jährlich EUR 180 Mio.

(2) Im Übrigen gilt die Regelung des § 132 GWB.

§ 6 Anpassung der Leistungen an geänderte Bedarfe

(1) Etwaige während der Vertragslaufzeit vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellende Leistungen, die in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) nicht ausdrücklich genannt sind, bestimmen sich

nach den Zielen der Auftraggeber (unten Absatz 2),
nach den konkreten funktionalen Anforderungen der klinischen Bereiche (unten Absatz 3) und
aus den Leistungsbeschreibungen für die Ermittlung der Produkte und Dienstleistungen je Produktklasse und Dienstleistungstyp während der Vertragslaufzeit (unten Absatz 4).

(2) Ziele der Auftraggeber sowie maßgeblicher leistungsbestimmender Faktor für das Vertragsverhältnis sind die Sicherstellung des unterbrechungsfreien Klinikbetriebs und die umfassende Erfüllung der gesetzlich zugewiesenen Aufgaben im Gesundheitswesen. Wesentliche Voraussetzung für die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Klinikbetriebs und die Erfüllung der entsprechenden Aufgaben zur Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Gesundheitsversorgung der Patienten ist ein wirtschaftliches, effizientes und optimiertes Beschaffungswesen in dem Bereich der Arzneimittel, der apothekenpflichtigen Medikalprodukte und dem Apothekenbedarf.

(3) Aus den Zielen ergeben sich folgende konkrete funktionale Anforderungen, die ihrerseits Grundlage für die Bestimmung konkreter Bedarfe und der Fortentwicklung von Leistungen sind.

Im Einzelnen:

Benchmarking zur Effizienzsteigerung
Vereinheitlichung und Optimierung von Artikelsortimenten
Maßnahmen zur Fortentwicklung der Versorgungssicherheit
Erarbeitung von Beschaffungsstrategien zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit
Integration von Hard- und Softwarelösungen zur zukünftigen Automatisierung von Beschaffungen

Zu sämtlichen und im Zusammenhang mit vorgenannten, funktionalen Anforderungen können Dienstleistungen erforderlich werden, die sich mit Beratung (einschließlich Vorfeldberatung, Anforderungsmanagement), Entwicklung, Weiterentwicklung, Systemintegration, Inbetriebnahme, Betrieb, Außerbetriebnahme und Schulung befassen.

(4) Die Fortentwicklung von Leistungen dient insbesondere dazu, funktionale gleichwertige Leistungen gemäß den Leistungsbeschreibungen zu bestimmen, die bei Weiterentwicklung der jeweiligen Produktklasse in den Leistungsbeschreibungen bei Vertragsschluss entsprechen. Dies gilt insbesondere für die in den Warenkörben abgebildeten Produkte.

Abschnitt B: Ergänzende Regelungen zu den Leistungen

§ 7 Vorbereitung und Durchführung der Leistungsübernahme (Transition)

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich mit Inkrafttreten dieses Vertrages zur Vorbereitung und Durchführung der Leistungsübernahme (Transition) der in dieser Vereinbarung und den dazugehörigen Bestandteilen definierten Leistungen mit dem Ziel der Bereitstellung zur verbindlichen und vollumfänglichen Leistungserbringung zum 1. Januar 2027.

(2) Die Auftraggeber stellen dem Auftragnehmer alle für die Durchführung der Transitionsleistungen erforderlichen Informationen, Unterlagen und Daten zur Verfügung – sofern existent und verfügbar – und steht für Rückfragen zur Verfügung. Die vorliegende Rahmenvereinbarung nebst den dazugehörigen Bestandteilen definiert die Transitionsleistungen lediglich funktional und nicht abschließend, da das Vorgehen ganz wesentlich von der individuellen Arbeits- und Zeitplanung des Auftragnehmers abhängig ist. Der Auftragnehmer ist gesamtheitlich verantwortlich für die Bereitstellung der Leistungen zum 1. Januar 2027.

(3) Der Auftragnehmer erarbeitet in Abstimmung mit den Auftraggebern innerhalb von vier Wochen nach Zuschlagserteilung einen weiter detaillierten Arbeits- und Zeitplan unter Darstellung von konkreten Maßnahmen, Meilensteinen, erforderlichen Mitwirkungshandlungen der Auftraggeber und dessen Einrichtungen in mindestens wochengenauer Detaillierung („Rollout-Zeitplanung“). In Abstimmung mit den Auftraggebern wird der Auftragnehmer die Rollout-Zeitplanung in regelmäßigen Abständen überprüfen und, soweit sich die Projektumstände geändert haben, fortschreiben bzw. an dessen Fortschreibung mitwirken.

(4) Der Auftragnehmer hat Anspruch auf Anpassung der Rollout-Zeitplanung, wenn er bei der Erbringung seiner Leistung durch einen Umstand aus dem Risikobereich der Auftraggeber oder durch höhere Gewalt oder andere für den Auftragnehmer unabwendbare Umstände behindert wird. Behinderungen hat er unverzüglich anzuzeigen. Unterlässt er diese Anzeige, obwohl ihm das nach den Umständen möglich gewesen wäre, hat er nur dann Anspruch auf Berücksichtigung behindernder Umstände, wenn dem Auftraggeber die entsprechenden Tatsachen und ihre hindernde Wirkung bekannt waren oder er diese hätte kennen müssen.

(5) Dem Auftragnehmer ist bewusst, dass die Transition ein Vorhaben von herausgehobener Bedeutung für die Auftraggeber darstellt. Die Maßnahmen müssen daher durch den Auftragnehmer so geplant und durchgeführt werden, dass eine zeitgerechte Leistungsübernahme zum 1. Januar 2027 sichergestellt ist.

§ 8 Arbeitsergebnisse, Urheber- und Schutzrechte

(1) Arbeitsergebnisse sind sämtliche durch die Tätigkeit des Auftragnehmers im Rahmen dieses Rahmenvertrags geschaffenen Werke, insbesondere Dokumente, Präsentationen und Entwürfe.

(2) Der Auftragnehmer räumt den Auftraggebern an den Arbeitsergebnissen zum Zeitpunkt von deren Entstehung das räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkte Recht zur Nutzung für die vertragsgegenständlichen Zwecke ein.

(3) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm sämtliche Rechte Dritter zustehen, die für Leistungserbringung benötigt werden und auch solche sofern er Unterauftragnehmer einbezieht.,

(4) Mit der in diesem Rahmenvertrag vereinbarten Vergütung sind sämtliche Forderungen des Auftragnehmers, die sich aus der Einräumung von Nutzungs- und Verwertungsrechten ergeben, abgegolten.

§ 9 Dokumentation und Reporting

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seine Tätigkeiten umfassend und nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggebern die jeweils aktuelle Dokumentation unaufgefordert nach Fortschreibungen sowie jederzeit auf Anfrage des Auftragnehmers zu übergeben.

(3) Die Auftraggeber sind berechtigt, die vorstehenden Verpflichtungen zu Dokumentation und Reporting gemäß den vorstehenden Bestimmungen in Abstimmung mit dem Auftragnehmer anlassbezogen fortzuschreiben und weiter zu konkretisieren.

§ 10 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

(1) Die Parteien verpflichten sich, die Qualität sowie die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung kontinuierlich zu verbessern und die hierfür erforderlichen Mitwirkungshandlungen zu leisten.

(2) Dazu wird mindestens halbjährlich ein Lenkungsausschuss unter Beteiligung von Vertretern der Auftraggeber einerseits und des Auftragnehmers andererseits tagen, um über die von ihm erbrachten Leistungen umfassend und nachvollziehbar zu berichten sowie Verbesserungspotentiale zu identifizieren, zu erörtern und gegebenenfalls konkrete Umsetzungsschritte festzulegen. Die Inhalte und Ergebnisse der Sitzungen des Lenkungsausschusses sind schriftlich zu dokumentieren und gelten als verbindliche Grundlage für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Abschnitt C: Zusammenarbeit mit den Auftraggebern

§ 11 Gesamtprojektleitung des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer benennt unmittelbar nach Vertragsschluss als fachlich verantwortliche Personen für das Projekt jeweils einen
Hauptansprechpartner (Geschäftsführer, Vorstand etc.) und
Fachliche (stellvertretende) Projektleitung

für sämtliche Belange im Zusammenhang mit der Vertragsdurchführung. Der Auftragnehmer hat darüber hinaus sicherzustellen, dass die Ansprechpartner die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift (Sprachlevel C1) beherrschen. Der Auftragnehmer wird die Kontaktdaten dieser Ansprechpartner an die Auftraggeber kommunizieren und eine Erreichbarkeit zu den üblichen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag (ausgenommen gesetzliche Feiertage im Freistaat Bayern) in der Regel von 09:00 bis 16:00 Uhr sicherstellen.

(2) Der Auftragnehmer hat darauf hinzuwirken, dass die nach Absatz 1 benannten Personen über die gesamte Vertragsdauer eingesetzt werden. Der Einsatz anderweitiger Personen als verantwortlicher Projektleiter bzw. stellvertretendem Projektleiter bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch die Auftraggeber. Dabei hat der Auftragnehmer die entsprechende fachliche Eignung der Person nachzuweisen, die den verantwortlichen Projektleiter bzw. stellvertretendem Projektleiter ersetzen soll. Der Auftragnehmer ist im Übrigen nur aus wichtigem Grund berechtigt, den vorgenannten verantwortlichen Projektleiter bzw. stellvertretenden Projektleiter durch andere Personen zu ersetzen. Die Projektleitung der Auftraggeber ist für den Fall der Gefährdung des Projekterfolgs nach mindestens zweifacher schriftlicher (Schreiben, E-Mail etc.) Hinweise auf die Missstände berechtigt, die Abberufung des Projektleiters oder sonstigen am Projekt Beteiligten zu verlangen. Ein solcher Fall kann insbesondere dann gegeben sein, wenn kontinuierlich Probleme in der Leistungserbringung auftreten oder das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist.

§ 12 Sonstiger Personaleinsatz

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den personellen Einsatz für die ordnungsgemäße Erfüllung der geschuldeten Leistungen zu planen und eine ausreichende Anzahl an verfügbarem hinreichend qualifiziertem Personal sicherzustellen.

(2) Auftraggeber und Auftragnehmer werden durch organisatorische Maßnahmen gewährleisten, dass das von dem Auftragnehmer im Rahmen der Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen eingesetzte Personal ausschließlich dem Direktionsrecht und der Disziplinargewalt des Auftragnehmers untersteht. Tätigkeitsbezogene Weisungen erfolgen ausschließlich im Rahmen der nach diesem Vertrag vereinbarten Aufgabenverteilung.

(3) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass das eingesetzte Personal die zur Leistungserbringung erforderliche fachliche Qualifikation zum Zeitpunkt des Einsatzes aufweist und auch auf dem erforderlichen Niveau während des gesamten Einsatzes aufrechterhalten bleibt. Etwaige Maßnahmen zur projektbezogenen Einweisung, Schulung und Fortbildung von Personal obliegen dem Auftragnehmer in alleiniger Verantwortung.

(4) Die Parteien verpflichten sich während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung die zur Erbringung der Leistungen eingesetzten Mitarbeiter der jeweils anderen Partei weder direkt noch indirekt abzuwerben.

§ 13 Unterauftragnehmer

(1) Der Auftragnehmer darf zur Ausführung der Leistungen oder wesentlicher Teile davon Unterauftragnehmer nur einsetzen oder eingesetzte Unterauftragnehmer nur auswechseln, wenn die Auftraggeber dem ausdrücklich schriftlich im Vorfeld zustimmen. Den Einsatz oder den Wechsel eines Unterauftragnehmers hat der Auftragnehmer den Auftraggebern einen Monat vor dem geplanten Beginn der Tätigkeit des Unterauftragnehmers schriftlich mitzuteilen, es sei denn der Unterauftragnehmer wurde bereits im Teilnahmeantrag bzw. spätestens dem Angebot konkret benannt und eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Unternehmens vorgelegt. Eine Zustimmung werden die Auftraggeber nicht ohne sachliche Gründe verweigern.

(2) Unterauftragnehmer sind rechtlich selbständige natürliche oder juristische Person, die vom Auftragnehmer beauftragt sind und auf dessen Rechnung und in keinem Auftragsverhältnis zu den Auftraggebern stehend bestimmte Teilbereiche des gegenständlichen Auftrags – also einen Teil der in der Leistungsbeschreibung oder im Leistungsverzeichnis festgelegten Leistungen – selbständig ausführen. Unterauftragnehmer sind auch solche, die von einem Unterauftragnehmer seinerseits bei der Ausführung eingesetzt werden. Kein Unterauftragnehmer und vielmehr bloßer Lieferant ist, wer dem Auftragnehmer lediglich die nötigen Mittel wie z.B. Software, Geräte oder auch Personal zur Verfügung stellt bzw. Hilfsleistungen erbringt, damit der Auftragnehmer die Ausführung der Leistung im eigenen Betrieb und in eigener Verantwortung erbringen kann.

(3) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass von ihm zur Leistungserbringung eingesetzte Unterauftragnehmer und Lieferanten allen gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen und weist dies den Auftraggebern auf Anforderung nach.

§ 14 Koordinations- und Mitwirkungspflichten

(1) Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer verpflichten sich zur Koordination im Rahmen der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer nach diesem Vertrag. Dies beinhaltet insbesondere den fortlaufenden Informationsaustausch zu anstehenden Tätigkeiten und hierfür erforderlichen Informationen, Unterlagen, Daten etc.

(2) Der Auftragnehmer kann von den Auftraggebern die Vornahme von Mitwirkungshandlungen verlangen, soweit dies für eine ordnungsgemäße Erbringung der Leistungen erforderlich, für dir Auftraggeber zumutbar und die verlangte Mitwirkungshandlung nicht nach den gegenständlichen vertraglichen Regelungen dem Pflichtenkreis des Auftragnehmers zuzuordnen ist.

(3) Die Auftraggeber sind zur Vornahme von Mitwirkungshandlungen nur verpflichtet, wenn der Auftragnehmer dies den Auftraggebern mit einem angemessenen zeitlichen Vorlauf und unter Beschreibung der erforderlichen Maßnahmen schriftlich verlangt.

§ 15 Ablauf von Beschaffungsvorhaben

(1) Der Auftragnehmer hat Beschaffungen für die Auftraggeber nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen und dabei zuvorderst dem im Zeitpunkt der jeweiligen Beschaffung geltenden vergabe- und zuwendungsrechtlichen Rahmen durchzuführen.

Für die Beschaffungsmaßnahmen der Auftraggeber als öffentliche Träger gelten insbesondere die folgenden Regelungen:

Im Vergaberecht sind zuvorderst das GWB, die VgV und die UVgO sowie die VO PR bei Beschaffungsvorhaben zu beachten.
Im Haushaltsrecht sind zuvorderst die BayHO nebst Verwaltungsvorschriften und einschlägigen Rundschreiben, die Zuwendungsbescheide der Häuser nebst der geltenden Nebenbestimmungen (insbesondere ANBest-P bzw. -I), das KHG, das BayKrG und die DVBayKrG.
sofern eine Anwendung der vergabe- bzw. haushalterischen Vorgaben aufgrund des Vorliegens von Ausschließlichkeitsrechten ausscheidet, muss der Auftragnehmer dies umfassend begründen und dokumentieren.

Sofern der Auftragnehmer der Auffassung ist, dass er für eine ordnungsgemäße Durchführung einer Beschaffungsmaßnahme den im Zusammenhang mit dem Leistungsgegenstand stehenden Zuwendungsbescheid benötigt, fordert er diesen schriftlich beim entsprechenden Auftraggeber an.

(2) Der Auftragnehmer ist zur eigenverantwortlichen Durchführung der Beschaffungsvorhaben nach Maßgabe der geltenden Bestimmungen unter Berücksichtigung des konkreten Beschaffungsbedarfs verpflichtet. Sind aus Sicht des Auftragnehmers steuerliche und / oder rechtliche Fragestellungen im Zusammenhang mit einer Beschaffungsmaßnahme zu klären, so muss er dem jeweiligen Auftraggeber diesen Umstand unverzüglich schriftlich anzeigen. Dies gilt insbesondere bei bislang durch die Rechtsprechung nicht abschließend geklärten Fragestellungen, die unterschiedliche Auslegungen mit sich bringen können. Für die Hinzuziehung eines leistungsfähigen und fachlich geeigneten Dienstleisters in diesen Fällen gilt die Regelung des § 1 Abs. 3 dieser Rahmenvereinbarung.

(3) Die Auftraggeber sind vom Auftragnehmer im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und dem Abschluss von Beschaffungsmaßnahmen angemessen und anlassbezogen zu beteiligen. Dies gilt insbesondere bei der Bestimmung des Leistungsgegenstandes unter Berücksichtigung der konkreten klinischen Bedarfe sowie bei etwaigen Verhandlungen mit Bietern über inhaltliche, fachliche und kommerzielle Aspekte.

(4) Die Auftraggeber sind berechtigt, den Auftragnehmer zu verpflichten, die Leistungen der fachlichen Beschaffungsunterstützung nach Maßgabe eines vom Auftraggeber zu gegebenem Zeitpunkt vorgegebenen und mit dem Auftragnehmer im Vorfeld inhaltlich abzustimmenden Vergabeleitfadens zu erbringen.

§ 16 Prüfungs- und Einsichtnahmerechte der Auftraggeber

(1) Die Auftraggeber können auf gesondertes Anfordern jederzeit Auskunft und Einsicht in sämtliche leistungsrelevanten Unterlagen, Dokumente und Daten etc. verlangen, die das Verhältnis zwischen dem Auftragnehmer und Herstellern bzw. Lieferanten betrifft.

(2) Der Auftragnehmer räumt den Auftraggebern zur Wahrnehmung der Rechte nach Absatz 1 und zur Sicherstellung einer angemessenen Compliance im Zusammenhang mit den Beschaffungsprozessen entsprechende Prüfrechte ein und stellt sicher, dass diese auch im Verhältnis zu den Herstellern bzw. Lieferanten durchsetzbar sind.

Dazu ist folgender Prüf- und Einsichtnahmeprozess zu beachten:

a) Die Auftraggeber richten über seine Geschäftsstelle ein schriftliches Ersuchen an den Auftragnehmer, in dem der Grund für die Geltendmachung der Prüfungs- und Einsichtnahmerechte erörtert und der Inhalt bzw. Umfang des Ersuchens dargelegt wird.

b) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Geschäftsstellen der Auftraggeber spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen nach Eingang des Ersuchens mindestens drei Terminvorschläge für ein Zeitfenster von weiteren 14 Kalendertagen zur Einsichtnahme der Unterlagen vor Ort beim Auftragnehmer zu unterbreiten.

c) Die Geschäftsstellen der Auftraggeber bestätigen unverzüglich einen der vom Auftragnehmer vorgeschlagenen Termine bzw. schlägt alternative Termine vor.

d) Den Termin zur Einsichtnahme und Prüfung nehmen Vertreter der Geschäftsstelle und/ oder des Vorstandes und / oder des Aufsichtsrates des jeweiligen Auftraggebers gegebenenfalls mit entsprechend bevollmächtigten Beratern wahr. In begründeten Einzelfällen können die Auftraggeber vom Auftragnehmer eine Abschrift bzw. Kopie der relevanten Unterlagen verlangen.

(3) Ungeachtet der Einsichtnahme- und Prüfrechte ist der Auftragnehmer verpflichtet, seinerseits eine angemessene Compliance sicherzustellen. Sofern der Auftragnehmer seinerseits Prüfungen der Compliance durch Dritte z.B. im Rahmen eines Audits vornehmen lässt, so weist er die relevanten Erkenntnisse gegenüber den Auftraggebern schriftlich etwa durch Vorlage von Berichten und Stellungnahmen unaufgefordert nach.

Abschnitt D: IT-Sicherheit, Geheimhaltung und Datenschutz

§ 17 Sicherstellung der IT-Sicherheit

Der Auftragnehmer sichert zu, dass er die relevanten Sicherheitsanforderungen an die IT-Sicherheit erfüllt. Es sind alle nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik angemessenen organisatorischen und technischen Vorkehrungen zur Vermeidung von Störungen der Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit sowie der weiteren Sicherheitsziele der informationstechnischen Systeme, Komponenten oder Prozesse zu treffen, die für die Leistungserbringung maßgeblich sind.
Die Anforderungen richten sich insbesondere nach den folgenden Bestimmungen, nämlich
Verpflichtungen aus diesem Rahmenvertrag und den mitgeltenden Vertragsbestandteilen,
der branchenspezifische Sicherheitsstandard für die Gesundheitsversorgung im Krankenhaus (B3S) in der jeweils aktuellen Fassung sowie
gesetzlichen Bestimmungen in der jeweils geltenden Fassung soweit die zu beachtenden Anforderungen und deren Inhalte, Relevanz und konkrete Bedeutung für den Auftragnehmer und dessen Leistungserbringung relevant sind.

(3) Der Auftragnehmer hat im Rahmen der Transitionsphase nach Maßgabe von § 7 dieser Rahmenvereinbarung sukzessive, spätestens jedoch innerhalb von sechs Monaten, eine Schnittstelle zu den Warenwirtschaftssystemen bei den Auftraggebern zu realisieren, um den erforderlichen Datenaustausch vornehmen zu können. Die Anbindung erfolgt in kontinuierlicher Abstimmung zwischen Auftragnehmer und den jeweiligen Auftraggebern. Der Auftragnehmer verpflichtet sich dabei zur Beachtung der Vorgaben der IT-Verantwortlichen des Auftraggebers und des jeweiligen Mitglieds zur Anbindung, die im Vorfeld der Realisierung der Schnittstellenanbindung vom Auftragnehmer zu erfragen und inhaltlich abzustimmen sind. Der Auftragnehmer hat den jeweiligen Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen, sofern er vorgegebene technischen IT-Sicherheitsstandards (Verschlüsselung des Datenaustausches, Konfiguration der Firewall, Sicherstellung von gestuften Zugriffsrechten etc.) für nicht ausreichend hält und muss für diesen Fall konkrete Verbesserungsvorschläge unterbreiten.

(4) Darüber hinaus hat der Auftragnehmer durch geeignete Maßnahmen über den gesamten Leistungszeitraum ein hohes Leistungsniveau an IT-Sicherheit zu gewährleisten. Dazu zählen unter anderem die Verschlüsselung von Daten nach einem dem aktuellen Stand der Technik entsprechenden Verfahren, die Absicherung von Verbindungen zwischen IT-Systemen des Auftragnehmers und des jeweiligen Auftraggebers durch Firewalls, VPN etc. sowie eine fortlaufende Überprüfung der Angemessenheit der IT-Sicherheitsvorkehrung und gegebenenfalls deren Anpassung bzw. Weiterentwicklung.

(5) Der Auftragnehmer steht dafür ein, dass seine an der Leistungserbringung beteiligten Mitarbeiter die Vorgaben zur IT-Sicherheit einhalten. Sofern sich der Auftragnehmer zur Leistungserbringung Dritter bedient, z.B. Erfüllungshilfen oder Unterauftragnehmer, ist er verpflichtet, diese Dritten entsprechend zur Einhaltung der von ihm übernommenen Verpflichtungen zur Sicherstellung der IT-Sicherheit nach den Regelungen der vorstehenden Absätze zu verpflichten.

(6) Die Parteien streben gemeinsam die Weiterentwicklung digitaler Anwendungen einschließlich KI-basierter Module unter Einhaltung der jeweils geltenden rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben (u.a. Verordnung über künstliche Intelligenz der Europäischen Union (KI-VO), etc.) an. Die Auftraggeber unterstützen Pilotierungen und Implementierungen im Rahmen vereinbarter Standards, sofern Datenschutz und Versorgungssicherheit gewährleistet sind.

§ 18 Geheimhaltungs-, Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten

(1) Die Parteien sind verpflichtet, über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der jeweils anderen Partei und sonstige Umstände insbesondere wirtschaftlicher, personeller und projektbezogener Art der am Projekt Beteiligten, die ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit auf Grundlage der gegenständlichen Vereinbarung bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Sowohl der Auftragnehmer als auch die Auftraggeber verpflichten sich, die im Rahmen seiner/ihrer Leistungserbringung erhaltenen vertraulichen Informationen ausschließlich für die vertragsgegenständlichen Zwecke zu nutzen. Dies gilt insbesondere nicht, soweit eine Partei aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Anordnung zur Offenlegung verpflichtet ist.

(2) Die vertraulichen Informationen sind gegen unbefugte Zugriffe Dritter zu schützen. Dies gilt nicht für solche Umstände, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben des Auftragnehmers aus diesem Vertrag gehören. Im Übrigen gelten für beide Parteien die gesetzlichen Bestimmungen zum Geheimschutz und dabei insbesondere die Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen in der Fassung vom 18. April 2019 („GeschGehG“).

(3) Bei drohenden oder bestehenden Rechtsstreitigkeiten der Auftraggeber mit weiteren Projektbeteiligten ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber die notwendigen Auskünfte zu erteilen und etwaig benötigte Unterlagen zur Verfügung zu stellen bzw. Einsicht zu gewähren, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die die Vertragsdurchführung betreffenden Unterlagen für eine Dauer von zehn Jahren nach Erfüllung der letzten vertraglich zu erbringenden Leistung aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist hat er sie schriftlich dem Auftraggeber zur Übernahme, für die kein gesondertes Entgelt anfällt, anzubieten. Erklärt der Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von drei Monaten, solche Unterlagen zu übernehmen, ist der Auftragnehmer berechtigt, diese zu vernichten.

(5) Die Verpflichtung zur vertraulichen Behandlung gilt während der Vertragslaufzeit sowie bis fünf Jahre nach Vertragsbeendigung, es sei denn, dass die Informationen offenkundig und allgemein zugänglich werden

§ 19 Datenschutz und -verarbeitung

(1) Die Parteien verpflichten sich zur Geheimhaltung aller in Ausführung der beauftragten Leistungen erlangten personenbezogenen Daten, Informationen, Unterlagen sowie diesbezügliche Kenntnisse vertraulich zu behandeln, insbesondere lediglich im Rahmen der Leistungserbringung zu verwerten oder anderen zugänglich zu machen.

(2) Soweit die Auftraggeber den Auftragnehmer mit der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers und/oder sonstigen Dritten beauftragt, verpflichtet sich der Auftragnehmer, diese personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere

der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG („DSGVO“),
dem Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung vom 30. Juni 2017 (BGBl. I S. 2097), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 6. Mai 2024 (BGBl. I 2024 I Nr. 149) („BDSG“)
dem Bayerisches Krankenhausgesetz (BayKrG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. März 2007 (GVBl. S. 288, BayRS 2126-8-G), zuletzt durch § 1 des Gesetzes vom 28. April 2025 (GVBl. S. 98) geändert, sowie

die einschlägigen landes- und auftraggeberspezifischen Datenschutzgesetze in der jeweils zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung, ausschließlich nach den Weisungen der Auftraggeber zu erheben, zu verarbeiten und/oder zu nutzen, insbesondere nicht für andere Zwecke zu verwenden und nicht länger aufzubewahren, als es die Auftraggeber bestimmen. Dabei hat der Auftragnehmer insbesondere auch sicherzustellen und den Auftraggebern auf Anfrage nachzuweisen, dass das eingesetzte Personal vor Aufnahme der Leistungserbringung entsprechend auf das Datengeheimnis verpflichtet wurde. Dies gilt auch im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitungen.

(3) Die Parteien stimmen überein, dass unmittelbar nach Zuschlagserteilung eine daten-schutzrechtliche Vereinbarung unter Berücksichtigung der projektspezifischen Prozesse nach Maßgabe von Art. 26 oder 28 DSGVO des Auftragnehmers abgeschlossen wird.

(4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich sicherzustellen, dass die von ihm und von dem von ihm eingesetzten Personal aus dem Bereich der Auftraggeber erlangten Informationen nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwertet werden.

(5) Der Auftragnehmer hat den Auftraggebern innerhalb angemessener Frist alle erforderlichen und Dokumente, Dateien und anderen Informationen zur Verfügung zu stellen, wenn ein Betroffener seine Rechte oder Ersatzansprüche geltend macht.

Abschnitt E: Vergütung, Rechnungsstellung und Zahlung

§ 20 Vergütung und Rückvergütung

(1) Die Vergütung für die als Grundleistung zu erbringende fachliche Beschaffungsunterstützung in EUR (brutto) richtet sich nach der zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarten Vergütung (Anlage 4) und wird kalenderjährlich anhand des tatsächlich nach dieser Vereinbarung betreuten Beschaffungsvolumens in EUR wie folgt ermittelt:

Entgelt für Dienstleistungen im Kalenderjahr bezogen auf das jährlich betreute Beschaffungsvolumen;
abzüglich: zusätzliche Rückvergütungen im Kalenderjahr bezogen auf das jährlich betreute Beschaffungsvolumen außerhalb der im Warenkorb gewährten Firmen-/Lieferantenboni
= Gesamtentgelt für Dienstleistungen

(2) Der Auftragnehmer sichert den Auftraggebern für die gesamte Vertragslaufzeit im Sinne von § 26 dieser Rahmenvereinbarung die Preise für Artikel bzw. Produkte zu, die zwischen den Auftraggebern und dem Auftragnehmer anhand der Angaben in dem Warenkorb (Anlage 5) vereinbart wurden.

§ 21 Preiserhöhung

(1) Für ein Abweichen von den vereinbarten Preisen in dem Warenkorb (Anlage 5) gelten die folgenden Bestimmungen zur Preisanpassung.

Im Einzelnen:

a) Sämtliche Preissenkungen zugunsten der Auftraggeber, die dem Auftragnehmer unmittelbar von Lieferanten und Unterauftragnehmern eingeräumt werden bzw. die sich hinsichtlich der Leistungsbeziehungen zu Lieferanten und Herstellern infolge von Vergabeverfahren ergeben und die der Auftragnehmer in seiner ursprünglichen Preiskalkulation für diese Rahmenvereinbarung nachweislich nicht berücksichtigt hat, sind von dem Auftragnehmer an die Auftraggeber vollständig und unaufgefordert weiterzugeben. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, zum ersten Mal zum 30. Juni 2027 und ab diesem Zeitpunkt gerechnet für die weitere Vertragslaufzeit alle drei Monate jeweils zum Monatsersten, über die Preisentwicklung der Leistungen, die von Zulieferern, Unterauftragnehmern und anderen Dritten bezogen werden, im Rahmen der Dokumentationspflicht gemäß § 9 dieser Rahmenvereinbarung zu berichten (z.B. im Lenkungsausschuss).

b) Preiserhöhungen zulasten der Auftraggeber stehen nicht im Ermessen des Auftragnehmers und sind lediglich in besonderen Ausnahmefällen zulässig. Ein solcher besonderer Ausnahmefall ist insbesondere dann gegeben, wenn

- infolge eines vom Auftragnehmer ordnungsgemäß durchgeführten Vergabeverfahrens und der dabei eingegangenen Angebote objektiv eine preisliche Verteuerung von Artikeln bzw. Produkten zum Beispiel durch nachweislich erhöhte, für den Auftragnehmer nicht vorhersehbare Nachfrage bzw. mangelnde Verfügbarkeit durch nachweisliche, für den Auftragnehmer nicht vorhersehbare Verknappung festzustellen ist oder
- auf ausdrückliche Anforderung des jeweiligen Auftraggebers durch den Auftragnehmer ein anderweitiges Produkt beschafft wurde.

(2) Der Auftragnehmer hat den Grund für das Abweichen und seine nachhaltigen Bemühungen wie z.B. eines marktgerechten Leistungszuschnitts, die Durchführung von Verhandlungen im Rahmen des Vergabeverfahrens etc., die angestrebten Preise zu erzielen, schriftlich durch Vorlage des Vergabevermerks oder anderweitiger Stellungnahmen darzulegen.

§ 22 Rechnungsstellung und Zahlung

(1) Der Auftragnehmer rechnet die Vergütung für die als Grundleistung zu erbringende Beschaffungsunterstützung nach Maßgabe von § 20 Abs. 1 dieser Rahmenvereinbarung für die erbrachten Leistungen in EUR (brutto) unter Angabe des geltenden Umsatzsteueranteils gegenüber dem jeweiligen Auftraggeber zum 31. Dezember eines Kalenderjahres anteilig ab. Der Anteil einer etwaigen Rückvergütung wird vom Auftragnehmer quartalsweise unmittelbar an den jeweiligen Auftraggeber gewährt, der die anteilige Zuweisung vornimmt.

(2) Der Auftragnehmer rechnet die Vergütung für die projektbezogenen zusätzlichen fachlichen Beratungsleistungen nach Maßgabe von § 20 Abs. 2 dieser Rahmenvereinbarung für die erbrachten Leistungen in EUR (brutto) unter Angabe des geltenden Umsatzsteueranteils gegenüber dem jeweiligen Auftraggeber nach Abschluss der erbrachten Beratungsleistungen ab, sofern nicht eine anderweitige Regelung zur Abrechnung gemäß § 5 dieser Rahmenvereinbarung zwischen den Parteien getroffen wurde.

(3) Nach Eingang der Rechnung(en) und sofern keine Einwände des jeweiligen Auftraggebers bestehen, ist der Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Kalendertagen zur Zahlung fällig. Die Zahlung des jeweiligen Auftraggebers erfolgt auf ein vom Auftragnehmer in der Rechnung anzugebenden Kontoverbindung.

Abschnitt F: Haftung und Versicherungspflicht

§ 23 Vertragsstrafen

(1) Die Parteien sind sich einig, dass die Auftraggeber für die Beschaffung der Produkte und Leistungen sowie die Erbringung der sonstigen vertragsgegenständlichen Leistungen einen verlässlichen Partner benötigen. Insbesondere um den Auftragnehmer zur zuverlässigen Erfüllung seiner Pflichten aus dieser Rahmenvereinbarung anzuhalten, vereinbaren die Parteien die nachfolgend im Einzelnen jeweils festgehaltenen Vertragsstrafen.

(2) Für sämtliche zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarten Vertragsstrafen gilt Folgendes:

Ein Verstoß liegt bei vorsätzlichem und grob fahrlässigem Verhalten vor.
Die Vertragsstrafe ist mit Eintritt des jeweils vereinbarten Tatbestands verwirkt.
Die Auftraggeber sind berechtigt, eine verwirkte Vertragsstrafe nach ihrem Ermessen von einer der Rechnungen des Auftragnehmers im Wege der Verrechnung bzw. Aufrechnung gegenüber dem Auftragnehmer einzubehalten. Die Verwirkung einer Vertragsstrafe lässt die Erfüllungsansprüche des Auftraggebers unberührt.
Eine Berufung auf die Einrede des Fortsetzungszusammenhangs ist ausgeschlossen.
Sämtliche pro Kalenderjahr der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung verwirkten Vertragsstrafen dürfen insgesamt höchstens 10 % des in dem jeweiligen Kalenderjahr erzielten Nettoauftragsgesamtwertes unter dieser Rahmenvereinbarung betragen (Gesamtobergrenze). Weitergehende Schadensersatzansprüche der Auftraggeber bleiben unberührt.

(3) Auftraggeber und der Auftragnehmer vereinbaren Vertragsstrafen nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen.

Im Einzelnen:

a) Bei Verstößen des Auftragnehmers gegen vergaberechtliche Bestimmungen, die auf eine Pflichtverletzung des Auftragnehmers zurückzuführen sind und die eine Aufhebung und Neueinleitung bzw. Zurückversetzung eines Vergabeverfahrens und / oder Schadensersatzansprüche von Bietern zur Folge haben, wird eine Vertragsstrafe in Höhe von EUR 150.000,00 vereinbart.

b) Bei Verstößen des Auftragnehmers gegen zuwendungsrechtliche Bestimmungen, die auf eine Pflichtverletzung des Auftragnehmers zurückzuführen sind und daraus resultierender etwaiger begründeter Rückforderungsverlangen von Zuwendungsgebern wird eine Vertragsstrafe in Höhe des Rückforderungsbetrages vereinbart.

c) Bei Verstößen des Auftragnehmers gegen die Pflicht zur Geheimhaltung und des Verbots der Datenweitergabe an Dritte wird eine Vertragsstrafe in Höhe von EUR 250.000,00 pro Pflichtverletzung vereinbart.

§ 24 Haftung

Für die Haftung des Auftragnehmers im Zusammenhang mit der Leistungserbringung nach dieser Vereinbarung gelten die gesetzlichen Regelungen.

§ 25 Berufs- und Vermögensschadenshaftpflichtversicherung

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Berufs- und Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen. Die Versicherung muss für den Fall der Liquidation des Versicherungsnehmers eine Nachhaftungsfrist von mindestens fünf Jahren aufweisen. Die Deckungssummen der Versicherung des Auftragnehmers für Personen- und Sachschäden pro Versicherungsfall mindestens EUR 10.000.000,00 und für Vermögensschäden pro Versicherungsfall mindestens EUR 5.000.000,00 betragen.

(2) Der Nachweis der ausreichenden Versicherung ist bei Vertragsabschluss zu führen. Der Auftragnehmer hat darüber hinaus jährlich Belege über den Fortbestand des Versicherungsschutzes vorzulegen. Wird der Versicherungsnachweis trotz Aufforderung und Setzung einer angemessenen Frist nicht geführt, sind die Auftraggeber berechtigt, auf Kosten des Auftragnehmers eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Der Nachweis der ausreichenden Versicherung ist Fälligkeitsvoraussetzung für sämtliche Vergütungsansprüche des Auftragnehmers nach diesem Vertrag.

Abschnitt G: Vertragslaufzeit, Kündigung und Vertragsbeendigung

§ 26 Vertragslaufzeit, Leistungsbeginn und Vertragsverlängerung

(1) Die gegenständliche Rahmenvereinbarung tritt mit der Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien zum 1. Juli 2026 in Kraft und gilt bis zum Ablauf des 31. Dezember 2030 (Festvertragslaufzeit).

(2) Die Phase der Vorbereitung und Durchführung der Leistungsübernahme (Transition) nach Maßgabe von § 5 dieser Vereinbarung beginnt zum 1. Juli 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Die daran anschließende Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen beginnt am 1. Januar 2027 und ist über die gesamte Vertragslaufzeit sicherzustellen.

(3) Die Auftraggeber sind berechtigt, diese Rahmenvereinbarung zweimal um jeweils weitere 12 Monate durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer spätestens sechs Monate vor Ablauf der jeweils geltenden Vertragslaufzeit zu verlängern (einseitiges Optionsrecht). Unter Berücksichtigung des einseitigen Optionsrechts der Auftraggeber ergibt sich eine Vertragslaufzeit bis zum Ablauf des 31. Dezember 2032 (Maximalvertragslaufzeit).

(4) Sofern die Auftraggeber das Vertragsverhältnis nicht durch Ausübung seines einseitigen Optionsrechts verlängert bzw. die Maximalvertragslaufzeit erreicht ist, endet dieses ohne dass es einer Kündigung durch eine der Parteien bedarf.

(5) Die Ausübung des einseitigen Optionsrechts seitens der Auftraggeber im Sinne von vorstehendem Absatz 3 muss schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer erklärt werden.

§ 27 Kündigung

(1) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für die Auftraggeber insbesondere vor,

wenn ein Dritter direkt oder indirekt gesellschaftsrechtlich die Kontrolle über den Auftragnehmer erlangt, d.h. entweder die Beteiligung eines Dritten an mehr als 10 % des Kapitals des Auftragnehmers (bei Kapitalgesellschaften) und / oder eine vertragliche Vereinbarung (bei sämtlichen Gesellschaftsformen), auf deren Grundlage ein Dritter maßgeblichen Einfluss auf die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens ausüben kann, und diese Kontrollübernahme nicht mit den Zielsetzungen der Auftraggeber im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung im Einklang steht,
wenn der Auftragnehmer trotz vorheriger schriftlicher Abmahnung ihm obliegende Verpflichtungen wiederholt verletzt oder die geschuldeten Leistungen wiederholt nicht vollständig, nicht rechtzeitig oder in schlechter Qualität erbringt oder in sonstiger Weise gegen wesentliche Vertragspflichten (einschließlich der Schlechtleistung durch den Auftragnehmer) verstößt.
wenn aufgrund behördlicher Anordnung die Tätigkeit des Auftragnehmers untersagt wird, oder
bei wiederholten Verstößen des Auftragnehmers gegen haushalts-, zuwendungs- und / oder vergaberechtliche Bestimmungen.

(2) Eine Fristsetzung ist entbehrlich, wenn der Vertragsverstoß so schwerwiegend ist, dass eine Fortsetzung des Vertrages den Auftraggebern nicht zugemutet werden kann. Des Weiteren liegt ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung des Vertrages für die Auftraggeber vor, wenn der Auftragnehmer dauerhaft die in den Vergabeunterlagen aufgeführten Eignungsvoraussetzungen nicht mehr erfüllt.

(3) Außerordentliche Kündigungen der Parteien müssen schriftlich per Einschreiben gegenüber der jeweils anderen Vertragspartei erklärt werden.

§ 28 Unterstützungsleistungen des Auftragnehmers bei Vertragsbeendigung

(1) Der Auftragnehmer ist bei Beendigung dieses Vertrages, gleichgültig aus welchem Grund, nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen zur Erbringung von Leistungen im zumutbaren Umfang verpflichtet verpflichtet, die erforderlich, um einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber in die Lage zu versetzten, die Leistungen zu übernehmen.

(2) Der Auftragnehmer wird sich auf Wunsch des Auftraggebers mit dem von diesem mitgeteilten Ansprechpartner des geplanten Nachfolgers für die Leistungserbringung ins Benehmen setzen, sofern dieser vorab nachweislich zur Vertraulichkeit gegenüber Dritten verpflichtet wurde. Der Auftragnehmer wird mit dem Nachfolger die notwendigen, insbesondere die im Zusammenhang mit der Übertragung erforderlichen Leistungen abstimmen, z.B. ein Migrationskonzept. Unabhängig davon ist der Auftragnehmer verpflichtet, mit dem geplanten Nachfolger angemessen zusammenzuarbeiten und nach Möglichkeit zu gewährleisten, dass während der Übertragung keine schwerwiegenden oder erheblichen Störungen der Erbringung der geschuldeten Leistung auftreten. Der Nachfolger ist entsprechend zu verpflichten. Die Vergütung für die Migrationsunter-stützung erfolgt nach Aufwand zu den vereinbarten Vergütungssätzen.

(3) Soweit sich die Migration verzögert, gleichgültig aus welchem Grund, wird der Auftragnehmer die Leistung auf Anforderung des Auftraggebers im bisherigen Umfang über das ursprüngliche Vertragsende hinaus weiter erbringen, bis die Übertragung erfolgreich vollzogen ist, unabhängig hiervon maximal jedoch für einen Zeitraum von sechs Monaten. Die Leistungserbringung erfolgt zu den bisherigen Konditionen. Für den Fall, dass dem Auftragnehmer darüber hinaus durch notwendige Leistungen Mehraufwände entstehen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Anpassung der Vergütung verlangen.

(4) Der Auftragnehmer ermöglicht dem Auftraggeber zu einem vom Auftraggeber bestimmten Zeitpunkt die von ihm gespeicherten Daten sicher, d.h. nicht rekonstruierbar zu löschen bzw. zur Löschung zu markieren; in diesem Fall wird der Auftragnehmer die Daten sicher, d.h. nicht rekonstruierbar, löschen. Die Löschung ist dem Auftraggeber auf Verlangen und durch entsprechende Erklärung oder anderweitig nachzuweisen. Das Löschverfahren wird auf Anforderung nachgewiesen. Gesetzliche Aufbewahrungs-pflichten des Auftragnehmers bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber bleibt zum Export der Daten bis zu deren Löschung berechtigt. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die hierfür erforderliche Schnittstelle zur Verfügung zu stellen; dies gilt für einen Zeitraum von drei Monaten nach Vertragsende, soweit eine Löschung bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgt ist. Sind diese Leistungen nach Vertragsende mit mehr als unerheblichem Aufwand des Auftragnehmers verbunden, hat dieser Anspruch auf eine angemessene Vergütung.

Abschnitt H: Sonstige Vertragsbestimmungen

§ 29 Freistellung von Ansprüchen Dritter

(1) Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber und insbesondere die nach dieser Vereinbarung abrufberechtigten Auftraggeber von allen Ansprüchen Dritter frei, die an die Auftraggeber herangetragen werden wegen Verstößen des Auftragnehmers oder eines seiner Erfüllungsgehilfen gegen gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen.

(2) Diese Freistellungsverpflichtung gilt sowohl für die zivilrechtliche Haftung als auch für Bußgelder, die wegen Verstößen des Auftragnehmers bzw. seiner Erfüllungsgehilfen gegenüber den Auftraggebern verhängt werden.

(3) Die Parteien verpflichten sich, die jeweils andere Partei im Fall von geltend gemachten Ansprüchen unverzüglich schriftlich zu informieren. Der Auftragnehmer verpflichtet sich darüber hinaus, den Auftraggebern die für die Rechtsverfolgung und -verteidigung erforderlichen Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.

(4) Sofern die Auftraggeber beabsichtigen, etwaige Ansprüche von Dritten anzuerkennen, steht dies unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer wird seine Zustimmung in diesem Fall nicht unbillig verweigern.

(5) Die Auftraggeber sind im Rahmen der Rechtsverfolgung und -verteidigung bei Eilbedürftigkeit berechtigt, auch ohne vorherige Abstimmung mit dem Auftragnehmer zweckdienliche Maßnahmen zu ergreifen.

(6) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggebern sämtliche in diesem Zusammenhang entstehenden Rechtsverfolgungs- und Rechtsverteidigungskosten sowie sonstige Schäden zu ersetzen. Der Auftraggeber hat Anspruch auf einen Vorschuss in Höhe der geschätzten Rechtsverfolgungs- und Rechtsverteidigungskosten.

§ 30 Zurückbehaltungs- oder sonstigen Leistungsverweigerungsrechten

Zur Aufrechnung oder zur Geltendmachung von Zurückbehaltungs- oder sonstigen Leistungsverweigerungsrechten ist der Auftragnehmer nur auf der Grundlage unstreitiger oder rechtskräftig festgestellter Gegenforderungen berechtigt. Im Übrigen ist die Ausübung von Aufrechnungsrechten, Zurückbehaltungs- oder sonstiger Leistungsverweigerungsrechte durch den Auftragnehmer ausgeschlossen.

§ 31 Veröffentlichungen

(1) Keine der Parteien ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung berechtigt, den Namen der jeweils anderen Partei, das Projekt oder Inhalte des Projekts öffentlich zu machen.

(2) Eine solche Zustimmung ist nicht erforderlich, sofern eine gesetzliche Informations- und Veröffentlichungspflicht zum Beispiel aufgrund von vergaberechtlichen Regelungen besteht.

§ 32 Schlussbestimmungen

(1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

(2) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages einschließlich dieser Schriftformklausel selbst bedürfen der Schriftform. Auf dieses Schriftformerfordernis kann nur durch ausdrückliche schriftliche Vereinbarung verzichtet werden.

(3) Durch etwaige Ungültigkeit einer oder mehrerer Bestimmungen dieses Vertrages wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Für den Fall, dass eine Bestimmung unwirksam oder undurchführbar sein sollte, werden die Vertragsparteien sie durch eine andere Bestimmung ersetzen, die ihr wirtschaftlich möglichst nahe kommt. Vorstehendes gilt entsprechend für den Fall, dass der vorliegende Vertrag eine Regelungslücke aufweisen sollte.

(4) Erfüllungsort für die vertraglichen Verpflichtungen sind die Standorte der jeweiligen Auftraggeber, sofern zwischen den Parteien in den Einzelabrufen nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

(5) Auf diesen Vertrag findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf vom 11.4.1980 Anwendung.

(6) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag entstehenden Rechtsstreitigkeiten ist Weißenburg, sofern nicht durch zwingendes Recht ein anderer Gerichtsstand bestimmt ist.


Für die Auftraggeber:	Für den Auftragnehmer:
______________ , den ______________	______________ , den ______________
_________________________________	_________________________________
(Signatur(en))	(Signatur(en))
_________________________________	_________________________________
(Name(n) in Druckschrift)	(Name(n) in Druckschrift)

Anlage 1: Leistungsbeschreibung

Der Auftragnehmer erbringt für die Auftraggeber gesamtheitlich Leistungen der fachlichen Beschaffungsunterstützung sowie sonstige Unterstützungsleistungen in beschaffungsnahen Bereichen.

Der Auftragnehmer übernimmt dabei für die Auftraggeber auch eine koordinierende Rolle mit der Zielsetzung, entsprechende Beschaffungsbedarfe zu analysieren und ein Vorgehen für eine wirtschaftliche Beschaffung der erforderlichen Leistungen in der vorgegebenen Qualität zu entwickeln und im Rahmen der fachlichen Beschaffungsunterstützung umzusetzen.

Der Auftragnehmer erbringt für die Auftraggeber im Übrigen sonstige Unterstützungsleistungen, um die Effizienz und Qualität der strategischen, organisatorischen und strukturellen Ausrichtung der Beschaffungsbereiche durch vordefinierte Maßnahmen zu erhöhen

Daraus ergeben sich für den Auftragnehmer die folgenden Leistungspflichten im Einzelnen. Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Leistungserbringung ein fortlaufendes kooperatives Zusammenwirken von Auftraggeber und Auftragnehmer erforderlich macht. Die Leistungen sind nach Grundleistungen einerseits sowie Beratungsleistungen auf gesonderte Anforderung und Abrechnung andererseits zu differenzieren,

Im Einzelnen:

a) Grundleistungen

aa) Abwicklung der Einkaufsprozesse

Folgende Zielsetzungen sind vom Auftragnehmer bei der Abwicklung der Einkaufsprozesse sicherzustellen:

Sicherstellung einer vergabe- und zuwendungskonformen Ausschreibung
Reduzierung administrativer Aufwände infolge manueller Vorgangsbearbeitung
Synergiefähigkeit für Bedarfsbündelung und Rahmenverträge
Mengenplanung (Konsolidierung, Extrapolierung, Planungszyklen, Abrufkontingente) sowie Überblick über abgerufene/abzurufende Mengen
Transparenz in Artikelstämmen (Klassifizierung)
Laufende Information über Änderungen bei Preisen, Lieferanten und im Sortiment
Unterstützung bei Lieferengpässen und generelles Lieferengpassmanagement (Nachrichten zu Lieferengpässen und Wiederverfügbarkeit, alternative Lieferanten, Verhandlung von Sonderkontingenten, ggf. Importangebote)
Monitoring Ausschöpfung Kontingente der Empfehlungsprodukte durch EKG (Ausschreibungen der AM-Gruppen wie Antibiotika, Zytostatika etc.)

Dazu bedarf es durch den Auftragnehmer einer initialen Stammdatenaufbereitung. Unter initialer Stammdatenaufbereitung ist die Ergänzung der vorhandenen Stammdaten mit GTIN (EAN)-Nummer, HIBC-Code (falls vorhanden), PZN-Nummer sowie Lieferantenartikelnummer zu verstehen, die elektronisch (Excel-Datei nicht ausreichend) erfolgen muss.

Die Stammdatenaufbereitung erfolgt im System des Auftragnehmers und ist den Auftraggebern im Anschluss daran über die entsprechenden Schnittstellen zur Verfügung zu stellen. Die Stammdaten sind in dieser Weise über die gesamte Vertragslaufzeit weiterzupflegen, zu aktualisieren und anlassbezogen zu ergänzen.

Diese muss folgenden Anforderungen genügen:

Erfassung und Pflege aller Artikel inkl. Einteilung in Warengruppen (auf Basis ATC-Code)
Fortschreibung des Artikelkataloges gem. den gültigen Vertragslagen wie Rahmenverträge, Abnahmeverträge und Lieferverträge (Einstufung der gültigen Konditionen für die Auftraggeber und Möglichkeit eines Preisdownloads)
Gliederung des Sortiments nach Lieferant, Artikelnummer etc.

bb) Standardisierung und Optimierung

Leistungsübergreifende Verpflichtung des Auftragnehmers ist die Optimierung der Qualität und der Wirtschaftlichkeit des Einkaufs. Wesentliche Leistungen sind die Beratung, die Entwicklung von Konzepten und das Controlling der Umsetzung sowie die Dokumentation der Maßnahmen.

Der Auftragnehmer berät die Auftraggeber vor allem fortlaufend zu möglichen Artikel- bzw. Produktstandardisierungen und Lieferantenbündelungen. sowie Beratung zu Kosteneinsparungen durch Umstellungen oder Verbesserung der Liefersicherheit. Dies umfasst auch die Unterstützung bei der Umsetzung neuer Normen und Vorschriften sowie Kennzeichnungspflichten.

cc) Datenerhebung und -nutzung

Der Auftragnehmer erhebt und nutzt Daten der Auftraggeber zur Leistungserbringung, aber auch zur Fortentwicklung des klinischen Beschaffungswesens.

Folgende Anforderungen müssen dabei insbesondere erfüllt werden:

Preisvergleiche
Preishistorien
Benchmarking innerhalb der Auftraggeber
Erlösbetrachtungen
Identifizierung von Optimierungspotentialen
Gegenüberstellungen wie Vergleichstabelle der NMH oder auch Äquivalenzdosistabellen zu unterschiedlichen Wirkstoffklassen und ZE / NUB Listen

Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeber bei der laufenden Aktualisierung und Pflege der Stammdaten auf Basis aktueller Lieferantenkatalogdaten. Es erfolgt ein elektronischer Abgleich der Daten zwischen Auftragnehmer, Lieferanten bzw. Herstellern und den Auftraggebern.

Sofern es zu Änderungen der Stammdaten (Preise, Menge, Beschaffenheit etc.) seitens der Lieferanten bzw. Hersteller kommt, wird der Auftragnehmer unverzüglich hierüber in Kenntnis setzen. Diese Bekanntmachung erfolgt über die Zusendung eines entsprechenden Datensatzes.

Der Auftragnehmer stellt den Auftraggebern für sämtliche Artikel einen Stammdatenpool zur Verfügung.

Dem Auftragnehmer ist es untersagt, im Zusammenhang mit der Leistungserbringung bei den Auftraggebern erhobene Daten für anderweitige Zwecke zu nutzen oder diese weiterzugeben, auch nicht in anonymisierter Weise. Ausnahmen hiervon bedürfen der vorherigen ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung durch den jeweiligen Auftraggeber.

dd) Bereitstellung eines elektronischen Portals bzw. einer Datenbank

Auf dem elektronischen Portal bzw. der Datenbank sind folgende Angaben bzw. Informationen bereitzustellen:

alle Artikel, die verhandelt wurden inkl. Angaben zur Fertigarzneimittelbezeichnung, Wirkstoff, Wirkstärke, Verpackungseinheit, Preis
hinterlegte Ansprechpartner der EKG für Artikel
Pflege von Lieferengpässen (Lieferausfall und dessen Dauer, Wiederverfügbarkeit, Alternativen)
aktuelle Verträgen mit Firmen
einfache Erstellung von Preisvergleichen in der Datenbank
Schulungen zur Datenbank evtl. auch als aufgezeichnetes Webinar
Weiterentwicklung von digitalen Lösungen

ee) Fort- und Weiterbildung sowie fachlicher Informationsaustausch

Der Auftragnehmer hat ein umfassendes fachliches Angebot an Fort- und Weiterbildung sowie zum Informationsaustausch im Rahmen seiner Grundleistungen anzubieten.

Dazu sind folgende Anforderungen zu erfüllen:

Laufende Fort- und Weiterbildung, insbesondere in den Bereichen Controlling, Abrechnung, gesetzliche Änderungen
Anlassbezogene Workshops zu einzelnen Fachthemen
Know-how-Vermittlung und Informationsaustausch in allen relevanten Bereichen der Krankenhauspharmazie
Jährliche Einkäufertreffen mit Fachvorträgen
Regelmäßige Informationen zu pharmazeutischen und zu betriebswirtschaftlichen Themen wie zu Produkten, Preisreduktion und ggf. Lagerwertverlustausgleich bzw. Erstattungen

Weitergehende Angebote hat der Auftragnehmer auf Anforderung des jeweiligen Auftraggebers zu konzeptionieren und zu erarbeiten. Das gilt zum Beispiel für Angebote zur Zertifizierung von Mitarbeitern der Auftraggeber. Diese sind dann als zusätzliches Angebot gegen gesondertes Entgelt abrufbar.

ff) Informationstechnologie

Der Auftragnehmer muss eine technische Schnittstelle zu den Materialwirtschaftssystemen (MAWI) der jeweiligen Auftraggeber realisieren, um den für die Leistungserbringung erforderlichen Datenaustausch mit dem Auftragnehmer, vor allem aber auch mit den Herstellern und Lieferanten zu ermöglichen. Teilweise handelt es sich bei den im Einsatz befindlichen MAWI-Systemen um Mandantensysteme mit mehreren Stellen.

Folgende MAWI-Systeme sind derzeit im Einsatz:

Amor bei 7 Auftraggebern
Orbis bei 3 Auftraggebern
SAP bei 2 Auftraggebern

Sofern ein MAWI-System im Einzelfall des betreffenden Auftraggebers noch nicht im Einsatz ist, muss ein manueller Datenaustausch in jedem Fall gewährleistet sein. Bei Auftraggebern, bei denen derzeit noch kein MAWI-System im Einsatz ist, erfolgt der Datenaustausch durch Austausch der Daten im EXCEL-Format. Die erforderlichen Dateninhalte also z.B. in welcher Spalte entsprechende Angaben zu hinterlegen sind, die Festlegung zum Intervall zur Aktualisierung von Daten sowie der Prozess des Datenaustausches ist zwischen dem Auftragnehmer und den betreffenden Auftraggeber im Vorfeld abzustimmen und festzulegen.

Im Übrigen wird hinsichtlich der informationstechnologischen Vorgaben auf die Vorgaben der Rahmenvereinbarung verwiesen.

b) Beratungsleistungen auf gesonderte Anforderung und Abrechnung

Der jeweilige Auftraggeber kann auf gesonderte Anforderung und Abrechnung fachliche Beratungsleistungen für einzelne Projekte in Anspruch nehmen. Zielsetzung ist die Weiterentwicklung und Optimierung des klinischen Beschaffungswesens zur Sicherstellung einer Zukunftsfähigkeit, auch unter Berücksichtigung aktueller fachlicher und technischer Entwicklungen.

Anlage 2: Konzept zur Auftragsdurchführung

Hinweise: Der Bieter (bzw. die Bietergemeinschaft) hat die Anlage 2 (Konzept zur Auftragsdurchführung) nachfolgend auszufüllen und mit seinem Angebot einzureichen. Der vom Bieter (bzw. der Bietergemeinschaft) einzureichende Projektplan darf eine Seitenanzahl von max. 10 Seiten nicht überschreiten. Im Falle der Auftragserteilung wird das Dokument in der mit dem endgültigen Angebot eingereichten Fassung zum mitgeltenden Bestandteil der Rahmenvereinbarung.

Der Bieter führt dazu folgendes aus:

[…]

Anlage 3: Konzept zur Versorgungssicherheit

Hinweise: Der Bieter (bzw. die Bietergemeinschaft) hat die Anlage 3 (Konzept zur Versorgungssicherheit) nachfolgend auszufüllen und mit seinem Angebot einzureichen. Der vom Bieter (bzw. der Bietergemeinschaft) einzureichende Projektplan darf eine Seitenanzahl von max. 10 Seiten nicht überschreiten. Im Falle der Auftragserteilung wird das Dokument in der mit dem endgültigen Angebot eingereichten Fassung zum mitgeltenden Bestandteil der Rahmenvereinbarung.

Der Bieter führt dazu folgendes aus:

[…]

Anlage 4: Preisermittlung

Hinweise: Die Bieter (bzw. die Bietergemeinschaften) haben nachfolgende Angaben zur Ermittlung des Preises vorzunehmen. Der Preis bezieht sich auf die projektspezifischen Anforderungen sowie den vertraglich vorgesehenen Leistungsumfang.

Nachfolgend hat der Bieter seine allgemeinen Preise anzugeben, die sich auf das Entgelt für

die als Grundleistungen zu erbringenden Dienstleistungen (abzüglich Rückvergütung) im Kalenderjahr sowie
die etwaigen einmaligen Aufwendungen für die Maßnahmen in der Transitionsphase,

beziehen.

Der Bieter (bzw. die Bietergemeinschaft) gibt folgende Erklärungen ab:

a) Entgelt für Dienstleistungen (abzüglich Rückvergütung)

Ich / wir biete(n) für unsere als Grundleistungen zu erbringenden Dienstleistungen für die Auftraggeber folgendes Entgelt im Kalenderjahr in Abhängigkeit des von uns betreuten Beschaffungsvolumens abzüglich etwaiger Rückvergütung an.


Entgelt für Dienstleistungen im Kalenderjahr bezogen auf das jährlich betreute Beschaffungsvolumen		in EUR (netto)
Zusätzliche Rückvergütung im Kalenderjahr bezogen auf das jährlich betreute Beschaffungsvolumen außerhalb der im Warenkorb gewährten Firmen-/Lieferantenboni (sofern zutreffend)		in Prozent
Gesamtentgelt für Dienstleistungen abzüglich Rückvergütung im Kalenderjahr bezogen auf das jährlich betreute Beschaffungsvolumen (Summe der beiden obenstehenden Zeilen)		in EUR (netto)

b) Etwaige einmalige Aufwendungen für Maßnahmen in der Transitionsphase

Ich / wir biete(n) für etwaige einmalige Aufwendungen für Maßnahmen in der Transitionsphase zur Vorbereitung der Leistungsübernahme eine Pauschale in EUR (netto) an. Mit dieser Pauschale in EUR (netto) sind sämtliche vertraglich festgelegten Leistungen der Transitionsphase abgegolten.


Pauschale für Transitionsphase (falls zutreffend)		in EUR (netto)

c) Angaben zur Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer)

Über die Berücksichtigung von Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) zu den unter vorstehenden Ziffer a) angebotenen Nettopreisen gibt der Bieter (bzw. die Bietergemeinschaft) folgende Erklärung ab.

Ich / wir erkläre(n) dazu Folgendes:


[ ]	Meinem Nettoangebotspreis sind % Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) hinzuzurechnen.
[ ]	In meinem Nettoangebotspreis ist keine Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) enthalten, weil ich nach Artikel 138, Absatz 1 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem vom 28. November 2006 (EG-RL USt) bzw. des hierauf basierenden nationalen Mehrwertsteuergesetzes (Umsatzsteuergesetzes) mehrwert- bzw. umsatzsteuerfrei liefern kann. Rechtsgrundlage: § des Mehrwertsteuergesetzes (Umsatzsteuergesetzes)
[ ] [ ]	In meinem Nettoangebotspreis ist keine Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) enthalten, weil ich nach Artikel 151, Absatz 1, Buchstabe c), bzw. d) EG-RL USt bzw. des hierauf basierenden nationalen Mehrwertsteuergesetzes (Umsatzsteuergesetzes) mehrwertsteuerfrei (umsatzsteuerfrei) leisten kann. Rechtsgrundlage: § des Mehrwertsteuergesetzes (Umsatzsteuergesetzes)
[ ]	[ ] In meinem Nettoangebotspreis ist keine Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) enthalten weil ich nach § des Mehrwertsteuergesetzes (Umsatzsteuergesetzes) mehrwertsteuerfrei (umsatzsteuerfrei) leisten kann.
[ ]	[ ] In meinem Nettoangebotspreis ist keine Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) enthalten, weil der Auftraggeber (Leistungsempfänger) die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) schuldet („reverse charge“).

Anlage 5: Warenkorb

Hinweise: Der Bieter (bzw. die Bietergemeinschaft) hat die Anlage 5 (Warenkorb) auszufüllen und mit seinem Angebot als Excel- sowie PDF-Datei einzureichen. Im Falle der Auftragserteilung wird das Dokument in der mit dem endgültigen Angebot eingereichten Fassung zum mitgeltenden Bestandteil der Rahmenvereinbarung.

Unterzeichnung(en) für das gesamte Angebot

Die nachfolgende(n) Unterzeichnung(en) gelten für das gesamte Angebot des Bieters (bzw. der Bietergemeinschaft) bestehend aus der Rahmvereinbarung nebst Anlagen.


__________________________________________________________________ Name des Bieters __________________________________________________________________ Name der Bietergemeinschaft (sofern einschlägig) __________________________________________________ Ort, Datum _________________________________________________ Unterschrift / Unterzeichnung / Signatur

* * *

20260311 Teil F_Angebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung mit Anlagen).docx

I. Rahmenvereinbarung mit Anlagen

Rahmenvereinbarung

Anlage 1: Leistungsbeschreibung

Anlage 2: Konzept zur Auftragsdurchführung

Anlage 3: Konzept zur Versorgungssicherheit

Anlage 4: Preisermittlung

Anlage 5: Warenkorb

Unterzeichnung(en) für das gesamte Angebot