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Wertungsmatrix Einführungskonzept

Vergabeunterlagen

für das

Verhandlungsverfahren mit

Teilnahmewettbewerb

der KfW

„Einführung IT Finanacial Management (ITFM)“

KfW-2026-0035

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die vorliegenden Vergabeunterlagen urheberrechtlich geschützt sind und nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden dürfen. Eine anderweitige Nutzung der Unterlagen darf daher nur mit ausdrücklicher Zustimmung der KfW erfolgen.

Mit * gekennzeichneten Begriffe haben die im Dokument Definitionen beschriebene Bedeutung.

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	Das geforderte Einführungskonzept ist auf Basis der in der Leistungsbeschreibung und der
	Anlage zur Leistungsbeschreibung „Leistungsbeschreibung_Anlage Muss-Kriterien.pdf“ zur
	Verfügung gestellten Informationen zu erarbeiten und mit dem Angebot einzureichen.
	Die nachfolgenden inhaltlichen und formalen Vorgaben sind im Rahmen der Erstellung des
	Konzeptes zwingend einzuhalten.
	A. Inhalte des Konzeptes
	Aufgabenstellung
	Bitte legen Sie unter Einhaltung der u.g. Rahmenbedingungen dar, wie Sie im Auftragsfall die Bereit- und
	Produktivstellung der Software in einem Einführungsprojekt inhaltlich und zeitlich umsetzen.
	Rahmenbedingungen
	1) Die wesentlichen Rahmenbedingungen ergeben sich aus Kapitel 5 der Leistungsbeschreibung.
	2) Die KfW erwartet die betriebsfertige Bereitstellung und Produktivsetzung der Software nach dem
	Best-Practice-Ansatz des Anbieters.
	3) Der Projektplan des Bieters muss mindestens die folgenden, in Kapitel 5.2 der
	Leistungsbeschreibung beschriebenen Arbeitspakete sowie eine Hypercare-Phase und die
	Abnahme enthalten (Die Nummerierung der Pakete impliziert keine vorgegebene und getrennte
	zeitliche Reihenfolge.):
	 Paket 1: Bereitstellung des Systems
	 Paket 2: Technische Konfiguration
	 Paket 3: Fachliche Konzeption und Konfiguration
	 Paket 4: Technische Anbindung
	 Paket 5: Funktionstests
	 Paket 6: Produktive Bereitstellung
	 Paket 7: Wissensvermittlung und Schulungen
	4) Im Rahmen des Konzepts sind durch den Bieter Meilensteine zu Messung des Projektfortschritts zu
	definieren.
	Anforderungen an das Konzept
	 Beschreiben Sie den Projektansatz, die wesentliche Projektphasen und das Vorgehen zur
	Anpassung der Software an die Anforderungen der KfW gem. Leistungsbeschreibung und Anlagen
	und geben sie eine Aufwandschätzung ab. Bitte gehen Sie hierbei auf Erfahrungen und Referenzen
	aus vergleichbaren Projekten ein, auf die sich ihr Ansatz stützt.
	 Erstellen Sie ausgehend von den Projektphasen, welche alle vorgegebenen Rahmenbedingungen
	erfüllen, einen Zeitplan (in grafischer Form).
	 Erläutern Sie die Prämissen und projektbezogenen Annahmen, die erfüllt sein müssen, um die o.g.
	zeitlichen Rahmenbedingungen einzuhalten und geben Sie eine Einschätzung ab, für wie realistisch
	Sie diese Prämissen halten.

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	 Erläutern Sie die aus Ihrer Sicht mit der Planung einhergehenden Projektrisiken und zeigen Sie
	Mitigationsmöglichkeiten auf.
	 Beschreiben Sie die gewählte Projektmethodik. Gehen Sie zudem auf Maßnahmen ein, mit denen
	die Qualität der Projektergebnisse sichergestellt werden kann.Beschreiben Sie Ihre
	Projektorganisation und die Projektstandort(e).
	 Beschreiben Sie die Governance des Einführungs-Projekts, insbesondere wie die Kooperation mit
	der KfW organisiert wird. Erläutern Sie hierbei die zur Projektsteuerung aus Ihrer Sicht vorgesehene
	Verteilung und das Zusammenwirken zwischen Pflichten des Bieters und erwarteter Mitwirkung der
	KfW.
	 Geben Sie einen Überblick über die Funktionen der Software, die für die Abdeckung der in der
	Leistungsbeschreibung geforderten Anforderungen benötigt werden.
	 Beschreiben Sie den von Ihnen zur Erfüllung der KfW Anforderungen erwarteten Konfigurations- und
	Anpassungsbedarf der Software. Gehen sie hierbei sowohl auf fachliche als auch technische Aspekte
	ein.
	 Geben Sie einen Einblick in das Vorgehen bei der Konfiguration des Systems. Gehen Sie auf
	notwendige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung ein.
	 Gehen Sie auf die Herausforderungen und Lösungsansätze hinsichtlich der Anbindung an Systeme
	der KfW ein. Bitte gehen Sie hierbei auf Erfahrungen und Referenzen aus vergleichbaren Projekten
	ein, auf die sich ihr Ansatz stützt.
	 Unterbreiten Sie einen Vorschlag für das Changemanagement in der Organisation der KfW und
	insbesondere für Maßnahmen, um Akzeptanz der Software bei den Nutzenden zu erhöhen oder
	herzustellen.
	B. Formatvorgaben für das Konzept
	Das Konzept ist (inkl. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Abbildungen, Screenshots in max. 30 PowerPoint-
	Folien in Schriftgröße 12 zu erstellen. Alle Seiten, die darüber hinausgehen, werden nicht gewertet. Das
	Konzept ist in deutscher Sprache zu erstellen.
	C. Bewertungsmaßstäbe
	Folgende Anforderungen und Erwartungen kommen für die Bewertung zur Anwendung:
	 Die vorgegebenen Fragestellungen wurden unter Berücksichtigung aller relevanter Aspekte
	erschöpfend betrachtet. Die Vorschläge sind inhaltlich gut strukturiert und der Detaillierungsgrad ist
	angemessen.
	 Die Vorschläge sind plausibel und nachvollziehbar beschrieben.
	 Erfahrungen aus vergleichbaren Einführungsprojekten sind in das Einführungskonzept eingeflossen
	und unterstützen die Mitigation der Projektrisiken.
	 Die Aufwände des Anbieters und die Mitwirkungsleistungen der KfW sind nach Maßgabe des
	Konzeptinhaltes plausibel und angemessen.
	 Konfigurations- und Anpassungsbedarf der benötigten Softwarefunktionen sind identifiziert und im
	Einführungskonzept berücksichtigt.

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Wertungsmatrix – Bieterkonzept
Bewertung		Punktzahl (max. 100 Punkte)
	sehr gut:	100
	Das Konzept erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - sämtliche Anforderungen und Erwartungen und weist
	keine Mängel auf.
	gut:	80
	Das Konzept erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen
	und weist dabei geringfügige Mängel auf.
	befriedigend:	60
	Das Konzept erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen
	und weist dabei deutliche Mängel auf.
ausreichend: Das Konzept erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen und weist dabei zahlreiche deutliche Mängel auf.		40
mangelhaft: Das Konzept erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht die Anforderungen und Erwartungen; das Konzept weist dabei erhebliche/gravierende Mängel auf.		K.O.
Ausschluss bei Nichterreichen der Bewertungsstufe „Ausreichend“:
Das Konzept wird anhand der zugehörigen Bewertungsmaßstäbe und Bewertungsskalen (Erfüllungsgrade) bewertet.
Das Konzept muss mindestens 40 Punkte (siehe Bewertungsstufe „Ausreichend“) erzielen. Wird diese
Mindestpunktzahl unterschritten, führt dies zum Ausschluss des Angebotes.

4. Verfahrensbedingungen_Anlage Wertungsmatrix Einführungskonzept.pdf