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Vergabeverfahren des
Deutschen Zentrum für Astrophysik
- TEILNAHMEWETTBEWERB -
Einführung einer ERP Systemlandschaft für die
Administration beim Deutschen Zentrum für
Astrophysik
Vergabenummer: 251010_ERP
Ansprechpartner:
Abteilung Beschaffung
Stand: 10.10.2025
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Inhaltsverzeichnis
- Projektziele ..................................................................................................................... 4
- Allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren .......................................................... 5 2.1. Leistungsbeschreibung ........................................................................................ 5 2.2. Wahl des Vergabeverfahrens .............................................................................. 5 2.3. Teilnahmewettbewerb ......................................................................................... 5 2.3.1. Form und Fristen .............................................................................................. 5 2.3.2. Inhalt des Teilnahmeantrags ............................................................................ 5 2.3.3. Prüfung der Teilnahmeanträge ......................................................................... 6 2.3.4. Eignungskriterium - Referenzen ....................................................................... 6 2.4. Fragen zu Inhalt und Ablauf................................................................................. 7
- Anlagen Teilnahmeantrag .............................................................................................. 8
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251010_ERP: Einführung ERP-Systemlandschaft
Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages Deutsches Zentrum für
Astrophysik gGmbH
Abteilung Beschaffung Postplatz 1 Alle Bieter 02826 Görlitz
eMail: beschaffung-dza@dzastro.de
Web: www.deutscheszentrumastrophysik.de
251010_ERP: Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Görlitz, den 10.10.2025 Teilnahmewettbewerb – Einführung einer ERP-Systemlandschaft für die Administration beim Deutschen Zentrum für Astrophysik–
Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihr Interesse am o.g. Vergabeverfahren. Das Deutsche Zentrum für Astrophysik beabsichtigt, die Einführung einer Applikationslandschaft für die Administration im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb zu vergeben. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte den bereitgestellten Unterlagen. Als Teilnahmeantrag sind bis zur benannten Frist folgende Dokumente einzureichen: Formblatt 1 Angaben zum Bewerber Formblatt 2 Angaben zur persönlichen Lage des Bewerbers Formblatt 3 Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach den §§123, 124 GWB Formblatt 4 Eigenerklärung zu weiteren Ausschlussgründen Formblatt 5 Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit Formblatt 6 Referenzangaben Formblatt 7 Richtigkeit der gemachten Angaben Formblatt 8 Geheimhaltungserklärung Formblatt 9 Eigenerklärung Russland Sanktionen
Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Bewerber, die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ihre Eignung nachweisen, im weiteren Verfahren zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Mit Einreichung des Teilnahmeantrages erkennt der Bieter die anhängenden Vergabeunterlagen in vollem Umfang und ohne Vorbehalt an.
Mit freundlichen Grüßen Abteilung Beschaffung Deutsches Zentrum für Astrophysik gGmbH
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1. Projektziele
DZA möchte eine Systemlandschaft zur Steuerung seiner betriebswirtschaftlichen und logistischen Prozesse in der Administration einführen. Da sich das Institut im Aufbau befindet, ist die „Systemlandschaft“ vor allem noch durch Office-Produkte geprägt bzw. wird bis Jahresende 2025 durch die TU Dresden und das DESY und ab 2026 durch externe Partner unterstützt. In jedem Fall sollen Insel- und Office-Lösungen soweit sinnvoll vermieden und die neue Systemlösung in allen Unternehmensbereichen mit möglichst hoher Integration eingeführt werden. Seitens des DZA wurden die folgenden Ziele definiert, die durch das bevorstehende Projekt erreicht werden sollen:
• Die neuen Systemlösungen sollen als strategische Systemplattform ausgeprägt werden. Die Verwendung von unterschiedlichen Softwarelösungen soll so weit wie möglich und sinnvoll vermieden werden. • Digitalisierung & Integration: Einführung eines modernen effizienten ERP-Tools mit papierlosen und abteilungsübergreifenden Workflows und Werteflüssen. Einbindung von KI-Tools zur Optimierung der Prozesse. • Standardisierung und Harmonisierung: Einführung von Prozessstandards, Vereinheitlichung von Stammdaten, Reduzierung der Systeme, unter Beibehaltung von Flexibilität.
• Das System soll für den starken Aufwuchs des DZA einfach skalierbar und modular erweiterbar sein.
• Transparenz: Prozesssteuerung durch ZDF (Zahlen, Daten und Fakten), permanenter Überblick über die End-to-End-Prozesse.
• Effizienz: Beschleunigung von Geschäftsprozessen, Reduzierung redundanter/nicht zielführender Tätigkeiten, gute Kommunikation und Information.
• Qualität: Reduzierung von Nacharbeiten, höchste Termintreue, verlässliche Daten
• Zukunftssichere Lösung (abzusehende Stabilität über die nächsten Jahre)
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2. Allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren
2.1. Leistungsbeschreibung
Vergeben wird die Einführung einer Applikationslandschaft für die Administration beim Deutschen Zentrum für Astrophysik. Hierzu sind die Darstellung in Anhang 1 Projektdefinition (inkl. Anhang 1_1) zu berücksichtigen. Im Anhang 2 Leistungsbeschreibung und in der Anlage 3 Anforderungskatalog werden die konkreten Aufgabenpakete und Leistungsanforderungen zum hier ausgeschriebenen Projekt definiert.
2.2. Wahl des Vergabeverfahrens
Die Vergabe erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gemäß §14 Abs. 3 Nr. 3 VgV. Es handelt sich hierbei um ein zweistufiges Vergabeverfahren. Im ersten Schritt ist lediglich der Teilnahmeantrag einzureichen. Die Abgabe eines Angebots erfolgt erst in der zweiten Stufe des Verfahrens.
2.3. Teilnahmewettbewerb
Zur Prüfung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Unternehmen sieht das Vergaberecht gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB eine Eignungsprüfung vor. Zwingende Voraussetzung, dass der Teilnahmeantrag gewertet werden kann ist, dass alle geforderten Eigenerklärungen abgegeben bzw. die abgefragten Punkte beantwortet werden. Dazu sind ausschließlich die Formblätter 1 – 9 zu verwenden. Der Bieter muss die jeweiligen Angaben bzw. Erläuterungen direkt an den hierfür vorgesehenen Stellen eintragen. Angaben in etwaigen beigefügten Prospekten, Broschüren oder sonstigen gesonderten Ausarbeitungen werden bei der Eignungsprüfung nicht berücksichtigt und können zur Nichtberücksichtigung des Antrages führen (Ausnahme 2 DIN A4 Seiten je Referenz gem. Formblatt 6). Dies gilt auch für andere Verweise auf Angaben, die nicht in diesem Formular gemacht werden. Das DZA behält sich vor, auf die Nachforderung fehlender bzw. auf die Vervollständigung unvollständiger Unterlagen zu verzichten.
2.3.1. Form und Fristen
Auf der Grundlage der bereitgestellten Unterlagen bitten wir Sie, bis spätestens zum 10.11.2025 um 12:00 Uhr einen Teilnahmeantrag abzugeben. Der Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache elektronisch über das Vergabeportal www.evergabe.de einzureichen. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Bewerber, die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ihre Eignung nachweisen, im weiteren Verfahren zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
2.3.2. Inhalt des Teilnahmeantrags
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sind die in der Anlage genannten Eignungsnachweise vorzulegen. Dazu sind ausschließlich die bereitgestellten Formblätter zu verwenden. Damit der Teilnahmeantrag für das weitere Verfahren berücksichtigt werden kann sind folgende Dokumente vorzulegen:
• Formblatt 1: Angaben zum Bewerber (ausgefüllt)
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• Formblatt 2: Angaben zur persönlichen Lage des Bewerbers (ausgefüllt und unterschrieben)
• Formblatt 3: Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB (ausgefüllt und unterschrieben)
• Formblatt 4: Eigenerklärung zu weiteren Ausschlussgründen (ausgefüllt und unterschrieben)
• Formblatt 5: Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (ausgefüllt)
• Formblatt 6: Referenzangaben (ausgefüllt)
• Formblatt 7: Richtigkeit der gemachten Abgaben (ausgefüllt und unterschrieben)
• Formblatt 8: Geheimhaltungserklärung (ausgefüllt und unterschrieben)
• Formblatt 9: Eigenerklärung zu Russland Sanktionen (ausgefüllt und unterschrieben)
2.3.3. Prüfung der Teilnahmeanträge
Bitte beachten Sie, dass nur Teilnahmeanträge, die die nachfolgenden Mindestkriterien erfüllen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden.
• Vollständigkeit der Angaben • Vorliegen aller geforderten Unterlagen und Unterschriften • Bestätigung der Mindestkriterien an die Systemlandschaft • Referenzen
2.3.4. Eignungskriterium - Referenzen
Wie in Formblatt 6 beschrieben, sind mindestens drei Referenzen, die nicht älter sind als fünf Jahre, einzureichen. Im Rahmen der Prüfung der Teilnahmeanträge werden die benannten Referenzen überprüft. Die Eignung der Referenzen wird nach folgenden Kriterien geprüft:
• Ist die Referenz inhaltlich zu dem Projektauftrag gem. Leistungsbeschreibung passend 5 Punkte • Ist die Referenz aus dem öffentlichen Bereich + 2 Punkte • Ist die Referenz aus dem Bereich Forschung + 3 Punkte (außeruniversitäre Forschungseinrichtungen)
Die Beschreibungen der Projektinhalte der Referenzen müssen ausführlich erfolgen. Nicht nachvollziehbare Erläuterungen führen zu einer Reduzierung der Punktzahl. Bei der Bewertung wird berücksichtigt, ob der Projektgegenstand eine hier vergleichbare Systemeinführung, abweichend einer System-Conversion (Bewertungsreduzierung) oder lediglich um eine Vorstudie gehandelt hat (Bewertungsreduzierung). Des Weiteren ist die Bewertung abhängig von den durch den Bieter direkt umgesetzten Projektbestandteilen. Für drei in die Wertung eingehenden Referenzen ist somit zusammen ein Höchstwert von 30 Punkten erreichbar. Bei der Abgabe von mehr als drei Referenzen werden die Referenzen mit der höchsten Punktzahl in die Wertung aufgenommen.
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Das Formblatt 6 Referenzen steht zu diesem Zweck zur Verfügung. Je Referenz ist eine Anlage mit maximal 2 DIN A4 Seiten zugelassen. Es werden mindestens 3 und maximal 6 Anbieter mit den besten Referenzbewertungen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, wenn alle anderen Eignungskriterien erfüllt sind. Sollten mehr als 6 geeignete Teilnahmeanträge vorliegen, entscheidet das Los.
2.4. Fragen zu Inhalt und Ablauf
Fragen sowohl zum Inhalt als auch zum Ablauf des Vergabeverfahrens sind über das Vergabeportal www.evergabe.de einzureichen. Rückfragen sind bis spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist, 18:00 Uhr bei der genannten Stelle (über das Vergabeportal) einzureichen. Spätere Fragen zu den Vergabeunterlagen können im Sinne der Chancengleichheit nicht mehr beantwortet werden.
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3. Anlagen Teilnahmeantrag
• Formblatt 1: Angaben zum Bewerber • Formblatt 2: Angaben zur persönlichen Lage des Bewerbers • Formblatt 3: Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB • Formblatt 4: Eigenerklärung zu weiteren Ausschlussgründen • Formblatt 5: Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit • Formblatt 6: Referenzangaben • Formblatt 7: Richtigkeit der gemachten Abgaben • Formblatt 8: Geheimhaltungserklärung • Formblatt 9: Eigenerklärung zu Russland Sanktionen
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