Deckblatt
| Überblick Angorderungskatalog | Unnamed: 1 |
|---|---|
| Das vorliegende Dokument ist in Verbindung mit der an Sie übermittelten Ausschreibungsunterlage zu betrachten. Es wird darum gebeten, alle hellgrün eingefärbten Felder auf den folgenden Seiten bzw. Tabellenblättern zu befüllen (Ausschlusskriterium). Alle angefordeten Punkte aus Release 1 und 2 in diesem Katalog müssen zwingend erfüllt werden. Einschränkungen bei Anforderung aus Release 3 müssen erläutert werden und können zu einer Abwertung führen. | |
| Tabelenblatt | Name |
| Übergreifendes | Übergreifende Anforderungen |
| P1 - BanF bis ZA | Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Bestallanforderung bis Zahlung" |
| P2 - Antrag bis ZE | Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Antrag/Angebot bis Zahlungseingang" |
| P3 - Planung bis Bericht | Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Planung bis Bericht" |
| P4 - Einstellen bis Ausscheiden | Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Einstellen bis Ausscheiden" |
| Finanzbuchhaltung | Anforderungskatalog an ein ERP System für den Bereichs Finanzen |
| Controlling | Anforderungskatalog an ein ERP System für den Bereichs Finanzen |
| Archiv DMS | Anforderungskatalog an ein übergreifendes Archiv und DMS System |
Übergreifendes
| Übergreifende Anforderungen | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Übergreifende AnforderungenAnforderung | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Übergreifende Anforderungen an die neue Systemumgebung | 0 | 0 | |||||
| Forschungs- und Projektorientierung | |||||||
| Unterstützung von Drittmittelverwaltung und -abrechnung | X | ||||||
| Abbildung von Projektstrukturen mit flexiblen Laufzeiten und Budgets | X | ||||||
| Verwaltung und Controlling von projektbezogenen Fördermitteln und institutioneller Förderung | X | ||||||
| Verknüpfung mit Publikationen, Patenten und Lizenzen | X | ||||||
| Integration & Schnittstellen | |||||||
| Volle Integration aller Module und Prozesse (u.a. Beschaffung-Finanzen und Personal-Finanzen) | X | ||||||
| Verfügbarkeit von Schnittstellen zu Drittsystemen (z.B. Banken, Steuerbehörden, Drittanbieter) | X | ||||||
| Unterstützung offener Standards (REST, SOAP etc.) | X | ||||||
| Usability & Benutzerfreundlichkeit | |||||||
| Moderne, intuitive Benutzeroberfläche (Web) - Intuitive Bedienung: Auch für nicht täglich genutzte Funktionen (z. B. externe Projektleiter). | X | ||||||
| Self-Service-Portale: Für Mitarbeitende und Vorgesetzte (z. B. Urlaubsanträge, Datenpflege, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigung, SV-Meldungen). | X | ||||||
| Die Möglichkeit der Einbindung von KI Tools zur Optimierung der Prozesse und Analytik | X | ||||||
| Einrichtung von kundenindividuellen Workflows | X | X | |||||
| Rollen- und berechtigungsbasierte Benutzerführung | X | Zugang auf ür Externe, bspw. Rechnungsprüfer | |||||
| Mobilgeräte-Unterstützung oder Webzugriff | X | ||||||
| Dashboards und Reportingfunktionen | X | X | |||||
| Einrichtung eines Outputmanagement | X | ||||||
| Mehrsprachigkeit: Deutsch und Englisch mindestens, ggf. weitere Sprachen für internationale Mitarbeitende. | X | Internationalität der Mitarbeitenden am DZA | |||||
| Datenschutz & IT-Sicherheit | |||||||
| DSGVO-Konformität und Einhaltung des BSI-Grundschutz zur Absicherung öffentlicher IT-Systeme. | X | ||||||
| Beachtung arbeitsrechtliche Vorgaben: Tarifverträge (TVöD/TV-L), beamtenrechtliche Regelungen, Außertarifliche Mitarbeitende, Ausländerrecht bei internationalen Forschenden. | X | ||||||
| Fördermittelauflagen: Dokumentationspflichten für Fördergeber. | X | ||||||
| Verschlüsselung sensibler Daten | X | ||||||
| Regelmäßige Sicherheitsupdates | X | ||||||
| Ransomware sichere Datensicherung | X | ||||||
| Mandantenfähigkeit / Bereichstrennung | X | ||||||
| Identity & Access Management (SSO, LDAP) | X | ||||||
| Multi Faktor Authentifizierung | X | ||||||
| Technologie & Betrieb | |||||||
| Cloud-, Private Cloud oder Hybrid-Betrieb (Hosting jeglicher Systeme im DZA ist ausgeschlossen) | X | ||||||
| Technische Skalierbarkeit für wachsende Organisation | X | Bedarfe des DZA werden sich in den kommenden 10 – 15 Jahren vervielfachen! | |||||
| Echtzeitdatenverarbeitung | X | ||||||
| Bereitstellung eines Testsystems als Vorsystem vor dem produktiv genutzten System | X | ||||||
| Zukunftssicherheit | |||||||
| Modular erweiterbar: Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben oder Projektarten. | X | ||||||
| Support & Updates: Zusage langfristige Wartung und Weiterentwicklung durch den Anbieter. | X | ||||||
| Übergreifende Anforderungen an die Projektdurchführung | 0 | 0 | |||||
| Projekteinführung & Vorbereitung | |||||||
| Bereitstellung und Anwendung von Projektmanagementtools | X | ||||||
| Change Manbgement und Change Request Verfahren | X | ||||||
| Datenübernahme aus "Vorsystem" | |||||||
| Migrationskonzept | X | Bezogen auf die notwendigen Stamm- und Bewegungsdaten für eine maschinelle Migration | |||||
| Bei Einführung sind alle wesentlichen Stammdaten aus einem oder mehren Drittsystemen zu übernehmen. | X | Automatische Übernahme mindestens für Geschäftspartner und Offene Posten | |||||
| Zentrale Konzeptionen und Aktivitäten | |||||||
| Rollen und Berechtigungskonzept und Umsetzung | X | ||||||
| Schnittstellenkonzept für die gesamte Architektur | X | ||||||
| Testkonzept übergreifend für alle Teilprojekte | X | ||||||
| Testdurchführugnsunterstützung | X | ||||||
| Schulungskonzept und -umsetzung für alle Einzuführenden Systeme | X | ||||||
| Vorbereitung und Durchführung der Schulung und Schulungsunterlagen (Einfaches Schulungskonzept) | X | ||||||
| Konzept Drittmittelverwaltung auf Basis der zur Verfügung stehenden Funktionalitäten | X | ||||||
| Anbindung IDM | X | ||||||
| Summe | 0 | 0 |
P1 - BanF bis ZA
| Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Bestallanforderung bis Zahlung" | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Anforderung "Bestallanforderung bis Zahlung" | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Übergreifende Anforderungen des Beschaffungswesens | |||||||
| Unterschiedliche Suchfunktionen mit unterschiedlichem Fokus | X | Suche nach Lieferanten, Suche nach Warengruppen, Suche nach Serialnummern, Suche nach Produkten, Dienstleistungen, Auftrags-, Lieferschein- und Rechnungs nummern | |||||
| Bereitstellung eines umfangreichen Standardberichtswesens | X | ||||||
| Reportingfunktionen für Budget-Controlling und -Planung | X | In Zusammenhang mit dem Prozess Planung und Budget | |||||
| Übergreifende individualisierte Reportingfunktionen über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg | X | Erstellen von Beschaffungsberichten (Selektion z.B. nach Auftragswert, nach Adressattributen des Lieferanten, …) | |||||
| Forecastplanung wiederkehrender Beschaffungen | X | In Abstimmung mit dem Planung und Budgetierungsprozess | |||||
| Intrastat Meldung | X | ||||||
| Stammdaten des Beschaffungswesens | |||||||
| Geschätspartner | |||||||
| Pflege von zentralen Geschäftspartern für unterschiedliche Rollen (z.B. inkl. Anteil Beschaffung) | X | ||||||
| Dublettenprüfung bei der Erfassung | X | ||||||
| Sperrung von GP/Lieferant | X | ||||||
| Berechtigungsaussteuerung für unterschiedliche Rollen (z.B. Beschaffung und Finanzwesen) | X | ||||||
| Sanktionslistenprüfung (z.B. Anbindung Zerberus) | X | ||||||
| Automatische Beladung der GP aus den Vorsystem | X | ||||||
| Lieferantenmanagement inkl. Lieferantenbewertung und Eskalationsmanagement | X | Automatisierte Erinnerungen an Lieferanten bezüglich fehlenden AB’s, Lieferungen etc. | |||||
| Workflowunterstützung in der Stammdatenpflege | X | ||||||
| Sachkontenfindung/Materialstamm | |||||||
| Materialstammstammpflege | (x) | x | Die Verwendung von Materialstammdaten ist aktuell noch nicht abschließend festgelegt. Artikelanlage für wiederkehrende Bestellungen | ||||
| Automatisierte Sachkontenfindung | X | Warengruppengesteuerte Sachkontenfindung (Verknüpfung Warengruppen mit Sachkonten) | |||||
| Prozessunterstützung End-to-End Prozess | |||||||
| Phase 1: Bestellanforderung | |||||||
| Übernahme offener BanFen aus Vorsystem | X | ggf. manuell - abhängig vom Mengengerüst | |||||
| Anlegen, ändern, löschen, freigeben einer BANF | X | ||||||
| Genehmigungsprozess für Bestellanforderungen | X | ||||||
| Suchen nach offenen, abgeschlossenen und abgelehnten BANF | X | ||||||
| Beschaffung von Direktmaterialien, Verbrauchsmaterialien, Hilfs- und Betriebsstoffen, Leistungen, Anlagen | X | ||||||
| Rahmenverträge | X | ||||||
| Katalogbeschaffung und dezentrale Beschaffung mit Genehmigungstufen | X | ||||||
| Schnittstellen zu unterschiedlichen Lieferantenkatalogen | X | ||||||
| Phase 2: Vergabeverfahren | |||||||
| Schnittstellen zu Vergabemanagementsystemen | X | ||||||
| Anlegen, ändern, löschen, freigeben Angebotsanfragen | X | ||||||
| Digitale Angebotsanfrage bei Lieferanten aus dem ERP-System heraus | X | Prozess von Angebotsanfrage bis Auftrag beschleunigen und Übernahme der Daten aus den Angebot auf ein Minimum reduzieren. Bsp. Thorlabs Anfragen mit über 20 Positionen usw. | |||||
| Pflege von eingehenden Angeboten | X | ||||||
| Erstellen Preisspiegel unter Verwendung der gepflegten Angebote | X | ||||||
| Phase 3: Zuschlag/Bestellung | |||||||
| Übernahme offener BST aus Vorsystem | X | ggf. manuell - abhängig vom Mengengerüst | |||||
| Bestellanforderungen in Bestellungen umsetzen (Übernahme aller Daten) | X | ||||||
| Bestellung anlegen, genehmigen, Vorschau anzeigen, ändern | X | ||||||
| Allgemeine Lieferbedingungen für DZA im Formular oder als Link in der Hinterlegung der Bestellung | X | ||||||
| Integrative Obligofortschreibung im Controlling (später auch im HHM) (inkl. Jahreswechsel | X | ||||||
| Abbildung Vertragsmanagement | X | in Verbindung mit DMS | |||||
| Phase 4: Vertragserfüllung | |||||||
| Waren-/Leistungseingang buchen, stornieren (zentral) | X | X | |||||
| Teillieferungen | X | X | |||||
| Wareneingangsmanagement, d.h. Termincontrolling | X | X | |||||
| Buchung von Anlieferungen | X | ||||||
| Lagermanagement mit dezentraler und zentraler Materialverwaltung | X | Verbrauchsgüter, Lizenzen, technische Groß-&Kleingereäte; IT, Labor- & Büroausstattung | |||||
| Bestandsführung/Inventur | X | Digitales Inventurmodul für spätere Lagerhaltung von Verbrauchsmaterialien | |||||
| Phase 5: Zahlung | |||||||
| elektronischer Rechnungseingang: Lieferantenrechnung anlegen mit Bestellungs- oder WE-Bezug anlegen (Anbindung OZG-RE) in Abstimmung mit Anforderungen Finanzbuchhaltung | X | ||||||
| Rechnungsprüfungsprozess, fachlich, sachlich, rechnerisch prüfen/freigeben | X | automatisierter Abgleich der RG mit Lieferung und Bestellung | |||||
| Lieferantenrechnung ohne Bestellung oder WE anlegen (siehe auch Finanzwesen) | X | ||||||
| Buchung von Anzahlungen und Verrechnung mit Rechnungen | x | ||||||
| Rechnungsprüfungsprozess, fachlich, sachlich, rechnerisch prüfen/freigeben | x | ||||||
| Skontomanagement | X | ||||||
| Gutschriften anlegen und storneiren | X | ||||||
| Prozesse für Retouren, Reklamationen | X | ||||||
| Prozesse für Gewährleistungsabwicklung | X | ||||||
| Integrative Zahlungsabwicklung gem. Zahlungsverkehr & Zahlungsprogramme in FiBu | X | In Zusammenhang FiBu | |||||
| Summe | 0 | 0 |
P2 - Antrag bis ZE
| Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Antrag/Angebot bis Zahlungseingang" | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Anforderung Antrag/Angebot bis Zahlungseingang | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Phase 1: Projektinitiierung | |||||||
| Abbildung des Beantragungsprozesses über Workflowsteuerung | X | ||||||
| Abbildung Drittmittel-(Projektakte in einem Archiv/DMS | X | ||||||
| Phase 2: Projektfreigabe | |||||||
| Abbildung der Grundförderung über Projekte | X | ||||||
| Abbildung von Drittmitelprojekten über Projekte | X | ||||||
| Zuordnung von Projekten zu Geldgebern (EU, Bund, Stiftung etc.) | X | Geldgeberschlüssel | |||||
| Workflowgesteuerter Freigabeprozess | X | ||||||
| Phase 3: Projektsteuerung | |||||||
| Automatisierte Überleitung von Aufwandsbuchungen aus der FiBu (Systemische Übernahme von abrechnungsfähigen Aufwänden und Überleitung in abrechnungsfähige Positionen des Drittmittelgeber | X | ||||||
| Validierung gegen Förderhöchstgrenzen, Abrechnungslogiken und Zeitrahmen | X | ||||||
| Buchungs- und Abrechnungslogik gemäß Fördermittelvorgaben | X | ||||||
| Unterastützung Fortlaufende Kalkulation und Planung | X | ||||||
| Spezielle Reporting-Strukturen und Filterlogiken für Drittmittelgeber BMBF,EU, DFG, etc.) | X | Hinweis Diskussionsstand: Lohn und Gehaltskosten laufen vollständig auf Kostenstelle. Verrechnung auf Projekte erfolgt über Zeitaufschreibung mal Verrechnungssatz. In einem Alternativbericht soll bei Bedarf statt dieser Buchung eine personenbezogene Lohn- und Gehaltsbuchung gezeigt werden. Diese wird ermittelt aus prozentualer Zeitaufschreibung der Person für das Projekt mal Lohn- und Gehaltszahlung. Ggf. sind auch andere Berichte erforderlich. | |||||
| Fristenmanagement | x | ||||||
| Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen bei Fristenverletzungen | x | Systemgestütze Überwachung aller relevanten Termine | |||||
| Phase 4: Projektabschluss | |||||||
| Projektabrechnung & Vertragsintegration | X | Strukturierte Verknüpfung relevanter Vertragsinhalte, Zugriff vollständigen Vertrag /Zuwendung über Digitale Archivierung (siehe dort) | |||||
| Verwaltung von Fördertöpfen, Mittelabrufen und Finanzierungszusage | X | ||||||
| Budgets, Förderquote, Eigenmittel und Bewilligungsgrenzen | X | ||||||
| Sperrvermerke und Bindungslogik für nicht freigegebene Mittel | X | Sperre von einzelnen Sachkonten auf einzelnen PSP-Elementen. Nach welchen Regeln wird aufgehoben. | |||||
| Summe | 0 | 0 |
P3 - Planung bis Bericht
| Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Planung bis Bericht" | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Anforderungen Planung bis Bericht | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Phase 0 bis 3 - Integrierter Planungs- und Budgetierungsplanung | |||||||
| Erstellung eines Planungskonzepts auf Basis der zur Verfügung stehenden Funktionalitäten | X | ||||||
| Zentrale Korridorplanung auf DZA Ebene | X | Im Rahmen der Korridorplanung Weitergabe von "Budgets" von "Portemonnaie" zu "Portemonnaie" = Planungselement auf Ebene DZA-Gesamt. Dagegen laufen keine IST-Buchungen. | |||||
| Vollkostenkalkulation der Kontierungsobjekte (Zielgröße Eckwert) | X | Primärkosten und einige Sekundärkosten durch OE, andere Kosten zentral durch Vorgabe | |||||
| Abgleich Eckwerte gegen Korridorplanung | X | Abweichung zur Korridorplanung systemisch ermitteln | |||||
| Stufenweise Zuweisung von Budgets auf Bereichs-, Abteilungs- und Projektebene | X | Zuweisung Budget aus Korridorplanung an OE | |||||
| Nachvollziehbare unterjährige Anpassung der Budgets (Versionierung ?) | X | Wann wurde was konkret geändert. | |||||
| Nutzung von Budgetklassen und Kontierungsobjekten zur Steuerung der Mittelverwendung | X | z.B. Deckungsfähigkeiten zwischen Budgetklassen und/oder zwishen Kontierungsobjekten | |||||
| lfd. Plan/Ist-Vergleich und Forecast-Funktion | X | auf Ebene der Kontierungsobjekte und aggregiert | |||||
| Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Planänderungen | X | ||||||
| Schwellenwertprüfungen, Frühwarnsysteme und Eskalationsregeln | X | Für die Organisationseinheit, ab bestimmten Werten an Zentrale. | |||||
| Integration mit Drittmittelmanagement zur ganzheitlichen Mittelplanung | X | Hinwis zum Diskussionsstand: bei Drittmittelprojekten sind a) die Kosten bzw. Ausgabegrenzen (ggf. nach Arten und Deckungsfähigkeiten durch die OE zu berücksichtigen). Zugleich ist besonders bei Teilfinanzierungen b) generell zu regeln, über welche Erlöse die OE verfügen kann. | |||||
| Ganzheitlicher Ergebnisbericht je Organisationseinheit (Institutionelle Förderung und Drittmittelergebnis) | X | laufend buchungsaktuell, ggf. zweiteilig = Institutionelle Förderung und Drittmittel | |||||
| Genehmigungspfad & Workflowsteuerung | X | ||||||
| Phase 4 - Monitoring und Berichterstattung | |||||||
| Reporting für Kostenstellen-, Kostenarten und Projektrechnung (Budget, Plan, Obligo und Ist) | X | ||||||
| Individuelle Deckungsbeitragsrechnung | X | ||||||
| Erweiterte Projektbereichte (z.B. Fortschrittskontrolle) | X | z.B. Fertigstellungsgrad (für Bewertung erforderlich). Mitarbeiter erfassen den Fortschritt im System (z. B. „Arbeitspaket A ist zu 80 % abgeschlossen“). Erstmals erforderlich in t+1 nach Einführung für t. | |||||
| Automatische Bewertung von in Arbeit befindlichen Aufträgen | X | ||||||
| Self-Service-Reporting | X | ||||||
| Fachabteilungen können Berichte selbständig erstellen, bearbeiten und anpassen | X | ||||||
| Berechtigungsgesteuerter Zugriff auf relevante Datenquellen | X | ||||||
| Summe | 0 | 0 |
P4 - Einstellen bis Ausscheiden
| Anforderungskatalog an ein ERP System für den Prozess "Einstellen bis Ausscheiden" | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Anforderungen Einstellen bis Ausscheiden | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Phase 1: Attraction + Recruiting + Einstellung + Onboarding | |||||||
| Bewerbermanagement (vorgezogen in separater Vergabe) | Seperate Vergabe | ||||||
| Onboarding (vorgezogen in separater Vergabe) | Seperate Vergabe | ||||||
| Phase 2: Personalmanagement & Compliance | |||||||
| Orgmanagement | |||||||
| Organisationsmanagment (Unternehmensstrukturen) | X | ||||||
| Integration zum Finanzwesen (Kostenstellen) | X | ||||||
| Planstellenmangement | X | ||||||
| Personaladministration | |||||||
| Erfassung aller erforderlichen Personalstammdaten | X | Personalstammdaten dienen der Beschreibung des Mitarbeiters und sind unverzichtbar für alle weiteren Funktionalitäten. Es müssen hier alle gesetzlich und prozessual notwendigen Stammdaten einfach kategorisiert und erfasst werden können. | |||||
| Personal- und Vertragsverwaltung: Abbildung befristeter und projektbezogener Arbeitsverträge, Stipendien, Gastwissenschaftler. | X | ||||||
| Personal verwalten (interne Belegschaft) | X | ||||||
| Personal verwalten (externe Mitarbeiter) | X | ||||||
| Benachrichtgungen bei Änderungenm Fristen und Terminen bzgl Mitarbeitern | X | ||||||
| Vorlagen für Schnellaktionen | X | ||||||
| Validierungen und Regeln | X | ||||||
| Abbildung von Standardworkflows beim Personalmanagment | X | ||||||
| Auszubildendenmanagment | X | ||||||
| digitale Personalakte | X | In der digitalen Personalakte werden allle Dokumente zum Arbeitsverhältniss gespeichert. Die Akte muss nach Ordnern gegliedert werden, die Dokumente nach Art. Die Einsicht in Ordner und Dokumentenart ist berechtigungstechnisch steuerbar. Je Dokumentenart muss eine Löschfrist hinterlegbar sein. Der Zugriff auf die Akte soll aus der Personaladministation direkt erfolgen können. | |||||
| DoKumenten Erstellung | X | Sämtliche Korrespondenz mit dem Mitarbeiter muss direkt aus dem System über Vorlagen erstellbar sein. Dies sichert Compliance (zentrale Verwaltung der Vorlagen) und die Reduzierung von non confornem Costs. Alle dokumente müssen direkt in die Personalakte überführbar sein. | |||||
| Die Personalstammdaten müssen aus dem externen Drittsystem automatisiert oder teilautomatisiert erfolgen. | X | ||||||
| Integration Finanzwesen, Zeitwirtschaft und Reisekostenabrechnung (Abgleich Personalstämme, Abgleich Kostenstellen und Kostenträger/Projekte) | X | ||||||
| Lohn- und Gehaltsabrechnung gem. TVöD | |||||||
| Personalabrechnung vorbereiten | X | ||||||
| Personalabrechnung simulieren | X | ||||||
| Produktionsabrechnung ausführen (Unter Berücksichtigung des TVöD) | X | ||||||
| Zahlungsdatei erstellen (Berücksichtigung aller Zahlungen ( z.B. auch Umzugskosten, Vorschuss, Aufwandserstattung etc.)) | X | ||||||
| Integration Finanzwesen (Automatisierte Übertragung der Buchungssätze ins Finanzwesen) | X | ||||||
| Personalkostenplanung | |||||||
| Personalbestandsplanung nach Planstelle | X | ||||||
| Personalbestandsplanung nach Stelle | X | ||||||
| Simmulationsplanung | X | ||||||
| Prognosen zu Personalkapazitäten in laufenden und geplanten Projekten. | X | ||||||
| Einbindung in den Prozess 3 Planung bis zum Bericht (Einheitliches Planungswesen über alle Ressourcenarten) | X | ||||||
| Personalzeitwirtschaft und Zutrittskontrolle | |||||||
| Arbeitszeitpflege (Arbeitszeiterfassung, Abwesenheiten, Freistellung) zentral Flexible Arbeitszeitmodelle, Teilzeitregelungen, Projektzeiten, Gleitzeitkonten. | X | ||||||
| Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Berücksichtigung von Sonderurlaub, Forschungsaufenthalten und Konferenzreisen. | X | ||||||
| Abbildung von Ruhezeitregelungen sowie die Erfassung projektbezogener Arbeitszeiten für Drittmittelgeber. | X | ||||||
| Zeitauswertung | X | Die Zeitauswertung dient der Bereitstellung der zu bezahlenden Arbeitszeiten, kategorisiert nach Zeitlohnarten (z.b. Mehrarbeit mit oder ohne Zuschlag) und dem Aufbau von Arbeitszeitkonten | |||||
| Personalzeiterfassung dezentral und Zutrittskontrolle Zeiterfassung für alle Mitarbeitende am DZA, Klärung: Einführung Schichtmodelle, Rufbereitschaft, Key User, Änderungsmeldungen, Überstunden, Zuschlagsregelung gemäß Tarifvertrag, hohes Maß an Flexibilisierung der Zeitkorridore, Feiertags- und Sonntagsarbeit | X | ein Zeiterfassungssystem, das idealerweise auch Zutrittskontrolle ist. Die Zeiterfassung erlaubt alle Arbeitszeiten, Anwesenheiten und Abwesenheiten aller Mitarbeiter zu erfassen. Dies dient dem Arbeitszeitnachweis und der Kontrolle der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Zutrittskontrolle stellt sicher, das nur berechtigte Personen Zutritt zum DZA haben. Eine Unterteilung in Sicherheitsbereiche muss möglich sein. Zutrittskontrolle über Ausweis, Fingerprint, Gesichtserkennung oder IRIS. | |||||
| RK Beantragung und Buchung | Es wird ein vorläufiges Reisemanagementsystem bereits 2025 eingesetzt. Hier ist im Rahmen des Projektes zu prüfen, ob diese weiter genutzt werden kann oder aufgrund integrativer Anforderungen der Austausch durch ein neues Tool sinnvoll ist. | ||||||
| Reisebeantragung (Workflow) | X | ||||||
| Reisebuchung | X | ||||||
| RK Abrechnung nach BRKG | |||||||
| Reisekostenabrechnung (ESS) (inkl. Workflow) unter Beachtung des BRKG | X | ||||||
| Integrierte Übermittlung der RK an die Finanzbuchung | X | ||||||
| Phase 3: Development | |||||||
| Personalentwicklung/Talentmanagement | |||||||
| Karriere und Entwicklungsmanagment | X | ||||||
| Qualifikations- und Kompetenzmanagement: Erfassung wissenschaftlicher Qualifikationen, Publikationen, Sprachkenntnisse, Zertifikate. | X | ||||||
| Nachfolgemanagment | X | ||||||
| Learn Management System LMS | X | ||||||
| Übergreifend | |||||||
| Bereitstellung von Standard Reports - Einheitliches und abteilungsübergreifendes Reporting - zentral | X | ||||||
| Personalstatistiken: Flexible Auswertungen über Personaldaten, Fluktuation, Altersstruktur, Vertragsarten, Gender-Balance. | X | ||||||
| Projektbezogene Personalkostenberichte für Fördergeber. | X | ||||||
| Bereitstellung von Kundenindividuellen Berichten (Key-User Tools zur eigenständigen Entwicklung) | X | Tool zu Erstellung von Reportlisten und Dashboards für KPIs. Es kann zuerst rudimendär sein und muss aber einfacher erweiterbar sein. | |||||
| Summe | 0 | 0 |
Finanzbuchhaltung
| Anforderungskatalog an ein ERP System für den Bereichs Finanzen | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Anforderung Finanzbuchhaltung | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Allgemeine Anforderungen an eine Finanzbuchhaltung | |||||||
| Integration aller Finanzprozesse wie Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Anlagenbuchhaltung, und Bankbuchhaltung | X | ||||||
| Mehrwährungsfähigkeit mit automatischer Umrechnung nach aktuellen Kursen | X | ||||||
| Möglichkeit zu mehrere Ledgern oder zumindest ein zusätzlicher non-leading ledger | (X) | ||||||
| Stammdaten des Finanzwesens | |||||||
| Geschätspartner | |||||||
| Pflege von zentralen Geschäftspartern für unterschiedliche Rollen (z.B. Logistik, Personal, Debitoren und Kreditoren) | x | ||||||
| Dublettenprüfung bei der Erfassung | x | ||||||
| Sperrung von GP/Debitorenrolle/Kreditorenrolle | x | ||||||
| Berechtigungsaussteuerung für unterschiedliche Rollen (z.B. Beschaffung und Finazwesen) | x | ||||||
| Sanktionslistenprüfung (z.B. Anbindung Zerberus) | x | ||||||
| Automatische Beladung der GP aus den Vorsystem | x | ||||||
| Workflowunterstützung in der Stammdatenpflege | x | ||||||
| Sachkonten | |||||||
| Abbildung Kontenplan und Sachkontenstammdaten | X | ||||||
| Zentrale Pflege von Sachkonten (mit Kostenarten) ggf. über Buchungskreise hinweg, inkl. Kontoart und Steuerkennzeichen | X | ||||||
| Sperrung von SaKo | X | ||||||
| Eingrenzung der Buchbarkeit auf einzelne Perioden | X | ||||||
| Möglichkeit zur Definition von Kontengruppen, Nummernkreisen, Steuerkennzeichen und Defaultwerten | X | ||||||
| Abbildung von alternativen Kontenrahmen | (X) | ||||||
| Bankkontenverwaltung | |||||||
| Verwaltung von mehreren Banken und Bankkonten | X | 2 Banken | |||||
| Finanzbuchhaltung | |||||||
| Hauptbuchhaltung (General Ledger) | |||||||
| Volle Integration mit Nebenbüchern wie Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung | X | ||||||
| Abbildung und Verwaltung Bilanz/GuV-Strukturen | X | ||||||
| Buchungsbelegvorlagen | X | ||||||
| Hauptbuchbelege buchen | X | ||||||
| Durchführung von periodenspezifische Buchungen | X | ||||||
| Stronierungsmöglichkeiten | X | ||||||
| Abbildung Dauerbuchungen | X | ||||||
| Belegflüsse anzeigen und weitere Buchungsbeleganalysen | X | ||||||
| Sachkontensalden verwalten | X | ||||||
| Sachkontenausgleich | X | ||||||
| Möglichkeit für Validierungs- und Substitutionsregeln | X | ||||||
| Automatische Verbuchung der Sonderposten für Zuschüsse zum AV und UV (Dauerbuchung?) | X | ||||||
| Automatische Verbuchung von Zahlungen über Kreditkarte (Verarbeitung und Kontierung der Kreditkartenmeldungen). | X | ||||||
| Automatische Verarbeitung von Tankkarten (Eine Tankkarte pro Dienst KFZ) | X | ||||||
| Kassenbuchabbildung | X | ||||||
| Reporting | X | ||||||
| Bilanz/GuV | X | ||||||
| Summen- und Saldenliste | X | ||||||
| Buchungsjournal | X | ||||||
| Buchungsbelege anzeigen | X | ||||||
| Kontenverlauf im Hauptbuch | X | ||||||
| Debitorenbuchhaltung | |||||||
| Abbildung aller Debitorischen Buchungen | X | ||||||
| OP Verwaltung depitorische Posten | X | ||||||
| Abbildung von Anzahlungen | X | ||||||
| Zahlungszuordnung (elektronischer Kontoauszug) | X | ||||||
| Forderungsmanagement, Mahnwesen | X | ||||||
| Debitorenklassifizierung nach Risikostufen | X | ||||||
| Buchungsautomatisierung von Ausgangsrechnungen (einfache Fakturalösung) und Elektronischer Rechnungsausgang nach ERechVo | X | eRechnungsversand zum Anfang über Portal | |||||
| Reporting | X | ||||||
| Überfällige Forderungen | X | ||||||
| Überfällige Forderungen nach Risikoklasse überwachen | X | ||||||
| Zukünftige Forderungen | X | ||||||
| Summe Forderungen | X | ||||||
| Zahlungsverzug in Tagen | X | ||||||
| Kreditorenbuchhaltung | |||||||
| Vollintegration zu den Beschaffungsprozessen (vor allem Wareneingang und logistischer Rechnungseingang) | X | ||||||
| Abbildung aller kreditorischen Buchungen | X | ||||||
| Automatische Skontoberechnung und Fälligkeiten | X | ||||||
| Mehrfachkontierung je Position (über Beschaffung, Dauerbuchung und Einzelbuchung) | X | ||||||
| Buchungsautomatisierung von Eingangsrechnungen (mit OCR Funktion und Integration in die logostische RP) | X | ||||||
| Workflowgestützte elektronische Rechnungsverarbeitung | X | Standard Workflow | |||||
| Verarbeitung unterschiedlicher Rechnungsformate (vor allem eRechnung und PDF, Anbindung OZG-RE) | X | ||||||
| Rechnungserfassung ohne Bestellung | X | ||||||
| Rechnungserfassung für einmaligen Lieferanten ohne Bestellung | X | ||||||
| OP-Verwaltung kreditorische Posten | X | ||||||
| Zahlsperren bearbeiten | X | ||||||
| Bearbeitung von Fehlbuchung | X | ||||||
| Abbildung von Anzahlungen | X | ||||||
| "Dunkelbuchung", eingrenzbar nach Kreditorenruppen, Kreditoren, Wertgrenzen, Warengruppen | (x) | X | |||||
| Zahlungspläne | X | ||||||
| Zahlungsavise (Druck und/oder Mailversdand) | X | ||||||
| Reporting | X | ||||||
| Kreditorensaldo anzeigen | X | ||||||
| Kreditorenübersicht | X | ||||||
| Kreditorenlaufzeit | X | ||||||
| Überfällige Verbindlichkeiten | X | ||||||
| Zukünftige Verbindlichkeiten | X | ||||||
| Skontoberichte | X | ||||||
| Analyse von Kreditorenzahlungen | X | ||||||
| Anlagenbuchhaltung | |||||||
| Analgenstammverwaltung | X | ||||||
| Anlagenzugang durch Direktaktivierung aus Beschaffungsprozess heraus | X | ||||||
| Anlagenzugang ohne Beschaffung | X | ||||||
| Abbildung Analge in Bau | X | ||||||
| Lebenszyklusverwaltung von Vermögenswerten (Bestand, Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, Umbewertung) | X | ||||||
| verschiedene AfA-Bewertungsbereiche (erstmal nur HGB, zukünftig ggf. kalkulatorisch) | X | Erstmal nur ein Bewertungsbereich | |||||
| verschiedene AfA-Vorgänge (planmäßig, außerplanmäßig, Sonderabschreibungen, Simulation/Vorschau) | X | ||||||
| Automatischer Upload der vorhandenen Anlagen mit allen Parametern und Bestandswerten aus Vorsystem | X | ||||||
| Schnittstellen zur Anlagenverwaltung | (X) | (X) | z.B. Inventursystem, Automatische Erfassung von Anlagenzugängen aus Einkaufsprozessen, Verknüpfung von Bestellnummern mit Investitionsobjekten | ||||
| Inventurverfahren mit Barcode/RFID | X | ||||||
| Unterstützung von mobilen Endgeräten zur Erfassung vor Ort | X | ||||||
| Barcode- oder RFID-gestützte Inventur zur eindeutigen Zuordnung von physischen Assets | X | ||||||
| Echtzeit-Abgleich mit Buchwerten und Standortinformationen | X | ||||||
| Historisierung von Inventur- und Kontrollvorgängen | X | ||||||
| Reporting | X | ||||||
| Anlagenbestand | X | ||||||
| Anlagenbewegungen | X | ||||||
| Anlagengitter | X | ||||||
| Abschreibungslisten | X | ||||||
| Jahresabschluss | X | ||||||
| Zahlungsverkehr & Zahlungsprogramme | |||||||
| Abbildung von Zahlungsläufen | X | ||||||
| Automatisierte Zahlungsdurchläufe & Zahlungsmedienerstellung | X | Zahlungsvorschlagsliste soll dennoch aktiv freigegeben werden | |||||
| Zahlungsgenehmigungs Verfahren | X | ||||||
| Abbildung einzelner Zahlungsausgang | X | ||||||
| Zahlungsverkehr Inland & Ausland inkl. SEPA (ggf. Lastschrift), SWIFT | X | ||||||
| Integration mit EBICS & elektronischer Kontoauszug (für Zahlungsaus- und eingänge) | X | ||||||
| Schnittstellenausprägung zu Banksoftware | X | ||||||
| Online-Banking Anbindung | X | ||||||
| Abschlüsse & Periodenabschlüsse automatisiert mit Prüfmechanismen und Journal | |||||||
| Abgrenzungsbuchungen beim Periodenabschluss | X | ||||||
| Jahresabschlußberichte FiBu (vor allem GuV, Bilanz und Anlagenspiegel) | X | ||||||
| Bereitstellung von Funktionen für die externe Steuerprüfung | X | ||||||
| Steuerberechnung & -meldung | Ganzheitliche Betrachtung über alle Module | ||||||
| Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) | X | ||||||
| Zusammenfassende Meldung (ZM) | X | ||||||
| Steuerliche Abstimmung der Kontensalden | X | ||||||
| Abstimmung der Steuermeldung | X | ||||||
| Abbildung Z4 Meldung | X | ||||||
| Schnittstelle zu ELSTER | X | ||||||
| One-Stop-Shop bei EU-Geschäften (mit Privatpersonen) | X | ||||||
| Haushaltsmanagement | |||||||
| Pflege der haushalterichen Stammdaen | X | ||||||
| Integriertes Obligomanagement | X | ||||||
| Integrierte Anordnungsmanagment | X | ||||||
| Kameralistisches Reporting | X | ||||||
| Summe | 0 | 0 |
Controlling
| Anforderungskatalog an ein ERP System für den Bereichs Finanzen | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Anforderung | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Allgemeine Anforderungen Controlling | |||||||
| Integration mit den weiteren Modulen des ERP Systems (z.B. Finanzwesen, Beschaffung, Personal) | x | ||||||
| Stammdaten | |||||||
| Kostenarten Primär- & Sekundärkostenarten | X | ||||||
| Kostenstellen (Verwaltungs-KST, Wissenschaftliche KST, Hilfskostenstellen) | X | ||||||
| Projekte (Abbildung von internen Projekten und Drittmittelprojekten) | X | ||||||
| Statistische Kennzahlen | X | ||||||
| Leistungsarten | X | ||||||
| Abbildung von statistisch bebuchten Projekten | X | ||||||
| Abbildung von Hierarchien | X | ||||||
| Abbildung von alternative Hierarchien | X | ||||||
| Möglichkeit zur Abbildung von Meilensteinen und Netzplänen bei Projekten | X | ||||||
| Benutzerdefinierte Felder im Stammsatz für Auswertungen | X | ||||||
| Innenaufträge | X | ||||||
| Profit-Center als Parallele Auswertungsstruktur | X | ||||||
| Buchungen | |||||||
| Automatische integrative Buchung der Primärkosten und -leistungen aus der Finanzbuchhaltung | X | ||||||
| Primärkostenverteilung und/oder Primärkostensplit | X | ||||||
| Kostenumbuchungen | X | ||||||
| Geschäftsjahre & Roll-Over: Periodenverwaltung, Übertragungen, Sperren | X | ||||||
| Kostenverrechnung zwischen Kontierungsobjekten des Controlling (Direkte und indirekte Leistungsverrechnung, Verteilung, Umlagen) | X | ||||||
| Reprimärisierung | X | die Primärkostenbestandteile sollen bei der sekundären Verrechnung wieder aufgeschlüsselt und sichtbar gemacht werden | |||||
| Aufschlüsselung sekundär verrechneter Leistungen auf ihre primären Kostenarten (z. B. Gehälter, Sachmittel) | X | ||||||
| Ergänzende Berichte zur Rückverfolgung der Kostenentstehung und ihrer haushaltsrechtlichen Relevanz | X | ||||||
| Innenauftragsabrechnung | X | ||||||
| Profit-Center-Rechnung | X | ggf. Aktivierung mit Standard PC in Rel. 1 | |||||
| Workflowgestütze Mengenerfassung und -freigabe | X | ||||||
| Reporting & Analytics | |||||||
| Dashboardfunktionen | X | ||||||
| Interaktive Berichte mit Drilldowns, Filter & Varianten | X | ||||||
| Standardreporting für Kostenstellen-, Kostenarten und Projektrechnung (Ist) | X | ||||||
| Summe | 0 | 0 |
Archiv DMS
| Anforderungskatalog an ein übergreifendes Archiv und DMS System | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT - Schätzung | |||||||
| Anforderung Archiv/DMS System | Rel 1 | Rel 2 | Rel 3ff | Erläuterungen DZA | Release 1 | Release 2 | Anmerkung Bieter |
| Anforderungen Archiv | |||||||
| gesetzeskonforme elektronische Archivierung der Kreditorenrechnungen/Debitorenrechnung nach GoBD | X | ||||||
| gesetzeskonforme elektronische Archivierung der Beschaffung nach GoBD | X | Importfunktion von weiteren Dokumenten | |||||
| optische Belegarchivierung mit OCR-Erkennung und Scanintegration | X | ||||||
| Anzeige archivierter Belege direkt aus den ERP Beleg | X | ||||||
| Anforderungen DMS | |||||||
| Volltextsuche über Inhalte, Metadaten & Indexbegriffe | X | ||||||
| Recherche z.B. nach Geschäftspartner, Betrag, Datum, Buchungskreis, Dokumentnummer | X | ||||||
| Archivierung aller geschäftsrelevante eMails (sowohl eingehende als auch ausgehende eMails mit externen Partnern) | X | ||||||
| Abbildung Beschaffungsakte | X | X | |||||
| Abbildung Personalakte | X | X | |||||
| Digitales Vertragsmanagement von Erstellung über Prüfung, digitale Unterzeichnung bis zur Kündigung | X | X | |||||
| Abbildung von Workflows zur Ablösung von papierbasierten Prozessen | X | X | fallbezogene Workflows inkl. Eskalation, DMS, Terminplanung usw. | ||||
| Summe | 0 | 0 |