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Anlage A5 Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO für Teilnehmer an Vergabeverfahren der KVB
Der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten ist für die KVB von besonderer Bedeutung. Sofern wir personenbezogene Daten von Ihnen im Rahmen eines Vergabeverfahrens erheben, verwenden wir diese Daten unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, wie, in welchem Umfang und zu welchen Zwecken wir personenbezogene Daten im Rahmen der Ausschreibung sowie einer etwaigen späteren Auftragsdurchführung verarbeiten. Darüber hinaus informieren wir Sie über Ihre Datenschutzrechte. Bezüglich etwaiger vom Betreiber der Vergabeplattform erhobener personenbezogener Daten verweisen wir auf die über dessen Internetseite (www.subreport-elvis.de) abrufbare Datenschutzerklärung.
- Informationen zur Datenverarbeitung
1.1 Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Abs. 1 DSGVO). Hierzu gehören etwa Name, E-Mail-Adresse oder Ausbildungsnachweise von Mitarbeitern.
1.2 Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten in den unten aufgeführten Fällen ist:
Kölner Verkehrs-Betriebe AG Scheidtweilerstr. 38 50933 Köln Telefon: 0221 547-0 E-Mail: info@kvb.koeln
Der Datenschutzbeauftragte der KVB ist zu erreichen unter:
Kölner Verkehrs-Betriebe AG Datenschutzbeauftragter Scheidtweilerstr. 38 50933 Köln E-Mail: datenschutz@kvb.koeln
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1.3 Zwecke der Datenverarbeitung
Wir erheben bzw. verarbeiten die mit dem Teilnahmeantrag, den Angeboten sowie sonstigen Anfragen übermittelten personenbezogene Daten zu den folgenden Zwecken:
− Durchführung des Vergabeverfahrens, d.h. insbesondere zur Einholung von Teilnahmeanträgen und Angeboten (z.B. über die Vergabeplattform subreport), Kontaktaufnahme im weiteren Verfahren), für die Eignungsprüfung im Sinne des § 122 GWB (einschließlich der Überprüfung der von Ihnen vorgelegten Referenzen oder Ausbildungsnachweise), der Prüfung der Zuverlässigkeit des Unternehmens nach §§ 123, 124 GWB und der Angebotswertung im Sinne des § 127 Abs. 1 Satz 2 GWB,
− Vertragsanbahnung im Übrigen,
− Auftragsdurchführung einschließlich Vertragsmanagement,
− Erfüllung von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten (einschließlich der Vergabeakte),
− Risikobewertung und -steuerung im Unternehmen und innerhalb des Stadtwerke Köln Konzerns sowie
− Wahrnehmung berechtigter Interessen im Übrigen (bspw. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
1.4 Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf mindestens einer der nachstehenden Rechtsgrundlagen:
− Aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Sofern Sie bzw. Ihre Mitarbeiter uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, begründet dies insoweit die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
− Zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und/oder zur Durchführung des Vertrages, um unseren Pflichten gegenüber den am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmen sowie späteren Auftragnehmern nachzukommen.
− Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
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Die KVB ist bei der Durchführung von Vergabeverfahren sowie der späteren Vertragsdurchführung u.a. an vergabe- und ggf. zuwendungsrechtliche Vorschriften sowie vergabe-, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften gebunden. Zu den Zwecken der Datenverarbeitung gehören daher unter anderem die Erfüllung vergabe- und zuwendungsrechtlicher Dokumentationspflichten sowie steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, einschließlich der Risikobewertung und -steuerung im Unternehmen und innerhalb des Stadtwerke Köln Konzerns.
− Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeitet die KVB personenbezogene Daten über die für die Durchführung des Vergabeverfahrens erforderlichen Maßnahmen hinaus zur Wahrung berechtigter eigener Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (bspw. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
1.5 Empfänger der personenbezogenen Daten
Innerhalb der KVB erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die im Rahmen des Vergabeverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten, die diese Daten zu den unter Ziffer 1.3 genannten Zwecke benötigen. Die KVB lässt außerdem einzelne der dort genannten Prozesse durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonform beauftragte Stellen mit Sitz in der EU ausführen. Dies sind insbesondere Unternehmen, die IT-Dienstleistungen im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitungsverhältnissen erbringen (bspw. die Vergabeplattform subreport), Fachplaner und Sachverständige, bevollmächtigte Rechtsanwälte sowie andere Unternehmen des Stadtwerke Köln Konzerns. Darüber hinaus kann die KVB gesetzlich gehalten sein, personenbezogene Daten an andere öffentliche Stellen oder Institutionen herauszugeben (bspw. Vergabekammer, Gerichte, Wettbewerbsregister).
1.6 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Im Rahmen von Vergabeverfahren werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten erhoben: Stammdaten und sonstige auftragsrelevante Daten (z.B. Name, Funktion und Kontaktdaten von Mitarbeitern), Daten zur Prüfung der Eignung / Leistungsfähigkeit der Bewerber im Sinne des § 122 GWB (z.B. Ausbildungsnachweise von Mitarbeitern) sowie ggf. personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Rahmen der Zuverlässigkeitsprüfung nach §§ 123, 124 GWB (bspw. über die Verurteilung von Führungskräften des Unternehmens wegen schwerer Straftaten nach § 123 Abs. 1 Nr. 1 bis 10 GWB).
1.7 Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die Dauer der Speicherung bemisst sich nach dem Ende des unter Ziffer 1.3 genannten Zwecks und den sich daran ggf. anschließenden Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete und ggf. eingeschränkte – Weiterverarbeitung ist erforderlich zum Zwecke der Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen
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der gesetzlichen Verjährungsvorschriften oder aufgrund zuwendungsrechtlicher Bestimmungen.
1.8 Folgen der Nichtbereitstellung der erhobenen Daten
Ohne Bereitstellung der erhobenen Daten ist es uns ggf. nicht möglich, die erforderlichen Ansprechpartner zu identifizieren und Prüfungen im Rahmen des Vergabeverfahrens (etwa zur Eignung oder Bewertung) durchzuführen. Die KVB kann in solchen Fällen vergaberechtlich gehalten sein, Unternehmen vom der Teilnahme am weiteren Verfahren auszuschließen.
1.9 Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland
Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland findet nicht statt.
1.10 Automatisierten Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung anhand der erhobenen personenbezogenen Daten findet nicht statt.
- Datenschutzrechte
Der betroffenen Person stehen folgende Datenschutzrechte zu:
2.1 Recht auf Auskunft
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über folgende Informationen:
− die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
− die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
− die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
− die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
− das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
− das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
− alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
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− das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Der betroffenen Person steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang kann sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
2.2 Recht auf Berichtigung
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Die Berücksichtigung solcher Daten im Vergabeverfahren richtet sich nach den vergaberechtlichen Bestimmungen.
2.3 Recht auf Löschung
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
− Die sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
− Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a oder Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
− Die betroffene Person legt gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
− Die sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
− Die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
− Die sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
Hat der Verantwortliche die die betroffene Person betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so
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trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass die betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:
− zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
− zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
− aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchst. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
− (für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
− zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen:
− wenn sie die Richtigkeit der sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreitet, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
− die Verarbeitung unrechtmäßig ist und sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt;
− der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die betroffene Person diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder
− wenn sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hat und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Wurde die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur
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Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, wird die betroffene Person von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
2.5 Widerspruchsrecht
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an den unter Ziffer 1.2 benannten Datenschutzbeauftragten.
2.6 Recht auf Unterrichtung
Hat die betroffene Person das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem hat sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
− die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beruht und
− die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Der betroffenen Person steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über die Empfänger der personenbezogenen Daten unterrichtet zu werden.
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2.7 Recht auf Datenübertragbarkeit
In Ausübung dieses Rechts hat die betroffene Person ferner das Recht, zu erwirken, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
2.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).
Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Nordrhein Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde: LDI NRW, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
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