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Vergabeverfahren des
Deutschen Zentrum für Astrophysik
- Projektdefinition -
Einführung einer ERP Systemlandschaft für
die Administration beim Deutschen Zentrum
für Astrophysik
Vergabenummer: 20251010_ERP
Stand: 10.10.2025
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Inhalt
1 Einführung ............................................................................................................. 4
2 Gesamtprojektübersicht ........................................................................................ 5
3 Ausgangslage ........................................................................................................ 6
4 Scope Gesamtprojekt ............................................................................................ 7
4.1 Übergreifende Projektziele ....................................................................................... 7
4.2 Ziel-Architektur Release 1 ........................................................................................ 7
4.3 Ziel-Architektur Release 2 ........................................................................................ 9
4.4 Ziel-Architektur Release 3ff .....................................................................................10
5 Übergreifende Anforderungen .............................................................................10
5.1 Übergreifende Anforderungen an die Systemlandschaft .........................................10
5.2 Anforderungen an den technischen Aufbau der Infrastruktur zum Betrieb des Systems 14
5.3 Anforderungen an den System- und Applikationssupport für 4 Jahre ......................15
5.4 Sonstige übergreifende Anforderungen ..................................................................17
6 Teilprojekt 1: Einführung ERP-SYSTEM..............................................................18
6.1 Umsetzung End-to-End Prozesse 1-3 .....................................................................18
6.1.1 Bestellanforderung bis Zahlung........................................................................18
6.1.2 Antrag/Angebot bis Zahlungseingang ..............................................................23
6.1.3 Planung bis zum Bericht ..................................................................................25
6.2 Spezifische Anforderungen Anforderung aus dem FB Finanzen .............................27
7 Teilprojekt 2: Einführung Personalmanagementsystem(e) ...............................30
7.1 Umsetzung End-to-End Prozess “Einstellen bis Ausscheiden”................................31
8 Teilprojekt 3: Einführung einheitliches Dokumentenmanagementsystems (DMS) und Dokumentenarchiv ..........................................................................................35
8.1 Einführung Archiv und DMS ....................................................................................35
9 Planung und Organisation ...................................................................................38
9.1 Organisation ..........................................................................................................38
9.2 Vorläufiger Gesamtrahmenplan ..............................................................................38
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Abbildungen
Abbildung 1: Abgrenzung Projektinhalt .................................................................................. 5 Abbildung 2: Systemlandschaft Projektstart ........................................................................... 6 Abbildung 3: Zielarchitektur Release 1 (Produktivsetzung zum 01.01.2027) .......................... 8 Abbildung 4: Zielarchitektur Release 2 (Produktivsetzung zum 01.01.2028) .......................... 9 Abbildung 5: Matrix Prozesse zu FB zu Release – Bestellanforderung bis Zahlung .............18 Abbildung 6: Purchase to Pay ..............................................................................................20 Abbildung 7: Matrix Prozesse zu FB zu Release – Antrag/Angebot bis Zahlungseingang ....23 Abbildung 8: Prozessbereiche Antrag/Angebot bis Zahlungseingang ...................................24 Abbildung 9: Matrix Prozesse zu FB zu Release – Planung bis zum Bericht ........................25 Abbildung 10: Prozessbereiche Planung bis zum Bericht .....................................................26 Abbildung 11: Matrix Prozess zu FB zu Release ..................................................................31 Abbildung 12: Prozessbereiche Einstellen bis Ausscheiden .................................................33 Abbildung 13: Projektorganisation ........................................................................................38 Abbildung 14: Grobplanung Projekte ....................................................................................39
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1 Einführung
Das Deutsche Zentrum für Astrophysik (DZA) ist ein im Aufbau befindliches Großforschungs- zentrum von internationaler Strahlkraft mit Hauptstandort in Görlitz. Es ist vergleichbar mit den außeruniversitären Forschungszentren der Helmholtz-Gemeinschaft, ohne auf absehbare Zeit selbst ein Teil dieser zu sein. In der derzeitigen Aufbauphase werden die Grundlagen für eine eigenständig handlungsfähige Institution im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich geschaffen. Im Jahr 2026 wird das DZA als juristische Person des Privatrechts selbstständig agieren. In der sich anschließenden Wachstumsphase erfolgt die Grundfinanzierung der eigenständigen DZA gGmbH durch Mittel des Bundes und des Freistaates Sachsen. Im laufenden Kalenderjahr 2025 wird die Anzahl der Beschäftigten über alle Bereiche des wis- senschaftlichen, technischen und administrativen Betriebs auf insgesamt mehr als 100 Perso- nen anwachsen. In der Endausbaustufe sollen bis 2038 ca. 1.000 Stellen direkt am DZA ent- standen sein (Aufbau pro Jahr ca. 60-90 Stellen; davon insgesamt 35% im wissenschaftlichen Bereich). Das DZA geht von einer Mitarbeiterzahl von 200 Mitarbeitenden zum Ende 2026 aus. Im Rahmen seiner Konstituierung hat das DZA unter anderem die Aufgaben eine moderne und zukunftsorientierte Applikationslandschaft für die administrativen Prozesse aufzubauen. Das DZA möchte die Systemlandschaft auf einer möglichst modernen Plattform mit hohen Integrationsmöglichkeiten realisieren. Hierbei sollen Chancen durch neue Technologien be- rücksichtigt werden. Diese Projektdefinition dient der Ausrichtung der Einführung und stellt die Grundlage für das Implementierungsprojekt zur Verfügung.
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2 Gesamtprojektübersicht
Das Gesamtprojekt „Einführung Applikationslandschaft“ soll die Applikationslandschaft der Ad- ministration des DZA auf Basis einer modernen und zukunftsfähigen Ausrichtung implemen- tieren. In diesem Zusammenhang wurden mehrere Maßnahmen definiert und in dieser Pro- jektdefinition zusammengefasst. Das Ziel des Projektes ist die Implementierung einer zielgerichteten Applikationsstrategie und -architektur für die Administration des DZA.
Abbildung 1: Abgrenzung Projektinhalt
Das Gesamtprojekt setzt sich aus folgenden Teilprojekten und Systembereichen zusammen:
• Projektanteil 1: ERP-System(e)
• Projektanteil 2: Personalsystem(e)
• Projektanteil 3: Dokumentenmanagementsystem
Kern des Projektportfolios ist die Einführung eines ERP-Systems. Im direkten Zusammenhang stehen die flankierenden Systeme des Personalbereichs sowie ein einheitliches Archiv/Doku- mentenmanagementsystem.
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3 Ausgangslage
Aktuell befindet sich das DZA im Aufbau. Für die Überbrückung der Zeit, bis eine Systemun- terstützung der Administration durch das hier beschriebene Projekt erfolgen kann, werden be- stimmte Prozesse vorerst durch externe Dienstleister unterstützt. Die Beauftragung dieser Dienstleister erfolgt zum Ende des Jahres 2025. Des Weiteren sind zum Projektstart aufgrund der Dringlichkeit zwei weitere unabhängige Sys- teme des Personalwesens bereits als Cloud-Lösungen im Einsatz. Zum Start des Projektes im Jahr 2026 wird daher die in Abbildung 2 dargestellte Systemum- gebung bestehen.
Abbildung 2: Systemlandschaft Projektstart
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4 Scope Gesamtprojekt
Im Rahmen der Vorbereitung für dieses Projekt wurden End-to-End Prozesse definiert und entsprechende Anforderungen des DZA formuliert. Auf dieser Grundlage wurde eine Soll-Architektur erstellt, welches eine mehrstufige Umset- zung in den Releases 1, 2 und 3ff beinhaltet. Diese Soll-Architektur bildet die Grundlage für die Projektinhalte. Im Laufe der Projekte soll diese Architektur evaluiert und wo nötig ergänzt und/oder optimiert werden.
4.1 Übergreifende Projektziele Das DZA möchte eine Systemlandschaft zur Steuerung seiner betriebswirtschaftlichen und logistischen Prozesse einführen. Da sich das Institut im Aufbau befindet, ist die „Systemland- schaft“ vor allem noch durch Office-Produkte geprägt bzw. wird bis Jahresende 2025 durch die TU Dresden und das DESY und ab 2026 durch externe Partner unterstützt. In jedem Fall sollen Insel- und Office-Lösungen soweit sinnvoll vermieden und die neue Sys- temlösung in allen Unternehmensbereichen mit möglichst hoher Integration eingeführt werden. Seitens des DZA wurden die folgenden Ziele definiert, die durch das bevorstehende Projekt erreicht werden sollen:
• Die neuen Systemlösungen sollen als strategische Systemplattform ausgeprägt werden. Die Verwendung von unterschiedlichen Softwarelösungen soll soweit wie möglich und sinnvoll vermieden werden.
• Digitalisierung & Integration: Einführung eines moderner, effizienter ERP-Tools mit papierlosen und abteilungsübergreifenden Workflows und Werteflüssen. Einbindung von KI-Tools zur Optimierung der Prozesse.
• Standardisierung und Harmonisierung: Einführung von Prozessstandards, Einheit- liche Stammdaten, möglichst wenige Systeme, unter Beibehaltung von Flexibilität.
• Das System soll für den starken Aufwuchs des DZA einfach skalierbar und modular erweiterbar sein.
• Transparenz: Prozesssteuerung durch ZDF (Zahlen, Daten und Fakten), permanenter Überblick über die End-to-End-Prozesse.
• Effizienz: Beschleunigung von Geschäftsprozessen, Vermeidung redundanter/nicht zielführender Tätigkeiten, gute Kommunikation und Information.
• Qualität: Vermeidung von Nacharbeiten, höchste Termintreue, verlässliche Daten
• Zukunftssichere Lösung: abzusehende Stabilität über die nächsten Jahre
4.2 Ziel-Architektur Release 1 Aufgrund der kurzen Realisierungszeit soll der Funktionsumfang für das Release 1 (Produk- tivsetzung 01.01.2027) auf die zwingend notwendigen Prozesse ausgerichtet werden. Vorran- giges Ziel ist es, in diesem Release die technische Infrastruktur für die Ausprägung des Ge- samtsystems einzurichten und die Kernfunktionen produktiv zu setzen.
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Hierbei liegt der Fokus auf die Ausprägung der
• Teilprojekt 1 o Finanzbuchhaltung (inkl. elektronischer Rechnungsverarbeitung), o der Kostenrechnung (Primär- und Sekundärkostenrechnung) o Planung und Budgetierung o der Beschaffung
• Teilprojekt 2 o Personaladministration o Lohn- und Gehaltsabrechnung o Abwesenheitsmanagement (Arbeitszeit, Abwesenheit, Projektkontierung) – zentrale Erfassung o Personalreisekostenabrechnung
• Teilprojekt 3 o Optisches Dokumentenarchiv
mit den für die administrativen Prozesse wichtigsten Funktionalitäten.
Abbildung 3 zeigt die geplante Zielarchitektur zum 01.01.2027 im Überblick auf.
Abbildung 3: Zielarchitektur Release 1 (Produktivsetzung zum 01.01.2027)
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4.3 Ziel-Architektur Release 2 Mit dem zweiten Release soll das System um relevante Bestandteile erweitert werden. Hier sollen alle definierten, aber im Release 1 noch nicht umgesetzten Prozesse und Funktionen implementiert werden. Plantermin für das Release 2 ist der 01.01.2028. Jedoch können auch unterjährige Produktivsetzungen gem. Vorschlag des Anbieters erfolgen. Der Fokus liegt hierbei auf
• Teilprojekt 1 o Optimierung der Kostenrechnung o Vervollständigung der Beschaffungsprozesse (u.a. Katalogbeschaffung, Funk- tionen zur dezentralen Beschaffung) o Erstellung von Kundenindividuellen Berichten oder Bereitstellung von Tools zur Erstellung Berichten zur Optimierung des Informationsmanagements
• Teilprojekt 2 o Erweiterung der Personalprozesse o Implementierung Reisemanagement (inkl. Beantragung, Buchung) o Employee Self Service (ESS) und MSS
• Teilprojekt 3 o Ausprägung der DMS-Funktionen bezüglich Beschaffungsakte und Personal- akte o Einführung von Workflows für papierbasierte Prozesse
Abbildung 4: Zielarchitektur Release 2 (Produktivsetzung zum 01.01.2028)
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4.4 Ziel-Architektur Release 3ff Nach dem die Grundfunktionen implementiert wurden, soll das System im weiteren Verlauf optimiert und Prozesse kontinuierlich erweitert und unterstützt werden. Hierbei sind Erfahrun- gen und Anforderungen aus den ersten zwei Releases zu berücksichtigen und in weiteren Releases einzuplanen. Die Ausplanung der weiteren Releases erfolgt während der Umsetzung der Releases 1 und 2. Start für das Release 3 würde nach der Produktivsetzung Release 2 einzuplanen sein. Ein starker Fokus wird hierbei auf
• Einrichtung von weiteren Workflows für papierbasierte Prozesse
• Weitere Einbindung von KI
• Abbau oder Optimierung von internen und externen Schnittstellen
• Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit
• Erweiterung um Facility Management Funktionen (Bau, Bauunterhaltsmaßnahmen, Infrastrukturbetrieb)
• Erweiterung Haushaltsmanagement
• Lösch- und Archivierungskonzept (Aufbewahrungsfristen) liegen.
5 Übergreifende Anforderungen
5.1 Übergreifende Anforderungen an die Systemlandschaft Grundsätzlich muss die einzuführende Systemlandschaft übergreifende Anforderungen erfül- len. Im Folgenden sind die zu erfüllenden Kriterien für das System dargestellt
Forschungs- und Projektorientierung
• Unterstützung von Drittmittelverwaltung und -abrechnung
• Abbildung von Projektstrukturen mit flexiblen Laufzeiten und Budgets
• Verwaltung und Controlling von projektbezogenen Fördermitteln und institutioneller Förderung
• Verknüpfung mit Publikationen, Patenten und Lizenzen
Integration & Schnittstellen
• Volle Integration aller Module und Prozesse (u.a. Beschaffung-Finanzen und Personal- Finanzen)
• Verfügbarkeit von Schnittstellen zu Drittsystemen
• Unterstützung offener Standards (REST, SOAP etc.)
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Usability & Benutzerfreundlichkeit
• moderne, intuitive Benutzeroberfläche (Web) - intuitive Bedienung: auch für nicht täg- lich genutzte Funktionen (z. B. externe Projektleiter). User Interface (UI) browserbasiert unabhängig von Client-Plattform.
• Self-Service-Portale: Für Mitarbeitende und Vorgesetzte (z. B. Urlaubsanträge, Daten- pflege, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigung, SV-Meldungen).
• Die Möglichkeit der Einbindung von KI-Tools und Chatbots zur Automatisierung und Optimierung der Prozesse und Analytik
• Rollen- und berechtigungsbasierte Benutzerführung
• Mobilgeräte-Unterstützung und/oder Webzugriff
• Dashboards und Reportingfunktionen
• Einrichtung eines Outputmanagement
• Mehrsprachigkeit: Deutsch und Englisch mindestens, ggf. weitere Sprachen für inter- nationale Mitarbeitende.
• Zur pflichtgemäßen Erfüllung des Behindertengleichstellungsgesetz (BITV 2.0) ist eine barrierefreie Informationstechnik, also Zugang und Applikationsoberfläche, zu schaf- fen. Sollte die angebotenen Lösungen oder ihre Benutzeroberflächen Barrieren enthal- ten, so verpflichtet sich der Auftragnehmer, diese mit Hilfe eines Zeit- und Maßnah- menplans abzubauen. Dieser Plan ist dem Auftraggeber bereits im Angebot offenzule- gen.
Datenschutz & IT-Sicherheit
• Zertifizierungsanforderungen an den Lösungsanbieter und Zertifizierungsanforderun- gen an das Rechenzentrum:
o ISO 9001 – Qualitätsmanagement
o ISO 27001 – Informationssicherheitsmanagement für die Bereiche Cloud-RZ, Verwaltung, Support/Service, Kunden- und Partnermanagement
o Informationssicherheitsanforderungen für Cloud-Computing-Services durch ISO/IEC 27017-Zertifizierung
• Die eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten müssen gemäß dem jeweiligen Stand der Technik eine Eignung in Hinblick auf folgende Punkte gewährleisten: o nur Befugte dürfen personenbezogene Daten zur Kenntnis nehmen (Vertrau- lichkeit) o personenbezogene Daten bleiben während der Verarbeitung unversehrt, voll- ständig und aktuell (Integrität) o personenbezogene Daten stehen zeitgerecht zur Verfügung und können ord- nungsgemäß verarbeitet werden (Verfügbarkeit) o personenbezogene Daten können jederzeit ihrem Ursprung zugeordnet werden (Authentizität)
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o es kann festgestellt werden wer, wann, welche personenbezogenen Daten in welcher Weise verarbeitet hat (Revisionsfähigkeit) o die Verfahrensweise bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist voll- ständig, aktuell und in einer Weise dokumentiert, dass diese mit zumutbarem Aufwand nachvollzogen werden kann (Transparenz)
• Anforderungen an den Datenschutz sind: o Datenzugriff und Nutzung der Software nur durch berechtigte Benutzer o Definition und Verwaltung von Berechtigungen o Definition und Verwaltung von Rechtegruppen (Rollen) und Zugriffsrechten nach frei festlegbaren Kriterien; Unterstützung eines hierarchischen Rollen- und Berechtigungskonzeptes (dezentrale Nutzerverwaltung) o transparente Zugriffsrechte (über Rollen) o detailliertes und flexibles Rechtemanagement für Lese-/Schreibrechte in perso- nenbezogenen Daten
• Die eingesetzten Technologien und Softwareprodukte müssen gemäß Art. 25 Abs. 1 DSGVO geeignete Funktionalitäten aufweisen, die dafür ausgelegt sind, die Daten- schutzgrundsätze nach Art. 5 Abs. 1 EU-DSGVO, wie etwa Datenminimierung, wirk- sam umsetzen und die notwendigen Garantien in die Verarbeitung aufzunehmen, um den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz zu genügen und die Rechte der betroffenen Personen zu schützen („Privacy by Design“).
• Der Auftragnehmer erbringt die Dienstleistung ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Euro- päischen Wirtschaftsraum. Jede Verlagerung der Leistungen oder Teilen davon in ein Drittland bedarf der ausdrücklichen und vorherigen Zustimmung des DZA als Auftrag- geber. Sie darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff DSGVO vollständig erfüllt sind. Dies ist nachzuweisen. Ebenso ist die Umsetzung der Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO durch den Auftragnehmer in geeigneter Form nach- zuweisen.
• Die eingesetzten Technologien und Softwareprodukte müssen gemäß Art. 25 Abs. 2 DSGVO geeignete Funktionalitäten aufweisen, um sicherzustellen, dass durch Vorein- stellung nur personenbezogene Daten verarbeitet werden können, die für den jeweili- gen Zweck erforderlich sind. Dies gilt für die Menge der personenbezogenen Daten, den Umfang ihrer Verarbeitung, ihre Speicherfrist und ihre Zugänglichkeit („Privacy by Default“).
• Die eingesetzten Technologien und Softwareprodukte müssen geeignete Funktionali- täten aufweisen, um die Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen gemäß Kapitel 3 DSGVO gewährleisten zu können. Dazu gehört insbesondere die Möglichkeit der Einsicht in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die Möglichkeit die Daten von betroffenen Personen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu exportieren sowie eine Lösch- und ggf. eine Anonymisierungsfunktion.
• Die eingesetzten Technologien und Softwareprodukte müssen gemäß Art. 32 DSGVO geeignete Eigenschaften aufweisen, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewähr- leisten. Dies bedeutet insbesondere die Fähigkeit die Vertraulichkeit, Integrität, Verfüg- barkeit, Belastbarkeit, Nichtabstreitbarkeit der Systeme, Dienste und Daten im
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Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen. Der Auftragnehmer soll ein Sicherheitskonzept vorlegen.
• Die eingesetzten Technologien und Softwareprodukte müssen dem BDSG (Bundes- datenschutzgesetz) und den Standards des BSI genügen. Sofern für das angebotene ERP-System dezidiert zutreffende Passagen im IT-Grundschutzkompendium des BSI in der zum Vergabezeitpunkt aktuellen Version existieren, sind die darin enthaltenen Muss-Bestimmungen einzuhalten.
• Anforderungen an die Datensicherheit sind: o Protokollierung aller Transaktionen (auch Drucke) o Aufbewahrung der Protokolle (unter Angabe z.B. Zeit, Art der Speicherung) nach den gesetzlichen Vorgaben o Historisierung: Speicherung und einfache und übersichtliche Nachvollziehbar- keit der Änderungen im System (z.B. wer, was, wann) o Zugriff auf Protokolle nur durch berechtigte Benutzer o umfassende, flexibel einstellbare Validierung von Benutzereingaben.
• Der Auftragnehmer soll die systematische Einhaltung des Datenschutzes und der IT- Sicherheit gemäß des BSI-Grundschutzkataloges durch eine ISO-27001-Zertifizierung sowie die Gewährleistung der Informationssicherheitsanforderungen für Cloud Com- puting Services durch ISO/IEC 27017-Zertifizierung nachweisen. Hierbei sind folgende arbeitsrechtliche Vorgaben zu beachten: Tarifverträge (insb. TVöD, ggf. TV-L), beam- tenrechtliche Regelungen, Außertarifliche Mitarbeitende, Ausländerrecht bei internati- onalen Forschenden.
• Erfüllung der GoBD: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Da- tenzugriff“
• Fördermittelauflagen: Dokumentationspflichten für Fördergeber.
• Verschlüsselung sensibler Daten
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Updates zur Sicherstellung der gesetzlichen Re- gelungen
• Ransomware sichere Datensicherung o Regelmäßige Backups: Regelmäßige komplette Datensicherung, einschließlich aller Änderungen und Updates, um Verluste durch Datenverlust oder -zerstö- rung zu vermeiden. o Multiplizierung von Backups: Es sollten mehrere Backups pro Tag durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Daten vor dem Datenverlust oder -zer- störung geschützt sind.
• Speicherung von Backups: Speichern von Backups an einem sicheren Ort (bspw. ex- ternen Server, nicht im gleichen RZ – Georedundanz) um sie vor dem Datenverlust oder -zerstörung zu schützen. Ransomwareschutz ist zu gewährleisten, (evtl. durch WORM Speicher (Write Once, Read Many)) o Überprüfung von Backups: Regelmäßige Überprüfung der Backups, um sicher- zustellen, dass sie korrekt und vollständig sind.
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o Wiederherstellung von Backups: Regelmäßige Wiederherstellungs-Tests durchführen, um sicherzustellen, dass die Backups korrekt und vollständig sind und dass die Daten wiederhergestellt werden können, falls notwendig. o Sicherheit von Backups: Sichern der Backups mit starkem Passwort oder einer anderen Form der Authentifizierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Backups haben. o Monitoring von Backups: Überwachung von Backups regelmäßig, um sicherzu- stellen, dass sie korrekt und vollständig sind und dass keine Probleme auftre- ten.
• Mandantenfähigkeit / Bereichstrennung
• Identity & Access Management (SSO, LDAP)
• Multi-Faktor-Authentifizierung
Technologie & Betrieb
• Cloud-, Private Cloud oder Hybrid-Betrieb (Hosting jeglicher Systeme im DZA ist vor- erst ausgeschlossen)
• Export aller Daten in maschinenlesbares, standardisiertes Format muss bei Bedarf ge- währleistet sein
• Technische Skalierbarkeit für wachsende Organisation
• Bereitstellung eines Testsystems als Vorsystem unabhängig vom Entwicklungs- und Produktivsystem vor dem produktiv genutzten System.
Zukunftssicherheit
• Modular erweiterbar: Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben oder Projektarten.
• Support & Updates: Zusage langfristige Wartung und Weiterentwicklung durch den An- bieter.
5.2 Anforderungen an den technischen Aufbau der Infrastruktur zum Betrieb des Systems DZA plant grundsätzlich eine standardisierte 3-Systemlandschaft für das ERP-Projekt. Je nach Softwarelösung wird hier aber ein Vorschlag des Anbieters erwartet. Sowohl Cloud- als auch Private-Cloud-Ansätze sind möglich. Die Systembereitstellung umfasst mindestens folgende Bereiche
• Kernsystem(e) zur Abbildung der End-to-End-Prozesse
• Dokumentenarchiv/DMS mit Standardschnittstelle zum ERP-System
• Software für den Zahlungsverkehr und Datenaustausch mit der Bank
• Software für den Elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung
• Ggf. zusätzliche Software für die Kommunikation/Datenaustausch mit Lieferanten
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• Ggf. weitere Software für Zerberus-Anbindung (Abhängig von Lösung zur Sanktions- listenprüfung)
• Jegliche weitere Software die zum Betrieb der Systemlandschaft benötigt wird (Vom Anbieter zu benennen)
Die Systeme sollen in einem zweiten Rechenzentrum gesichert werden, um Datenverlusten bei Serverausfall ausschließen zu können.
5.3 Anforderungen an den System- und Applikationssupport für 4 Jahre Nach erfolgter Produktivsetzung soll ein strukturierter System- und Applikationssupport durch den Dienstleister unterstützt werden. Hierzu werden folgende Anforderungen gestellt:
Support & Wartung
• Deutschsprachiger Support verfügbar
• Klare SLAs (Supportzeiten, Reaktionszeiten)
• Gute detaillierte Dokumentation und Schulungen
• Das System/die Systeme unterliegen einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess und einem fortwährenden Support von gesetzlichen Anforderungen (Einspielung von Sicherheitsupdates direkt nach Bereitstellung durch den Hersteller und rechtzeitige Up- dates zur Sicherstellung der gesetzlichen Regelungen)
Hosting und Betrieb Neben der technischen Bereitstellung der Infrastruktur werden Hosting und Basisbetriebsser- vices angefragt. Hier sind folgende Leistungen anzubieten:
• Bereitstellung Hardware, Infrastruktur, Computing, Storage, Archiv, Firewall
• Bereitstellung einer Supportorganisation für den 1st, 2nd and 3rd Level Support
• Problem- und Changemanagement, Bedarfsplanung
• Monatliches Reporting, Führen der Dokumentationen und Betriebshandbücher
• Überwachung/Monitoring Systemverfügbarkeit, Betriebssystem, Security
• Ressourcen und Performance-Check, Durchführung von Belastungstests
• Infrastrukturelle Anbindung an das DZA-Netzwerk
• Einspielen von Fixes und Patches, Releases und ServicePacks
Applikationssupport Anwenderunterstützung (User Support)
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• Entgegennahme und Bearbeitung von Supportanfragen (Ticket-System)
• Unterstützung der Anwender bei technischen und funktionalen Problemen
• Durchführung von Schulungen und Erstellung von Anwenderdokumentationen
Fehleranalyse und Störungsbehebung
• Analyse von Systemfehlern und Ursachenforschung
• Koordination mit Hosting-Team, Entwicklern oder externen Dienstleistern
• Implementierung von Korrekturen und Workarounds
Systemkonfiguration und Anpassungen
• Durchführung von Customizing-Änderungen in den Systemen gemäß Fachanforderun- gen
• Unterstützung bei der Einführung neuer Module oder Funktionen
• Mitwirkung bei Tests und Freigaben nach Systemänderungen
Dokumentation und Wissensmanagement
• Pflege von Support-Dokumentationen und FAQs
• Aufbau und Aktualisierung von Wissensdatenbanken
Kommunikation und Koordination
• Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, IT und externen Dienstleistern
• Planung und Durchführung von Rollouts und Releases
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Service-Level-Agreements (SLAs)
Folgende SLA werden mindestens erwartet:
• Betriebszeit: 24h/7Tage
• System Verfügbarkeit 99% für PROD
• Servicezeiten Werktags 08:00 Uhr – 18:00 Uhr
• Antwortzeiten Oberfläche: <1s (bei mind. 95% der Apps)
• Reaktionszeiten: <60 Min
• Hochverfügbarkeit der Systeme durch georedundante gespiegelte Systeme
• Lösungszeiten: o Prio 1 (Produktion steht) < 4h o Prio 2 (Produktion beeinträchtigt) < 12h o Prio 3 (Produktion gering oder nicht beeinträchtigt) < 24h
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5.4 Sonstige übergreifende Anforderungen Im Rahmen des Projektes sind mehrere übergreifende Arbeitspakete und Konzepte durch den Anbieter zu erstellen:
• Projektmanagement o Das DZA setzt voraus, dass das Projektmanagement maßgeblich durch den Auftragnehmer verantwortet und gesteuert wird. o Das DZA stellt parallel eine Projektleitung. o Der Projektleiter des Auftragnehmers plant und koordiniert in Abstimmung mit dem Projektleiter des Auftraggebers, sowohl die internen als auch externen Mit- arbeiter. Die Ressourcensteuerung der DZA-Mitarbeiter erfolgt durch die inter- nen Projekt- und Teilprojektleiter. o Die Steuerung umfasst alle Tätigkeiten zur Sicherstellung der Betriebsbereit- schaft (u.a. auch die Koordination von Arbeitspaketen in Drittsystemen)
• Feinkonzept eines ganzheitlich Unternehmensstruktur- und Stammdatenfeinkonzept auf Basis der zur Verfügung gestellten Funktionalitäten für alle Prozessbereiche.
• Übergreifendes Feinkonzept für das Drittmittelmanagement auf Basis der zur Verfü- gung gestellten Funktionalitäten.
• Übergreifendes Feinkonzept für Planung und Budgetierung auf Basis der zur Verfü- gung gestellten Funktionalitäten
• Erstellung eines Feinkonzepts für Benutzeroberflächen (UI/UX Feinkonzept) als Grundlage für die Umsetzung der Prozessbereiche mit dem Fokus eines Single point of entry für alle Systeme
• Datensicherungskonzept inkl. Darstellung der Wiederherstellbarkeit von Daten Hierbei sind vor allem die Datensicherungszyklen und die Dauer bis Daten aus der Sicherung wiederhergestellt werden anzugeben. Seitens des Auftraggebers gibt es die Mindestanforderung zum Datensicherungszyklus von einmal täglich. Jeder kürzere Zyklus wird, wie in den Zuschlagskriterien beschrieben, positiv für den Auftragnehmer bewertet.
• Rollen- und Berechtigungsfeinkonzept
• Erstellung Testfeinkonzept
• Erstellung Schulungsfeinkonzept (Fokus auf e-Learning)
• Erstellung Betriebshandbuch (inkl. Beschreibung Supportkonzept)
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6 Teilprojekt 1: Einführung ERP-System
Das Teilprojekt „Einführung ERP-System“ ist das zentrale Projekt für die neue Systemland- schaft des DZA. Die Systemlandschaft bildet den Kern der Informationsverarbeitung der ad- ministrativen Prozesse und den Ausgangspunkt für die Digitalisierungsstrategie.
Verfolgte Inhalte des Projektes: Folgende Aspekte sollen im Rahmen des Projektes durch eine Lösung berücksichtigt werden:
• Beachtung der übergreifenden Anforderungen an die Systemlandschaft (siehe Kapitel 5.1)
• Technischer Aufbau der Infrastruktur zum Betrieb des Systems oder der Systeme (siehe Kapitel 5.2)
• Umsetzung des End-to-End Prozesse 1-3 (siehe Kapitel 6.1.1 bis 6.1.3)
• Fortlaufende Dokumentation der Systeme und Prozesse
• Schulung der Mitarbeiter
• Bereitstellung eines System- und Applikationssupport für 4 Jahre (siehe Kapitel 5.3)
6.1 Umsetzung End-to-End Prozesse 1-3 6.1.1 Bestellanforderung bis Zahlung Die nachfolgende Matrix zeigt die Verknüpfungen zwischen Prozessphase und beteiligte Fach- bereiche auf. Darüber hinaus wird eine voraussichtliche Zuordnung der Prozessbestandteilen zu Releases dargestellt.
Abbildung 5: Matrix Prozesse zu FB zu Release – Bestellanforderung bis Zahlung
Verfolgte Ziele/Inhalte des Prozesses Die Einführung des ERP-Systems im Beschaffungsbereich verfolgt das Ziel, die gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozesse durchgängig, transparent und effizient abzubilden. Da- bei sollen folgende Teilziele erreicht werden:
• Prozessoptimierung und Standardisierung o Vereinheitlichung der Beschaffungsprozesse über alle Standorte und Abteilun- gen hinweg. o Reduzierung manueller Arbeitsschritte durch digitale Workflows und automati- sierte Freigabeprozesse. E n 11 .0 1 .1 1 .2 1 .3 1 .4 1 .5 d t o E n d P r o z e s s e B e ste lla n fo rd e ru n g b is Z a h lu n P h a se 0 - B e ra tu n g P h a se 1 - B e sta lla n fo rd e ru n g P h a se 2 - V e rg a b e v e rfa h re n P h a se 3 - Z u sch la g /B e ste llu n g P h a se 4 - V e rtra g se rfü llu n g P h a se 5 - Z a h lu n g g B e sch a XXXXXX ffu B n e g t r o ffe F in a n
X XXX n e ze n F a c D h b e rittm r e ic itte l h e P e rso n a l T e c 1
X XXX h n . A b b ild u 2
X
X n g in R e le a s 3 ff
XXXX e
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• Erhöhte Transparenz o Echtzeit-Einblick in Bestellstatus, Lieferzeiten, ggf. Lagerbestände und offene Bedarfe. o Nachvollziehbarkeit aller Beschaffungsvorgänge von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsfreigabe.
• Effiziente Geschäftspartnerverwaltung o Zentrale Erfassung und Pflege aller Lieferantendaten innerhalb eines zentralen Geschäftspartnermanagement. o Unterstützung bei der Bewertung und Auswahl von Lieferanten durch integrierte Kennzahlen und Auswertungen.
• Kostensenkung und bessere Verhandlungsbasis o Bündelung von Bedarfen und Ausnutzung von Mengenrabatten. o Transparente Auswertung von Einkaufsvolumina zur Unterstützung strategi- scher Entscheidungen.
• Integration in die Gesamtunternehmensprozesse o Nahtlose Anbindung an Finanzwesen und Controlling. o Reduktion von Schnittstellenproblemen und Doppelarbeit durch einheitliche Datenbasis.
• Compliance und Nachvollziehbarkeit o Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie gesetzlicher Vorgaben. o Lückenlose Dokumentation für Audits und Zertifizierungen.
Angedachter Prozessablauf Übersicht der Prozessphasen
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o Übernahme der offenen BanFen aus dem Vorsystem (aus Zwischenlösung 2026) o Abbildung der Bestellanforderung
• Phase 3: Zuschlag/Bestellung o Übernahme der offenen BST aus dem Vorsystem o CO Obligofortschreibung o Allgemeine Lieferbedingungen für DZA im Formular oder als Link in der Hinter- legung der Bestellung
• Phase 4: Vertragserfüllung o zentraler Wareneingang o Teillieferungen auf Positionsebene
• Phase 5: Zahlung o Übernahme der offenen Rechnungen aus dem Vorsystem o Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung (Elektronischer Empfang von Rechnung und eRechnung) – siehe auch Finanzbuchhaltung o Buchungen von Zahlungen und Anzahlungen in Zusammenhang mit den Pro- zessen der FiBu
Ausgrenzungen
• Im ersten Schritt werden nur zentrale Beschaffungsvorgänge abgewickelt
• Keine technische Anbindung an Vergabetool
• keine Lagerführung
• Keine Rahmenverträge
• Keine aktive Verfügbarkeitskontrolle
Projektumfang Release 2 Im Rahmen des Release 2 geht es zum einen um die Stabilisierung der Beschaffungsprozesse und zum anderen sollen Funktionen vor allem im Rahmen der dezentralen und Katalogbe- schaffung (BestPractice-Ansatz) erweitert werden. Die konkret umzusetzenden Bestandteile sind im Anforderungskatalog aufgelistet.
Übergreifende Anforderungen des Beschaffungswesens
• Bereitstellung von kundenindividuellen Reports und Dashboards
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Stammdaten des Beschaffungswesens
• Lieferantenmanagement (Lieferantenbewertung und Eskalationsmanagement)
• Ggf. Einführung von Materialstammdaten und -pflege (abzustimmen)
Prozessunterstützung End-to-End Prozess
• Phase 1: Bestellanforderung o Abbildung Rahmenvertrag (Keine Wertkontrakte) für mindestens folgende Be- schaffungsgüter: ▪ Bürobedarf ▪ allgemeine IT-Hardware ▪ TK-Hardware ▪ Laborverbrauchsmaterialien o Abbildung Katalogbestellung für mindestens 8 Kataloge – beispielsweise für folgende Kataloge: ▪ Conrad Elektronik ▪ RS Components ▪ Reichelt Elektronik ▪ Uni Elektro ▪ Carl Roth Laborbedarf ▪ Biebrach-C.H. Morgenstern GmbH ▪ August Holder GmbH
• Phase 1: Bestellanforderung o Abbildung Anfrage/Angebot
• Phase 5: Zahlung o Reklamationsprozessabbildung
Projektumfang Release 3ff
• Phase 0-5 o Intrastat-Meldung o Vertragsmanagement o Weitere Workflow-Abbildungen o Gewährleistungbehandlung o Ggf. Lagerwirtschaft/Inventur
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6.1.2 Antrag/Angebot bis Zahlungseingang Die nachfolgende Matrix zeigt die Verknüpfungen zwischen Prozessphase und beteiligte Fach- bereiche auf. Darüber hinaus wird eine voraussichtliche Zuordnung der Prozessbestandteilen zu Releases dargestellt.
Abbildung 7: Matrix Prozesse zu FB zu Release – Antrag/Angebot bis Zahlungseingang
Verfolgte Ziele/Inhalte des Prozesses Die Einführung des Mittelmanagement (Grundförderung und Drittmittel) im DZA soll die Ver- waltung und Abrechnung externer Fördermittelprojekte effizient, transparent und compliance- konform gestalten. Wichtige Ziele sind hierbei:
• Prozessoptimierung und Standardisierung o Einheitliche Erfassung, Genehmigung und Abwicklung von Drittmittelprojekten. o Automatisierte Workflows für Beantragung, Mittelanforderung, Budgetfreigabe und Abrechnung.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit o Echtzeit-Übersicht über Projektbudgets, Mittelverwendung und Restmittel. o Lückenlose Dokumentation aller finanziellen und administrativen Vorgänge für Prüfungen.
• Integration in Finanz- und Personalwesen o Automatische Zuordnung von Personal- und Sachkosten zu Projekten (über Primärbuchung und/oder Sekundärverrechnungen). o Schnittstellen zu Beschaffung, Finanzbuchhaltung und Personalabrechnung zur Vermeidung von Doppelbuchungen.
• Compliance mit Fördervorgaben o Einhaltung von Richtlinien und Berichtspflichten der Fördergeber (z. B. DFG, EU, BMBF). o Revisionssichere Ablage aller Belege und Nachweise.
• Effizientes Reporting o Erstellung von fördergeberspezifischen Abrechnungen und Berichten auf Knopfdruck. o Auswertungen für Projektleitungen und Institutsleitung zur besseren Steuerung.
• Risikominimierung E n 22 .0 2 .1 2 .2 2 .3 2 .4 d t o E n d P r o z e s s e A n tra g /A n g e b o t b is Z a h lu n g P h a se 0 - V o rla u f P h a se 1 - P ro je k tin itiie ru n g P h a se 2 - P ro je k tfre ig a b e P h a se 3 - P ro je k tste u e ru n g P h a se 4 - P ro je k ta b sch lu ss se in g a n g B e sch a ffu B n e g t r o ffe F in a n
XXX n e ze n F a c D h b e rittm XXXXX r e ic itte l h e P e rso n a l T e c 1
X h n . A b b ild u 2 XXXX n g in R e le a s 3 ff e
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o Frühzeitige Erkennung von Budgetabweichungen oder Fristüberschreitungen. o Vermeidung von Rückforderungen durch fehlerfreie und fristgerechte Abrech- nungen.
Angedachter Prozessablauf Übersicht der Prozessphasen
Abbildung 8: Prozessbereiche Antrag/Angebot bis Zahlungseingang
Anforderungen an den Prozess Projektumfang Release 1 Das Mittelmanagement wird in der ersten Projektphase noch nicht vollständig abgebildet. Das System muss die spätere Abbildung jedoch im Bereich des Finanzwesens bereits berücksich- tigen. Die notwendigen Kontierungsobjekte müssen bereits im Release 2026 angelegt und kontier- bar sein.
Projektumfang Release 2 Im Rahmen der Realisierung sollen die Phasen 1 bis 4 technisch durch das System unterstützt werden (siehe auch Anforderungskatalog):
• Phase 0: Für den Projektvorlauf ist aktuell keine technische Unterstützung vorgesehen
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• Phase 1: Im Rahmen der Projektinitiierung soll der Beantragungsprozess mit Work- flows und der Möglichkeit der Dokumentenspeicherung (in einer Drittmittelakte/DMS) zum Antrag unterstützen. Des Weiteren soll eine Kalkulation möglich sein.
• Phase 2: Im Rahmen der Freigabe wird auf Basis des Antrages mit automatisierter Integration zum Rechnungswesen die Strukturen und Kontierungselemente eingerich- tet und das Projekt für die Nutzung freigegeben.
• Phase 3: Integrative Steuerung auch unter Verwendung der Funktionalitäten des Rech- nungswesens, des Controllings und Bereitstellung von Informationen für interne und externe Stakeholder. Es sind mehrere Kalkulationsvarianten bereit zu stellen. Die Ur- sprungskalkulation muss erhalten bleiben.
• Phase 4: Ganzheitlicher und einfacher Abschluss über alle betroffenen Fachbereiche hinweg. Neben den Drittmittelprojekten soll auch die Grundförderung in einer Projektstruktur abgebildet werden und die entsprechenden Phasen des Prozesses durchlaufen (siehe auch blaue Ein- tragungen im Prozessablauf).
6.1.3 Planung bis zum Bericht Die nachfolgende Matrix zeigt die Verknüpfungen zwischen Prozessphase und beteiligte Fach- bereiche auf. Darüber hinaus wird eine voraussichtliche Zuordnung der Prozessbestandteilen zu Releases dargestellt.
Abbildung 9: Matrix Prozesse zu FB zu Release – Planung bis zum Bericht
Verfolgte Ziele/Inhalte des Prozesses Die Einführung eines ERP-Systems soll die Finanzplanung und Budgetierung in einem For- schungsinstitut durchgängiger, transparenter und strategisch nutzbarer gestalten. Ziel ist es, sowohl institutionelle Mittel als auch Drittmittel optimal zu planen, zu überwachen und einzu- setzen.
• Ganzheitliche Budgettransparenz o Zentrale Übersicht über alle Budgets: Grundfinanzierung, Drittmittel, Sonder- projekte. o Echtzeit-Abgleich von Plan- und Ist-Zahlen auf Kostenstellen- und Projekt- ebene.
• Integration aller Finanzquellen und Kostenarten o Zusammenführung von institutionellen Mitteln, Drittmitteln und Eigenbeiträgen in einer einheitlichen Datenbasis. E n 33 .0 3 .1 3 .2 3 .3 3 .4 d t o E n d P r o z e s s e P la n u n g b is B e rich t P h a se 0 - Z ie l u n d B u d g e tra h m e n P h a se 1 - B u d g e te n tw u rf u n d S ze n a rie n P h a se 2 - O E -P la n u n g P h a se 3 - F re ig a b e u n d B u d g e tie ru n g P h a se 4 - M o n ito rin g u n d B e rich te rsta ttu n g B e sch a ffu B n e g t r o ffe F in a n XXXXX n e ze n F a c D h b e rittm r e ic itte l h e P e rso n a l T e c 1 h n . A b b ild u 2 XXXX n g in R e le a s 3 ff e
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o Automatisierte Zuordnung von Kosten zu Projekten, Kostenstellen und Förder- programmen.
• Prognose- und Szenarioplanung o Simulation von Finanzszenarien (z. B. bei veränderten Fördervolumina oder Projektverzögerungen). o Unterstützung langfristiger Strategieentscheidungen der Institutsleitung.
• Automatisierte Workflows und Genehmigungsprozesse o Standardisierte Budgetfreigaben mit klar definierten Verantwortlichkeiten. o Automatisierte Mittelverschiebungen zwischen Projekten im Rahmen geneh- migter Regularien.
• Fördermittel- und Compliance-Sicherheit o Einhaltung der spezifischen Fördergeberauflagen bei Mittelplanung und -ver- wendung. o Revisionssichere Dokumentation aller Planungsänderungen.
• Effizientes Reporting für verschiedene Anspruchsgruppen o Auf Knopfdruck Berichte für Institutsleitung, Abteilungsleitungen, Fördergeber und Aufsichtsgremien. o Visuelle Dashboards für laufendes Monitoring.
Angedachter Prozessablauf Planung bis zum Bericht
Abbildung 10: Prozessbereiche Planung bis zum Bericht
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Anforderungen an den Prozess Projektumfang Release 1 Das Berichtswesen wird vornehmlich mit Standardberichten bedient. Im Release 1 soll eine systemische Planungs- und Budgetierungsunterstützung über alle Pha- sen des Prozesses aufgesetzt werden. Im Rahmen des Projektes soll hierfür auf Basis der zur Verfügung stehenden technischen Tools ein Konzept aufgesetzt werden. Im Anforderungska- talog sind grundsätzliche Anforderung zur Abbildung dargestellt.
Projektumfang Release 2 Im Release 2 sollen kundeneigene Berichte (noch zu definieren) erstellt und die Funktionen der Planung erweitert werden.
6.2 Spezifische Anforderungen Anforderung aus dem FB Finanzen Verfolgte Ziele/Inhalte des Prozesses Die Einführung des ERP-Systems im Finanzbereich dient der umfassenden Digitalisierung, Vereinheitlichung und Transparenz aller finanzwirtschaftlichen Prozesse. Damit soll die Fi- nanzabteilung effizienter arbeiten, schneller valide Zahlen bereitstellen und eine fundierte Un- ternehmenssteuerung ermöglichen.
Die Kernziele sind:
• Prozessharmonisierung und Automatisierung o Standardisierung der Buchungs- und Abrechnungsprozesse im gesamten Insti- tut. o Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Belegen (z. B. durch OCR und Workflow-Freigaben).
• Echtzeit-Transparenz und Berichtswesen o Bereitstellung aktueller Finanzdaten in Echtzeit für Management und Fachab- teilungen. o Integriertes Reporting und Analysefunktionen für Plan/Budget-Ist-Vergleiche, Liquiditätsplanung und externe Berichtsanforderungen.
• Integration mit anderen Unternehmensbereichen und Systemen o Nahtlose Verbindung u.a. zu Beschaffung, Drittmittelmanagement, Facility Ma- nagmeent und Personalwesen. o Einheitliche Datenbasis zur Vermeidung von Doppelbuchungen und Abwei- chungen. o Anschluss an die OZG-RE: „Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungsein- gangsplattform“
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o Berücksichtigung der DSFinV-K: „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“
• Verbesserte Compliance und Sicherheit o Einhaltung aller relevanten Rechnungslegungsstandards (vor allem HGB und BHO, GoBD). o Automatisierte Prüf- und Kontrollmechanismen zur Vermeidung von Fehlern und Betrugsrisiken.
• Unterstützung der strategischen Unternehmenssteuerung o Datenbasierte Entscheidungsgrundlagen für Investitionen, Kostenmanagement und Budgetplanung. o Prognoserechnung zur Risikobewertung und -steuerung.
Spezifische Anforderungen FB Finanzen Nachfolgend wird eine übergreifende Beschreibung der angeforderten Funktionalitäten darge- stellt. Eine Detaillierung erfolgt im Anforderungskatalog.
Projektumfang Release 1 Im Release 1 soll die Abbildung der Hauptbuchhaltung inkl. aller relevanten Nebenbüchern mit den erforderlichen Funktionen für eine ordnungsgemäße Buchführung eingeführt werden. Hierbei sind folgende Finanzbuchhaltungsbereiche abzudecken.
Grundlegende Anforderungen Finanzen
• Volle Integration der Teilbereiche der Finanzbuchhaltung
• Digitale optische Archivierung eingehender und ausgehender Belege
• Mehrwährungsfähigkeit
Stammdaten des Finanzwesens
• Zentrale Geschäftspartnerpflege
• Zentrale Pflege der Kontenpläne und Sachkonten
• Bankkontenverwaltung
Finanzbuchhaltung
• Hauptbuchhaltung (General Ledger)
• Debitorenbuchhaltung
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• Kreditorenbuchhaltung (inkl. elektronischer Rechnungseingangsverarbeitung inkl. An- bindung an OZG-RE)
• Anlagenbuchhaltung
• Zahlungsverkehr & Zahlungsprogramme
• Steuerberechnung & -meldung
Controlling
• Integration mit den weiteren Modulen des ERP-Systems (z.B. Finanzwesen, Beschaf- fung, Personal)
• Abbildung der Stamm- und Strukturdaten für Kostenstellen, Kostenarten und Projekten
• Aktivierung Profitcenterrechnung ohne vollständige Ausprägung
• Abbildung der Primärbuchungen auf den Kostenobjekten
• Abbildung von Standardreports für die Kostenrechnung
• Abbildung der Kostenverrechnung (Sekundärkostenrechnung) unter Verwendung von Leistungsverrechnungen (direkt/indirekt), Verteilungen und/oder Umlagen.
Projektumfang Release 2 Im Release 2027 sind die Funktionen der Finanzbuchhaltung zu ergänzen. Hierbei sollen vor allem folgende Funktionen beachtet werden.
Grundlegende Anforderungen Finanzen
• Volle Integration der Teilbereiche der Finanzbuchhaltung
Finanzbuchhaltung
• Hauptbuchhaltung ergänzen um automatische Buchungen (Kreditkarte und Tankkar- ten), Substitutionen und Validierungen
• Debitorenbuchhaltung ergänzen um ein Forderungsmanagement (Mahnwesen)
• Kreditorenbuchhaltung erweitern um Zahlungsavis, Zahlungsplänen und ggf. „Dunkel- buchungen“
• Anlagenbuchhaltung ergänzen um Inventurverfahren und ggf. Einführung eines Asset- managmenttools
• Ggf. Online Banking Anbindung
• Jahresabschluss automatisiert mit Prüfmechanismen und Journal
Controlling
• Erweiterung der Stammdaten um Kundenfelder und weiter Funktionalitäten (z.B. Mei- lensteine und Netzpläne)
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• Erweiterung des Reportings ggf. um kundenindividuelle Reports
Projektumfang Release 3ff Folgende Funktionalitäten sind aktuell noch nicht im Detail konzeptioniert. Das einzuführende System muss aber grundsätzliche Funktionen für einen späteren Ausbau zur Verfügung stel- len:
Finanzbuchhaltung
• Ggf. Einführung weiterer Ledger
• Weitere Funktionalitäten bei der Nutzung des Dokumentenarchivs (z.B. Suchfunktio- nen)
• Workflowunterstützung bei der Stammdatenpflege
• Ggf. Einführung eines alternativen Kontenplans
• Ggf. Abbildung von Kassenbüchern
• Aufbau eines kameralistischen Rechnungswesens mit einem parallelen Berichtswesen nach Einnahmen und Ausgaben und Berücksichtigung der BHO.
• Eine einfache Faktura Lösung, die die Rechnungstellung vereinfacht und den Anforde- rungen eines Forschungsinstituts gerecht wird.
Controlling Das System muss offen sein für weitere Ausprägungen der Kostenrechnung.
• Innenauftragsrechnung
• Profitcenter Rechnung
• Workflowunterstützung
• Deckung weiterer Berichtsanforderungen (z.B. Fortschrittskontrollen, DB Rechnung)
7 Teilprojekt 2: Einführung Personalmanagementsystem(e)
Das Teilprojekt „Personalmanagement“ ist das Projekt für die Ergänzung der Systemland- schaft des DZA um die Systeme für das Personalmanagement. Die Personalsysteme sollen so weit wie möglich in die Gesamtsystemlandschaft integriert sein. Wichtig sind hierbei die integrativen Zusammenhänge zum Finanzwesen und Controlling.
Verfolgte Inhalte des Projektes: Folgende Aspekte sollen im Rahmen des Projektes durch eine Lösung berücksichtigt werden::
• Beachtung der übergreifenden Anforderungen an die Systemlandschaft (siehe Kapitel 5.1)
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• Technischer Aufbau der Infrastruktur zum Betrieb des Systems oder der Systeme (siehe Kapitel 5.2)
• Umsetzung des End-to-End Prozesses “Einstellen bis Ausscheiden” (siehe Kapitel 7.1)
• Fortlaufende Dokumentation der Systeme und Prozesse
• Schulung der Mitarbeiter
• Bereitstellung eines System- und Applikationssupport für 4 Jahre (siehe Kapitel 5.3)
7.1 Umsetzung End-to-End Prozess “Einstellen bis Ausscheiden” Die nachfolgende Matrix zeigt die Verknüpfungen zwischen Prozessphasen und beteiligten Fachbereichen auf. Darüber hinaus wird eine voraussichtliche Zuordnung der Prozessbe- standteilen zu Releases dargestellt.
Abbildung 11: Matrix Prozess zu FB zu Release
Verfolgte Ziele/Inhalte des Prozesses Die Einführung des ERP-Systems oder Systeme im Personalbereich zielt darauf ab, alle per- sonalwirtschaftlichen Prozesse effizient, transparent und rechtskonform abzubilden. Dadurch soll die HR-Abteilung entlastet, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und die strategische Perso- nalarbeit gestärkt werden. Die wichtigsten Ziele sind:
• Prozessoptimierung und Automatisierung o Vereinfachung und Standardisierung von Personalprozessen (z. B. Einstellung, Versetzung, Austritt).
• Integration mit anderen Unternehmensbereichen o Nahtlose Anbindung an Finanzbuchhaltung (z. B. Gehaltsbuchungen), Zeitwirt- schaft, Weiterbildung und Projektmanagement. o Einheitliche Datenstrukturen zur Vermeidung von Medienbrüchen. o Integration mit externen Systemen
• Nahtlose Anbindung an Banken zur Gehaltszahlung • Nahtlose Anbindung von Behörden (z.B. statistisches Reporting, Steuer, Sozialversi- cherung), wo notwendig auch von Behörden ins DZA (z.B. Steuerklasse) o Evtl. benötigt der öffentliche Dienst weitere Anbindungen
• Zentrale und aktuelle Personaldatenverwaltung E n 44 .0 4 .1 4 .2 4 .3 4 .4 4 .5 d t o E n d E in ste P h a se P h a se P h a se P h a se P h a se P h a se P r o z e s s e lle n b is A u ssch e id e n 0 - B e d a rf u n d S tra te g ie 1 - A ttra ctio n + R e cru itin g + 2 - P e rso n a lm a n a g e m e n t & 3 - P e rso n a le n tw ick lu n g 4 -R e te n tio n / B in d u n g 5 -O ffb o a rd in g & A lu m n i E in ste C o m p llu n g + lia n ce O n b o a rd in g B e sch a ffu B n e g t r o ffe F in a n
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X n e ze n F a c D h b e rittm r e ic itte l h e P e rso XXXXXX n a l T e c 1
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X n g in R e le a s 3 ff
X
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o Einheitliche Datenbasis für alle Standorte und Unternehmensbereiche. o Echtzeit-Zugriff auf Mitarbeiterinformationen, Verträge, Qualifikationen und Ab- wesenheiten.
• Selbstbedienungsfunktionen (Employee & Manager Self Service) o Möglichkeit für Mitarbeiter, eigene Daten zu pflegen, Abwesenheiten zu stellen und Lohnabrechnungen abzurufen. o Führungskräfte können eigenständig Teamdaten, Genehmigungen und Aus- wertungen abrufen.
• Transparenz und Reporting o Bereitstellung aussagekräftiger Kennzahlen mindestens zu Personalbestand, Fluktuation, Abwesenheiten und Qualifikationen. o Integrierte Analysefunktionen und Dashboards. o Flexibles Reporting anhand von Selektionskriterien und Feldauswahl der Er- gebnisse
• Rechtssicherheit und Compliance o Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, Datenschutzrichtlinien (DSGVO) und tarifvertraglicher Regelungen. o Automatisierte Archivierung und revisionssichere Dokumentation.
Angedachter Prozessablauf Übersicht der Prozessphasen
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Abbildung 12: Prozessbereiche Einstellen bis Ausscheiden
Anforderungen an den Prozess Nachfolgend sind die übergreifenden Prozessbereiche zu den jeweiligen Releases dargestellt. Konkretere Anforderungspunkt sind im Anforderungskatalog im Reiter „P4 - Einstellen bis Aus- scheiden“ aufgeführt.
Projektumfang Release 1 Geplant ist, die Produktivsetzung der wichtigsten Personaladministrativen Prozesse mit den Prozessen des Finanzwesens Anfang 2027. Sollte eine parallele Produktivsetzung aufgrund der Zeitschiene nicht realistisch erscheinen, wird vom Anbieter ein Vorschlag für eine alterna- tive Zeitplanung erwartet. Kernprozesse für das erste Release sind:
• Prozessphase 1 o Bewerbermanagement (vorgezogen in separater Vergabe)
• Prozessphase 2 o Vollständig Personaladministration (inkl. Stellenplan und Stammdaten Orgma- nagement) o Zeitwirtschaft (Arbeitszeit, Abwesenheit) – zentrale Erfassung o Automatisierte Gehalts- und Lohnabrechnung inklusive gesetzlicher Meldun- gen (Entgeld und Vergütung) unter Beachtung des TVöD.
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• Reisekostenabrechung (inkl. Projektverbuchung) nach Grundlagen des BRKG
• Sicherstellung der Übertragung des Personalstammes als Basis zur Leistungsverrech- nung von Personalkosten ins Controlling inkl. Leistungserfassung der Mitarbeiter
Projektumfang Release 2
• Prozessphase 2 o Personalzeiterfassung - dezentral (Arbeitszeit, Abwesenheit, Projektkontie- rung) o Anbindung/Integration Zutrittskontrolle o PK Planung
• RK Beantragung und Buchung (Bestehende Dritt-Lösung zu beachten)
• Bots zur Unterstützung von Mitarbeitern (z.B. Erklärung genereller Fragen zur Gehalts- abrechnung von Mitarbeitern)
• Unterstützung durch KI um Konsistenz der Daten zu prüfen und z.B. Weiterbil-dungs- vorschläge zu generieren.
• Einführung ESS und MSS
Projektumfang Release 3ff
• Prozessphase 0-5 o Einführung von Dokumenten Workflows in Zusammenhang mit TP 3
• Prozessphase 3 o Personalentwicklung/Talentmanagement - LMS Lösung
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8 Teilprojekt 3: Einführung einheitliches Dokumentenmanagement-
systems (DMS) und Dokumentenarchiv
Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems soll in zwei Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll das DMS vorrangig als Archiv für die ERP- und Personal-Dokumente dienen. In einem zweiten Schritt sollen vor allem papierbasierte Prozesse über digitale Workflows un- terstützt werden.
Verfolgte Inhalte des Projektes: Folgende Aspekte sollen im Rahmen des Projektes durch eine Lösung berücksichtigt werden:
• Beachtung der übergreifenden Anforderungen an die Systemlandschaft (siehe Kapitel 5.1)
• Technischer Aufbau der Infrastruktur zum Betrieb des Systems oder der Systeme (siehe Kapitel 5.2)
• Einführung eines Archivs für das ERP-System (siehe Kapitel 8.1)
• Einführung von Workflows (siehe Kapitel 8.1)
• Schulung der Mitarbeiter
• Fortlaufende Dokumentation der Systeme und Prozesse
• Bereitstellung eines System- und Applikationssupport für 4 Jahre (siehe Kapitel 5.3)
8.1 Einführung Archiv und DMS Geplant ist, im ersten Schritt ein Archiv bereit zu stellen, um Finanz- und Beschaffungsbelege aus dem ERP in einem zentralen Archiv abzulegen und den Zugriff auf die Dokumente aus dem ERP-System sicherzustellen. In einem zweiten Schritt soll ein DMS System eingeführt werden, welches papierbasierte Prozesse ablöst und durch zielgerichtete Workflows im Sys- tem unterstützt.
Verfolgte Ziele/Inhalte des Projektes:
• Strategische Ziele o Einführung medienbruchfreier digitaler Prozesse. o Schnellere Reaktionszeiten durch effizienten Dokumentenzugriff. o Compliance & Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (GoBD, DSGVO, Archivierungspflichten).
• Organisatorische Ziele o Zentrale Dokumentenablage: Einheitlicher Speicherort statt verstreuter Dateien und Ordner.
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o Standardisierte Prozesse: Einheitliche Workflows für Dokumentenerstellung, - prüfung und -freigabe. o Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Versionierung, Protokollierung und klare Verantwortlichkeiten.
• Effizienz- & Produktivitätsziele o Zeitersparnis: Schnelles Finden von Dokumenten über Volltextsuche und Me- tadaten. o Automatisierung: Digitale Workflows (z. B. im Personal- und Vertragsmanage- ment). o Reduzierung von Doppelarbeit: Vermeidung mehrfacher Ablagen und Dublet- ten.
• Kosten- & Ressourcenziele o Reduktion von Papier- und Druckkosten. o Platzersparnis durch digitale Archivierung statt physischer Archive. o Optimale Ressourcennutzung durch automatisierte Prozesse und geringeren manuellen Aufwand.
• Mitarbeiter- & Nutzerziele o Bessere Zusammenarbeit: Gemeinsamer Zugriff auf aktuelle Dokumente, auch standortübergreifend. o Mobiler Zugriff: Sicherer Zugriff auf Dokumente von unterwegs (Homeoffice, Außendienst). o Akzeptanzsteigerung: Intuitive Bedienbarkeit, Integration in bestehende Sys- teme (z. B. ERP, HR-Systeme).
Projektumfang Release 1 Kernabbildung für das erste Release ist die reine Bereitstellung eines Archivs. Funktionalitäten für die weitere DMS-Ausgestaltung stehen hier erstmal im Hintergrund.
• Bereitstellung Archiv für Finanzbelege (Rechnungen)
• Bereitstellung Archiv für Beschaffungsbelege (BanF, Bestellung, log. Rechnung)
Projektumfang Release 2 Im zweiten Schritt (Produktivsetzung 01.01.2028) soll das DMS System weiterentwickelt wer- den. Aufgrund des zu erstellenden Konzeptes kann es zu einem Austausch des Archiv-Sys- tems kommen, dies ist im Projekt zu berücksichtigen.
• Erstellung und Umsetzung eines ganzheitlichen bereichsübergreifenden DMS-Kon- zeptes zur Festlegung der abzubildenden Bereiche, Prozesse und Funktionen. Leitge- danke sollte sein, dass alle Prozessbeteiligten Zugriff auf die relevanten Dokumente haben (gemäß der Berechtigungskonzept).
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Inhalte könnten sein: o Abbildung von Workflows zur Ablösung von papierbasierten Prozessen o Abbildung von interdisziplinären Prozessen o Abbildung Beschaffungsakte o Abbildung Personalakte o Abbildung Drittmittelakte o Abbildung Vertragsmanagement o E-Mail-Archivierung
Projektumfang Release 3ff Prozessabbildungen, die nicht in den Scope von Release 2 aufgenommen werden konnten sind in den nachfolgenden Prozessen abzubilden.
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9 Planung und Organisation
9.1 Organisation Aufgrund des Umfangs und unterschiedlichen terminlichen Anforderungen wurde das Projekt in die bereits aufgeführten Projekte mit einer zentralen Projektleitung/Portfoliosteuerung auf- gesetzt. Dem Gesamtprojekt wird ein Lenkungsausschuss unter Beteiligung der Geschäftslei- tung vorgeschaltet. Abbildung 13 zeigt einen Vorschlag zur Aufstellung des Gesamtprojektes auf. Eine abschlie- ßende Struktur wird im Verhandlungsverfahren vereinbart.
Abbildung 13: Projektorganisation
9.2 Vorläufiger Gesamtrahmenplan Für die Projekte 1-3 wurde eine erste grobe terminliche Einplanung vorgenommen. Bei der Planung und Bewertung des Projektes ist zu beachten, dass der Auftraggeber von einer Hy- percarephase von 4-6 Wochen nach den zwei Go-Live Terminen ausgeht. Diese Rahmentermine sind im Rahmen des Vergabeverfahrens durch den Auftragnehmer zu prüfen, zu detaillieren und ggf. anzupassen.
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Abbildung 14: Grobplanung Projekte