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Leistungsbeschreibung zur Einführung eines digitalen Fahrtenbuches mit Carsharing Modul für die Anwendung in PKW und Transportern bis 3,5t im WIRO-Konzern
1 Der WIRO-Konzern
Mit gut 670 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört die WIRO Wohnen in Rostock, Wohnungsgesellschaft mbH (WIRO) mit ihren Tochtergesellschaften Parkhausgesellschaft Rostock GmbH (PGR), Service in Rostocker Wohnanlagen GmbH (SIR), Wärme in Rostock Wohnanlagen GmbH (WIR) und der Pflege in Rostock GmbH (PIR) zu den größten Firmen Rostocks. Unser Anspruch: Wir wollen attraktivster Arbeitgeber der Wohnungswirtschaft der Hanse- und Universitätsstadt Rostock sein und legen großen Wert auf eine vertrauensvolle sowie langfristige Zusammenarbeit.
2 Die Mobilität im WIRO-Konzern
Die WIRO GmbH stellt in den verschiedenen Bereichen eine umfangreiche Flotte von ca. 150 Fahrzeugen an PKW, Kleintransportern bis 3,5t und Poolfahrzeugen als Betriebsfahrzeuge (Dienstfahrzeuge) zu Verfügung, welche nicht personengebunden sind. Dadurch ist es erforderlich, die Einführung von elektronischen Fahrtenbüchern für die automatische und Finanzamt konforme Dokumentation einzuführen. Weiter ist es notwendig, durch die dezentralen Standorte im Stadtgebiet von Rostock, einen freien Zugang zu den Poolfahrzeugen über ein Carsharing Modul zu ermöglichen.
Die KFZ-Flotte setzt sich aus modernen Leasingfahrzeugen zusammen, welche im turnusmäßigen Wechsel zwischen 36 und 60 Monaten Laufzeit ausgetauscht werden. Der Einbau in ältere Dienstfahrzeuge sollte gegeben sein. Die Antriebe variieren zwischen Diesel, Benzin, hybrid und vollelektrisch.
3 Allgemeine Anforderungen
Zielsetzung ist die Einführung eines digitalen Fahrtenbuches mit Carsharing-Modul in den KFZ des WIRO-Konzerns. Die Technik muss verschiedene Möglichkeiten bieten, wie z. B. Fahrerautentifizierung, Warnmeldung beim Verlassen von festgelegten Gebieten, Festlegung von nutzenden Personen und ein digitales Öffnen der KFZ über mobile Endgeräte.
Das aktuell verbaute Carsahring-Modul soll ersetzt werden.
Das elektronische Fahrtenbuch soll die bisher genutzte Variante in Papierform ablösen. Die Einhaltung aller steuerlichen Regelungen gem. § 6 EStG ist zwingend erforderlich. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch muss eine automatische lückenlose Dokumentation aller getätigten Fahrten, inklusive einer detaillierten und Finanzamt
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konformen Trennung zwischen Dienst- und Privatfahrt erfolgen. Die Nutzerdaten müssen manipulationssicher gespeichert und allen Anforderungen für die steuerliche Anerkennung als Exportdatei zu Verfügung stehen. In den Fahrzeugen muss eine digitale Fahrererkennung bei wechselnden Fahrern aus dem Konzern WIRO-Konzern über das System möglich sein. Als Basis für die Eingabe von Fahrer- und Fahrzeugdaten muss eine Cloudbasierte Weboberfläche (SaaS - Software as a Service) für die zentrale Anlage und Verwaltung der Fahrzeugflotte und aller Nutzer vorhanden sein. Für die Nutzer muss eine App für das dienstliche Mobile Endgerät (Mobiltelefon oder Tablet) mit dem Betriebssystem für iOS zu Verfügung stehen. Die App muss MDM fähig sein. Die App kann auch als Web-App Ablaktation für iOS-Geräte zu Verfügung gestellt werden. Diese muss dann kompatibel mit der neuesten iOS- Version sein.
Die aktuell geltenden Datenschutzbestimmungen sind zu erfüllen. Alle Fahrten sollen Finanzamt konform aufgezeichnet werden und müssen den Nutzern den größtmöglichen Datenschutz bieten.
4 Anforderungen zum elektronischen Fahrtenbuch
Ziel des Anbieters muss es sein, ein markterprobtes und dem aktuellen Stand der Technik entwickeltes System eines elektronischen Fahrtenbuches anzubieten. Der Anbieter wird nur ein elektronisches Fahrtenbuch anbieten, welches den Anforderungen des zuständigen Finanzamtes Rostock entspricht.
Der Aufwand für den Nutzer von Dienstfahrzeugen soll in der Handhabung mit dem elektronischen Fahrtenbuch so gering wie möglich gehalten werden. In diesem Zusammenhang müssen Stammdaten der Fahrer, Dienst- und Privatfahrten im System vorab hinterlegt bzw. dauerhaft eingerichtet werden können. Nachträgliche Korrekturen der erfassten Fahrtenbuchdaten sind auf ein Minimum zu reduzieren. Vorausgesetzt wird eine einfache und schnell überschaubare Oberfläche, welche Anwenderfreundlich aufgebaut ist. Die Nutzung sollte intuitiv möglich sein.
Zur Verringerung des organisatorischen Aufwandes, sowie die Arbeitserleichterung für die Nutzer, soll eine einfache Form manipulationssicher, jede Änderung protokollierend, inklusive sofortiger und umfangreicher Dokumentation der Fahrten und Fahrer auf elektronischem Weg erfolgen.
Die Fahrerautentifizierung muss über ein RFID-Lesegerät erfolgen. Die RFID-Chips (RFID KeyFob Evolution NXP MIFARE DESFire EV3 8K 70pF) sind bei jedem Nutzer im WIRO-Konzern personenbezogen vorhanden.
Das elektronische Fahrtenbuch soll nicht der Leistungs- und Arbeitszeitkontrolle der Nutzer dienen und ist in enger Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat einzuführen.
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- 1 Darstellung/Aufzeichnung digitales Fahrtenbuch
Bei jedem Start und Beendigung der Zündung muss der Ort und die Zeit fest gestempelt werden. Ein manueller Eingriff wird hier ausgeschlossen.
Datum Fahrt Uhrzeit Ortsangabe Kilometer Grund der Fahrt von Start: Ort, Straße gefahrene Strecke Bezeichnung bis Ziel: Ort, Straße in km automatisch automatisch automatisch Auswahlliste
Fahrt Uhrzeit Ortsangabe Kilometer Grund der Fahrt von Start: Ort, Straße gefahrene Strecke Bezeichnung bis Ziel: Ort, Straße in km automatisch automatisch automatisch Auswahlliste
Fahrt Uhrzeit Ortsangabe Kilometer Grund der Fahrt von Start: Ort, Straße gefahrene Strecke Bezeichnung bis Ziel: Ort, Straße in km automatisch automatisch automatisch Auswahlliste
Der Grund der Fahrt muss vom Nutzer festgelegt werden.
Es darf keinen automatische Vorbelegung von Dienst- oder Privatfahrt durch das System erfolgen.
Zur Auswahl müssen mindestens folgende Belegungsarten zu Verfügung stehen:
• Dienstfahrt • Privatfahrt
Es wird erwartet, dass das verbaute Modul an der Fahrzeugbatterie fest verbaut wird und komplett eigenständig arbeitet. Zur Datenerfassung und kurzfristigen Sicherung sollte eine multiprovider SIM-Karte und ein GPS-Modul enthalten sein. Mit Hilfe einer Funktionseinheit sollten verschlüsselt über das öffentliche Mobilfunknetz Daten regelmäßig an das Hintergrundsystem übermittelt werden. Die genaue Ortung von Fahrtbeginn und Fahrtende sollte mittels GPS-Modul durchgeführt werden. Die visuelle Darstellung der aufgezeichneten Fahrten darf in der Nutzeroberfläche nur mit Angaben des Start- und Endpunktes (Luftlinie) angezeigt werden. Eine datierte Darstellung der Livefahrtrouten (Tracking) erfordern einer gesonderten Berechtigung. Von Installationen für Funk- und Ortungsantennen im Fahrzeug ist abzusehen. Alle Maßnahmen müssen den IT-Sicherheitsrichtlinien und dem Datenschutz der WIRO entsprechen.
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5 Anforderungen zum Carsharing Modul
Der Einbau in die KFZ sollte so einfach wie möglich gestaltet sein. Die Montage erfolgt durch einen Einbaupartner der WIRO. Bei einem Großteil der Dienstfahrzeuge handelt es sich um Leasingfahrzeuge. Die WIRO tritt als öffentlicher Auftraggeber auf, dadurch kommt es bei der Fahrzeugbeschaffung zu ständig wechselnden Leasingvertragspartnern. Die verbaute Elektronik sollte somit mehrfach verwendet werden können.
Gefordert ist eine feste Installation des verwendeten Moduls an der Autobatterie, um das Can-Bus-System (OBD-Schnittstelle) bei Werkstattterminen nicht zu blockieren und eventuelle Störungen zu vermeiden. Ein Einbau für den Fahrzeugveränderungen vorgenommen werden müssen, wird ausgeschlossen.
Alle Poolfahrzeuge (aktuell 12 KFZ) im WIRO-Konzern sollen ein Modul erhalten. Zur Sicherstellung bei Defekten sollen im Fuhrparkmanagement der WIRO mehrere Module in Reserve vorgehalten werden. Ein Austausch von defekten Modulen muss durch den Anbieter innerhalb von fünf Werktagen erfolgen.
Die Buchung und der Zugang zu den Poolfahrzeugen muss dem Nutzer über eine App ermöglicht werden. Der Nutzer muss die KFZ für einen bestimmten Zeitraum sowie unter Angabe des Fahrtzweckes digital über die App buchen können. Alle vorab hinterlegten oder eingetragenen Daten müssen ausreichen, damit eine nachträgliche Datenerfassung nicht mehr notwendig ist. Ausgenommen sind abweichende Fahrten, diese müssen nachträglich (inkl. Privatfahrten) dokumentiert werden.
6 Nutzer
Die Privatsphäre der Nutzer soll erhalten bleiben. Der Nutzer darf nur die von ihm selbst getätigten Fahrten einsehen können. Bei der Aufzeichnung dürfen kein Live Geo- Tracking erfolgen. Lediglich der Fahrer, Zeitstempel mit Start- und Zielort dürfen pro Fahrt erkenntlich dargestellt werden.
Der Nutzer muss die Möglichkeit haben, im Nachgang seinen Fahrten als Dienst- oder Privatfahrt deklarieren zu können. Optional ist eine Mehrfachauswahl.
Der Nutzer muss durch Push-Nachrichten aufgefordert werden, eventuelle fehlende Daten zu ergänzen.
Sollte der Nutzer über einen längeren Zeitraum verhindert sein, muss die Möglichkeit einer Hierarchiefolge vorhanden sein.
7 Fuhrparkmanagement
Als oberste Instanz sollte das Fuhrparkmanagement des WIRO-Konzerns die Möglichkeit haben, alle Daten, auch Standorte der Fahrzeuge (Live-Tracking), zu sichten und Systemrollen festlegen und zuweisen zu können.
Das Fuhrparkmanagement muss eine Mandantenfolge für weitere Nutzer mit festgelegten Nutzungsberechtigungen festlegen können.
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Stammdatenpflege und Erhalt der vorhandenen Daten muss erfüllt werden. Datenübernahme aus Vorsystemen sind nicht erforderlich.
8 Datenschutz
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen eingehalten werden und die Datensätze 10 Jahre lang durch den Anbieter gesichert aufbewahrt werden.
Das System muss DSGVO-konform sein.
Die Sicherung des Datenschutzes muss durch eine zertifizierte Prüfstelle vom Bieter vorgelegt werden. Die Grundsätze und gesetzlichen Bestimmungen der IT-Sicherheit und Informationssicherheit müssen eingehalten werden.
Der Zugriff von Unbefugten auf das System muss wirkungsvoll unterbunden werden. Die technischen Vorkehrungen dazu müssen im Rahmen der Wartung den zukünftigen Notwendigkeiten angepasst werden.
9 Wartung
Der Bieter bietet mit seinem Angebot Wartungs- und Supportleistungen an.
Ein Support zur Fehlerbehebung am System muss in deutscher Sprache über die Werktage zu Verfügung stehen und telefonisch, per E-Mail oder Ticket erreichbar sein.
Es ist ein EVB-IT-Überlassungsvertrag Typ B abzuschließen.
10 Menge/ Zeitraum der Leistung
Aktuell hat die WIRO 220 Dienstfahrzeuge im Bestand. Von diesen Dienstfahrzeugen mit wechselnden Nutzern sollen 150 ein digitales Fahrtenbuch erhalten. Fünf digitale Fahrtenbücher werden im Fuhrparkmanagement für anfallende Erweiterungen oder auch als Ersatz für defekte Module vorgehalten.
Der Vertrag wird für die Zeit vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2028 (sog. „Grundlaufzeit“) geschlossen.
Dieser Vertrag verlängert sich über die Grundlaufzeit hinaus um 12 Monate, wenn nicht sechs Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit eine Partei schriftlich (z. B. per E-Mail, Brief) erklärt, dass sie den Vertrag nicht fortsetzen will. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt 4 Jahre, sodass eine Verlängerung des Vertrages über den 31.12.2030 hinaus nicht möglich ist (sog. absolute, maximale Vertragslaufzeit).
Diese Anforderungsbeschreibung dient der Darstellung aller bis zu diesem Zeitpunkt definierten Anforderungen durch die WIRO. Darüber hinaus soll der Anbieter weitergehende Anforderungen und Funktionen ihrer Lösungen im Beschaffungs- verfahren darlegen. Ziel ist es, den Dokumentationsaufwand für die Nutzer weitestgehend zu automatisieren.
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