Vergabeunterlagen Einführung ERP.pdf

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Vergabeverfahren des

Deutschen Zentrum für Astrophysik

- Vergabeverfahren -

Einführung einer ERP Systemlandschaft für die

Administration beim Deutschen Zentrum für

Astrophysik

Vergabenummer: 251010_ERP

Ansprechpartner:

Abteilung Beschaffung

Stand: 10.10.2025

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Inhaltsverzeichnis

Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes ............................................................................................ 3

1. Allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren ........................................................................ 4
2. Leistungsbeschreibung ........................................................................................................ 4
3. Wahl des Vergabeverfahrens .............................................................................................. 4
4. Verfahrensablauf Vergabe .................................................................................................. 4
5. Abgabe eines Angebotes ..................................................................................................... 4 1.4.1. Vertragsbedingungen ...................................................................................................... 5 1.4.2. Preisblatt ......................................................................................................................... 5 1.4.3. Projektbesetzung/Personal ............................................................................................. 5 1.4.4. Angebotsinhalte in freier Form ....................................................................................... 6 1.4.5. Mitwirkungsleistungen .................................................................................................... 7 1.4.6. EVB-IT Vertrag ................................................................................................................. 7
6. Zuschlagserteilung .............................................................................................................. 8
7. Auswertung der Angebote .............................................................................................................. 9
8. Formale Angebotsauswertung ............................................................................................ 9
9. Inhaltliche Angebotsauswertung ........................................................................................ 9
10. Fragen zu Inhalt und Ablauf .............................................................................................. 13
11. Anlagen .......................................................................................................................................... 14

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Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

Deutsches Zentrum für Alle Bieter Astrophysik gGmbH Abteilung Beschaffung Postplatz 1 02826 Görlitz

eMail: beschaffung-dza@dzastro.de

Web: www.deutscheszentrumastrophysik.de

251010_ERP: Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Görlitz, den 10.10.2025 – Einführung SAP S/4HANA beim Deutsches Zentrum für Astrophysik – Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bedanken uns für Ihr Interesse an dem im Betreff genannten Vergabeverfahren und die Einreichung Ihres Teilnahmeantrages.

Nach Prüfung der eingegangenen Anträge möchten wir Sie nun bitten, bis spätestens zum 05.01.2026 um 12:00 Uhr ein Angebot abzugeben. Genauere Informationen entnehmen Sie bitte den beigefügten Unterlagen.

Als Angebot sind bis zur benannten Frist folgende Dokumente einzureichen:

Wir würden uns freuen, wenn Sie uns in o.g. Vergabeverfahren ein Angebot abgeben würden.

Mit freundlichen Grüßen

Abteilung Beschaffung Deutsches Zentrum für Astrophysik gGmbH

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251010_ERP: Einführung ERP-Systemlandschaft

1 Allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren

1.1 Leistungsbeschreibung

Vergeben wird die Einführung der ERP-Systemlandschaft beim Deutschen Zentrum für Astrophysik.

Im Anhang 2 Leistungsbeschreibung und im Anhang 3 Anforderungskatalog werden die konkreten Aufgabenpakete und Leistungsanforderungen zum hier ausgeschriebenen Projekt definiert.

Des Weiteren sind in der Projektdefinition und in den Zielarchitekturbildern die jeweiligen Zielzustände der zwei Releases dargestellt.

Die Dienstleistungsaufwände für das Release 1 sind fester Vertragsbestandteil. Die Aufwände für das Release 2 sind optional und müssen im Vertragsverlauf separat beauftragt werden.

1.2 Wahl des Vergabeverfahrens

Die Vergabe erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb gemäß §14 Abs. 3 Nr. 3 VgV.

1.3 Verfahrensablauf Vergabe

Aktuell sind folgende Termine für das Vergabeverfahren geplant. Das DZA behält sich im gesamten Ablauf vor, bereits auf das initiale Angebot oder einer nachfolgenden Version einen Zuschlag zu geben.

1. Abgabe initiales Angebot bis 05.01.2026
2. Auswahl von 3-6 Anbietern, Aufforderung zur Präsentation bis 30.01.2026
3. Präsentation des Angebots vom 23.02.2026
4. Auswahl von mind. 3 Anbietern, Aufforderung zum finalen Angebot bis 06.03.2026
5. Abgabe finales Angebot bis 20.03.2026
6. Vergabeentscheidung bis 10.04.2026
7. Vorabinformation an nicht berücksichtigte Bieter bis 10.04.2026
8. Vergabe nach Sperrfrist bis 24.04.2026

1.4 Abgabe eines Angebotes

Die Angebote sind bis spätestens 05.01.2026, 12:00 Uhr elektronisch über das Vergabeportal www.evergabe.de einzureichen.

Als Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen:

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1.4.1 Vertragsbedingungen

Die Vertragsbedingungen sind in Anlage 1 aufgeführt und müssen mit dem Angebot unterschrieben eingereicht werden.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter und von den Bietern vorgelegte Vertragsmuster bleiben bei der Wertung der Angebote grundsätzlich unberücksichtigt, vorbehaltlich des Ergebnisses der noch zu führenden Verhandlungen. Zur Vermeidung des Ausschlusses von Angeboten, denen der Bieter seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Vertragsmuster beifügt oder mit denen der Bieter in anderer Weise die Ausschreibungsbedingungen ändert, wird daher klargestellt, dass diese Unterlagen lediglich informatorischen Charakter haben und der Inhalt der Ausschreibung hierdurch nicht abgeändert wird.

Eine Veränderung der Vergabeunterlagen ist unzulässig und kann zum Ausschluss führen.

1.4.2 Preisblatt

Für das Angebot füllen Sie die Anlagen 2 und 3 aus.

Alle Preise sind in Euro und als Nettopreise (ohne USt.) anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass lediglich der angegebene Gesamtpreis in die Angebotsauswertung mit einfließt. Andere Preisangaben sind verbindlich, fließen aber nicht in die Angebotsauswertung mit ein.

1.4.3 Projektbesetzung/Personal

Bitte legen Sie dem Angebot entsprechende Personalprofile bei.

Folgende Kriterien gelten für einzusetzendes Personal:

Gilt für alle Berater:

• Die Berater verfügen über ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung (bitte spezifizieren) zum Erwerb der geforderten Fachkenntnisse oder eine vergleichbare, nachweisbare, praktische Berufserfahrung in diesem Umfeld.

• Notwendige deutsche Sprachkenntnisse: Alle angebotenen Berater beherrschen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift.

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• Es muss sowohl gewährleistet werden, dass eine Vertretung für die Berater zur Verfügung steht und diese im Urlaubs- oder Krankheitsfall des Beraters eingesetzt wird, als auch, dass die Vertretung die gleichen fachlichen Kenntnisse aufweist.

Gilt zusätzlich für Hauptberater

• Nennen Sie das Profil des Hauptberaters für die genannten Anforderungen und verweisen Sie auf das zum Berater gehörende Mitarbeiterprofil.

• Darstellung von fundiertem Fachwissen des Hauptberaters hinsichtlich der im gegenständlichen Projekt relevante Prozesse sowie Rollen und Verantwortlichkeiten (CV etc.).

• Benennung / Nachweis von mindestens zwei Projekten des Hauptberaters in verantwortlicher Position (Referenzen in CV etc.).

• Nachweis im Mitarbeiterprofil des Hauptberaters über Projektmanagementerfahrung in ähnlichen Projekten und Rollen (nicht älter als 2 Jahre).

Bitte hinterlegen Sie für den Projektleiter/Hauptberater und je Aufgabenbereich mindestens 2 Mitarbeiterprofile. Der Anbieter verpflichtet sich, die benannten oder mindestens gleich qualifizierte Berater im Projekt einzusetzen.

1.4.4 Angebotsinhalte in freier Form

Im Rahmen des Angebots erwarten wir folgende Informationen in freier Form.

1. Executive Summary (max. 3 Seiten) Das Executive Summary sollte einen zusammenfassenden Überblick zu Ihrem Angebot geben. Hierbei ist zu beachten, dass dieses nur zur Information dient und nicht bewertet wird.

2. System und Lizenzmodell (max. 8 Seiten) Bitte beschreiben Sie übergreifend, wie Ihr ganzheitliches Modell für die geplante Systemlandschaft aussieht. Gehen Sie bitte hierbei sowohl auf die verwendeten Systeme und Module, den Hosting Ansatz als auch auf das Lizenzmodell oder die Lizenzmodelle ein.

Bitte gehen Sie bei den Lizenzen und der Systemdimensionierung von folgenden Userzahlen aus:

Module Anmerkung

Finanzwesen/ Drittmittel Hier drin sind Power User und PL enthalten

Personal Hier drin sind Power User enthalten

Beschaffung

Infrastruktur/ Abghängig von den abgebildeten Umfängen Bau

Abbildung 1: Aufstellung Nutzerzahlen

3. Projektorganisation und –methodik (max. 3 Seiten) Bitte beschreiben Sie in freier Form, wie Ihre Projektmethodik und der Projektaufbau angedacht sind.

• Projektvorgehen und -methodik (von Konzept bis Hypercare Phase)

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• Projektplanungs und -controlling Werkzeuge • Operative Steuerungswerkzeuge • Kommunikationswerkzeuge • Projektplan

4. Fachkonzepte (maximal 15 Seiten gesamt) Bitte beschreiben Sie unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung grundsätzliche Lösungsansätze für die Bereiche:

• Lösungsansatz für den End-to-End Prozess „Antrag/Angebot bis Zahlungseingang“ • Lösungsansatz für den End-to-End Prozess „Bestellanforderung bis Zahlung“ (mit Fokus auf Katalogbeschaffung) • Lösungsansatz für die elektronische Rechnungsverarbeitung • Darstellung der Möglichkeiten zur Einbindung KI und Chatbots • Vorschlag zum Supportmodel (1st, 2nd und 3rd Level Support) • Lösungsansatz für die Abbildung von Workflows (auch system-/modulübergreifend)

5. Technische Konzepte a. Rollen und Berechtigungen (max. 3 Seiten) Bitte erläutern Sie Ihr Standardvorgehen bei der Ausprägung des übergreifenden Rollen- und Berechtigungskonzeptes in der Systemlandschaft. Bitte beschreiben Sie hier auch die Anbindungsmöglichkeiten an ein bestehendes IDM.

b. Schulungskonzept (max. 3 Seiten) Bitte beschreiben Sie Ihren Vorgehensansatz in Bezug auf Schulungen unter Berücksichtigung der Größenordnung.

c. Dokumentation (max. 2 Seiten) Bitte beschreiben Sie die in Ihren Leistungen enthaltenen Dokumentationen und Liefergegenstände.

1.4.5 Mitwirkungsleistungen

Die Einführung der ERP-Systemlandschaft beim DZA ist eine übergreifende Aktivität und betrifft alle Phasen und Tätigkeiten. Zusammen mit den internen Projektleitern des DZA ist der Auftragnehmer für die erfolgreiche Steuerung und Umsetzung verantwortlich. Der Aufwand und die Beteiligung des Auftraggebers sind durch den Auftragnehmer im Zusammenhang mit dem Ansatz für die Dienstleistungsaufwände zu schätzen und in dem Reiter „Mitwirkungsleistungen“ im anhängenden Preisblatt (Anlage 2) anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass lediglich der angegebene Gesamtaufwand in die Angebotsauswertung mit einfließt. Andere Angaben sind verbindlich, fließen aber nicht in die Angebotsauswertung mit ein.

1.4.6 EVB-IT Vertrag

Bitte füllen Sie den EVB-IT Vertrag (Anlage 4) mit den von Ihnen angebotenen Lieferungen und Leistungen aus. Bitte beachten Sie die bereits vorbefüllten Einträge. Diese sind Grundlage für die weitere Ausprägung des Vertrages. Die EVB-IT Cloud-Vertrag Kriterien (Anlage 4_1) sind je geplanten System auszufüllen.

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Gemäß Punkt 8.6 des EVB-IT Vertrages, ist ein Nachweis über eine Haftpflichtversicherung einzureichen.

1.5 Zuschlagserteilung

Es ist beabsichtigt, den Zuschlag bis zum 24.04.2026 zu erteilen. Das Angebot soll eine Bindefrist bis zum 30.06.2026 haben.

Es können ausschließlich Angebote zugelassen werden, die fristgerecht elektronisch über das Vergabeportal eingereicht werden. Angebote, die nicht auf diesem Wege eingereicht werden, müssen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

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2 Auswertung der Angebote

2.1 Formale Angebotsauswertung

Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt zunächst eine formale Angebotsauswertung. Dabei wird zunächst überprüft, ob alle eingegangenen Angebote rechtzeitig und vollständig eingegangen sind.

2.2 Inhaltliche Angebotsauswertung

Alle Angebote die den formalen Anforderungen entsprechen, werden im zweiten Schritt inhaltlich überprüft.

Die Bewertung ergibt sich wie folgt:

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Für die Bewertung wird ein Gremium von mindestens 5 Projektbeteiligte gebildet, welches die Bewertung durchführt.

Die Auswertung der Angebote erfolgt gemäß der folgenden Beschreibung.

a) Wertung des Kriteriums „Preis“

Die Ermittlung des Quotienten „Preis-Leistungs-Verhältnis“ ist nicht vorgesehen.

Bewertet wird das „Verhältnis zum niedrigsten Preis“.

Dies bedeutet: Der niedrigste Preis erhält die maximal erreichbare Punktzahl für das „Kriterium Preis“ und geht mit 30 Punkten in die Gesamtwertung ein.

Das Angebot, das doppelt so teuer (oder noch teurer) ist wie das niedrigste, erhält 0 Punkte. Die Punkte für die Angebote innerhalb dieser Spanne werden durch lineare Interpolation ermittelt.

Die erreichte Punktzahl geht in die Gesamtwertung ein.

Beispiel: Es werden insgesamt drei Angebote abgeben: • Angebot 1 zum Preis von 1.000 EUR • Angebot 2 zum Preis von 5.000,-- EUR • Angebot 3 zum Preis von 1.500,-- EUR

Angebot 1 erhält als Angebot mit dem niedrigsten Preis 30 Punkte.

Angebot 2 erhält 0 Punkte, da es mehr als doppelt so teuer, als das Angebot mit dem niedrigsten Preis ist.

Angebot 3 wird gemäß der Formel y = y1 + ((x – x1)/(x2 - x1) * (y2 - y1)) interpoliert, wobei y der gesuchte Wert in Punkten ist, x der Preis des Angebots 3 von 1.500,-- EUR, x1 der Preis des günstigsten Angebots von 1.000,-- EUR und x2 der der doppelte Preis des günstigsten Angebots von 2.000,-- EUR. Y1 ist die Höchstpunktzahl von 30 Punkten und y2 sind 0 Punkte. Hieraus ergibt sich in diesem Beispiel für Angebot 3 beim Kriterium „Preis“ eine Punktzahl von 15.

Berechnung:

30 Punkte + ((1500 EUR – 1000 EUR) / (2000 EUR – 1000 EUR) * (0 – 30) Punkte = 15 Punkte

b) Wertung des Kriteriums „Projektmethodik und personelle Besetzung“

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Das Kriterium Projektmethodik und personelle Besetzung wird gem. der einzureichenden Beschreibung „Projektmethodik und personelle Besetzung“ sowie anhand der Mitarbeiterprofile bewertet. Hierbei stellt die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit eine maßgebliche Bewertungsrichtlinie.

Bewertet wird der „Nachweis der Passgenauigkeit“

Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium:

Punkteskala

• Ungenügender Nachweis der angebotenen Methodik und Dienstleistungen: 0 Punkte • Schlechter Nachweis der angebotenen Methodik und Dienstleistungen: 2 Punkte • Ausreichender Nachweis der angebotenen Methodik und Dienstleistungen: 5 Punkte • Guter Nachweis der angebotenen Methodik und Dienstleistungen: 8 Punkte • Sehr guter Nachweis der angebotenen Methodik und Dienstleistungen: 10 Punkte

c) Wertung des Kriteriums „System und Lizenzmodell“

Das Kriterium „System und Lizenzmodell“ wird gem. der einzureichenden Beschreibung bewertet. Hierbei stellt die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit eine maßgebliche Bewertungsrichtlinie.

Bewertet wird der „Nachweis der Passgenauigkeit“

Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium:

Punkteskala

• Ungenügender Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 0 Punkte • Schlechter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 2 Punkte • Ausreichender Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 5 Punkte • Guter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 8 Punkte • Sehr guter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 10 Punkte

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d) Wertung des Kriteriums „Lösungsansatz Fachkonzepte“

Das Kriterium „Lösungsansatz Fachkonzepte“ wird gem. der einzureichenden Beschreibung bewertet. Hierbei stellt die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit eine maßgebliche Bewertungsrichtlinie.

Bewertet wird der „Nachweis der Passgenauigkeit“

Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium:

Punkteskala

• Ungenügender Nachweis der angebotenen Lösungsansätze 0 Punkte • Schlechter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze 6 Punkte • Ausreichender Nachweis der angebotenen Lösungsansätze 12 Punkte • Guter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze 18 Punkte • Sehr guter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze 30 Punkte

e) Wertung des Kriteriums „Lösungsansatz technische Konzepte“

Das Kriterium Lösungsansatz „Lösungsansatz technische Konzepte“ wird gem. der einzureichenden Beschreibung bewertet. Hierbei stellt die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit eine maßgebliche Bewertungsrichtlinie.

Bewertet wird der „Nachweis der Passgenauigkeit“

Bewertungsmatrix für dieses Zuschlagskriterium:

Punkteskala

• Ungenügender Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 0 Punkte • Schlechter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 2 Punkte • Ausreichender Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 5 Punkte • Guter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 8 Punkte • Sehr guter Nachweis der angebotenen Lösungsansätze: 10 Punkte

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f) Wertung des Kriteriums „Mitwirkungsleistungen“

Bewertet wird das „Verhältnis zum niedrigsten Aufwand“.

Dies bedeutet: Der niedrigste Aufwand erhält die maximal erreichbare Punktzahl für das „Kriterium Mitwirkungspflicht AG“ und geht mit 10 Punkten in die Gesamtwertung ein.

Das Angebot, das einen vierfach so hohen Aufwand (oder noch höher) hat, wie das niedrigste, erhält 0 Punkte. Die Punkte für die Angebote innerhalb dieser Spanne werden durch lineare Interpolation ermittelt.

Die erreichte Punktzahl geht in die Gesamtwertung ein.

Beispiel: Es werden insgesamt drei Angebote abgeben: Angebot 1 mit einem Aufwand von 10 Personentage Angebot 2 mit einem Aufwand von 50 Personentage Angebot 3 mit einem Aufwand von 30 Personentage

Angebot 1 erhält als Angebot mit dem niedrigsten Aufwand 10 Punkte.

Angebot 2 erhält 0 Punkte, da es mehr als den vierfachen Aufwand beinhaltet, wie das Angebot mit dem niedrigsten Aufwand.

Angebot 3 wird gemäß der Formel y = y1 + ((x – x1)/(x2 - x1) * (y2 - y1)) interpoliert, wobei y der gesuchte Wert in Punkten ist, x der Aufwand des Angebots 3 von 30 Beratertagen, x1 der Aufwand des besten Angebots von 10 Beratertagen und x2 der der vierfache Aufwand des besten Angebots von 40 Beratertagen. Y1 ist die Höchstpunktzahl von 10 Punkten und y2 sind 0 Punkte. Hieraus ergibt sich in diesem Beispiel für Angebot 3 beim Kriterium „Mitwirkungspflicht AG“ eine Punktzahl von 3,333.

Berechnung: 10 Punkte + ((30 BT – 10 BT) / (40 BT – 10 BT) * (0 – 10) Punkte = 3,333 Punkte

g) Gesamtbewertung der Angebote

Der Zuschlag wird auf das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erteilt.

2.3 Fragen zu Inhalt und Ablauf

Fragen sowohl zum Inhalt als auch zum Ablauf des Vergabeverfahrens sind über das Vergabeportal www.evergabe.de einzureichen.

Rückfragen sind bis spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist, 18:00 Uhr bei der genannten Stelle (über das Vergabeportal) einzureichen. Spätere Fragen zu den Vergabeunterlagen können im Sinne der Chancengleichheit nicht mehr beantwortet werden.

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3 Anlagen

Anhang 1: Projektdefinition DZA Anhang 1_1: Architekturbilder Anhang 2: Leistungsbeschreibung Anhang 3: Auftragsverarbeitungsvertrag Anlage 1: Vertragsbedingungen Anforderungskatalog Anlage 2: Preisblatt Anlage 3: Anforderungskatalog Anlage 4: EVB-IT Cloud Vertrag Anlage 4_1: IT-Cloud-Vertrag_Kriterien Anlage 4_2: Ergänzende Vertragsbedingungen Anlage 4_3 - Anlage auftragnehmerseitige AGB Anlage 5: Richtigkeit der gemachten Angaben

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