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Leistungsbeschreibung zur Modernisierung

und Ablösung des bestehenden Computer-

Aided Facility Management Systems

(CAFM)

Inhaltsverzeichnis

1. Gegenstand der Leistung .............................................................................................................. 3
2. Zielsetzung .................................................................................................................................... 3
3. Nutzungskonzept und Lizenzmodell ............................................................................................ 4 3.1 Administratoren ................................................................................................................. 4 3.2 Fachbearbeiter ................................................................................................................... 5 3.3 Self-Service-Nutzende ........................................................................................................ 5
4. Übergreifende Funktionen der Anwendung ................................................................................ 5
5. Fachmodule .................................................................................................................................. 6 5.1 Basissystem inklusive einer Personenverwaltung ................................................................. 6 5.2 Flächen- und Raumverwaltung .............................................................................................. 7 5.3 Umzugsmanagement und Variantenplanung ........................................................................ 7 5.4 Raumreservierung und Bewirtungsmanagement .................................................................. 8 5.5 Inventarverwaltung inklusive mobile Inventarisierung ......................................................... 8 5.6 Schlüssel- und Codekartenverwaltung ................................................................................... 9 5.7 Störstellen- und Auftragsmanagement ................................................................................ 10 5.8 Reinigungsmanagement ....................................................................................................... 11 5.9 Lager- und Materialverwaltung ............................................................................................ 11 5.10 Arbeitsschutz ...................................................................................................................... 12 5.11 Betriebliches Eingliederungsmanagement ........................................................................ 12 5.12 Bedarfsverwaltung ............................................................................................................. 13 5.13 Fuhrparkmanagement ........................................................................................................ 13
6. Self-Service-Portal ...................................................................................................................... 14
7. Datenmigration aus conjectFM .................................................................................................. 14 7.1 Umfang der Migration .......................................................................................................... 14

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7.2 Migrationskonzept ............................................................................................................... 15 7.3 Durchführung ....................................................................................................................... 15 7.4 Qualitätssicherung ............................................................................................................... 16 8. Technische Plattform ................................................................................................................. 16 8.1 Betriebsmodell ..................................................................................................................... 16 8.2 Serverbetriebssystem ........................................................................................................... 17 8.3 Virtualisierung ...................................................................................................................... 17 8.4 Datenbanksysteme ............................................................................................................... 17 8.5 Datei- und Dokumentenspeicher ......................................................................................... 18 8.6 Arbeitsplatzsoftware ............................................................................................................ 18 8.7 Webserver ............................................................................................................................ 19 8.8 Wartung und Support ........................................................................................................... 19 9. Authentifizierung und Benutzerverwaltung ............................................................................... 20 9.1 LDAP- und Active-Directory-Anbindung ............................................................................... 20 9.2 Single Sign-on ....................................................................................................................... 20 9.3 Rollen und Berechtigungen .................................................................................................. 21 10. Schnittstellen ............................................................................................................................ 21 11. Löschkonzept, Protokollierung und Informationssicherheit .................................................... 22 12. Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung .............................................................................. 22 13. Dokumentation ........................................................................................................................ 23 14. Schulungen ............................................................................................................................... 24 15. Angebotserstellung .................................................................................................................. 25 16. Eignung ..................................................................................................................................... 25 17. Zuschlag .................................................................................................................................... 25 18. Zeitplan ..................................................................................................................................... 26 19. Abnahme der Leistung ............................................................................................................. 26 20. Zahlungsplan ............................................................................................................................ 27 21. Zahlungsbedingungen .............................................................................................................. 27 22. Datenschutz .............................................................................................................................. 27 23. Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) ............... 28 24. Zusatz ........................................................................................................................................ 28

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1. Gegenstand der Leistung

Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung, Einführung, betriebsbereite Übergabe, Wartung und Support einer modular aufgebauten CAFM-Softwarelösung im Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

Die neue Lösung soll das derzeit eingesetzte CAFM-System der Firma Planon (conjectFM und essentialsFM) ablösen und die vorhandenen fachlichen Prozesse in einer zentralen Anwendung zusammenführen.

Die CAFM-Lösung ist als On-Premises-System in der virtualisierten Server-Infrastruktur des Auftraggebers bereitzustellen.

Zum Leistungsumfang gehören insbesondere, im Rahmen der Ersteinrichtung:

• Bereitstellung der CAFM-Software, • Bereitstellung der erforderlichen Module, • Installation und technische Grundkonfiguration, • Konfiguration der fachlichen Funktionen, • Einrichtung des Self-Service-Portals, • Einrichtung der erforderlichen Datenbanksysteme, mit der Einrichtung einer Wirk- und Testumgebung in zwei separaten Datenbanken, • Einrichtung erforderlicher Schnittstellen, • Einrichtung der initialen Nutzenden-, Rollen- und Berechtigungsstruktur nach Vorgaben und in Abstimmung mit Auftraggeber, • Anbindung an den zentralen Verzeichnisdienst, • Migration der vorhandenen Daten aus conjectFM, • Übernahme vorhandener Dokumente, CAD-Daten und Anhänge, • Unterstützung bei Funktions- und Migrationstests, • Bereitstellung der technischen und fachlichen Dokumentation, • Schulung der Administratoren und Fachanwender.

2. Zielsetzung

Mit der Einführung der neuen CAFM-Lösung müssen die bestehenden Daten und Arbeitsprozesse modernisiert, vereinheitlicht und zentral bereitgestellt werden.

Die Lösung muss insbesondere:

• die vorhandenen Daten aus conjectFM übernehmen, • eine zentrale und konsistente Datenhaltung ermöglichen, • die Bearbeitung durch unterschiedliche Fachbereiche unterstützen, • Self-Service-Funktionen für alle Nutzenden bereitstellen,

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• Medienbrüche und manuelle Mehrfacherfassungen reduzieren, • Gebäude-, Raum-, Personen-, Inventar- und Auftragsdaten miteinander verknüpfen, • mobile Arbeitsprozesse unterstützen, • nachvollziehbare und auswertbare Bearbeitungsprozesse ermöglichen, • bestehende Daten- und Berechtigungsstrukturen angemessen abbilden, • langfristig erweiterbar und wartbar sein.

Die einzelnen Module müssen auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten. Daten, die in mehreren Modulen benötigt werden, sollen nicht mehrfach und voneinander unabhängig gepflegt werden müssen.

3. Nutzungskonzept und Lizenzmodell

Die CAFM-Lösung muss unterschiedliche Benutzergruppen und -rollen sowie Nutzungsrechte unterstützen. Die Anpassung der jeweiligen Gruppen, Rollen und Rechte muss bis auf die einzelnen Datenfelder (Merkmale-, Attributebenen) durch die Administratoren möglich sein.

Hierfür muss die CAFM-Lösung 15 Lizenzen für gleichzeitig angemeldete Fachbearbeitende sowie 3 Lizenzen für gleichzeitig angemeldete Administrierende vorsehen.

Alle Mitarbeitenden (ca. 850 Personen) müssen auf das Self-Service-Portal Zugriff haben. Daher muss die CAFM-Lösung 100 Lizenzen für gleichzeitig angemeldete Mitarbeitende im Self-Service- Portal vorsehen.

Sofern ein Bieter aufgrund seiner Preisstaffelung kein mit der oben geforderten Anzahl übereinstimmendes Kontingent in den drei Lizenzarten (3/15/100) anbietet, werden Angebote mit einem höheren Kontingent als gleichwertig akzeptiert. Ein über die oben geforderte Mindestanzahl hinausgehendes Lizenzkontingent begründet keinen Vorteil in der Wertung des Angebots.

3.1 Administratoren

Administratoren müssen insbesondere folgende Aufgaben durchführen können:

• technische und fachliche Systemkonfiguration, • Verwaltung von Nutzenden und Rollen, • Verwaltung von Berechtigungen, • Konfiguration von Stammdaten, • Konfiguration von Workflows und Statusmodellen, • Einrichtung von Benachrichtigungen, • Verwaltung von Importen und Schnittstellen, • Verwaltung von Berichten und Auswertungen, • Überwachung von System- und Schnittstellenzuständen, • Konfiguration der einzelnen Fachmodule. 4

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3.2 Fachbearbeiter

Fachbearbeiter müssen abhängig von ihrer Rolle insbesondere folgende Funktionen nutzen können:

• Bearbeitung von Vorgängen und Aufgaben, • Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten, • Prüfung und Freigabe von Meldungen, • Bearbeitung von Aufträgen, • Planung und Verwaltung von Räumen und Flächen, • Inventar- und Lagerverwaltung, • Bearbeitung arbeitsschutzbezogener Vorgänge, • Erstellung von Auswertungen, • Verwaltung von Dokumenten und Anhängen.

Die Bearbeitungslizenzen müssen modulübergreifend nutzbar sein.

3.3 Self-Service-Nutzende

Das Self-Service-Portal muss abhängig von Rolle und Berechtigung insbesondere folgende Funktionen bereitstellen:

• Erfassung von Störungsmeldungen, • Erfassung von Serviceanfragen, • Abgabe von Bedarfsmeldungen, • Reservierung von Räumen, • Bestellung von Bewirtungsleistungen, • Anzeige eigener Meldungen und Anträge, • Anzeige des aktuellen Bearbeitungsstands, • Ergänzung von Informationen zu eigenen Vorgängen, • Upload von Fotos und Dokumenten, • Rücknahme oder Stornierung eigener Vorgänge, • Bestätigung von Übergaben oder Rückgaben, • Anzeige zugeordneter Räume, Arbeitsplätze oder Inventargegenstände.

Das Self-Service-Portal muss mit aktuellen Enterprise-Browsern nutzbar sein und eine intuitive Benutzeroberfläche bereitstellen.

4. Übergreifende Funktionen der Anwendung

Die CAFM-Lösung muss modulübergreifend folgende Funktionen unterstützen:

• zentrale Verwaltung von Stamm- und Bewegungsdaten,

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• rollenbasierte Benutzeroberflächen, • konfigurierbare Startseiten und Dashboards, • Volltextsuche, • strukturierte Such- und Filterfunktionen, • Sortierung und Gruppierung von Listen, • Speicherung benutzerbezogener Ansichten, • Wiedervorlagen und Erinnerungen, • Benachrichtigungen innerhalb des Systems und per E-Mail, • konfigurierbare Bearbeitungs- und Freigabeworkflows, • Status- und Fristenverwaltung, • Kommentierung von Vorgängen, • Ablage von Dokumenten und Bildern, • Historisierung relevanter Änderungen, • Protokollierung von Bearbeitungsschritten, • Import und Export von Daten und Auswertungen, • Erstellung regelmäßiger Berichte, • Zuordnung von Aufgaben zu Nutzenden oder Organisationseinheiten, • Vertretungsregelungen, • Verknüpfung von Personen, Räumen, Inventar, Aufträgen und Dokumenten.

5. Fachmodule

5.1 Basissystem inklusive einer Personenverwaltung

Das Basissystem muss die zentralen Stammdaten für die weiteren Module bereitstellen. Das Basissystem muss in der ersten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Personen, • Organisationseinheiten, • Standortdaten (Liegenschaften, Gebäude, Etagen, Räume und Arbeitsplätze) • Kostenstellen, • Inventargegenstände, • technische Anlagen, • Lieferanten und Dienstleister, • konfigurierbare Aufbewahrungs- und Löschfristen.

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5.2 Flächen- und Raumverwaltung

Das Modul muss die Verwaltung von Liegenschaften, Gebäuden, Etagen, Räumen, Flächen und Arbeitsplätzen tabellarisch und grafisch (CAD-Pläne) ermöglichen und in der ersten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Erforderlich sind insbesondere:

• hierarchische Abbildung von Standorten und Gebäuden, • Verwaltung von Liegenschafts-, Gebäude- und Raum- und Arbeitsplatzstammdaten, • Erfassung unterschiedlicher Nutzungs- und Flächenarten, • Zuordnung von Personen und Organisationseinheiten, • Zuordnung von Inventar und Ausstattung, • Darstellung freier und belegter Räume, • Historisierung von Belegungsänderungen, • Auswertungen zu Flächennutzung und Raumbelegung.

CAD-Funktionen

Für die Flächen- und Raumverwaltung müssen die vorhandenen CAD-Pläne, die als .dwg-Dateien vorliegen, importiert werden. Auf dieser Grundlage müssen visuelle Auswertungen aus der Datenbank in den Plänen möglich sein und dargestellt werden.

Es müssen die Formate .dwg und .dxf unterstützt werden. Über diese Anforderung hinaus unterstützte CAD-Formate sind vom Anbieter zu benennen.

5.3 Umzugsmanagement und Variantenplanung

Das Modul muss die Planung und Durchführung von Einzel- und Sammelumzügen unterstützen. Das Modul Umzugsmanagement und Variantenplanung muss in der ersten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Zwingend erforderlich:

• Erfassung von Umzugsanforderungen, • Auswahl betroffener Personen, • Auswahl betroffener Räume und/oder Arbeitsplätze, • Zuordnung von Inventargegenständen, • Definition von Ausgangs- und Zielräumen, • Erstellung mehrerer Planungsvarianten, • grafische und tabellarische Darstellung, • Planung von Umzugsterminen, • Erstellung von Aufgabenlisten, • Statusverfolgung, • Dokumentation der Durchführung, 7

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• Übernahme der neuen Zuordnungen in die Bestandsdaten.

5.4 Raumreservierung und Bewirtungsmanagement

Über das Self-Service-Portal müssen die Nutzenden Räume suchen und reservieren können. Das gesamte Self-Service-Portal muss in der ersten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Das Modul muss folgende Funktionen unterstützen:

• Suche nach Standort, Datum und Zeitraum sowie nach Raumkapazität, • Anzeige der Raumverfügbarkeit, • Einzel- und Serientermine (zeitlich begrenzt), • Änderung und Stornierung, • Schutz vor Doppelbuchungen, • Verwaltung von Vor- und Nachbereitungszeiten, • Sperrung nicht verfügbarer Räume, • Freigabeverfahren für bestimmte Räume, • Bestellung zusätzlicher Ausstattung, • Erfassung von Bewirtungsanforderungen, • Angabe von Teilnehmerzahl (interne und externe), • Erfassung besonderer Anforderungen, • Automatische Kommunikation bei der Reservierungsbestätigung und weiteren Statusänderungen, • Statusverfolgung der Bewirtungsbestellung.

Eine Anbindung an das vorhandene E-Mail-System muss möglich sein.

5.5 Inventarverwaltung inklusive mobile Inventarisierung

Das Modul muss die zentrale Verwaltung von Inventar- und Ausstattungsgegenständen ermöglichen und muss in der ersten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Benötigte Attribute / Merkmale:

• eindeutige Inventarnummern, • Bezeichnung und Kategorie, • Hersteller, Modell, Typ und Seriennummer, • Anschaffungsdatum, Anschaffungswert, Zustand, • Standort-, Raumzuordnung, • Personenzuordnung, Organisationseinheit, Kostenstelle, • Garantieinformationen, Wartungsinformationen, Prüftermine, • Übergabe und Rücknahme, • Aussonderung,

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• Dokumenten- und Fotohinterlegung, • Durchführung von Inventuren, • Auswertungen zu Bestand und Standort.

Mobile Erfassung

Die mobile Inventarisierung muss mit den beiden beim Auftraggeber vorhandenen Apple-iPad- Geräten (iPad Pro 11; Wi-Fi; 256 GB; A2759; aktuelle iPadOS Version) vollständig nutzbar sein. Hierbei ist zu beachten, dass Nutzung und Einrichtung der App auch ohne direkten Zugriff auf das Serversystem ermöglicht werden müssen. Mobilgeräte befinden sich nicht innerhalb des Servernetzes, sodass Datenimport und -export über eine beschriebene Schnittstelle ermöglicht werden müssen. Der Anbieter hat die unterstützten Betriebssystemversionen und gegebenenfalls erforderliche Browser oder Apps anzugeben.

Erforderlich sind hierfür:

• Scannen von Barcodes oder QR-Codes, • Suche vorhandener Inventargegenstände, • Neuanlage von Inventardatensätzen, • Änderung von Standort und Zuordnung, • Erfassung des Zustands, • Aufnahme von Fotos, • Durchführung mobiler Inventuren, • Synchronisation mit dem zentralen System.

Eine zeitweise Offline-Erfassung mit späterer Synchronisation muss unterstützt werden. Dabei müssen lokal gespeicherte personenbezogene Daten angemessen geschützt und nach erfolgreicher Synchronisation bzw. Wegfall der Erforderlichkeit gelöscht werden.

5.6 Schlüssel- und Codekartenverwaltung

Das Modul muss die Verwaltung mechanischer Schlüssel und elektronischer Zutrittsmedien ermöglichen. Das Modul zur Zugangsverwaltung muss in der ersten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Zwingend erforderlich:

• Verwaltung von Schließanlagen, Schließplan und Schlüssel • Verwaltung von Türen und Zylindern, • Verwaltung von Codekarten, • Abbildung von Schließberechtigungen, • Zuordnung zu Personen, • Ausgabe und Rücknahme sowie deren Dokumentation • Verwaltung verlorener oder gesperrter Medien, • Erinnerungen bei ausstehender Rückgabe, 9

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• Bestands- und Verlustauswertungen, • Historisierung von Ausgaben und Rücknahmen.

5.7 Störstellen- und Auftragsmanagement

Das Modul muss als zentrales Ticket- und Auftragsmanagement für liegenschaftbezogene Aufgaben eingesetzt werden können. Das gesamte Self-Service-Portal muss in der ersten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Die Nutzenden müssen Störungen und Serviceanfragen über das Self-Service-Portal melden können.

Zwingend erforderlich:

• Erfassen einer Meldung, • Automatisches Ausfüllen von verknüpften Stammdaten (z.B. Standortdaten, Telefon oder Mail-Adresse) und zusätzlich muss den Nutzenden eine manuelle Auswahlmöglichkeit gegeben werden, um andere Standort-, Gebäude- und Raumdaten einzutragen (z.B. Schadensort Flur und nicht Büroraum), • Auswahl einer Kategorie, • Beschreibung der Störung oder Anforderung, • Angabe einer Dringlichkeit, • Upload von Fotos und Dokumenten, • automatische Vergabe einer Vorgangsnummer, • automatische oder manuelle Zuordnung einer Störung an die zuständigen Stellen oder Personen, • Priorisierung, • Statusverwaltung, automatische E-Mail-Rückmeldung an die meldende Person bei Statuswechsel, • Termin- und Fristenüberwachung, • Rückfragen und Kommentare, • interne Bearbeitungsvermerke, • Benachrichtigung der meldenden Person, • Anzeige des Bearbeitungsstands im Self-Service-Portal, • Erfassung von Zeit- und Materialaufwand, • Abschlussdokumentation, • Verknüpfung mit Räumen, Inventar und technischen Anlagen, • Auswertung nach Status, Kategorie, Standort und aufgeführter Tätigkeit.

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5.8 Reinigungsmanagement

Das Reinigungsmanagement muss die Planung, Steuerung und Kontrolle von Reinigungsleistungen unterstützen. Das Reinigungsmanagement muss ab der zweiten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Zwingend erforderlich:

• Zuordnung von Reinigungsflächen, • Verwaltung von Reinigungsarten, • Verwaltung von Reinigungsintervallen, • Erstellung von Reinigungsplänen, • Zuordnung von Dienstleistern oder Mitarbeitenden, • Verwaltung von Leistungsbeschreibungen, • Dokumentation von Sonderreinigungen, • Erfassung von Reklamationen, • Qualitätskontrollen, • mobile Dokumentation von Kontrollen, • Auswertung nach Gebäude, Fläche, Zeitraum und Dienstleister, • Verknüpfung mit dem Auftragsmanagement.

5.9 Lager- und Materialverwaltung

Das Modul muss mehrere organisatorisch getrennte Lager- und Materialbereiche abbilden können und muss ab der zweiten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Zwingend erforderlich:

• Verwaltung mehrerer Lager, • Verwaltung von Lagerorten, • Artikelstammdaten wie z. B. Artikelgruppen, Mengeneinheiten, Mindest- und Meldebestände, • Erfassung von Lagerbestandsveränderungen, z. B. Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, Reservierungen, Bestandskorrekturen und Preise, • Inventuren, • Verwaltung von Haltbarkeitsdaten und Chargen, • Lieferantenverwaltung, • automatische Bestandswarnungen, • Verbrauchsauswertungen, • Zuordnung von Entnahmen zu Personen, Organisationseinheiten oder Aufträgen, • Berechtigungssteuerung nach Lagerbereich.

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5.10 Arbeitsschutz

Das Arbeitsschutzmodul muss die Verwaltung und Dokumentation arbeitsschutzbezogener Aufgaben ermöglichen und muss ab der zweiten Umsetzungsphase zur Verfügung stehen.

Ebenso muss das System Prüf- und Messergebnisse aus externen Systemen oder Prüfgeräten importieren können.

Dies betrifft beispielsweise Prüfungen ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel und Anlagen.

Zwingend erforderlich:

• Verwaltung von Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Unterweisungen, Terminen und Fristen sowie vorgeschriebenen Prüfungen und deren Prüfintervallen, • Zuordnung zu Personen, Räumen, Arbeitsplätzen, Tätigkeiten oder Anlagen, • Erstellung von Wiedervorlagen, • Import und Export strukturierter Prüfdateien, • Zuordnung zu vorhandenen Betriebsmitteln, • Speicherung von Messwerten und der Prüfungsergebnisse inklusive bestandener Prüfungen bzw. nicht bestandener Prüfungen, • Verwaltung von Prüfdatum und nächstem Prüftermin, • Dokumentation von Maßnahmen, Prüfergebnissen und Prüfprotokollen, • Auswertung offener und überfälliger Maßnahmen und Wirksamkeitskontrollen.

5.11 Betriebliches Eingliederungsmanagement

Die CAFM-Lösung muss die organisatorische Abbildung von BEM-Verfahren unterstützen können. Das Modul zum BEM kann nach erfolgter datenschutzrechtlicher Prüfung zur Verfügung gestellt und erst nach entsprechender Freigabe produktiv eingesetzt werden.

Aufgrund des besonderen Schutzbedarfs der hierbei verarbeiteten Daten muss dieser Bereich technisch und berechtigungsseitig von den übrigen CAFM-Daten getrennt werden können.

Zwingend erforderlich:

• gesonderter Nutzerkreis, • fallbezogene Berechtigungen, • Ausschluss der Daten aus allgemeinen Suchergebnissen, Auswertungen und Berichten, • Verwaltung von Verfahrensständen, • Terminverwaltung, • Aufgaben und Wiedervorlagen, • Dokumentation von Einwilligungen, • Dokumentenverwaltung, • Protokollierung von Zugriffen und Änderungen, 12

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• gesonderte konfigurierbare Aufbewahrungs- und Löschfristen für BEM-Daten und zugehörige Dokumente.

5.12 Bedarfsverwaltung

Die CAFM-Lösung muss ein Modul für die Erfassung und Bearbeitung von Bedarfsmeldungen enthalten.

Die Nutzenden müssen Bedarfsmeldungen über das Self-Service-Portal erfassen können.

Zwingend erforderlich sind:

• Auswahl einer Bedarfskategorie, • Angabe von Artikel oder Leistung, • Angabe von Menge und Termin, • Begründung des Bedarfs, • Zuordnung zu Organisationseinheit und Kostenstelle, • Freigabeverfahren, • Prüfung vorhandener Lagerbestände, • Weiterleitung an zuständige Stellen, • Statusverfolgung, • Benachrichtigungen, • Auswertungen nach Fachbereich, Status und Zeitraum.

5.13 Fuhrparkmanagement

Die CAFM-Lösung muss ein Modul für die Verwaltung des Fuhrparks anbieten.

Dieses muss insbesondere folgende Funktionen unterstützen:

• Fahrzeugstammdaten, • Verantwortliche, • Zulassungsdaten, • Versicherungsdaten, • Wartungs- und Prüftermine, • Fristenüberwachung, • Schadensmanagement, • Unfallmanagement, • Verbrauchsdaten, • Tank- und Ladedaten, • Reifenverwaltung, • Fahrzeugreservierungen, • Fahrtenbuchfunktionen,

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• Dokumentenverwaltung, • Kosten- und Verbrauchsauswertungen.

6. Self-Service-Portal

Das Self-Service-Portal ist als zentraler Zugangspunkt für die Nutzenden bereitzustellen.

Es muss ohne Installation zusätzlicher Arbeitsplatzsoftware über einen Webbrowser erreichbar sein.

Die Nutzenden dürfen nach der Anmeldung ausschließlich die für sie freigegebenen Funktionen sehen können.

Das Portal muss folgende Arbeitsweise unterstützen:

• Die Nutzenden müssen über den zentralen Verzeichnisdienst automatisch über Kerberos-Single-Sign-on angemeldet werden. • Vorhandene personenbezogene und organisatorische Daten werden automatisch vorbelegt. • Räume, Standorte oder Inventargegenstände müssen aus vorhandenen Stammdaten auswählbar sein. • Bilder und Dokumente müssen angefügt werden können. • Nach dem Absenden wird eine eindeutige Vorgangsnummer erzeugt, die anhand definierter Regeln an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet wird. • Eingangsbestätigung, Statusänderungen und Rückfragen werden im Portal angezeigt und per E-Mail an die meldende Person übermittelt.

Das Portal muss responsiv gestaltet sein und auch auf mobilen Endgeräten nutzbar sein.

7. Datenmigration aus conjectFM

7.1 Umfang der Migration

Die vorhandenen Daten aus dem bestehenden CAFM-System Planon (conjectFM bzw. essentialsFM) sind in die neue CAFM-Lösung zu übernehmen.

Die Migration muss abhängig von den verfügbaren Quelldaten insbesondere folgende Datenarten umfassen:

• Personenstammdaten, • Organisationseinheiten, • Liegenschafts-, Gebäude-, Etagen-, Raum- und Arbeitsplatzdaten, • Personen-Raum-Zuordnungen, • Inventarstammdaten, Inventarzuordnungen,

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• technische Anlagen, • Schlüssel- und Karteninformationen, • offene Aufträge, Raumreservierungen und Störungsmeldungen, • CAD- und Grundrissdateien, • benutzerdefinierte Stammdaten und Klassifikationen.

7.2 Migrationskonzept

Vor der technischen Migration ist ein Migrationskonzept zu erstellen.

Das Migrationskonzept muss enthalten:

• Übersicht der vorhandenen Datenquellen, • Beschreibung der conjectFM-Datenstrukturen, • Festlegung der zu migrierenden Daten (bei personenbezogenen Daten Prüfung der weiteren Erforderlichkeit unter Berücksichtigung bestehender Aufbewahrungs- und Löschfristen), • Festlegung nicht zu übernehmender Daten, • Zuordnung der Quellfelder zu den Zielfeldern, • Transformations- und Bereinigungsregeln, • Umgang mit ungültigen oder unvollständigen Daten, • Umgang mit Dubletten, • Umgang mit historischen Daten, • Übernahme von Dokumenten und Anhängen, • Übernahme von CAD-Dateien, • technische Durchführung der Migration, • Verfahren zur Prüfung der Vollständigkeit, • Rückfallverfahren bei fehlgeschlagener Migration.

7.3 Durchführung

Die Migration muss mindestens in folgenden Schritten erfolgen:

• technische Analyse des conjectFM-Systems, • Bereitstellung eines Datenexports oder Datenbankzugriffs, • Analyse der Datenqualität, • Erstellung einer Feld- und Wertzuordnung, • Durchführung einer Testmigration in der zuvor eingerichteten Testumgebung, • fachliche Prüfung der Testmigration, • Korrektur der Zuordnungen und Transformationsregeln, • Durchführung einer weiteren Testmigration bei Bedarf,

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• Festlegung des Migrationstermins, • Durchführung der Produktivmigration im Wirksystem, • Prüfung der Vollständigkeit und Korrektheit, • Dokumentation der Migrationsergebnisse.

7.4 Qualitätssicherung

Für die Migration müssen Prüfungen vorgesehen werden.

Hierzu gehören insbesondere:

• Vergleich der Datensatzanzahl zwischen Quell- und Zielsystem, • Prüfung fachlich relevanter Stichproben, • Prüfung von Personen-Raum-Zuordnungen, • Prüfung von Dokumenten und Anhängen, • Prüfung der CAD-Verknüpfungen, • Prüfung offener Aufträge, • Prüfung historischer Daten, • Protokollierung nicht übernommener Datensätze, • Dokumentation erkannter Datenqualitätsprobleme, • Überführung der für den Wirkbetrieb freigegebenen Daten in die Wirkdatenbank.

Die endgültige Abschaltung des conjectFM-Systems wird erst nach erfolgreicher Prüfung der Produktivmigration erfolgen.

Das Altsystem oder ein geeigneter Datenexport muss für einen festzulegenden Übergangs- und Archivierungszeitraum lesend verfügbar bleiben. Nach dessen Ablauf sind die personenbezogenen Daten zu löschen, soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

8. Technische Plattform

8.1 Betriebsmodell

Die CAFM-Lösung muss vollständig On-Premise in der Infrastruktur des Auftraggebers betrieben werden können.

Für den regulären Betrieb darf keine zwingende Speicherung oder Verarbeitung fachlicher Daten in einer externen Cloud erforderlich sein.

Ebenso darf keine direkte Internetverbindung zur Aktivierung, zum Betrieb und zur Aktualisierung nötig sein.

Neben dem Wirkbetrieb-System ist der Aufbau einer Test-/Migrationsumgebung einzurichten.

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Der Anbieter muss sämtliche erforderlichen Systemkomponenten und Kommunikations- beziehungen dokumentieren. Sicherheits- und Funktionsupdates müssen während des gesamten Produktsupportzeitraums vom Auftragnehmer bereitgestellt werden. Kritische Sicherheitslücken müssen unabhängig von regulären Funktions-Releases behoben werden können.

8.2 Serverbetriebssystem

Die Lösung muss auf virtualisierten Servern im BIBB-Rechenzentrum als klassische Server- Software oder (Open Shift/Docker-)Container mit folgendem Betriebssystem betrieben werden können:

• auf Microsoft Windows Server 2022 (oder neuer) • oder auf aktuellen Linux-Distributionen (bspw. Debian 13, Ubuntu 26.04 LTS o.Ä.)

Der Anbieter muss die unterstützten Betriebssystemversionen verbindlich benennen.

Die Installation muss ohne grafische Benutzeroberfläche eines dauerhaft angemeldeten Nutzenden betrieben werden können. Hintergrundfunktionen müssen als Windows-Dienste oder vergleichbare Serverprozesse ausgeführt werden.

8.3 Virtualisierung

Die Lösung muss für den Betrieb in einer virtualisierten Umgebung (Microsoft Hyper-V) geeignet sein.

Der Anbieter muss angeben:

• benötigte Anzahl virtueller Server, • erforderliche Serverrollen, • Mindestanforderungen an CPU und Arbeitsspeicher, • erforderlichen Speicherplatz, • erwartetes Datenwachstum, • Anforderungen an Netzwerk und Latenz, • empfohlene Trennung von Web-, Applikations- und Datenbankserver, • Voraussetzungen für Hochverfügbarkeit, • Anforderungen an Test- und Wirksystem.

8.4 Datenbanksysteme

Die CAFM-Lösung muss die Nutzung einer durch den Auftraggeber bereitgestellten Microsoft- SQL-Server-Instanz innerhalb der bestehenden hochverfügbaren Microsoft SQL-Server 2019 Infrastruktur unterstützen.

Der Anbieter muss angeben:

• unterstützte SQL-Server-Versionen, • unterstützte SQL-Server-Editionen, 17

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• erforderliche Datenbankoptionen, • erforderliche Kollation, • erforderliche Datenbankberechtigungen, • Anforderungen an Dienstkonten, • Größe der Datenbank, • erwartetes Datenwachstum, • Anforderungen an Datenbanksicherung und Wiederherstellung, • Verfahren für Datenbank- und Schemaaktualisierungen.

Die Datenbankverbindung muss verschlüsselt werden können.

Für den regulären Betrieb müssen dedizierte technische LDAP-Konten verwendet werden können. Eine dauerhafte Nutzung uneingeschränkter Datenbankadministrationsrechte darf nicht erforderlich sein.

Die Datenbank muss mit den Standardverfahren von Microsoft SQL Server gesichert und wiederhergestellt werden können. Des Weiteren müssen die nach Maßgabe des Migrationskonzepts zur Übernahme vorgesehenen Daten aus der vorherigen Applikation ConjectFM (Oracle Datenbank) vollständig und korrekt migriert werden können.

Die Software unterstützt die Verschlüsselung ruhender Daten mit den Bordmitteln des Microsoft SQL Servers (Transparent Data Encryption) für Datenbank, Transaktionsprotokoll und Sicherungen. Außerhalb der Datenbank abgelegte Dateien werden durch Datenträger- verschlüsselung geschützt.

8.5 Datei- und Dokumentenspeicher

Der Anbieter muss darstellen, wie Dokumente, Anhänge, Bilder und CAD-Dateien gespeichert werden.

Zulässig sind insbesondere:

• Speicherung innerhalb der Datenbank, • Speicherung in einem zentralen Dateisystem, • Kombination aus Datenbank und Dateisystem.

Bei einer Speicherung außerhalb der Datenbank muss eine eindeutige und konsistente Verknüpfung zwischen Datenbank und Dateien gewährleistet sein.

Die Sicherung und Wiederherstellung von Datenbank und Dateispeicher muss konsistent erfolgen können.

8.6 Arbeitsplatzsoftware

Sollte eine Arbeitsplatzsoftware benötigt werden, bspw. für die fachadministrativen Tätigkeiten oder die Bearbeitung von Vorgängen, so muss diese vollständig mit den bestehenden Microsoft

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Windows 11-Clientsystemen kompatibel sein. Eine Anmeldung an der Software muss via Single Sign-On (bspw. über Kerberos) erfolgen.

Die Software muss über eine zentrale Bereitstellung auf den Systemen installierbar sein, bspw. via Microsoft Configuration Manager. Eine dokumentierte Möglichkeit zur unbeaufsichtigten Installation, z.B. in Form eines MSI-Pakets, ist zwingend erforderlich.

8.7 Webserver

Die Buchung von Sitzungssälen oder die Erstellung von Tickets muss über eine browserbasierte Webanwendung mit automatischer Anmeldung (Single Sign-On) für alle Mitarbeitenden des BIBBs möglich sein. Hierbei erfolgt der Zugriff über einen aktuellen Enterprise Microsoft Edge- Browser.

Das Self-Service-Portal muss über eine herstellerseitig unterstützte Webserver-Komponente unter Windows Server 2022 oder neuer (bspw. MS IIS) bzw. einer aktuellen Open Source Webserver-Software (bspw. Apache Tomcat o.Ä.) realisiert werden. Eine Transportverschlüsselung ist obligatorisch.

8.8 Wartung und Support

Im Angebot muss ein Wartungs- und Service-Vertrag über 60 Monate (2027 – 2031) enthalten sein. Weitere Bedingungen sind im EVB-IT Vertrag aufgeführt.

Der Auftragnehmer stellt während der gesamten 60-monatigen Servicevertragslaufzeit sicher, dass die CAFM-Software einschließlich sämtlicher Schnittstellen dauerhaft betriebsbereit gehalten wird. Hierzu stellt er eine deutschsprachige Hotline sowie eine zentrale E-Mail- oder Ticketannahme zur Verfügung. Die Servicezeiten sind montags bis freitags von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr.

Der Auftragnehmer hat die Betriebsbereitschaft innerhalb der vereinbarten Wiederherstellungs- zeit wiederherzustellen. Die Art der technischen Umsetzung bleibt ihm überlassen. Entscheidend ist, dass die erforderlichen Funktionen innerhalb der vereinbarten Frist wieder zur Verfügung

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stehen. Kann die vollständige Funktionsfähigkeit nicht fristgerecht erreicht werden, ist zunächst eine geeignete Übergangslösung bereitzustellen; die vollständige Wiederherstellung ist anschließend unverzüglich abzuschließen. Bei wiederholtem systembedingtem Ausfall derselben Funktion ist eine dauerhafte technische Lösung herbeizuführen.

9. Authentifizierung und Benutzerverwaltung

9.1 LDAP- und Active-Directory-Anbindung

Die Benutzerverwaltung und Benutzerlogins müssen an den zentralen LDAP-kompatiblen Verzeichnisdienst des Auftraggebers angebunden werden können.

Insbesondere muss Microsoft Active Directory unterstützt werden.

Zwingend erforderlich:

• Suche und Übernahme von Mitarbeitenden, • Übernahme definierter Benutzerattribute, • Übernahme von Gruppenmitgliedschaften, • Zuordnung von Gruppen zu Rollen, • automatische Anlage von Benutzerprofilen, • Aktualisierung vorhandener Benutzerprofile, • Deaktivierung gesperrter oder gelöschter Mitarbeitender, • regelmäßige Synchronisation, • verschlüsselte Kommunikation über LDAPS oder ein vergleichbares Verfahren.

Kennwörter aus dem Verzeichnisdienst dürfen nicht dauerhaft in der CAFM-Anwendung gespeichert werden.

9.2 Single Sign-on

Für Self-Service-Portalnutzende, Fachbearbeiter und Administratoren muss die Anmeldung automatisch via Single Sign-on über Kerberos erfolgen.

Benutzer, die an einem Arbeitsplatz innerhalb der Windows-Domäne angemeldet sind, müssen das CAFM-System ohne erneute Eingabe ihres Kennworts aufrufen können.

Die Lösung muss mindestens unterstützen:

• integrierte Windows-Authentifizierung, • Kerberos, • Nutzung von Service Principal Names, • dedizierte Dienstkonten, • browserbasierte Anmeldung, • Betrieb hinter einem Reverse Proxy, 20

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• Protokollierung fehlgeschlagener Anmeldungen, • Zuordnung der Benutzeridentität zu Rollen und Berechtigungen.

Für Fälle, in denen Kerberos nicht verfügbar ist, muss eine alternative Anmeldung gegen den zentralen Verzeichnisdienst möglich sein.

9.3 Rollen und Berechtigungen

Das System muss ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept bereitstellen.

Berechtigungen müssen mindestens nachfolgenden Kriterien vergeben werden können:

• Benutzerrolle, • Modul, • Vorgangsart, • Organisationseinheit, • lesender, schreibender oder Vollzugriff.

Besonders schützenswerte Daten, insbesondere BEM-, Ausweis-, Zutritts- und arbeitsschutzbezogene Daten, müssen durch gesonderte Berechtigungen geschützt werden können.

10. Schnittstellen

Die CAFM-Lösung muss über dokumentierte Schnittstellen verfügen.

Mindestens erforderlich sind:

• REST-API oder vergleichbarer Webservice, • Import und Export von CSV-Dateien, • Import und Export von Excel-Dateien, • Unterstützung strukturierter Datenformate wie JSON oder XML, • LDAP- beziehungsweise Active-Directory-Anbindung, o verschlüsselte Anbindung an Microsoft Active Directory mittels LDAPS o Übernahme der für den Betrieb erforderlichen, vom Auftraggeber definierten Benutzerattribute o Übernahme von AD-Gruppenmitgliedschaften o automatisierte Aktualisierung von Nutzende und Gruppen o Sperrung beziehungsweise Deaktivierung ausgeschiedener Mitarbeitender o keine Speicherung von AD-Kennwörtern in der Anwendung • Nutzung eines Service-Accounts zur Änderung von Benutzerattributen via LDAP, IDM, REST-API oder vergleichbar,

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• E-Mail-Anbindung und transportverschlüsselter E-Mail-Versand inkl. Authentifizierung zur Anbindung an ein aktuelles Microsoft Exchange-System. • Import und Export von CAD- und CSV-Dateien, • Import und Export von Daten der mobilen Datenerfassung, • Import von Prüf- und Messergebnissen, • Kompatibilität mit Fabasoft E-Akte + SAP, mittels standardisierter Schnittstelle.

11. Löschkonzept, Protokollierung und

Informationssicherheit

Die CAFM-Lösung muss die datenschutzgerechte Verarbeitung personenbezogener Daten unterstützen.

Zwingend erforderlich:

• rollenbasierte Zugriffskontrolle, • Trennung fachlicher Zuständigkeiten, • Protokollierung von Anmeldungen, • Protokollierung fehlgeschlagener Anmeldungen, • Protokollierung von Berechtigungsänderungen, • Protokollierung fachlich relevanter Datenänderungen, • Protokollierung von Importen und Exporten, • für unterschiedliche Datenarten und Module konfigurierbare Aufbewahrungs- und Löschfristen, • Löschung oder Anonymisierung personenbezogener Daten.

Hierunter fällt auch die Erstellung eines Löschkonzepts in Abstimmung mit dem BIBB sowie dessen technische Umsetzung in der CAFM-Lösung.

Protokolldaten müssen nach Nutzenden, Zeitpunkt, Vorgang und Art der Änderung ausgewertet werden. Protokolldaten müssen vor unbefugtem Zugriff und Veränderung geschützt sowie ihre Aufbewahrungsdauer konfigurierbar sein.

12. Betrieb, Sicherung und Wiederherstellung

Die CAFM-Lösung muss in die vorhandenen Betriebsprozesse des Auftraggebers integriert werden können.

Zwingend erforderlich:

• dokumentierte Systemdienste, • dokumentierte Netzwerkverbindungen, • dokumentierte Ports,

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• System- und Fehlerprotokolle, • Überwachung von Anwendung und Hintergrunddiensten, • Überwachung der Datenbankverbindung, • Überwachung von Schnittstellen, • automatische oder manuelle Health-Checks, • Integration in ein zentrales Monitoring, • Unterstützung einer anwendungs- und datenbankkonsistenten Sicherung mit Veeam Backup & Replication, • dokumentierte Wiederherstellungsverfahren.

Das Sicherungskonzept muss mindestens folgende Bestandteile berücksichtigen:

• Microsoft-SQL-Datenbank, • Dokumente und Anhänge, • CAD-Dateien, • Konfigurationsdaten, • Schnittstellenkonfiguration, • anwendungsspezifische Schlüssel oder Zertifikate.

13. Dokumentation

Für die eingeführte CAFM-Lösung sind folgende Dokumentationen bereitzustellen:

• Systemarchitektur, • Installationsdokumentation, • Betriebshandbuch, • Administrationshandbuch, • Benutzerhandbuch, • Beschreibung des Self-Service-Portals, • Rollen- und Berechtigungskonzept, • Datenbankdokumentation, • Schnittstellendokumentation (unterstützte Protokolle und Dateiformate, Authentifizierungsverfahren, Protokollierung, Fehlerbehandlung) • Migrationsdokumentation, • Sicherungs- und Wiederherstellungsanleitung, • Update- und Upgradeanleitung, • Beschreibung technischer Dienstkonten, • Übersicht benötigter Netzwerkports, • Dokumentation kundenspezifischer Konfigurationen.

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Die Dokumentation ist in deutscher Sprache oder, bei rein technischen Herstellerunterlagen, mindestens in englischer Sprache bereitzustellen.

14. Schulungen

Der Auftragnehmer muss verschiedene Schulungen für Administratoren und Facharbeiter anbieten.

Basisschulung

Im Rahmen der Basisschulung sind die grundlegenden Funktionsweisen des Systems zu vermitteln. Hierzu gehören insbesondere:

• Benutzeroberfläche und Navigation im System, • Filter-, Such- und Sortierungsfunktionen, • Datenerfassung, Datenänderung und Datenausgabe.

Die Basisschulung ist für 20 Personen durchzuführen.

Modulschulungen

Im Rahmen der Modulschulungen sind die spezifischen Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten aller o. g. Module zu vermitteln. Die Schulungsinhalte sind auf die vorgesehenen Anwendungsfälle der jeweiligen Module abzustimmen.

Administratorenschulung

Für die Administratoren sind Schulungen durchzuführen, die insbesondere die folgenden Themen umfassen:

• Einrichtung des Systems • Systemkonfiguration • Rollen- und Nutzerverwaltung, • Default- Einstellungen, • Einrichtung von Workbenches, • Erstellen von Auswertungen und Berichten

Die teilnehmenden Administratoren sollen nach Abschluss der Schulungen in der Lage sein, die vermittelten Kenntnisse selbständig anzuwenden und als Multiplikatoren zu fungieren.

Durchführung und Unterlagen

Die Schulungen sind in Gruppen von 5 bis 8 Personen in den Räumlichkeiten des BIBB durchzuführen. Der Auftragnehmer hat für die Schulungen geeignete Schulungsunterlagen (Handouts) zu erstellen und den Teilnehmenden sowie dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer eine Handlungshilfe für die Nutzenden des Self- Service-Portals zu erstellen und bereitzustellen.

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Schulungen, Schulungsunterlagen und Handlungshilfe sind in deutscher Sprache durchzuführen bzw. bereitzustellen.

Der Auftragnehmer hat mit seinem Angebot ein Schulungskonzept vorzulegen, aus dem die vorgesehenen Schulungsinhalte, der zeitliche Umfang der jeweiligen Schulungen sowie die vorgesehene Methodik und Details der Durchführung hervorgehen.

15. Angebotserstellung

Das Angebot muss eine den Umsetzungsphasen entsprechende Zeitplanung enthalten. Dabei sind Prozesse und Vorgehensweisen zur Realisierung des Auftrags kurz darzustellen.

Der Angebotspreis muss als Gesamtpreis kalkuliert werden. Eine Kalkulation in Form eines Preisblatts, das sowohl den Gesamtpreis als auch die Positionspreise sowie Angaben zur Umsatzsteuer enthält, ist beizufügen (siehe Anlage).

Es werden ausschließlich vollständige Preisangaben berücksichtigt. Sämtliche zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Kosten, Nebenkosten (inklusive Reisekosten für die Schulungen und den Kick-Off-Termin in Bonn) und sonstigen Aufwendungen sind in das Angebot einzukalkulieren.

Sofern die Angebotskalkulation des Bieters Kosten für mobile Lizenzen vorsieht, sind diese Kosten vollständig und ausschließlich als Bestandteil der Position „Lizenzkosten Fachbearbeiter“ im Preisblatt zu berücksichtigen.

Alle zur Erfüllung der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Anforderungen erforderlichen Aufwendungen sind mit dem Angebotspreis abgegolten.

Die Erfüllung aller in dieser Leistungsbeschreibung genannten technischen Anforderungen ist zwingend erforderlich. Angebote, welche diese Anforderungen nicht vollumfänglich erfüllen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

16. Eignung

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind mindestens drei Referenzen bisher durchgeführter Projekte aus den vergangenen drei Jahren einzureichen. Die Referenzen müssen in Art und Umfang vergleichbare Projekte bei öffentlichen oder privaten Auftraggebern betreffen.

Der Nachweis erfolgt über die vollständig ausgefüllte Eigenerklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit. Die Nichteinreichung führt zum Ausschluss.

17. Zuschlag

Das einzige Zuschlagskriterium ist der Gesamtbruttopreis des Angebots gemäß Preisblatt.

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18. Zeitplan

Die Bereitstellung der erforderlichen Lizenzen hat schnellstmöglich zu erfolgen, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung. Auch der Kickoff-Termin muss innerhalb von 14 Tagen nach Erteilung des Zuschlags stattfinden. Der Auftragnehmer beginnt spätestens am dritten Werktag nach dem Kickoff-Termin mit den vereinbarten Implementierungsleistungen.

Es wird folgende Zeitplanung vorgegeben:

bis 14 Tage nach Zuschlag Projektstart: Kickoff-Termin in Bonn und bestätigte Projektplanung

bis 14 Tage nach Zuschlag Lieferung der erforderlichen Lizenzen und Einrichtung/Installation der Basis-Software

bis zum 29.01.2027 Schnittstellenimplementierung und Anpassungsleistungen inklusive der Datenmigration (Umsetzungsphase 1)

bis zum 26.02.2027 System-Schulungen (in Bonn)

bis zum 31.03.2027 Übernahme in den Wirkbetrieb und Abschluss der Implementierung der Umsetzungsphase 1

bis zum 30.04.2027 Anpassungsleistungen inklusive der Datenmigration (Umsetzungsphase 2)

bis zum 31.05.2027 Übernahme in den Wirkbetrieb und Abschluss der Implementierung der Umsetzungsphase 2

Die in der Zeitplanung genannten Termine dürfen im gegenseitigen Einvernehmen angepasst werden. Der Endtermin bleibt hiervon unberührt.

Der Auftrag zur Implementierung des CAFM-Systems ist verbindlich bis zum bis zum 31.05.2027 erfolgreich abzuschließen.

Die Durchführung der Implementierungsleistungen muss im Einklang mit den laufenden Arbeiten erfolgen. Eine enge Abstimmung zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber ist hierfür erforderlich.

19. Abnahme der Leistung

Die Abnahme zur Lieferung der Softwarelizenzen erfolgt nach vollständiger Übermittlung aller Lizenzinformationen.

Die Abnahme zur Schulung erfolgt nach Durchführung der vereinbarten Schulungen und Aushändigung des Handouts sowie der Handlungshilfe (Self-Service Portal).

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Die Abnahme zur jeweiligen Umsetzungsphase erfolgt nach erfolgreicher Durchführung und Dokumentation der Abnahmetests in der Testumgebung und im Wirksystem des Auftraggebers.

Für die Abnahme in der jeweiligen Umsetzungsphase gelten die folgenden Voraussetzungen:

• Alle im Leistungsumfang vereinbarten Funktionen, Prozesse, Module, Benutzerrollen und Schnittstellen der jeweiligen Umsetzungsphase sind implementiert und funktionsfähig. • Die vereinbarten Daten wurden vollständig und fehlerfrei aus dem Vorsystem übernommen und sind in den jeweiligen Modulen nutzbar. • Die vereinbarte Dokumentation wurde vollständig übergeben.

20. Zahlungsplan

Die Zahlungen erfolgen nach ordnungsgemäßer Erbringung der geschuldeten Leistungen und Rechnungsstellung.

Die Teilzahlungen erfolgen gemäß Preisblatt entsprechend der folgenden Übersicht:

• nach Lieferung der Software und der benötigten Lizenzen,

• nach Abnahme der Leistungen der Umsetzungsphase 1,

• nach Abnahme der Leistungen der Umsetzungsphase 2,

• nach Abschluss der Schulung und Übermittlung des Handlungsleitfadens,

• jeweils jährlich im Voraus die Wartungs-/Servicekosten.

Die Rechnungsstellung setzt die schriftliche Bestätigung des Auftraggebers über die vertragsgemäße Leistungserbringung voraus und soll schnellstmöglich erfolgen.

21. Zahlungsbedingungen

Das BIBB hat seine Rechnungsbearbeitung gemäß dem E-Rechnungsgesetz von 2017 (BGBl. l, 770 ff.) auf den elektronischen Weg umgestellt. Rechnungen werden daher ausschließlich über das OZG-RE-Portal der Bundesdruckerei entgegengenommen. Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung steht Ihnen die OZG-Rechnungseingangsplattform unter https://xrechnung-bdr.de zur Verfügung.

22. Datenschutz

Auftraggeber und Auftragnehmer (einschließlich etwaige Unterauftragnehmer) sind für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen nach der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) verantwortlich. Im Rahmen des Auftrags verarbeitet der Auftragnehmer - einschließlich etwaiger Unterauftragnehmer - personenbezogene Daten gemäß

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Art. 4 Nr. 8, Art. 28 und Art. 29 DSGVO als Auftragsverarbeiter. Der Auftraggeber übermittelt dem Auftragnehmer die notwendigen personenbezogenen Daten, die für die Leistungserbringung erforderlich sind. Sie dürfen nur für den in der Leistungsbeschreibung festgelegten Zweck verwendet werden. Alle bei der Durchführung des Auftrags eingesetzten Personen sind zur Verschwiegenheit über alle ihnen bei der Durchführung bekannt gewordenen Tatsachen zu verpflichten. Die Vereinbarung über die Datenverarbeitung im Auftrag ist beigefügt und Bestandteil des Vertrags. Die ausgefüllte Erklärung ist mit dem Angebot in Textform einzureichen. Die Nichteinreichung führt zum Ausschluss.

23. Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung

von IT-Leistungen (EVB-IT)

Als öffentliches Institut ist das BIBB gemäß Verwaltungsvorschrift zu § 55 BHO gehalten, bei der Beschaffung von IT-Leistungen die einschlägigen Ergänzenden Vertragsbedingungen des Bundes (EVB-IT) als Vertragsbestandteil zu berücksichtigen.

Für die vorliegende Ausschreibung werden daher folgende EVB-IT als ergänzende Vertragsbedingungen zugrunde gelegt:

• EVB-IT Überlassung-AGB (Typ A) – Ergänzende Vertragsbedingungen für die dauerhafte Überlassung von Standardsoftware • EVB-IT Pflege S-AGB – Ergänzende Vertragsbedingungen für die Pflege von Standardsoftware

Die jeweils geltenden EVB-IT können über die Internetseite des Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik (http://cio.bund.de) eingesehen werden. Mögliche Gründe, die dem entgegenstehen, sind vor Auftragserteilung mitzuteilen.

Die Leistungen der vorgenannten Umsetzungsphasen 1 und 2 werden gemäß Ziffer 1.1 der EVB- IT Überlassung-AGB (Typ A) nicht vom Anwendungsbereich der EVB-IT Überlassung-AGB erfasst. Für diese Leistungen werden daher ergänzend die einschlägigen Regelungen der EVB-IT Erstellungs-AGB in angepasster Form vereinbart.

Welche Regelungen auf die Umsetzungsphasen 1 und 2 Anwendung finden, ist in der Anlage „Ergänzende Vertragsbedingungen für die Umsetzungsphasen 1 und 2“ vollständig und abschließend geregelt. Die einschlägigen Regelungen der EVB-IT Erstellungs-AGB wurden hierfür, soweit erforderlich, an die konkrete Vertragsgestaltung sowie an die verwendete Terminologie und Nummerierung angepasst.

24. Zusatz

Der Bieter ist aufgefordert, das BIBB auf Widersprüche innerhalb dieser Leistungsbeschreibung aufmerksam zu machen.

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Verbindlich sind ausschließlich die in den Vergabeunterlagen dokumentierten Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Abweichende Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen eines Bieters sowohl als Allgemeine Geschäftsbedingungen als auch in Form einzelfallbezogener Vertragsbedingungen werden nicht Vertragsbestandteil.

Stand: 25. September 2026

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