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Vergabeverfahren des
Deutschen Zentrum für Astrophysik
- Leistungsbeschreibung -
Einführung einer ERP Systemlandschaft für
die Administration beim Deutschen Zentrum
für Astrophysik
Vergabenummer: 20251010_ERP
Stand: 10.10.2025
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Inhalt
1 Zielsetzung des Projektes ..................................................................................... 3
2 Leistungsbeschreibung Systemeinführung ERP-Systemlandschaft ................. 3
2.1 Projektmanagement ................................................................................................. 3
2.2 Bereitstellung der technischen Infrastruktur bzw. der entsprechenden Cloud Services und der benötigten Lizenzen .................................................................................... 3
2.3 Initiale Dienstleistung zur Schaffung der Betriebsbereitschaft - Release 1 ............... 4
2.4 Option: Dienstleistung zur Schaffung der Betriebsbereitschaft - Release 2 .............. 5
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1 Zielsetzung des Projektes
Das hier ausgeschriebene Projekt umfasst die Zielerreichung der in der Projektdefinition ge- setzten Ziele (siehe Anhang 1 - Projektdefinition ERP).
2 Leistungsbeschreibung Systemeinführung ERP-Systemland-
schaft
2.1 Projektmanagement Das Projektmanagement ist eine übergreifende Aktivität und betrifft alle Phasen/Aufgabenpa- kete des Projektes. Zusammen mit dem internen Projektleiter des DZA ist der Auftragnehmer für die Steuerung des Projektes verantwortlich. Folgende Leistungen werden angefragt:
• Steuerung der externen und internen Ressourcen,
• Unterstützung Projektplanung und -termine,
• Abstimmung mit den anderen Projektanteilen des Gesamtprojektes,
• Unterstützung Scopedefinition und -einhaltung,
• Unterstützung Budgetplanung und -überwachung,
• Risikomanagement,
• Unterstützung Changemanagement-Prozess,
• Unterstützung beim Testmanagement
• Vorbereitung und Aufbau Betriebsorganisation.
• Erstellung Testfeinkonzept
• Erstellung Schulungsfeinkonzept (Fokus auf e-Learning) Der Bieter stellt entsprechende Werkzeuge und Methodiken dem Projekt bereit. Hierzu gehö- ren auch Kollaborationsplattformen (z.B. Sharepoint) und Managementtools (z.B. Jira).
2.2 Bereitstellung der technischen Infrastruktur bzw. der entsprechenden Cloud Services und der benötigten Lizenzen Der Bieter stellt die komplette einzuführende Systemlandschaft mit allen benötigten Systemen und Modulen zur Verfügung, um die Anforderungen aus der Projektdefinition (Anhang 1) und dem Anforderungskatalog (Anlage 3) zu erfüllen. Die Bereitstellung kann über unterschiedliche technische Modelle erfolgen (Public Cloud, Pri- vate Cloud oder hybride Lösungen (Cloud/Private Cloud). Es werden keine Applikationen beim DZA gehostet (ausgenommen sind benötigte Tools zur Anbindung der Systeme an das DZA- Netzwerk). Des Weiteren sind alle nötigen Lizenzen im Angebot zu berücksichtigen. Hierbei ist der zeitli- che Ablauf des Projektes zu berücksichtigen. Es sind sowohl Kauflizenzen als auch Subscrip- tion-Modelle zugelassen. Des Weiteren sind Basis- und Applikationssupportleistungen für 4 Jahre nach Produktivset- zung des 1. Releases (2027-2030) zu berücksichtigen.
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Es sind die Anforderungen des Datenschutzes (DSGVO) zu prüfen und bei der Umsetzung zu berücksichtigen.
Maßnahmen:
• Bereitstellung Infrastruktur
• Datensicherungskonzept inkl. Darstellung der Wiederherstellbarkeit von Daten
• Bereitstellung Lizenzen
• Erstellung Betriebshandbuch (inkl. Beschreibung Supportkonzept)
• Bereitstellung Basis- und Applikationssupport
2.3 Initiale Dienstleistung zur Schaffung der Betriebsbereitschaft - Release 1 Es sind alle Unterstützungsleistungen zu erbringen, um die in der Projektdefinition definierten Prozesse und Umfänge in eine produktive Nutzung zu bringen. Auf Basis der Soll-Architektur wurde ein Anforderungskatalog erstellt. Aufgabe des Anbieters ist es, die angeforderten Prozesse und Anforderungen an ein System mit den Best Practices der angebotenen Systemlandschaft abzugleichen. In Abhängigkeit der technischen Möglichkeiten, der Systemarchitektur, der Konzeptionierung und der Modularisierung, kann im Projekt eine andere Zuordnung bzw. Auswahl der Inhalte erfolgen bzw. können weiteren Prozesse hinzukommen oder Prozesse wegfallen. Hinweise hierzu sollen im Angebot dargestellt werden. Aufgrund der Vergleichbarkeit der Angebote bit- ten wir aber diese nicht in die monetäre Bewertung einzubringen. Für die Ausprägung der Prozesse sind sicher noch konzeptionelle Arbeiten notwendig, da diese erst nach Festlegung der technischen Plattform erfolgen können.
Hierzu gehören u.a.:
• Feinkonzepte für die Prozessabläufe der Beschaffung und des Rechnungswesens auf Basis der Best Practice Prozesse der angebotenen Software
• Feinkonzept eines ganzheitlich Unternehmensstruktur- und Stammdatenfeinkonzept auf Basis der zur Verfügung gestellten Funktionalitäten für alle Prozessbereiche.
• Übergreifendes Feinkonzept für das Drittmittelmanagement auf Basis der zur Verfü- gung gestellten Funktionalitäten.
• Übergreifendes Feinkonzept für Planung und Budgetierung auf Basis der zur Verfü- gung gestellten Funktionalitäten.
• Zukunftsorientiertes Rollen- und Berechtigungskonzept.
• Erstellung eines Feinkonzepts für Benutzeroberflächen (UI/UX Feinkonzept) als Grundlage für die Umsetzung der Prozessbereiche mit dem Fokus eines Single point of entry für alle Systeme und eines Single Sign on.
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Maßnahmen:
• Konzeptionierung und Einführung (inkl. Durchführung von Funktions- und Integrations- test) aller relevanten Prozesse gem. Projektdefinition und Anforderungskatalogs im Re- lease 1
• Feinkonzept ganzheitlich Unternehmensstruktur- und Stammdatenfeinkonzept
• Konzept und Umsetzung Drittmittelverwaltung
• Feinkonzept für Planung und Budgetierung
• Rollen- und Berechtigungsfeinkonzept
• UI/UX Feinkonzept
• Schulungskonzept und Schulungsdurchführung
2.4 Option: Dienstleistung zur Schaffung der Betriebsbereitschaft - Release 2 Es sind alle Leistungen zu erbringen, um die in der Projektdefinition definierten Prozesse und Umfänge im Release 2 zu unterstützen. Auf Basis der Soll-Architektur wurde ein Anforderungskatalog erstellt. Aufgabe des Anbieters ist es, die angeforderten Prozesse im Release 2 mit den Best Practice Prozessen der ange- botenen Systemlandschaft abzugleichen. In Abhängigkeit der technischen Möglichkeiten, der Systemarchitektur, der Konzeptionierung und der Modularisierung, kann im Projekt eine andere Zuordnung bzw. Auswahl der Inhalte erfolgen bzw. können weiteren Prozesse hinzukommen oder Prozesse wegfallen. Hinweise hierzu sollen im Angebot dargestellt werden. Aufgrund der Vergleichbarkeit der Angebote bit- ten wir aber diese nicht in die monetäre Bewertung einzubringen.
Maßnahmen: • Einführung aller relevanten Prozesse gem. Projektdefinition und Anforderungskata- logs Release 2
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