14 Leistungsverzeichnis_Einführung HRSuite.pdf

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Leistungsverzeichnis

über die Einführung einer

HR-Suite für den Kreis Gütersloh

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Inhalt

1 Allgemeiner Hintergrund und Bedarf ................................................................................................... 4

2 Abgrenzung zur Payroll ....................................................................................................................... 8

3 Fachliche Anforderungen .................................................................................................................... 8

3.1 Allgemein ....................................................................................................................................... 8

3.2 Stellenplan/Stellenbesetzungsplan/Personalplanung ................................................................. 10

3.3 Personalkostenplanung ............................................................................................................... 11

3.4 Personalbeschaffung/Recruiting ................................................................................................. 13

3.5 Personalbetreuung ...................................................................................................................... 16

3.6 Leistungsmanagement ................................................................................................................ 19

3.7 Personalentwicklung .................................................................................................................... 21

3.8 Weiterbildungs- / Lernplattform ................................................................................................... 23

3.9 Nachfolgeplanung ........................................................................................................................ 24

3.10 Ausbildungsmanagement ........................................................................................................ 26

3.11 Zeiterfassung........................................................................................................................... 29

4 Nicht-funktionale Anforderungen ....................................................................................................... 32

4.1 Bedienung und Ergonomie .......................................................................................................... 32

4.1.1 Barrierefreiheit .................................................................................................................... 32

4.1.2 Intuitive Benutzerführung .................................................................................................... 32

4.2 Datenschutz und Informationssicherheit ..................................................................................... 33

4.2.1 Datenschutz ........................................................................................................................ 33

4.2.2 Informationssicherheit ......................................................................................................... 35

5 Technische Anforderungen ............................................................................................................... 36

5.1 Hosting......................................................................................................................................... 36

5.2 Anmeldung .................................................................................................................................. 36

5.3 Schnittstellen bzw. Konnektoren ................................................................................................. 37

6 Einführungsunterstützung ................................................................................................................. 38

6.1 Projektplan ................................................................................................................................... 39

6.2 Datenmigration/Datenübernahme ............................................................................................... 40

6.3 Schulungen .................................................................................................................................. 41

7 Lizenzmanagement/Abrechnungsmodalitäten .................................................................................. 42

8 Vertragsgestaltung ............................................................................................................................ 42

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8.1 Vertragslaufzeit ............................................................................................................................ 42

8.2 EVB-IT-Cloudvertrag ................................................................................................................... 43

8.3 Preisanpassungen ....................................................................................................................... 44

9 Anforderungen an den Anbieter ........................................................................................................ 44

9.1 Technischer Support ................................................................................................................... 44

9.2 Softwarepflege/Wartung .............................................................................................................. 45

9.3 Sicherstellung von IT-Sicherheit und Datenschutz durch den Anbieter ...................................... 45

9.4 Beseitigung von Störungen und Fehlern ..................................................................................... 46

10 Bewertungsmatrix ........................................................................................................................ 48

11 Einzureichende Unterlagen ......................................................................................................... 50

11.1 Unterlagen zu den Zuschlagskriterien Nr. 1 und Nr. 2 – Funktionale Qualität und

Leistungsumfang sowie Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung und

Konfigurierbarkeit .................................................................................................................... 50

11.2 Unterlagen zum Zuschlagskriterium Nr. 3 – Preis .................................................................. 51

11.3 Unterlagen zum Zuschlagskriterium Nr. 4 – Qualität und Zukunftsfähigkeit ........................... 51

11.4 Weitere einzureichende Unterlagen ........................................................................................ 52

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1 Allgemeiner Hintergrund und Bedarf

Der Kreis Gütersloh beabsichtigt die Einführung einer modernen, integrierten und zukunftsfähigen Perso-

nalmanagementlösung (HR-Suite) zur Digitalisierung und Standardisierung sämtlicher personalwirt-

schaftlicher Prozesse innerhalb der Kreisverwaltung. Die Einführung der HR-Suite ist Bestandteil der stra-

tegischen Digitalisierung der Kreisverwaltung und soll einen wesentlichen Beitrag zur Modernisierung der

Personalverwaltung sowie zur nachhaltigen Weiterentwicklung der Verwaltungsorganisation leisten. Die

Anforderungen an eine moderne öffentliche Verwaltung haben sich in den vergangenen Jahren erheblich

verändert. Neben der Einhaltung gesetzlicher, tarifrechtlicher und beamtenrechtlicher Vorgaben stehen

insbesondere die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, die Verbesserung der Servicequalität ge-

genüber Beschäftigten und Führungskräften sowie die effiziente Gestaltung interner Arbeitsabläufe im

Mittelpunkt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Datenqualität, Nachvollziehbarkeit

und die revisionssichere Verarbeitung personenbezogener Informationen.

Die Personalverwaltung des Kreises Gütersloh verarbeitet täglich eine Vielzahl personenbezogener Da-

ten und bearbeitet zahlreiche Vorgänge entlang des gesamten Beschäftigungszyklus. Die steigende An-

zahl an Beschäftigten, die zunehmende Komplexität arbeits-, tarif- und beamtenrechtlicher Anforderun-

gen sowie die Erwartungen an moderne digitale Verwaltungsleistungen erfordern eine leistungsfähige,

integrierte und langfristig nutzbare Softwarelösung. Die derzeit eingesetzten personalwirtschaftlichen Ver-

fahren sind teilweise durch unterschiedliche Fachanwendungen, dezentrale Datenhaltungen, papierge-

bundene Prozesse sowie manuelle Bearbeitungsschritte geprägt. Hieraus entstehen Medienbrüche,

Mehrfacherfassungen von Daten sowie ein erhöhter administrativer Aufwand. Insbesondere bei wieder-

kehrenden Verwaltungsabläufen, Beteiligungsverfahren und dokumentenbezogenen Prozessen beste-

hen erhebliche Potenziale zur Digitalisierung, Standardisierung und Automatisierung.

Für die jeweils relevanten Datenarten sind die fachliche Systemführerschaft, der jeweilige Verarbeitungs-

zweck, die zulässigen Empfänger sowie die vorgesehenen Speicher- und Löschregeln durch den Auf-

traggeber festzulegen. Die HR-Suite muss in der Lage sein, diese Vorgaben technisch abzubilden und

eine nachvollziehbare und regelkonforme Verarbeitung der Daten zu unterstützen. Die Anlage zusätzli-

cher oder redundanter Datenbestände ist grundsätzlich zu vermeiden und darf nur erfolgen, soweit dies

für die vertragsgemäße Nutzung der HR-Suite erforderlich oder durch den Auftraggeber ausdrücklich be-

auftragt ist.

Vor diesem Hintergrund verfolgt der Kreis Gütersloh mit der Einführung einer zentralen HR-Suite das Ziel,

eine einheitliche technische Plattform bereitzustellen, welche sämtliche wesentlichen Aufgabenbereiche

eines modernen Personalmanagements unterstützt und künftig als führendes System für sämtliche per-

sonalwirtschaftlichen Informationen und Prozesse des Personalmanagements dient. Unter einer HR-

Suite wird dabei eine vollintegrierte Standardsoftware innerhalb einer einheitlichen Systemarchitektur ver-

standen, welche die in dieser Leistungsbeschreibung geforderten Module ohne Schnittstellen zwischen

den Modulen bereitstellt. Die einzelnen Module müssen nahtlos zusammenarbeiten und auf einem ge-

meinsamen Datenbestand basieren, sodass Informationen grundsätzlich nur einmal erfasst werden und

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anschließend modulübergreifend zur Verfügung stehen. Änderungen an Personalstamm- oder Organisa-

tionsdaten müssen unmittelbar in allen betroffenen Modulen wirksam werden.

Die HR-Suite soll als zentrales Personalmanagementsystem eine gemeinsame Datenbasis schaffen, auf

der personalwirtschaftliche Informationen strukturiert erfasst, verarbeitet, gespeichert und ausgewertet

werden können. Ziel ist eine konsistente, nachvollziehbare und revisionssichere Verwaltung sämtlicher

relevanter Personaldaten sowie die Vermeidung redundanter Datenhaltungen und Medienbrüche. Mit der

Einführung des Personalmanagementsystems sollen bestehende papiergebundene und manuelle Ar-

beitsabläufe weitgehend abgelöst und durch standardisierte, digitale und workflowgestützte Prozesse er-

setzt werden. Die Digitalisierung soll dabei nicht lediglich bestehende Verfahren elektronisch abbilden,

sondern unter Berücksichtigung bewährter Standardprozesse moderner HR-Software zu einer nachhalti-

gen Optimierung der Abläufe beitragen. Bearbeitungszeiten sollen verkürzt, Mehrfacherfassungen ver-

mieden, Prozessschritte transparenter gestaltet und die Datenqualität dauerhaft verbessert werden.

Gleichzeitig sollen Zuständigkeiten, Bearbeitungsstände und Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar

dokumentiert werden.

Die HR-Suite soll den gesamten Personallebenszyklus mit Ausnahme der Durchführung der Lohn- und

Entgeltabrechnung digital unterstützen. Der Personallebenszyklus stellt sich beim Kreis Gütersloh wie

folgt dar:

Die HR-Suite soll den gesamten Personallebenszyklus mit Ausnahme der Durchführung der Lohn- und

Entgeltabrechnung digital unterstützen. Der Personallebenszyklus beginnt beim Kreis Gütersloh mit der

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Planung und Beantragung neuer Stellen sowie der Personalgewinnung und dem Bewerbungsprozess.

Daran schließen sich die Auswahl geeigneter Bewerberinnen und Bewerber, die Einstellung neuer Be-

schäftigter, das Onboarding, die Verwaltung der Personalstammdaten und der digitalen Personalakte,

Personalentwicklungs- und Fortbildungsmaßnahmen, organisatorische Veränderungen, Versetzungen,

Beförderungen, Höhergruppierungen, Beurlaubungen sowie das Ausscheiden aus dem Beschäftigungs-

oder Beamtenverhältnis einschließlich der Schnittstelle zur revisionssicheren Archivierung der Personal-

unterlagen an. Die Durchführung der Lohn- und Entgeltabrechnung ist ausdrücklich nicht Bestandteil des

ausgeschriebenen Leistungsumfangs. Die in dieser Leistungsbeschreibung verwendeten Modulbezeich-

nungen orientieren sich an den personalwirtschaftlichen Aufgabenbereichen des Kreises Gütersloh sowie

am Personallebenszyklus. Eine identische Bezeichnung der Module innerhalb der angebotenen Software

wird nicht vorausgesetzt. Maßgeblich ist, dass sämtliche beschriebenen Funktionen durch die angebo-

tene Lösung vollständig unterstützt werden.

Das Personalmanagementsystem soll nicht ausschließlich die Anforderungen der Personalverwaltung

erfüllen, sondern gleichermaßen Führungskräfte und Beschäftigte in die digitalen Personalprozesse ein-

binden. Beschäftigten sollen über moderne Self-Service-Funktionen die Möglichkeit eröffnet werden, frei-

gegebene personenbezogene Informationen einzusehen sowie definierte Anträge und Änderungsmel-

dungen eigenständig digital einzureichen. Führungskräfte sollen bei der Wahrnehmung ihrer Personal-

verantwortung unterstützt werden und innerhalb ihrer Organisationseinheiten auf die für ihre Aufgaben

erforderlichen Informationen zugreifen können. Hierdurch sollen die Eigenverantwortung der Beschäftig-

ten gestärkt, die Servicequalität verbessert und die Personalverwaltung nachhaltig von standardisierten

Routinetätigkeiten entlastet werden.

Neben der operativen Personalsachbearbeitung soll die HR-Suite künftig auch die strategische Personal-

arbeit unterstützen. Durch eine strukturierte Datenhaltung sowie leistungsfähige Auswertungs- und Re-

portingfunktionen sollen belastbare Grundlagen für Personalplanung, Personalentwicklung und personal-

wirtschaftliche Steuerungsentscheidungen geschaffen werden. Die Software muss daher modulübergrei-

fende Reporting- und Analysefunktionen bereitstellen, mit denen Daten aus unterschiedlichen Bereichen

des Personalmanagementsystems zusammengeführt und ausgewertet werden können. Hierzu gehören

zum Beispiel Auswertungen zum Personalbestand, zur Altersstruktur, zu Fehlzeiten, zur Stellenbeset-

zung, zur Personalentwicklung, zu Bewerbungskennzahlen sowie zu Fortbildungsmaßnahmen und Fort-

bildungskosten. Ergebnisse müssen tabellarisch und grafisch dargestellt sowie in den Formaten Microsoft

Excel, CSV und PDF exportiert werden können. Drill-down-Funktionen müssen den direkten Wechsel von

aggregierten Kennzahlen zu den zugrunde liegenden Detailinformationen ermöglichen.

Gleichzeitig soll die Arbeitgeberattraktivität des Kreises Gütersloh durch moderne, digitale und benutzer-

freundliche Personalprozesse weiter gestärkt werden. Die Software muss langfristig nutzbar, modular

erweiterbar und in der Lage sein, organisatorische Weiterentwicklungen sowie gesetzliche Änderungen

ohne grundlegende Systemwechsel zu unterstützen. Besonderer Wert wird auf Investitionssicherheit, Zu-

kunftsfähigkeit, Herstellerkontinuität sowie regelmäßige Softwareweiterentwicklungen gelegt.

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Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Lieferung, Implementierung, Einführung und der Betrieb

eines digitalen Personalmanagementsystems einschließlich sämtlicher hierfür erforderlicher Dienstleis-

tungen. Der Auftragnehmer hat eine vollständig integrierte HR-Suite als Standardsoftware bereitzustellen,

welche die fachlichen Anforderungen einer kommunalen Personalverwaltung erfüllt und sämtliche we-

sentlichen Prozesse des Personalmanagements innerhalb einer einheitlichen Systemarchitektur unter-

stützt. Individuelle Softwareentwicklungen sind auf das notwendige Maß zu beschränken; erforderliche

Anpassungen sollen grundsätzlich durch Konfiguration der Standardsoftware erfolgen, um die langfristige

Wartbarkeit, Updatefähigkeit und Weiterentwicklung der Lösung sicherzustellen.

Der Leistungsumfang umfasst neben der Bereitstellung der Software einschließlich aller erforderlichen

Lizenzen insbesondere das Projektmanagement, die fachliche Konzeption, die Einrichtung und Konfigu-

ration der Software, die Migration vorhandener Datenbestände, die Realisierung der erforderlichen

Schnittstellen, die Durchführung von Test- und Qualitätssicherungsmaßnahmen, die Schulung der An-

wender:innen der Abteilung Personal und Organisation sowie die Begleitung der Produktivsetzung ein-

schließlich einer angemessenen Hypercare-Phase und des anschließenden Wartungs- und Supportbe-

triebs. Die Einführung erfolgt sukzessive auf Grundlage eines zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer

abgestimmten Projektplans.

Die angebotene Lösung muss sämtliche Beschäftigtengruppen einer kommunalen Verwaltung unterstüt-

zen. Hierzu gehören insbesondere Tarifbeschäftigte nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst

(TVöD), Beamt:innen, Auszubildende, Anwärter:innen, Praktikant:innen, Werkstudierende sowie weitere

Personengruppen, deren personalwirtschaftliche Daten durch die Kreisverwaltung verwaltet werden. Dar-

über hinaus muss die Software die komplexen Organisationsstrukturen einer Kreisverwaltung sowie die

Anforderungen aus dem Personalvertretungsrecht, Gleichstellungsrecht, Datenschutzrecht und weiteren

für öffentliche Arbeitgeber einschlägigen Rechtsvorschriften berücksichtigen.

Das Personalmanagementsystem muss über standardisierte, dokumentierte und zukunftssichere Schnitt-

stellen verfügen, welche einen sicheren, automatisierten und medienbruchfreien Datenaustausch mit dem

beim Kreis Gütersloh eingesetzten Entgeltabrechnungssystem LogaHR / Loga3 und Dokumentenmana-

gementsystem d.velop documents ermöglichen. Zum Zeitpunkt der Einführung muss der Datenaustausch

mindestens über einen standardisierten CSV-Dateiaustausch erfolgen können; die hierfür erforderlichen

Übergabedateien und Schnittstellenkonfigurationen sind durch den Auftragnehmer bereitzustellen. Dar-

über hinaus muss die angebotene Lösung technisch geeignet sein, künftig eine vollautomatische Schnitt-

stelle zum Entgeltabrechnungssystem LogaHR / Loga3 zu unterstützen und zu realisieren.

Mit der Einführung der HR-Suite erwartet der Kreis Gütersloh eine nachhaltige Verbesserung der Qualität,

Effizienz und Transparenz sämtlicher personalwirtschaftlicher Prozesse. Die Lösung soll langfristig als

zentrales Personalmanagementsystem der Kreisverwaltung etabliert werden und die Grundlage für die

weitere Digitalisierung des Personalwesens bilden. Sie muss den gesamten Personallebenszyklus – mit

Ausnahme der Durchführung der Lohn- und Entgeltabrechnung – umfassend unterstützen, flexibel an

zukünftige organisatorische und gesetzliche Anforderungen angepasst werden können und durch eine

kontinuierliche Weiterentwicklung langfristige Investitions- und Zukunftssicherheit gewährleisten.

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2 Abgrenzung zur Payroll

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist ausschließlich die Einführung eines Personalmanagementsys-

tems (HR-Suite). Die Durchführung der Lohn- und Entgeltabrechnung (Payroll) ist ausdrücklich nicht Be-

standteil des ausgeschriebenen Leistungsumfangs. Das Personalmanagementsystem soll sämtliche we-

sentlichen Prozesse der Personalverwaltung unterstützen. Hierzu gehören insbesondere die Verwaltung

von Personalstammdaten, Organisations- und Stellendaten, Personal- und Personalkostenplanung, Do-

kumenten- und Personalaktenmanagement, Recruiting und Bewerbermanagement, Personalentwick-

lung, Ausbildungsmanagement, Leistungsmanagement, Zeiterfassung sowie digitale Serviceprozesse

und Self-Service-Funktionen für Beschäftigte und Führungskräfte.

Die Lohn- und Entgeltabrechnung umfasst demgegenüber hochspezialisierte Prozesse der monatlichen

Abrechnung von Bezügen und Entgelten sowie die Berücksichtigung steuer-, sozialversicherungs-, tarif-

und beamtenrechtlicher Vorgaben. Diese Aufgaben verbleiben außerhalb dieses Vergabeverfahrens.

Ungeachtet der fachlichen Abgrenzung muss das angebotene Personalmanagementsystem über stan-

dardisierte, dokumentierte und zukunftssichere Möglichkeiten zum Datenaustausch mit dem beim Kreis

Gütersloh eingesetzten Entgeltabrechnungssystem LogaHR / Loga3 verfügen. Der Datenaustausch muss

mindestens über einen standardisierten CSV-Dateiaustausch erfolgen können. Die Bereitstellung und

Konfiguration der hierfür erforderlichen Übergabeformate und Schnittstellenkonfigurationen ist Bestand-

teil der Leistungspflichten des Auftragnehmers.

3 Fachliche Anforderungen

3.1 Allgemein

Ziel ist die Bereitstellung eines durchgängigen Personalmanagementsystems in Form einer vollintegrier-

ten HR-Suite, das sämtliche personalwirtschaftlichen Prozesse innerhalb einer einheitlichen Systemar-

chitektur unterstützt und den unterschiedlichen Nutzergruppen entsprechend ihrer Aufgaben und Berech-

tigungen zur Verfügung steht. Die geforderten Module müssen innerhalb der HR-Suite integriert bereit-

gestellt werden. Die einzelnen Module sollten nahtlos zusammenarbeiten und einen konsistenten Daten-

bestand gewährleisten, sodass Informationen grundsätzlich nur einmal erfasst werden und anschließend

modulübergreifend zur Verfügung stehen. Änderungen an Personalstamm- oder Organisationsdaten

müssen unmittelbar in allen betroffenen Modulen des Personalmanagementsystems wirksam werden.

Die HR-Suite muss workfloworientiert aufgebaut sein und die flexible Digitalisierung personalwirtschaftli-

cher Geschäftsprozesse ermöglichen. Sämtliche Workflows sind so bereitzustellen, dass sie an die orga-

nisatorischen und fachlichen Anforderungen des Kreises Gütersloh angepasst werden können. Prozesse

müssen sowohl durch Mitarbeitende der Personalverwaltung als auch durch Führungskräfte oder Be-

schäftigte initiiert werden können. Genehmigungs-, Beteiligungs- und Informationsprozesse sind entspre-

chend der Organisationsstruktur sowie eines differenzierten Rollen- und Berechtigungskonzeptes

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abzubilden. Beispiele hierfür sind die Anzeige von Nebentätigkeiten, Adressänderungen oder die Anmel-

dung zu Seminaren. Vertretungsregelungen, Fristen, Eskalationsmechanismen sowie automatische Be-

nachrichtigungen sind dabei ebenso zu unterstützen wie die revisionssichere Dokumentation sämtlicher

Bearbeitungsschritte. Die HR-Suite muss die eigenständige Erstellung, Konfiguration und Anpassung von

Workflows durch entsprechend berechtigte Mitarbeitende des Auftraggebers ermöglichen. Hierzu sind

geeignete Konfigurationswerkzeuge bereitzustellen, mit denen Workflows, Formulare, Genehmigungs-

wege und Prozessparameter ohne Programmierung und ohne Unterstützung durch den Auftragnehmer

angepasst oder neu eingerichtet werden können. Für die Erstellung und Anpassung von Workflows dürfen

weder spezifische Kenntnisse des technischen Datenmodells noch der zugrunde liegenden Systemarchi-

tektur erforderlich sein. Die Konfiguration muss möglichst einfach und anwenderorientiert erfolgen kön-

nen, insbesondere durch die Auswahl und Zuordnung der jeweils zu beteiligenden Nutzergruppen, Rollen

oder konkreten Personen sowie der erforderlichen Prozessschritte.

Für Beschäftigte und Führungskräfte ist ein webbasiertes Self-Service-Portal bereitzustellen. Über dieses

Portal sollen berechtigte Nutzer:innen personalbezogene Informationen einsehen, definierte Stammdaten

pflegen, Anträge stellen sowie den Bearbeitungsstand ihrer Vorgänge jederzeit nachvollziehen können.

Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte müssen bis auf Feldebene konfigurierbar sein und eine daten-

schutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten sicherstellen.

Die Software muss ein modulübergreifendes Aufgaben- und Workflowmanagement bereitstellen. Offene

Aufgaben, Fristen, Wiedervorlagen sowie Bearbeitungsstände sind in einem zentralen Dashboard/Cock-

pit übersichtlich darzustellen. Die Darstellung soll sich an der jeweiligen Nutzerrolle orientieren und eine

priorisierte Bearbeitung der anstehenden Aufgaben ermöglichen. Darüber hinaus sollen Schnellzugriffe

auf häufig genutzte Funktionen sowie individuelle Startseiten unterstützt werden.

Die HR-Suite muss umfassende Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten bereitstellen. Neben standar-

disierten Berichten müssen flexible, anwendergesteuerte Auswertungen über mehrere Module hinweg

erstellt werden können. Die Erstellung von Auswertungen muss dabei niederschwellig, intuitiv und ohne

besondere technische oder statistische Kenntnisse möglich sein. Nutzerinnen und Nutzer dürfen für die

Erstellung und Anpassung von Auswertungen insbesondere keine Kenntnisse einer Programmierspra-

che, Datenbankabfragen oder des zugrunde liegenden Datenmodells benötigen. Die für Auswertungen

zur Verfügung stehenden Datenfelder müssen eindeutig, verständlich und fachlich nachvollziehbar be-

zeichnet sein, beispielsweise „Nachname“, „Vorname“, „Entgeltgruppe“, „Jobfamilie“, „Organisationsein-

heit“ oder „Beschäftigungsbeginn“. Auch komplexere Auswertungen müssen durch die einfache Auswahl

und Kombination entsprechender Kriterien erstellt werden können, beispielsweise die Ermittlung aller ak-

tiven Beschäftigten, aller Beschäftigten einer bestimmten Organisationseinheit oder aller Beschäftigten,

die innerhalb eines bestimmten Zeitraums in den Ruhestand eingetreten sind. Die Auswertungsfunktionen

müssen so gestaltet sein, dass auch Anwender:innen ohne besondere Reporting- oder IT-Kenntnisse

eigenständig aussagekräftige Auswertungen erstellen können.

Die Ergebnisse müssen tabellarisch und grafisch dargestellt sowie in gängige Dateiformate, insbesondere

Microsoft Excel, CSV und PDF, exportiert werden können. Die grafische Darstellung muss unmittelbar

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aus der jeweiligen Auswertung heraus mit möglichst wenigen Bedienschritten, idealerweise durch einen

einfachen Wechsel der Ansicht bzw. mit einem Klick, aktiviert werden können. Hierbei müssen geeignete

Darstellungsformen, beispielsweise Kreis-, Säulen-, Balken- oder vergleichbare Diagramme, zur Verfü-

gung stehen, um die Ergebnisse übersichtlich und verständlich zu veranschaulichen.

Die HR-Suite muss darüber hinaus Drill-down-Funktionen bereitstellen. Nutzer:innen müssen von aggre-

gierten Kennzahlen oder grafisch dargestellten Ergebnissen unmittelbar auf die zugrunde liegenden De-

tailinformationen zugreifen können, ohne die Auswertung neu erstellen oder zwischen unterschiedlichen

Anwendungen wechseln zu müssen. Die Drill-down-Funktion muss dabei ebenfalls intuitiv und ohne be-

sondere technische Kenntnisse nutzbar sein.

3.2 Stellenplan/Stellenbesetzungsplan/Personalplanung

Das Stellenmanagement bildet die organisatorische Grundlage des Personalmanagementsystems und

muss eine vollständige digitale Verwaltung sämtlicher Planstellen sowie deren Besetzung ermöglichen.

Ziel ist die transparente und revisionssichere Abbildung des Stellenplans einschließlich aller organisato-

rischen, tariflichen und besoldungsrechtlichen Informationen sowie die Unterstützung der kurz-, mittel-

und langfristigen Personalplanung.

Für jede Planstelle müssen sämtliche fachlich relevanten Informationen zentral verwaltet werden können.

Hierzu gehören insbesondere Stellennummer, Stellenbezeichnung, Organisationseinheit, Stellenart (z. B.

Tarifbeschäftigte, Beamtinnen und Beamte, Führungsfunktion), Beschäftigungsumfang in Vollzeitäquiva-

lenten (VZÄ/FTE), tarifliche oder besoldungsrechtliche Zuordnung, Tätigkeitsfeld, Jobfamilie, kw-/ku-Ver-

merke, Anforderungs- und Kompetenzprofile sowie weitere frei definierbare Zusatzinformationen. Dar-

über hinaus muss die Möglichkeit bestehen, Dokumente sowie Verknüpfungen zu externen Anwendun-

gen oder Dokumentenmanagementsystemen, insbesondere d.velop documents, beispielsweise Stellen-

beschreibungen oder Organisationsverfügungen, zu hinterlegen.

Darüber hinaus muss die HR-Suite eine geeignete Verknüpfung zwischen den im System verwalteten

Planstellen und den zugehörigen Stellenbewertungen im beim Kreis Gütersloh eingesetzten System

Kasaia ermöglichen. Der hierfür erforderliche Datenaustausch muss mindestens über einen standardi-

sierten Import und Export mittels CSV-Dateien unterstützt werden. Eine weitergehende automatisierte

Anbindung an Kasaia soll ermöglicht werden können.

Das System muss den Stellenplan sowie den Stellenbesetzungsplan übersichtlich darstellen und beide

miteinander verknüpfen. Die jeweilige Stellenbesetzung ist unmittelbar mit den Personaldaten zu verbin-

den, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Stelle durch welche Person besetzt wird oder ob eine Vakanz

besteht. Änderungen des Beschäftigungsumfangs, organisatorische Umsetzungen oder sonstige perso-

nalwirtschaftliche Maßnahmen sind automatisch auf Plausibilität zu prüfen und im Rahmen definierter

Workflows zu verarbeiten. Sämtliche Änderungen an Planstellen und deren Besetzung müssen histori-

siert dokumentiert werden.

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Planungsstände müssen sowohl tabellarisch als auch grafisch ausgewertet werden können. Dabei sind

Gegenüberstellungen von Plan- und Ist-Daten sowie Abweichungsanalysen hinsichtlich Stellenbestand,

Stellenbesetzung und Vollzeitäquivalenten zu unterstützen. Die Software muss verschiedene Planungs-

szenarien ermöglichen und deren Auswirkungen transparent darstellen. Zukünftige Veränderungen in der

Stellenbesetzung müssen unter Berücksichtigung bereits bekannter personeller Maßnahmen, insbeson-

dere Eintritten, Austritten, Elternzeiten, Beurlaubungen oder Änderungen des Beschäftigungsumfangs,

erstellt und grafisch dargestellt werden können. Planwerte in VZÄ/FTE und Kosten müssen jederzeit ad

hoc abrufbar sein. Eine Stellenhistorie muss Veränderungen und frühere Besetzungen dokumentieren.

Führungskräfte sollen im Rahmen ihrer Berechtigungen Zugriff auf die für ihren Verantwortungsbereich

relevanten Stelleninformationen erhalten. Darüber hinaus muss die Möglichkeit bestehen, neue Planstel-

len oder Änderungen bestehender Stellen über digitale Antragsverfahren anzumelden. Hierfür sind kon-

figurierbare Formulare, workflowgestützte Genehmigungsprozesse sowie individuell anpassbare Doku-

mentenvorlagen bereitzustellen. Die Formulare, Genehmigungsprozesse und Dokumentenvorlagen müs-

sen durch entsprechend berechtigte Mitarbeitende des Auftraggebers eigenständig angepasst oder neu

erstellt werden können. Die hierfür erforderlichen Konfigurationen müssen ohne Programmierkenntnisse

und ohne besondere technische Kenntnisse des zugrunde liegenden Datenmodells über eine intuitive

und benutzerfreundliche Oberfläche vorgenommen werden können. Eine laufende oder für einzelne An-

passungen erforderliche Unterstützung durch den Auftragnehmer darf hierfür nicht erforderlich sein.

Sämtliche Bearbeitungsschritte müssen transparent dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Die Stellenplanung muss vollständig in die weiteren Module der HR-Suite integriert sein. Änderungen im

Stellenplan oder in der Stellenbesetzung müssen ohne Medienbruch in den Bereichen Personalplanung,

Personalkostenplanung, Recruiting, Personalentwicklung sowie weiteren betroffenen Modulen verfügbar

sein und dort automatisch berücksichtigt werden.

3.3 Personalkostenplanung

Die HR-Suite muss eine integrierte Personalkostenplanung bereitstellen, die eine mehrjährige, transpa-

rente und belastbare Planung der Personalaufwendungen ermöglicht. Ziel ist es, die Personalplanung mit

ihren finanziellen Auswirkungen zu verknüpfen und dadurch eine fundierte Grundlage für die Haushalts-

planung sowie für strategische Personalentscheidungen zu schaffen. Die Personalkostenplanung muss

auf den im Personalmanagementsystem vorhandenen Stamm-, Organisations- und Stellendaten auf-

bauen und diese ohne Medienbrüche für Planungs- und Prognosezwecke nutzen. Eine Durchführung der

Lohn- und Entgeltabrechnung ist nicht Bestandteil dieses Moduls.

Die Lösung muss die Erstellung mehrjähriger Planungsszenarien mit einem Planungshorizont von min-

destens vier Jahren ermöglichen. Dabei sind tarifliche und gesetzliche Entwicklungen sowie weitere frei

definierbare Planungsparameter, beispielsweise Besoldungs- und Tarifanpassungen, Beitragsbemes-

sungsgrenzen oder sonstige Kostensteigerungen, zu berücksichtigen. Darüber hinaus muss die Möglich-

keit bestehen, unterschiedliche Planungsszenarien parallel zu erstellen und miteinander zu vergleichen,

um verschiedene Personal- und Haushaltsentwicklungen bewerten zu können.

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Die Personalkostenplanung muss sowohl auf Ebene einzelner Beschäftigter als auch aggregiert nach

Organisationseinheiten, Produkten, Kostenstellen oder weiteren frei definierbaren Gliederungsebenen er-

folgen können. Neben den finanziellen Auswirkungen sollen auch die Entwicklung der Vollzeitäquivalente

(VZÄ/FTE) sowie die personellen Kapazitäten dargestellt werden. Änderungen innerhalb der Stellen- oder

Personalplanung, beispielsweise durch Einstellungen, Austritte, Stundenänderungen, Beurlaubungen

oder organisatorische Maßnahmen, müssen sich unmittelbar auf die Personalkostenplanung auswirken

und dort nachvollziehbar berücksichtigt werden.

Planwerte in VZÄ/FTE und Kosten müssen jederzeit sowohl unter Berücksichtigung aller Planmaßnah-

men als auch ohne deren Berücksichtigung ausgewiesen werden können. Darüber hinaus müssen Per-

sonalbedarfsrechnungen sowie Zielwerte für das Jahresende oder den jeweiligen Planungshorizont als

Vergleichsmaßstäbe herangezogen werden können.

Das System muss Organisationseinheiten entsprechend eines differenzierten Rollen- und Berechtigungs-

konzeptes in die dezentrale Personal- und Personalkostenplanung einbinden können. Organisationsein-

heitsverantwortliche müssen innerhalb ihres jeweiligen Zuständigkeitsbereiches Planungen erstellen, be-

arbeiten und entsprechend ihrer Berechtigungen abschließen oder erneut zur Bearbeitung öffnen können.

Die dezentrale Beteiligung der Organisationseinheiten muss durch geeignete Planungs- und Beteili-

gungsfunktionen, insbesondere durch strukturierte Umfragen oder vergleichbare Erhebungsverfahren,

unterstützt werden. Planungsstände müssen versionierbar sein, sodass unterschiedliche Planungsstände

dokumentiert, eingefroren und bei Bedarf erneut geöffnet oder fortgeschrieben werden können. Ein Pla-

nungslauf muss unter Berücksichtigung des gesamten Personalaufwands abgeschlossen und eingefro-

ren werden können.

Unterjährig müssen Ist-Maßnahmen mit den geplanten Maßnahmen abgeglichen und Abweichungen so-

wohl hinsichtlich der Personalkosten als auch der VZÄ/FTE nach Maßnahmentypen ausgewertet werden

können. Diese Abweichungsanalysen müssen als Grundlage für neue Hochrechnungen dienen, die mit

den Planwerten zum Jahresende oder zum jeweiligen Planungshorizont verglichen und bei Bedarf ange-

passt werden können.

Zur Unterstützung der Haushaltssteuerung muss die Software umfangreiche Auswertungs- und Progno-

semöglichkeiten bereitstellen. Plan-, Ist- und Hochrechnungswerte müssen gegenübergestellt und Ab-

weichungen sowohl hinsichtlich der Personalkosten als auch der Personalkapazitäten nachvollziehbar

ausgewiesen werden können. Individuell konfigurierbare Planungs- und Prognoseberichte müssen durch

die berechtigten Mitarbeitenden des Auftraggebers eigenständig erstellt und angepasst werden können.

Die hierfür erforderlichen Auswahl- und Filtermöglichkeiten müssen verständlich bezeichnet und intuitiv

bedienbar sein, sodass auch ohne besondere Reporting-, Programmier- oder IT-Kenntnisse aussage-

kräftige Auswertungen erstellt werden können. Die verfügbaren Datenfelder müssen fachlich eindeutig

benannt und über einfache Auswahlmöglichkeiten miteinander kombiniert werden können.

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Die Auswertungen müssen über Drill-down-Funktionen verfügen, die es ermöglichen, von aggregierten

Kennzahlen unmittelbar auf die zugrunde liegenden Einzelmaßnahmen oder Beschäftigteninformationen

zu wechseln. Der Wechsel von einer Gesamt- oder Übersichtsdarstellung zu den zugehörigen Detailin-

formationen muss ohne erneute Erstellung der Auswertung und ohne Wechsel in eine andere Anwendung

möglich sein. Ergebnisse müssen sowohl tabellarisch als auch grafisch dargestellt und mit möglichst we-

nigen Bedienschritten in geeigneten Diagrammformen, beispielsweise als Säulen-, Balken- oder Kreisdi-

agramm, visualisiert werden können. Sämtliche Auswertungen müssen in den Formaten Microsoft Excel,

CSV und PDF exportiert werden können.

Alle Änderungen innerhalb der Personalkostenplanung sind zu protokollieren. Anpassungen von Pla-

nungswerten sowie Änderungen an den zugrunde liegenden Parametern müssen nachvollziehbar doku-

mentiert werden. Offene Aufgaben, Planungsstände, Informationen und erforderliche Bearbeitungs-

schritte sollen über ein zentrales Dashboard dargestellt werden, um den Planungsprozess transparent zu

unterstützen und eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen.

3.4 Personalbeschaffung/Recruiting

Die HR-Suite muss ein vollständig integriertes Bewerbermanagement bereitstellen, das sämtliche Pro-

zesse der Personalgewinnung von der Anmeldung eines Personalbedarfs bis zur Übernahme geeigneter

Bewerber:innen in das Personalmanagementsystem digital unterstützt. Ziel ist die medienbruchfreie

Durchführung des gesamten Recruitingprozesses sowie eine deutliche Verbesserung der Transparenz,

Bearbeitungsgeschwindigkeit und Servicequalität gegenüber Bewerbenden und den beteiligten Organi-

sationseinheiten.

Die Software muss die digitale Anmeldung von Personalbedarfen durch die Organisationseinheiten un-

terstützen. Hierfür sind konfigurierbare, durch den Auftraggeber eigenständig anpassbare Antragsformu-

lare sowie workflowgestützte Genehmigungsprozesse bereitzustellen, über die sämtliche beteiligten Stel-

len entsprechend ihrer Zuständigkeiten eingebunden werden können. Der jeweilige Bearbeitungsstand

muss jederzeit nachvollziehbar sein.

Nach Abschluss der Bedarfsfreigabe muss das System die Erstellung und Verwaltung von Stellenaus-

schreibungen ermöglichen. Ausschreibungstexte sowie Bewerbungsformulare müssen flexibel konfigu-

rierbar sein und an unterschiedliche Zielgruppen oder Stellenausschreibungen angepasst werden kön-

nen. Die interne Abstimmung der Ausschreibungstexte muss vollständig workflowgestützt erfolgen. Hier-

für müssen im System Vorlagen für Ausschreibungstexte und weitere erforderliche Dokumente hinterlegt,

verwaltet und für die jeweiligen Ausschreibungsverfahren verwendet werden können. Die erstellten oder

angepassten Dokumente müssen innerhalb des Systems an die jeweils beteiligten Stellen zur weiteren

Bearbeitung, Abstimmung und Freigabe weitergegeben werden können.

Die HR-Suite muss die Bereitstellung einer individuellen Karriereseite unterstützen, auf der offene Stellen

veröffentlicht und nach frei definierbaren Kriterien durchsucht werden können. Die Darstellung der Arbeit-

gebermarke, die Einbindung von Bildern, Videos sowie weiterer multimedialer Inhalte muss ebenso

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möglich sein wie die Veröffentlichung interner und externer Stellenausschreibungen. Das System muss

sowohl interne als auch externe Ausschreibungen sowie kombinierte Veröffentlichungen unterstützen.

Zur Erhöhung der Reichweite der Stellenausschreibungen muss die Software Multiposting-Funktionen

bereitstellen. Hierdurch sollen Ausschreibungen gleichzeitig auf verschiedenen Stellenportalen und Re-

cruitingplattformen veröffentlicht werden können. Hierzu gehören insbesondere Interamt, die Bunde-

sagentur für Arbeit sowie weitere am Markt etablierte Stellenportale. Darüber hinaus muss die Veröffent-

lichung auf der eigenen Karriereseite unterstützt werden. Inhalte der Ausschreibungen müssen für die

jeweiligen Veröffentlichungsplattformen individuell angepasst werden können.

Bewerbungen müssen vollständig digital entgegengenommen, verwaltet und bearbeitet werden können.

Eingangsbestätigungen müssen automatisiert erstellt und versendet werden. Darüber hinaus muss eine

sichere bidirektionale Kommunikation zwischen Bewerbenden und der Personalverwaltung über das Sys-

tem möglich sein. Das System soll darüber hinaus Funktionen zur automatisierten Analyse eingehender

Bewerbungsunterlagen bereitstellen, wünschenswert ist insbesondere eine Funktion zum CV-Parsing.

Die aus den Bewerbungsunterlagen gewonnenen Informationen sollen automatisiert erfasst und für die

weitere Bearbeitung im Bewerbungsprozess nutzbar gemacht werden können.

Das System muss die strukturierte Bewertung eingehender Bewerbungen unterstützen. Hierfür sind frei

konfigurierbare Bewertungsverfahren, beispielsweise Punktesysteme, Sternbewertungen oder Notenmo-

delle, bereitzustellen. Bewerbungen sollen nach definierten Kriterien vorsortiert, gerankt und vergleichbar

dargestellt werden können, ohne dass hierdurch eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne da-

tenschutzrechtlicher Vorschriften erfolgt. Das Prinzip der menschlichen Kontrolle und Letztentscheidung

(„Human in the Loop“) muss gewährleistet sein. Sämtliche Bewertungsschritte müssen transparent doku-

mentiert werden.

Enthält die angebotene Lösung Funktionen, die auf einem KI-System im Sinne des Art. 3 Nr. 1 der KI-

Verordnung (AI Act) der EU beruhen, sind diese im Angebot vollständig offenzulegen. Beispiele sind die

automatisierte Auswertung von Lebensläufen, die Extraktion von Kompetenzen, Matching, Ranking-Vor-

schläge oder die Generierung von Texten. Für jede Funktion sind Zweck, Modul, eingesetztes KI-Modell

bzw. dessen Anbieter und der Ort der Verarbeitung anzugeben.

Alle KI-Funktionen müssen durch den Auftraggeber aktiviert und deaktiviert werden können. Neue KI-

Funktionen, die im Rahmen von Updates bereitgestellt werden, sind mindestens drei Monate vorab an-

zukündigen und deaktiviert auszuliefern. KI-generierte Vorschläge müssen in der Benutzeroberfläche als

solche gekennzeichnet sein.

Für KI-Funktionen, die als Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung einzustufen

sind, sichert der Auftragnehmer die Erfüllung der Anbieterpflichten zu. Er stellt die Informationen bereit,

die der Auftraggeber zur Erfüllung seiner Betreiberpflichten benötigt. Dazu gehören insbesondere

• die Betriebsanleitung,

• Informationen zur menschlichen Aufsicht,

• Zugriff auf automatisch erzeugte Protokolle,

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• Informationen zu Tests auf Verzerrungen (Bias),

• Unterlagen für eine Grundrechte-Folgenabschätzung.

Daten des Auftraggebers dürfen nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen des Auftrag-

nehmers oder Dritter verwendet werden. Eingesetzte KI-Modellanbieter sind als Unterauftragsverarbeiter

im Auftragsverarbeitungsvertrag zu benennen.

Die Terminplanung für Auswahlverfahren muss workflowgestützt erfolgen. Hierbei sind sowohl interne

Beteiligte als auch Bewerbende einzubeziehen. Das System muss den Versand individueller E-Mails,

Terminbestätigungen sowie weiterer Korrespondenz anhand konfigurierbarer Vorlagen unterstützen. Dar-

über hinaus müssen Serien-E-Mails sowie zeitgesteuerte Nachrichten erstellt und automatisiert versendet

werden können.

Nach Abschluss eines Auswahlverfahrens müssen Bewerbungsdaten datenschutzkonform archiviert,

anonymisiert oder gelöscht werden können. Gleichzeitig muss die Möglichkeit bestehen, geeignete Be-

werberinnen und Bewerber nach deren Einwilligung in individuell konfigurierbare Bewerberpools zu über-

nehmen.

Die konkreten Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie die Voraussetzungen für eine Anonymisierung

oder weitere Speicherung werden durch den Auftraggeber vorgegeben. Die HR-Suite muss diese Vorga-

ben technisch konfigurierbar abbilden und die regelkonforme Löschung, Anonymisierung oder Sperrung

nachvollziehbar protokollieren können.

Für erfolgreich ausgewählte Bewerber:innen sollte das System einen digitalen Onboarding-Prozess un-

terstützen. Hierzu gehört insbesondere die Bereitstellung von Informationen über den Arbeit-geber, die

digitale Erfassung erforderlicher Stammdaten sowie die strukturierte Kommunikation zwischen Personal-

verwaltung und zukünftigen Beschäftigten. Der Onboarding-Prozess soll perspektivisch bereits vor dem

ersten Arbeitstag genutzt werden können. Wünschenswert ist insbesondere die Möglichkeit, zukünftigen

Beschäftigten bereits im Rahmen des Einstellungsprozesses relevante Onboarding-Informationen und

vorbereitende Inhalte digital bereitzustellen und diese nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses

nahtlos weiterzuführen bzw. über die Lernplattform zugänglich zu machen.

Nach Abschluss des Einstellungsverfahrens müssen sämtliche erforderlichen Informationen ohne Medi-

enbruch in die Personalverwaltung übernommen werden können, sodass eine erneute Datenerfassung

vermieden wird. Die Lösung soll zudem perspektivisch die Möglichkeit bieten, eine Karriereseite in den

digitalen Bewerbungs- und Onboarding-Prozess einzubinden.

Zur Steuerung und kontinuierlichen Weiterentwicklung des Recruitings sind umfangreiche Auswertungs-

und Reportingfunktionen bereitzustellen. Hierzu gehören insbesondere Kennzahlen zu Bewerbungszah-

len, Bearbeitungszeiten, Besetzungsdauer (Time-to-Hire), Herkunft der Bewerbungen, genutzten Veröf-

fentlichungsplattformen sowie weiteren frei definierbaren Auswertungskriterien. Sämtliche Auswertungen

müssen flexibel filterbar, grafisch darstellbar sowie in den Formaten Microsoft Excel, CSV und PDF ex-

portierbar sein.

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3.5 Personalbetreuung

Das Personalmanagementsystem muss eine umfassende digitale Unterstützung sämtlicher Prozesse der

Personalbetreuung ermöglichen und als führendes System für die Verwaltung personenbezogener Per-

sonalstammdaten dienen. Ziel ist die medienbruchfreie Bearbeitung sämtlicher personalwirtschaftlicher

Vorgänge während des gesamten Beschäftigungsverhältnisses sowie die zentrale Bereitstellung aller re-

levanten Informationen auf einer einheitlichen Datenbasis. Sämtliche Beschäftigtengruppen der Kreisver-

waltung, insbesondere Tarifbeschäftigte, Beamt:innen, Auszubildende, Anwärter:innen, Praktikant:innen

sowie weitere Personenkreise, müssen innerhalb des Systems vollständig abgebildet werden können.

Für jede beschäftigte Person ist eine digitale Mitarbeiterkarte bereitzustellen, in der sämtliche personal-

wirtschaftlich relevanten Informationen übersichtlich zusammengeführt werden. Hierzu zählen insbeson-

dere Stammdaten, Organisationszugehörigkeit, Stellen- und Funktionsinformationen, Beschäftigungs-

und Vergütungshistorien, Qualifikationen, Entwicklungsmaßnahmen, Gesprächsdokumentationen, Fehl-

zeiten, Notizen sowie weiterer dienstlicher Schriftverkehr. Die Informationen sind historisiert vorzuhalten,

sodass sämtliche Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und frühere Datenstände jederzeit eingese-

hen werden können.

Ein wesentlicher Bestandteil der Lösung ist die Integration einer digitalen Personalakte. Diese muss über

eine bidirektionale Schnittstelle mit dem beim Kreis Gütersloh eingesetzten Dokumentenmanagement-

system d.velop documents verbunden werden. Die Anbindung soll vorzugsweise über den offenen Stan-

dard CMIS (Content Management Interoperability Services) erfolgen oder eine technisch gleichwertige

standardisierte Schnittstellentechnologie nutzen. Die Schnittstelle muss gewährleisten, dass sowohl in-

nerhalb der HR-Suite erzeugte Dokumente automatisiert und revisionssicher an das Dokumentenmana-

gementsystem übergeben werden als auch bereits dort abgelegte Dokumente unmittelbar innerhalb der

HR-Suite eingesehen werden können, auch wenn diese ausschließlich in d.velop documents gespeichert

sind. Die Dokumente müssen unabhängig vom physischen Speicherort für berechtigte Nutzerinnen und

Nutzer medienbruchfrei verfügbar sein.

Vor der Produktivsetzung wird die für die jeweiligen Dokumenten- und Aktenarten festgelegte Systemfüh-

rerschaft zugrunde gelegt. Die HR-Suite und das beim Kreis Gütersloh eingesetzte Dokumentenmana-

gementsystem d.velop documents müssen über eine bidirektionale Schnittstelle miteinander kommuni-

zieren können. Die HR-Suite muss dabei sämtliche für die jeweiligen personalwirtschaftlichen Prozesse

erforderlichen Dokumente und Informationen unabhängig davon, ob diese in der HR-Suite oder in d.velop

documents gespeichert sind, innerhalb der jeweiligen Prozesse abbilden, anzeigen und nutzen können.

Dokumente, die innerhalb der HR-Suite erzeugt oder bearbeitet werden und für die dauerhafte Personal-

aktenführung bestimmt sind, müssen automatisiert an d.velop documents übergeben und dort revisions-

sicher gespeichert werden können. Gleichzeitig müssen in d.velop documents gespeicherte Dokumente

innerhalb der HR-Suite entsprechend der jeweiligen Berechtigungen unmittelbar genutzt und in die rele-

vanten Prozesse eingebunden werden können. Die physische Speicherung von Dokumenten in der HR-

Suite ist auf das für die vertragsgemäße Nutzung erforderliche Maß zu beschränken; eine redundante

dauerhafte Speicherung identischer Personalunterlagen in beiden Systemen soll vermieden werden.

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Die Schnittstelle muss gewährleisten, dass die festgelegte Systemführerschaft sowie die erforderlichen

Berechtigungen nachvollziehbar umgesetzt werden können und der jeweils führende Daten- bzw. Doku-

mentbestand erhalten bleibt.

Die HR-Suite unterstützt ein vom Auftraggeber erstelltes differenziertes Rollen- und Berechtigungskon-

zept, welches den Zugriff auf personenbezogene Daten entsprechend der jeweiligen Funktion und Zu-

ständigkeit steuert. Die Vergabe von Berechtigungen muss bis auf Ebene einzelner Datenfelder und Do-

kumente möglich sein. Führungskräfte dürfen ausschließlich auf diejenigen Informationen zugreifen kön-

nen, die für die Wahrnehmung ihrer Personalverantwortung erforderlich sind. Beschäftigte sollen über

das Self-Service-Portal Einsicht in die für sie freigegebenen personenbezogenen Informationen erhalten

sowie definierte Stammdaten eigenständig aktualisieren können.

Das fachliche Rollen- und Berechtigungskonzept wird durch den Auftraggeber vorgegeben und unter be-

ratender Beteiligung von Personalverwaltung, Datenschutz und Informationssicherheit festgelegt. Die

HR-Suite muss dieses Konzept einschließlich differenzierter Rechte bis auf Datenfeld- bzw. Dokument-

ebene technisch abbilden, administrieren und nachvollziehbar protokollieren können.

Das System muss die Digitalisierung sämtlicher wiederkehrender Serviceprozesse der Personalverwal-

tung unterstützen. Alle erforderlichen Serviceprozesse müssen durch den Auftraggeber individuell erstellt

und konfiguriert werden können. Hierzu gehören insbesondere Änderungen persönlicher Stammdaten,

Veränderungen des Beschäftigungsumfangs, organisatorische Umsetzungen, Beförderungen, Höher-

gruppierungen, Herabgruppierungen, Beurlaubungen, Nebentätigkeiten, Elternzeiten, Mutterschutz, Al-

tersteilzeit sowie weitere personalwirtschaftliche Standardprozesse. Für sämtliche Verfahren müssen

konfigurierbare digitale Workflows bereitgestellt werden, die den jeweiligen organisatorischen Anforde-

rungen angepasst werden können.

Die für die jeweiligen Verfahren erforderlichen Antragsformulare, Checklisten, Dokumentenvorlagen, Be-

arbeitungshinweise und Plausibilitätsprüfungen müssen innerhalb der HR-Suite abbildbar und über die

entsprechenden Workflows nutzbar sein. Dokumente müssen dabei innerhalb eines Workflows bearbei-

tet, geprüft, ergänzt und anschließend automatisiert an die jeweils vorgesehenen weiteren Bearbeitungs-

oder Genehmigungsstellen weitergeleitet werden können. Im Rahmen der Einführung sind hierfür die

erforderlichen grundlegenden Vorlagen und Strukturen gemeinsam mit dem Auftraggeber zu erarbeiten

bzw. bereitzustellen und so auszugestalten, dass sie durch den Auftraggeber eigenständig an die jewei-

ligen organisatorischen und fachlichen Gegebenheiten angepasst und weiterentwickelt werden können.

Die Workflowsteuerung muss sämtliche am jeweiligen Verfahren beteiligten Organisationseinheiten ein-

beziehen können. Neben der Personalverwaltung sind insbesondere Führungskräfte, Personalrat, Gleich-

stellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung, IT, Gebäudemanagement sowie weitere interne

oder externe Beteiligte entsprechend ihrer jeweiligen Rolle einzubinden. Zuständigkeiten, Vertretungsre-

gelungen, Fristen, Wiedervorlagen und Eskalationsmechanismen müssen durch entsprechend berech-

tigte Mitarbeitende des Auftraggebers eigenständig und ohne Inanspruchnahme fachlicher oder techni-

scher Unterstützung durch den Auftragnehmer konfiguriert und angepasst werden können. Der Bearbei-

tungsstand sämtlicher Vorgänge ist jederzeit transparent nachvollziehbar darzustellen.

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Die jeweils zulässigen Beteiligten, Rollen, Informations- und Bearbeitungsrechte werden vom Auftragge-

ber je Verfahren festgelegt. Eine Öffnung von Workflows für weitere interne oder externe Beteiligte darf

nur erfolgen, soweit dies fachlich erforderlich, datenschutzrechtlich zulässig und vom Auftraggeber frei-

gegeben ist.

Anträge sollen grundsätzlich durch Beschäftigte oder Führungskräfte entsprechend der ihnen im jeweili-

gen Prozess zugewiesenen Rolle über das Self-Service-Portal initiiert werden können. Hierzu zählen bei-

spielsweise Anträge auf Änderung des Beschäftigungsumfangs, Elternzeit oder die Teilnahme an Fortbil-

dungsmaßnahmen. Nach Antragstellung müssen automatisch die erforderlichen Aufgaben für sämtliche

beteiligten Personen erzeugt werden. Die Bearbeitung ist durch systemgestützte Benachrichtigungen so-

wie Erinnerungsfunktionen zu unterstützen. Nach Abschluss eines Vorgangs müssen sämtliche Antrags-

unter-lagen, Entscheidungen und erzeugten Dokumente automatisiert in der digitalen Personalakte ar-

chiviert werden.

Der Auftraggeber legt entsprechend des Rollen- und Berechtigungskonzeptes je Antragsart fest, wer ei-

nen Antrag initiieren darf, welche personenbezogenen Informationen dabei verarbeitet werden und wel-

che beteiligten Stellen Zugriff auf den Vorgang erhalten. Die HR-Suite muss diese Vorgaben technisch

erzwingen und dokumentieren können.

Soweit personalwirtschaftliche Änderungen Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung haben, müssen die

hierfür erforderlichen Daten an das beim Kreis Gütersloh eingesetzte Entgeltabrechnungssystem LogaHR

/ Loga3 übergeben werden können. Die Datenübertragung hat über die in dieser Leistungsbeschreibung

beschriebenen standardisierten Datenaustauschverfahren zu erfolgen. Der Auftragnehmer hat die hierfür

erforderlichen Übergabeformate, Schnittstellendateien und technischen Konfigurationen bereitzustellen

und zu dokumentieren.

Das Personalmanagementsystem muss darüber hinaus die Erstellung, Verwaltung und Nutzung standar-

disierter Dokumentenvorlagen unterstützen. Hierzu gehören insbesondere Arbeitsverträge, Ernennungs-

urkunden, Änderungsverfügungen, Bescheinigungen, Schreiben sowie weitere personalwirtschaftliche

Dokumente. Dokumente müssen automatisiert mit vorhandenen Personaldaten befüllt werden können,

um Mehrfacherfassungen zu vermeiden und eine einheitliche Dokumentenerstellung sicherzustellen. Die

im System hinterlegten Dokumentenvorlagen müssen durch entsprechend berechtigte Mitarbeitende des

Auftraggebers eigenständig erstellt, bearbeitet und an geänderte Anforderungen angepasst werden kön-

nen. Die hierfür erforderlichen Funktionen müssen einfach und verständlich bedienbar sein, sodass Än-

derungen an Vorlagen ohne spezielle technische Kenntnisse und ohne regelmäßige Unterstützung durch

den Auftragnehmer vorgenommen werden können.

Für Dokumente mit Schriftformerfordernis muss die HR-Suite einen integrierten Unterschriftenworkflow

bereitstellen. Dabei sind sowohl einfache als auch fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signa-

turen entsprechend den Anforderungen der eIDAS-Verordnung zu unterstützen. Der Signaturprozess

muss vollständig in die Workflowsteuerung integriert sein.

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Zur Unterstützung der täglichen Arbeit der Personalverwaltung muss das System ein zentrales Aufgaben-

und Wiedervorlagenmanagement bereitstellen. Offene Vorgänge, Fristen, Genehmigungen und Wieder-

vorlagen sind übersichtlich darzustellen und nach unterschiedlichen Kriterien filterbar. Gleichartige Auf-

gaben aus verschiedenen Prozessen sollen gebündelt angezeigt werden können, um eine effiziente Be-

arbeitung zu ermöglichen.

Ergänzend hierzu sind umfangreiche Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten bereitzustellen. Die Soft-

ware muss insbesondere Auswertungen über Art, Anzahl, Bearbeitungsdauer und Ergebnisse personal-

wirtschaftlicher Serviceprozesse ermöglichen. Darüber hinaus sollen Prozesslaufzeiten, Bearbeitungs-

stände sowie weitere steuerungsrelevante Kennzahlen ausgewertet und grafisch dargestellt werden kön-

nen. Die Erstellung und Anpassung von Auswertungen muss auch für fachlich zuständige Mitarbeitende

ohne besondere Reporting- oder technische Kenntnisse einfach und intuitiv möglich sein. Hierzu müssen

die auszuwählenden Daten und Merkmale eindeutig und verständlich bezeichnet sein und Auswertungen

ohne aufwendige technische Konfiguration erstellt werden können. Sämtliche Auswertungen müssen fle-

xibel konfigurierbar sowie in den Formaten Microsoft Excel, CSV und PDF exportierbar sein.

3.6 Leistungsmanagement

Die HR-Suite muss ein integriertes Modul für das Leistungsmanagement bereitstellen, welches die Pla-

nung, Durchführung, Dokumentation und Auswertung von Mitarbeitendengesprächen, Zielvereinbarun-

gen, Beurteilungen sowie Kompetenzbewertungen vollständig digital unterstützt. Ziel ist die medienbruch-

freie Abwicklung sämtlicher Gesprächs- und Beurteilungsprozesse sowie die nachhaltige Unterstützung

einer systematischen Personalentwicklung und leistungsorientierten Personalsteuerung.

Das Modul muss die Durchführung unterschiedlicher Gesprächs- und Beurteilungsformate ermöglichen.

Hierzu gehören insbesondere Probezeit-, Jahres-, Entwicklungs-, Anlass- und Rückkehrgespräche sowie

dienstliche Beurteilungen und weitere individuell definierbare Gesprächsarten. Gespräche und Beurtei-

lungen müssen sowohl für einzelne Beschäftigte als auch gesammelt nach frei definierbaren Personen-

kreisen, beispielsweise Tarifbeschäftigte oder Beamt:innen, sowie nach Organisationseinheiten initiiert

werden können. Die Durchführung wiederkehrender Gesprächszyklen muss durch automatische Termin-

planung, Erinnerungsfunktionen per E-Mail und systeminterne Aufgaben unterstützt werden.

Für sämtliche Gesprächs- und Beurteilungsverfahren müssen individuell, durch den Auftraggeber eigen-

ständig konfigurierbare Gesprächsleitfäden, Feedback- und Beurteilungsbögen sowie Bewertungsformu-

lare bereitgestellt werden können. Der Aufbau der Formulare darf nicht auf vorgegebene Standardmas-

ken beschränkt sein, sondern muss durch den Auftraggeber an unterschiedliche Beschäftigtengruppen,

Gesprächsarten oder organisatorische Anforderungen angepasst werden können. Erläuterungen zu ein-

zelnen Bewertungskriterien, Skalen oder Fragestellungen sollen hinterlegt werden können, um eine mög-

lichst einheitliche Bewertung sicherzustellen.

Das System muss die Durchführung von Selbst- und Fremdeinschätzungen unterstützen. Hierbei sollen

sowohl Beschäftigte als auch Führungskräfte ihre jeweiligen Bewertungen unabhängig voneinander

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erfassen können. Unterschiede zwischen den Einschätzungen müssen übersichtlich dargestellt und gra-

fisch aufbereitet werden, um eine strukturierte Gesprächsvorbereitung und einen nachvollziehbaren Aus-

tausch während des Mitarbeitendengespräches zu ermöglichen.

Zur Unterstützung einer kompetenzorientierten Personalentwicklung muss die Software individuelle Kom-

petenzmodelle abbilden können. Hierzu gehören sowohl fachliche als auch methodische, soziale und

persönliche Kompetenzen. Den einzelnen Stellen oder Funktionen müssen entsprechende Anforderungs-

profile zugeordnet werden können. Gleichzeitig muss das System die vorhandenen Kompetenzen der

Beschäftigten erfassen und einen automatisierten Soll-Ist-Abgleich zwischen den Anforderungen einer

Stelle und den vorhandenen Qualifikationen ermöglichen. Veränderungen innerhalb der Kompetenzent-

wicklung sind historisiert zu dokumentieren und über längere Zeiträume nachvollziehbar darzustellen.

Das Modul muss die Vereinbarung, Verwaltung und Nachverfolgung individueller Ziele unterstützen. Ziele

sollen unterschiedlichen Zeiträumen, Organisationseinheiten oder Beschäftigtengruppen zugeordnet

werden können. Für jedes Ziel muss der Bearbeitungs- beziehungsweise Zielerreichungsgrad dokumen-

tiert und nachvollziehbar dargestellt werden können. Die Ergebnisse der Zielvereinbarungen sollen in die

weitere Personalentwicklung einfließen und für Folgegespräche wieder zur Verfügung stehen.

Während der Durchführung eines Mitarbeitendengespräches müssen bereits vorhandene Informationen

automatisch bereitgestellt werden können. Hierzu gehören insbesondere frühere Gesprächsergebnisse,

vereinbarte Entwicklungsmaßnahmen, bestehende Zielvereinbarungen, Kompetenzprofile sowie rele-

vante Stellen- und Anforderungsprofile. Dadurch soll eine Mehrfacherfassung von Informationen vermie-

den und gleichzeitig eine kontinuierliche Personalentwicklung unterstützt werden.

Die im Rahmen von Gesprächen oder Beurteilungen festgestellten Entwicklungsbedarfe müssen unmit-

telbar an das Modul Personalentwicklung übergeben werden können. Hierdurch sollen Fortbildungsmaß-

nahmen, Qualifizierungsangebote oder weitere Entwicklungsmaßnahmen ohne erneute Datenerfassung

geplant und verwaltet werden können. Zwischen beiden Modulen ist ein durchgängiger Informationsfluss

sicherzustellen.

Das Leistungsmanagement muss umfangreiche Auswertungs- und Reportingfunktionen bereitstellen.

Hierzu gehören insbesondere Übersichten über anstehende, laufende und abgeschlossene Gespräche,

offene Beurteilungen, Zielerreichungsgrade, Kompetenzentwicklungen sowie Soll-Ist-Abgleiche zwischen

Stellenprofilen und vorhandenen Kompetenzen. Darüber hinaus müssen organisationsbezogene Auswer-

tungen, Übersichten über Gesprächs- und Beurteilungsbedarfe, historische Kompetenzentwicklungen so-

wie Analysen über Kompetenzträger, Qualifikationsverteilungen und Entwicklungsbedarfe erstellt werden

können. Entsprechende Auswertungen müssen durch berechtigte Mitarbeitende des Auftraggebers ei-

genständig erstellt und bedarfsgerecht angepasst werden können, ohne hierfür regelmäßig Unterstützung

durch den Auftragnehmer in Anspruch nehmen zu müssen. Die Ergebnisse müssen sowohl tabellarisch

als auch grafisch aufbereitet und in den Formaten Microsoft Excel, CSV und PDF exportiert werden kön-

nen.

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Sämtliche Gesprächsunterlagen, Bewertungen, Zielvereinbarungen und Beurteilungen sind revisionssi-

cher zu dokumentieren und entsprechend den jeweiligen Berechtigungen innerhalb der digitalen Perso-

nalakte verfügbar zu machen. Zugriffe auf vertrauliche Informationen müssen durch das Rollen- und Be-

rechtigungskonzept der HR-Suite gesteuert und vollständig protokolliert werden.

Die Berechtigungen für Gesprächsunterlagen, Beurteilungen, Zielvereinbarungen und vergleichbare ver-

trauliche Informationen sind durch den Auftraggeber vorzugeben. Die Software muss insbesondere eine

getrennte Verarbeitung besonders sensibler Inhalte ermöglichen, soweit dies im Rollen- und Berechti-

gungskonzept vorgesehen ist.

3.7 Personalentwicklung

Die HR-Suite muss ein integriertes Modul zur Unterstützung der strategischen und operativen Personal-

entwicklung bereitstellen. Ziel ist es, Qualifizierungs- und Entwicklungsmaßnahmen systematisch zu pla-

nen, durchzuführen, zu dokumentieren und auszuwerten sowie die kontinuierliche Entwicklung der Be-

schäftigten nachhaltig zu unterstützen. Das Modul muss eng mit den Bereichen Leistungsmanagement,

Kompetenzmanagement, Personalbetreuung und Nachfolgeplanung zusammenarbeiten, sodass Ent-

wicklungsbedarfe ohne Medienbrüche übernommen und weiterverarbeitet werden können.

Ausgangspunkt der Personalentwicklung müssen insbesondere Ergebnisse aus Mitarbeitendengesprä-

chen, dienstlichen Beurteilungen, Kompetenzanalysen sowie weiteren personalwirtschaftlichen Prozes-

sen sein. Festgestellte Entwicklungsbedarfe müssen automatisiert übernommen und einzelnen Beschäf-

tigten oder Beschäftigtengruppen zugeordnet werden können. Hierdurch soll eine durchgängige Planung

individueller Qualifizierungsmaßnahmen ohne Mehrfacherfassung von Daten ermöglicht werden.

Das System muss eine zentrale Weiterbildungsplattform mit einer darin enthaltenen Lernplattform bereit-

stellen, auf der interne und externe Fortbildungsangebote verwaltet, geplant und veröffentlicht werden

können. Seminare müssen hinsichtlich Inhalts, Zielgruppe, Veranstaltungsform, Zeitraum, Veranstal-

tungsort, Kosten, Teilnehmendenzahl sowie weiterer frei definierbarer Merkmale beschrieben werden

können. Darüber hinaus müssen Stammdaten von internen und externen Bildungsträgern, Dozentinnen

und Dozenten sowie Veranstaltungsorten verwaltet werden können. Zu den Stammdaten gehören min-

destens Name und Anschrift der Anbieter und Dozierenden, Fachgebiete beziehungsweise Themen so-

wie bei Veranstaltungsräumen insbesondere Raumgröße und Raumausstattung unter Berücksichtigung

der jeweils geltenden gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Die Software muss sowohl offene als auch geschlossene Fortbildungsangebote unterstützen. Offene Se-

minare sollen von Beschäftigten oder Führungskräften eigenständig über das Self-Service-Portal ausge-

wählt und beantragt werden können. Geschlossene Seminare müssen gezielt einzelnen Beschäftigten

oder definierten Personengruppen zugewiesen werden können. Die hierfür erforderlichen Genehmi-

gungsprozesse müssen durch entsprechend berechtigte Mitarbeitende des Auftraggebers eigenständig

an die organisatorischen Anforderungen des Kreises Gütersloh angepasst und konfiguriert werden kön-

nen.

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Für Daten externer Bildungsträger, Dozierender und weiterer Dritter ist durch den Auftraggeber festzule-

gen, welche Datenkategorien, Zwecke, Empfänger und Aufbewahrungsfristen erforderlich sind. Die HR-

Suite muss diese Vorgaben durch konfigurierbare Datenfelder, Berechtigungen und Löschregeln abbilden

können.

Für sämtliche Fortbildungsmaßnahmen sind digitale durch den Auftraggeber konfigurierbare Anmelde-,

Genehmigungs- und Verwaltungsprozesse bereitzustellen. Der gesamte Bearbeitungsablauf – von der

Anmeldung über die Genehmigung bis zur Teilnahme und Nachbereitung – muss medienbruchfrei erfol-

gen. Automatisierte Benachrichtigungen, Terminbestätigungen sowie Erinnerungsfunktionen sollen die

Beteiligten während des gesamten Prozesses unterstützen. Serien-E-Mails müssen auf Basis individuel-

ler Vorlagen erstellt und automatisiert versendet werden können. Sofern Termine erstellt werden, muss

eine Integration in Microsoft Exchange beziehungsweise kompatible Kalendersysteme einschließlich der

Erstellung entsprechender Kalendereinträge unterstützt werden.

Das Modul muss die organisatorische Vorbereitung von Fortbildungsmaßnahmen unterstützen. Hierzu

gehören insbesondere die Verwaltung von Teilnehmendenlisten, Räumen, Ressourcen und Seminarun-

terlagen. Die Vorbereitung soll checklistenbasiert erfolgen können. Seminarunterlagen müssen den Teil-

nehmenden vor, während und nach der Veranstaltung digital bereitgestellt werden können. Nach Ab-

schluss einer Maßnahme muss die Möglichkeit bestehen, Feedback der Teilnehmenden automatisiert

einzuholen, zu sammeln und systemgestützt auszuwerten.

Erworbene Qualifikationen und Kompetenzen müssen nach Abschluss einer Fortbildungsmaßnahme

nach vorheriger Freigabe durch den Mitarbeitenden dem jeweiligen Kompetenzprofil der beschäftigten

Person zugeordnet werden können. Gleichzeitig muss eine vollständige Historie sämtlicher absolvierter

Qualifizierungsmaßnahmen geführt werden.

Eine automatische Übernahme in ein personenbezogenes Kompetenzprofil darf nur für die vom Auftrag-

geber fachlich und datenschutzrechtlich festgelegten Informationen erfolgen. Der Auftraggeber bestimmt,

welche Fortbildungs- und Qualifikationsdaten dauerhaft dokumentiert werden und zu welchem Zweck

diese verwendet werden dürfen; die HR-Suite muss diese Vorgaben technisch abbilden können.

Das System muss darüber hinaus die Verwaltung wiederkehrender Pflichtunterweisungen und verpflich-

tender Fortbildungsmaßnahmen unterstützen. Hierzu zählen insbesondere gesetzlich vorgeschriebene

Unterweisungen oder regelmäßig zu wiederholende Schulungen. Für diese Maßnahmen müssen Fristen,

Wiederholungsintervalle sowie automatische Erinnerungen konfigurierbar sein. Beschäftigtengruppen

sollen anhand frei definierbarer Kriterien ausgewählt und automatisiert eingeladen oder verpflichtet wer-

den können.

Beschäftigte müssen außerdem die Möglichkeit erhalten, selbstständig externe Fortbildungsmaßnahmen

zu erfassen und entsprechende Nachweise hochzuladen.

Die Erfassung und Weiterverarbeitung freiwillig eingestellter Nachweise muss als konfigurierbare Funk-

tion ausgestaltet sein. Eine Übernahme in ein dauerhaftes Kompetenzprofil oder eine Verwendung für

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weitere Personalmaßnahmen darf nur nach Maßgabe der vom Auftraggeber festgelegten fachlichen und

datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfolgen.

Die im Zusammenhang mit Fortbildungsmaßnahmen entstehenden Kosten müssen dokumentiert und

den jeweiligen Kostenstellen oder Kostenträgern der Teilnehmenden zugeordnet werden können. Die

hierfür erforderlichen Informationen sind für die Weiterverarbeitung in angebundenen Finanzverfahren

exportierbar bereitzustellen.

Fortbildungszeiten und hiermit verbundene Abwesenheiten müssen automatisch an das Modul Zeiterfas-

sung übergeben werden können, sodass Mehrfacherfassungen vermieden werden.

Zur Unterstützung der Personalsteuerung muss das Modul umfangreiche Reporting- und Auswertungs-

möglichkeiten bereitstellen. Hierzu gehören insbesondere Übersichten über geplante und durchgeführte

Fortbildungsmaßnahmen, Teilnahmequoten, Qualifizierungsbedarfe, Fortbildungskosten sowie Kompe-

tenzentwicklungen. Sämtliche Auswertungen müssen flexibel filterbar, grafisch aufbereitbar und in den

Formaten Microsoft Excel, CSV und PDF exportierbar sein.

3.8 Weiterbildungs- / Lernplattform

Die HR-Suite muss über eine integrierte digitale Weiterbildungsplattform mit einer darin enthaltenen Lern-

plattform verfügen oder ein vollständig in die Anwendung integriertes Lernmanagementsystem (LMS) be-

reitstellen. Ziel ist die Unterstützung eines zeit- und ortsunabhängigen digitalen Lernens sowie die nach-

haltige Ergänzung klassischer Präsenzveranstaltungen durch digitale Lernangebote.

Die Lernplattform muss eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung bieten und die Nutzung über

gängige Desktop- und mobile Endgeräte unter Berücksichtigung der beim Auftraggeber geltenden Dienst-

vorschriften und technischen Rahmenbedingungen unterstützen. Sie muss die Bereitstellung und Ver-

waltung unterschiedlicher digitaler Lernmedien sowie die Erstellung, Verwaltung und Zuweisung von

Lernangeboten und Kursen ermöglichen. Hierzu gehören insbesondere Dokumente, Präsentationen, Vi-

deos, Web-Based-Trainings, Lernmodule sowie weitere digitale Lerninhalte. Neben selbst erstellten In-

halten müssen auch standardisierte Lernformate, insbesondere SCORM-, LTI- und xAPI-kompatible

Lernmodule, unterstützt und in die Lernplattform integriert werden können. Darüber hinaus muss die Lern-

plattform die Durchführung von Wissensabfragen, Tests oder Lernkontrollen innerhalb digitaler Lernmo-

dule unterstützen.

Die Bereitstellung von Lerninhalten muss zielgruppenorientiert erfolgen können. Lernangebote müssen

einzelnen Beschäftigten, definierten Personengruppen, Organisationseinheiten oder Funktionen zuge-

wiesen werden können. Darüber hinaus muss die Möglichkeit bestehen, verpflichtende Lerninhalte mit

Bearbeitungsfristen zu versehen und deren Erfüllung systemgestützt zu überwachen und bei Überschrei-

tung oder bevorstehenden Fristen entsprechend kenntlich zu machen.

Soweit im Rahmen der Nutzung personenbezogene Lern- oder Zugriffsdaten verarbeitet werden, sind die

vom Auftraggeber festgelegten Rollen-, Zweckbindungs-, Speicher- und Löschvorgaben einzuhalten. Für

dienstliche Lernangebote sind die zulässigen Endgeräte und Zugriffsszenarien durch den Auftraggeber

festzulegen.

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Die Lernplattform muss den individuellen Lernfortschritt der Teilnehmenden dokumentieren und über-

sichtlich darstellen. Beschäftigte müssen jederzeit erkennen können, welche Lerninhalte bereits abge-

schlossen wurden, welche Schulungen noch ausstehen und welche Lernaufgaben als Nächstes zu bear-

beiten sind. Führungskräfte und die Personalverwaltung müssen entsprechend ihrer Berechtigungen den

Bearbeitungsstand ihrer Beschäftigten einsehen und auswerten können. Darüber hinaus muss die Lern-

plattform die Durchführung und Dokumentation von Präsenzveranstaltungen, Webinaren und sonstigen

Schulungsmaßnahmen unterstützen. Nach Abschluss von Lernmaßnahmen müssen Teilnahme- oder

Abschlussnachweise erstellt und den Beschäftigten zugeordnet werden können. Die entsprechenden

Nachweise müssen nach Abschluss einer Lernmaßnahme automatisch in der digitalen Personalakte der

jeweiligen Beschäftigten abgelegt werden.

Die Einsicht von Führungskräften oder der Personalverwaltung in individuelle Lernstände ist ausschließ-

lich im Rahmen des vom Auftraggeber festgelegten Rollen- und Berechtigungskonzepts zulässig. Perso-

nenbezogene Lern- und Testergebnisse dürfen nur für zuvor festgelegte Zwecke ausgewertet werden.

Zwischen der Lernplattform und den Modulen Personalentwicklung sowie Kompetenzmanagement ist ein

durchgängiger Informationsaustausch sicherzustellen. Erfolgreich absolvierte Lernmaßnahmen sollen

automatisch dokumentiert und bei Bedarf in die Kompetenzprofile der Beschäftigten übernommen werden

können. Darüber hinaus müssen Kompetenzen und Skills durch entsprechend berechtigter Personen,

insbesondere durch Führungskräfte, manuell in der Mitarbeiterkarte bzw. im Kompetenzprofil eines Be-

schäftigten erfasst, ergänzt oder aktualisiert werden können. Die Lernplattform muss darüber hinaus stan-

dardisierte Schnittstellen oder APIs zur Anbindung externer Lernanbieter und Lernplattformen unterstüt-

zen.

Darüber hinaus muss die Lernplattform umfangreiche Auswertungen über Teilnahmequoten, Lernfort-

schritte, absolvierte Schulungen, noch offene Qualifizierungsmaßnahmen, Schulungsintervalle sowie den

Lernstand einzelner Beschäftigter und Beschäftigtengruppen ermöglichen. Die Auswertungen müssen

sowohl personenbezogen als auch maßnahmenbezogen sowie für definierbare Zeiträume erstellt werden

können. Die Ergebnisse müssen grafisch aufbereitet und in den Formaten Microsoft Excel, CSV und PDF

exportierbar bereitgestellt werden.

3.9 Nachfolgeplanung

Die HR-Suite muss ein integriertes Modul zur Unterstützung der strategischen Nachfolgeplanung bereit-

stellen. Ziel ist es, personelle Risiken innerhalb der Kreisverwaltung frühzeitig zu erkennen, kritische

Funktionen nachhaltig abzusichern sowie Wissen, Kompetenzen und Qualifikationen langfristig zu erhal-

ten. Die Nachfolgeplanung muss die strategische Personalplanung mit der Personalentwicklung verbin-

den und eine systematische Identifikation, Bewertung und Entwicklung potenzieller Nachfolger:innen er-

möglichen.

Das Modul muss Bestandteil der angebotenen HR-Suite sein und auf die innerhalb des Personalmana-

gementsystems vorhandenen Daten aus den Bereichen Stellenmanagement, Personalbetreuung,

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Kompetenzmanagement, Leistungsmanagement und Personalentwicklung zugreifen können. Die erfor-

derlichen Informationen müssen innerhalb einer einheitlichen Systemarchitektur verfügbar sein. Eine aus-

schließlich über externe Drittprodukte oder separate Marktplatzlösungen bereitgestellte Nachfolgepla-

nung erfüllt die Anforderungen nicht.

Die Software muss die Identifikation und Verwaltung von Schlüsselpositionen unterstützen. Hierzu müs-

sen Stellen und Funktionen mit besonderer fachlicher, organisatorischer oder strategischer Bedeutung

gekennzeichnet und hinsichtlich ihrer Nachfolgerelevanz bewertet werden können. Insbesondere müssen

Stellen mit Alleinstellungsmerkmalen, schwer ersetzbaren Fachkenntnissen, besonderen Verantwor-

tungsbereichen oder erhöhtem Ausfallrisiko berücksichtigt werden können. Für relevante Positionen müs-

sen Risiken und Handlungsbedarfe dokumentiert und ausgewertet werden können, beispielsweise auf-

grund bevorstehender altersbedingter Austritte, langfristiger Abwesenheiten, Fluktuationsrisiken oder be-

stehender Kompetenzengpässe.

Für die Nachfolgeplanung müssen Stellenanforderungen, Aufgabenprofile, Kompetenzmodelle und Qua-

lifikationsanforderungen berücksichtigt werden können. Auf Grundlage der vorhandenen Beschäftigten-

daten muss das System die Identifikation geeigneter Nachfolgekandidatinnen und -kandidaten unterstüt-

zen. Hierzu müssen frei konfigurierbare Such- und Auswahlkriterien bereitgestellt werden können. Der

Abgleich zwischen den Anforderungen einer Stelle beziehungsweise Funktion und den vorhandenen

Kompetenzen, Qualifikationen, Erfahrungen und Entwicklungspotenzialen von Beschäftigten muss sys-

temgestützt erfolgen können. Die Ergebnisse müssen nachvollziehbar dargestellt werden, damit Füh-

rungskräfte und Personalverwaltung fundierte Entscheidungen treffen können.

Die Software muss die Verwaltung von Talentpools und Entwicklungskandidatinnen beziehungsweise -

kandidaten unterstützen. Beschäftigte müssen anhand frei definierbarer Kriterien, beispielsweise Kom-

petenzen, Qualifikationen, Potenziale oder Entwicklungsziele, entsprechenden Personengruppen zuge-

ordnet werden können. Dabei müssen individuelle Entwicklungsbedarfe sowie bereits durchgeführte oder

geplante Qualifizierungsmaßnahmen berücksichtigt werden können. Erkenntnisse aus Mitarbeitergesprä-

chen, Beurteilungen, Kompetenzbewertungen und Fortbildungsmaßnahmen müssen ohne erneute Da-

tenerfassung in die Nachfolgeplanung einfließen können.

Die Nachfolgeplanung muss unterschiedliche Szenarien unterstützen. Es muss möglich sein, mögliche

Nachfolgebesetzungen für bestehende oder künftig freiwerdende Stellen zu analysieren und hinsichtlich

der vorhandenen Kompetenzen und Qualifikationen zu bewerten. Darüber hinaus müssen Auswirkungen

personeller Veränderungen auf Organisationseinheiten, Funktionsbereiche und Kompetenzstrukturen

dargestellt werden können. Die Szenarien müssen flexibel an die organisatorischen Anforderungen und

strategischen Zielsetzungen der Kreisverwaltung angepasst werden können.

Das Modul muss Führungskräfte und die Personalverwaltung bei der frühzeitigen Entwicklung geeigneter

Nachfolgekandidatinnen und -kandidaten unterstützen. Hierzu müssen Entwicklungsmaßnahmen, Quali-

fizierungsbedarfe und geplante Personalentwicklungsmaßnahmen dokumentiert und nachverfolgt

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werden können. Eine direkte Verbindung zu den Modulen Leistungsmanagement und Personalentwick-

lung muss sicherstellen, dass erkannte Entwicklungspotenziale und Kompetenzlücken unmittelbar in ge-

eignete Maßnahmen überführt werden können.

Der Zugriff auf Informationen der Nachfolgeplanung muss durch ein differenziertes Rollen- und Berechti-

gungskonzept gesteuert werden. Insbesondere Informationen zu Potenzialbewertungen, Nachfolgeein-

schätzungen oder Entwicklungsständen dürfen nur berechtigten Nutzergruppen entsprechend ihrer Auf-

gaben und Zuständigkeiten zugänglich sein. Berechtigungen müssen flexibel konfigurierbar sein und Än-

derungen sowie Zugriffe auf sensible Informationen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Der Auftraggeber legt insbesondere fest, welche Nutzergruppen Potenzialbewertungen, Nachfolgeein-

schätzungen, Talentpool-Zuordnungen und Entwicklungsstände einsehen, bearbeiten oder auswerten

dürfen und ob bzw. in welchem Umfang betroffene Beschäftigte Zugriff auf diese Informationen erhalten.

Diese Festlegungen sind vor Produktivsetzung in das Rollen- und Berechtigungskonzept zu übernehmen.

Zur Unterstützung strategischer Personalentscheidungen muss das Modul umfangreiche Reporting- und

Auswertungsmöglichkeiten bereitstellen. Erforderlich sind insbesondere Übersichten über Schlüsselposi-

tionen, Nachfolgekandidatinnen und -kandidaten, Talentpools, Kompetenz- und Qualifikationsprofile,

Stellen- und Mitarbeiterrisiken sowie bestehende Kompetenzlücken. Die Auswertungen müssen flexibel

filterbar, sowohl tabellarisch als auch grafisch darstellbar und in gängige Dateiformate, insbesondere

Microsoft Excel, CSV und PDF, exportierbar sein. Modulübergreifende Auswertungen unter Einbeziehung

relevanter Daten aus Stellenmanagement, Personalbetreuung, Leistungsmanagement und Personalent-

wicklung müssen unterstützt werden.

3.10 Ausbildungsmanagement

Die HR-Suite muss ein integriertes Modul für das Ausbildungsmanagement bereitstellen, das sämtliche

administrativen und organisatorischen Prozesse während der Ausbildung sowie weiterer Nachwuchskräf-

teprogramme digital unterstützt. Ziel ist die durchgängige Abbildung des gesamten Ausbildungszyklus,

beginnend mit der Übernahme geeigneter Bewerber:innen aus dem Bewerbermanagement über die Pla-

nung und Durchführung der Ausbildung bis hin zum erfolgreichen Abschluss beziehungsweise zur Über-

nahme in ein Beschäftigungsverhältnis.

Das Ausbildungsmanagement muss Bestandteil der angebotenen HR-Suite sein und innerhalb einer ein-

heitlichen Systemarchitektur mit den weiteren Modulen, insbesondere Bewerbermanagement, Personal-

betreuung, Personalentwicklung, Kompetenzmanagement und Zeiterfassung, zusammenarbeiten. Eine

ausschließlich über externe Drittprodukte oder separate Marktplatzlösungen bereitgestellte Ausbildungs-

verwaltung erfüllt die Anforderungen nicht. Daten aus verbundenen Modulen müssen ohne erneute ma-

nuelle Erfassung übernommen und weiterverarbeitet werden können.

Für jede Nachwuchskraft muss eine digitale Ausbildungsakte beziehungsweise Azubi-Karte bereitgestellt

werden, in der sämtliche ausbildungsrelevanten Informationen zentral zusammengeführt werden können.

Hierzu gehören insbesondere Stammdaten, Ausbildungsberuf beziehungsweise Ausbildungsrichtung,

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Ausbildungsabschnitte, Einsatzinformationen, Gespräche, Beurteilungen, Entwicklungsmaßnahmen,

Fehlzeiten, Qualifikationen, Notizen sowie weiterer dienstlicher Schriftverkehr. Die Übernahme relevanter

Stammdaten aus dem Bewerbermanagement nach Abschluss eines Auswahlverfahrens muss medien-

bruchfrei möglich sein. Darüber hinaus muss die Verwaltung unterschiedlicher Nachwuchskräftegruppen

unterstützt werden. Hierzu gehören insbesondere Auszubildende, Anwärter:innen, Praktikant:innen sowie

Werkstudierende.

Ein wesentlicher Bestandteil des Moduls ist die Unterstützung einer digitalen Ausbildungsakte. Die für die

Ausbildungsverwaltung erforderlichen Dokumente und Informationen müssen während der Ausbildungs-

zeit digital und strukturiert innerhalb der HR-Suite verwaltet und den jeweils berechtigten Nutzer:innen

zugänglich gemacht werden können.

Für die Übernahme relevanter Dokumente und Informationen in die digitale Personalakte nach Abschluss

der Ausbildung sollte eine geeignete Möglichkeit zur Verfügung stehen. Die Übernahme in das beim Kreis

Gütersloh eingesetzte Dokumentenmanagementsystem d.velop documents muss vorzugsweise über

eine auf dem offenen Standard CMIS (Content Management Interoperability Services) basierende oder

technisch gleichwertige standardisierte Schnittstelle bzw. ein standardisiertes Austauschverfahren unter-

stützt werden können. Die hierfür erforderlichen Dokumente müssen automatisiert oder mit angemesse-

nem Aufwand übertragen und anschließend in d.velop documents revisionssicher gespeichert werden

können. Eine redundante Speicherung von Dokumenten soll dabei vermieden werden.

Die technische Ausgestaltung der Dokumentenverwaltung muss unterschiedliche Berechtigungsmodelle

unterstützen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass Berechtigungen des Dokumentenmanagementsys-

tems vollständig in die HR-Suite übernommen werden. Die Systeme können grundsätzlich über getrennte

Berechtigungskonzepte verfügen, sofern ein datenschutzkonformer und nachvollziehbarer Zugriff ge-

währleistet ist. Die jeweils erforderlichen Zugriffsrechte müssen über geeignete technische und organisa-

torische Maßnahmen sichergestellt werden.

Auszubildende, Ausbildungsverantwortliche, Führungskräfte sowie weitere berechtigte Personen müssen

entsprechend ihrer jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten Zugriff auf die erforderlichen Ausbildungs-

informationen erhalten können. Hierfür ist ein vom Auftraggeber vorgegebenes Rollen- und Berechti-

gungskonzept entsprechend den konkreten organisatorischen, fachlichen und datenschutzrechtlichen

Anforderungen des Auftraggebers in der HR-Suite umzusetzen und zu konfigurieren. Die Ausgestaltung

der Rollen und Berechtigungen ist im Rahmen der Einführung gemeinsam abzustimmen und entspre-

chend den Anforderungen des Auftraggebers zu konfigurieren. Die Vergabe von Berechtigungen muss

möglichst bis auf Ebene einzelner Datenfelder oder Dokumentbereiche konfigurierbar sein. Sämtliche

Zugriffe und Änderungen an ausbildungsbezogenen Informationen müssen nachvollziehbar protokolliert

werden.

Das Modul muss die digitale Führung und Verwaltung von Berichtsheften unterstützen. Auszubildende

müssen Ausbildungsnachweise elektronisch erfassen und zur Prüfung einreichen können. Die Prüfung

und Freigabe muss über durch den Auftraggeber eigenständig konfigurierbare Workflows unter

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Einbindung der zuständigen Ausbildungsverantwortlichen erfolgen können. Den Berichtsheften müssen

ergänzende Dokumente und Anlagen medienbruchfrei hinzugefügt und gemeinsam verwaltet werden

können. Automatische Erinnerungen und Fristenüberwachungen für ausstehende Einträge oder Freiga-

ben müssen unterstützt werden. Die Möglichkeit zum Export beziehungsweise zur medienbruchfreien

Weitergabe vollständiger Berichtshefte einschließlich der zugehörigen Anlagen an Berufsschulen oder

Prüfungsstellen muss vorgesehen werden können.

Darüber hinaus muss das Ausbildungsmanagement die Durchführung digitaler Ausbildungs- und Ent-

wicklungsgespräche sowie individueller Beurteilungen unterstützen. Hierfür müssen frei konfigurierbare

Gesprächsleitfäden, Bewertungsbögen und Dokumentationsmöglichkeiten bereitgestellt werden können.

Gesprächs- und Beurteilungsprozesse müssen workflowgestützt durchgeführt und durch Fristen, Erinne-

rungen sowie automatische Benachrichtigungen unterstützt werden. Ergebnisse aus Gesprächen und

Beurteilungen müssen für weitere Personalentwicklungsmaßnahmen nutzbar sein und ohne erneute Da-

tenerfassung in die entsprechenden Module übernommen werden können.

Das System muss eine zentrale Übersicht über alle Nachwuchskräfte mit umfangreichen Such-, Filter-

und Auswertungsmöglichkeiten bereitstellen. Hierbei müssen insbesondere Ausbildungsstände, Ausbil-

dungsabschnitte, Einsatzbereiche, Fehlzeiten, Beurteilungen, Berichtshefte sowie anstehende Termine

dargestellt werden können. Für definierbare Personengruppen sollten wiederkehrende Informationen,

beispielsweise Berufsschultage, gesammelt gepflegt werden können.

Das Modul muss die Planung und Steuerung der praktischen Ausbildung unterstützen. Ausbildungsstati-

onen, Einsatzbereiche und Ausbildungsabschnitte müssen sowohl manuell als auch systemgestützt ge-

plant werden können. Die Planung muss frei definierbare Kriterien berücksichtigen können, insbesondere

Ausbildungsdauer, Ausbildungsinhalte, Berufsschulzeiten, verfügbare Kapazitäten der Ausbilderinnen

und Ausbilder sowie individuelle Anforderungen der jeweiligen Ausbildungsberufe. Einsatzpläne müssen

übersichtlich dargestellt, veröffentlicht und den beteiligten Personen digital zur Verfügung gestellt werden

können.

Die Erstellung standardisierter Dokumente muss durch frei konfigurierbare Dokumentenvorlagen unter-

stützt werden. Hierzu gehören insbesondere Bescheinigungen, Serienanschreiben, Mitteilungen an Aus-

zubildende, Berufsschulen, Ausbildungsstätten oder sonstige interne und externe Stellen. Dokumente

müssen automatisiert mit vorhandenen Daten befüllt, revisionssicher dokumentiert und entsprechend den

Berechtigungen in der digitalen Ausbildungsakte beziehungsweise im angebundenen Dokumentenmana-

gementsystem abgelegt werden können.

Das Ausbildungsmanagement muss darüber hinaus die Verwaltung von Praktikant:innen und Referen-

dar:innen sowie weiterer Nachwuchskräftegruppen unterstützen. Hierzu müssen relevante Stammdaten,

Einsatzinformationen und Dokumente strukturiert verwaltet werden können.

Zur Unterstützung der Ausbildungssteuerung muss das Modul umfangreiche Reporting- und Auswer-

tungsmöglichkeiten bereitstellen. Hierzu gehören insbesondere Übersichten über Ausbildungsjahrgänge,

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Ausbildungsstände, Einsatzplanungen, Fehlzeiten, Berichtshefte, Beurteilungen, Berufsschultage, Ab-

schlussquoten sowie Übernahmen in Beschäftigungsverhältnisse. Die Auswertungen müssen flexibel fil-

terbar, grafisch darstellbar und in gängige Dateiformate, insbesondere Microsoft Excel, CSV und PDF,

exportierbar sein. Die Zusammenstellung, Anpassung und Konfiguration von Auswertungen muss für ent-

sprechend berechtigte Mitarbeitende des Auftraggebers ohne Programmierkenntnisse, ohne vertiefte

Kenntnisse von Datenstrukturen oder des zugrunde liegenden Datenmodells sowie ohne spezielle Re-

porting-Werkzeuge über eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche möglich sein. Eine laufende

oder für einzelne Anpassungen erforderliche Unterstützung durch den Auftragnehmer darf hierfür nicht

erforderlich sein. Auswahlmöglichkeiten und Auswertungskriterien müssen fachlich eindeutig bezeichnet

und übersichtlich strukturiert sein, sodass die benötigten Informationen schnell und mit geringem Aufwand

zusammengestellt werden können. Daten aus verschiedenen Modulen der HR-Suite müssen für über-

greifende Auswertungen zusammengeführt und ausgewertet werden können.

3.11 Zeiterfassung

Die HR-Suite muss ein vollständig integriertes Modul zur Arbeitszeit- und Abwesenheitsverwaltung be-

reitstellen, das sämtliche gesetzlichen, tarifvertraglichen und beamtenrechtlichen Anforderungen des öf-

fentlichen Dienstes erfüllt. Die Lösung muss insbesondere die Regelungen des Landesbeamtengesetzes

Nordrhein-Westfalen (LBG NRW), des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD), des Tarifvertra-

ges für den Sozial- und Erziehungsdienst (TVSuE), des TV-Fleisch sowie weiterer einschlägiger arbeits-,

tarif- und beamtenrechtlicher Vorschriften für Beamtinnen und Beamte sowie tariflich Beschäftigte unter-

stützen. Das System muss für mindestens 2.000 Beschäftigte ausgelegt sein und eine intuitive, benutzer-

freundliche sowie barrierearme Bedienung ermöglichen.

Die Arbeitszeiterfassung muss sowohl über eine browserbasierte Webanwendung als auch über statio-

näre Zeiterfassungsterminals erfolgen können. Hierbei ist die Anbindung der beim Kreis Gütersloh vor-

handenen PCS-Terminals des Typs Intus 5205 sicherzustellen. Die hierfür erforderlichen Schnittstellen

sind durch den Auftragnehmer bereitzustellen und dauerhaft zu unterstützen. Darüber hinaus muss die

Nutzung der HR-Suite für alle Beschäftigten über mobile Endgeräte entsprechend den geltenden Dienst-

vorschriften des Auftraggebers und unter Beachtung der jeweils erforderlichen Einwilligungen und sons-

tigen rechtlichen Voraussetzungen ermöglicht werden.

Das System muss die individuelle Erstellung, Verwaltung und Hinterlegung von übergreifenden Zeitpro-

grammen sowie unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle ermöglichen. Hierzu gehören insbesondere Gleit-

zeitmodelle, feste Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Schichtmodelle, Rufbereitschaften sowie weitere indivi-

duell konfigurierbare Arbeitszeitregelungen. Arbeitszeitmodelle müssen Beschäftigten oder Beschäftig-

tengruppen flexibel zugeordnet und jederzeit angepasst werden können.

Neben Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen auch Pausen, Unterbrechungen, Homeoffice-

Zeiten, mobile Arbeit sowie weitere Arbeitszeitarten erfasst werden können. Soll- und Ist-Arbeitszeiten

sind kontinuierlich gegenüberzustellen. Darüber hinaus müssen Gleitzeitkonten, Langzeitkonten sowie

weitere Arbeitszeitkonten geführt und automatisch entsprechend den jeweils geltenden Regelungen fort-

geschrieben werden. Mehrarbeitsstunden müssen automatisch auf das jeweilige Gleitzeitkonto

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übertragen werden können. Das System muss darüber hinaus die Möglichkeit bieten, konfigurierbare

automatische Kappungsregelungen für Gleitzeitkonten abzubilden. Insbesondere muss eine Regelung

unterstützt werden, nach der Gleitzeitguthaben zu einem definierten Stichtag automatisch auf einen fest-

gelegten Höchstwert reduziert werden. Die gekappten Stunden müssen nachvollziehbar dokumentiert

werden. Für berechtigte Mitarbeitende des Auftraggebers muss die Möglichkeit bestehen, gekappte Stun-

den im Ausnahmefall ganz oder teilweise wieder dem Gleitzeitkonto gutzuschreiben. Diese Rückbuchung

soll möglichst über einen konfigurierbaren Workflow mit Genehmigungs- und Dokumentationsfunktion

erfolgen können.

Zeitenkorrekturen müssen sowohl durch Beschäftigte als auch durch berechtigte Führungskräfte oder

Mitarbeitende der Personalverwaltung vorgenommen werden können. Sämtliche Änderungen sind nach-

vollziehbar zu dokumentieren und im Rahmen eines konfigurierbaren Genehmigungsworkflows freizuge-

ben. Das System muss Plausibilitätsprüfungen durchführen und auf mögliche Verstöße gegen gesetzliche

oder tarifliche Arbeitszeitregelungen hinweisen.

Das Modul muss die vollständige digitale Verwaltung sämtlicher Fehlzeiten und Abwesenheiten unter-

stützen. Hierzu gehören insbesondere Erholungsurlaub, Krankheit, Fortbildungen, Sonderurlaub, Frei-

zeitausgleich, Elternzeit, Mutterschutz, Pflegezeiten sowie weitere individuell definierbare Fehlzeitenty-

pen. Feiertage sowie organisationsbezogene Besonderheiten, beispielsweise betriebsweit geltende indi-

viduelle Fehlzeiten wie Betriebsausflüge, sind automatisch zu berücksichtigen. Fehlzeitentypen müssen

den jeweils geltenden tarif- oder beamtenrechtlichen Regelungen zugeordnet werden können. Darüber

hinaus muss ein formularbasierter Workflow für die Beantragung und Einrichtung besonderer Fehlzeiten,

beispielsweise Umwandlungstage nach dem TVSuE, bereitgestellt werden.

Beschäftigte müssen sämtliche Anträge auf Arbeitszeitänderungen, Urlaub oder sonstige Abwesenheiten

über das Self-Service-Portal digital stellen können. Führungskräfte müssen Anträge im Rahmen individu-

ell konfigurierbarer Genehmigungsworkflows bearbeiten können. Die Workflows müssen Vertretungsre-

gelungen, Eskalationsmechanismen, Fristen sowie automatische Benachrichtigungen unterstützen. An-

tragstellende sind über sämtliche Bearbeitungsschritte und Entscheidungen automatisiert per E-Mail und

In-App-Benachrichtigung zu informieren. Zusätzlich müssen automatische Erinnerungen an ausstehende

Genehmigungen und Bearbeitungsschritte bereitgestellt werden.

Zwischen dem Modul Zeiterfassung und den übrigen Modulen der HR-Suite muss ein durchgängiger Da-

tenaustausch sichergestellt werden. Genehmigte Fehlzeiten müssen beispielsweise automatisch in der

Personalakte dokumentiert sowie bei Fortbildungsmaßnahmen oder Ausbildungszeiten berücksichtigt

werden. Darüber hinaus müssen abrechnungsrelevante Daten über dokumentierte, standardisierte und

sichere Schnittstellen an das beim Kreis Gütersloh eingesetzte Entgeltabrechnungssystem LogaHR /

Loga3 übergeben werden können. Die Software muss zudem Schnittstellen zu bestehenden Personal-

verwaltungssystemen sowie zur vorhandenen Terminalhardware (PCS Intus 5205) bereitstellen.

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Das System muss Führungskräften und der Personalverwaltung umfangreiche Auswertungs- und Steue-

rungsmöglichkeiten bereitstellen. Hierzu gehören insbesondere Standard- und benutzerdefinierte Be-

richte über Arbeitszeiten, Anwesenheiten, Gleitzeitkonten, Langzeitkonten, Mehrarbeitsstunden, Fehlzei-

ten, Urlaubsstände sowie weitere Kennzahlen des Arbeitszeitmanagements. Anwesenheitsstatistiken

und Fehlzeitenübersichten müssen ebenso verfügbar sein wie individuell konfigurierbare Auswertungen.

Dashboards müssen die wichtigsten Informationen grafisch aufbereiten und eine schnelle Bewertung ak-

tueller Entwicklungen ermöglichen. Sämtliche Auswertungen müssen individuell filterbar sein und in den

Formaten Microsoft Excel, CSV sowie PDF exportiert werden können.

Die Software muss darüber hinaus offene Anträge, ausstehende Genehmigungen, Fristüberschreitungen

sowie weitere Aufgaben in einem zentralen Dashboard darstellen. Automatische Erinnerungen und Be-

nachrichtigungen per E-Mail und browserbasiert sollen die fristgerechte Bearbeitung unterstützen und die

Transparenz sämtlicher Arbeitszeit- und Abwesenheitsprozesse erhöhen.

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4 Nicht-funktionale Anforderungen

4.1 Bedienung und Ergonomie

4.1.1 Barrierefreiheit

Die HR-Suite muss in möglichst großem Umfang auch von Nutzer:innen mit körperlichen, sensorischen

oder kognitiven Einschränkungen uneingeschränkt nutzbar sein. Ziel ist eine barrierefreie Bedienbarkeit

sämtlicher wesentlicher Funktionen der Anwendung für Beschäftigte, Führungskräfte, Personalverwal-

tung, Bewerbende sowie weitere berechtigte Nutzergruppen.

Die Software muss Informationen über unterschiedliche Sinneskanäle zugänglich machen. Visuelle Infor-

mationen sollen, soweit technisch sinnvoll und funktional erforderlich, durch alternative Darstellungsfor-

men unterstützt werden, beispielsweise durch Screenreader-Kompatibilität, Alternativtexte, Tastaturbe-

dienbarkeit, ausreichende Kontraste, skalierbare Schriftgrößen sowie weitere geeignete Maßnahmen zur

barrierefreien Nutzung.

Die Benutzeroberflächen müssen entsprechend der jeweiligen Rolle und Nutzungssituation ein hohes

Maß an Barrierefreiheit gewährleisten. Die Anforderungen des Behindertengleichstellungsgesetzes Nord-

rhein-Westfalen (BGG NRW) sowie der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung Nordrhein-Westfa-

len (BITV NRW) sind entsprechend den dort festgelegten Anforderungen weitestgehend umzusetzen.

4.1.2 Intuitive Benutzerführung

Die HR-Suite muss eine intuitive, selbsterklärende und benutzerfreundliche Benutzerführung bereitstel-

len, die Nutzer:innen entsprechend ihrer jeweiligen Erfahrungen, Kompetenzen und Aufgabenstellungen

sicher und effizient durch die Anwendung führt. Ziel ist eine möglichst kurze Einarbeitungszeit sowie eine

hohe Akzeptanz der Software bei allen Nutzergruppen.

Die Benutzeroberflächen müssen sich an gängigen und bewährten Bedienkonzepten moderner Fachan-

wendungen orientieren und etablierte Konventionen der Benutzerführung berücksichtigen. Hierzu gehö-

ren insbesondere eine konsistente Navigation, nachvollziehbare Dialogabläufe, verständliche Bezeich-

nungen sowie eine einheitliche Gestaltung der Oberflächen über alle Module hinweg.

Die Oberflächenstruktur muss an die Fähigkeiten, Eigenschaften und Arbeitsweisen unterschiedlicher

Nutzergruppen angepasst sein und eine weitgehend selbsterklärende Bedienung für Beschäftigte, Füh-

rungskräfte, Personalverwaltung, Bewerbende sowie weitere berechtigte Nutzergruppen ermöglichen.

Die Anwendung muss dabei von Personen unterschiedlicher Altersgruppen und unterschiedlicher fachli-

cher Vorkenntnisse ohne umfangreichen Schulungsaufwand bedienbar sein.

Zur Unterstützung einer effizienten Arbeitsweise müssen gängige Interaktionsmuster und Komfortfunkti-

onen bereitgestellt werden. Hierzu gehören insbesondere Drag-and-Drop-Funktionen, das Öffnen von

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Dokumenten durch Doppelklick, kontextbezogene Aktionen, aussagekräftige Symbole und Schaltflächen,

Such- und Filterfunktionen sowie weitere aus modernen Fachanwendungen bekannte Bedienmechanis-

men. Die Benutzerführung muss insgesamt konsistent, nachvollziehbar und weitgehend selbsterklärend

ausgestaltet sein. Besonderer Wert wird auf eine anwenderorientierte Gestaltung der Funktionen zur Er-

stellung von Auswertungen, Berichten und Workflows gelegt. Diese Funktionen müssen so ausgestaltet

sein, dass sie von den berechtigten Mitarbeitenden des Auftraggebers ohne Programmierkenntnisse,

Kenntnisse des zugrunde liegenden Datenmodells oder den Einsatz spezieller Reporting- oder Entwick-

lungstools genutzt werden können. Die Auswahl von Datenfeldern, Filtern, Empfängern, Genehmigungs-

wegen oder sonstigen Konfigurationselementen muss über verständlich bezeichnete und fachlich nach-

vollziehbare Auswahlmöglichkeiten erfolgen. Ziel ist, dass typische Auswertungen, Berichte und Work-

flow-Anpassungen im Arbeitsalltag mit wenigen Bedienschritten erstellt, angepasst und wiederverwendet

werden können, ohne hierfür regelmäßig technische Unterstützung des Auftragnehmers in Anspruch neh-

men zu müssen.

4.2 Datenschutz und Informationssicherheit

4.2.1 Datenschutz

Die HR-Suite verarbeitet personenbezogene Daten von Beschäftigten, Bewerberinnen und Bewerbern

sowie weiteren an personalwirtschaftlichen Prozessen beteiligten Personen. Hierbei werden auch beson-

dere Kategorien personenbezogener Daten mit hohem Schutzbedarf verarbeitet. Der Auftragnehmer

muss gewährleisten und nachweisen, dass die Verarbeitung dieser Daten während des gesamten Ver-

tragszeitraums den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdaten-

schutzgesetzes (BDSG), des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW), des Landesbeam-

tengesetzes Nordrhein-Westfalen (LBG NRW), des TVöD (VKA) sowie weiterer einschlägiger daten-

schutzrechtlicher Vorschriften entspricht.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unter Nutzung der HR-Suite muss die Grundsätze nach

Art. 5 DSGVO einhalten: insbesondere die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und

Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität

und Vertraulichkeit. Der Schutz vertraulicher personenbezogener Daten muss während Speicherung,

Verarbeitung und Übertragung jederzeit gewährleistet sein. Sämtliche erforderlichen technischen und or-

ganisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO müssen dem jeweils aktuellen Stand der

Technik entsprechen und sind entsprechend umzusetzen. Die angewendeten technischen und organisa-

torischen Maßnahmen sind bereits mit den Bewerbungsunterlagen vorzulegen und nachvollziehbar dar-

zustellen.

Die Lösung muss die Umsetzung der Betroffenenrechte nach Art. 15 ff. DSGVO unterstützen und daten-

schutzfreundliche Voreinstellungen sowie Datenschutz durch Technikgestaltung gemäß Art. 25 DSGVO

gewährleisten. Die Software darf keine Funktionen enthalten, die die Erfüllung datenschutzrechtlicher

Anforderungen erschweren oder verhindern. Insbesondere muss die HR-Suite die Umsetzung von

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Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch tech-

nisch unterstützen, soweit diese Rechte im jeweiligen Verarbeitungskontext bestehen.

Der Auftragnehmer muss sämtliche verfahrensbezogenen Angaben zur Verfügung stellen, die für das

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO erforderlich sind, sowie die zur Erstel-

lung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO notwendigen Informationen bereitstel-

len. Die Erstellung der Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO obliegt dem Auftraggeber

als Verantwortlichem. Sofern für den Einsatz der HR-Suite eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfor-

derlich ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber bei deren Durchführung angemessen zu unterstüt-

zen. Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des

Auftraggebers und für die vereinbarten Zwecke verarbeiten. Er hat den Auftraggeber bei der Wahrneh-

mung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten angemessen zu unterstützen und Datenschutzverletzun-

gen unverzüglich nach Bekanntwerden zu melden.

Der Einsatz von Unterauftragnehmern mit Zugriff auf personenbezogene Daten oder entsprechende Sys-

teme ist nach den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags zulässig.

Mit Zuschlagserteilung ist zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ein Auftragsverarbeitungsvertrag

gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließen. Dieser geht in datenschutzrechtlichen Belangen den übri-

gen vertraglichen Regelungen vor. Hinsichtlich der Haftung gelten ausschließlich die Regelungen des Art.

82 DSGVO; hiervon abweichende Haftungsregelungen sind nicht zulässig.

Dem Angebot sind mindestens folgende Datenschutznachweise beizufügen:

• Entwurf eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO,

• Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO,

• Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten einschließlich der für das Verzeichnis von Verarbei-

tungstätigkeiten des Auftraggebers erforderlichen Angaben gemäß Art. 30 DSGVO,

• erforderliche Informationen für eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO,

• Nachweise über vorhandene Datenschutz- oder Sicherheitszertifizierungen, soweit vorhanden (z.

B. Zertifizierungen nach Art. 42 DSGVO oder ISO/IEC 27001).

Der Bieter sichert mit Angebotsabgabe die Einhaltung und Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anfor-

derungen nach DSGVO, BDSG und DSG NRW zu.

Die Rechtmäßigkeit der Erhebung und sonstigen Verarbeitung der vom Auftraggeber bereitgestellten Da-

ten obliegt dem Auftraggeber als Verantwortlichem. Der Auftraggeber stellt sicher und weist nach, dass

die Verarbeitung der Daten rechtmäßig erfolgt.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die hierfür erforderlichen technischen und verfahrensbezoge-

nen Informationen zur Verfügung und setzt die vom Auftraggeber festgelegten datenschutzrechtlichen

und technischen Anforderungen im Rahmen seiner Leistungserbringung um.

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4.2.2 Informationssicherheit

Der Auftragnehmer muss während des gesamten Vertragszeitraums ein angemessenes Informationssi-

cherheitsniveau gewährleisten. Das Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) des Auftragneh-

mers muss den gesamten Leistungsumfang der ausgeschriebenen HR-Suite einschließlich aller vertrag-

lich vereinbarten Leistungen und eingesetzten Subunternehmer umfassen. Sämtliche im Rahmen des

Vertrages erbrachten Leistungen müssen im Geltungsbereich des ISMS berücksichtigt und dokumentiert

sein.

Der Auftragnehmer hat im Rahmen der Projektumsetzung an der Erstellung und Abstimmung des Rollen-

und Berechtigungskonzepts, der Lösch- und Sperrkonzeption sowie der Konzeption für die Verarbeitung

von Daten in Test-, Entwicklungs-, Schulungs- und Supportumgebungen mitzuwirken. Hierzu hat der Auf-

tragnehmer die erforderlichen technischen und verfahrensbezogenen Informationen, Empfehlungen und

Umsetzungsmöglichkeiten bereitzustellen und diese mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Festlegung

der fachlichen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie die Entscheidung

über die jeweiligen Konzepte und deren Ausgestaltung obliegen ausschließlich dem Auftraggeber.

Nach Festlegung und Freigabe der jeweiligen Konzepte und Anforderungen durch den Auftraggeber hat

der Auftragnehmer deren technische Umsetzung sicherzustellen und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Dies umfasst insbesondere die technische Umsetzung der durch den Auftraggeber festgelegten Rollen-

und Berechtigungskonzepte einschließlich der Möglichkeiten zur Protokollierung von Berechtigungs- und

Administrationsänderungen, die Umsetzung der durch den Auftraggeber festgelegten Lösch- und Sperr-

mechanismen einschließlich der Möglichkeit, vom Auftraggeber festgelegte Fristen und Regeln technisch

abzubilden, sowie die technische Umsetzung und Dokumentation der durch den Auftraggeber festgeleg-

ten Schutzmaßnahmen für Test-, Entwicklungs-, Schulungs- und Supportumgebungen.

Der Auftragnehmer hat angemessene Maßnahmen zum Schutz der HR-Suite und der verarbeiteten Da-

ten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation und sonstigen Sicherheitsvorfällen umzusetzen. Hierzu

gehören insbesondere ein angemessenes Patch- und Schwachstellenmanagement, die Absicherung ad-

ministrativer und privilegierter Zugriffe, eine nachvollziehbare Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereig-

nisse sowie geeignete Maßnahmen zur Erkennung, Behandlung und Meldung von Informationssicher-

heitsvorfällen.

Sicherheitsrelevante Updates und Patches sind innerhalb angemessener, dem jeweiligen Risiko entspre-

chender Fristen einzuspielen. Kritische Sicherheitslücken sind unverzüglich zu bewerten und durch ge-

eignete Maßnahmen abzusichern.

Der Auftragnehmer hat ein dokumentiertes Verfahren zur Behandlung von Informationssicherheitsvorfäl-

len vorzuhalten und den Auftraggeber über sicherheitsrelevante Vorfälle, die die HR-Suite oder die Daten

des Auftraggebers betreffen können, unverzüglich zu informieren.

Der Auftragnehmer hat die Wirksamkeit der eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig zu über-

prüfen und auf Verlangen des Auftraggebers geeignete Nachweise über deren Umsetzung und Wirksam-

keit vorzulegen.

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5 Technische Anforderungen

5.1 Hosting

Die HR-Suite muss als Software-as-a-Service (SaaS) betrieben werden. Sämtliche produktiven Daten

sind ausschließlich in Rechenzentren innerhalb Deutschlands zu verarbeiten und zu speichern. Die Re-

chenzentren müssen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllen und über

eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 oder einen gleichwertigen Nachweis verfügen.

Der Bieter hat zusätzlich anzugeben, in welchen Staaten sämtliche Datenverarbeitungen, Administrati-

onszugriffe, Supportzugriffe, Backup- und Wiederherstellungsprozesse sowie Leistungen von Unterauf-

tragnehmern stattfinden. Änderungen an den für die Verarbeitung eingesetzten Standorten oder Unter-

auftragnehmern sind nach Maßgabe der vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben anzuzeigen.

Die Übertragung von Daten zwischen der HR-Suite und den Systemen bzw. Diensten des Auftraggebers

muss über geeignete aktuelle und sichere Verschlüsselungsverfahren erfolgen. Die Datenübertragung

muss mindestens mittels TLS in einer zum Zeitpunkt der Nutzung sicheren und vom Bieter unterstützten

Version erfolgen.

Personenbezogene Daten sowie Sicherungskopien müssen durch geeignete technische Maßnahmen ge-

gen unbefugten Zugriff geschützt und im Ruhezustand angemessen verschlüsselt werden.

Der Bieter hat die für die HR-Suite zugesicherte Verfügbarkeit sowie die vorgesehenen Wartungsfenster

und Wartungszeiten anzugeben.

Für die HR-Suite ist ein regelmäßiges, gegen unbefugten Zugriff geschütztes Backup der produktiven

Daten vorzusehen. Der Bieter hat insbesondere die Sicherungsintervalle, die Aufbewahrungsdauer der

Sicherungen, die technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen sowie das Verfahren zur Wie-

derherstellung der Daten und die Durchführung regelmäßiger Wiederherstellungstests darzustellen. Die

vom Auftraggeber vorgegebenen Anforderungen an RTO und RPO sind einzuhalten.

Der Auftragnehmer hat die HR-Suite und die für deren Betrieb erforderlichen technischen Komponenten

regelmäßig mit Sicherheitsupdates und Patches zu aktualisieren. Kritische und sicherheitsrelevante

Schwachstellen sind zeitnah zu beheben. Der Bieter hat sein Patch- und Update-Management nachvoll-

ziehbar darzustellen.

Der Zugriff auf die in der HR-Suite verarbeiteten Daten und Systeme ist durch geeignete technische und

organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Insbesondere sind administrative

und privilegierte Zugriffe angemessen abzusichern und nachvollziehbar zu protokollieren.

5.2 Anmeldung

Die HR-Suite muss eine Anmeldung über Single Sign-On (SSO) aus dem Netzwerk des Kreises Gütersloh

unterstützen. Für Zugriffe von außerhalb des Netzwerks muss zusätzlich eine Zwei-Faktor-Authentifizie-

rung (2FA) bzw. Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) unterstützt werden. Hierfür muss die Lösung O-

penID Connect (OIDC) unterstützen und in die bestehende bzw. künftig vom Auftraggeber vorgegebene

Authentifizierungs- und Identitätsmanagementinfrastruktur integrierbar sein. Eine direkte Anbindung der

HR-Suite an das lokale Active Directory des Auftraggebers wird nicht vorausgesetzt.

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Für privilegierte und administrative Konten ist unabhängig vom Zugriffsweg eine Mehr-Faktor-Authentifi-

zierung vorzusehen. Der Bieter hat die unterstützten Verfahren und deren Einbindung in die Authentifi-

zierungs- und Identitätsmanagementinfrastruktur des Auftraggebers zu beschreiben. Dabei sind insbe-

sondere die für die Anbindung erforderlichen technischen Voraussetzungen, Komponenten und Abhän-

gigkeiten darzustellen.

Die HR-Suite muss die Authentifizierung über einen vom Auftraggeber vorgegebenen bzw. freigegebenen

Identity Provider unterstützen. Die konkrete technische Ausgestaltung der Identitäts- und Authentifizie-

rungsinfrastruktur wird vom Auftraggeber vorgegeben bzw. im Rahmen der Einführung abgestimmt.

5.3 Schnittstellen bzw. Konnektoren

Die angebotene HR-Suite muss über standardisierte und dokumentierte Schnittstellen beziehungsweise

Konnektoren zu den beim Kreis Gütersloh eingesetzten oder vorgesehenen Systemen verfügen. Die

Schnittstellen müssen einen sicheren, nachvollziehbaren und standardisierten Datenaustausch ermögli-

chen und Bestandteil der angebotenen Standardlösung sein.

Für das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents muss eine Schnittstelle vorzugsweise auf

Basis des Standards CMIS (Content Management Interoperability Services) oder einer technisch gleich-

wertigen standardisierten Schnittstellentechnologie bereitgestellt werden. Die Schnittstelle muss grund-

sätzlich bidirektional ausgelegt sein. Dokumente, die innerhalb der HR-Suite erzeugt werden, müssen

automatisiert an d.velop documents übergeben und dort revisionssicher gespeichert werden können.

Gleichzeitig müssen Dokumente aus d.velop documents innerhalb der HR-Suite angezeigt und genutzt

werden können, auch wenn diese ausschließlich im Dokumentenmanagementsystem gespeichert sind,

beispielsweise aus zentralen Posteingangsprozessen gescannte und verteilte Dokumente. Hinsichtlich

der Berechtigungsverwaltung sind sowohl getrennte Berechtigungsmodelle als auch eine führende Be-

rechtigungsverwaltung des Dokumentenmanagementsystems zulässig; eine Übernahme der Berechti-

gungsrollen aus der HR-Suite in das Dokumentenmanagementsystem wird nicht zwingend vorausge-

setzt. Die Schnittstelle muss durch geeignete Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen gegen

unbefugten Zugriff geschützt sein. Zugriffe und sicherheitsrelevante Vorgänge über die Schnittstelle müs-

sen nachvollziehbar protokolliert werden können.

Die HR-Suite muss darüber hinaus eine Schnittstelle zu OpenID Connect (OIDC) bereitstellen und die

Nutzung von Single Sign-On sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützen. Zusätzlich muss eine An-

bindung an bestehende Verzeichnisdienste über LDAP möglich sein.

Für das beim Kreis Gütersloh eingesetzte Entgeltabrechnungssystem LogaHR / Loga3 muss eine stan-

dardisierte Schnittstelle für den Datenaustausch bereitgestellt werden. Der Datenaustausch muss min-

destens über einen standardisierten CSV-Dateiaustausch erfolgen können. Die hierfür erforderlichen

Schnittstellendateien, Übergabeformate und Schnittstellenkonfigurationen sind durch den Auftragnehmer

zu erstellen, bereitzustellen und zu dokumentieren.

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Die angebotene Lösung muss darüber hinaus grundsätzlich geeignet sein, weitere sichere Schnittstellen

zu Drittsystemen des Auftraggebers, insbesondere zu einem Ticketsystem oder weiteren Fachverfahren,

über standardisierte Schnittstellen oder APIs zu realisieren.

6 Einführungsunterstützung

Der Auftragnehmer übernimmt in Abstimmung mit den Projektverantwortlichen des Kreises Gütersloh die

Leitung und Steuerung des gesamten Einführungsprojekts bis zur Produktivsetzung der beauftragten Mo-

dule. Hierzu gehören insbesondere die Projektplanung, Koordination, Terminvor- und -nachbereitung, die

Dokumentation der Projektschritte sowie die Erstellung und Übergabe einer vollständigen digitalen Pro-

jektdokumentation an den Auftraggeber. Die Projektdokumentation ist in den mit dem Auftraggeber ab-

gestimmten Formaten zu übergeben. Dokumente, Übersichten, Planungen und sonstige bearbeitbare

Unterlagen sind in editierbaren und gängigen Dateiformaten, insbesondere Microsoft Word und Microsoft

Excel, bereitzustellen. Eine ausschließliche Übergabe als PDF oder in einem nicht bearbeitbaren Format

ist für solche Unterlagen nicht ausreichend.

Für die gesamte Projektlaufzeit ist ein fester Hauptansprechpartner (Projektmanager/-in) zu benennen.

Diese Person ist für die Einhaltung der Projektziele verantwortlich und steht dem Auftraggeber für fachli-

che und technische Fragestellungen zur Verfügung. Die Erreichbarkeit des Projektmanagers oder einer

qualifizierten Stellvertretung muss während der Regelarbeitszeit des Kreises Gütersloh (Montag bis Don-

nerstag von 8:00 bis 16:00 Uhr sowie Freitag von 8:00 bis 13:00 Uhr) gewährleistet sein. Die gesamte

Projektkommunikation sowie sämtliche Projektdokumente sind zwingend in deutscher Sprache bereitzu-

stellen.

Der Auftragnehmer übernimmt die Grundkonfiguration der HR-Suite und richtet die beauftragten Module

betriebsbereit ein. Hierzu gehört auch die Erstellung aller erforderlichen Übergabedateien und Schnitt-

stellenkonfigurationen für das bestehende Entgeltabrechnungssystem LogaHR / Loga3. Darüber hinaus

muss der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Implementierung der Module so unterstützen, dass

diese für die Mitarbeitenden der Abteilung Personal und Organisation sowie für alle weiteren Beschäftig-

ten und Führungskräfte als Nutzer:innen der HR-Suite produktiv einsetzbar sind. Die Grundkonfiguration

ist entsprechend den organisatorischen Anforderungen des Kreises Gütersloh individuell anzupassen.

Zur Bereitstellung eines einsatzfähigen Self-Service-Portals für Beschäftigte und Führungskräfte hat der

Auftragnehmer die nachfolgenden Prozesse gemeinsam mit dem Auftraggeber fachlich abzustimmen und

entsprechend den organisatorischen Anforderungen des Auftraggebers auszugestalten. Hierzu sind die

erforderlichen Checklisten, Aufgabenlisten, Office-Vorlagen und Genehmigungsworkflows gemeinsam zu

definieren, einzurichten, zu konfigurieren und anschließend produktiv bereitzustellen:

• Mitarbeitende einstellen und Arbeitsverträge verwalten,

• Arbeitsverträge entfristen oder verlängern,

• Arbeitszeitänderungen bearbeiten,

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• Mitarbeitende organisatorisch umsetzen,

• Mutterschutz, Elternzeit und unbezahlten Urlaub beantragen und genehmigen,

• Höhergruppierungen und Herabgruppierungen bearbeiten,

• Nebentätigkeiten beantragen und genehmigen,

• Adressänderungen erfassen,

• Änderungen von Bankverbindungen erfassen.

Für die Bereiche Automatisierungen, Self-Services und digitale Workflows stellt der Auftragnehmer dem

Auftraggeber ein vom Produktivsystem getrenntes Testsystem zur Verfügung. Das Testsystem muss pa-

rallel zum Produktivsystem betrieben werden und für Funktionstests, Konfigurationsanpassungen, Work-

flow- und Prozessänderungen, Datenmigrationen sowie für Schulungszwecke genutzt werden können.

Neue Versionen und Änderungen in diesen Bereichen müssen vor ihrer Produktivsetzung auf dem Test-

system bereitgestellt und getestet werden können.

Die Nutzung von Produktivdaten in Test-, Entwicklungs- oder Schulungssystemen ist grundsätzlich aus-

geschlossen. Eine Nutzung darf nur erfolgen, wenn sie fachlich zwingend erforderlich, vom Auftraggeber

ausdrücklich freigegeben sowie unter beratender Betiligung von Datenschutz und Informationssicherheit

abgesichert und dokumentiert ist.

6.1 Projektplan

Mit dem Angebot ist ein realistischer und belastbarer Projektplan für die Einführung der angebotenen HR-

Suite vorzulegen. Der Projektplan muss sämtliche Projektphasen von der Projektinitialisierung über Kon-

figuration, Datenmigration, Test, Schulung und Produktivsetzung bis zum Projektabschluss nachvollzieh-

bar darstellen und die Einführung der nachfolgenden Module beziehungsweise Funktionsbereiche be-

rücksichtigen:

• Personalentwicklung – Weiterbildungsplattform mit einer darin enthaltenen Lernplattform

• Stellenplan

• Personal(kosten)planung,

• Serviceprozesse und Personalbetreuung,

• Analysetool

• Ausbildungsmanagement,

• Recruiting und Bewerbermanagement,

• Leistungsmanagement,

• Personalentwicklung – Kompetenzmanagement

• Zeiterfassung.

Der Projektplan ist Bestandteil des Angebots und fließt in die Angebotswertung ein. Ziel des Auftragge-

bers ist die Produktivsetzung der Weiterbildungsplattform mit der darin enthaltenen Lernplattform spätes-

tens zum 01.09.2027 für alle Mitarbeitenden. Dieser Termin stellt einen verbindlichen Projektmeilenstein

dar, an dem sich die Planung und Terminierung sämtlicher Teilprojekte zu orientieren hat. Der Bieter hat

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darzulegen, wie dieser Meilenstein unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen

Modulen erreicht wird.

Der Projektplan muss insbesondere die vorgesehenen Projektphasen, Meilensteine, Abhängigkeiten, Ar-

beitspakete und Verantwortlichkeiten von Auftraggeber und Auftragnehmer sowie die für die einzelnen

Phasen und Arbeitspakete vorgesehenen Zeiträume ausweisen. Dabei sind insbesondere die erforderli-

chen Mitwirkungsleistungen und Entscheidungsbedarfe des Auftraggebers kenntlich zu machen.

Die Planung hat außerdem die erforderlichen Aktivitäten für die Systemkonfiguration, Datenmigration und

-validierung, Schnittstellenrealisierung, Berechtigungs- und Rollenkonzeption, Tests, Schulungen, Ab-

nahme und Produktivsetzung einschließlich der erforderlichen Vor- und Nachbereitungszeiten zu berück-

sichtigen.

Der Bieter hat im Projektplan nachvollziehbar darzustellen, welche Voraussetzungen und Mitwirkungs-

leistungen des Auftraggebers für die Einhaltung des verbindlichen Meilensteins spätestens zum

01.09.2027 erforderlich sind. Absehbare Projektrisiken, kritische Abhängigkeiten und wesentliche Annah-

men, die Einfluss auf die Einhaltung des Meilensteins haben können, sind im Angebot darzustellen und

zu berücksichtigen.

Der Projektplan ist nach Zuschlagserteilung gemeinsam mit dem Auftraggeber zu konkretisieren und fort-

zuschreiben. Die im Angebot dargestellten wesentlichen Meilensteine und der verbindliche Termin zur

Produktivsetzung der Weiterbildungsplattform mit der darin enthaltenen Lernplattform spätestens zum

01.09.2027 bleiben dabei maßgeblich.

6.2 Datenmigration/Datenübernahme

Der Auftragnehmer übernimmt die Migration der bestehenden Daten aus dem derzeit eingesetzten Per-

sonalmanagementsystem LogaHR / Loga3 in die neue HR-Suite. Die Datenübernahme muss vollständig

oder nach Abstimmung mit dem Auftraggeber selektiv erfolgen können. Hierfür müssen geeignete Konfi-

gurationsmöglichkeiten bereitgestellt werden, insbesondere zur Auswahl einzelner Datenbereiche, Zeit-

räume oder Datenkategorien, um den Migrationsprozess bedarfsgerecht steuern und Datenverluste ver-

meiden zu können.

Die Datenmigration muss zuverlässig, nachvollziehbar und fehlerfrei durchgeführt werden. Der Auftrag-

nehmer hat geeignete Mechanismen zur Sicherstellung der Datenqualität, Datenkonsistenz und Datenin-

tegrität bereitzustellen. Der Migrationsprozess muss überwacht, protokolliert und bei Bedarf ganz oder

teilweise wiederholt werden können.

Der Umfang der zu migrierenden Daten wird durch den Auftraggeber fachlich und datenschutzrechtlich

festgelegt. Eine Migration darf sich ausschließlich auf die für den Zielprozess erforderlichen Daten bezie-

hen. Vor der Migration ist festzulegen, welche Daten im Quellsystem verbleiben, welche in die HR-Suite

übernommen werden und welche nach Abschluss der Migration zu löschen oder zu archivieren sind.

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Während der Datenmigration sind Protokolle über den Migrationsfortschritt sowie über aufgetretene Feh-

ler bereitzustellen. Fehlerprotokolle müssen so ausgestaltet sein, dass eine Bereinigung fehlerhafter Da-

tenbestände im Quellsystem LogaHR / Loga3 möglich ist.

Mindestens die nachfolgenden Datenbestände müssen in die HR-Suite zum Zeitpunkt der jeweiligen Mo-

duleinführung übernommen werden:

• Stammdaten aus dem Stellenplan,

• Stammdaten der Mitarbeitenden einschließlich gehaltsrelevanter Daten (z. B. Lohnarten),

• Daten der Zeitwirtschaft, insbesondere Zeitprogramme, Soll-Zeiten, Ist-Zeiten und Zeitkonten,

• Daten der Fehlzeiten einschließlich der Fehlzeiten der letzten zwei Jahre, insbesondere Urlaubs-

und Krankheitsdaten.

Der Bieter hat im Angebot sein Vorgehen zur Datenmigration, zur Qualitätssicherung sowie zur Durch-

führung und Validierung der Datenübernahme nachvollziehbar zu beschreiben.

6.3 Schulungen

Der Auftragnehmer hat im Rahmen der Einführung der HR-Suite ein umfassendes Schulungskonzept

bereitzustellen und durchzuführen. Ziel ist die Befähigung der Mitarbeitenden der Abteilung Personal und

Organisation sowie der Fachadministration zur sicheren und eigenständigen Nutzung der HR-Suite.

Der Leistungsumfang muss mindestens Basisschulungen für alle eingeführten Module, Aufbauschulun-

gen sowie Administratorschulungen umfassen. Die Schulungen sind grundsätzlich als interaktive, live

durchgeführte Online-Schulungen unter fachlicher Anleitung und Moderation durch qualifizierte Schu-

lungsfachkräfte bereitzustellen. Die Schulungsdurchführung muss dabei die Möglichkeit zur direkten In-

teraktion, zur Beantwortung von Fragen sowie zur praktischen Vermittlung der Funktionen der HR-Suite

gewährleisten. Ergänzend können geeignete E-Learning-Angebote und selbstgesteuerte Lernformate

eingesetzt werden. Eine Schulungsdurchführung, die ausschließlich auf selbstgesteuerten Lerninhalten

ohne begleitende fachliche Anleitung basiert, ist nicht ausreichend.

Die Schulungen der Anwender:innen müssen spätestens eine Woche vor der jeweiligen Produktivsetzung

des betreffenden Moduls abgeschlossen sein. Die konkreten Schulungstermine sind im Rahmen des Pro-

jektplans zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam abzustimmen.

Das Schulungskonzept ist mindestens auf folgende Zielgruppen auszulegen:

Fachadministration: ca. 4 bis 5 Mitarbeitende,

Anwenderinnen und Anwender: ca. 40 Mitarbeitende.

Ergänzend zu den Schulungen sind umfassende Schulungsunterlagen und Handbücher in deutscher

Sprache und digitaler Form bereitzustellen. Diese müssen mindestens folgende Zielgruppen abdecken:

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• Anwender:innen,

• Administrator:innen,

• Mitarbeitende und Führungskräfte.

Die Schulungsunterlagen und Handbücher sind bei Änderungen der Software, insbesondere im Rahmen

von Releases, Updates oder Upgrades, zu aktualisieren und dem Auftraggeber kostenfrei zur Verfügung

zu stellen. Der Auftraggeber ist berechtigt, die bereitgestellten Schulungsunterlagen für dienstliche Zwe-

cke uneingeschränkt zu vervielfältigen und intern zu verwenden.

7 Lizenzmanagement/Abrechnungsmodalitäten

Das Angebot des Auftragnehmers muss als Pauschalangebot kalkuliert werden. Sämtliche für die ver-

tragsgemäße Bereitstellung und Nutzung der angebotenen HR-Suite erforderlichen Lizenz-, Nutzungs-,

Betriebs-, Wartungs- und Supportleistungen sind in der Preisbildung vollständig zu berücksichtigen.

Der Kalkulation ist mindestens folgendes Mengengerüst zugrunde zu legen:

• ca. 1.900 Mitarbeitende der Kreisverwaltung, die das Mitarbeiter- und Führungskräfteportal nut-

zen,

• ca. 40 Mitarbeitende der Abteilung Personal und Organisation, die das Kernsystem nutzen,

• ca. 250 Rekrutierungsverfahren pro Jahr.

Der Bieter hat darzulegen, dass die angebotene Lizenzierung und Preisstruktur für dieses Mengengerüst

geeignet ist und die Nutzung sämtlicher angebotener Funktionen und Module innerhalb des ausgeschrie-

benen Leistungsumfangs ermöglicht.

8 Vertragsgestaltung

Für den abzuschließenden Vertrag gelten die EVB-IT Vertragsbedingungen in der jeweils zum Zeitpunkt

der Ausschreibung gültigen Fassung sowie die in den Vergabeunterlagen festgelegten Leistungs-, Liefer-

und Vertragsbedingungen. Ergänzungen zum EVB-IT Vertrag werden zwischen dem Auftraggeber und

Auftragnehmer im Zuge der Vertragsgespräche vereinbart.

8.1 Vertragslaufzeit

Der Vertrag wird mit einer Mindestlaufzeit bis zum 31.12.2034 geschlossen. Er verlängert sich anschlie-

ßend jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, sofern er nicht von einer Vertragspartei mit einer Frist

von 12 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres schriftlich gekündigt wird.

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8.2 EVB-IT-Cloudvertrag

Für sämtliche Leistungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Nutzung der HR-Suite als Soft-

ware-as-a-Service (SaaS) einschließlich der hierfür erforderlichen Einführungs- und Implementierungs-

leistungen wird ein EVB-IT Cloudvertrag in der jeweils zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden

Fassung abgeschlossen. Die HR-Suite stellt dabei die wesentliche Hauptleistung des Vertrages dar.

Die zur vertragsgemäßen Bereitstellung und Inbetriebnahme der HR-Suite erforderlichen Einführungs-

leistungen werden als Bestandteil des EVB-IT Cloudvertrages vereinbart. Hierzu gehören insbesondere

die Einrichtung und Konfiguration der Software, die Umsetzung der in der Leistungsbeschreibung gefor-

derten Schnittstellen und Anbindungen, die Migration der vereinbarten Datenbestände, die Durchführung

der vorgesehenen Schulungen sowie gegebenenfalls erforderliche Workshops und weitere im Leistungs-

verzeichnis beschriebene Einführungsleistungen. Die Anforderungen an die bereitzustellenden Schnitt-

stellen und deren jeweiligen Mindestumfang ergeben sich aus den entsprechenden fachlichen und tech-

nischen Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung. Die dort beschriebenen Anforderungen sind im

Rahmen der Einführung und Konfiguration der HR-Suite umzusetzen und vollständig Bestandteil der an-

gebotenen Leistung und der hierfür erforderlichen Kalkulation. Sämtliche zur vertragsgemäßen Herstel-

lung des beschriebenen Zielzustands erforderlichen Einführungs- und Implementierungsleistungen sind

mit dem hierfür im Preisblatt ausgewiesenen Preis vollständig abgegolten und dürfen nicht nachträglich

als zusätzliche oder gesondert zu vergütende Leistungen geltend gemacht werden.

Die im Rahmen der Einführung gemeinsam festgelegte Systemführerschaft je Daten- und Dokumenten-

art, die zulässigen Datenflüsse zwischen HR-Suite, LogaHR / Loga3, d.velop documents und weiteren

angebundenen Systemen sowie die verbindlichen Rollen-, Lösch- und Aufbewahrungsregeln sind in der

Projektdokumentation zu dokumentieren und bei der Konfiguration der HR-Suite umzusetzen.

Mit Abschluss der Einführungsphase ist der im Leistungsverzeichnis beschriebene, vollständig eingerich-

tete und betriebsbereite Zustand der HR-Suite herzustellen. Dies umfasst insbesondere die vereinbarte

Konfiguration, die Umsetzung der geforderten Schnittstellen und Anbindungen, die vereinbarte Daten-

migration sowie die Durchführung der vorgesehenen Schulungs- und Einführungsleistungen. Die Einfüh-

rungsphase gilt erst dann als abgeschlossen, wenn die im Leistungsverzeichnis beschriebenen Einfüh-

rungsleistungen vollständig erbracht und die für die Aufnahme des Produktivbetriebs erforderlichen Funk-

tionen, Schnittstellen, Datenbestände und Konfigurationen entsprechend den vereinbarten Anforderun-

gen umgesetzt sind.

Die in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen fachlichen, funktionalen und technischen Anforde-

rungen an die HR-Suite sowie die darin beschriebenen Einführungs- und Betriebsleistungen werden Be-

standteil des abzuschließenden EVB-IT Cloudvertrages. Soweit die Leistungsbeschreibung konkrete Min-

destanforderungen oder verbindliche Leistungsmerkmale vorgibt, sind diese vom Auftragnehmer vollstän-

dig zu erfüllen und bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen.

Ergänzend gelten die in den Vergabeunterlagen festgelegten Leistungs-, Liefer- und Vertragsbedingun-

gen.

[Seite 44]

Die EVB-IT-Vertragsmuster einschließlich der Allgemeinen Vertragsbedingungen können unter folgen-

dem Link eingesehen werden:https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/it-einkauf/evb-

it-und-bvb/evb-it-und-bvb-node.html;jsessionid=8D87EE44EB09B578B0E8F5D043A4AD14.live861.

8.3 Preisanpassungen

Die im Preisblatt ausgewiesenen laufenden Kosten, insbesondere für Lizenzen, Nutzungsrechte, Betrieb,

Wartung und Support, sind für einen Zeitraum von 60 Monaten ab Aufnahme des Produktivbetriebs (ab

vollständiger Einführung aller vereinbarten Module) unveränderlich. Die Implementierungs- und Einfüh-

rungsphase bleibt bei der Berechnung dieses Zeitraums unberücksichtigt.

Eine erstmalige Preisanpassung kann frühestens mit Wirkung zum Ablauf der ersten 60 Monate nach

Aufnahme des Produktivbetriebs erfolgen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Auftragnehmer die beab-

sichtigte Preisanpassung dem Auftraggeber mindestens zwölf Monate vor deren Wirksamwerden in Text-

form ankündigt. Die erstmalige Preisanpassung ist damit frühestens zum Zeitpunkt des Ablaufs der ersten

60 Monate des Produktivbetriebs zulässig. Nach erfolgter Preisanpassung können weitere Preisanpas-

sungen frühestens nach Ablauf von jeweils zwölf Monaten seit Wirksamwerden der vorherigen Preisan-

passung erfolgen. Auch diese sind dem Auftraggeber jeweils mindestens zwölf Monate vor ihrem vorge-

sehenen Wirksamwerden in Textform anzukündigen. Die Ankündigung einer Preisanpassung muss die

betroffenen Leistungen, die bislang geltenden Preise, die vorgesehenen neuen Preise, den Zeitpunkt des

Wirksamwerdens sowie die Grundlage und den Umfang der Preisanpassung nachvollziehbar ausweisen.

Eine rückwirkende Preisanpassung ist ausgeschlossen. Führt eine Preisanpassung zu einer Erhöhung

der maßgeblichen laufenden Kosten um mehr als 5 % gegenüber den zuletzt vereinbarten Preisen, ist

der Auftraggeber berechtigt, den Vertrag hinsichtlich der von der Preisanpassung betroffenen Leistungen

außerordentlich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisanpassung zu kündigen.

9 Anforderungen an den Anbieter

9.1 Technischer Support

Der Auftragnehmer muss einen technischen Support sowie eine Hotline für Anwendungsfragen, Stö-

rungsmeldungen und Fehlermeldungen in deutscher Sprache bereitstellen. Die Kommunikation muss te-

lefonisch sowie ergänzend per E-Mail oder über ein Ticketsystem möglich sein.

Der Support muss zu folgenden Zeiten erreichbar sein:

• Montag bis Donnerstag: 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr,

• Freitag: 09:00 Uhr bis 14:00 Uhr.

Es gelten die Feiertagsregelungen des Landes Nordrhein-Westfalen.

[Seite 45]

9.2 Softwarepflege/Wartung

Der Auftragnehmer muss während der gesamten Vertragslaufzeit regelmäßige Wartungs- und Pflegeleis-

tungen erbringen, um einen sicheren und störungsfreien Betrieb der HR-Suite zu gewährleisten.

Hierzu gehören insbesondere:

• die fortlaufende Anpassung der Software an den aktuellen technischen Stand,

• die Umsetzung gesetzlicher und tariflicher Änderungen,

• die Bereitstellung und Installation getesteter Softwareaktualisierungen (Updates und Upgrades),

• die Unterstützung neuer Versionen der Anwendung innerhalb von 12 Monaten nach deren Ver-

öffentlichung,

• die Unterstützung von Servicepacks innerhalb von 6 Monaten nach deren Veröffentlichung,

• die unverzügliche Bereitstellung und Installation von Sicherheitsupdates nach deren Veröffentli-

chung.

Sicherheitsupdates müssen jederzeit eingespielt werden können und dürfen nicht an feste Wartungszyk-

len gebunden sein.

Wartungs- und Pflegeleistungen dürfen die Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit der HR-Suite nur im un-

bedingt erforderlichen Umfang beeinträchtigen. Geplante Wartungsarbeiten sind dem Auftraggeber recht-

zeitig vorher anzukündigen und, soweit möglich, außerhalb der üblichen Nutzungszeiten durchzuführen.

Updates und Upgrades dürfen keine wesentlichen bestehenden Funktionen oder Konfigurationen beein-

trächtigen. Der Auftragnehmer hat vor der Produktivsetzung von Updates und Upgrades geeignete Tests

durchzuführen und sicherzustellen, dass bestehende Daten, Schnittstellen, Berechtigungen und Konfigu-

rationen weiterhin ordnungsgemäß funktionieren.

Gesetzliche und tarifliche Änderungen, die die angebotene HR-Suite betreffen, sind innerhalb der für die

jeweilige Änderung erforderlichen Fristen umzusetzen. Soweit für die Umsetzung eine Konfiguration oder

Mitwirkung des Auftraggebers erforderlich ist, hat der Auftragnehmer den erforderlichen Anpassungsbe-

darf rechtzeitig mitzuteilen und die erforderlichen Informationen und Unterstützung bereitzustellen.

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber über wesentliche Änderungen, neue Versionen und sicherheits-

relevante Updates sowie über hierdurch bedingte Auswirkungen auf die Nutzung der HR-Suite rechtzeitig

zu informieren.

Der Auftragnehmer muss ein Backup- und Restore-Konzept vorlegen. Dieses muss insbesondere Ba-

ckup-Intervalle, Aufbewahrungsfristen, Schutz der Sicherungen, Wiederherstellungsverfahren und regel-

mäßige Wiederherstellungstests umfassen. Dabei sind die im Rahmen des Betriebs einzuhaltenden An-

forderungen an Wiederanlaufzeit (RTO) und zulässigen Datenverlust (RPO) zu berücksichtigen und nach-

vollziehbar darzustellen. Die erfolgreiche Durchführung regelmäßiger Wiederherstellungstests ist zu do-

kumentieren und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

9.3 Sicherstellung von IT-Sicherheit und Datenschutz durch den Anbieter

Der Auftragnehmer muss durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein hohes Si-

cherheitsniveau für den Betrieb der HR-Suite gewährleisten.

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Administrative, sicherheitsrelevante und für die Nachvollziehbarkeit wesentliche Aktionen müssen revisi-

onssicher protokolliert werden. Der Auftraggeber muss im Rahmen des vereinbarten Rollen- und Berech-

tigungskonzepts Einsicht in die für den Betrieb und die Sicherheitsüberwachung erforderlichen Protokol-

linformationen erhalten können.

Hierzu gehören insbesondere:

• eine sichere Datenbank- und Systemarchitektur innerhalb der Infrastruktur des Auftragnehmers,

• der Schutz personenbezogener Daten entsprechend der geltenden Datenschutzvorschriften,

• geeignete Authentifizierungs- und Zugriffskontrollmechanismen,

• die durchgängige Verschlüsselung sämtlicher Client-Server-Verbindungen nach dem Stand der

Technik; die Verschlüsselung muss mindestens einem Sicherheitsniveau von 256-Bit symmetri-

scher Schlüssellänge oder einem gleichwertigen Sicherheitsniveau entsprechen.

9.4 Beseitigung von Störungen und Fehlern

Die Beseitigung von Störungen und Fehlern wird im abzuschließenden EVB-IT-Cloudvertrag geregelt.

Die im EVB-IT-Cloudvertrag sowie in den dazugehörigen Allgemeinen Vertragsbedingungen definierten

Begrifflichkeiten und Regelungen finden Anwendung.

Störungen und Fehler sind mindestens in die nachfolgenden Prioritätenklassen einzustufen. Die in der

nachfolgenden Tabelle festgelegten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten bilden die maßgebliche

Grundlage für die zu vereinbarenden Service-Level. Die konkreten Service-Level werden im Rahmen der

Vertragsgespräche vereinbart und im EVB-IT-Cloudvertrag festgelegt; die in der Tabelle genannten Re-

aktions- und Wiederherstellungszeiten sind hierbei entsprechend zu berücksichtigen.

Die vom Auftraggeber vorgegebenen Anforderungen an die Wiederanlaufzeit (RTO) und den zulässigen

Datenverlust (RPO) sind bei der Angebotsabgabe zu berücksichtigen. Der Bieter hat nachvollziehbar dar-

zustellen, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen die vorgegebenen Werte erreicht

werden und wie deren Einhaltung im Störungsfall überprüft werden kann.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei Eingang einer ordnungsgemäßen Meldung einer Störung durch

den Auftraggeber innerhalb der festgelegten Reaktionszeiten Maßnahmen zur Störungsbeseitigung ein-

zuleiten. Für kritische Informationssicherheitsvorfälle sind zusätzlich verbindliche Reaktions-, Melde- und

Eskalationsfristen anzugeben.

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Die Reaktionszeit beginnt mit dem Eingang der ordnungsgemäßen Störungsmeldung beim Auftragneh-

mer. Die Wiederherstellungszeit beginnt ebenfalls mit dem Eingang der Störungsmeldung und endet mit

der Wiederherstellung der vertraglich geschuldeten Funktionsfähigkeit der betroffenen Leistung. Der Bie-

ter hat im Angebot anzugeben, ob und in welchem Umfang die genannten Zeiten innerhalb definierter

Servicezeiten oder unabhängig von diesen gelten.

Bei betriebsverhindernden und betriebsbehindernden Störungen hat der Auftragnehmer die Bearbeitung

mit angemessener Priorität fortzuführen und den Auftraggeber bis zur Wiederherstellung regelmäßig über

den Bearbeitungsstand, die voraussichtliche Wiederherstellungszeit und gegebenenfalls erforderliche

Zwischenmaßnahmen zu informieren.

Ist eine vollständige Störungsbeseitigung innerhalb der vorgesehenen Wiederherstellungszeit nicht mög-

lich, hat der Auftragnehmer innerhalb dieser Frist eine geeignete Zwischen- oder Umgehungslösung be-

reitzustellen, sofern dies technisch möglich und zur Aufrechterhaltung des Betriebs geeignet ist. Die voll-

ständige Fehlerbehebung ist anschließend unverzüglich fortzuführen.

Für wiederkehrende oder erhebliche Störungen hat der Auftragnehmer auf Verlangen des Auftraggebers

eine Ursachenanalyse (Root-Cause-Analyse) durchzuführen und die Ursache, die Auswirkungen sowie

die zur dauerhaften Vermeidung einer Wiederholung vorgesehenen Maßnahmen nachvollziehbar zu do-

kumentieren.

Sämtliche Störungsmeldungen, Bearbeitungsschritte, Maßnahmen und relevanten Zeitpunkte sind nach-

vollziehbar zu dokumentieren. Der Auftraggeber muss jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus seiner

gemeldeten Störungen einsehen können.

Sicherheitsrelevante Störungen und Informationssicherheitsvorfälle sind unabhängig von der Einstufung

als technische Störung unverzüglich nach Bekanntwerden nach den hierfür geltenden Melde- und Eska-

lationsverfahren an den Auftraggeber zu melden.

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10 Bewertungsmatrix

Für die Vergabe werden die Angebote anhand der nachfolgend aufgeführten Zuschlagskriterien bewertet.

Maßgeblich für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots sind dabei insbesondere die funktionale

Qualität, die Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sowie die Zukunftsfähigkeit der angebote-

nen HR-Suite. Der Preis wird ebenfalls berücksichtigt, erhält jedoch aufgrund der besonderen Bedeutung

einer qualitativ geeigneten und langfristig nutzbaren Lösung eine geringere Gewichtung.

Die in der Leistungsbeschreibung enthaltenen verbindlichen Anforderungen, unabhängig davon, ob sie

innerhalb der einzelnen Anforderungsbeschreibungen oder in gesonderten Aufzählungen formuliert sind,

sind vollständig zu erfüllen. Sie stellen Mindestanforderungen an die angebotene Leistung dar und sind

Voraussetzung für die Wertung des Angebots. Die Erfüllung dieser Mindestanforderungen wird nicht ge-

sondert bewertet. Die in der nachfolgenden Bewertungsmatrix aufgeführten Zuschlagskriterien und deren

jeweilige Gewichtung dienen der qualitativen Differenzierung der Angebote, die die Mindestanforderun-

gen erfüllen.

Die Bewertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der mit dem Angebot eingereichten und prüffähig

dargestellten Unterlagen sowie der darin verbindlich zugesicherten Eigenschaften und Funktionen der

angebotenen Lösung. Eine nachträgliche Präsentation, ein Bietergespräch oder eine Live-Produktvorfüh-

rung ist nicht Bestandteil des Vergabeverfahrens.

Das gemäß Ziffer 11 einzureichende Kurzvideo ist Bestandteil der mit dem Angebot einzureichenden

Unterlagen und dient ausschließlich der prüffähigen Darstellung der angebotenen und zum Zeitpunkt der

Angebotsabgabe verfügbaren Softwarefunktionen.

[Seite 49]

Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der gewichteten Bewertung der nachfolgenden Zuschlagskriterien:

[Seite 50]

11 Einzureichende Unterlagen

Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig einzureichen.

11.1 Unterlagen zu den Zuschlagskriterien Nr. 1 und Nr. 2 – Funktionale Qualität und

Leistungsumfang sowie Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung und Konfigu-

rierbarkeit

Zur qualitativen Bewertung der Zuschlagskriterien Nr. 1 „Funktionale Qualität und Leistungsumfang“ und

Nr. 2 „Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung und Konfigurierbarkeit“ ist ein Kurzvideo der angebote-

nen HR-Suite einzureichen.

Das Kurzvideo darf eine Gesamtdauer von maximal 60 Minuten nicht überschreiten und muss die nach-

folgend beschriebenen Inhalte anhand der angebotenen und zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe verfüg-

baren Software darstellen.

Zur Bewertung des Zuschlagskriteriums Nr. 1 – maximal 45 Minuten:

• Darzustellen ist ein kompakter und strukturierter Überblick über diejenigen Module und Funkti-

onsbereiche der angebotenen HR-Suite, die Gegenstand der Leistungsbeschreibung sind, ein-

schließlich ihrer zentralen Funktionen.

• Dabei soll insbesondere erkennbar werden, wie die in der Leistungsbeschreibung geforderten

Module und Funktionsbereiche zusammenspielen, wie Prozesse modulübergreifend abgebildet

werden und wie sich der jeweilige Funktionsumfang in der praktischen Anwendung darstellt.

Zur Bewertung des Zuschlagskriteriums Nr. 2 – maximal 15 Minuten:

Folgende Funktionen und Anwendungssituationen sind darzustellen:

• maximal 5 Minuten: Aus Sicht eines entsprechend berechtigten Mitarbeitenden des Auftragge-

bers ist die eigenständige Erstellung, Anpassung und Einrichtung eines Workflows einschließlich

eines darin integrierten Dokuments praktisch vorzuführen. Dabei soll insbesondere erkennbar

werden, wie einfach und nachvollziehbar ein Workflow mit einem intergierten Dokument ohne

Unterstützung durch den Auftragnehmer eingerichtet oder angepasst werden kann;

• maximal 5 Minuten: Erstellung und Durchführung beispielhafter Auswertungen, insbesondere zur

Personalplanung, Personalentwicklung bzw. zum Kompetenzmanagement (hier: Darstellung der

drei am häufigsten bei den Beschäftigten vorhandenen Kompetenzen) sowie zur aktuellen Fluk-

tuationsquote einschließlich grafischer Darstellung;

• maximal 5 Minuten: Darstellung der Benutzeroberflächen und Bedienkonzepte für unterschiedli-

che Nutzergruppen, insbesondere Führungskräfte, Beschäftigte, Personalverwaltung, Personal-

rat und Administration.

Bei der Darstellung soll insbesondere erkennbar werden, wie einfach, nachvollziehbar und ohne beson-

dere technische Vorkenntnisse die jeweiligen Funktionen genutzt werden können.

[Seite 51]

11.2 Unterlagen zum Zuschlagskriterium Nr. 3 – Preis

Zur Bewertung des Zuschlagskriteriums Nr. 3 ist das vollständig ausgefüllte Preisblatt einzureichen.

Das Preisblatt muss sämtliche für die Preiswertung relevanten Kostenbestandteile enthalten, insbeson-

dere Implementierung, Migration, Lizenzen, Betrieb, Schulungen, Wartung und Support. Die Angaben

sind entsprechend den Vorgaben des Preisblatts vollständig und nachvollziehbar einzutragen.

11.3 Unterlagen zum Zuschlagskriterium Nr. 4 – Qualität und Zukunftsfähigkeit

Zur Bewertung des Zuschlagskriteriums Nr. 4 sind folgende Unterlagen einzureichen: ein Projektplan

bzw. ein Konzept zur Einführung und Umsetzung der HR-Suite, ein Supportkonzept, ein Wartungs- und

Update-/Releasekonzept sowie drei positive und vergleichbare Referenzen. Darüber hinaus werden die

vom Anbieter im Rahmen der Eignungsprüfung eingereichten und als vergleichbar anerkannten Refe-

renzprojekte in die Bewertung dieses Zuschlagskriteriums einbezogen.

Der Projektplan bzw. das Einführungskonzept soll die vorgesehene Vorgehensweise zur Umsetzung und

Einführung der HR-Suite, einschließlich der wesentlichen Projektphasen, Meilensteine und vorgesehenen

Ressourcen, nachvollziehbar darstellen.

Das Supportkonzept soll die vorgesehenen Supportstrukturen, Kommunikationswege, Erreichbarkeiten

und den Umgang mit Störungen und Supportanfragen beschreiben.

Das Wartungs- und Update-/Releasekonzept soll insbesondere darstellen, wie die langfristige Betriebs-

fähigkeit der Lösung, die Bereitstellung von Updates und Releases sowie die Anpassung an technische,

gesetzliche und organisatorische Veränderungen sichergestellt werden.

Für die Bewertung sind drei vergleichbare Referenzprojekte vorzulegen. Ein Referenzprojekt gilt als ver-

gleichbar, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• Es wurden mindestens vier Module eingeführt.

• Der Auftraggeber des Referenzprojekts weist eine mit dem Kreis Gütersloh vergleichbare Größe

auf.

• Die Einführung erfolgte innerhalb der letzten fünf Jahre und die Lösung befindet sich seit mindes-

tens drei Jahren im laufenden Betrieb.

Die Referenzen können auf einer eigenen Vorlage des Anbieters eingereicht werden. Für jede Referenz

sind mindestens folgende Angaben zu machen:

1. Auftraggeber

2. Ansprechpartner beim Auftraggeber einschließlich E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer

3. Projektzeitraum

4. Leistungsumfang einschließlich der eingeführten Module.

Die vorgelegten Referenzen werden neben den einzureichenden Konzepten in die Bewertung des Zu-

schlagskriteriums Nr. 4 einbezogen. Dabei werden insbesondere die Vergleichbarkeit der Referenzpro-

[Seite 52]

jekte sowie die daraus erkennbare Erfahrung des Anbieters mit der Einführung und dem Betrieb ver-

gleichbarer HR-Suiten berücksichtigt.

11.4 Weitere einzureichende Unterlagen

• Auftragsverarbeitungsvertrag

• Zusicherung der Einhaltung der Vorgaben der DSGVO

• Nachweis bzw. Beschreibung der für die angebotene Lösung geltenden RTO- und RPO-Werte sowie

des Verfahrens zu deren Überprüfung

• Beschreibung des Informationssicherheitskonzepts der angebotenen Lösung einschließlich MFA,

Security Logging, Incident-Management, Backup/Restore und Notfallwiederanlauf

• Darstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO, ein-

schließlich Nachweis der Umsetzung nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik

• Nachweis der eingesetzten KI-Funktionen einschließlich Zweck, Modell/Anbieter, Verarbeitungsort

und ggf. Hochrisiko-Einstufung sowie der vorgesehenen Schutz- und Kontrollmaßnahmen

• Verschwiegenheitserklärung

• Vorhandene Zertifizierungen und sonstige geeignete Nachweise zur Informationssicherheit

• Übersicht der eingesetzten Unterauftragnehmer einschließlich der jeweils erbrachten Leistungen so-

wie der Staaten, in denen diese Leistungen erbracht oder personenbezogene Daten verarbeitet wer-

den

• Verarbeitungsverzeichnis bzw. die für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten des Auftragge-

bers erforderlichen Angaben gemäß Art. 30 DSGVO

• Erforderliche Informationen und Nachweise zur Unterstützung einer gegebenenfalls durchzuführen-

den Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO

• Eigenerklärung zur Eignung