00_Hinweise
| Bewertungsmatrix User Stories – Personalsoftware WVG | Unnamed: 1 |
|---|---|
| Zweck | Diese Datei dient der verbindlichen Beantwortung und Bewertung der fachlichen User Stories im Vergabeverfahren zur Personalsoftware. |
| Zweck | Diese Datei dient der verbindlichen Beantwortung und Bewertung der fachlichen User Cases im Vergabeverfahren zur FiBu-Software. |
| Ausschlusskriterium | Der Bieter bestätigt für jeden User Case in der Spalte „Grundsätzlich umsetzbar?“ mit „Ja“, dass der User Case grundsätzlich umgesetzt werden kann. Mindestens eine Antwort „Nein“ führt zur Kennzeichnung „Ausschlusskriterium nicht erfüllt“. Eine fehlende Antwort führt zur Kennzeichnung „noch offen“. |
| Erfüllungsart und Punkte | 5 Punkte: Umsetzung im Softwarestandard durch Konfiguration. 2 Punkte: Umsetzung nur durch Anpassung des Softwarestandards (Programmierung) oder durch ein Zusatzprodukt. 0 Punkte: User Case kann nicht umgesetzt werden. |
| Fachaufsätze | Für durch die Vergabestelle ausgewählte wesentliche Anforderungen ist die Umsetzung zusätzlich in Fachaufsätzen darzustellen. Die Fundstelle ist in der Spalte „Referenz Fachaufsatz / Anlage“ anzugeben. |
| Prüfung | Die automatisch ermittelte Punktzahl ist durch die Vergabestelle anhand der Bieterangaben und Fachaufsätze zu prüfen. Ein abweichendes Prüfergebnis kann in „Punkte nach Prüfung“ erfasst und im Prüfvermerk begründet werden. Gewertet wird die geprüfte Punktzahl, sofern eingetragen, andernfalls die automatische Punktzahl. |
| Ausfüllhinweis | Gelbe bzw. blaue Felder sind vom Bieter auszufüllen. Graue Felder sind für die Vergabestelle vorgesehen. Dropdown-Felder dürfen ausschließlich mit den vorgegebenen Werten befüllt werden. |
01_Userlegende
| Rollenlegende Teilprojekt Personal |
|---|
| Rolle aus User Story |
| Anwender |
| HR-Administratorin |
| Mitarbeiterin oder Führungskraft |
| Personalberaterin |
| HR-Abteilung |
| Entgeltabrechner |
| BEM-Beauftrage |
| Personalspezialistin |
| Personalspezialist |
| HR- und Payroll-Abteilung |
| HR-Administrator |
| HR Controller |
| Führungskraft/ HR-Administratorin |
02_Bewertungsmatrix
| ID | Feature / Thema | Titel | User Story / Use Case | Akzeptanzkriterien | Persona / Rolle | Priorität | Grundsätzlich umsetzbar (Ja/Nein) | Art der Umsetzung | Zusatzprodukt (sofern relevant) | Verweis Fachaufsatz / Anlage (sofern relevant) | Punkte automatisch | Punkte nach Prüfung | Prüfvermerk Vergabestelle | Gewertete Punkte |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| SYS-01 | F1 System, Zugriff & Support | Single Sign-On (SSO) | Als Anwender möchte ich mich per Single Sign-On mit meinen bestehenden Unternehmenszugangsdaten anmelden können, damit ich ohne zusätzlichen Login sicher auf das HR-System zugreifen kann. | - Prozess: Benutzeranmeldung - Prozessinput: Benutzer-Login (z. B. AD/IdP) - Prozessoutput: Authentifizierter Zugriff auf System | Anwender | Should | ||||||||
| SYS-02 | F1 System, Zugriff & Support | Berechtigungskonzept (ESS/MSS/Terminal) | Als HR-Administratorin möchte ich Rollen und Berechtigungen für ESS-, MSS- und Terminalzugriffe zentral verwalten können, damit Benutzer nur auf die für sie relevanten Funktionen und Daten zugreifen können. | - Prozess: Rollen- und Rechtevergabe - Prozessinput: Benutzerrollen, Organisationsstruktur - Prozessoutput: Zugriff gemäß Rolle (ESS/MSS/Terminal) | HR-Administratorin | Should | ||||||||
| SYS-03 | F1 System, Zugriff & Support | Mobile Nutzung ESS/MSS (App/Web) | Als Mitarbeiterin oder Führungskraft möchte ich ESS- und MSS-Funktionen mobil über App oder Web nutzen können, damit ich ortsunabhängig auf relevante HR-Prozesse zugreifen und diese bearbeiten kann. | - Prozess: Zugriff auf Systemfunktionen mobil - Prozessinput: Benutzeranfrage (App/Web) - Prozessoutput: Anzeige & Bearbeitung von Daten | Mitarbeiterin oder Führungskraft | Should | ||||||||
| SYS-04 | F1 System, Zugriff & Support | Supportleistung | Als HR-Administratorin möchte ich Supportanfragen über ein Ticketsystem sowie telefonisch stellen können, damit ich bei Problemen schnell und zuverlässig Unterstützung und Lösungen erhalte. | - Prozess: Service - Prozessinput: Supportanfragen - Prozessoutput: Unterstützung / Lösungen (telefonisch / per Mail) | HR-Administratorin | Must | ||||||||
| SYS-05 | F1 System, Zugriff & Support | Integrierter Hilfebereich und Benutzerunterstützung | Als Personalberaterin möchte ich direkt im HR-System auf verständliche Hilfen und Anleitungen zugreifen können, damit ich Prozesse selbstständig und effizient bearbeiten kann. | - Prozess: Bereitstellung von Hilfen und Anleitungen im System - Prozessinput: Benutzeranfragen, Prozesskontexte, Dokumentationen und FAQs - Prozessoutput: Kontextbezogene Hilfetexte, Benutzeranleitungen und Supportinformationen | Personalberaterin | Should | ||||||||
| ORG-01 | F2 Stammdaten, Organisation & Stellenplan | Verwaltung von Gesellschaftsdaten | Als HR-Administratorin möchte ich Gesellschaftsdaten pflegen, damit eine strukturierte Gesellschaftsverwaltung gewährleistet ist. | - Prozess: Stammdatenpflege - Prozessinput: Gesellschaftsdaten - Prozessoutput: Strukturierte Gesellschaftsverwaltung | HR-Administratorin | Should | ||||||||
| ORG-02 | F2 Stammdaten, Organisation & Stellenplan | Organisationsstruktur | Als HR-Administratorin möchte ich Hierarchiedaten abbilden, damit die Organisationsstruktur transparent dargestellt ist. | - Prozess: Organisationsmanagement - Prozessinput: Hierarchiedaten - Prozessoutput: Abgebildete Organisationsstruktur | HR-Administratorin | Must | ||||||||
| ORG-03 | F2 Stammdaten, Organisation & Stellenplan | Stellenplanmanagement, Stellenbewirtschaftung und Personalbedarfssimulation | Als Personalberaterin möchte ich Stellen systemgestützt verwalten und planen können, damit Stellenstrukturen, Zielbesetzungen, Arbeitszeitanteile sowie zugehörige Dokumente transparent abgebildet werden und der Abgleich zwischen künftigem Soll-Personalbedarf und aktuellem Ist-Personalbestand unterstützt wird. | - Prozess: Verwaltung und Planung von Stellen, Zielbesetzungen und Personalbedarfen - Prozessinput: Stellenstammdaten, Eingruppierungen, Ziel-Arbeitszeitfaktoren (VZÄ), Mitarbeiterzuordnungen, Organisationsdaten, Stellendokumente sowie Planungsparameter - Prozessoutput: Strukturierter Stellenplan inklusive Stellenhistorie, Zuordnungen, Dokumentation, Planungssimulationen sowie Soll-Ist-Abgleiche des Personalbestands | Personalberaterin | Must | ||||||||
| HR-01 | F3 Personalprozesse & Mitarbeiterlebenszyklus | Digitale BEM-Akte (Betriebliches Eingliederungsmanagement) | Als HR-Abteilung möchte ich BEM-Verfahren in einer separaten digitalen BEM-Akte dokumentieren und verwalten können, damit sensible Informationen datenschutzkonform, revisionssicher und vollständig nachvollziehbar gespeichert werden. | - Prozess: Verwaltung und Dokumentation von BEM-Verfahren - Prozessinput: BEM-Fälle, Fehlzeiteninformationen, Gesprächsprotokolle, Maßnahmen, Einwilligungen und Dokumente - Prozessoutput: Revisionssichere digitale BEM-Akte mit vollständiger Fallhistorie, Dokumentation und Fristenübersicht | HR-Abteilung | Should | ||||||||
| HR-02 | F3 Personalprozesse & Mitarbeiterlebenszyklus | Digitale Ein- und Austrittsprozesse mit geführter Stammdatenerfassung | Als Entgeltabrechner möchte ich bei Ein- und Austritten systemgestützt durch alle erforderlichen Stammdaten, Aufgaben und Prozessschritte geführt werden, damit Personalmaßnahmen vollständig, einheitlich und fristgerecht bearbeitet werden können. | - Prozess: Steuerung von Eintritts- und Austrittsprozessen - Prozessinput: Personalstammdaten, organisatorische Zuordnungen, Vertragsdaten, Aufgaben und Berechtigungen - Prozessoutput: Vollständig angelegte bzw. abgeschlossene Personalmaßnahmen inklusive Aufgabenverteilung und Dokumentation | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| HR-03 | F3 Personalprozesse & Mitarbeiterlebenszyklus | Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) | Als BEM-Beauftrage möchte ich automatisiert erkennen können, für welche Mitarbeitenden ein BEM-Verfahren anzubieten ist und welchen Status der jeweilige Fall hat, damit gesetzliche Vorgaben eingehalten und Eingliederungsprozesse strukturiert begleitet werden können. | - Prozess: Ermittlung, Verwaltung und Nachverfolgung von BEM-Fällen - Prozessinput: Fehlzeiten, Krankheitszeiträume, Mitarbeiterstammdaten, Fristen und Verfahrensstatus - Prozessoutput: Übersicht BEM-pflichtiger Mitarbeitender inklusive Fallstatus, Maßnahmenhistorie und Wiedervorlage | BEM-Beauftrage | Should | ||||||||
| HR-04 | F3 Personalprozesse & Mitarbeiterlebenszyklus | Digitale Personalakte | Als Personalberaterin möchte ich alle personalrelevanten Dokumente und Informationen in einer digitalen Personalakte verwalten können, damit Mitarbeiterunterlagen vollständig, revisionssicher, datenschutzkonform und jederzeit auffindbar zur Verfügung stehen. | - Prozess: Verwaltung von Personalakten - Prozessinput: Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Bescheinigungen, Zeugnisse, Personalmaßnahmen, Entgeltdokumente und weitere Mitarbeiterdokumente - Prozessoutput: Digitale, strukturierte und revisionssichere Personalakte mit Berechtigungskonzept und Historisierung | Personalberaterin | Must | ||||||||
| HR-05 | F3 Personalprozesse & Mitarbeiterlebenszyklus | Vorlagenmanagement und automatische Dokumentenerstellung | Als Personalberaterin möchte ich personalbezogene Dokumente anhand zentral gepflegter Vorlagen automatisiert erzeugen können, damit Standardprozesse wie Einstellungen, Versetzungen, Elternzeit, Betriebsratsanhörungen oder Vertragsänderungen effizient und fehlerfrei bearbeitet werden können. | - Prozess: Erstellung personalrelevanter Dokumente - Prozessinput: Mitarbeiterstammdaten, Organisationsdaten, Vorlagen und auslösende Personalmaßnahmen - Prozessoutput: Automatisch erzeugte und versionierte Dokumente zur weiteren Bearbeitung, Freigabe oder Ablage in der digitalen Personalakte | Personalberaterin | Should | ||||||||
| ZEIT-01 | F4 Zeitwirtschaft | Multimandantenfähigkeit (Zeitarten pro Gesellschaft) | Als Personalspezialistin möchte ich Zeitarten je Mandant verwalten, damit eine saubere Trennung und korrekte Abrechnung pro Gesellschaft gewährleistet ist. | - Prozess: Verwaltung von Gesellschaften und Zeitarten - Prozessinput: Organisationsstruktur, Zeitarten je Mandant - Prozessoutput: Mandantenspezifische Zeitarten und Regelwerke | Personalspezialistin | Nice to have | ||||||||
| ZEIT-02 | F4 Zeitwirtschaft | Frei definierbare Schichtmodelle | Als Personalspezialistin möchte ich Schichtmodelle definieren, damit Arbeitszeiten entsprechend der Dienstpläne systemseitig unter Berücksichtigung von Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen umgesetzt werden können. | - Prozess: Pflege von Schichtmodellen - Prozessinput: Sollstunden, Pausen, Rahmenarbeitszeit, Überzeitregeln etc. - Prozessoutput: Definierte Schichtmodelle | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-03 | F4 Zeitwirtschaft | Rollierender Dienstplan | Als Personalspezialistin möchte ich Dienstpläne mit bis zu 10 Schichten zu bestimmten Aufsetzpunkten zuordnen, damit Schichten pro Tag korrekt zugeordnet werden können. | - Prozess: Planung von Schichtzyklen - Prozessinput: Schichtmodelle, Startpunkte je Schicht - Prozessoutput: Zyklische Dienstpläne | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-04 | F4 Zeitwirtschaft | Dynamische Schichtzuordnung | Als Personalspezialistin möchte ich Arbeitszeiten pro Tag anhand der Einstempelzeit flexibel zuweisen, damit individuelle Schichtänderungen berücksichtigt werden. | - Prozess: Zuweisung von Schichten - Prozessinput: Mitarbeiter, Uhrzeit der ersten Einstempelung je Arbeitstag - Prozessoutput: korrekte Schicht | Personalspezialistin | Should | ||||||||
| ZEIT-05 | F4 Zeitwirtschaft | Feiertagskalender | Als Personalspezialistin möchte ich Feiertage pflegen, damit Arbeitszeiten korrekt berechnet werden. | - Prozess: Pflege von Stammdaten - Prozessinput: Gesetzliche Feiertage je Region / tarifvertragliche Freistellungsansprüche - Prozessoutput: Aktueller Kalender | Personalspezialistin | Nice to have | ||||||||
| ZEIT-06 | F4 Zeitwirtschaft | Kernarbeitszeit | Als Personalspezialistin möchte ich Kernarbeitszeiten überwachen, damit Abweichungen erkannt werden. | - Prozess: Abgleich von Anwesenheitszeiten mit Kernzeiten - Prozessinput: Arbeitszeiten, definierte Kernzeiten - Prozessoutput: Kennzeichnung von Abweichungen | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-07 | F4 Zeitwirtschaft | Pausenregelung (gem. BV, automatische Verrechnung) | Als Personalspezialistin möchte ich, dass das Sytsem Pausen automatisch berechnet, damit gesetzliche Vorgaben und besondere Pausenreglungen aus Betriebsvereinbarungen eingehalten werden. | - Prozess: Automatische Pausenbewertung - Prozessinput: Arbeitszeiten, Pausenregeln, Ausstempelungen - Prozessoutput: Korrekt berechnete Pausenzeiten | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-08 | F4 Zeitwirtschaft | ESS-Anträge (Urlaub, Auszahlung Überstunden, Korrekturbuchungen etc.) / MSS-Genehmigungen | Als Personalspezialistin möchte ich Anträge digital verwalten, damit Genehmigungen effizient erfolgen. | - Prozess: Antrag & Genehmigung - Prozessinput: Mitarbeiteranträge - Prozessoutput: Genehmigte/abgelehnte Anträge | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-09 | F4 Zeitwirtschaft | 2-stufiger Workflow | Als Personalspezialistin möchte ich Genehmigungen im 4-Augen-Prinzip durchführen, damit Fehler vermieden werden. | - Prozess: Genehmigungsworkflow an Führungskraft und ggf. Betriebsrat - Prozessinput: Zeitdaten, Anträge - Prozessoutput: Freigegebene Daten | Personalspezialistin | Should | ||||||||
| ZEIT-10 | F4 Zeitwirtschaft | Sonstige Zeitbuchungen (Umbuchungen, Genehmigung Überzeit, Deaktivierung Kappungsgrenzen etc.) | Als Personalspezialistin möchte ich, dass das System Überzeitzuschläge berechnen kann und definierte Kappungsgrenzen berücksichtigt. | - Prozess: Manuelle und systemgestützte Buchungen - Prozessinput: Zeitdaten, Anträge, Genehmigungen - Prozessoutput: Angepasste Zeitkonten | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-11 | F4 Zeitwirtschaft | Automatische Zuschlagslogik (Sonntag, Nacht, Feiertag, Überzeit) | Als Personalspezialistin möchte ich, dass das System Zuschläge automatisch berechnet, damit korrekte Vergütungen entstehen. | - Prozess: Berechnung von Zuschlägen - Prozessinput: Arbeitszeiten, Tarifregeln - Prozessoutput: Zuschlagszeiten/-werte | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-12 | F4 Zeitwirtschaft | täglicher Soll-Ist-Abgleich | Als Personalspezialistin möchte ich, dass im System Abweichungungen von Soll- und Ist-Zeiten sichtbar gemacht werden. | - Prozess: Vergleich von Arbeitszeiten - Prozessinput: Sollzeiten, Ist-Buchungen - Prozessoutput: Zeitsalden | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-13 | F4 Zeitwirtschaft | Simulation von Änderungen (indiv., Betriebsvereinbarung, Tarif) | Als Personalspezialistin möchte ich Änderungen simulieren, damit Auswirkungen frühzeitig erkannt werden. | - Prozess: Test von neuen Regelungen - Prozessinput: Geplante Änderungen - Prozessoutput: Simulationsberichte | Personalspezialistin | Nice to have | ||||||||
| ZEIT-14 | F4 Zeitwirtschaft | Mehrere Zeitkonten (z. B. Gleitzeit, Arbeitszeitkonto) | Als Personalspezialistin möchte ich mehrere Zeitkonten führen, damit unterschiedliche Modelle abgebildet werden. | - Prozess: Verwaltung paralleler Zeitkonten - Prozessinput: Zeitbuchungen, Regelwerke Tarif/BV - Prozessoutput: Geführte Zeitkonten je Mitarbeiter | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-15 | F4 Zeitwirtschaft | Ampelkonto (Grenzwertsteuerung) | Als Personalspezialistin möchte ich Zeitkonten überwachen, damit kritische Werte früh erkannt werden. | - Prozess: Überwachung von Zeitkonten - Prozessinput: Zeitsalden, definierte Schwellenwerte - Prozessoutput: Status (grün/gelb/rot) | Personalspezialistin | Nice to have | ||||||||
| ZEIT-16 | F4 Zeitwirtschaft | Urlaubskontingent-Generierung | Als Personalspezialistin möchte ich, dass das System Urlaubsansprüche automatisiert anhand bestimmter Kriterien (Tarif- und Betriebszugehörigkeit, Sollarbeitstage) berechnet, damit diese korrekt verwaltet werden. | - Prozess: Berechnung von Urlaubsansprüchen - Prozessinput: Vertragsdaten, Eintritt/Austritt, Tarif/BV, Schwerbehindertenmerkmal - Prozessoutput: Urlaubskontingente je Mitarbeiter | Personalspezialistin | Nice to have | ||||||||
| ZEIT-17 | F4 Zeitwirtschaft | Plausibilitätsprüfung | Als Personalspezialistin möchte, dass das System eine Plausibilitätsprüfung durchführt, damit gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. | - Prozess: Prüfung gesetzlicher Vorgaben (z. B. 10 Stunden-Grenze, 48-Stunden-Grenze, 60-Stunden-Grenze) - Prozessinput: Arbeitszeiten - Prozessoutput: Validierte oder fehlerhafte Datensätze | Personalspezialistin | Should | ||||||||
| ZEIT-18 | F4 Zeitwirtschaft | Zeitwirtschaftsprotokoll | Als Personalspezialistin möchte ich, dass das System Änderungen protokolliert, damit alle Aktivitäten nachvollziehbar sind. | - Prozess: Logging & Fehleranalyse - Prozessinput: Buchungen, Änderungen - Prozessoutput: Protokoll mit Fehlern | Personalspezialistin | Must | ||||||||
| ZEIT-19 | F4 Zeitwirtschaft | Prüfung fehlender und falscher Buchungen | Als Personalspezialistin möchte ich fehlende Buchungen automatisch erkennen können. Zusätzlich sollen die Fehler automatisiert an die ESS- und MSS-User gemeldet werden. | - Prozess: tägliche Prüfungroutine - Prozessinput: Sollstunden und Gegenbuchung je Tag - Prozessoutput: Fehlermeldungen | Personalspezialistin | Nice to have | ||||||||
| ZEIT-20 | F4 Zeitwirtschaft | Echtzeit-Dashboards | Als Personalspezialistin möchte ich Dashboards nutzen, damit ich aktuelle Kennzahlen sofort sehe. | - Prozess: Visualisierung - Prozessinput: Zeitkonten, Buchungen - Prozessoutput: Übersicht (Saldo, An-/Abwesenheit) | Personalspezialistin | Nice to have | ||||||||
| ZEIT-21 | F4 Zeitwirtschaft | Workflow-Tracking und Prozesshistorie | Als Personalspezialist möchte ich Antragsworkflows vollständig nachvollziehen können, damit jederzeit ersichtlich ist, wer einen Antrag erstellt, bearbeitet, genehmigt, abgelehnt oder im Vertretungsfall freigegeben hat, aus welchen Gründen ein Workflow abgebrochen wurde und an welcher Stelle sich ein Antrag aktuell befindet. | - Prozess: Nachverfolgung und Analyse von Antragsworkflows - Prozessinput: Antragsdatenbank, Workflow- und Genehmigungsdaten - Prozessoutput: Transparente Statusübersicht, Bearbeitungshistorie, Durchlaufzeiten und Eskalationen | Personalspezialist | Must | ||||||||
| PAY-01 | F5 Entgeltabrechnung | Verwaltung der Lohnarten | Als Entgeltabrechner möchte ich Lohnartenlogiken pflegen, damit die Abrechnung korrekt und gesetzeskonform erfolgt. | - Prozess: Pflege Lohnartenlogik - Prozessinput: Tarifverträge, Höchstgrenzen, gesetzliche Vorgaben - Prozessoutput: Korrekte Abrechnung der Lohnarten | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-02 | F5 Entgeltabrechnung | Notizen in Datensätzen | Als Entgeltabrechner möchte ich alle relevanten Informationen dokumentieren, damit eine vollständige Mitarbeiterhistorie vorliegt. | - Prozess: Dokumentationsprozess - Prozessinput: Bestehende Notizen / manuelle Eingaben - Prozessoutput: Vollständige Mitarbeiterhistorie | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-03 | F5 Entgeltabrechnung | Multimandantenfähigkeit | Als Entgeltabrechner möchte ich mehrere Abrechnungskreise verwalten, damit die Abrechnung je Mandant korrekt erfolgt. | - Prozess: Mandantenverwaltung - Prozessinput: Unterschiedliche Abrechnungskreise - Prozessoutput: Getrennte und korrekte Abrechnung je Kreis | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-04 | F5 Entgeltabrechnung | Abbildung Versorgungsempfänger | Als Entgeltabrechner möchte ich Versorgungsabrechnungen durchführen, damit Auszahlungen und Meldungen korrekt erfolgen. | - Prozess: Renten-/Versorgungsabrechnung - Prozessinput: Versorgungsdaten, Zahlstelleninfos - Prozessoutput: Korrekte Auszahlung + Meldungen | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-05 | F5 Entgeltabrechnung | Fristenregime | Als Entgeltabrechner möchte ich Regelwerke verwalten, damit Fristen automatisch berechnet werden. | - Prozess: Regelwerksverwaltung - Prozessinput: Tarifverträge, Altersdaten, Vertragsfristen, Betriebsvereinbarungen, gesetzliche Vorgaben - Prozessoutput: Automatisierte Fristenberechnung | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-06 | F5 Entgeltabrechnung | Tarifdaten | Als Entgeltabrechner möchte ich Tarifautomatik nutzen, damit Gehaltsanpassungen automatisch erfolgen. | - Prozess: Tarifautomatik - Prozessinput: Tarifverträge mit Stufen - Prozessoutput: Automatische Gehaltsanpassungen | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-07 | F5 Entgeltabrechnung | Tarifänderungen | Als Entgeltabrechner möchte ich Tarifänderungen erfassen, damit die Abrechnung stets aktuell ist. | - Prozess: Update-/Importprozess - Prozessinput: Tarifliche Änderungsdaten - Prozessoutput: Aktualisierte Abrechnung | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-08 | F5 Entgeltabrechnung | Entgeltbestandteile | Als Entgeltabrechner möchte ich Vertragsdaten verwalten, damit Entgeltstrukturen korrekt abgebildet werden. | - Prozess: Vertragsmanagement - Prozessinput: Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen - Prozessoutput: Erweiterte Entgeltstruktur | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-10 | F5 Entgeltabrechnung | Reisekostenmanagement und Reisekostenabrechnung | Als Entgeltabrechner möchte ich Reisedaten und Reisekosten vollständig im System erfassen und abrechnen können, damit Tagesgelder, Fahrtkosten und Nebenkosten korrekt und nachvollziehbar erstattet werden. | - Prozess: Erfassung und Abrechnung von Dienstreisen und Reisekosten - Prozessinput: Reisedaten (Reisezeit, Tagesverpflegung, Tagegeldberechnung, Fahrtkosten und Nebenkosten) - Prozessoutput: Vollständiger Reisekostenantrag inklusive berechneter Erstattungsbeträge und Abrechnungsdaten | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-11 | F5 Entgeltabrechnung | Plausibilitätsprüfungen | Als Entgeltabrechner möchte ich, dass das System Qualitätsprüfungen durchführt, damit Fehler frühzeitig erkannt werden. | - Prozess: IKS / Qualitätssicherung - Prozessinput: Abrechnungsdaten - Prozessoutput: Fehlerhinweise, Aufgabenverteilung | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-12 | F5 Entgeltabrechnung | Testsystem für Abrechnungsimulationen | Als Entgeltabrechner möchte ich Prozesse in einem Testsystem testen, damit diese zuverlässig funktionieren. | - Prozess: Qualitätssicherung - Prozessinput: Testdaten - Prozessoutput: Validierte Prozesse | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-13 | F5 Entgeltabrechnung | Abrechnungsprotokoll | Als Entgeltabrechner möchte ich Abrechnungsläufe überwachen, damit Fehler analysiert werden können. | - Prozess: Monitoring - Prozessinput: Abrechnungsläufe - Prozessoutput: Fehleranalysen | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-14 | F5 Entgeltabrechnung | Altersteilzeitprüfung | Als Entgeltabrechner möchte ich, dass das System in der Lage ist, die Altersteilzeit zu berechnen. | - Prozess: Spezialprüfung - Prozessinput: ATZ-Daten - Prozessoutput: Korrekte Beiträge | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-15 | F5 Entgeltabrechnung | Entgeltnachweise drucken | Als Entgeltabrechner möchte ich Abrechnungsdokumente erstellen, damit diese bereitgestellt werden können. | - Prozess: Dokumentenerstellung - Prozessinput: Abrechnungsdaten - Prozessoutput: Druck-/Kuvertdateien/Hochladen in Portal | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-16 | F5 Entgeltabrechnung | Digitale Entgeltnachweise/SV/Lohnsteuer | Als Entgeltabrechner möchte ich Abrechnungen im Portal bereitstellen, damit Mitarbeitende jederzeit Zugriff haben. | - Prozess: Mitarbeiterkommunikation - Prozessinput: Abrechnungsdaten - Prozessoutput: Online-Bereitstellung in Portal | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-17 | F5 Entgeltabrechnung | Bescheinigungswesen | Als Entgeltabrechner möchte ich alle relevanten Bescheinigungen automatisch erstellen und übermitteln, damit gesetzliche Anforderungen korrekt erfüllt werden und Mitarbeiter die Leistungen erhalten, die ihnen zustehen. | - Prozess: Erstellung und Übermittlung von Bescheinigungen - Prozessinput: Abrechnungsdaten, Mitarbeiterstammdaten, gesetzliche Vorgaben - Prozessoutput: Meldungen an Agentur für Arbeit, Krankenkassenbescheinigungen, weitere gesetzliche Bescheinigungen | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-18 | F5 Entgeltabrechnung | JobBike-Abrechnung mit Zuschuss | Als Entgeltabrechner möchte ich die Zuschüsse für JobBikes korrekt abrechnen und verbuchen, damit Mitarbeiter den richtigen Beitrag erhalten und die Finanzbuchhaltung konsistent bleibt. | - Prozess: Lohnartenpflege und Abrechnung - Prozessinput: Mitarbeiterangaben, Tarifvertrag, Zuschussregelungen, Eigenanteil - Prozessoutput: Korrekte Lohnartenabrechnung, Auszahlung von Zuschüssen, korrekte FI-Buchungen | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-19 | F5 Entgeltabrechnung | Firmen-PKW-Versteuerung und Nutzungspauschalen | Als Entgeltabrechner möchte ich die Firmen-PKW-Nutzung korrekt abbilden und versteuern, damit gesetzliche Anforderungen erfüllt sind und Mitarbeiterabrechnungen korrekt sind. | - Prozess: Lohnartenpflege und Abrechnung - Prozessinput: Mitarbeiterstammdaten, Firmenwagenrichtlinien, geldwerter Vorteil, Fahrtenbuchdaten - Prozessoutput: Korrekte Lohnartenabrechnung, korrekte geldwerte Vorteile, FI-Buchungen | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-20 | F5 Entgeltabrechnung | JobTicket-Verwaltung mit Zuschuss und Eigenanteilen | Als Entgeltabrechner möchte ich die Zuschüsse und Eigenanteile für JobTickets korrekt abrechnen und verbuchen, damit Mitarbeiter den richtigen Beitrag erhalten und die Finanzbuchhaltung konsistent bleibt. | - Prozess: Lohnartenpflege und Abrechnung - Prozessinput: Mitarbeiterangaben, Tarifvertrag, Zuschussregelungen, Eigenanteil - Prozessoutput: Korrekte Lohnartenabrechnung, Auszahlung von Zuschüssen, korrekte Buchungen ins FI | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| PAY-21 | F5 Entgeltabrechnung | Zusatzversorgung KVW (Abrechnungsverband 1 & 2) | Als Entgeltabrechner möchte ich die Zusatzversorgungsbeiträge korrekt berechnen und an die KVW abführen, damit gesetzliche und tarifliche Anforderungen erfüllt und die Finanzbuchhaltung korrekt geführt wird. | - Prozess: Berechnung und Abführung von Zusatzversorgungsbeiträgen - Prozessinput: Mitarbeiterstammdaten, Tarifvertrag, Beitragssätze Abrechnungsverband 1 & 2 - Prozessoutput: Korrekte Beitragsberechnung, Abführung an KVW, FI-Buchungen | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-22 | F5 Entgeltabrechnung | SV-Schätzlauf für Lohnempfänger mit Folgemonatsvergütung | Als Entgeltabrechner möchte ich die Sozialversicherungsbeiträge für Lohnempfänger, die im Folgemonat vergütet werden, schätzen, damit die Meldungen rechtzeitig erfolgen und die Finanzbuchhaltung vorbereitet ist. | - Prozess: Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge - Prozessinput: Geplante Abrechnung, Mitarbeiterdaten, voraussichtliche Bruttobezüge - Prozessoutput: Geschätzte SV-Beiträge für Folgemonatsabrechnung, FI-Buchungen vorbereitet | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-23 | F5 Entgeltabrechnung | Zeitwertkonto-Verwaltung mit Schnittstelle zu DEVK/msg life | Als Entgeltabrechner möchte ich Zeitwertkonten korrekt verwalten und automatisch an DEVK/msg life übertragen, damit Beiträge korrekt abgeführt werden und die Konten der Mitarbeiter aktuell sind. | - Prozess: Verwaltung, Abrechnung und Übertragung von Zeitwertkonten - Prozessinput: Mitarbeiterstammdaten, Arbeitszeitguthaben, Tarifvertrag, Beitragsregelungen - Prozessoutput: Aktualisierte Zeitwertkonten, automatisierte Schnittstelle zu DEVK/msg life, FI-Buchungen | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-24 | F5 Entgeltabrechnung | Pfändungen / Lohnabtretungen | Als Entgeltabrechner möchte ich Pfändungen korrekt berechnen und abführen, damit gesetzliche Vorgaben eingehalten werden und die Abrechnung der betroffenen Mitarbeiter korrekt erfolgt. | - Prozess: Ermittlung, Berechnung und Abführung gepfändeter Beträge - Prozessinput: Mitarbeiterdaten, Pfändungsbescheide, Lohnabrechnungsdaten - Prozessoutput: Korrekte Berechnung und Abführung der gepfändeten Beträge, FI-Buchungen, Meldungen an Gläubiger | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| PAY-27 | F5 Entgeltabrechnung | Automatisierte Krankengeldzuschussberechnung | Als Entgeltabrechner möchte ich Krankengeldzuschüsse automatisiert und tarifkonform berechnen können, damit Ansprüche korrekt ermittelt und fehlerfrei in die Entgeltabrechnung übernommen werden. | - Prozess: Ermittlung und Berechnung von Krankengeldzuschüssen - Prozessinput: Fehlzeiten, Entgeltfortzahlungsdaten, Krankengeldzeiträume, Tarif- und Beschäftigungsdaten - Prozessoutput: Berechneter Krankengeldzuschuss inklusive abrechnungsrelevanter Zahlungsdaten und Nachweise | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| FIN-01 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | Überweisungslisten | Als Entgeltabrechner möchte ich, dass das System Zahlungslisten zur Verfügung stellt, damit Zahlungen vorbereitet werden. | - Prozess: Zahlungsmanagement - Prozessinput: Abrechnungsdaten - Prozessoutput: Zahlungslisten | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| FIN-02 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | Bankfreigabe | Als Entgeltabrechner möchte ich Zahlungen freigeben, damit nur geprüfte Zahlungen ausgeführt werden. | - Prozess: Freigabeprozess - Prozessinput: Zahlungslisten - Prozessoutput: Freigegebene Zahlungen | Entgeltabrechner | Nice to have | ||||||||
| FIN-03 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | Sammelüberweisung | Als Entgeltabrechner möchte ich Zahlungen bündeln, damit diese effizient abgewickelt werden. | - Prozess: Zahlungsabwicklung - Prozessinput: Beitragsdaten - Prozessoutput: Gebündelte Zahlungen | Entgeltabrechner | Nice to have | ||||||||
| FIN-04 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | SEPA-XML | Als Entgeltabrechner möchte ich, dass das System SEPA-Dateien erstellt. | - Prozess: Zahlungsformatierung - Prozessinput: Zahlungsdaten - Prozessoutput: SEPA-Datei | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| FIN-05 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | Banking-Übergabe | Als Entgeltabrechner möchte ich Zahlungen an die Zahlungssoftware übermitteln, damit diese ausgeführt werden. | - Prozess: Schnittstelle Bank - Prozessinput: SEPA-Datei - Prozessoutput: Ausgeführte Zahlung | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| FIN-06 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | Erstellung und Übergabe von Buchungsdateien an die Finanzbuchhaltung | Als HR- und Payroll-Abteilung möchten wir Buchungsdateien automatisiert aus der Entgeltabrechnung erzeugen und an die Finanzbuchhaltung übergeben können, damit Personalaufwendungen vollständig, korrekt und periodengerecht in der Finanzbuchhaltung verbucht werden können. | - Prozess: Generierung und Bereitstellung von Buchungsdaten aus der Entgeltabrechnung - Prozessinput: Entgeltabrechnungsdaten, Lohnarten, Kostenstellen, Kontierungen, Arbeitgeberaufwendungen und Buchungsregeln - Prozessoutput: Buchungsdatei für das Finanzwesen (FI) inklusive Protokollen und Abstimmungsinformationen | HR- und Payroll-Abteilung | Must | ||||||||
| FIN-07 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | Pauschale Lohn- und Umsatzversteuerung | Als Entgeltabrechner möchte ich, dass pauschale Lohn- und Umsatzsteuern automatisch korrekt ins FI gebucht werden, damit die Finanzbuchhaltung konsistent und gesetzeskonform ist. | - Prozess: Lohnartenverbuchung ins FI - Prozessinput: Abgerechnete Lohnarten, Steuer- und Umsatzdaten, Buchungskonten - Prozessoutput: Automatische FI-Buchungen, korrekte Steuer- und Umsatzverbuchung | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| FIN-08 | F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | Werkzeuge zur Kontenklärung zwischen Personalwesen und Finanzbuchhaltung | Als Entgeltabrechner möchte ich Werkzeuge zur Kontenklärung zwischen Personalwesen und Finanzbuchhaltung nutzen, damit Differenzen, fehlerhafte Buchungen und Abstimmungsprobleme schnell identifiziert, nachvollzogen und korrigiert werden können. | - Prozess: Abstimmung und Klärung abrechnungsrelevanter Buchungskonten - Prozessinput: Entgeltabrechnungsdaten, Buchungsdaten, Kostenstellen, Kontierungsinformationen und Differenzbuchungen - Prozessoutput: Klärungslisten, Differenzanalysen, abgestimmte Buchungen und Protokolle zur Kontenklärung | Entgeltabrechner | Must | ||||||||
| INT-01 | F7 Schnittstellen & Integration | Externe Daten (Finanzamt, Krankenkasse, Zoll) | Als HR-Administrator möchte ich externe Daten integrieren, damit die Abrechnung steuer- und sozialversicherungsrechtlich korrekt ist. | - Prozess: Externe Schnittstellen - Prozessinput: Steuerdaten, Daten von SV-Trägern - Prozessoutput: Steuer- und SV-korrekte Abrechnung | HR-Administrator | Must | ||||||||
| INT-02 | F7 Schnittstellen & Integration | Meldewesen (SV, Steuer, KVW, BG) | Als HR-Administrator möchte ich Meldungen an Behörden automatisiert versenden, damit alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. | - Prozess: Behördenkommunikation/Anbieter / externe Schnittstellen - Prozessinput: Abrechnungsdaten - Prozessoutput: Meldungen an alle SV-Träger, Zahlungen, Buchungen | HR-Administrator | Must | ||||||||
| INT-03 | F7 Schnittstellen & Integration | Schnittstellen aus Zeitwirtschaftssystem (Profahr/Inchronaz für Fahrpersonal und für Werkstatt und Verwaltung) | Als HR-Administrator möchte ich abrechnungsrelevante Zeitdaten, Zuschläge und Abwesenheiten automatisiert aus dem externen Zeitwirtschaftssystem Profahr übernehmen können, damit eine korrekte und effiziente Entgeltabrechnung sichergestellt wird. | - Prozess: Übergabe abrechnungsrelevanter Daten - Prozessinput: Zeitdaten, Zuschläge, Abwesenheiten - Prozessoutput: Abrechnungsfertige Daten | HR-Administrator | Should | ||||||||
| INT-04 | F7 Schnittstellen & Integration | Terminaldaten - Schnittstelle | Als HR-Administrator möchte ich Terminaldaten verarbeiten, damit alle Buchungen korrekt erfasst sind. | - Prozess: Verarbeitung von Buchungen - Prozessinput: Terminalbuchungen - Prozessoutput: Zeitbuchungen | HR-Administrator | Must | ||||||||
| INT-05 | F7 Schnittstellen & Integration | Schnittstelle zu msg life / DEVK-Versicherung für Zeitwertkonten | Als HR-Administrator möchte ich Zeitwertkonten automatisiert und revisionssicher mit msg life und der DEVK-Versicherung austauschen, damit Wertguthaben in der Ansparphase korrekt übertragen und in der Auszahlungsphase ordnungsgemäß an die Entgeltabrechnung zurückgeführt werden können. | - Prozess: Anspar- und Auszahlungsprozesse von Zeitwertkonten - Prozessinput: Ansparbeträge aus Urlaub, Überstunden, Einmalzahlungen etc., Zeitguthaben in Euro, Freistellungsvereinbarungen, Mitarbeiter- und Vertragsdaten - Prozessoutput: Übermittlung von Wertguthaben an msg life / DEVK in der Ansparphase sowie Rückführung und abrechnungsrelevante Auszahlungsdaten in der Freistellungs- bzw. Auszahlungsphase | HR-Administrator | Must | ||||||||
| INT-07 | F7 Schnittstellen & Integration | Schnittstelle zu Prevenio UWEB für Unterweisungs- und Schulungsmanagement | Als HR-Administrator möchte ich Organisations- und Mitarbeiterdaten automatisiert an Prevenio UWEB übertragen, damit alle Mitarbeitenden im Unterweisungsprogramm aktuell angelegt sind und Verantwortlichkeiten für Unterweisungen und Schulungen systemgestützt zugeordnet werden können. | - Prozess: Übertragung von Organisations- und Mitarbeiterdaten an das Unterweisungsprogramm - Prozessinput: Mitarbeiterstammdaten, Organisationsstrukturen, Führungszuordnungen und Beschäftigtendaten - Prozessoutput: Automatisierte Anlage und Aktualisierung von Mitarbeitenden sowie Zuordnung verantwortlicher Führungskräfte in UWEB | HR-Administrator | Should | ||||||||
| INT-10 | F7 Schnittstellen & Integration | Schnittstellen-Monitoring | Als HR-Administrator möchte ich Schnittstellen und Datenflüsse zentral überwachen können, damit Fehler oder Unterbrechungen frühzeitig erkannt und behoben werden können. | - Prozess: Überwachung von Datenflüssen - Prozessinput: Schnittstellenprotokolle - Prozessoutput: Fehler- und Statusmeldungen | HR-Administrator | Should | ||||||||
| INT-11 | F7 Schnittstellen & Integration | Manuelle Fileserver-Schnittstelle zur Kuvertierung von Entgeltabrechnungen | Als HR-Administrator möchte ich Entgeltabrechnungen inklusive Barcodeinformationen über eine Fileserver-Schnittstelle an die Kuvertier- bzw. QMS-Maschine übergeben, damit Druck, Trennung und Kuvertierung der Dokumente pro Mitarbeiter automatisiert und fehlerfrei erfolgen können. | - Prozess: Bereitstellung und Übergabe von Abrechnungsdokumenten an die Kuvertier- / QMS-Maschine - Prozessinput: PDF-Entgeltabrechnungen, Mitarbeiterzuordnungen und Barcodeinformationen aus Proforma - Prozessoutput: Strukturierte Druck- und Kuvertierungsdateien zur automatisierten Verarbeitung durch die Kuvertiermaschine | HR-Administrator | Nice to have | ||||||||
| INT-12 | F7 Schnittstellen & Integration | Schnittstelle zu einem Identity & Access Management (IAM) System | Als HR-Abteilung möchten wir Personalmaßnahmen automatisiert an das IAM-System übergeben, damit Benutzerkonten und Berechtigungen bei Eintritten, Veränderungen und Austritten zeitnah und regelkonform verwaltet werden. | - Prozess: Automatisierte Bereitstellung und Entziehung von Benutzerberechtigungen - Prozessinput: Mitarbeiterstammdaten, Organisationszuordnung, Rollen, Eintritts-, Änderungs- und Austrittsdaten - Prozessoutput: Anlage, Änderung und Deaktivierung von Benutzerkonten und Berechtigungen im IAM-System | HR-Abteilung | Should | ||||||||
| PKP-01 | F8 Personalkostenplanung | Szenarioplanung Personalkosten | Als HR Controller möchte ich verschiedene Personal- und Tarif-Szenarien simulieren, damit ich die Auswirkungen auf Budget und Personalkosten frühzeitig bewerten kann. | - Prozess: Simulation verschiedener Szenarien - Prozessinput: prognostizierten SV Änderungen, Tarifänderungen, KVW Änderungen - Prozessoutput: Szenarien wirken sich auf die Hochrechnung aus und werden im Plan abgebildet | HR Controller | Must | ||||||||
| PKP-02 | F8 Personalkostenplanung | Planung von Ein & Austritten | Als HR Controller möchte ich, dass das System die Ein- und Austritte aus dem Echtdaten übernimmt, damit die Auswirkungen auf Personalbestand und Kosten transparent dargestellt werden. | - Prozess: Recruiting Fluktuation - Prozessinput: Eintritte / Autrittsdaten - Prozessoutput: Kostenverlauf bis Austritt / ab Eintritt | HR Controller | Must | ||||||||
| PKP-03 | F8 Personalkostenplanung | Überstunden- und Mehrarbeitsplanung | Als HR Controller möchte ich Überstunden-Auszahlungen im Planungssystem berücksichtigen, damit die Auswirkungen auf Personalkosten sowie Mehr- oder Minderkosten transparent dargestellt werden können. | - Prozess: Planung und Berücksichtigung von Überstunden-Auszahlungen - Prozessinput: Überstundenstände, geplante Auszahlungen, historische Ist-Kosten - Prozessoutput: Transparente Darstellung von Mehr- oder Minderkosten durch Überstunden-Auszahlungen | HR Controller | Should | ||||||||
| PKP-04 | F8 Personalkostenplanung | Abbildung variabler Zeitzuschläge | Als HR Controller möchte ich variable Zeitzuschläge im Planungssystem berücksichtigen, damit die daraus entstehenden Personalkosten transparent dargestellt und im Rahmen der Planung und des Forecasts gesteuert werden können. | - Prozess: Erfassung, Planung und Auswertung von variablen Zeitzuschlägen (z. B. Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit, Rufbereitschaften sowie Zulagen für geteilte Dienste) zur Abbildung von Zuschlagskosten im Planungssystem. - Prozessinput: Historische Ist-Zuschlagskosten - Prozessoutput: Transparente Darstellung der Zuschlagskosten in der Personalkostenplanung | HR Controller | Should | ||||||||
| PKP-05 | F8 Personalkostenplanung | Pflege individueller Planwerte | Als HR Controller möchte ich manuelle Planwerte wie Zulagen oder Höhergruppierungen ergänzen, damit die Personalplanung realitätsnah abgebildet wird. | - Prozess: Manuelle Plandaten hinzufügen - Prozessinput: prognostizierte Höhergruppierungen, Stufensprünge, Zulagen, AZ-Änderungen, Einmalzahlungen - Prozessoutput: Veränderung der Aufwendungen im Plan | HR Controller | Must | ||||||||
| PKP-06 | F8 Personalkostenplanung | Soll-Ist-Abgleich Personalkosten | Als HR Controller möchte ich aktuelle Abrechnungsdaten in die Planung übernehmen, damit Soll- und Ist-Kosten verglichen werden können. | - Prozess: Ist-Werte - Prozessinput: Aktuelle Abrechnungsdaten - Prozessoutput: Aktuelle Ist-Werte werden im Plan aufgenommen | HR Controller | Must | ||||||||
| PKP-07 | F8 Personalkostenplanung | Stellenplan- und Organisationspflege | Als HR Controller möchte ich, dass das System Änderungen an Organisationseinheiten und Planstellen aus den Organisationseinheiten und Planstellen für die Kostenplanung übernimmt, damit die Personalplanung aktuell bleibt. | - Prozess: Stellenplan bzw. OM Datenänderungen - Prozessinput: Kostenverteilungen, vakante Planstellen, Organisationseinheiten - Prozessoutput: OM Daten werden im Plan abgebildet | HR Controller | Must | ||||||||
| PKP-08 | F8 Personalkostenplanung | Archivierung von Kostenplänen | Als HR Controller möchte ich verschiedene Planstände speichern und archivieren, damit frühere Hochrechnungen nachvollziehbar bleiben. | - Prozess: Speicherung der Pläne und Hochrechnungen - Prozessinput: Pläne und Hochrechnungen - Prozessoutput: Archiv mit allen Kostenplänen | HR Controller | Should | ||||||||
| PKP-09 | F8 Personalkostenplanung | Berücksichtigung von Abwesenheiten in der Personalkostenplanung | Als HR Controller möchte ich Krankenstände und Abwesenheiten simulieren, damit die Auswirkungen auf Personalkosten realistisch geplant werden können. | - Prozess: Simulation von unbezahlten Abwesenheiten - Prozessinput: unbezahlte Abwesenheiten, Durchschnittsbildung - Prozessoutput: allgemeine Kostenanpassung im Plan | HR Controller | Nice to have | ||||||||
| PKP-10 | F8 Personalkostenplanung | Planung und Verwaltung von Budgetpositionen | Als HR Controller möchte ich Budgetpositionen wie Prämien, Aushilfen und Schulungsaufwände im Planungssystem abbilden, damit die Personalkosten vollständig geplant und Abweichungen frühzeitig erkannt werden können. | - Prozess: Erfassung, Planung und Steuerung von Budgetpositionen - Prozessinput: Budgetvorgaben aus der Finanzplanung, historische Ist-Kosten (z. B. Prämien, Aushilfen, Trainingskosten) - Prozessoutput: Transparente Darstellung aller variablen Budgetpositionen in der Personalplanung | HR Controller | Nice to have | ||||||||
| REP-01 | F9 Reporting & Analyse | Dashboard | Als Führungskraft/ HR-Administratorin möchte ich für meinen Verantwortungsbereich ein individuelles Dashboard nutzen können, damit ich Kennzahlen, Abwesenheiten und offene Aufgaben zentral einsehen kann. | - Prozess: Reporting - Prozessinput: Nutzerdaten - Prozessoutput: Individuelle Dashboards | Führungskraft/ HR-Administratorin | Should | ||||||||
| REP-02 | F9 Reporting & Analyse | Exportformate (PDF, Excel, CSV) | Als HR-Administratorin möchte ich Auswertungen und Reports in verschiedenen Exportformaten wie PDF, Excel oder CSV bereitstellen können, damit Daten flexibel weiterverarbeitet und dokumentiert werden können. | - Prozess: Export von Daten - Prozessinput: Auswertungsdaten - Prozessoutput: Dateien in gewünschten Formaten | HR-Administratorin | Must | ||||||||
| REP-03 | F9 Reporting & Analyse | Standardisierte Auswertungen der Stammdaten | Als HR Controller möchte ich automatisierte HR-Auswertungen erstellen, damit relevante Personaldaten schnell und übersichtlich analysiert werden können. | - Prozess: HR Auswertungen erstellen - Prozessinput: alle Mitarbeiter- und Bewerberdaten - Prozessoutput: Reportings auf Knopfdruck (z. B. Adresslisten, Geburtstagslisten) | HR Controller | Must | ||||||||
| REP-04 | F9 Reporting & Analyse | Standardisierte Auswertungen der Entgeltdaten | Als HR Controller möchte ich automatisierte HR-Auswertungen erstellen, damit relevante Entgeltdaten schnell und übersichtlich analysiert werden können. | - Prozess: Entgelt Auswertungen erstellen - Prozessinput: alle Entgeltdaten - Prozessoutput: Reportings auf Knopfdruck (z. B. Anzahl ausbezahlte Stunden) | HR Controller | Must | ||||||||
| REP-05 | F9 Reporting & Analyse | Standardisierte Auswertungen der Zeitdaten | Als HR Controller möchte ich automatisierte HR-Auswertungen erstellen, damit relevante Zeitdaten schnell und übersichtlich analysiert werden können. | - Prozess: Zeitauswertungen erstellen - Prozessinput: alle Zeitdaten - Prozessoutput: Reportings auf Knopfdruck (z. B. Zeitkonten, Produktivstunden, Abwesenheiten) | HR Controller | Must | ||||||||
| REP-06 | F9 Reporting & Analyse | Grafische Darstellung von HR-Kennzahlen | Als HR Controller möchte ich Reports grafisch darstellen, damit Entwicklungen und Kennzahlen leichter verständlich sind. | - Prozess: Grafiken - Prozessinput: Reports - Prozessoutput: Darstellung von einfachen Grafiken zum Verständnis | HR Controller | Nice to have | ||||||||
| REP-07 | F9 Reporting & Analyse | Flexible Ad-hoc-Sonderauswertungen (Zeitdaten, Entgeltdaten, Mitarbeiterdaten) | Als HR Controller möchte ich individuelle Sonderauswertungen erstellen, damit kurzfristige Analyseanforderungen erfüllt werden können. | - Prozess: Ad-hoc Sonderauswertungen - Prozessinput: spezifische Anforderungen - Prozessoutput: Individuelle Auswertungen der Spezialisten | HR Controller | Must | ||||||||
| REP-08 | F9 Reporting & Analyse | Automatisierte Statistiken und Behördenmeldungen | Als HR Controller möchte ich Statistiken und Meldungen automatisiert versenden, damit gesetzliche Anforderungen eingehalten werden. | - Prozess: Statistiken und Meldungen - Prozessinput: Schnittstelle zu den Ämtern, Abrechnungsdaten - Prozessoutput: Versenden von Meldungen und Statistiken an Ämter | HR Controller | Must | ||||||||
| REP-09 | F9 Reporting & Analyse | Verwaltung gesetzlicher Pflichtarbeitsplätze und Ausgleichsabgaben | Als HR Controller möchte ich Pflichtarbeitsplätze und Ausgleichsabgaben automatisiert berechnen, damit gesetzliche Meldepflichten erfüllt werden. | - Prozess: Ermittlung der Pflichtarbeitsplätze, Berechnung der Abgabe, Meldung an Behörden - Prozessinput: Mitarbeiterdaten (Schwerbehindertenquote), Jahresdurchschnitt Beschäftigte, gesetzliche Vorgaben - Prozessoutput: Berechnete Ausgleichsabgabe, elektronische Meldung (z. B. an Integrationsamt), Zahlungsanweisung | HR Controller | Should | ||||||||
| REP-10 | F9 Reporting & Analyse | Berechnung von Urlaubs- und Überstundenrückstellungen | Als HR Controller möchte ich offene Urlaubs- und Überstundenansprüche berechnen, damit Rückstellungen korrekt im Jahresabschluss berücksichtigt werden. | - Prozess: Berechnung offener Urlaubs- und Überstundenansprüche - Prozessinput: Urlaubstage je Mitarbeiter, Überstundenkonten, Gehaltsdaten, Bewertungsparameter - Prozessoutput: Rückstellungswerte für Jahresabschluss, Buchungsbelege für Finanzbuchhaltung | HR Controller | Should | ||||||||
| COM-01 | F10 Compliance, Datenschutz & Kontrolle | DSGVO | Als Personalberaterin möchte ich, dass das System gesetzliche Vorgaben einhält, damit die Datenverarbeitung datenschutzkonform ist. | - Prozess: Compliance - Prozessinput: Gesetzliche Vorgaben - Prozessoutput: Datenschutzkonforme Verarbeitung | Personalberaterin | Must | ||||||||
| COM-02 | F10 Compliance, Datenschutz & Kontrolle | Revisionssicherheit | Als Personalberaterin möchte ich Verfahrensdaten revisionssicher löschen, damit Compliance-Anforderungen erfüllt sind. | - Prozess: Compliance - Prozessinput: Verfahrensdaten - Prozessoutput: Revisionssichere Löschung | Personalberaterin | Should | ||||||||
| COM-03 | F10 Compliance, Datenschutz & Kontrolle | Vier-Augen-Prinzip für abrechnungsrelevante Personaländerungen | Als Entgeltabrechner möchte ich abrechnungsrelevante Änderungen nur nach dem Vier-Augen-Prinzip freigeben können, damit fehlerhafte oder unberechtigte Anpassungen vor der Entgeltabrechnung vermieden werden. | - Prozess: Prüfung und Freigabe lohnrelevanter Änderungen - Prozessinput: Änderungen an Bankverbindung, Arbeitszeitfaktor, Entgelt, Arbeitszeitmodell und weiteren abrechnungsrelevanten Stammdaten - Prozessoutput: Freigegebene, protokollierte und abrechnungswirksame Änderungen | Entgeltabrechner | Should | ||||||||
| COM-04 | F10 Compliance, Datenschutz & Kontrolle | Internes Kontrollsystem (IKS) für HR-Prozesse | Als HR Controller möchte ich interne Kontrollsysteme überwachen, damit Prozesse und Datenqualität sichergestellt werden. | - Prozess: IKS System - Prozessinput: Prüfpläne, Kontrollintervalle - Prozessoutput: Technische Plausibilisierung, Kontenklärung, Prozessüberwachung | HR Controller | Should |
03_Auswertung
| Auswertung User-Story-Erfüllungsgrad – Personalsoftware | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 |
|---|---|---|---|---|
| Ausschlussprüfung | NOCH OFFEN | |||
| Anzahl bewertbarer User Cases | 99 | |||
| Erreichte Punkte | 0 | |||
| Maximal erreichbare Punkte | 495 | |||
| Erfüllungsgrad | 0 | |||
| Feature / Thema | Anzahl Use Cases | Erreichte Punkte | Max. Punkte | Erfüllungsgrad |
| F1 System, Zugriff & Support | 5 | 0 | 25 | 0 |
| F2 Stammdaten, Organisation & Stellenplan | 3 | 0 | 15 | 0 |
| F3 Personalprozesse & Mitarbeiterlebenszyklus | 5 | 0 | 25 | 0 |
| F4 Zeitwirtschaft | 21 | 0 | 105 | 0 |
| F5 Entgeltabrechnung | 24 | 0 | 120 | 0 |
| F6 Finanzintegration & Zahlungsverkehr | 8 | 0 | 40 | 0 |
| F7 Schnittstellen & Integration | 9 | 0 | 45 | 0 |
| F8 Personalkostenplanung | 10 | 0 | 50 | 0 |
| F9 Reporting & Analyse | 10 | 0 | 50 | 0 |
| F10 Compliance, Datenschutz & Kontrolle | 4 | 0 | 20 | 0 |