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Wertungsmatrix Präsentation Use Cases
Vergabeunterlagen
für das
Verhandlungsverfahren mit
Teilnahmewettbewerb
der KfW
„Einführung IT Financial Management (ITFM)“
KfW-2026-0035
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die vorliegenden Vergabeunterlagen urheberrechtlich geschützt sind und nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden dürfen. Eine anderweitige Nutzung der Unterlagen darf daher nur mit ausdrücklicher Zustimmung der KfW erfolgen.
Mit * gekennzeichneten Begriffe haben die im Dokument Definitionen beschriebene Bedeutung.
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| Der Bieter soll die Umsetzung bestimmter Use Cases in einer Live-Demonstration präsentieren und erklären, wie folgende UseCases | ||
|---|---|---|
| mittels der angebotenen Software umgesetzt werden. | ||
| Durchführungsmodalitäten: | ||
| - Alle anwesenden Personen auf Bieterseite dürfen präsentieren. Die Aufteilung der Redeanteile obliegt den Vertretern des Bieters. | ||
| - Verständnisfragen des Bieters zu den Use-Cases können bei Bedarf an die Vertreter der KfW gerichtet werden. Entsprechende | ||
| Fragen und Antworten werden nicht auf die Präsentationszeit angerechnet. | ||
| - Präsentationzeit: Maximal 20 Minuten pro Use Case. Die zeitliche Vorgabe ist aus Gründen der Gleichbehandlung zwingend | ||
| einzuhalten. Ein Dialog mit den Vertretern der KfW innerhalb der Präsentationszeit ist nicht vorgesehen. | ||
| - Rückfragen seitens der KfW-Vertreter werden bis zum Abschluss der Präsentation eines Use Cases zurückgestellt. | ||
| (Aufklärungsgespräch je Use Case ca. 30 Minuten) | ||
| - Fragen zur verbleibenden Zeit können jederzeit an die Vertreter der KfW gerichtet werden. |
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| Name | Use Case 1: IT-Kostenvergleich & Benchmarking | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kurzbeschreibung | Transparente Aufteilung und Steuerung der IT-Ausgaben nach Run-the-Bank (RtB) und Change-the-Bank | ||||||||
| (CtB) sowie systematisches Benchmarking anhand externer Referenzwerte und interner historischer Daten. | |||||||||
| Ausgangssituation | Die Primärkostensteuerung erfolgt derzeit über Abteilungskostenstellen und IT-Services nach FC- | ||||||||
| Kostenarten, ohne IT-spezifische Kategorisierungen (BB/PB, Run/Change). | |||||||||
| Eine manuelle Konsolidierung aus SAP BW/BO, SAP PPM/CATS und der Access-Lösung CoCo erfolgt | |||||||||
| quartalsweise und ist fehleranfällig. | |||||||||
| Traceability fehlt; Analyseinstrumente wie Statistiken und Simulationen von Run- und Change- | |||||||||
| Entwicklungen sind nur eingeschränkt verfügbar. | |||||||||
| Eine belastbare RtB/CtB-Klassifizierung liegt nicht vor. | |||||||||
| Bereitstellung Informationen | Es wird ein KfW-spezifischer Datensatz zur Umsetzung des Use Cases bereitgestellt. | ||||||||
| Es wird ein Fact-Sheet zum Datensatz bereitgestellt und es wird die Möglichkeit zur Q&A geben. | |||||||||
| Hinweis: Die Daten werden nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausschließlich den erfolgreichen | |||||||||
| Bewerbern im Rahmen der Angebotsaufforderung bereitgestellt. | |||||||||
| Anforderungen | Das Erreichen der maximal erreichbaren Punktzahl setzt u.a. voraus, dass sämtliche nachfolgenden | ||||||||
| Anforderungen vollständig präsentiert werden und erforderliche Funktionalitäten im Standardumfang (ggf. mit | |||||||||
| kleineren Konfigurationsarbeiten) enthalten sind. Sofern erforderliche Funktionalitäten nicht im | |||||||||
| Standardumfang enthalten sind, gibt der Bieter an, welche der folgenden Einschränkungen gegeben ist: | |||||||||
| 1. Workaround | |||||||||
| 2. Customizing | |||||||||
| 3. Drittsystem | |||||||||
| 4. Eigenentwicklung | |||||||||
| 5. Anforderung kann nicht erfüllt werden | |||||||||
| AC-01-1 | Konfigurierbare RtB/CtB-Klassifizierungslogik auf Grundlage importierter Metadaten, z. B. | ||||||||
| aus SAP FI-CO, SAP PPM und SAP SRM/Ivalua | |||||||||
| AC-01-2 | Behandlung von Mischkosten durch anteilige Aufteilung einer Applikation oder eines | ||||||||
| Services auf mehrere Kategorien mithilfe konfigurierbarer Aufteilungsschlüssel | |||||||||
| AC-01-3 | Historische Konsistenz durch rückwirkende Neuklassifizierung mit Versionierung, ohne | ||||||||
| Überschreiben historischer Reports | |||||||||
| AC-01-4 | Benchmarking anhand branchenspezifischer Daten, einschließlich Peer-Vergleich für | ||||||||
| Financial Services und Perzentil-Darstellung | |||||||||
| AC-01-5 | Zuordnung jedes IT-Projekts und Projektbudgets (Import aus SAP PPM) zu einer oder | ||||||||
| mehreren strategischen Kategorien, einschließlich Mehrfachzuordnung mit Gewichtung | |||||||||
| AC-01-6 | Zeitreihenanalyse mit monatlicher, quartalsweiser und jährlicher Darstellung des RtB/CtB- | ||||||||
| Splits | |||||||||
| AC-01-7 | Abweichungsanalyse gegenüber Plan, Vorquartal, Vorjahr und Benchmark (optional) | ||||||||
| AC-01-8 | Export der vollständigen Benchmark-Analyse in PowerPoint, Excel und PDF (optional) |
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| Name | Use Case 2: Granulare IT-Kostenanalyse auf Tower-Level | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kurzbeschreibung | Vollständige und nachvollziehbare Aufschlüsselung der IT-Kosten auf alle Ebenen der ITFM/TBM-Taxonomie | ||||||||
| (IT-Tower, Sub-Tower, Applikation, Kostenart) mit interaktiver Darstellung sowie treiberbezogener | |||||||||
| Kostentransparenz für Entscheidungsträger auf jeder Ebene. | |||||||||
| Ausgangssituation | Shared Infrastructure sowie Applikations- und Personalkosten sind nicht konsistent einem Tower | ||||||||
| zugeordnet. | |||||||||
| Das Management erhält ausschließlich aggregierte Berichte, deren Granularität für | |||||||||
| Steuerungsentscheidungen nicht ausreicht. | |||||||||
| Für die nachhaltige Stabilisierung der IT-Kosten ist eine Optimierung der Entscheidungsgrundlage | |||||||||
| dringend erforderlich. Hierfür sind eine Weiterentwicklung der Fachlogik, beispielsweise mit Fokus auf | |||||||||
| den Business Value anstelle reiner Plan-/Ist-Vergleiche, sowie die Anwendung des Technology Business | |||||||||
| Management-Rahmenwerks (TBM) notwendig. | |||||||||
| Bereitstellung Informationen | Es wird ein KfW-spezifischer Datensatz zur Umsetzung des Use Cases bereitgestellt | ||||||||
| Es wird ein Fact-Sheet zum Datensatz bereitgestellt und es wird die Möglichkeit zur Q&A geben. | |||||||||
| Hinweis: Die Daten werden nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausschließlich den erfolgreichen | |||||||||
| Bewerbern im Rahmen der Angebotsaufforderung bereitgestellt. | |||||||||
| Anforderungen | Das Erreichen der maximal erreichbaren Punktzahl setzt u.a. voraus, dass sämtliche nachfolgenden | ||||||||
| Anforderungen vollständig präsentiert werden und erforderliche Funktionalitäten im Standardumfang (ggf. mit | |||||||||
| kleineren Konfigurationsarbeiten) enthalten sind. Sofern erforderliche Funktionalitäten nicht im | |||||||||
| Standardumfang enthalten sind, gibt der Bieter an, welche der folgenden Einschränkungen gegeben ist: | |||||||||
| 1. Workaround | |||||||||
| 2. Customizing | |||||||||
| 3. Drittsystem | |||||||||
| 4. Eigenentwicklung | |||||||||
| 5. Anforderung kann nicht erfüllt werden | |||||||||
| AC-02-1 | Abbildung der KfW-IT-Struktur gemäß der ITFM/TBM Taxonomie (z.B. Cost Pools > IT | ||||||||
| Towers > IT Solutions > Business Consumers), erweiterbar um KfW-spezifische Sub-Tower, z. | |||||||||
| B. Regulatory Reporting und Core Banking | |||||||||
| AC-02-2 | Vollständige Kostenzuordnung auf mindestens drei Ebenen: IT-Tower > Applikation > | ||||||||
| Kostenart, unter Einbeziehung der bereitgestellten Stammdaten aus dem Servicekatalog | |||||||||
| (Mapping Services auf OEs) sowie der Kostenstellen- und Kostenartenhierarchie (DAKOR/SAP | |||||||||
| CO) | |||||||||
| AC-02-3 | Drill-Down-Dashboard mit Hierarchien wie z.B. Gesamt > IT-Tower > Sub-Tower > Applikation | ||||||||
| > Kostenart | |||||||||
| AC-02-4 | Automatisierte monatliche Showback-Berichte je KfW-Organisationseinheit (Abteilungen | ||||||||
| und Building Blocks/Plattform Blocks), aufgebaut auf der ITFM/TBM-Struktur | |||||||||
| AC-02-5 | Self-Service-Portal mit rollenbasiertem Zugriff (strikte Datentrennung je Abteilungen und | ||||||||
| Building Blocks/Plattform Blocks) auf den monatlichen Showback-Bericht | |||||||||
| AC-02-6 | Transparente Ausweisung von Direct Cost und Allocated Cost je Applikation, einschließlich | ||||||||
| Herkunftsangabe der allokierten Anteile | |||||||||
| AC-02-7 | Drei Zielgruppenansichten: CIO-Dashboard, Controller-Ansicht (tabellarisch, mit Filterung und | ||||||||
| Sortierung) sowie z.B. BB-Ansicht (nur eigene Kosten) | |||||||||
| AC-02-8 | Regelbasierte Erkennung von Auffälligkeiten, Anomalien und Optimierungspotenzialen | ||||||||
| AC-02-9 | AC-02-9 | Interaktiver Drill-Down ohne Seitenwechsel mit Breadcrumb-Navigation und Ampelindikator | |||||||
| bei Planabweichung (optional) |
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Bewertungsmaßstäbe – Präsentation Use Cases 1 + 2:
Die vorgegebenen Akzeptanzkriterien wurden unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte erschöpfend präsentiert. Die vorgegebenen Akzeptanzkriterien sind im Standardumfang (ggf. mit kleineren Konfigurationsarbeiten) der angebotenen Softwarelösung enthalten. Es bestehen keine Einschränkungen. Die angebotene Software zeigt innerhalb der präsentierten Use Cases eine hohe Performance sowie eine übersichtliche Darstellung der wesentlichen Informationen. Diese werden adressatengerecht und ohne unnötige Navigations- oder Bearbeitungsschritte bereitgestellt, sodass Zusammenhänge und Handlungsbedarfe schnell erkannt werden können. Die angebotene Software ist innerhalb der Use Cases intuitiv bedienbar und sehr gut erlernbar (Selbsterklärende Nutzeroberfläche, flache Hierarchien etc.)
| Wertungsmatrix der Use Cases 1-2 | |
|---|---|
| Bewertung | Punktzahl ungewichtet (max. 100 Punkte) |
| sehr gut: Die Präsentation erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - sämtliche Anforderungen und Erwartungen und weist keine Mängel auf. | 100 |
| gut: Die Präsentation erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen und weist dabei geringfügige Mängel auf. | 80 |
| befriedigend: Die Präsentation erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen und weist dabei deutliche Mängel auf. | 60 |
| ausreichend: Die Präsentation erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht alle gestellten Anforderungen und Erwartungen und weist dabei zahlreiche deutliche Mängel auf. | 40 |
| mangelhaft: Die Präsentation erfüllt - auch im Vergleich der Angebote - nicht die Anforderungen und Erwartungen; das Konzept weist dabei erhebliche/gravierende Mängel auf. | K.O. |
Ausschluss bei Nichterreichen der Bewertungsstufe „Ausreichend“:
Die jeweilige Präsentation des Use Cases 1-2 wird anhand der Bewertungsmaßstäbe und der Bewertungsskala (Erfüllungsgrade) einzeln bewertet. Die Einzelbewertung der Use Cases 1-2 muss jeweils mindestens 40 Punkte (Bewertungsstufe „Ausreichend“) erzielen. Wird die Mindestpunktzahl bei nur einem Use Case unterschritten, führt dies zum Ausschluss des Angebotes.